De NAS is een belangrijk element in het thuisnetwerk, mede door de rol als download- en mediaserver en als opslagmedium voor back-ups. Raakt de opslagruimte van de NAS op dan stoppen echter al die functies. Wij laten zien wat je kunt doen als de NAS vol is en hoe je dit kunt voorkomen.

Tip 01: Signalen

Een NAS heeft vrije ruimte nodig om bestanden op te slaan. Raakt die ruimte vol, dan wordt de NAS traag en vaak zelfs instabiel. Het downloaden van bestanden door de NAS zal langer duren en een PAR- of UNRAR-actie door een tool als SABnzbd zal op de NAS misschien al niet eens meer mogelijk zijn. Lees ook: Wat kun je met een NAS?

Als gebruiker is het lastig deze signalen via het netwerk op te vangen, maar dat de NAS traag en instabiel wordt, zou je kunnen merken. Gaat bijvoorbeeld een back-up fout of kan een bestand niet meer naar de gedeelde netwerkmap op de NAS gekopieerd worden, dan maken Windows en Mac OS X daar melding van. Die melding verschijnt als een pop-up of echt prominent als foutmelding op het scherm.

Om meer informatie te krijgen over zo'n foutmelding kun je ook kijken in de Windows Logboeken. Klik op Start / Configuratiescherm. Klik in het vak In Configuratiescherm zoeken en typ Logboek. Klik dan op Systeembeheer / Gebeurtenislogboeken weergeven. Klik op Windows-logboeken en open het logboek Toepassing. De foutmelding die eerder in je beeldscherm stond, moet hier ook terug te vinden zijn, met aanvullende informatie op de tabbladen Algemeen en Details. Selecteer in de lijst de juiste gebeurtenis om ook de juiste aanvullende informatie te zien.

©PXimport

Tip 01 Ook een foutmelding van Windows bij het kopiëren van een bestand kan een signaal zijn voor te weinig vrije opslagruimte op de NAS.

Tip 02: Logbestanden op de NAS

Vermoed je dat de opslagruimte op de NAS vol raakt, log dan in op de webinterface van de NAS. Start de browser en ga naar het ip-adres van de NAS. Log in met een account met administrator-rechten, want alleen dan zie je ook echt alle informatie over de NAS en hebt je ook toegang tot alle gereedschappen op de NAS die je kunt gebruiken om de NAS te beheren. Veel NAS-apparaten hebben inmiddels een grafische weergave van de verdeling en het gebruik van de beschikbare opslagruimte.

Heb je een QNAP-NAS, dan heeft je NAS zelfs de mooiste weergave. Je vindt deze via Systeem Status / Systeembronnen bekijken / Schijf Gebruik. Maar ook een Synology-NAS laat je graag zien hoe de schijfruimte in gebruik is via Opslagbeheer. Aanvullende informatie kun je bovendien vinden in het Logboek of het Overzicht van Meldingen van gebeurtenissen zoals QNAP het noemt. Hier vind je alle systeemmeldingen inclusief die over het schijfgebruik en het opraken van vrije ruimte op de NAS.

©PXimport

Tip 02 QNAP geeft grafisch een mooi overzicht van gebruikte en vrije schijfruimte.

©PXimport

Tip 02 Aanvullende informatie over het schijfgebruik is te vinden in de logboeken van een NAS, daar worden alle systeemmeldingen bewaard.

Tip 03: Ruimtegebruik zichtbaar in Windows Verkenner

Omdat je niet altijd ingelogd bent in webinterface van de NAS en de signalen die een NAS geeft als de opslagruimte vol raakt gemakkelijk gemist worden, is het heel handig de vrije ruimte op een NAS direct in Windows Verkenner te kunnen zien. In Windows 7 en 8 kan dat ook op een hele mooie manier, maar je moet minimaal één gedeelde map op de NAS als netwerkverbinding op de pc hebben. Bovendien mag die map geen quotum hebben, zodat hij de werkelijke opslagcapaciteit en de werkelijke vrije ruimte die de NAS nog heeft, gebruikt in de weergave.

