Office OneNote
Het is opmerkelijk dat Outlook in de Office-versies voor studenten en thuisgebruikers heeft plaatsgemaakt voor OneNote. Volgens Microsoft werd Outlook door deze doelgroepen onvoldoende gebruikt, en OneNote zou een erg handige vervanger zijn. Maar wat kunt u eigenlijk met OneNote?
1. Onbekend
Bij Office denkt iedereen meteen aan Word en Excel. Het zijn de twee oudste en meest gebruikte programma's die in alle versies van het kantoorpakket van Microsoft zitten. Word en Excel zijn echter allang niet meer de enige programma's die in de suite zijn opgenomen. Sinds Office 2007 maakt ook OneNote onderdeel uit van iedere versie van Office, dus ongeacht of u de versie voor studenten en thuisgebruikers of het duurdere Office Professional op uw computer hebt geïnstalleerd. Om OneNote te starten klikt u op Start, Alle Programma's, Microsoft Office, Microsoft OneNote 2010.
2. Notitieprogramma
Microsoft noemt OneNote een "notitieprogramma". En dat is nog niet eens zo'n slecht label voor dit programma. OneNote is namelijk de digitale versie van een kladblok waar u allerhande informatie op kunt zetten voor later gebruik. Het voordeel van OneNote is dat het digitaal is. Bij een klassiek kladblok zit u altijd vast aan het papier-en-pen-formaat. Is de informatie in een ander formaat gegoten, dan zult u hem zelf om moeten zetten naar een papieren versie. Bij OneNote speelt dat probleem niet, omdat het allerhande informatie op kan nemen. Schrift, beeld, geluid, noemt u het maar op, het past allemaal in het OneNote-kladblok, oftewel Notebook.
3. Sectie en pagina
Om te begrijpen hoe OneNote werkt, is het belangrijk om te weten dat ieder Notebook kan bestaan uit meerdere Secties en elke sectie weer een of meer Pagina's kan bevatten. De vergelijking met een ringband komt zo al snel op. Als we die vergelijking vasthouden, vormt ieder Notebook in OneNote een nieuwe ringband of multomap. De ringband zelf is opgedeeld met behulp van tabbladen, in OneNote Secties geheten. Binnen een Sectie passen dan één of meer pagina's. U kunt uw Notebooks bijvoorbeeld indelen in School, Werk, Voetbal en Autokosten. Binnen het Notebook School kunt u dan bijvoorbeeld Secties opnemen voor Aardrijkskunde, Biologie en Geschiedenis, en binnen die Secties weer pagina's met bijvoorbeeld alle krabbels die bij Biologie of die bij Geschiedenis horen.
©PXimport
OneNote organiseert informatie in Notebooks, Secties en Pagina's.
4. Invoeren
Om een eerste aantekening in OneNote te maken, klikt u op de pagina. Het eerste notitievak wordt actief en u kunt er een tekst in typen. Het vak begint klein, maar het groeit met de tekst die u typt. Hoewel het tekstvak eerst op een eigen plek staat, kunt u het altijd verplaatsen. Activeer het door met de muis in de tekst te klikken, zet dan de muis op de grijze balk bovenaan het tekstvak en druk de muisknop in. Houd de linkermuisknop ingedrukt en versleep het tekstvak naar een andere plek op de pagina, door de muis te bewegen.
©PXimport
Met behulp van de muis kunt u tekst over de pagina verplaatsen.
5. Soorten
OneNote kan allerhande informatie opslaan. Tekst, afbeeldingen, schermafdrukken, tabellen, koppelingen naar websites, bestanden, scans, opgenomen audio, opgenomen video, de datum, een vergelijking, wiskundige en andere symbolen en nog veel meer. De hier genoemde soorten informatie zijn de belangrijkste, u kunt ze allemaal zien door het Lint (Ribbon) zichtbaar te maken, waarover meer in tip 7. Klik op Insert om alle verschillende categorieën te zien.
©PXimport
Het onderdeel Insert van de Ribbon maakt direct duidelijk welke soorten informatie zoal in een Notebook passen.
6. Datum
Het kan heel handig zijn om een notitie in OneNote te annoteren met een datum of tijd, of met beide. Dat kan via het onderdeel Time Stamps in het menu Insert van de Ribbon. Klik op Insert en daarna op Date & Time.
