Er gebeurt veel op het gebied van speciale brillen die dienen als computerscherm voor op je hoofd: Google, Microsoft, Sony en Samsung zijn er al mee bezig. Je kunt nu al aan de slag met virtual reality: het enige wat je nodig hebt, is een smartphone, een pizzadoos en een paar lenzen.

Zelf een VR-bril maken

Tip 01: Google Cardboard

Het idee van Palmer Luckey's virtual reality-bril Oculus Rift is heel simpel. Via verschillende meetapparatuur die in vrijwel elke smartphone is terug te vinden, kan je gezichtspositie nauwkeurig worden bepaald. Het beeld kan hierdoor reageren op de beweging van je hoofd. Omdat het beeld meebeweegt, krijg je het gevoel alsof je echt in een virtuele wereld terechtkomt. Lees ook: Samsung start verkoop virtual reality-bril Gear VR.

Twee Google-engineers, David Coz en Damien Henry, bedachten een goedkope oplossing om virtual reality voor iedereen toereikend te maken. Op de ontwikkelaarsconferentie Google I/O in 2014 presenteerden zij Google Cardboard: een kartonnen headset waarin je een smartphone kunt plaatsen. De componenten voor deze VR-bril bestaan uit een stuk karton, twee lenzen, twee magneten met een diameter van 19 mm, een stukje klittenband en een elastiekje. Optioneel kun je een NFC-tag toevoegen zodat automatisch de Google Cardboard-app wordt geladen. Google Cardboard is uitgegroeid tot een enorm succes. Honderden ontwikkelaars hebben apps en games voor Google Cardboard uitgebracht en er zijn vele luxere modellen van Google Cardboard verschenen.

Via Google kun je gratis een bouwtekening downloaden en zelf aan het knutselen slaan. Het enige wat je nog nodig hebt, zijn een paar lenzen en magneten. Die kun je via Amazon, eBay of AliExpress aanschaffen.

©PXimport

Tip 01 Google Cardboard is een kartonnen doosje waarin je een smartphone kunt plaatsen.

Tip 02: Pizzadoos

Om een virtual reality-headset te maken, kun je vrijwel elk stuk karton gebruiken dat je kunt vinden. Wij zijn langs een pizzeria gereden en hebben een schone pizzadoos gevraagd. Pizzadozen hebben een perfecte dikte en zijn gemakkelijk te bewerken. Print de bouwtekening uit, knip de stukken op maat en plak de nummers 1 en 2 op elkaar vast. Plak de tekening vervolgens op de pizzadoos en laat het drogen. Als de lijm is opgedroogd, kun je de stukken uitknippen of uitsnijden met een stanleymesje. Snijd niet door de rode lijnen heen, want deze lijnen geven de vouwlijnen aan. Als alles is uitgesneden, zet je de onderdelen in elkaar.

©PXimport

Tip 02 Een pizzadoos heeft de ideale dikte en is perfect om een Google Cardboard headset mee te maken.

Tip 03: In elkaar zetten

Of je nu zelf de Google Cardboard hebt gemaakt of een kant-en-klaar exemplaar koopt, de bouwconstructie blijft hetzelfde. Neem eerst het deel waar je doorheen kijkt. Plaats de lenzen met de bolle kant naar beneden op de plek waar Place lens curved side down staat en vouw het dicht. Neem nu het grootste deel karton en druk de magneet in het ronde gat bij de tekst Fold this flap behind the other and affix the disc magnet to the reverse side. Vouw het deel met de magneet naar binnen bovenop het plaatje van de magneet. Plaats nu in het grootste onderdeel de lenzen en zet het tussenschot er tegenaan. Vouw het rechterdeel er overheen. Vouw het deel met de twee gaten naar elkaar toe en plak het vast tegen het deel met de magneet.

Plaats de tweede magneet in het gat, zodat de magneten elkaar vasthouden. Vouw het voorste deel naar binnen en plak het klittenband op de juiste plekken. Start de Google Cardboard-app en plaats de telefoon in de headset. Wikkel het elastiekje eromheen zodat de smartphone er niet uit kan vallen en geniet van virtual reality.

Tip 04: Cardboardklonen

Er zijn al veel ontwerpen gemaakt die geïnspireerd zijn op Google Cardboard. Deze ontwerpen hebben allemaal gemeen dat de smartphone dienst doet als scherm én computer. Alle apps voor Google Cardboard werken ook met de cardboardklonen. Er zijn apps waarvan de maker beweert dat het maar op één headset werkt, maar wij zijn er in de praktijk nog geen tegengekomen die niet werkt met Google Cardboard.