Open Windows Verkenner en klik op Beeld / Details. Klik nu met de rechtermuisknop op de balk direct boven de mappen en bestanden, waar de kolomtitels zoals naam, type en totale grootte staan. Selecteer in het snelmenu dat nu opent de optie Percentage vol: dat toont de schijfruimte als een staafdiagram, waarbij het gekleurde deel de hoeveelheid gevulde ruimte is en het grijze deel de vrije ruimte is. Is er voldoende ruimte vrij, dan is de staafdiagram blauw.

Raakt een netwerklocatie vol, dan kleurt de staaf rood. Erg handig, zo heb je ook vanuit Windows Verkenner direct zicht op het ruimtegebruik op de NAS. Overigens is Netwerklocatie een andere handige optie om in te schakelen, dat toont het netwerkadres van de netwerkmap.

©PXimport

Tip 03 Omdat je Windows Verkenner vaker gebruikt dan dat je inlogt op de NAS, is dat een betere plek om de vrije ruimte op de NAS in de gaten te houden.

Tip 04: Wat staat er op de NAS?

Nu je weet dat de NAS geen of maar weinig vrije ruimte over heeft, moet je uitzoeken waarmee de NAS vol staat. Een programma dat hierbij helpt is WinDirStat. Ga naar windirstat.info en klik op Downloads. Blader naar Current installer en klik op de link naar het installatiebestand. Is de installatie klaar, dan wordt WinDirStat opgestart. Het toont je de lokale schijven, maar je wil een netwerkstation in kaart brengen. Typ in het vak Map de netwerklocatie van het netwerkstation. De notatie is \\ip-adres van de NAS\mapnaam: bijvoorbeeld \\192.168.1.10\documenten.

Druk op Enter om de inventarisatie van de netwerklocatie te starten. Zodra WinDirStat klaar is, toont het de uitkomst in een venster met drie delen. Linksboven zie je de mappen en bestanden en hun grootte. Ook zie je wanneer een item het laatst gewijzigd is. Rechtsboven zie je alle bestandstypen op de netwerklocatie gesorteerd op extensie. Onderin het venster zie je een grafische weergave: grote vakken voor grote mappen en bestanden of kleine vakjes voor kleine mappen en bestanden.

De drie delen zijn aan elkaar gekoppeld. Selecteer je onderin het venster een groot vlak, dan zie je in de delen erboven welk bestand of welke map het is en welk soort bestanden erin zit. Zo kun je grafisch zoeken naar de grootste gulzigaards. Wil je een bestand verwijderen, dan kan dat via Schoonmaken / Verwijderen.

©PXimport

Tip 04 WinDirStat helpt vooral grote bestanden en mappen met veel bestanden te vinden.

Bestandsbrowser

Een handig gereedschap op de NAS is de bestandsbrowser. Dit is een grafische weergave in de browser van de bestanden en mappen op de NAS. Log in op de NAS met een administrator-account en start de bestandsbrowser. Bij QNAP en Synology heet deze FileStation, maar bijvoorbeeld Netgear biedt ook een hele mooie via het tabblad Shares. Je kunt door de mappen op de NAS bladeren en ziet alle mappen en bestanden (omdat je de beheerder bent). Behalve dat zo'n bestandsbrowser op de NAS je alle bestanden en mappen toont, kan het ook direct op de NAS bestanden verwijderen. Dat gaat veel sneller dan wanneer je dezelfde bestanden via Windows Verkenner zou verwijderen. Wil je de NAS echt opschonen, gebruik dan liever de NAS-bestandsbrowser dan Windows Verkenner.

©PXimport

Tip Ruimte vrijmaken op de NAS met de bestandsbrowser van de Netgear ReadyNAS.

Tip 05: Opschonen

Bestanden weggooien is de meest effectieve en goedkoopste manier om weer ruimte vrij te maken op de NAS. Maar let op: je moet wel zeker zijn dat de bestanden die je weggooit nooit meer nodig zijn of nog in een andere back-up zitten. Blader naar de bestanden en selecteer deze. Klik dan op Actie / Verwijderen.

