Het valt niet te ontkennen: wanneer je een pc met een kersverse Windows-installatie opstart, loopt alles lekker snel en vlot. Een paar maanden verder, als alles begint te vertragen, ben je echter heel wat minder enthousiast. Zie je een compleet nieuwe Windows-installatie niet zitten, dan zijn er gelukkig nog heel wat minder ingrijpende tweaks die weer vaart in je Windows-sessies kunnen brengen. Je kunt Windows 10 sneller maken in 15 stappen.

Tip 01: Kritische blik

Op internet circuleren massa’s tips en trucs die beloven je Windows-pc sneller en beter te maken. Maar hierbij moet je wel opletten! De kwaliteit van die tweaks varieert namelijk van bruikbaar tot ronduit belachelijk, en er zitten er ook bij die je systeem minder stabiel maken.

Laat je ook niet verleiden om een tooltje met één-klik-optimalisatie te kopen. Vaak opereert zo’n programma als een ‘black box’ waarbij je als gebruiker weinig of geen zicht hebt op wat de applicatie precies uitvreet, zodat je ook niet weet hoe je bepaalde handelingen kunt terugdraaien mocht er iets fout lopen. Wij zijn dus meer heil in ingrepen waarbij je de touwtjes zelf stevig in handen houdt. In dit artikel geven we heel uiteenlopende tips, tot het BIOS en de hardware toe. Tenzij anders vermeld, gelden de tips in principe voor zowel Windows 7, 8(.1) als 10.

Tip 02: AHCI-modus

Laten we meteen een open deur intrappen: naast het bijprikken van extra RAM-geheugen (op een geheugenhongerig systeem) is en blijft je harde schijf vervangen door een SSD één van de beste ingrepen om je systeem in één keer een heel stuk sneller te maken. Ga dan wel eerst na in het BIOS of de SATA-modus correct staat ingesteld: in de veronderstelling natuurlijk dat je je SSD aan een SATA-controller hebt gekoppeld. De meeste SSD’s werken namelijk sneller als die modus op AHCI (Advanced Host Controller Interface) staat ingesteld in plaats van op (Native of Standard) IDE. Eventueel kun je ook de RAID-modus activeren (indien beschikbaar), maar dat is uiteraard alleen zinvol wanneer je die functionaliteit nodig hebt (en over minstens twee schijven beschikt). Een belangrijk voordeel van de AHCI-modus (en RAID-modus) is namelijk dat die NCQ ondersteunt. Dat staat voor Native Command Queuing, wat inhoudt dat de controller de volgorde van de lees- en schrijfopdrachten zal optimaliseren. Let wel op! Wijzig deze modus niet zomaar op een werkend systeem: zo’n omschakeling houdt namelijk in dat je Windows zal moeten herinstalleren.

©PXimport

Tip 03: SSD-optimalisatie

Je hebt al een SSD? Dan heb je al een stevige optimalisatie achter de rug. Het kan echter geen kwaad om een aantal instellingen te checken die je SSD nog iets sneller kunnen laten werken. Vooral wanneer je een bestaande Windows-installatie naar een SSD hebt overgeplant, ga je maar beter na of de partitionering wel correct is ‘uitgelijnd’. Immers, een foutieve uitlijning vermindert de prestaties en de levensduur van je SSD. Dit kun je herstellen met bijvoorbeeld de tool Minitool Partition Wizard Free. Klik met de rechtermuisknop op je SSD en kies Align All Partitions.

Ga tevens na of de TRIM-functie wel is geactiveerd, die zorgt namelijk voor betere prestaties van je SSD. Open daartoe de opdrachtprompt en voer het volgende commando uit: fsutil behavior query disabledeletenotify. Krijg je DisableDeleteNotify = 0 als resultaat, dan is TRIM inderdaad actief. Is de waarde 1, dan kun je TRIM alsnog activeren met de opdracht fsutil behavior set disabledeletenotify 0.

Tip 04: Defragmentatie

Tenzij een schijf extreem zwaar gefragmenteerd is, wat inhoudt dat zeer veel bestanden in niet-aangrenzende clusters zijn opgeslagen, zal het defragmenteren van een harde schijf je tegenwoordig weinig snelheidswinst opleveren. Negeer dus alle websites die vandaag de dag anders beweren. Je zou eventueel je systeem op fragmentatie kunnen laten controleren, maar zo’n functie zit echter al in Windows ingebouwd: Windows controleert wekelijks je klassieke harde schijven. Defragmentatie op een SSD is echter slecht voor de hardware, maar gelukkig zijn de Windows-versies vanaf 7 en hoger zo slim geen defragmentatie uit te voeren op SSD’s (wel een TRIM-operatie en dat is prima). Kijk voor alle zekerheid na in het venster van de Windows-functie Stations optimaliseren of het Mediumtype bij je SSD-stations inderdaad op SSD (solid-state drive) staat ingesteld. Is dat niet zo, ga dan ook na of het BIOS de SSD-schijf wel correct heeft herkend.