Wil je een iets comfortabelere headset na je ervaring met de Google Cardboard, dan is de Durovis Dive een leuke verbetering. Deze universele headset is geschikt voor verschillende smartphones en er is zelfs een versie beschikbaar voor tablets. De lenzen zijn in verschillende richtingen in te stellen. Hierdoor is de headset geschikt voor alle ogen en ook voor brildragende gebruikers. Een dikke laag schuim zorgt ervoor dat de headset comfortabel tegen het hoofd zit. Een vergelijkbare concurrent is de Fibrum. Deze maker biedt naast de Fibrum-headset een aantal zeer vermakelijke apps aan (die natuurlijk ook gewoon met de Google Cardboard werken). De Durovis Dive kost 65,50 euro inclusief verzending en de Fibrum ongeveer 150 euro.

©PXimport

Tip 04 Er zijn vele varianten op de Google Cardboard gemaakt, de Durovis Dive en de Fibrum zijn twee mooie varianten.

Tip 05: Samsung Gear VR

Een ontwerp dat boven alle andere cardboardklonen uitspringt, is de Samsung Gear VR. Deze headset is ontstaan uit de samenwerking tussen Samsung en Oculus VR (het bedrijf achter Oculus Rift). Hoewel de Gear VR veel lijkt op het concept Google Cardboard, zitten in deze headset veel extra sensoren, zodat de beweging van het apparaat nog beter wordt waargenomen. Ook zit er aan de zijkant van de headset een touchpad om software aan te sturen. De ervaring overstijgt die van Google Cardboard, helaas is er ook een keerzijde.

Zo werkt deze headset alleen in combinatie met de Samsung Galaxy Note 4, Samsung Galaxy S6 en S6 edge. Deze smartphones kosten al snel 700 euro en de headset kost daarnaast ook nog eens 200 euro. Via Oculus Home krijg je toegang tot de Oculus Store. Hierin hadden veel exclusieve games en apps speciaal voor de Oculus Rift en Gear VR moeten verschijnen, maar bijna een jaar na de lancering is het aanbod nog erg mager. Ben je al in het bezit van een compatibele smartphone en vind je Google Cardboard geweldig, dan is de Gear VR wellicht een volgende stap. Houd er echter rekening mee dat de Samsung Gear VR een leuke gadget is, maar dat deze door gebrek aan software misschien snel in de kast zal verdwijnen. Dan is zo'n zelfgemaakte VR-headset eigenlijk een stuk leuker!

©PXimport

Tip 05 De Gear VR is ontstaan uit de samenwerking tussen Samsung en Oculus VR.

VR-apps voor Google Cardboard

Tip 06: Cardboard-app

Naast je kartonnen headset heb je ook de gratis app Cardboard (ook voor Android) nodig, het is een soort startscherm voor je VR-headset. Zo kun je Googles diensten in virtual reality starten en andere geïnstalleerde VR-apps openen. Met Google Earth vlieg je bijvoorbeeld dwars door Chicago. Het is een immense ervaring en moeilijk te beseffen dat je door een kartonnen doosje kijkt.

Via de Camera-app van Google, die los te downloaden is, kun je een zogenoemde Photo Sphere maken. Deze Camera-app plakt foto's aan elkaar, zodat ze via de Cardboard-app in virtual reality te bekijken zijn. Het is een hele vreemde gewaarwording om ineens terug te zijn op je favoriete vakantieplaats - een echte aanrader om te proberen. Cardboard bevat ook de korte, vermakelijke virtuele 3D-animatiefilm Windy day. Kijk je liever je eigen filmpjes, ook dat is mogelijk op een gigantisch virtueel beeldscherm. Google Cardboard is slechts een klein voorbeeld van wat er allemaal mogelijk is met virtual reality.

©PXimport

Tip 06 Het is erg moeilijk te bevatten dat je door een kartonnen doosje met twee lenzen naar een telefoonbeeldscherm kijkt.

Tip 07: Go Show

Over tien jaar weten we misschien niet eens meer hoe het was om 'gewoon' een film te bekijken op het witte doek. Gelukkig kunnen we dan even terug in de tijd met Go Show (de demoversie is hier te verkrijgen. Deze app neemt je mee naar een virtuele biosscoop waar jij bepaalt welke film er draait en waar je zelf een plekje kunt uitzoeken om te gaan zitten. Met een paar kleine handelingen pas je de verlichting in de bioscoop aan en kun je rustig achterover zitten om te genieten van je film.

De ontwikkelaar raadt aan om voor een optimale ervaring mp4-bestanden te gebruiken. Dit mogen ook zogenoemde SBS (side-by-side) 3D-films zijn. Het is eveneens mogelijk om je favoriete YouTube-filmpjes te bekijken op het virtuele witte doek. De volledige versie kost 2,17 euro, maar we raden aan om eerst even de proefversie te proberen om te zien of je smartphone met de app overweg kan.

©PXimport

Tip 07 Neem plaats in een virtuele biosscoop en bekijk je favoriete film.