Soms staat de NAS-software niet toe dat je mappen verwijdert waarin nog bestanden of andere mappen zitten. Dan moet je eerst de inhoud van de map verwijderen en dan pas de map zelf. Soms biedt de NAS-bestandsbrowser ook nog andere opties waarmee je de bestanden niet kwijtraakt en toch ruimte vrijmaakt. Je kunt bijvoorbeeld bestanden archiveren naar een zip-bestand. Dit kan echter alleen wanneer er überhaupt nog genoeg ruimte beschikbaar is op de NAS om eerst dat zip-bestand te maken, want pas daarna kun je de originele bestanden verwijderen. Bovendien helpt comprimeren bij veel moderne bestandsformaten van muziek, foto en film helemaal niets. Die bestanden zijn namelijk van zichzelf al gecomprimeerd.

©PXimport

Tip 05 Bestanden die je niet meer nodig hebt, kun je het beste verwijderen.

Windows Back-up

Windows Back-up kan een onverwachte gulzigaard zijn. Dit onderdeel van Windows Vista en 7 (dat in Windows 8 is ingeruild voor het onderdeel Bestandsgeschiedenis) gebruikt al snel vele terabytes wanneer je de NAS gebruikt als locatie om back-ups te bewaren. Open het Configuratiescherm en zoek op het woord back-up. Klik op Back-up maken en uitvoeren. Je ziet nu de locatie waar de back-ups worden bewaard en de grootte. Klik op Schijfruimte beheren en je ziet de verschillende back-ups gegroepeerd per periode. Je kunt schijfruimte vrijmaken door een of meerdere back-upsets te selecteren en te klikken op Verwijderen. Bewaar wel minimaal één recente volledige back-up.

©PXimport

Tip Windows Back-up kan een flink deel van de NAS gebruiken voor het bewaren van verschillende back-upsets.

Tip 06: Ontdubbelen

Behalve bestanden weggooien, kun je ook ruimte besparen door bestanden die dubbel voorkomen op te schonen, deduplicatie heet dat in computertermen (oftewel: ontdubbelen). Handmatig is dat onbegonnen werk, maar met een slim programma kun je al snel veel ruimte terugwinnen zonder echt informatie te verliezen. Een goed programma om dubbele bestanden te zoeken is Duplicate Cleaner Free.

Kies voor Aangepaste installatie en haal de vinkjes weg bij alle extra installatieonderdelen. Klik op Volgende en haal ook het vinkje weg bij SpeedUpMyPc. Daarna kun je het programma veilig installeren en opstarten. In het openingsscherm kun je de criteria vinden om mee te zoeken. Zoals bestanden met Zelfde inhoud en eventueel Alleen zelfde bestandsnaam. Klik dan op Scan locatie / Breng mapnaam handmatig in. Typ hier \\ip-adres van de nas\mapnaam en bevestig met OK. Klik dan op Scan nu. Wacht tot de scan klaar is en je ziet daarna op het tabblad Dubbele bestanden het resultaat. Je kunt nu dubbele bestanden selecteren en verwijderen via Bestand verwijderen. Met Duplicate Cleaner Free kun je op veel manieren zoeken naar dubbele bestanden. Wees terughoudend, verwijder geen bestanden als je niet zeker bent dat de criteria kloppen waarmee je gezocht hebt. Zoek dan liever nog een keer met andere zoekcriteria.

©PXimport

Tip 06 Dubbele bestanden zijn met een programma als Duplicate Cleaner Free snel gevonden en kunnen veel vrije ruimte opleveren.

Tip 07: Archiveren

Vind je met WinDirStat of Duplicate Cleaner Free bestanden die je niet wil of kunt weggooien, bekijk dan of je ze ook echt regelmatig nodig hebt. Zo niet, dan is archiveren een optie. Kopieer de bestanden van de NAS naar de pc en plaats ze in een aparte map. Plaats dan een lege cd of dvd in de pc en wacht tot de wizard voor het op schijf branden van bestanden begint. Of start Windows Verkenner, open de map met de bestanden die je wil branden en selecteer deze. Klik dan op Delen / Op schijf branden. Volg de stappen van de wizard en selecteer Met een cd/dvd-speler.

