Ongemerkt werken we allemaal met steeds grotere bestanden. Zo zorgde de overstap van SD-filmmateriaal naar HD-materiaal voor een flinke toename in bestandsomvang. Voor het meenemen van bestanden vertrouwen we ook in deze cloudtijd vaak nog steeds op het vertrouwde usb-stickje. De relatief lage snelheid van usb 2.0 begint echter irritant te worden bij grote bestanden. Brengt usb 3.0 de oplossing? Tijd om dat uit te vinden middels een test van 14 usb3.0-sticks.

Hoewel usb 3.0 steeds populairder wordt, zijn er nog maar weinig chipsets die usb 3.0 ingebouwd hebben. Enkel AMD ondersteunt usb 3.0 in sommige Fusion-chipsets voor bijvoorbeeld de Llano-processors. In topplatform FX hebben de chipsets dan weer geen ondersteuning voor usb 3.0. Intel heeft momenteel geen chipsets met ingebouwde usb 3.0. Toch worden in de praktijk vrijwel alle moederborden en nieuwe notebooks voorzien van usb 3.0. Deze mogelijkheid wordt dan verzorgd door een extra controllerchip van bijvoorbeeld Renesas (NEC).

De uitbreiding van de usb-standaard met usb 3.0 zorgt uiteraard ook weer voor een nieuw logo, zodat u op de verpakking kunt herkennen dat het om een usb3.0-product gaat. Ditmaal is de term SuperSpeed bedacht om aan te geven dat een usb-apparaat usb 3.0 ondersteunt. Ter herinnering: voor de maximale snelheid van usb 2.0 wordt de term Hi-Speed gebruikt. Usb3.0-producten zijn compatibel met usb 2.0, u kunt de sticks dus probleemloos op uw bestaande computers gebruiken. Uiteraard is de snelheid dan wel beperkt tot de snelheid van usb 2.0. Usb 3.0 heeft overigens een theoretische snelheid van 600 Mbyte/s. Dat is uiteraard niet haalbaar, maar we hopen toch wel snelheden van 100 Mbyte/s te zien bij usb3.0-sticks.

©PXimport

Aan dit logo herkent u usb3.0-producten.

Usb 3.0 op de behuizing

Steeds meer behuizingen beschikken over usb 3.0. Handig, want anders moet u uw usb-stick ergens aan de achterkant van uw pc aansluiten. Momenteel zijn er twee methodes om de usb3.0-poorten aan de voorkant van een behuizing aan te sluiten op uw moederbord. De eerste methode, die we vooral op oudere behuizingen met usb 3.0 aantreffen, is dat de poorten van de behuizing voorzien zijn van een kabel met een normale usb-stekker. De kabel wordt door een gat in de achterkant van de behuizing naar buiten geleid, u sluit hem vervolgens aan op de usb3.0-poort op de achterkant van uw moederbord. Bij de tweede methode wordt gebruikgemaakt van een zogenaamde headeraansluiting, een aansluiting die u op uw moederbord terugvindt. De kabels aan de usb3.0-poorten van uw behuizing zijn voorzien van de platte headeraansluiting. U prikt ze op uw moederbord, precies zoals we van usb2.0-poorten gewend waren. Er zijn overigens adapters om poorten van systeemkasten die de eerste methode gebruiken, om te zetten naar de tweede methode, wel zo netjes. Bij de meeste nieuwe notebooks is ook aan usb 3.0 gedacht en is er een blauw poortje te vinden.

Usb3.0-hub

Net als voor usb 2.0, komen er nu usb-hubs op de markt die om kunnen gaan met usb 3.0. Ze zijn wat duurder dan usb2.0-hubs, maar met een prijs van zo'n 35 euro voor een exemplaar met vier poortjes zijn ze nog wel betaalbaar. Een groter probleem is de verkrijgbaarheid, er zijn nog niet zo veel merken die een usb3.0-hub voeren, ze zijn dan ook nog lang niet overal te koop. Het is wellicht ook nog wat te vroeg voor een usb3.0-hub, want veel mensen zullen momenteel hooguit een of twee usb3.0-apparaten bezitten.

©PXimport

Er zijn usb3.0-hubs te koop, ze zijn meestal wel beperkt tot vier poorten.