Tip 08: Titans of Space

Als je gek bent op alles wat met het universum te maken heeft, dan is Titans of Space een geweldige educatieve virtual reality-ervaring. Titans of Space neemt je mee op ruimtereis langs de planeten in ons zonnestelsel. Terwijl je in een ruimteschip zit, krijg je informatie over de omvang van planeten, de afstand van de zon en uit welke materialen ze bestaan. Naast planeten in ons eigen zonnestel wordt een aantal sterren van ver buiten ons zonnestelsel besproken.

De grootste ster wordt vergeleken met onze eigen zon. Ter illustratie wordt deze ster in ons eigen zonnestel geplaatst. Het geeft een uniek beeld van de immense omvang van het heelal. De besturing wordt gedaan via een cursor die je via de positie van je hoofd kunt verplaatsen. Titans of Space neemt flink wat ruimte in op je smartphone, maar het is het dubbel en dwars waard. De app is gratis te downloaden uit Play Store en de ontwikkelaar is op dit moment bezig met een versie voor Apples iOS.

©PXimport

Tip 08 Neem een educatieve reis door ruimte met Titans of Space.

Tip 09: Paul McCartney

Iets wat voor de meeste van ons altijd onbereikbaar was, is met virtual reality ineens wel denkbaar. Zo kun je het podium opstappen bij de legendarische artiest Paul McCartney. Terwijl je luistert naar het nummer Live and Let Die, ben je vrij om volledig 360 graden om je heen te kijken.

Niet alleen het beeld is in 360 graden opgenomen, het geluid verplaatst zich met je mee. Hierdoor krijg je echt het idee dat je aanwezig bent bij de voorstelling. Naast het concert van Paul McCartney kun je in de app-stores van Google en Apple nog meer zogenoemde cinematic VR-video's downloaden van Jaunt Inc (ook voor Android). Dit bedrijf heeft zich de afgelopen jaren gespecialiseerd in het opnemen van 360graden-video en -audio. Jaunt is op dit moment in gesprek met verschillende filmproducenten, we kunnen dus nog veel meer van dit bedrijf verwachten.

©PXimport

Tip 10: Rollercoaster

Een ervaring die niet mag ontbreken, is een ritje in de virtuele achtbaan. In de app-stores zijn tientallen achtbanen voor Google Cardboard te vinden. Wij hebben als voorbeeld gekozen voor Dive City Rollercoaster (Android). Het bijzondere aan virtuele achtbanen is de levensechte sensatie die je tijdens de rit ervaart. Dit komt omdat je hersenen je evenwichtsorgaan in combinatie met visuele signalen gebruiken.

Doordat het beeld meebeweegt, worden je hersenen gefopt en zullen ze belangrijke reflexen activeren. Hierdoor kun je zonder de aanwezigheid van versnelling, toch dezelfde sensaties beleven en vergeet je waar je werkelijk bent. De meeste mensen pakken de leuning van de stoel krampachtig vast en ervaren tijdens het afdalen exact dezelfde tintelingen in hun buik! Deze reflex is vermoedelijk een trigger van de hersenen om het lichaam te beschermen.

©PXimport

Tip 11: Lamper VR

Dit eenvoudige behendigheidsspelletje, dat ook voor Android-toestellen beschikbaar is, is waarschijnlijk een de meest verslavende spellen die nu verkrijgbaar zijn voor Google Cardboard. Het verhaal gaat over Lamper, een vuurvliegje dat op de vlucht is omdat zijn koninkrijk wordt aangevallen. Je neemt plaats achter Lamper de vuurvlieg, terwijl je door tunnels met verschillende obstakels heen vliegt. Het is de bedoeling dat je je steeds verder weet te manoeuvreren door het steeds moeilijkere level. Het spel is gratis voor zowel iOS als Android te downloaden.

©PXimport

Tip 12 Maneuvreer je door een oneindig lange tunnel met lastige obstakels.

Tip 12: Caaaaardboard!

Caaaaardboard is een van de weinige volwaardige spellen voor Google Cardboard. Het is een aangepaste versie van het basejumping-spel AaaaaAAaaaAAAaaAAAAaAAAAA!!!. In het spel neem je plaats in het lichaam van een futuristische basejumper met als missie zo veel mogelijk punten te halen. Punten verdien je door zo dicht mogelijk langs gebouwen te zweven, door glasplaten heen te vliegen en met een goede landing heel dicht in de landingszone. Gaandeweg ontgrendel je steeds moeilijkere levels. Je kunt je verplaatsen door je hoofd te kantelen. Caaaaardboard een fantastisch en zeer verslavend spelletje dat zich uitstekend leent voor virtual reality. De prijs is 1,59 euro.

©PXimport

Tip 13 Waag de sprong in duizelingwekkende spelletje.

Meer cardboard-apps en -games

Kun je geen genoeg krijgen van Google Cardboard, kijk dan eens op deze blog. Hier vind je veel virtual reality-apps en -spellen voor Google Cardboard, Samsung Gear VR, de Oculus Rift en allerlei andere virtual reality-gerelateerde onderwerpen.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).