Geef de schijf ook een herkenbare naam, liefst niet alleen de datum. Klik op Volgende en wacht tot de bestanden op cd of dvd zijn geschreven en gecontroleerd. Maak liefst nog een extra kopie en controleer of je de gebrande schijf ook in Windows Verkenner kunt openen en of je dan de bestanden ook ziet en kunt openen. Verwijder ze pas daarna van de NAS.

©PXimport

Tip 07 Plaats bestanden die je eigenlijk niet meer gebruikt liever niet op de NAS, maar op een archief-cd of -dvd.

Tip 08: Naar een andere schijf

Behalve archiveren op cd of dvd kun je bestanden ook naar een externe schijf overzetten. Ze verdwijnen dan van de NAS en zijn toch gemakkelijk toegankelijk. De externe schijf sluit je aan op de eSATA- of usb-poort van de NAS. Via de webgebaseerde bestandsverkenner van de NAS kun je dan bestanden naar de externe schijf overzetten, tenminste als de Nas dit ondersteunt.

Sommige NAS-apparaten willen een externe schijf alleen voor back-ups van de gegevens op de NAS gebruiken. Let op: een externe schijf is één enkele schijf. Gaat die schijf stuk, dan zijn de gegevens verloren. Een back-up is nog steeds verstandig. Let erop dat om de schijf ook zonder NAS te kunnen gebruiken, je deze met een Windows-compatibel bestandssysteem formatteert, zoals NTFS of FAT32. EXT3 en EXT4 kan Windows niet lezen.

©PXimport

Tip 08 Om een aangesloten usb-apparaat te kunnen gebruiken, moet deze meestal door de NAS worden geformatteerd.

Tip 09: Een NAS erbij

Een schijfuitbreiding lijkt de ultieme oplossing voor een volle NAS. In de praktijk valt het echter vaak tegen. Vervang je de schijven in de NAS, dan verlies je die opslagcapaciteit. Ook verlies je er geld door, bij verkoop krijg je voor de oude schijven maar een fractie van wat je ervoor betaald hebt. Een andere optie dan alleen de schijven vervangen, is het kopen van een tweede NAS. Dat is op zich duurder, maar heeft weer voordelen.

Zo kun je kiezen welke bestanden en functies op welke NAS thuishoren en die van de andere NAS verwijderen. Bijvoorbeeld: één NAS als mediaserver met downloads en de tweede voor het delen van bestanden en het bewaren van back-ups. De eerste NAS kun je dan ook gerust met RAID0 of JBOD inrichten om maximaal te profiteren van de totale opslagcapaciteit van de schijven, terwijl je juist bij de NAS met de documenten en back-ups kiest voor de extra zekerheid (maar ook de gehalveerde opslagcapaciteit) van RAID1. Bovendien kun je via rsync een back-up van de ene NAS maken op de andere. Rsync is een protocol dat bijna door elke NAS ondersteunt wordt, en ongeacht het merk NAS altijd wel met andere merken samenwerkt.

©PXimport

Tip 09 Een tweede NAS is duurder, maar biedt ook veel meer voordelen boven alleen het vervangen van de schijven in de NAS, zoals het maken van back-ups via rsync.

Tip 10: Schijven verwisselen

Wil je geen nieuwe of tweede NAS, maar de bestaande NAS toch meer opslagcapaciteit geven door schijven te vervangen, begin dan met de huidige volume-indeling en schijfconfiguratie. Zitten er in je NAS nog lege sleuven waar een extra schijf bijgeplaatst kan worden? Die schijf kan onderdeel worden van een RAID-configuratie of apart daarvan gehouden worden. Als los volume plaats je er beter alleen minder belangrijke gegevens op. Is er geen vrije plek voor een extra schijf, dan moet je schijven vervangen.

