Surround geluid op de computer, wie wil dat nu niet? Veel heb je er niet voor nodig: een 5.1-geluidskaart, een surround luidsprekerset en software voor de weergave. Toch klinkt het eenvoudiger dan het is. Daarom vertellen we u precies aan de hand van twee nieuwe geluidskaarten waarop u moet letten bij de aanschaf én het aansluiten van een surroundset.

Gebruik je de pc alleen maar voor Office, dan is geluid niet zo belangrijk. Maar als je wel eens een filmpje kijkt of bijvoorbeeld aan geluids- of videobewerking doet, dan is een goede geluidsweergave van essentieel belang. Voor een surround geluid heb je in principe niet veel nodig: met een 5.1-geluidskaart, een surround luidsprekerset, eventueel een externe decoder en natuurlijk de juiste software bent u er al. Maar dan moet u alle onderdelen nog met elkaar verbinden, configureren en kalibreren. Juist dit onderdeel levert nog wel eens problemen op. Daarom bij deze: praktische tips voor de aanschaf, installatie en kalibratie van uw surroundset. Kabels Eenmaal de geluidskaart in de pc geïnstalleerd is het aansluiten van de kabels de eerste stap op weg naar surround geluid. Meestal krijgt u bij geluidskaarten en luidsprekersets de juiste kabels meegeleverd. Bij de geluidskaarten die in dit verhaal als voorbeeld dienen – de Creative Audigy 2 ZS Pro en Terratec Aureon Universe – verloopt het aansluiten zeer eenvoudig. We sluiten de analoge uitgangen op de geluidskaart aan op de subwoofer die ook de uitgangen heeft voor de verschillende luidsprekers. Lastiger wordt het als u luidsprekers hebt die niet passen bij de geluidskaart, of als u de geluidskaart wil doorlinken naar een externe decoder voor het decoderen van surround geluid. Dan is de kans groot dat de analoge aansluitingen van uw geluidskaart niet overeenkomen met de ingangen van de decoder, of dat de connectoren van uw luidsprekers niet passen op de ingangen van uw geluidskaart. Gelukkig biedt in zo'n geval de elektronicawinkel uitkomst: voor een paar euro kunt u zelf de door u gewenste kabels laten maken en het maakt hierbij niet uit welke connectoren u wilt gebruiken. Overigens is de kwaliteit van de meeste bijgeleverde kabels bij luidsprekersets en geluidskaarten niet al te best. Maar de vraag is of dit ook echt nodig is. Bedenk, voordat u honderden euro's uitgeeft aan professionele kabels, dat u waarschijnlijk het verschil in geluidskwaliteit niet zult kunnen horen. Want de ervaring leert dat goed geluid ook afhankelijk is van de gebruikte geluidskaart, receiver en luidsprekers. Externe decoder Vanzelfsprekend kan iedere surround kaart de dolby digital- of dts-signalen decoderen. Voor een nóg betere geluidskwaliteit kunt u ook een externe decoder inschakelen, zowel de Audigy 2 ZS pro als de Aureon Universe kunnen deze geluidssignalen doorsturen. Zeker als u een externe av-receiver of een goed actieve luidsprekerset met decoder hebt, is dit een prima oplossing. Om van een externe decoder gebruik te kunnen maken, moet u natuurlijk allereerst de geluidskaart met een optische of spdif-kabel vastknopen aan de externe decoder (zie ook het kader 'Spdif'). En u moet u aan de slag met zowel de software van de geluidskaart als de instellingen van de afspeelsoftware. Bij de Audigy 2 ZS Pro zien we dat Creative gebruik maakt van de term 'Spdif Passthrough' om aan te geven dat een externe decoder de signalen gaat decoderen. Om dit in te stellen moet u in het configuratiescherm de AudioHQ starten en kiezen voor Device Controls. Bij het tabblad Decoder kiest u voor spdif Passthrough. Ook de Aureon Universe van Terratec heeft een configuratiescherm waar u kunt aangeven dat het spdif -signaal moet worden doorgeven – alleen is het hier een stuk ingewikkelder. Behalve de keuze voor spdif moet u namelijk ook aangeven of het om een analoog signaal gaat of een 'Wave' en – ook belangrijk – dat het om non-audio materiaal gaat; er worden immers pakketjes data verstuurd. Als laatste moet u ook in de afspeelsoftware aangeven dat spdif wordt gebruikt: ga naar bijvoorbeeld WinDVD of PowerDVD en kies bij de 'Audio options' voor spdif in plaats van het aantal luidsprekers. Wilt u geluiden importeren op uw computer? Of via uw surround luidsprekerset een dvd in een externe speler beluisteren? Verbind dan met een optische of spdif-kabel de digitale uitgang van uw dvd-speler met de digitale ingang van uw geluidskaart. Zo kan de Creative Audigy kan overweg met AC-3 en dts geëncodeerde