Forse snelheidsverschillen

Ondanks dat alle geteste usb-sticks het label usb 3.0 dragen, zijn er toch snelheidsverschillen te zien. Bij het lezen zijn de sticks allemaal flink sneller dan usb2.0-sticks. Helaas kunnen we dit niet zeggen over de schrijfsnelheden. Het labeltje usb 3.0 zegt in de praktijk dan ook vooral: gemiddeld (lezen plus schrijven gedeeld door twee) sneller dan usb 2.0. Een lees- en schrijfsnelheid van 40 Mbyte/s is bijvoorbeeld al meer dan twee keer zo snel dan wat usb 2.0 in de praktijk brengt. Leuk, maar wie verwacht dat hij data kan verwerken met bijvoorbeeld 100 Mbyte/s komt bedrogen uit. Behalve een controller die overweg kan met usb 3.0, zijn er natuurlijk ook snellere flashchips nodig om die snelheid daadwerkelijk te kunnen gebruiken. In de tabel kunt u de snelheden zien die wij gemeten hebben, zodat u zelf kunt bepalen welke snelheid u nodig hebt en welk prijskaartje daaraan hangt. Uiteraard geldt natuurlijk: hoe sneller de stick, des te hoger de prijs. Net als bij SSD's geldt ook bij deze usb3.0-sticks dat dezelfde sticks met meer geheugencapaciteit een hogere schrijfsnelheid hebben, doordat er meer geheugenchips aanwezig zijn om parallel naartoe te schrijven. Wij vinden bij deze test de schrijfsnelheid belangrijker dan de leessnelheid, en de schrijfsnelheid bij grote bestanden belangrijker dan bij kleine bestanden.

©PXimport

Uw desktop kunt u uitbreiden met usb 3.0 via een insteekkaart.

©PXimport

Een notebook met een ExpressCard-slot kunt u ook voorzien van usb 3.0.

Nog geen usb 3.0?

Ook als uw systeem nog geen usb 3.0 heeft, kunt u profiteren van usb 3.0. U dient dan een usb3.0-uitbreidingskaartje aan te schaffen. Deze zijn over het algemeen uitgevoerd als PCI-E x1-insteekkaart. De uitbreidingskaarten kosten tussen de 15 en 25 euro. Feitelijk is er maar weinig verschil tussen kaarten van verschillende merken, ze gebruiken vrijwel allemaal dezelfde chip van Renesas (NEC). Wanneer uw notebook is voorzien van een ExpressCard-uitbreidingsslot, dan kunt u ook uw notebook voorzien van usb 3.0. Ook hierbij geldt dat over het algemeen dezelfde chip van Renesas gebruikt wordt. Toch zijn er bij ExpressCards wel belangrijke verschillen. Zo hangt het van het merk af hoe degelijk de poortjes op het kaartje gemonteerd zijn. Daarnaast hebben sommige usb3.0-ExpressCards een aparte ingang voor een spanningsadapter, zodat ook apparaten die net teveel energie verlangen (zoals externe harde schijven zonder eigen voeding) toch probleemloos werken. Een usb3.0-ExpressCard is te vinden vanaf zo'n 20 euro.

ADATA Nobility N005 16 & 64 GB

Bij de ADATA Nobility N005 is goed te zien dat meer capaciteit ook een hogere snelheid betekent. We testen de 16- en 64GB-variant. Qua lezen scheelt het niets, maar op het gebied van schrijven is de 64GB-uitvoering twee keer zo snel. De schrijfsnelheid met kleine bestanden is zelfs de hoogste uit de test, de gemiddelde schrijfsnelheid is de tweede in de test. Helaas is de leessnelheid met zo'n 85 Mbyte/s weer niet zo indrukwekkend. De 16GB-uitvoering is qua schrijven niet heel indrukwekkend, ADATA's goedkopere S102 doet het beter op dat vlak.

©PXimport

ADATA Nobility N005 16 GB & 64 GB

Straatprijs € 37,- (16 GB), € 90,- (64 GB)

Oordeel 7/10

Pluspunten

Snelle schrijfsnelheden bij kleine bestanden (64 GB)

Minpunten

Geen activiteits-led

Corsair Flash Voyager GT USB 3.0 64 GB

De Corsair Flash Voyager GT USB 3.0 ziet er stoer uit en is gemaakt van een rubberachtig materiaal. De stick is net wat duurder dan de ADATA Nobility N005, maar blijft daar qua schrijfsnelheden wat bij achter. Wel is het lezen van grote bestanden wat sneller, maar wij vinden schrijven toch net iets belangrijker.

©PXimport

Corsair Flash Voyager GT USB 3.0 64 GB

Straatprijs € 95,-

Oordeel 7/10

Pluspunten

Stevige rubberen

behuizing

Minpunten

Schrijfsnelheden blijven achter

ADATA S102 Superior Series 16 GB

De ADATA S120 Superior is sneller dan de iets duurdere 16GB-variant van de ADATA Nobility N005 en dus een betere keuze als u een stick met een capaciteit van 16 GB wilt. Bent u op zoek naar een stick met een indrukwekkende leessnelheid voor een goede prijs, dan is de ADATA S102 Superior in deze test de enige keuze. De stick krijgt dan ook het Redactie TIP-keurmerk.