Om niet onnodig veel opslagcapaciteit te verliezen, kun je het beste alle schijven vervangen. De nieuwe exemplaren zijn onderling dan weer van gelijke grootte. De exacte mogelijkheden verschillen per NAS en ook nog per firmwareversie. Heb je bijvoorbeeld een Synology-NAS met SHR of een Netgear-NAS met X-RAID, dan kun je flexibeler upgraden dan bij een traditionele RAID1 of hoger. Bestudeer goed de documentatie en online wiki's!

©PXimport

Tip 10 Netgears X-RAID is net als SHR van Synology een RAID-methode met meer flexibiliteit bij het overstappen op grotere schijven.

Lange documenten in Word voorzie je natuurlijk van paginanummers. Maar wat als je project begint met een voorblad en een inhoudsopgave? Dan wil je de paginanummering misschien pas later laten starten, bijvoorbeeld bij het eerste hoofdstuk. Gelukkig kun je zelf bepalen vanaf welke pagina de nummering begint en hoe die wordt weergegeven.

Stap 1: Sectie-einde

Stel dat je de paginanummering pas op pagina vier wilt laten beginnen. Plaats dan de cursor aan het einde van de tekst op de derde pagina. Ga naar het tabblad Indeling, klik op Eindemarkeringen en kies onder Sectie-einden de optie Volgende pagina. Zo voeg je een sectie-einde toe tussen pagina drie en vier.

Stap 2: Ontkoppel de sectie

Klik in de kop- of voettekst van pagina vier. Je ziet nu het label Koptekst (Sectie 2) of Voettekst (Sectie 2) verschijnen. Zodra je dit doet, opent automatisch het tabblad Koptekst en voettekst. Klik op Aan vorige koppelen in de groep Navigatie om de kop- en voettekst van deze sectie los te koppelen van de vorige. Zo voorkom je dat de paginanummers ook op de eerste drie pagina’s verschijnen.

Stap 3: Nummering plaatsen

Plaats de cursor opnieuw in de kop- of voettekst van pagina vier waar je de nummering wilt starten. Ga naar Paginanummer, kies waar je het nummer wilt tonen (bovenaan of onderaan) en kies een stijl. Je ziet nu waarschijnlijk dat pagina vier het cijfer 4 krijgt. Dat wil je aanpassen. Klik opnieuw op Paginanummer en kies Opmaak paginanummers. Selecteer hier Beginnen bij en vul het gewenste startnummer in – in dit voorbeeld: 1. Klik op OK. Nu begint de nummering pas op pagina vier, met het cijfer 1.

De eerste drie pagina’s hebben nu geen nummering. Als je die drie pagina’s door middel van Romeinse cijfers wilt nummeren, dan ga je terug naar de allereerste pagina en weer klik je op Paginanummer. Je beslist of de nummering boven- of onderaan de pagina moet komen. In het pop-up venster Opmaakpaginanummers selecteer je bovenaan de Romeinse stijl en in het vak Beginnen bij selecteer je 1.

Vroeg of laat moet je bepaalde informatie digitaal delen. Denk aan contracten, medische gegevens of vertrouwelijke rapporten. Dat is vaak ook precies het moment waarop het mis kan gaan. Eén foutieve klik en je bestand belandt in verkeerde handen. Gelukkig zijn er slimme en relatief eenvoudige manieren om het risico te beperken, zonder paranoïde toestanden.

Lees ook: 20 tips om je online privacy te waarborgen

Om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie terechtkomt bij onbevoegden, gebruik je bij voorkeur een combinatie van beveiligingsmaatregelen. Versleutel je bestanden vóór verzending, gebruik wachtwoorden of toegangsrechten en kies voor veilige overdrachtsdiensten in plaats van standaardmail. Beperk daarnaast de toegang tot enkel de juiste personen of groepen. Zo houd je je data echt privé, ook na verzending. 