signalen. Hiervoor moet u wel bij de AudioHQ aangeven dat het om een 'Spdif -in decodering' gaat. De Terratec-kaart kan dit niet. Deze accepteert alleen ongecodeerde pcm-stereosignalen. In dit geval moet u in de set-up van uw dvd-speler aangeven dat de Dolby Digitale signalen moeten worden omgezet naar pcm. Kalibreren luidsprekers Als alles naar behoren is aangesloten kunt u beginnen met het afstellen van de luidsprekers. Bij surround geluid is het belangrijk dat de luidsprekers goed zijn opgesteld en dat u de afstanden weet van de toehoorder ten op zichte van iedere luidspreker. U moet het geluid namelijk zo instellen dat het precies op tijd bij de luisteraar komt, alleen op die manier ontstaat er een logisch geluidsbeeld. Let daarbij ook op dat iedere luidspreker de juiste hoeveelheid decibels produceert. Creative levert twee tools om alles zo precies mogelijk in te stellen: een eigen kalibratiesysteem en een THX Set-up Console. Bij de Terratec hebt u alleen de mogelijkheid de afzonderlijk luidsprekers harder of zachter te zetten, ieder vorm van kalibratie ontbreekt. Gelukkig kunt u op www.dolby.com gratis de zeer gedetailleerde handleidingen downloaden voor het op- en instellen van uw luidsprekerset. Dvd-audio Als alles goed is ingesteld kunt u gaan genieten van surround geluid. Nieuw is dat u met de laatste geluidskaarten ook kunt luisteren naar dvd-audio: hoogwaardig multikanaals geluid van 24-bit 96 kHz. Zowel de Audigy 2 als de Aureon Universe hebben decoders aan boord om dit signaal weer te geven. Het enige wat u dus nog nodig hebt is software die met deze 24 bit 96 kHz-signalen overweg kan. Creative levert hiervoor een dvd-audioplayer mee. De Terratec-kaart maakt gebruik van WinDVD voor het afspelen van dvd-audio. Helaas hoorden we met de meegeleverde WinDVD-versie alleen maar stereo geluid. Toch maar even de nieuwste versie van WinDVD geïnstalleerd en deze laat inderdaad wel alle zes geluidskanalen horen. Asio 2.0 compatible Behalve te luisteren naar dvd's en cd's met surround sound, kunt u ze ook zelf maken. Hiervoor is het wel belangrijk dat uw geluidskaart asio 2.0 (audio stream input output) ondersteunt. Pas dan kunt u geluiden versturen naar de afzonderlijke luidsprekers en deze tegelijkertijd beluisteren. De Audigy 2 en de Aureon Universe ondersteunen beide asio 2.0 en zijn dus geschikt voor het maken van surround geluid in bijvoorbeeld Première Pro, Cubasis VST en Nuendo. Gaat u hiermee aan de slag, dan zult u nóg meer gebruik maken van alle aansluitingen op uw geluidskaart. Gelukkig hebt u dan de installatie en kalibratie al achter de rug en begint surround geluid pas echt leuk te worden! Conclusie Het aansluiten van surroundset op de computer kan een hele klus zijn als u niet van tevoren goed hebt gekeken naar de connectoren van bestaande hardware in vergelijking met de nieuwe. U kunt een miskoop voorkomen door vooraf de installatiehandleidingen te downloaden bij de fabrikant en de aansluitmogelijkheden te controleren. Functioneert de hardware eenmaal naar behoren, dan is het tijd om de luidsprekers af te stellen. Levert uw geluidskaart hiervoor geen tools? Dan kunt u altijd terecht op www.dolby.com waar alles haarfijn wordt uitgelegd. Bent u daarnaast ook van plan zelf surround geluid te maken, let er dan op dat uw geluidskaart asio 2.0 ondersteunt. In het verhaal op pagina XX geven we u een overzicht van software waarmee u surround geluid kunt maken. De Creative Audigy 2 ZS Pro is één van de meest uitgebreide geluidskaarten van dit moment: geen gebrek aan software, ondersteuning van veel geluidsformaten en véél informatie. Creative Audigy 2 ZS Pro De meest uitgebreide geluidskaart van Creative Labs is de Audigy 2 ZS Pro. Deze kaart kan bijna ieder geluidsformaat aan, of het nu gaat om dolby digital (ex), dts (es), dts neo:6 of dvd-audio, het is geen enkel probleem. De Audigy 2 ZS Pro wordt geleverd met een break-out box die door een firewirekabel met de geluidskaart wordt verbonden. Op de geluidskaart zitten drie analoge uitgangen voor de 7.1 luidsprekers, bijvoorbeeld de Inspire T7700 set. Op de break-out module van de Audigy zitten drie analoge ingangen, een optische en spdif in- en uitgang, een aansluiting voor de koptelefoon en twee firewire-aansluitingen. Zoals gewoonlijk bij Creative krijgt u een berg aan software waaronder Cubasis VST 4.0 CE, Wavelab Lite 2.0 en FL Studio CE meegeleverd. Voor meer informatie: www.creative.com. Prijs: € 299,90 De