©PXimport

ADATA S102 Superior Series 16 GB

Straatprijs € 25,-

Oordeel 7/10

Pluspunten

Erg snelle leessnelheden

Goedkoop

Minpunten

Schrijfsnelheid langzaam

Geen activiteits-led

Kingston DataTraveler HyperX 3.0 64 GB

De Kingston HyperX 3.0 64 GB is de duurste usb-stick uit deze test en draagt bovendien het merk HyperX dat Kingston reserveert voor zijn snelste producten. Dat belooft dus wat. Helaas heeft ook deze stick teleurstellende schrijfsnelheden. De usb-stick van Patriot heeft een hogere leessnelheid en hogere schrijfsnelheid voor grote bestanden, gekoppeld aan een lagere prijs. De stick van Kingston is zeker niet slecht, maar de Patriot Supersonic Magnum 64 GB is goedkoper en vinden wij beter.

©PXimport

Kingston Data Traveler HyperX 3.0 64 GB

Straatprijs € 135,-

Oordeel 8/10

Pluspunten

Leessnelheden

Schrijfsnelheid grote bestanden

Minpunten

Geen activiteits-led

Kingston DataTraveler Ultimate 3.0 G2 16 GB

De Kingston DataTraveler Ultimate is de duurste 16GB-stick die we getest hebben. Gelukkig scoort hij ook een stuk beter. Het verschil zit hem vooral in de schrijfsnelheid bij grote bestanden, dan is de Kingston namelijk twee keer zo snel als de ADATA S102 Superior Series. De rest van de snelheden zijn hetzelfde, de leessnelheid bij kleine bestanden is zelfs wat lager. Wilt u vooral grote bestanden schrijven, dan is dit best een leuke stick, maar hij is wel wat prijzig. Voor iets meer geld hebt u meer opslagruimte met de Patriot Supersonic 32 GB, die tevens een stukje beter presteert.

©PXimport

Kingston Data Traveler Ultimate 3.0 G2 16 GB

Straatprijs € 43,-

Oordeel 8/10

Pluspunten

Snelste 16GB-stick

Goede schrijfsnelheden

Minpunten

Prijzig

Patriot Supersonic Magnum 64 GB

De Patriot Supersonic Magnum is de stick met de hoogste opgegeven lees- en schrijfsnelheden. In onze benchmarks wordt dat voor het leesgedeelte ruimschoots bevestigd. Het schrijven van kleinere bestanden blijft helaas wel achter bij de beloofde 120 Mbyte/s en blijft steken op 15,38 Mbyte/s. Grote bestanden gaan met 55,3 Mbyte/s een stuk sneller, maar nog altijd niet met 120 Mbyte/s. Gekoppeld aan de erg hoge leessnelheden is dit de beste stick. We geven hem dan ook het keurmerk Best Getest.

©PXimport

Patriot Supersonic Magnum 64 GB

Straatprijs € 100,-

Oordeel 8/10

Pluspunten

Snelste leessnelheden

Snel schrijven bij grote bestanden

Minpunten

Geen activiteits-led

Patriot Supersonic 32 GB

De prestaties van de patriot Supersonic blijven achter bij de Supersonic Magnum, maar zijn nog steeds goed. Vooral de schrijfsnelheid bij grote bestanden is prima in orde. Ook de leessnelheden zijn goed, waardoor dit een leuke stick is. Van de drie geteste 32GB-sticks is dit onze favoriete stick, terwijl hij niet de duurste is.

©PXimport

Patriot Supersonic 32 GB

Straatprijs € 47,-

Oordeel 8/10

Pluspunten

Snelle leessnelheden

Snel schrijven bij grote bestanden

Minpunten

Geen

Team C101 8 GB

De Team C101 8 GB is de goedkoopste stick in de test en de schrijfprestaties zijn dan ook niet om over naar huis te schrijven. Ook de leessnelheid is met zo'n 51 Mbyte/s niet heel indrukwekkend, maar dit is dan ook een 8GB-uitvoering. Het is in elk geval een stuk sneller dan usb 2.0. Qua schrijven is hij met 13,63 Mbyte/s niet sneller dan usb 2.0. Overigens is deze 8GB-stick wel sneller dan het geteste 8GB-exemplaar van Transcend.