7. Lint
Standaard is de Ribbon of het Lint, zoals hij in de Nederlandse versie heet, onzichtbaar in OneNote. Microsoft vindt OneNote blijkbaar beter af met een geminimaliseerd Lint, zodat er zoveel mogelijk ruimte overblijft voor het maken van aantekeningen en het plaatsen van allerhande informatie. Om het Lint permanent zichtbaar te maken, klikt u helemaal rechts naast het vraagteken van de Helpfunctie op het pijltje naar beneden. Het Lint wordt dan opengeklapt en blijft vervolgens zichtbaar.
8. Notebook
Zoals gezegd, werkt OneNote met Notebooks. Een Notebook is voor OneNote wat een document is voor Word. Het is het standaardformaat van een kladblok in OneNote en het is ook een bestand op de harde schijf. Om met een nieuw Notebook te beginnen, klikt u op File, New en selecteert u My Computer als locatie om het Notebook op te bewaren. Typ vervolgens in het veld bij Name een naam voor het Notebook en klik op Create Notebook.
©PXimport
Een nieuw Notebook maakt u in OneNote op dezelfde manier aan als een nieuw document in Word of Excel.
9. Sectie
De Secties staan bovenin het Notebook, onder de menulijst. Standaard is er één Sectie, maar er kunnen er meer worden gemaakt. Klik op de meest rechtse Sectie, die met het tabblad waarop een sterretje staat. OneNote maakt dan direct een nieuwe sectie aan en voegt die links ervan in. Het tabblad met het sterretje hoort dus altijd bij de meest rechtse Sectie, die is daardoor gemakkelijk te vinden.
©PXimport
Een nieuwe sectie wordt aangemaakt via een klik op het laatste tabblad.
10. Pagina (1)
Om een nieuwe pagina te maken klikt u op de knop New page aan de rechterkant. Pagina's staan in de rechterkantlijn van het OneNote-venster, onder elkaar. Een andere optie om een pagina toe te voegen, is door met de muis onder de tab van een pagina te gaan staan, even stil te houden en te wachten tot er een zwevende optie voor het maken van een nieuwe pagina in beeld komt. Klik op die optie om een pagina aan het kladblok toe te voegen.
©PXimport
Voeg een nieuwe pagina toe aan het kladblok.
11. Pagina (2)
U voorziet een pagina van een naam door linksboven in de pagina in het grote vak te klikken. Typ er de naam die u aan de pagina wilt geven. Als u de paginanaam typt verschijnt deze naam ook direct op het paginalabel in de rechterkantlijn. Wanneer u een nieuwe pagina toevoegt, staat de cursor direct in het vak van de paginanaam. U kunt dus direct beginnen met het ingeven van de naam.
©PXimport
Geef iedere pagina een duidelijke naam.
12. Subpagina (1)
Behalve echte pagina's kunnen in OneNote 2010 ook subpagina's worden gemaakt. Via een subpagina kunt informatie verfijnd bewaren en opdelen, doordat de subpagina duidelijk bij de hoofdpagina hoort maar er toch apart van staat. Pagina's zijn te herkennen aan de labels aan de rechterkant van het OneNote-scherm. Ook subpagina's hebben eigen labels, maar de tekst ervan is verder ingesprongen. Het label lijkt daardoor korter. Om een subpagina aan te maken, selecteert u eerst de pagina waaraan u de subpagina wilt toevoegen. Klik vervolgens in de rechterkantlijn van het OneNote-scherm op de pijl rechts van New Page en selecteer New Subpage. Ook een subpagina kan weer een subpagina hebben. Selecteer hiervoor eerst de subpagina waaraan u een subpagina wilt toevoegen en klik dan op New Subpage, in het drop-downmenu van New Page.
©PXimport
Subpagina's kunnen ook weer worden voorzien van subpagina's.
13. Subpagina (2)
Om de labels van de pagina's goed leesbaar te maken, kunt u op het pijltje helemaal rechts boven de lijst met pagina's klikken. Hiermee activeert u de functie Collapse Page Tabs, waarmee u de paginalabels in- en uit kunt klappen. Wilt u de subpagina's bij een pagina helemaal niet zien, omdat u de informatie op die pagina's niet nodig hebt, klik dan met de rechtermuisknop op het label van de pagina en kies Collapse subpages. Wilt u een subpagina tot hoofdpagina maken of een sub-subpagina 'minder sub', klik dan met de rechtermuisknop op het label van die pagina en kies Promote Subpage. Om een hoofdpagina juist tot subpagina te maken, klikt u op het label van de pagina en kiest u voor Make subpage.