Metadata verwijderen

Welke versie van Windows je ook gebruikt: als je gevoelige bestanden deelt, is het verstandig om eerst de metadata te wissen. Wanneer je een bestand aanmaakt, slaat het systeem automatisch extra gegevens op, zoals de naam van de auteur, de datum van de laatste wijziging, de computernaam en meer. Deze metadata kunnen onbedoeld gevoelige informatie prijsgeven.

Gelukkig kun je deze metadata in Windows Verkenner eenvoudig verwijderen. Navigeer naar het bestand dat je wilt delen. Klik er met de rechtermuisknop op en kies Eigenschappen. Of gebruik de toetscombinatie Alt+Enter. Ga naar het tabblad Details. Klik onderaan op Eigenschappen en persoonlijke gegevens verwijderen. Hier kun je ook de optie Maak een kopie waarbij alle mogelijke eigenschappen zijn verwijderd selecteren. Bevestig met OK. Hierdoor ontvang je een kopie van het bestand zonder de metadata.

➡️7-Zip

Installeren

Ben je van plan om een bestand via internet te versturen? Dan is versleuteling een slimme zet. Door een bestand te versleutelen, voorkom je dat onbevoegden toegang krijgen tot de inhoud, zelfs als ze dat per ongeluk in handen krijgen. Hoewel Windows 11 zelf versleutelingsopties biedt, zijn die alleen bedoeld voor lokale opslag en dus niet geschikt voor bestanden die je wilt delen. Gebruik daarom een externe tool zoals 7-Zip, een gratis, opensource-programma dat uitstekend werkt voor veilige compressie én encryptie.

7-Zip installeer je via de Opdrachtprompt: Open het Startmenu en zoek naar Opdrachtprompt. Klik met de rechtermuisknop op het resultaat en kies Als administrator uitvoeren. Typ de volgende opdracht en druk op Enter: winget install --id 7zip.7zip.

De tool wordt automatisch gedownload en geïnstalleerd. Zodra 7-Zip klaarstaat, kun je je bestand inpakken in een met een wachtwoord beveiligd archief (7z of zip) met sterke AES-256-encryptie. Op die manier kun je het bestand veilig versturen, bijvoorbeeld via e-mail of een cloudservice, mits je het wachtwoord apart en veilig deelt.

Versleutelen

Om 7-Zip te starten, zoek je via Startmenu naar 7-Zip File Manager. Open de app en navigeer naar het bestand dat je wilt beveiligen. Selecteer dat en klik op de groene knop Toevoegen. Onderaan, in het gedeelte Versleuteling, vul je een wachtwoord in om het bestand te beveiligen. Typ het wachtwoord twee keer ter bevestiging.

Je kunt ervoor kiezen om het wachtwoord zichtbaar te maken, zodat je zeker weet dat je geen typfouten maakt. Daarnaast kun je ook de bestandsnaam versleutelen. Dat zorgt ervoor dat zelfs de naam van het bestand niet meer herkenbaar is, wat de inhoud extra goed afschermt voor nieuwsgierige ogen. Het resultaat is een versleuteld archiefbestand - een soort digitale container - dat alleen geopend kan worden met het ingestelde wachtwoord.

Standaard blijft het originele, niet-versleutelde bestand behouden. Wil je dat automatisch laten verwijderen? Vink dan in het venster Toevoegen aan archief de optie Bestanden na inpakken verwijderen aan. Zo blijft enkel de beveiligde versie over.

Versleutelen en splitsen

Wil je nog een extra beveiligingslaag toevoegen? Dan kun je het bestand niet alleen versleutelen met 7-Zip, maar ook opsplitsen in meerdere delen. Vervolgens kun je elk deel apart versturen, eventueel zelfs op verschillende momenten of via verschillende kanalen.

Open opnieuw 7-Zip en voeg het bestand toe dat je op deze manier wilt beveiligen. Stel een encryptiewachtwoord in en bevestig dat. In het veld Opsplitsen in volumes, bytes kies je de gewenste bestandsgrootte per deel. Dit is vooral handig voor grote bestanden. Stel dat het originele bestand 40 MB groot is. Als je 10 MB opgeeft, maakt 7-Zip er automatisch vier gelabelde delen van.

