Windows heeft net als macOS zijn eigen ingebouwde tools om schermafbeeldingen te maken. Wil je echter een extern programma om tot op de pixel nauwkeurig screenshots te maken, die gevoelige informatie in de afbeelding maskeert, en ook rechtstreeks kan uploaden naar allerlei toepassingen en webdiensten, dan is de allernieuwste versie van Greenshot een ijzersterke kandidaat.

Tip 01: Nieuw leven

Lange tijd is Greenshot de favoriet geweest van Windows-gebruikers die een veelzijdige, maar gratis screenshot-tool wilden. Omdat er sinds augustus 2017 geen officiële updates meer zijn geweest, bestempelde men Greenshot als een zogenoemde zombie-app, dat is software die door de ontwikkelaar verweesd wordt achtergelaten. Maar na een aantal jaar van verwaarlozing is Greenshot bezig met een comeback! Dit jaar alleen zijn er maar liefst zes nieuwe versies te vinden op www.getgreenshot.org/version-history. Ze zijn weliswaar nog niet definitief, maar wij gebruiken alvast de meest recente release zonder noemenswaardige problemen. We hebben versie 1.3.205-UNSTABLE.exe geïnstalleerd, omdat we de nieuwe experimentele functies willen uitproberen. We nemen het voor lief als het programma plots een keer zou afsluiten, iets wat tijdens onze test slechts één keer gebeurd is. Wie het toch liever bij de laatste stabiele versie houdt, kan steeds terecht op www.getgreenshot.org.

©PXimport

Tip 02: Componenten

Greenshot is een lichtgewicht programma, waar je tijdens de installatie de taalversie aanduidt. Daarnaast kun je een heleboel componenten installeren, zoals plug-ins voor Box, Flickr, Dropbox, Imgur, Microsoft Office. Deze plug-ins zorgen dat het mogelijk is om de schermafdrukken rechtstreeks naar online diensten te verzenden of in programma’s van derden zoals Office te openen. In dit voorbeeld hebben we alle componenten geïnstalleerd, wat neerkwam op slechts 32,6 MB opslagruimte. Weet je bijvoorbeeld zeker dat je nooit wilt exporteren naar Flickr, dan haal je het vinkje bij die plug-in weg. Je kunt ook ruimte winnen door selectief te werk te gaan bij het installeren van de taalpakketten, maar gezien de geringe ruimte die het inneemt, zouden wij ons er niet al te druk maken.

©PXimport

Ook voor Mac

©PXimport

Tip 03: Uit het systeemvak

Waarschijnlijk ontvang je tijdens de installatie de melding dat de PrintScreen-toets van het toetsenbord reeds toegewezen is aan een ander programma. Om Greenshot via het toetsenbord te starten, heb je dus een andere sneltoets nodig (of zorgen dat het programma dat PrintScreen claimt een andere toets gebruikt). Alle sneltoetsen zullen we dadelijk instellen, maar je kunt ook probleemloos schermafdrukken maken zonder sneltoetsen. Wanneer je in het systeemvak op het Greenshot-pictogram klikt, kom je bij de vijf mogelijke schermafdrukken: Interactief kader, Laatste schermafdruk herhalen, Actief vensteropname, Volledige schermopname en Internet Explorer vensteropname. Greenshot ondersteunt geen uitgestelde schermafdrukken die je maakt op basis van een timer. In dit pop-upvenster zie je ook het menu Instellingen en een optie om vorige schermafdrukken te openen, om die daarna te bewerken met de editor van het programma.

©PXimport

Tip 04: Interactief kader

Een slimme tool om een zuivere schermafdruk te maken, is het zogenoemde Interactief kader. Hiermee trek je een blauw selectiekader over de inhoud op het scherm. Terwijl je sleept, verschijnen de hoogte- en de breedte-afmetingen in pixelwaarden van de selectie in beeld. Middenin de selectie zie je de resolutie. Bijzonder handig is het vergrootglas dat het begin- en eindpunt van de selectie volgt en waarmee je de selectie letterlijk tot op de pixel volgt. Op die manier hoef je achteraf niet met een beeldbewerker de storende randen verwijderen van een screenshot dat je een beetje slordig hebt genomen. Het best sleep je dus eerst met de muis een grove selectie over de zone die je wilt vastleggen en daarna gebruik je de pijltjestoetsen om met behulp van het vergrootglas de selectie tot op de pixel vast te leggen.

