Je privacy op internet ligt al jaren ernstig onder vuur: bedrijven en overheden proberen alles mee te lezen. Met de juiste opensource-tools maak je het pottenkijkers echter knap lastig om je privégesprekken te volgen. In deze cursus pakken we je chatverkeer aan, zodat conversaties privé blijven.

Als je in Skype (of vroeger Windows Live Messenger) chatgesprekken voert, sta je er waarschijnlijk niet bij stil dat die gesprekken onderschept kunnen worden. Door andere mensen op hetzelfde netwerk, door Microsoft of door overheids- en veiligheidsdiensten. Een chatgesprek is dan ook niet zo privé als je zou denken.

Zoals we in het vorige deel van deze cursusreeks al beargumenteerden, krijg je meer zekerheid dat de softwaremaker je niet bespioneert als je voor opensource-software kiest. Daarom chat je maar beter met een opensource-chatprogramma zoals Pidgin, dat niet alleen voor Windows, maar ook voor OS X en Linux bestaat.

Dat volstaat echter niet om overheden of spionnen op je netwerk tegen te gaan. Daarvoor heb je encryptie nodig. Dat kunnen we in principe met een systeem als OpenPGP, dat we vorige maand gebruikten om je e-mails te versleutelen. Voor onze chatgesprekken kiezen we echter voor een systeem dat veel verder gaat: Off-the-Record Messaging (OTR).

©PXimport

Vrees je achterdeurtjes in je chatsoftware, kies dan voor een opensource-programma zoals Pidgin.

Off-the-Record

Veel (zogenoemde asymmetrische) encryptiesystemen hebben twee eigenschappen: ze kunnen een bericht versleutelen zodat onbevoegden het niet kunnen lezen (encryptie) en ze kunnen je verzekeren dat je te maken hebt met de juiste persoon (authenticatie). OpenPGP maakt bijvoorbeeld beide aspecten mogelijk.

Maar OTR gaat verder dan OpenPGP. Als een onbevoegde een van de gebruikte OTR-sleutels te pakken krijgt, kan die daarmee je vorige versleutelde conversaties niet ontcijferen. Alles wat je ooit via OTR gezegd hebt, blijft dus gegarandeerd geheim.

Daarnaast hebben OTR-boodschappen geen digitale handtekening. Tijdens een conversatie ben je wel zeker van elkaar dat je met de juiste persoon te maken hebt, maar zodra een conversatie over is, kan niemand bewijzen dat de berichten die je ingetypt hebt van je afkomstig zijn. Vandaar ook de naam 'Off-the-Record' voor het systeem: het is ideaal voor journalisten en klokkenluiders om conversaties te voeren, waarvan ze later liever niet als bron aangewezen worden.

©PXimport

Off-the-Record Messaging (OTR) biedt meer garanties voor je privacy dan OpenPGP.

Pidgin

We installeren eerst het chatprogramma Pidgin, dat gratis te downloaden is. Het installatieprogramma ondersteunt ook Nederlands en kiest automatisch Nederlands als de taal voor Pidgin. