Je hebt net een download gestart of je hoort al klachten dat online gamen niet meer soepel loopt. Of je videogesprekken haperen als andere gebruikers gaan downloaden. Waarschijnlijk is de snelheid niet je echte probleem, maar is je router niet slim genoeg om al het verkeer tegelijkertijd in goede banen te leiden.Smart Queue Management (SMQ) is een van de oplossingen.

Wellicht is er toen we massaal thuis bleven en werken een probleem met je internetverbinding aan het licht gekomen waar je eerder nog geen last van had. Bovenstaande problemen worden veroorzaakt door iets wat bufferbloat genoemd wordt, een verstopping van de buffer in de router.

De meeste routers hebben één wachtrij voor pakketjes die verwerkt moeten worden, waardoor die wachtrij overbelast raakt als er bijvoorbeeld een grote download gestart wordt. Pakketjes voor kritieke applicaties als gamen of voip raken dan verstopt tussen de pakketjes voor het downloaden. Alle pakketjes worden simpelweg in de buffer gezet en verwerkt op basis van binnenkomt, een fifo-principe (first in first out).

Routers zijn al jaren voorzien van QoS (Quality of Service), een techniek die belooft dergelijke verstoppingsproblemen te voorkomen, maar in de praktijk blijkt dit vaak niet goed genoeg te werken. Dat begint al bij de configuratie, die meestal erg lastig is. Al snel ben je bezig een lijst te maken waarin je bepaald verkeer, bepaalde apparaten of applicaties prioriteit geeft ten opzichte van andere apparaten of applicaties.

Maar wat als je toepassing niet in die lijst staat? Of als alles belangrijk is? En je kunt jouw apparaat wel voor alles voorrang geven, maar dan gaan de andere netwerkgebruikers gegarandeerd klagen. In de praktijk wordt het instellen van QoS hierdoor al snel een heel ingewikkelde klus waar nooit een einde aan komt.

Het echte probleem blijft ook bij het toepassen van QoS uiteindelijk dat de router nog steeds met één wachtrij voor pakketjes werkt. QoS zorgt er alleen voor dat bepaalde pakketjes direct vooraan in de rij worden geplaatst. Natuurlijk zijn de QoS-instellingen wel het eerste waar je mee kunt experimenteren als je dat nog niet gedaan hebt. En als je weinig gebruikers of apparaten in je thuisnetwerk hebt, zou QoS je probleem wellicht op kunnen lossen.

©PXimport

Smart Queue Management

Er is gelukkig wel een oplossing voor bufferbloat bedacht in de vorm van Smart Queue Management (SQM), dat kun je beschouwen als een geavanceerde variant van QoS. Hierbij wordt de pakketjes niet in één wachtrij op een hoop gegooid, maar opgedeeld in meerdere wachtrijen. Iedere datastroom krijgt een eigen wachtrij. Vervolgens wordt aan iedere wachtrij om de beurt evenveel tijd toegekend voor de afwikkeling van de pakketjes. Zo krijgt iedere toepassing de kans om soepel door te lopen zonder dat één toepassing die veel pakketjes genereert de boel ophoudt.

Er wordt ook bijgehouden hoelang een pakketje in een wachtrij zit. Op het moment dat blijkt dat pakketjes te lang in een wachtrij zitten, worden ze simpelweg verwijderd. Dat lijkt een slecht idee, maar er moet iets vertraagd worden om te voorkomen dat een datastroom de complete buffer van een router vol laat lopen. En een datastroom die zoveel pakketjes genereert dat alles vol loopt, is doorgaans iets als een download waarbij het niet uitmaakt als die iets vertraagd wordt.

Bovenstaande beschrijving is grofweg hoe het eerste werkende SQM-algoritme FQ_CoDel (Fair Queuing with Controlled Delay) werkt. Dit wordt gecombineerd met HTB (Hierarchical Token Bucket) dat zorgt voor een snelheidsbegrenzing aangepast aan de internetsnelheid. Een snelheidsbegrenzer is nodig om te voorkomen dat de pakketjes vervolgens niet alsnog in de modem(router) in één wachtrij worden gebufferd en al het werk voor niks is.

FQ_CoDel is niet de enige vorm van SQM, zo is er in de vorm van CAKE (Common Applications Kept Enhanced) een doorontwikkeld algoritme. CAKE kan ook netwerkapparaten onderscheiden, iets wat handig is als één netwerkapparaat veel meer datastomen genereert dan andere netwerkapparaten. Ook kan CAKE tot op een bepaalde hoogte net wat meer prioriteit geven aan bijvoorbeeld voip-verkeer.