©PXimport

Met het toetsenbord

©PXimport

Tip 05: Actief of volledig?

Vanuit de modus Interactief kader schakel je naar de modus Actief vensteropname door op de Spatiebalk te drukken. Uiteraard is het ook mogelijk om deze opdracht vanuit het systeemvak te selecteren. Hiermee haal je een venster uit zijn achtergrond zonder dat je handmatig de randen van het venster hoeft te zoeken.

Er zijn twee manieren om een actief venster vast te leggen. De keuze maak je in het menu Instellingen op het tabblad Schermopname. Daar vind je de optie Actief vensteropname die twee opties heeft. Kies je Interactieve schermopname, dan zal Greenshot het vast te leggen gebied markeren en daarna kun je ofwel het volledige venster of een deelvenster selecteren zoals het werkvlak, een zijbalk of een knoppenbalk. Kies je in dit tabblad de optie Vensteropname, dan zal Greenshot het volledige venster netjes vastleggen. Het is ook mogelijk om een screenshot van het volledige bureaublad te maken met de opdracht Volledige schermopname.

Ten slotte kan Greenshot een opname maken van een webpagina die langer is dan de hoogte van het scherm. Dat werkt overigens uitsluitend in Internet Explorer. Andere browsers ondersteunen deze functie niet. We hopen dat er ooit wat modernere browsers worden toegevoegd, want Internet Explorer is wel héél oudbakken. De vijfde variant is Laatste schermopname herhalen, waarmee je gewoon dezelfde zone nog een keer vastlegt.

©PXimport

Contextmenu’s

©PXimport

Tip 06: (Snelle) instellingen

Klik met de rechtermuisknop op het Greenshot-pictogram in het systeemvak en dan zie je dat de software twee opties heeft om bij de instellingen te komen. Eerst is de optie Snelle instellingen, die je tijdens het werken met dit programma gebruikt om bijvoorbeeld aan te duiden of je de muisaanwijzer in de schermopname wilt zien of om de locatie te bepalen waar de schermopnamen worden opgeslagen. Daaronder staat het menu Instellingen, die loop je best door voordat je het programma gebruikt. In het tabblad Algemeen selecteer je de programmataal en activeer je de optie om Greenshot samen met Windows te laten opstarten. Dit is ook het tabblad waar je de sneltoetsen vastlegt om een van de vijf verschillende soorten schermafbeeldingen te activeren. Hier geef je ook aan om de hoeveel dagen Greenshot naar updates moet zoeken. Voor wie er van houdt, is er in het tabblad Schermopname een optie om een cameraklik te laten horen bij iedere schermafdruk. In hetzelfde tabblad kun je de optie uitzetten waarbij je voor iedere schermafdruk ook nog een melding in het actiecentrum ontvangt.

©PXimport

Tip 07: Opslaglocatie

In het tabblad Opslaan van het menu Instellingen bepaal je de standaardlocatie en de grafische indeling waarin je de bestanden wilt opslaan. Als je hier niets wijzigt, zal de tool de afbeeldingen op het bureaublad wegschrijven, maar door op de drie puntjes te klikken, selecteer je een andere map.

Onder Opslaglocatie bepaal je de manier hoe Greenshot het bestand automatisch zal noemen. De knop met het vraagteken leert hoe je gebruikmaakt van variabelen om de datum en het tijdstip aan de bestandsnaam toe te voegen. In het derde vak selecteer je de bestandsindeling. Je hebt de keuze uit bmp, gif, jpg, tif, greenshot, of ico. Als je bijvoorbeeld jpg kiest, dan moet je ook de compressiekwaliteit instellen. Compressie zorgt voor kleinere bestanden, maar daardoor vermindert ook de beeldkwaliteit. Hoe lager de compressie hoe beter de weergavekwaliteit. Je kunt aangeven dat het programma de gekozen instellingen moet blijven gebruiken totdat je ze verandert. Een andere mogelijkheid is dat je iedere keer de beeldkwaliteit moet kiezen als je het bestand opslaat. Ten slotte is er een optie om de kleuren tot 256 tinten te reduceren. Voor tif-, jpg- of png-bestanden zou dat jammer zijn, een gif bestaat sowieso uit 256 kleurtinten.