Voor maximale veiligheid kun je elk deel via een andere dienst of e-mailaccount verzenden. De ontvanger selecteert alle delen in 7-Zip (houd hiervoor de Ctrl-toets ingedrukt tijdens het aanklikken) en kiest daarna Uitpakken. Zodra het juiste wachtwoord wordt ingevoerd, worden de delen automatisch samengevoegd en ontsleuteld.

➡️OneDrive

Machtigingen

Met OneDrive stel je eenvoudig machtigingenin waarmee je bepaalt wie er toegang krijgt tot het bestand dat je eerder met 7-Zip hebt versleuteld. Het delen kun je op elk moment weer stopzetten. Open OneDrive via verkenner en navigeer naar de map waarin de versleutelde container staat. Klik met de rechtermuisknop op het bestand en kies voor Delen.

In het pop-upvenster voer je het e-mailadres in van de persoon met wie je het bestand wilt delen. Je kunt ook meerdere e-mailadressen of een mailgroep invoeren. Klik vervolgens op het potloodicoon om aan te geven of de ontvanger het bestand mag Bewerken of Alleen mag bekijken. Ben je klaar? Klik dan op Verzenden. De ontvanger krijgt een e-mail met een link om het bestand te downloaden.

➡️Outlook

E-mailversleuteling

Heb je een Microsoft 365-abonnement? Dan kun je gebruikmaken van de ingebouwde versleutelfunctie in Outlook om je e-mails en bijlagen extra te beveiligen.

Open de Outlook-app en klik op Nieuwe e-mail om een nieuw bericht op te stellen.Ga eventueel naar het tabblad Invoegen en kies Bestand bijvoegen.Selecteer via Op deze computer zoeken het gewenste bestand en klik op Openen.

Daarnaga je naar het tabblad Opties bovenaan het Lint.Klik op de knop Versleutelen. Je kunt hier ook kiezen uit verschillende beveiligingsniveaus.Maak je bericht af zoals gewoonlijk en klik op Verzenden.De e-mail wordt nu automatisch versleuteld verstuurd. De inhoud is onderweg beschermd en kan alleen worden geopend door de bedoelde ontvanger.

Beveiligingsopties

Onder de knop Versleuteling zie je drie opties als je een Microsoft 365 Family- of Personal-abonnement gebruikt. De eerste optie is Niet doorsturen. Hierdoor blijft je bericht versleuteld binnen Microsoft 365 en kan de ontvanger het niet kopiëren of naar anderen doorsturen. Kies je Versleutelen, dan kunnen ontvangers met een Outlook.com- of Microsoft 365-account de bijlagen downloaden vanuit Outlook.com of de mobiele Outlook-app.

Wie een andere e-mailclient gebruikt, zoals Gmail, Thunderbird of Apple Mail, ontvangt een bericht dat er een Microsoft Office 365-versleutelde e-mail op hem wacht. Als de ontvanger op de link Bericht lezen klikt, dan schakelt hij naar het Microsoft 365 Portal voor berichtversleuteling en daar moet hij zich aanmelden met een eenmalige wachtwoordcode. Die code ontvangt hij in zijn e-mailclient en daarmee kan hij dan het bericht op de portal openen.

De derde optie is Geen machtiging ingesteld en daarmee verwijder je eerdere machtigingen. De versleutelfunctie in Outlook is ideaal voor wie snel en zonder technische omwegen gevoelige informatie wil delen binnen een professionele context. Je hoeft geen extra tools te installeren.

➡️Gmail

Vertrouwelijke modus

De extra beveiliging in Gmail heet Vertrouwelijke modus. Hiermee versleutel je je berichten, zodat alleen de bedoelde ontvanger ze kan lezen, zelfs als iemand anders toegang krijgt tot diens mailbox. Klik op Opstellen om een nieuw bericht te maken. Vul het e-mailadres van de ontvanger in, kies een onderwerp en typ je bericht. Voor je op Verzenden klikt, activeer je de extra beveiliging. Onderaan het berichtvenster zie je een aantal grijze knoppen. Helemaal rechts staat een pictogram van een slot met een wijzerplaat. Klik daarop om de Vertrouwelijke modus in te schakelen.

