Op je pc staat Windows 7 of zelfs XP waarvoor Microsoft de ondersteuning heeft stopgezet. Twijfel je nog om de overstap naar Windows 8.1 te maken? Wij laten je een aantal voordelen van Windows 8.1 zien. Als je al bent overgestapt, kun je het besturingssysteem met deze tips nog beter benutten.

Tip 01: Versies Windows 8.1

Van Windows 8.1 zijn een paar verschillende versies. Windows RT kun je alleen op tablets tegenkomen, en negeren we hier verder even. Voor de pc zijn er drie versies: Windows 8.1, Windows 8.1 Pro en Windows 8.1 Enterprise. De gewone versie van 8.1 schaf je voor 119 euro aan. De Pro-versie kost 279 euro, en biedt wat extra's, zoals verbinding maken met bedrijfsnetwerken, toegang vanaf de ene pc tot de andere en gegevensversleuteling met BitLocker. Windows 8.1 Enterprise is alleen voor het bedrijfsleven bedoeld.

Wil je weten of jouw computer Windows 8.1 aankan, surf dan naar deze pagina en klik op Upgradeassistent downloaden. Dubbelklik op het exe-bestand. Het tooltje bekijkt of je pc goed genoeg is voor Windows 8. Koop je een nieuwe computer, dan staat daar tegenwoordig bijna altijd Windows 8.1 (Pro) op geïnstalleerd.

©PXimport

Tip 01 Kijk met de Upgradeassistent of je computer geschikt is voor Windows 8.1.

Van 8 naar 8.1

In oktober 2012 werd de eerste consumentenversie van Windows 8 uitgebracht. Een jaar later volgde met versie 8.1 de eerste grote update, die enkele verbeteringen met zich meebrengt. We noemen een aantal voordelen. Allereerst neemt Windows 8.1 wat minder schijfruimte in beslag dan versie 8 (gemiddeld circa 10%). Er is ook een betere en makkelijker bereikbare zoekfunctie geïntegreerd. Gebruik je de apps uit de Store die in de GUI draaien, dan kun je - afhankelijk van je schermresolutie - tot vier apps tegelijk geopend houden op je scherm en meerdere instanties van dezelfde app openen.

Apps kunnen nu ook volautomatisch op de achtergrond worden geüpdatet. Internet Explorer 11 heeft in Windows 8.1 een verbeterde leesmodus die het lezen van webpagina's comfortabeler maakt. In dit artikel kom je nog meer functies en opties tegen die aan Windows 8.1 zijn voorbehouden. Gebruik je al Windows 8, dan kun je gratis updaten naar 8.1. Hoe je zo'n update het beste aanpakt, lees je hier.

©PXimport

In Windows 8.1 kun je een diashow op het vergrendelingsscherm tonen.

Tip 02: Cloud-account

Een verrassing voor wie Windows 8.(1) voor het eerst opstart, is de mogelijkheid om je bij Windows aan te melden met een zogeheten Microsoft-account. Hiervan worden allerlei gegevens en instellingen automatisch ook in de cloud opgeslagen, zoals e-mailaccounts, favorieten, browsergeschiedenis, bureaubladachtergrond enzovoort. Dat heeft het grote voordeel dat je al gegevens en instellingen direct beschikbaar zijn als je je met hetzelfde account op een andere pc met Windows 8(.1) aanmeldt.

Mocht je dat toch anders willen, dan kan dat ook altijd nog achteraf. Kies dan Windows-toets+X en open Configuratiescherm / Gebruikersaccounts. Klik op Wijzigingen aanbrengen in mijnaccount in Pc-instellingen en kies Koppeling verbreken. Vul je wachtwoord in en voorzie een klassiek, lokaal account. Een omschakeling in omgekeerde richting is op vergelijkbare wijze ook altijd mogelijk. Wil je Windows 8 installeren zonder Microsoft-account, kijk dan even hier.

©PXimport

Tip 02 Omschakelen van een Microsoft-account naar een lokaal account is altijd nog mogelijk (en omgekeerd).

Tip 03: OneDrive

Windows 8.1 zorgt voor een betere integratie met OneDrive (het vroegere SkyDrive). Wanneer je bijvoorbeeld een nieuw document opslaat, kun je kiezen tussen lokale opslag en OneDrive, waar je standaard 7 GB gratis opslagruimte krijgt. Deze opslagruimte is bereikbaar vanaf elk apparaat waar je met hetzelfde account bent aangemeld. Op het startscherm vind je overigens ook een OneDrive-app terug, waarmee je (net als met een bestandsverkenner) je online bestanden benadert en beheert.