Uiteindelijk biedt iedere vorm van SQM een fikse verbetering ten opzichte een router zonder SQM. Wil je meer weten over bufferbloat en de werking van HTB/FQ_CoDel en CAKE? Kijk dan zeker eens op de website www.bufferbloat.net.

Testen op bufferbloat

Hoe kom je er achter of je echt bufferbloat gerelateerde problemen hebt? Mocht je jezelf herkennen in de eerder beschreven problemen, dan is de kans erg groot. Maar meten is natuurlijk weten en de DSLReports Speed Test die je vindt op www.dslreports.com/speedtest kan je daarbij helpen. Deze speedtest test niet alleen je maximaal haalbare snelheden, maar houdt ook de variatie in latency (de pingtijden) in de gaten. Een hoge variatie in of oplopende pingtijden vertaalt zich als bijvoorbeeld ‘lag’ (vertraging) in een online spel.

Je kunt de test het beste uitvoeren op een pc die bedraad is verbonden met je router. Om de test uit te voeren, selecteer wat voor soort verbinding je hebt (glasvezel, kabel of dsl). Vervolgens wordt de test uitgevoerd en krijg je een score voor bufferbloat en de kwaliteit van je lijn variërend van A+ voor een optimale verbinding tot F voor een dramatische verbinding.

Is de score voor bufferbloat slechter dan een B, dan heb je hoogstwaarschijnlijk last van bufferbloat. Het zou natuurlijk ook kunnen dat je last hebt van een misconfiguratie in het netwerk van je provider waar je geen invloed op hebt, maar die kans is veel kleiner. Onze eigen vdsl-internetverbinding (100/30 Mbit/s) scoort doorgaans een B of C.

©PXimport

Router met SQM

Nu weet je wat SQM is en je hebt het probleem vastgesteld. Er is dan alleen nog één probleem: vrijwel geen enkele consumentenrouter is voorzien van SQM. We weten dat de Netgear X4S (een gamingrouter) is voorzien van SQM gebaseerd op FQ_CoDel en wellicht is er nog een handjevol andere modellen. Dat betekent gelukkig niet dat er geen betaalbare opties zijn.

De eerste optie die we hebben gevonden is een Ubiquiti EdgeRouter die voorzien is van SQM gebaseerd op FQ_CoDel. De voor dit artikel gebruikte ER-X kost zo’n 50 euro en zou geschikt moeten zijn om SQM toe te passen op een internetsnelheid tot zo’n 125 Mbit/s. Is de ER-X niet krachtig genoeg, dan is er voor 180 euro de ER-4 die volgens gebruikers SQM zou moeten kunnen toepassen tot zo’n 350 Mbit/s.

©PXimport

Een groot verschil met consumentenrouters is dat een Ubiquiti EdgeRouter puur een router is, er is dus geen wifi ingebouwd. Een ander verschil is dat de router net zoals de meeste zakelijke oplossingen ontworpen is om te configureren met commando’s via een commandline-interface. Gelukkig is er wel een overzichtelijke webinterface en zolang je de router gebruikt in de standaardconfiguratie die de installatiewizard voor je instelt, werkt een EdgeRouter eigenlijk niet anders als een doorsnee (consumenten)router. Zo vind je de instellingen voor de dhcp-server gewoon in de webinterface en ook SQM schakel je via de webinterface in.

Een voordeel van de ER-X ten opzichte van de duurdere ER-4 is dat de ER-X voorzien is van een hardwareswitch. Hierdoor werkt de ER-X zoals je van een typische consumentenrouter gewend bent: één poort doet dienst als wan-aansluiting en de vier andere poorten zijn identieke lan-aansluitingen die fullspeed met elkaar communiceren. Op de krachtigere ER-4 configureer je één poort als lan-aansluiting en sluit je vervolgens altijd een losse switch aan.

De naamgeving die Ubiquiti aan de EdgeRouters geeft is nogal onnavolgbaar en grotendeels gebaseerd op het aantal poorten. De ER-X, ER-X-SFP en ER-10X bevatten dezelfde cpu en zijn dus even krachtig. Vervolgens bevatten ook de ER-4, ER-6P en ER-12 dezelfde cpu. De ER-12 is een variant van de ER-4 met een ingebouwde hardwareswitch. De ERLite-3 is duurder dan de ER-X, maar voor SQM-toepassingen langzamer.

