De kans is groot dat je al eens een gesprek met een chatbot hebt gevoerd. Steeds meer webshops, makelaars en andere dienstverleners zetten een chatfunctie in als aanvulling op de telefonische klantenservice. Overdag kun je direct met een mens praten, buiten kantooruren neemt een robot het over. De robot is dus flink in opkomst. Maar wat kun je er zelf eigenlijk mee? Kun je bijvoorbeeld je eigen chatbot maken?

Bots helpen klanten in hun aankoopproces en moeten op die manier de klantvriendelijkheid en natuurlijk het aantal verkopen verhogen. Veel meer parate kennis dan antwoorden op veelgestelde vragen hebben ze vaak nog niet, met als gevolg dat je nul op het rekest krijgt als je vraag te specifiek is. De simpele chatbots waarvan klantenservices gebruikmaken, hebben vaak ook moeite met spel- en typfouten en het tonen van compassie. Ben je boos of gefrustreerd, dan zal een robot niet opeens extra moeite doen om zich in te leven in je situatie.

Chatbots maken gebruik van artificiële intelligentie (AI), en die is gelukkig volop in ontwikkeling. Software, machines en apparaten om ons heen worden steeds intelligenter, waardoor ze zelfstandig problemen kunnen oplossen. Hoe meer je ze voedt met data, des te meer ze leren en in staat zijn om autonoom beslissingen te nemen. Chatbots volgen weliswaar algoritmes, maar herkennen ook patronen en leren van hun eigen fouten om betere resultaten te leveren. Dat wordt ook wel ‘machine learning’ genoemd. De potentie is er zeker: chatbots kunnen je vergaderingen plannen, fungeren als reismaatje, helpen met je energierekening en je voorzien van het laatste nieuws. Er zijn zelfs chatbots die je gezondheid in de gaten houden. Hoe kunnen ze het dagelijkse leven gemakkelijker en aangenamer maken? Dat laten we je zien.

Chatbot van ijzerdraad

©PXimport

01 Google Assistant activeren

Als je net een nieuwe Android-smartphone hebt aangeschaft, is het goed mogelijk dat Google Assistant daar standaard op is geactiveerd. De slimme assistent werkte eerst alleen op Googles eigen Pixel (XL)-toestellen, maar vindt inmiddels ook zijn weg naar andere toestellen met Android Marshmallow (6.x) en Nougat (7.x). Samsung heeft voor zijn Galaxy S-lijn een eigen digitaal hulpje ontwikkeld in de vorm van Bixby. Die is vooralsnog een stuk dommer dan Google Assistant. Om te kijken of je laatstgenoemde kunt activeren, houd je de homeknop van je smartphone ingedrukt. Vervolgens krijg je de melding om Google Assistant te activeren. Volg de instructies op het scherm op te zorgen dat de assistent je stem herkent met het commando ‘Ok Google’. Op het moment van schrijven moet je ook de systeemtaal van je toestel naar het Engels veranderen.

©PXimport

02 Vragen stellen aan Google Assistant

Hoe de Google Assistant jou nu van dienst kan zijn? Onder andere bij het beantwoorden van prangende vragen en het opzoeken van informatie. Assistant is de opvolger van Google Now en is zich veel bewuster van context. Vraag bijvoorbeeld (wel in het Engels!) ‘Hoe hoog is de Eiffeltoren’ en de assistent geeft het antwoord ‘300 meter’. In hetzelfde gesprek kun je vragen wanneer de bouw is gestart, waar de toren staat en wie hem heeft ontworpen. Je hoeft niet steeds expliciet te benoemen dat je vraag betrekking heeft op de Eiffeltoren.

©PXimport

02 Snel apps en functies aanroepen

Google Assistant is tot meer in staat dan simpele weetjes oplepelen. Het is het startpunt om (handsfree) allerlei Android-functies te starten. Je kunt bijvoorbeeld iemand bellen door call [naam] te zeggen of sms’en met text [naam]. Navigeren gaat met navigate to [locatie] en een specifieke app start je met open [naam van app]. Met het commando good morning krijg je een samenvatting van de dag met het weerbericht, nieuws, de situatie op de weg en aankomende agenda-afspraken. Wil je bij je ontbijt alleen het nieuws horen, zeg dan what’s the news. Voeg vooraf wel even wat nieuwsbronnen toe via het instellingenmenu en de optie News. Je kunt om specifiek nieuws vragen, via what’s the news about [onderwerp]. Ook met commando’s als play some rock music in Spotify, tell me a joke of say hello in French kan de assistent overweg. Ben je jarig, dan zingt hij een liedje voor je (wel pas na het commando sing happy birthday).

04 Stemgestuurde Google Home

Google wil niet alleen je smartphone, maar ook je huiskamer veroveren. Dat doet het met Google Home, een compacte stemgestuurde speaker die dezelfde functionaliteit heeft als Google Assistant op Android. Het apparaatje koppel je aan het stroomnet en de servers van Google, waarna hij geactiveerd kan worden met het stemcommando ‘Ok Google’. Home blinkt uit in het opzoeken van informatie, maar kan ook je lampen bedienen, het nieuwsbericht opdreunen en vluchtinformatie geven. De speaker werkt onder meer samen met de producten van Philips, Honeywell, Belkin, Nest en Sony. Ook is het mogelijk om muziek vanaf je telefoon naar de Home-speaker te streamen. Het geluid is aardig, al klinkt hij door het kleine formaat natuurlijk niet zo goed als een duurdere Sonos- of Bose-speaker. Het grootste nadeel is dat de speaker nog niet in de Benelux verkrijgbaar is. Je zult hem dus moeten importeren uit de VS of Groot-Brittannië. Ook moet je hem – net als Google Assistant – aanspreken in het Engels.