Overigens is het wel mogelijk de integratie met OneDrive naar eigen inzicht in te richten. Dat doe je via Instellingen / Pc-instellingen wijzigen / OneDrive. Hier bepaal je of je documenten standaard op OneDrive terecht moeten komen, of foto's en video's uit je camera-album automatisch naar OneDrive moeten worden geüpload en wat je precies allemaal wilt laten synchroniseren.

©PXimport

Tip 03 Je bepaalt zelf wat je via OneDrive wilt laten synchroniseren.

Tip 04: Opslagruimten

Ook als je data liever lokaal opslaat, heeft Windows 8(.1) een nieuw concept: opslagruimten. Hierbij kun je zowel interne als externe stations in een opslaggroep groeperen. Zo'n opslaggroep mag je dus zien als een virtueel station. Wanneer zo'n opslagruimte volloopt, voeg je eenvoudigweg een station toe. Beschik je over een opslaggroep die uit minstens twee stations bestaat, dan kun je dataverlies voorkomen, bijvoorbeeld voor wanneer een van die stations crasht.

Zo kun je je data gespiegeld laten opslaan of gebruikmaken van pariteitsdata (een soort controlegetallen). Opslagruimten creëer je als volgt. Zoek in het opstartscherm naar 'opslagruimten' en klik op Opslagruimten beheren / Een nieuwe groep enopslagruimte maken. Selecteer de stations die je aan deze opslagruimte wilt toevoegen en kies Groep maken. Voer een geschikte naam in en kies een stationsletter. Selecteer de gewenste indeling (zoals Mirror in twee richtingen of Pariteit) en leg tot slot de maximale opslagruimte voor deze groep vast.

©PXimport

Tip 04 Opslagruimten kunnen je ook beschermen tegen datacalamiteiten.

Tip 05: Windows Store

Je aanmelden met een Microsoft-account bij Windows 8.(1) (zie tip 2) heeft nog een bijkomend voordeel: je kunt apps zoeken en installeren vanuit de Windows Store. Windows 8(.1) bevat weliswaar standaard al een reeks apps om bijvoorbeeld je sociale netwerk te onderhouden, foto's te ordenen, muziek te beluisteren en films te bekijken, maar je krijgt ook directe toegang tot de online Windows Store. Je kunt hier op diverse manieren naar een geschikte app zoeken: via de ingebouwde zoekfunctie of door zelf rond te neuzen in de Populairehitlijsten, Categorieën (een 20-tal thematische rubrieken zoals Games, Fotografie, Eten & Drinken enz.) of Verzamelingen (de betere apps handig samengebracht in een 15-tal collecties).

Een app installeren is gemakkelijk: selecteer de app en druk op de knop Installeren. De app wordt automatisch ook toegevoegd aan het app-overzicht van Windows. Om dit te bereiken klik je in het Startscherm op de pijlknop linksonder. Klik het bijhorende pictogram met de rechtermuisknop aan en kies Aan Start vastmaken om het een vaste plek in het startscherm te geven of Aan taakbalk vastmaken om de app aan de taakbalk van je bureaublad te verankeren. Apps verwijderen gaat zeer gemakkelijk: klik er met de rechtermuisknop op en kies Verwijderen. Je hoeft hiervoor dus niet in het configuratiescherm te duiken.

©PXimport

Tip 05 Apps direct vanuit de Windows Store installeren: het lijkt wel een smartphone of tablet.

Tip 06: Antivirus

'Windows Defender' is voor een gebruiker van Windows Vista of 7 een vertrouwde naam. Met de komst van Windows 8(.1) heeft dit antispyware-programma er een belangrijke taak bijgekregen: het detecteren en desgevallend verwijderen van virusinfecties. Eigenlijk is Defender nu dus een combinatie van het vroegere Windows Defender met de mogelijkheden van Microsoft Security Essentials. Standaard beschik je dus over een gratis antivirustool! Je start die op door te zoeken naar Defender. Wil je je pc laten scannen, open dan het tabblad Startpagina en stip het gewenste scantype aan: Snel (alleen de meest risicovolle gebieden worden gescand), Volledig of Aangepast (je beslist zelf waar de tool moet scannen). Controleer op het tabblad Instellingen ook even of de Realtime-beveiliging wel is geactiveerd.

Overigens komt deze antivirustool er in onafhankelijke tests niet echt schitterend uit. Maar het is wel een mooi begin, en je kunt hem altijd nog vervangen door een (eventueel gratis) antivirusprogramma van een andere aanbieder.

©PXimport

Tip 06 Windows bevat voortaan een eigen (zij het wat minimalistische) antivirustool.

Tip 07: Bestandsgeschiedenis

In Windows Vista en 7 konden we handig gebruikmaken van de functie Vorige versies, waarmee we eerdere bestandsversies konden terugvinden en herstellen. Die functie lijkt wel verdwenen in Windows 8(.1), maar met een trucje kan je die alsnog activeren. In plaats van met de Verkenner (bijvoorbeeld) C:/ te openen, tik je het adres \\localhost\c$ in en navigeer je naar de map waarin je een oudere bestandsversie wilt ophalen. Klik het betreffende bestand met de rechtermuisknop aan en kies Vorige versiesterugzetten.

Maar er is ook een handig alternatief, in de vorm van Bestandsgeschiedenis. Ga naar het Configuratiescherm en kies Bestandsgeschiedenis. Zorg dat er een extra (bij voorkeur extern) station beschikbaar is en klik op Inschakelen. Er worden nu automatisch back-ups gemaakt van verschillende versies van de bestanden in je bibliotheken. Standaard gebeurt dat ieder uur, maar zowel de frequentie als de retentieduur kun je aanpassen vanuit het linkerpaneel. Van hieruit is het ook mogelijk oudere bestandsversies of gewiste bestanden terug te halen, klik hiervoor op Persoonlijke bestanden terugzetten. Merk links onderaan ook de optie Back-up van systeemkopie op, waarmee je een systeemkopie (image) kunt maken van je Windows-partitie.

©PXimport

Tip 07 Met een trucje is het mogelijk de functie 'Vorige versies' aan te roepen.

©PXimport

Tip 07 Bestandsgeschiedenis: databack-ups inclusief versiebeheer.

Tip 08: Pc vernieuwen

Windows 8.1 voorziet in twee bijkomende opties waarmee het mogelijk wordt Windows te 'herinstalleren'. Je vindt beide in de Charms-balk, bij Instellingen / Pc-instellingen wijzigen / Bijwerken en herstellen / Systeemherstel.

De optie Uw pc vernieuwen zonder dat invloed heeft op bestanden zorgt ervoor Windows opnieuw wordt geïnstalleerd met behoud van al je gegevensbestanden. Tijdens deze actie gaan wel de instellingen van je beeldscherm, toetsenbord en firewall verloren, evenals de klassieke programma's. Apps daarentegen blijven wel behouden. Dat komt omdat Windows voor deze hersteloperatie van een basisimage van Windows 8.1 vertrekt.

Je kunt dit ook inruilen voor een zelfgemaakt image dat bij het 'vernieuwen' alle instellingen en toepassingen uit dit image behoudt. Zo'n image creëer je als volgt. Druk op Windows-toets+X en kies Opdrachtprompt (administrator). Voer het commando recimg.exe /createimage "[padlegemap]" in, bijvoorbeeld recimg.exe /createimage "c:\image". Bevestig met Enter.

Wil je dat de functie pc vernieuwen in die map naar een image gaat zoeken, voer dan nog even de volgende opdracht uit: recimg.exe /setcurrent "[padlegemap]". Met recimg.exe /showcurrent ga je na of de wijziging correct is doorgevoerd.

Er is ook nog de optie Alles verwijderen en Windows opnieuw installeren: die is vooral handig als je bijvoorbeeld besluit je pc met een geïnstalleerde Windows-versie van de hand te doen.

©PXimport

Tip 08 Windows herstellen: met en zonder behoud van data.

©PXimport

Tip 08 Je kunt ook een eigen image laten gebruiken bij het 'vernieuwen' van je pc.

Look & feel Windows 7

De verkoop van Windows 8 is minder succesvol dan Microsoft had gehoopt. Een belangrijke reden hiervan is dat Windows 8 zeer sterk is gericht op aanraakschermen, waardoor het besturingssysteem minder handig is voor de gebruiker van een gewone laptop of desktop-pc. Met Windows 8.1 komt Microsoft deze gebruikers al meer tegemoet. Je kunt Windows bijvoorbeeld zo instellen dat je onmiddellijk naar het bureaublad doorstart en je de bureaubladachtergrond ook in het startscherm te zien krijgt. Ook heeft Windows 8.1 weer een startknop, maar die toont je niet het vertrouwde startmenu (wellicht zal dat met Windows 9 anders zijn).

Is zo'n startmenu voor jou een absolute voorwaarde om de overstap naar Windows 8(.1) te wagen, dan kun je een beroep doen op gratis externe tools als Classic Menu of Start Menu Reviver. Deze laatste combineert de navigatiestructuur van het startmenu van Windows 7 met het tegelontwerp van Windows 8(.1). Zodra de nieuwe interface van Windows 8(.1) je voldoende weet te bekoren kun je deze tools altijd weer uitschakelen of verwijderen.