Gebruik je de mobiele app? Tik dan op de drie puntjes rechtsboven en kies daar het slotje. Ontvangers kunnen deze mail vervolgens niet doorsturen, kopiëren, afdrukken of downloaden. Er verschijnt ook een pop-upvenster waarin je de vervaltijd van het bericht instelt. Je kunt kiezen uit: 1 dag, 1 week, 1 maand, 3 maanden of 5 jaar. Na afloop van de gekozen periode verdwijnt het bericht automatisch uit de postbus.

Sms-beveiliging

In hetzelfde pop-upvenster kun je een extra beveiligingslaag toevoegen via de optie Toegangscode vereisen. Vink hier de optie Sms-toegangscode aan. De ontvanger kan het bericht dan pas lezen nadat hij of zij een code invoert die via sms op de mobiele telefoon wordt bezorgd. Hiermee voeg je een tweede beveiligingsfactor toe, wat het voor een indringer vrijwel onmogelijk maakt om toegang te krijgen. Die moet immers niet alleen de mailbox, maar ook de sms-berichten van de ontvanger onderscheppen. Dat is een bijzonder lastige combinatie.

Klik op Opslaan en vervolgens op Verzenden. Op dit moment kun je eventueel nog de vervaltijd van het bericht aanpassen. Dan verschijnt er nu een tweede pop-upvenster waarin je het telefoonnummer van de ontvanger moet invoeren. Klik opnieuw op Verzenden. De ontvanger krijgt vervolgens een e-mail met daarin een knop om het vertrouwelijke bericht in de browser te openen. Is sms-verificatie ingeschakeld? Dan ziet de ontvanger ter bevestiging de laatste twee cijfers van zijn of haar gsm-nummer. Na een klik op Send passcode wordt de toegangscode per sms verstuurd.

Lees ook: 20 (écht) onmisbare tips voor Gmail

Documenten ondertekenen op je iPhone? Zo maak je een handtekening aan

➡️Proton Mail

Zwitserse veiligheid

De grote mailproviders maken er geen geheim van dat ze het e-mailverkeer scannen. Volgens eigen zeggen doen ze dat om hun dienstverlening te verbeteren. Daarbij richten ze zich vooral op de metadata van berichten: wie met wie communiceert, wanneer en hoe vaak. Ben je op je privacy gesteld, dan geeft dit idee een onbehaaglijk gevoel, zeker wanneer het om vertrouwelijke informatie gaat.

In dat geval kun je overstappen naar een ultraveilige aanbieder zoals Proton Mail (https://proton.me), een dienst die privacy centraal stelt. De servers staan in Zwitserland, waardoor de dienst onderworpen is aan een van de strengste privacywetgevingen ter wereld. Proton Mail werkt standaard met end-to-end-encryptie. Bij gewone e-mails is de verbinding tussen jou en de server meestal wel versleuteld met TLS (Transport Layer Security), maar de e-mail zelf wordt op de server in leesbare vorm opgeslagen.

End-to-end-encryptie (E2EE) bij e-mail betekent dat alleen de afzender en de beoogde ontvanger de inhoud van het bericht kunnen lezen. Zelfs de e-maildienst zelf kan niet zien wat er in de e-mail staat, omdat de versleuteling pas wordt verwijderd op het toestel van de ontvanger.

De gratis versie, Proton Free, biedt dezelfde sterke beveiliging als de betaalde formules, maar met enkele beperkingen. Je beschikt over één e-mailadres en 1 GB e-mailopslag. Daar staat tegenover dat je volledig reclamevrij werkt, niet gevolgd wordt en je berichten niet worden geanalyseerd of gelogd. Wie meer nodig heeft, kan upgraden naar een betaald abonnement, zoals Mail Plus (3,99 euro per maand bij jaarlijkse betaling).