©PXimport

Team C101 8 GB

Straatprijs € 13,-

Oordeel 6/10

Pluspunten

Inschuifbaar, dus geen los dopje

Minpunten

Langzame leessnelheden

Langzame schrijfsnelheden

Team F108 16 GB

De leessnelheden van de Team F108 16 GB zijn hetzelfde als die van de eveneens geteste Team C101 8 GB en maken dus weinig indruk. De schrijfsnelheden zijn met zo'n 22 Mbyte/s wel een stuk beter en vergelijkbaar met de andere 16GB-sticks. Ten opzichte van die andere usb3.0-sticks met 16 GB vallen echter de slechte leessnelheden op. De ADATA S102 lijkt ons bijvoorbeeld een betere keus.

©PXimport

Team F108 16 GV

Straatprijs € 22,-

Oordeel6/10

Pluspunten

Schrijfsnelheden redelijk

Minpunten

Langzame leessnelheden

Transcend JetFlash 700 8, 16 & 32 GB

De 16- en 32GB-uitvoeringen van de Transcend JetFlash 700 hebben dezelfde opgegeven snelheden. In de praktijk scoren ze inderdaad ongeveer gelijk. Het 8GB-model is een stuk langzamer en dat blijkt ook uit de test. Op gebied van schrijven zijn de sticks niet erg rap en de ADATA S102 die ongeveer hetzelfde kost, heeft veel hogere leessnelheden.

©PXimport

Transcend JetFlash 700 8, 16 & 32 GB

Straatprijs € 16,- (8 GB), € 22,- (16 GB), € 38,- (32 GB)

Oordeel 6/10

Pluspunten

Laag geprijsd

Minpunten

Lage schrijfsnelheden

Verbatim Store'n'Go USB 3.0 32 GB

Met grote bestanden is de Store'n'Go USB 3.0 duidelijk sneller dan met kleine bestanden. De schrijfsnelheid met een bestand van 1 megabyte is slechts 16,34 Mbyte/s terwijl bij een bestand van 256 megabyte een prima snelheid van 44,7 Mbyte/s gehaald wordt. Ook de leessnelheid is met grote bestanden een stuk hoger. Handig is dat deze usb-stick geen los dopje, maar een inschuifbare connector heeft.

©PXimport

Verbatim Store'n'Go Usb 3.0

Straatprijs € 68,-

Oordeel 7/10

Pluspunten

Inschuifbaar, dus geen los dopje

Schrijfsnelheid grote bestanden

Minpunten

Geen activiteits-led

Conclusie

Wanneer u data wilt lezen, dan zijn de usb3.0-sticks merkbaar sneller dan hun usb2.0-tegenhangers. Qua leessnelheden steken twee sticks met kop en schouders boven de rest uit: de Kingston DataTraveler HyperX 3.0 64 GB en de Patriot Supersonic Magnum 64 GB. Helaas zijn het vooral de schrijfsnelheden die nooit echt indrukwekkend worden. Jammer, want juist dat schrijven zouden we graag wat sneller doen. Het is dan ook lastig om echte winnaars aan te wijzen. U kunt op basis van de tabel zelf bepalen wat voor u belangrijk is (lezen of schrijven gekoppeld aan kleine of grote bestanden). Toch willen we u onze favorieten niet onthouden.

Werkt u vooral met kleinere bestanden, dan is de ADATA Nobility N005 64 GB een interessante keuze. In de test met een bestand van 1 megabyte scoort deze stick een snelheid van 38,12 Mbyte/s. Helaas vallen de prestaties bij een testbestand van 256 megabyte met een schrijfsnelheid van 31,86 Mbyte/s weer wat tegen. Wie vooral met grotere bestanden werkt, kan kiezen uit de Patriot Supersonic Magnum 64 GB of de Kingston DataTraveler HyperX 3.0 64 GB. Kingston doet het dan wel wat beter met kleinere bestanden, maar Patriot biedt de hoogste leessnelheden in de test. Ook met grote bestanden is Patriot het beste. Uiteindelijk vinden we de Patriot Supersonic Magnum 64 GB de beste stick en belonen we deze daarom met het keurmerk Best Getest. Voor wie wat minder wil uitgeven, is ook Patriots Supersonic 32 GB een goede keus. Qua prijs-prestatieverhouding zijn we onder de indruk van de ADATA S102 Superior Series 16 GB. Voor ongeveer 27 euro krijgt u een stick met een erg hoge leessnelheid, terwijl de schrijfsnelheden vergelijkbaar zijn met andere gelijkgeprijsde sticks. Dit is dus onze Redactie TIP. Een goedkope usb-stick die zowel goede lees- als schrijfsnelheden biedt, zijn we in deze test helaas niet tegengekomen. Ook een stick die in alles de beste is, hebben we nog niet gevonden.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).