©PXimport

05 Chatbots in Facebook Messenger

Sinds het voorjaar van 2016 laat Facebook chatbots toe op zijn Messenger-platform. Je kunt ze zowel op pc, Android als iOS gebruiken, al maakt de app niet direct duidelijk hoe je een conversatie met een chatbot start. Een goed startpunt om het aanbod door te spitten, is Botlist. Hier vind je bijvoorbeeld chatbots van eBay, Spotify en Nike en zie je ook wat je ermee kunt en hoe je ze instelt. Weet je precies wat je wilt, dan kun je ook in Facebook Messenger zelf zoeken. Tik bovenin de zoekbalk ‘NOS Update’ en vervolgens op de knop Aan de slag om een gesprek te starten. Met NOS Update krijg je elke dag automatisch een samenvatting van het belangrijkste nieuws. Ook kan de chatbot het laatste nieuws tonen over thema’s als politiek, sport of het weer. Echt slim is NOS Update niet: de bot kent maar een paar zinnetjes en kan geen langere vragen beantwoorden.

©PXimport

06 Meer mogelijkheden

Op dit moment zijn er duizenden chatbots voor Facebook Messenger beschikbaar en dat worden er elke dag meer. Veel bedrijven maken met een bot hun service beschikbaar voor iedereen die Facebook gebruikt, zodat je geen aparte app hoeft te downloaden. De meeste bots volgen een vast script. Een goed voorbeeld is Jinek, een chatbot die informatie geeft over het gelijknamige tv-programma en voorziet je van nieuws en actualiteiten. Ben je klant van Eneco, dan kun je de chatbot gebruiken om je meterstanden door te geven. Met eenvoudige vragen loodst hij je door het proces en als je vragen hebt, kun je die meteen stellen. Dat scheelt weer een belletje naar de klantenservice. Een populaire bot is die van KLM. Ook die kun je even snel aanspreken om bijvoorbeeld je boardingpass te bekijken en te zien bij welke gate je moet zijn. Reis je vaak met het ov, dan gebruik je Treintje om eenvoudig je reis te plannen. Geef je (eind)bestemming en vertrektijd op en de chatbot helpt je op weg.

©PXimport

07 Chatbots in Skype

Het voordeel van chatbots ten opzichte van apps, is dat je ze met één klik kunt openen. Zo ook in Skype. Op Windows klik je binnen Skype op de knop Bot toevoegen, op Mac ga je naar Contacten / Bot toevoegen en op een soortgelijke manier kun je in de Android- en iOS-app op zoek naar een gespreksmaatje. Vervolgens lees je meer over de bot, welke mogelijkheden hij heeft en hoe de bot omgaat met je privacy. Klik op Voeg toe aan contacten en het gesprek kan beginnen. Veel Skype-bots zijn Engelstalig. Zo kun je met de Skyscanner-chatbot weliswaar in het Nederlands een vliegticket zoeken, maar om daadwerkelijk te boeken moet je op een gegeven moment toch echt op het Engels overschakelen. Ook zijn er enkele op tekst gebaseerde games, die alleen in de Engelse taal speelbaar zijn. De interessantste bot is nog wel de Skype-bot van IFTTT, waarmee je ‘recepten’ maakt om apps, apparaten en websites met elkaar te verbinden. Zo kun je herinneringen krijgen van afspraken of evenementen uit je Google Agenda of Office 365 Agenda, of een geautomatiseerd bericht naar collega’s sturen als je het kantoor verlaat. Meer mogelijkheden vind je hier.

©PXimport

08 Voor alles een bot in Telegram

Hoewel WhatsApp geen chatbots toelaat, zijn er wel andere populaire chat-apps die de functionaliteit ondersteunen. Het beste voorbeeld is Telegram, een WhatsApp-alternatief dat al geruime tijd een platform speciaal voor bots heeft. Deze chatbots zijn vooral gericht op het uitvoeren en automatiseren van taken zonder dat je Telegram hoeft te verlaten. Zo kun je een gesprek opleuken met een passend gifje door @gif te tikken, gevolgd door een zoekwoord om het bewegende plaatje in beeld te toveren. Met @wiki en @imdb zoek je snel informatie op respectievelijk Wikipedia en filmdatabase IMDb. Wil je iemand een YouTube-video sturen zonder de app te verlaten, gebruik dan @YTBot om vanuit Telegram met het commando /youtube [trefwoord] een filmpje te zoeken. Een andere leuke bot is Grocerylist, waarmee je een (gezamenlijk) boodschappenlijstje maakt. Iedereen kan met /add items toevoegen. De mogelijkheden zijn eindeloos: reken bijvoorbeeld valuta om met Unit Converter, maak notities met Evernote en check het weerbericht met de Weatherman-bot … allemaal direct vanuit Telegram. De chat-app heeft ook IFTTT-ondersteuning.

©PXimport

Chatbots in Nederland

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).