©PXimport
Subpagina's kunnen worden verborgen, of juist tot hoofdpagina worden gepromoveerd.
14. Opslaan?
Een belangrijk kenmerk van OneNote waarmee het van alle andere programma's in Office verschilt, is het ontbreken van een knop voor het opslaan van een document. OneNote bewaart automatisch ieder Notebook zodra er informatie wordt toegevoegd of gewijzigd. Het bewaart de Notebooks in de map OneNote Notebooks, die automatisch wordt aangemaakt in de map Documenten of Mijn Documenten. Dat laatste is afhankelijk van de Windows-versie die u gebruikt.
©PXimport
Een klassieke Save- of Opslaan-knop ontbreekt in OneNote.
15. Paginainformatie
Op iedere pagina in OneNote staat linksboven de titel van de pagina en daaronder de datum en tijd waarop hij is aangemaakt. Altijd handig!
©PXimport
Het is heel eenvoudig om te zien wanneer een pagina is gemaakt.
16. Tabel
Via Insert, Table kunt u een tabel invoegen in een OneNote-pagina. Maar dat kan ook anders en vaak is de alternatieve methode sneller en flexibeler. U hoeft daarbij bijvoorbeeld niet vooraf te bepalen hoeveel rijen en kolommen er nodig zijn. Klik in een OneNote-pagina en tik eerst de tekst of een getal dat in de eerste cel van de tabel moet komen. Druk dan de Tab-toets in en zie hoe OneNote de informatie in een cel plaatst en de cursor doorschuift naar de volgende cel. Voer de gegevens in die in die volgende cel moeten staan en gebruik wederom de Tab-toets om naar de volgende cel te gaan. Wilt u de rij afsluiten en naar de rij eronder gaan, dan drukt u niet op de Tab- maar op de Enter-toets. Zo kunt u razendsnel gegevens in een tabel invoeren.
©PXimport
Met de Tab- en de Enter-toets vult u razendsnel een tabel.
17. Sectienaam
De Secties, de tabbladen bovenin OneNote, krijgen standaard de naam New Section met een nummer. Dat is niet handig. Om een Sectie van een zelfbedachte naam te voorzien, dubbelklikt u op het tabblad, zodat de standaardnaam van de sectie wordt geselecteerd. Typ vervolgens een naam in die u beter vindt passen bij die sectie en bevestig met Enter.
©PXimport
Met zelfbedachte namen worden secties beter herkenbaar gemaakt.
18. Opsomming
Vaak zal informatie op een kladblok puntsgewijs zijn opgesteld. In OneNote is het heel eenvoudig om een opsomming of een reeks te maken. Selecteer de punten die samen de opsomming of reeks vormen, kies vervolgens op het Lint voor Home, Basic Tekst en kies dan de gewenste Bullets of Numbering.
©PXimport
Het is heel eenvoudig om een opsomming te maken.
19. Aanpassen
Een mooie toevoeging aan OneNote is de manier waarop met informatie kan worden geschoven binnen een krabbel (zo noemen we voor het gemak maar even een brokje informatie dat als eenheid op een OneNote-pagina staat). Ook de manier waarop die functie kan worden hergebruikt, bijvoorbeeld binnen opsommingen of lijsten, is erg handig. Activeer een tekstdeel met daarin een opsomming of lijst. Zet nu de muis stil boven een van de items in de lijst. U hoeft niet te klikken, het is voldoende om uw cursor stil boven het item te laten hangen. Vooraan in de regel zal nu een klein lichtblauw kruis verschijnen, met vier pijlen die ieder in een andere richting wijzen. Klik met uw muis op dit kruis en houd de linkermuisknop ingedrukt. De hele regel kleurt nu blauw, ten teken dat hij is geselecteerd. Zolang u de muisknop ingedrukt houdt, kunt u de muis verplaatsen en zo de tekstregel verslepen. Dat kan omhoog of omlaag, en zodra u de muis loslaat zal de tekst zich in de aantekening invoegen. Maar u kunt uw muis ook vooruit en achteruit op de regel verplaatsen, dus naar links en naar rechts, en zo een item in een opsomming tot een subitem maken. OneNote past het opsommingsteken daarbij direct aan.
©PXimport
Versleep delen van een opsomming, om hun prioriteit aan te passen.
