We overdrijven niet als we zeggen dat SSD-schrijven geweldig zijn. Als je op je computer nog steeds een mechanische schijf gebruikt, zal je een grote snelheidsboost krijgen door te upgraden naar een solid-state drive (SSD). Een solid-state drive versnelt alles waar schijftoegang voor nodig is.

Maar SSD's zijn nog geen perfecte vervanger voor een mechanische harde schijf, vanwege de veel hogere prijs per gigabyte in vergelijking met traditionele schijven en een aantal unieke eigenaardigheden. Lees verder voor tips en trucs om het meeste uit je supersnelle SSD te halen.

Plan wat waar komt

Kort gezegd, een SSD is (doorgaans) een snellere maar kleinere schijf, terwijl een mechanische harde schijf groter maar trager is. Je SSD zou je Windows systeembestanden, geïnstalleerde programma's, en games die je momenteel speelt bevatten.

Als je daarnaast een mechanische harde schijf in je PC hebt zitten, moet je daarop je grote mediabestanden, productiviteitsbestanden, en andere bestanden die je niet vaak gebruikt opslaan. Harde schijven zijn een ideale plek voor je MP3 verzameling, Documents map, en al die videobestanden die je geript hebt door de jaren heen, omdat ze niet echt voordeel halen uit de snelheid van een SSD.

Verplaats programma's en games

Je wilt waarschijnlijk de meeste programma's op je SSD hebben zodat ze supersnel zullen laden, hoewel grote programma's die je nauwelijks gebruikt beter geschikt zijn voor een tragere mechanische harde schijf.

©PXimport

Wanneer je een programma installeert kun je eenvoudig kiezen op welke schijf het moet komen te staan: Selecteer gewoon een installatielocatie op een andere schijf.

Het is vaak lastiger om programma's achteraf te verplaatsen. Sommige programma's kunnen eenvoudig verplaatst worden - zo kun je de volledige Steam map naar een nieuwe schijf verplaatsen en het Steam.exe bestand laten om het te openen. De meeste programma's geven echter foutmeldingen als je hun map naar een andere locatie probeert te verplaatsen. Je moet het programma verwijderen en opnieuw op installeren op de nieuwe locatie, of symbolische links gebruiken.

Symbolische links (of "symlinks") stellen je in staat om een directory te verplaatsen terwijl je Windows doet geloven dat hij zich op de originele locatie bevindt. Met deze truc kun je je geïnstalleerde programma's en games zonder veel gedoe verplaatsen. Stel, je hebt een game geïnstalleerd in C:\Game. Je zou dan de map naar D:\Game kunnen verplaatsen en een symlink creëren die van C:\Game naar D:\Game verwijst. Telkens wanneer een snelkoppeling, registeritem, of wat dan ook naar C:\Game op zoek gaat, zal het systeem het transparant naar D:\Game doorsturen. De symlink is gewoonweg een pointer die zegt "hee, kijk hier eens", zodat het programma geen ruimte op je SSD in beslag neemt.

©PXimport

Gebruik het mklink commando in een Command Prompt venster om een symbolische link aan te maken. (Zoek naar cmd.exe in de Run tool van Windows om het Command Prompt te starten.) Als je een link buiten je gebruikersmap wilt aanmaken, zul je een Command Prompt venster moeten openen als Administrator. Om C:\Voorbeeld naar D:\Voorbeeld te verplaatsen zou je de map C:\Voorbeeld naar D:\Voorbeeld verplaatsen met Windows Explorer. Vervolgens geef je het volgende commando: mklink /d C:\Example D:\Example

Organiseer Windows systeemmappen

Je belangrijkste mappen met gebruikersgegevens kunnen eenvoudig verplaatst worden. Om je Videos map van je systeemschijf, een SSD, naar een mechanische harde schijf te verplaatsen, ga naar de Videos map - deze staat in je gebruikersmap in C:\Users\NAAM. Klik er met de rechtermuisknop op en selecteer Properties, open het tabblad Location en selecteer een nieuwe locatie voor de map. De Videos map zal nog steeds als C:\Users\NAAM\Videos verschijnen en onderdeel uitmaken van je Videos library, maar de inhoud is op de andere schijf opgeslagen. Dit werkt ook voor je Music, Pictures, Documents, en Downloads mappen.

©PXimport

Je kunt ook de schijf kiezen waarop Windows zelf geïnstalleerd wordt - je wilt het op je SSD hebben staan voor supersnelle systeemprestaties. Als je de PC helemaal met een schone lei instelt en Windows zelf installeert, klik dan tijdens de installatie op de optie Custom en kies je SSD als de bestemming. Als je pas later een SSD koopt, kun je je Windows installatie naar een nieuwe schijf verplaatsen met een programma om je schijf mee te klonen, of installeer Windows opnieuw (nadat je alles geback-upt hebt, natuurlijk).

Houd wat ruimte vrij

SSD's worden trager naarmate je ze vol zet, omdat de schijf een heleboel deels gevulde blokken zal hebben. Het schrijven naar zulke blokken verloopt trager dan naar lege blokken. Het is verleidelijk om een SSD helemaal vol te zetten, maar je moet wat ruimte vrij laten op je SSD - je moet voor de beste prestaties beter niet meer dan 75 procent van de capaciteit van de schijf gebruiken.