©PXimport

Een andere optie is overigens een router voorzien van OpenWRT versie 18.06 of nieuwer die is voorzien van een SQM gebaseerd op CAKE. Omdat er allerlei routers zijn met OpenWRT-ondersteuning is het lastig om iets te zeggen over de maximale snelheden waarop SQM kan worden toegepast. Dat hangt puur van de processorkracht van de router af. Wij gebruiken voor dit artikel de relatief krachtige Linksys WRT3200ACM die volgens gebruikers SQM tot zo’n 400 Mbit/s moet kunnen toepassen.

Ook andere alternatieve firmware zoals DD-WRT of Merlin hebben de mogelijkheid tot SQM en ook een pakket als pfSense is geschikt voor SQM. Je sluit je eigen router met SQM aan op de (modem)router van je internetprovider door de (modem)router van je internetprovider in bridgemodus in te (laten) stellen of door je eigen router in de DMZ van de (modem)router te hangen.

SQM inschakelen op een EdgeRouter

Het instellen van SQM op de EdgeRouter is erg eenvoudig. Meet voordat je naar de instellingen gaat wat je download- en uploadsnelheid is, bijvoorbeeld met de eerder benoemde DSLReports Speed Test. Klik in het menu op QoS en zorgt dat het eerste tabblad Smart Queue open staat. Vul een zelfgekozen Policy name in, bijvoorbeeld Bufferbloat en selecteer bij WAN Interface de juiste netwerkpoort (waarschijnlijk eth0). Op het dashboard van de webinterface vind je eventueel welke poort er als wan-poort (internet) wordt gebruikt.

Vink vervolgens de optie Apply to upload traffic aan en vul je uploadsnelheid in Mbit/s in. Doe vervolgens hetzelfde voor de optie Apply to download traffic en vul je downloadsnelheid in Mbit/s in. Klik vervolgens op Apply. Je kunt eventueel via Show advanced options nog extra instellingen tonen, maar die zijn niet noodzakelijk.

De EdgeRouter stelt zelf een gelimiteerde snelheid in op basis van de door jou ingevoerde echte snelheden. Optioneel kun je proberen de instellingen nog wat tunen door snelheidstesten uit te voeren, terwijl je de ingevoerde download- en uploadsnelheid een procentpunt of vijf verlaagd om te zien of de latency in de DSLReports Speed Test nog lager en stabieler wordt. Je zoekt naar het punt met de hoogte snelheid en de laagste latency.

©PXimport

SQM inschakelen op een OpenWRT-router

Op OpenWRT is het instellen van SQM net iets lastiger, omdat de benodigde software niet standaard op de router is geïnstalleerd. Ook moet je eerst controleren of de ‘normale’ QoS-software geïnstalleerd is. Klik in het menu op System / Software en controleer of de packages qos-scripts en luci-app-qos geïnstalleerd zijn. Indien dat het geval is, klik dan op Remove om deze packages te verwijderen.

Klik vervolgens op Update Lists en klik het venster weg. Zoek vervolgens naar het package luci-app-sqm en klik op Install / Install. Klik het venster weg met Dismiss.

Vervolgens moet je het SQM-script activeren door in het menu te klikken op System / Startup. Zoek naar Initscript SQM en klik op Start. Controleer of de eerste knop op Enabled staat.

Je schakelt SQM in door in het menu te klikken op Network / SQM QoS. Vink op het tabblad Basic Settings de optie Enable this SQM instance aan. Selecteer bij Interface name je wan-poort. Doorgaans is dit eth0, maar op onze router eth1.2. Je kunt dit controleren door in het menu op Network / interfaces te klikken. Vervolgens moet je je download- en uploadsnelheid in Kbit/s invullen. Neem hiervoor een snelheid van 80 tot 95 procent van de gemeten snelheid, 90 procent is een mooi startpunt. De speedtest op www.speedtest.net kun je instellen op Kbit/s.

Open vervolgens het tabblad Queue Discipline en kies cake als Queueing Discipline. Kies vervolgens piece_of_cake.qos als Queue Setup Script. Open het tabblad Link Layer Adaptation en selecteer hier Ethernet als je een glasvezel- vdsl(2)- of kabelinternet-verbinding hebt. Heb je een dsl-verbinding die niet op basis van vdsl(2) is, kies dan ATM. Vervolgens verschijnt er een nieuw invulveld. Vul hier 34 in als je vdsl(2) gebruikt, 44 als je een oudere variant van dsl gebruikt, 22 als je kabelinternet gebruikt en 44 als je glasvezelinternet hebt. Klik vervolgens op Save & Apply waarna de router de instellingen toepast.