©PXimport

Tip 05: Auto-starters

Eén van de belangrijkste redenen waarom Windows na verloop van tijd trager opstart zijn programma’s die automatisch met Windows opstarten en op de achtergrond actief blijven. Tja, een mens laat zich wel eens verleiden om allerlei gratis software uit te proberen…

Nu kun je dergelijke automatische opstartende software opsporen via het commando msconfig (Windows 7) of via het ingebouwde taakbeheer (Windows 8 en 10: druk op Ctrl+Shift+Esc). Open in beide gevallen het tabblad Opstarten. Een handiger tooltje is overigens Quick Startup. Echter, let op bij de installatie het vinkje te verwijderen bij de optie Glary Utilities installeren, anders installeer je meer dan de bedoeling was. Wanneer je deze tool opstart, krijg je op het tabblad Opstart programma’s een overzicht van deze auto-starters. Ben je zeker dat je een item niet (langer) nodig hebt, zet de schuifknop dan op Uitgeschakeld. Een alternatief is dat je het pijltje naast zo’n knop aanklikt en Vertragen kiest, waarna je zelf bepaalt met hoeveel seconden (van 30 tot 270) het opstarten van dit item moet worden uitgesteld. Met wat geluk lees je in het venster ook hoe medegebruikers erover denken, maar bij twijfel googel je toch beter ook zelf naar feedback.

Overigens tref je op het tabblad Ingeplande taken nog meer items aan. Die zijn afkomstig van de Windows Taakplanner: die vind je wel als je in Windows naar taakplanner zoekt. Aangezien de Taakplanner je meer informatie geeft over deze items, regel je dat beter via Windows zelf. Dat geldt trouwens ook voor de items op de tabbladen Programma services en Windows services (zie volgende tip).

©PXimport

Tip 06: Services

Het is heel normaal dat er op een doorsnee Windows-pc enkele tientallen services actief zijn, achtergrondprocessen van Windows en van bepaalde applicaties. Zoals gezegd vind je hiervan ook een overzicht via de tool Quick Startup, maar de ingebouwde Windows-module Services is informatiever. Die start je op door Windows-toets+R in te drukken en het commando services.msc uit te voeren. Klik een service aan en kies Eigenschappen, waarna je op het tabblad Algemeen het Opstarttype kunt wijzigen. Stel je dit in op Handmatig, dan wordt de service alleen opgestart als dat vereist is. Eventueel kun je een service die nodig is, maar niet noodzakelijk klaar hoef te staan bij de opstart op Automatisch (vertraagd starten) instellen. Let wel, experimenteer hier niet lukraak mee: immers, sommige services zijn essentieel en kunnen je Windows doen crashen als je die uitschakelt. Bij de minste twijfel googel je naar meer feedback.

Een nuttige site is die van Black Viper, hier krijg je namelijk een overzicht van alle Windows-services voor bijna elke denkbare Windows-editie. Scrol op de pagina van jouw Windows-versie naar beneden tot je de kolommen ziet. Klik vervolgens op de knop Show / hide columns en verwijder eventueel het vinkje bij DEFAULT [Windows-versie] voor de Windows-versie (bijvoorbeeld Enterprise) die jij niet hebt. De kolom Tweaked in het overzicht is met name interessant voor wie zoveel mogelijk overtollige instellingen wil deactiveren, maar deze kolom is niet voor elke versie beschikbaar.

©PXimport

Tip 07: Achtergrond-apps

Na Apple en Google is ook Microsoft in de ban geraakt van native ‘universele apps’, zodanig dat ze die ook stevig beginnen te pushen in de recentste Windows-versies. Een aantal apps draaien in Windows 10 zelfs standaard op de achtergrond, ook al heb je die niet bewust zelf opgestart. Dat heeft wel het voordeel dat ze iets sneller beschikbaar zijn, maar tegelijk houdt het ook een verspilling van systeembronnen in. Je kunt echter zelf bepalen welke van die apps op de achtergrond actief zijn. Open het Windows-startmenu, kies Instellingen en ga naar de rubriek Privacy. Scrol naar beneden en kies Achtergrond-apps. Zet de schakelaar op Uit als je die niet langer op de achtergrond actief wilt hebben, dat kan ook handig zijn als je energie op je laptop wilt besparen.