20. Rekenen
Binnen OneNote kunt u ook berekeningen uitvoeren. De truc om OneNote te dwingen een uitkomst uit te rekenen is een = teken te typen en dan op de spatiebalk of op Enter te drukken. Typ bijvoorbeeld een berekening als 12*13-(8*56) en typ dan een = teken gevolgd door een spatie. OneNote toont nu direct de uitkomst van deze som.
©PXimport
OneNote kan direct op de pagina berekeningen maken.
21. Verschuiven
Een kladblok staat niet alleen vol met informatie, maar vaak ook met strepen en pijlen die aangeven welke informatie eigenlijk ergens anders moet staan. Het herschikken van gegevens is erg belangrijk en schept behalve ordening vaak ook weer nieuwe gegevens. OneNote heeft alle flexibiliteit in huis die u hierbij wenst en u kunt ieder onderdeel op een pagina verplaatsen. Zet de muis boven het betreffende onderdeel, zodat direct het vak zichtbaar wordt waar de informatie zich binnen bevindt. Met de muis kunt u het vak verslepen door op de grijze balk bovenaan het vak te klikken en de muis vervolgens te verslepen.
©PXimport
Ieder onderdeel op een pagina kan worden verschoven.
22. Schermafdrukken
Een heel handige functie in OneNote is dat u iets dat op het computerscherm is te zien, toe kunt voegen aan een Notebook. Hiervoor is de clipping-functie meegeleverd, die kan worden geactiveerd door de Windows-toets samen met de letter S in te drukken. Het hele scherm bevriest dan, waarna u met de muis een deel van het scherm af kunt bakenen door in het scherm te klikken en de muis met de linkermuisknop ingedrukt te verplaatsen. Is het juiste deel gevangen, dan laat u de muis los. Het vervolgscherm dat verschijnt zal vragen waar in het Notebook u de clipping wilt plaatsen. U kunt hem direct in een Sectie of Pagina plaatsen, maar u kunt hem ook eerst naar het Windows Clipboard kopiëren. Dubbelklik op de naam van de Sectie of selecteer de sectie en klik op Send to Selected Location. Om de gegevens in het tijdelijk geheugen van Windows te plaatsen, kiest u voor Copy to Clipboard.
©PXimport
Ieder deel dat zichtbaar is op het computerscherm kan in OneNote worden geplakt.
23. Tekenen (1)
Hebt u een laptop met een aanraakgevoelig scherm of hebt u een tablet-pc? Dan is OneNote een nog mooier programma om te gebruiken! U kunt dan immers direct op het scherm tekenen en schrijven. Met een normale computer kan dit niet, maar ook daarmee is veel mogelijk. Via het onderdeel Draw op het Lint van OneNote kunt u de tekenfuncties oproepen. Klik in het onderdeel Tools op een van de gekleurde lijnen. Verplaats nu de cursor naar de pagina en zie dat de cursor het uiterlijk van de gekozen lijn en kleur heeft. Door nu de linkermuisknop in te drukken en de muis te bewegen, kunt u vrij tekenen op de OneNote-pagina.
©PXimport
Net als op een papieren kladblok kunt u in OneNote tekenen en schetsen.
24. Tekenen (2)
De mogelijkheden om te tekenen beperken zich in OneNote niet tot het trekken van wat lijntjes. Door bij Insert Shapes een vorm te kiezen, kunt u hem op de pagina zetten. Via Color & Thickness is de lijndikte en de kleur van het object bovendien in te stellen.
25. Lasso Select
Een wat eigenaardige functie is Lasso Select. Klik op Lasso Select en vervolgens in de OneNote-pagina. Houd nu de linkermuisknop ingedrukt en beweeg de muis zó dat de lus van de lasso om objecten op de pagina komt te liggen. Laat de muis los, waarna alle objecten die door de lasso zijn omcirkeld, samen zijn geselecteerd. U kunt ze nu in één keer verplaatsen. Selecteert u van een tekstblok met vier regels er twee wel en twee niet, dan gaan alleen de twee die door de lasso zijn omcirkeld mee in de selectie.
©PXimport
Met Lasso Select kunt u heel gericht delen van de OneNote-pagina selecteren.
26. Zoekfunctie
OneNote beschikt over een fantastische zoekfunctie. Deze indexeert op de achtergrond continu alle informatie in de Notebooks. Via Ctrl+F of via het zoekvenster rechtsboven kunt u altijd op een woord of een zin zoeken. Door op het pijltje rechts in het zoekscherm te klikken kunt u bovendien aangeven of u alleen op de huidige pagina of in het hele Notebook wilt zoeken. U krijgt toegang tot geavanceerde zoekopties als u eerst met de muis in het zoekscherm klikt.