©PXimport

Tip 08: Bestemming

Het tabblad Bestemming bepaalt welke opties je te zien krijgt nadat je een schermafbeelding hebt gemaakt. Zet je hier een vinkje bij Direct opslaan (met standaardinstellingen), dan krijg je na een schermopname niets te zien. Iedere schermafbeelding zal automatisch terechtkomen in de map die je als opslaglocatie hebt gekozen in het tabblad Opslaan. Wil je na het maken van de schermafbeelding telkens beslissen waar je het bestand wilt opslaan, onder welke naam en in welk bestandsformaat, dan plaats je een vinkje bij Opslaan als. Dan is er ook de optie Bestemming interactief selecteren. Hierdoor krijg je een telkens een menu te zien met alle uitvoermogelijkheden die Greenshot ondersteunt en daar zijn enkele buitengewone opties bij.

©PXimport

Tip 09: Uitvoer-opties

Zo is het mogelijk om de schermafbeelding rechtstreeks naar een Office-toepassing te verzenden. Kies je bijvoorbeeld OneNote, PowerPoint of Word, dan zal het systeem een nieuw document in de gekozen applicatie maken en de schermafbeelding daarin plaatsen. Is er bijvoorbeeld al een PowerPoint-bestand geopend en je kiest deze applicatie als bestemming, dan zal Greenshot de schermafbeelding onmiddellijk in de geopende presentatie plakken. Je kunt ook uitvoeren naar het klembord, zodat je de gekopieerde afbeelding in ieder ander programma kunt plakken. Daarnaast is het mogelijk de afbeelding op Imgur, Dropbox, Flickr op te slaan of in MS Paint (of een ander bewerkingsprogramma als je dat hebt geïnstalleerd) te openen. Die laatste keuze lijkt ons overbodig, omdat Greenshot zelf ook een interessante editor ter beschikking geeft: Beeldbewerker.

©PXimport

Tip 10: Breedte en hoogte

De beeldbewerker van Greenshot is afgestemd op gebruikers die screenshots volgens bepaalde afspraken willen afleveren. In de bovenbalk vind je de vertrouwde functies om te kopiëren, knippen, plakken, en om handelingen ongedaan te maken of opnieuw uit te voeren. Daarnaast staan alle uitvoermogelijkheden. In de verticale gereedschapsbalk vind je tools om de afbeelding bij te snijden of om de afmetingen aan te passen. Veronderstel dat je afbeeldingen voor een webproject klaarmaakt die allemaal 600 pixels breed moeten zijn, dan kun je dat via de knop Grootte regelen.

©PXimport

Tip 11: Pijl, lijn en masker

Verder staan hier de tools om cirkels, rechthoeken, lijnen en pijlen op de schermafbeeldingen te tekenen en die werken allemaal volgens hetzelfde principe. Je bepaalt de lijnkleur, de lijndikte en waar eventueel de pijlpunt(en) moeten komen. Ten slotte beslis je of je een schaduweffect onder de markering wenst te zien. Als je met verschillende mensen aan een project werkt, kun je bijvoorbeeld afspreken dat alle pijlen en omlijningen in rood #99000 moeten staan, met een lijndikte van 3 pixels zonder schaduw.

In schermafbeeldingen staat soms gevoelige informatie zoals een gebruikersnaam of een ip-adres. Die kun je die onleesbaar maken met het Maskeergereedschap. Zet dan de lijndikte wel op 0. Hierdoor zal de geselecteerde zone met blokjes vervagen.

©PXimport

Tip 12: Teller en markeerstift

Wie een bepaalde werkomgeving met schermafbeeldingen wilt toelichten, plaatst daarvoor graag nummertjes naar allerlei knoppen en andere onderdelen. De editor van Greenshot heeft daarvoor de tool Teller. Je selecteert in de optiebalk eerst een achtergrondkleur en een lettergrootte. Vervolgens klik je op de plaatsen waar zo’n nummer moet komen. Bij de eerste klik verschijnt nummer 1 tegen een contrasterende cirkelvormige achtergrond, bij de tweede klik nummer 2 enzovoort …

Je kunt trouwens de grootte en vorm van het cirkeltje achter het nummer nog aanpassen. In de gereedschapsbalk zit ook een markeerstift om objecten in het oog te laten springen. Verder is het mogelijk om tekstkaders en tekstballonen op de schermafbeeldingen te plaatsen. Om nauwkeurig te werken, kun je uiteraard in- en uitzoomen op afbeeldingen. De knop Effecten zorgt dan weer voor een kadertje rond de volledige schermafbeelding of voor een rafelige rand. Al die mogelijkheden zorgen dat je achteraf geen externe editor meer nodig hebt.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).