Tip 08: Auto-aanmelden

De kans is groot dat Windows je bij het opstarten telkens om je wachtwoord vraagt, ook al ben je de enige gebruiker. Vind je deze beveiliging overbodig, dan kun je die ook uitschakelen, zodat Windows netjes doorstart. Druk op Windows-toets+R en voer de opdracht netplwiz uit. Selecteer de gewenste gebruikersnaam, verwijder het vinkje bij Gebruikers moeten een gebruikersnaam en wachtwoord opgeven om deze computer te kunnen gebruiken en druk op Toepassen. Vul het bijhorende wachtwoord in (2x) en bevestig met OK. Voortaan hoef je je niet meer aan te melden bij Windows. Via dezelfde werkwijze kun je deze ingreep ook weer ongedaan maken.

Vind je het ook overbodig dat om je wachtwoord wordt gevraagd als de pc uit slaapstand komt, open dan het Windows-startmenu, kies Instellingen en ga naar de rubriek Accounts. Selecteer Aanmeldingsopties en kies Nooit bij Aanmelding vereisen.

Tip 09: Snel opstarten

Windows 10 heeft een voorziening ingebouwd die ervoor zorgt dat bij het afsluiten van het systeem weliswaar alle applicaties worden afgesloten en de gebruikers worden afgemeld, maar tegelijk wordt de huidige systeemstatus (met geladen kernel en drivers) in een ‘slaapbestand’ opgeslagen. Als je nu de pc weer inschakelt, wordt je RAM-geheugen eenvoudigweg van de snapshot in dat slaapbestand voorzien, zodat je heel snel bij het aanmeldscherm komt. Deze functie staat standaard aan, maar het kan geen kwaad te controleren of dat ook op jouw systeem het geval is. Zoek in Windows naar energie en start het Energiebeheer op.

Klik op Het gedrag van aan/uit-knoppen bepalen, en plaats een vinkje bij Snel opstarten inschakelen. Desnoods kies je eerst Instellingen wijzigen die momenteel niet beschikbaar zijn. Bevestig met Wijzigingen opslaan. Let wel, deze modus heeft ook een paar nadelen. Het is namelijk mogelijk dat bepaalde systeemupdates dan niet goed installeren, maar dat kun je oplossen door je systeem te herstarten. In deze modus wordt je harde schijf ook ‘vergrendeld’, wat problemen kan geven als je vanuit een ander besturingssysteem, via dual boot, je schijf tracht te benaderen. Op sommige systemen kun je dan ook niet je BIOS (UEFI) bereiken, ook hier kan een herstart dan de oplossing bieden.

©PXimport

Tip 10: Hoge prestaties

Standaard staat het energiebeheerschema van je systeem ingesteld op Gebalanceerd, wat inhoudt dat Windows het midden tracht te houden tussen optimale prestaties en een energiezuinig systeem. Er zijn echter nog andere schema’s en het is ook mogelijk een schema naar eigen inzicht aan te passen. Daartoe open je opnieuw het Energiebeheer (zie vorige tip). Wil je het extra zuinig aandoen (bijvoorbeeld om de accu van je laptop te ontzien), dan kun je hier het schema Energiebesparing selecteren. In het kader van dit artikel mikken we vooral op een sneller systeem: klik hiervoor op Aanvullende schema’s weergeven en selecteer Hoge prestaties. Om aanpassingen door te voeren, klik je op De schema-instellingen wijzigen, waarna je zelf bepaalt wanneer het scherm wordt uitgeschakeld en de pc in slaapstand moet gaan. Klik op Geavanceerde energie-instellingen wijzigen voor nog meer opties. Zo kun je bij Harde schijf aangeven na hoeveel tijd (van inactiviteit) de schijf mag worden uitgezet en kun je bij Energiebeheer voor processor aangeven wat de minimale processorbelasting mag zijn; bij Hoge prestaties is dat standaard 100%.

©PXimport

Registerset

Tip 11: Sneller afsluiten

Het vergt nog altijd een aantal muisklikken om je pc af te sluiten in Windows. Dat kan iets sneller en wel op twee manieren. Zo kun je een snelkoppeling op je bureaublad zetten waarmee je Windows meteen afsluit. Klik je bureaublad op een lege plek met de rechtermuisknop aan en kies Nieuw / Snelkoppeling. Bij Geef de locatie van het item op vul je %windir%\System32\shutdown.exe /s /t 0 in. Eventueel voeg je hier ook nog de parameter /f aan toe, maar houd er dan wel rekening mee dat actieve toepassingen dan geforceerd worden afgesloten, zonder de gebruiker te waarschuwen. Druk op Volgende, geef een naam aan je snelkoppeling en rond af met Voltooien: de snelkoppeling verschijnt nu op het bureaublad. Tijdens zo’n afsluitprocedure geeft Windows achtergrondprocessen nog even de gelegenheid om zichzelf netjes af te sluiten, maar deze time-out kun je inkorten via een registeringreep. Druk op Windows-toets+R en voer regedit uit.