Omdat ruimte prijzig is, zul je regelmatig ruimte vrij willen maken om te voorkomen dat je deze dure flashgeheugencellen aan rommel verspilt. Zo laten NVIDIA's video driver updates een onnodige map achter in C:\NVIDIA nadat je de drivers geïnstalleerd hebt. Deze map bevat de installatiebestanden die je alleen nodig hebt om de driver opnieuw te installeren of te herstellen. Ze nemen ongeveer 500MB aan ruimte in beslag die je veel beter kunt gebruiken.

©PXimport

Een tool zoals Ccleaner (gratis) kan enorm helpen door op je harde schijf te zoeken naar onnodige tijdelijke bestanden en ze voor je te verwijderen. Ondertussen is WinDirStat een ideale tool om erachter te komen waar je opslagruimte aan opgaat.

Verminder schrijfacties naar je SSD?

Het is waar: SSD's hebben een beperkt aantal schrijfacties voordat ze beginnen te falen. Ja, het klinkt eng, maar in de praktijk hoef je je geen zorgen te maken.

©PXimport

Je kunt enorm veel jaren aan normaal gebruik uit een SSD halen zonder dat je ooit in de buurt komt van de schrijfcyclus beperking - vooral als je algemene media en productiviteitsbestanden op een mechanische harde schijf opslaat. En zelfs als je dat niet doet, zul je waarschijnlijk al nieuwe hardware aanschaffen voordat je SSD het begeeft.

Je zou minder schrijfacties kunnen krijgen door geen tijdelijke bestanden op je SSD op te slaan - zo kun je je browser cache en Photoshop scratch disk naar een mechanische harde schijf verwijzen - maar dit leidt tot tragere prestaties wanneer je systeem deze bestanden moet benaderen. Het is waarschijnlijk beter om het gewoon te laten voor wat het is, vanwege de betere prestaties.

Defragmenteer je SSD NIET!

Een SSD moet je niet defragmenteren. Punt. Het verschuiven van al die stukjes data op een SSD zorgt niet voor betere prestaties zoals op een mechanische harde schijf, maar het zorgt wel voor extra schrijfacties waardoor de schijf minder lang mee zal gaan.

Moderne defragmentatietools en besturingssystemen zouden moeten weigeren om een solid-state drive te defragmenteren. Maar oudere defragmentatieprogramma's kennen misschien het verschil niet en defragmenteren een SSD zonder problemen. Laat dat niet toe!

Gebruik TRIM

TRIM, is echter essentieel om je SSD is goede conditie te houden. Bij het schrijven van data kan de SSD alleen naar lege sectoren schrijven. Dit betekent dat als een SSD een gevulde sector moet aanpassen, hij deze moet lezen, de inhoud moet onthouden, deze aanpassen, de sector wissen, en de aangepaste inhoud moet schrijven. Als we een sector zouden willen overschrijven, zouden we de sector moeten wissen en de nieuwe inhoud naar de nu lege sector schrijven. De extra stappen kosten tijd.

Besturingssystemen verwijderen doorgaans een bestand door simpelweg de data op de schijf te markeren als verwijderd en de pointer ernaartoe te wissen. De data van het bestand staat nog steeds op de schijf, maar zal alleen overschreven worden wanneer het besturingssysteem die "lege" ruimte nodig heeft om nieuwe bestanden naar de schijf te schrijven.

Het TRIM commando vertelt de SSD om cellen die niet langer in gebruik zijn te wissen en te consolideren, zodat het schrijven naar die sectoren voortaan even snel gaat als wanneer de schrijf nieuw is. Zonder TRIM zou het schrijven langer duren, en de prestaties van een SSD zouden achteruitgaan als je je hem steeds vol zet en bestanden verwijdert.

©PXimport

Windows 7 en nieuwer heeft TRIM standaard ingeschakeld, dus je hoeft niks speciaals te doen als je PC één van deze nieuwere besturingssystemen gebruikt. TRIM werkt niet op Windows Vista of Windows XP (je hebt geüpgraded van XP, toch?). Je zult SSD-managementsoftware van derden nodig hebben (zoals Samsung's SSD Magician of Intel's SSD Optimizer tools) om TRIM te forceren op die besturingssystemen, of de truc die wordt uitgelegd in PCWorld's handleiding voor het herstellen van een SSD voor extra hoge prestaties.

Tenzij je TRIM moet forceren op een ouder besturingssysteem, sla de "SSD optimalisatie" software die er verkrijgbaar is over. Deze programma's beloven je SSD te optimaliseren door bestanden te verschuiven en TRIM te gebruiken, maar je besturingssysteem gebruikt standaard al TRIM, en de firmware van je SSD bevat "vuilnisophaal" tools die huishoudelijke taken uitvoeren om de prestaties te optimaliseren. Er is geen bewijs voor dat software van derden dit beter doet.

Het goede nieuws is dat SSD's groter en goedkoper worden en langer meegaan. Hopelijk zullen we ooit SSD's hebben die groot genoeg zijn om ons geen zorgen meer te hoeven maken over het verplaatsen van bestanden tussen schijven. Als je slechts weinig lokale opslagruimte nodig hebt en het niet erg vindt om extra geld uit te geven aan supersnelle solid-state opslag, dan kan die dag al zijn aangebroken.

Dit is een vrij vertaald artikel van onze Amerikaanse zustersite PCWorld.com. Beschreven termen, handelingen en instellingen kunnen regiogebonden zijn.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).