©PXimport
OneNote kent een eigen zoekfunctie, die zeer krachtig is.
27. OCR
Behalve indexeren, zodat de zoekfunctie kan vinden wat u zoekt, doet OneNote nog iets. Het past OCR (Optical Character Recognition) toe op afbeeldingen die u in een Notebook plakt, als er ook tekst in die afbeelding staat. Tekst in een afbeelding wordt door OneNote gelezen en toegevoegd aan de index, waardoor de zoekfunctie hem kan vinden als u daarom vraagt. Voeg een afbeelding waar tekst in staat toe aan OneNote. Start vervolgens de zoekfunctie, via Ctrl+F. Klik met de rechtermuisknop op een afbeelding, waarna u via Make text image searchable aan kunt geven of en in welke taal een afbeelding mag worden doorzocht. Standaard staat deze optie aan, waarbij de standaardtaal is geselecteerd.
©PXimport
OneNote leest alle tekst op afbeeldingen en kan ze daardoor terugvinden.
28. Prullenbak
OneNote heeft een eigen prullenbak. Op het tabblad Share vindt u het onderdeel History. Daar kunt u de Notebook Recycle Bin openen en zien wat er allemaal is verwijderd. Alle verwijderingen blijven zestig dagen bewaard en worden daarna definitief opgeruimd. U kunt de prullenbak echter ook tussentijds leegmaken. Klik daarvoor op de onderste helft van de Notebook Recycle Bin-knop en kies Empty Recycle Bin. Bevestig met een klik op Yes.
©PXimport
OneNote heeft een eigen prullenbak, waarin alle verwijderingen zestig dagen worden bewaard.
29. Ink to Text
Een andere mooie functie van OneNote, is dat het handschriften kan omzetten in digitale tekst. Met een tablet-pc of tekentablet aan de pc gekoppeld is deze functie helemaal handig. Maar u kunt ook de muis en de tekenfunctie van OneNote gebruiken. Schrijf een tekst op een pagina en zie hoe OneNote die als input accepteert. U kunt de tekst selecteren met de muis en verplaatsen. Maar u kunt ook via Draw, Convert kiezen voor Ink to Text, waarna OneNote de handgeschreven tekst omzet in getikte tekst.
©PXimport
OneNote kan geschreven tekst omzetten naar typwerk.
30. Delen (1)
Er is nog zoveel meer te vertellen over OneNote, het is echt een programma waarin u zelf op ontdekkingstocht kunt. Een functie die we nu echter niet mogen overslaan, is de mogelijkheid een Notebook te delen. In de toekomst moet dit via Windows Live Skydrive en Office Online gaan werken, maar die mogelijkheid is nu nog niet beschikbaar. Wel kunt u een Notebook delen via het eigen netwerk. Voorwaarde daarbij is dat u een gedeelde schijf hebt in dat netwerk. Kies in OneNote voor File, New en kies bij Store Notebook On voor Network. Typ dan bij Name een naam voor het Notebook, vul bij Network Location de netwerkmap in en klik op Create Notebook. U krijgt nog de melding dat het Notebook nu gedeeld wordt met iedereen die toegang heeft. Andere gebruikers kunt u er via e-mail zelfs geautomatiseerd over laten informeren.
©PXimport
Plaats een Notebook op een gedeelde netwerkschijf, om hem vanaf meerdere computers te kunnen benaderen en met meerdere gebruikers te delen.
31. Delen (2)
Een gedeeld Notebook is handig als u met meerdere mensen aan een kladblok wilt werken, maar u kunt deze optie ook gebruiken om zelf vanaf verschillende computers één centraal Notebook bij te houden en te gebruiken, bijvoorbeeld vanaf een desktop en vanaf een latop. OneNote bewaart ook altijd een kopie van een in het netwerk gedeeld Notebook op uw eigen computer. Is de computer niet met het netwerk verbonden, dan kan er dus toch in het Notebook worden gewerkt. Zodra de netwerkverbinding er weer is, worden de wijzigingen gesynchroniseerd. De opties voor de synchronisatie vindt u onder File, Settings, Sync. Om een synchronisatie te forceren kunt u op View Sync Status, Sync Now klikken.
©PXimport
OneNote kan wijzigingen synchroniseren die vanuit meerdere computers zijn doorgevoerd.