Navigeer naar HKEY_LOCAL_MACHINE\System\CurrentControlSet\Control. Dubbelklik op WaitToKillServiceTimeout en verlaag de waarde tot bijvoorbeeld 3000 (milliseconden). Levert deze aanpassing onverhoopt problemen op dan kun je die (stapsgewijs) met 1000 verhogen.

©PXimport

Tip 12: Special effects

Ook het oog van een Windows-gebruiker wil wat, maar besef wel dat al die ‘eye candy’ iets meer van je systeem vergt. Vooral op een wat ouder systeem met minder royale systeembronnen en een oudere versie van Windows kan dat wel wat vertragend werken. Je beslist echter zelf hoe fraai Windows eruit moet zien. Druk op Windows-toets+R en voer het commando sysdm.cpl uit. Open het tabblad Geavanceerd en druk op de bovenste knop Instellingen. Op basis van de vastgestelde kracht van je systeem heeft Windows zelf al Automatisch selecteren geselecteerd en een vinkje geplaatst bij de meest geschikte (van de 17 beschikbare) opties. Er zijn echter ook twee reeksen voorinstellingen: Beste weergave en Beste prestaties: de eerste selecteert simpelweg alle opties, de tweede geen enkele. Wil je echter zelf beslissen welke opties je wilt activeren, zoals Animaties op de taakbalk, Doorzichtig selectiekader weergeven, Miniatuurvoorbeeldweergaven van de taakbalk opslaan, Schaduw onder muisaanwijzer weergeven, etc. Bevestig je keuzes met OK.

Tip 13: Programma’s ruimen

Windows en je applicaties hebben voldoende vrije schijfruimte nodig om vlot en betrouwbaar te kunnen functioneren. Wie het met een bescheiden SSD moet doen, kan al snel te maken hebben met een volgelopen schijf. Een mogelijk gevolg is alvast dat er geen updates meer (correct) geïnstalleerd kunnen worden. In eerste instantie kun je dan alle overtollige applicaties verwijderen. Dat kan vanuit het Windows Configuratiescherm, maar een tool als Revo Uninstaller gaat nog grondiger te werk (door ook hardnekkige restanten op de schijf en in het register te verwijderen). Kies in dit geval dan bij voorkeur voor de verwijdermethode Gemiddeld. Je vindt de (wat oudere) gratis variant op de website via het tabblad Downloads. Maar je kunt ook de proefversie van 30 dagen kiezen of de betaalde versie aanschaffen.

©PXimport

Crapware

©PXimport

Tip 14: Data opruimen

Heb je eenmaal alle overbodige applicaties verwijderd en is er nog steeds een tekort aan schijfruimte, dan zul je databestanden zoals zware downloads of grote videobestanden moeten opruimen. Gratis tools als SpaceSniffer en SequioaView helpen je snel de grootste ruimtevreters op te sporen met behulp van een grafische schijfrepresentatie. Je kunt gerust ook de ingebouwde functie Schijfopruiming van Windows op je schijf loslaten: druk op Windows-toets+R en voer de opdracht cleanmgr uit. Eventueel kun je nog een schoonmaakprogramma als het gratis CCleaner aanspreken om ook allerlei overtollige bestanden van Windows en allerlei applicaties op te ruimen.

Mocht je je systeem altijd volledig afsluiten en heb je geen behoefte aan de stand-bymodus, dan kun je ook het verborgen systeembestand hiberfil.sys verwijderen. Dat kan als volgt: klik met de rechtermuisknop op Opdrachtprompt in het startmenu van Windows en kies Als administrator uitvoeren. Voer daarna de volgende opdracht uit: powercfg -h off. Bevestig met Enter (de stand-bymodus opnieuw activeren kan altijd met powercfg -h on). De hoeveelheid ruimte die je bespaart is ongeveer het equivalent van je intern geheugen.

©PXimport

Tip 15: Updates

Driver- en firmware-updates voegen soms functies toe, maar heel vaak verbeteren ze ook wel de stabiliteit of de snelheid van de betreffende hardware. Vooral bij videokaarten luistert dat dikwijls heel nauw. Jammer genoeg blijken de drivers die je via de Windows update-service binnenhaalt niet altijd optimaal te zijn en doe je er daarom beter aan geregeld op de site van de videokaart-fabrikant te kijken naar geschikte updates. We raden je ook aan geregeld te controleren of er updates zijn voor de firmware van je router en je NAS. Voor je die installeert, doe je er wel verstandig aan op de site van de fabrikant te checken welke verbeteringen zo’n firmware-update voor je toestel in petto heeft en googel je best ook even naar mogelijke (negatieve) ervaringen van medegebruikers.

Gaming

©PXimport

Fontbeheer

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).