In tegenstelling tot bij de EdgeRouter geef je zelf al een lagere snelheid dan de daadwerkelijke snelheid op. Tunen is daarom interessanter dan bij een EdgeRouter. Je kunt snelheidstesten uitvoeren terwijl je de ingevoerde download- en uploadsnelheid steeds wat verhoogd tot dat de latency omhoog gaat. Verlaag de snelheid dan weer wat totdat je het punt met de hoogste snelheid en laagste latency bereikt hebt.

©PXimport

Beperkte snelheid

Het is je misschien al opgevallen dat we schreven dat je SQM afhankelijk van de gebruikte router kunt toepassen op internetsnelheden tot zo’n 400 Mbit/s. Wellicht vreemd, omdat er uiteraard veel snellere internetabonnementen bestaan en ook de goedkoopste routers voorzien zijn van gigabitpoorten die op zich prima werken in combinatie met de snelste internetabonnementen. Toch is dat maar het halve verhaal, want je router is vermoedelijk veel langzamer dan je denkt.

Veel routers maken namelijk gebruik van hardwareversnelling, ook wel hardware accelation, nat acceleration, hardware offloading, CTF (cut-through-forwarding) of Flow Accelerator genoemd. De precieze werking kan verschillen, maar in de basis wordt bij een ingeschakelde hardwareversnelling niet ieder pakketje geïnspecteerd om te beslissen wat er moet gebeuren. Een groot gedeelte van de pakketjes wordt na de inspectie van de eerste paar pakketjes afgehandeld door een gespecialiseerd gedeelte van de soc/cpu.

Voor het toepassen van QoS en SQM moeten de pakketjes echter allemaal (softwarematig) geïnspecteerd worden en dan gaat de normale processorsnelheid van de router tellen. Ook zonder SQM, maar met uitschakelde hardwarversnelling komen veel routers niet verder dan zo’n 400 Mbit/s. Wat je bij een snellere asynchrone verbinding zoals kabelinternet kunt proberen is SQM alleen toepassen op de upload.

Wil je SQM toepassen op een heel snelle internetverbinding, dan zul je aan de slag moeten met een zelfgemaakte router op basis van een relatief krachtige x86-processor in combinatie met software als pfSense.

©PXimport

Nadelen van SQM?

Het toepassen van Smart Queue Management heeft eigenlijk maar een nadeel: je maximaal haalbare snelheden worden zo’n 5 tot 15 procent lager. Dus vooral bij het downloaden van grote bestanden of het werken met cloudopslag zul je verschil merken. Ter illustratie: zonder SQM heeft onze internetverbinding een maximale down- en uploadsnelheid van zo’n 103,3 en 31,8 Mbit/s. Met een ingeschakelde SQM wordt dat maximaal 90,1 en 27,2 Mbit/s.

Uiteraard gaan we er voor die genoemde circa tien procent snelheidsverlaging er wel van uit dat de router de snelheid van je internetverbinding daadwerkelijk kan bijhouden, anders liggen de maximale snelheden met ingeschakelde SQM natuurlijk veel lager.

Resultaat

Waar we zonder het toepassen van een router met SQM in DSLReports Speed Test een bufferbloatscore van B of C haalden, is dat na het instellen van SQM een A+. Het toepassen van SQM zorgt dus ook meetbaar voor een soepeler werkende internetverbinding.

Heb je geen last van de in de inleiding omschreven problemen, dan hoef je niet meteen aan de slag met SQM. Maar heb je al een router met de mogelijkheid tot SQM, dan zouden we zeker aanraden hier mee te experimenteren. Zeker als je veelvuldig online games speelt, is SQM een waardevolle aanvulling. Heb je een relatief langzaam asynchroon internetabonnement (tot 100 Mbit/s) op basis van dsl of kabel, en last van de omschreven problemen, dan is het toepassen van SQM zonder al te hoge kosten mogelijk.

Lagere internetsnelheden hebben hier bovendien het meeste profijt van omdat de buffer sneller vol loopt. Voor de snelste gigabit-abbonementen is SQM doorgaans (nog) ongeschikt omdat het inschakelen van SQM betekent dat de hardwareversnelling van de router wordt uitgeschakeld. Op een snelle synchrone glasverbinding zul je echter veel minder snel last van bufferbloat hebben.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).