Terratec Aureon Universe is een prima kaart voor surround geluid. De bijgeleverde software is echter minimaal. Terratec Aureon Universe 7.1 De nieuwste geluidskaart van Terratec speelt ook dolby digital- en dts-geluidssignalen af. Bij deze kaart ontbreken de mogelijkheden voor dolby digital ex, dts es en dts neo:6. De Aureon Universe wordt geleverd met een break-out box die u moet inbouwen. Op de geluidskaart kunt u bijvoorbeeld de Home Arena TXP 884 7.1 luidsprekerset aansluiten. Daarnaast beschikt de geluidskaart ook over een optische uitgang. De break-out module is uitgerust met één optische en één spdif in- en uitgang, twee analoge uitgangen, een microfoon ingang en een aansluiting voor een koptelefoon. Terratec levert weinig bruikbare software mee: een configuratiescherm voor het instellen van de geluidskaart, de applicatie WinDVD 5.0 voor het afspelen van dolby digital-, dts en dvd-audio en het pakket Sound Rescue voor het opschonen van geluidsbestanden. Voor meer informatie: www.terratec.com Prijs: € 229,00 Voor het doorsturen van Dolby Digital- en dts-signalen naar een externe decoder gebruikt Creative de instelling 'Spdif Passthrough'. Wat is spdif? Begin jaren tachtig werd door Sony en Philips een nieuwe transportstandaard ontwikkeld voor digitale geluidsformaten: spdif (Sony/Philips digital interface). De aanleiding hiervoor was de komst van de compact disc. Hiermee werd het wenselijk digitale signalen zolang mogelijk in hun digitale omgeving te houden om verlies door omzetting naar analoge signalen te voorkomen. Tegenwoordig zit de spdif-aansluiting op bijna alle dvd-spelers en av-receivers. Daarnaast wordt deze transportmethode ook in de computer gebruikt om digitale gegevens van cd-rom- of dvd-speler te versturen naar de geluidskaart. Het spdif -signaal kan overweg met ongecomprimeerde pcm-signalen (mono en stereo) en multikanaals geëncodeeerde signalen (dts, dolby digital, mpeg-audio). De ongecodeerde pcm-signalen kunnen een samplerate hebben van 96 kHz en bitlengte van 24. De specificatie van spdif (IEC60958) geeft echter aan dat de ondersteuning van analoge signalen ophoudt bij maximaal 48 kHz en 24 bit. Deze beperking van spdif is de reden dat fabrikanten hard op zoek zijn naar andere mogelijkheden om digitale informatie te transporteren. Pioneer heeft als eerste fabrikant een dvd-speler en av-receiver ontwikkeld waarbij de digitale gegevens via firewire worden overgezet. Deze snelle firewire-poort kan met gemak zes gescheiden analoge kanalen van 192 kHz 24 bit doorgeven. Dit is nodig omdat alleen op deze manier de signalen van dvd-audio en sacd kunnen worden doorgegeven zonder gebruik te maken van analoge aansluitingen. Wilt u dvd-audio beluisteren op de computer, dan kan dit bij alle geluidskaarten die dit ondersteunen, maar alleen via de analoge uitgangen op de geluidskaart. Digitale doorvoer Om een digitale doorvoer van de cd- of dvd-rom-speler naar de geluidskaart te maken kunt u een 2-polig kabeltje gebruiken. Maar er is een manier die betere kwaliteit oplevert. Het is namelijk ook mogelijk om digitale informatie te versturen via de ide-kabel. Deze techniek heet digital audio extraction en kan gebruikt worden bij alle versies van Windows 98 en hoger. Het enige dat u moet doen is deze optie inschakelen. Ga naar Eigenschappen van uw cd-rom-speler, kies het tabblad Eigenschappen en zet een vinkje bij 'Digitale cd-audio voor dit cd-rom-station inschakelen'. Beschikt u over een erg oude cd-rom speler, dan kan het zijn dat deze optie nog niet wordt ondersteund. Om uw signalen digitaal te kunnen doorsturen van de geluidskaart naar een externe luidsprekerset of receiver, kunt u (afhankelijk van uw geluidskaart) gebruik maken van een spdif -kabel of optische kabel (Toslink). De spdif-kabel is 75 Ohm en heeft twee rca-aansluitingen. De optische kabel werkt door middel van glasvezels. Spelen met surround geluid Alsof je in de bioscoop zit – dat is het grote voordeel van surround geluid. Maar ook bij het spelen van games of het beluisteren van muziek is surround sound niet meer weg te denken. Maar wist u dat u ook zelf – thuis achter uw pc – surround geluid kunt maken? De hedendaagse software beschikt over genoeg mogelijkheden om zelf goede mixen te maken, bijvoorbeeld om uw eigen geschoten videomateriaal te voorzien van begeleidende muziek. Hoe u dit het beste aan kunt pakken, leest u op pagina XX

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).