©PXimport

Watervrees voor een startmenuloos Windows 8.1? Daar zijn oplossingen voor!

Tip 09: Multimonitor

Veel computergebruikers hebben intussen het gebruikscomfort van twee (of meer) beeldschermen ontdekt. Het comfort hiervan is met Windows 8(.1) nog eens merkbaar verbeterd, met name door de nieuwe mogelijkheden van de taakbalk. Terwijl je in Windows 7 de taakbalk alleen maar op je primaire scherm te zien kreeg, toont Windows 8(.1) die ook op de andere schermen, waarbij je zelf beslist welke knoppen zoal op die taakbalken te zien moeten zijn. Dat regel je vanuit het eigenschappenvenster van de taakbalk, op het tabblad Taakbalk.

Het is in Windows 8(.1) ook mogelijk op elk scherm een andere bureaubladachtergrond te tonen. Klik hiervoor een lege plaats op je bureaublad aan en kies Aan persoonlijke voorkeuraanpassen / Bureaubladachtergrond. Voorzie verschillende afbeeldingen van een vinkje: Windows zal nu op elke monitor een ander plaatje neerzetten. Je kunt ook één plaatje selecteren, wanneer je hier met de rechtermuisknop op klikt, kun je nu zelf aangeven op welke monitor(en) Windows dit plaatje moet tonen.

Windows 8.1 heeft de ondersteuning voor meerdere schermen nog op diverse andere punten verbeterd: zo kun je apps met sneltoetsen of door een sleepbeweging naar een andere monitor overzetten en vanuit de linkerbovenhoek is het via een muisklik mogelijk snel naar een app op een willekeurige monitor terug te keren.

©PXimport

Tip 09 Op elke monitor een ander plaatje.

Tip 10: Taakbeheer

Bij het gebruiken van diverse apps tegelijk, hoef je je niet zoveel zorgen te maken over het systeemverbruik. Immers, zodra je naar het startscherm of bureaublad terugkeert of een andere app opstart, wordt de vorige app automatisch 'gepauzeerd'. Hij verbruikt dan nog nauwelijks systeembronnen. Je kunt de app desgewenst afsluiten door de muis naar boven te bewegen en op het kruisje te klikken, of vanaf de bovenkant van het scherm naar onderen te slepen. Het kan ook vanuit het Windows Taakbeheer (Ctrl+Alt+Esc). Dit Taakbeheer ziet er overigens heel anders uit dan in Windows 7. Klik maar even op Meer details: je krijgt dan allerlei informatie over de apps en applicaties te zien. Handig is ook het tabblad App-geschiedenis, waarop je ziet welke apps over de tijd heen op jouw systeem de meeste systeembronnen hebben verbruikt.

Ook het Windows Apparaatbeheer is nog altijd present (druk op Windows-toets+R en voer devmgmt.msc uit), maar Windows 8(.1) heeft er een absoluut handige troubleshooting-functie aan toegevoegd. Klik met de rechtermuisknop op het nukkige apparaat en kies Eigenschappen. Op het tabblad Gebeurtenissen heeft Windows items uit het logboek opgevist die specifiek met dit apparaat te maken hebben. Op die manier kun je makkelijker uitvissen wat er precies aan de hand is.

©PXimport

Tip 10 Het vernieuwde taakbeheer geeft een beter overzicht van wat er allemaal op je systeem actief is.

Hulpje bij de overstap

Je kunt Windows 8.1 op verschillende manieren eerst even uitproberen zonder dat je meteen je Windows 7-installatie overboord gooit. Zo kun je een dualboot-configuratie opzetten (waarin Windows 8.1 op een aparte partitie terecht komt) of Windows 8.1 virtualiseren met een gratis tool als Oracle VM VirtualBox. Heb je de beslissing gemaakt en wil je echt overstappen van Windows 7 naar Windows 8.1, dan vind je het ongetwijfeld handig om daarbij zoveel mogelijk van je huidige accounts en instellingen mee te nemen.

Daarvoor kun je gebruikmaken van een tooltje van Microsoft: Windows Easy Transfer. Hiermee sla je vervolgens alle gewenste accounts en data op, op een extern opslagmedium zoals een usb-schijf. Koppel deze schijf vervolgens aan de pc waar intussen Windows 8.1 op staat en start ook daar Windows Easy Transfer op. Bevestig met Ja en verwijs naar het mig-bestand op het externe medium, waarna je aangeeft welke data je wilt overzetten.

©PXimport

Windows Easy Transfer helpt je allerlei data te behouden tijdens de overstap.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).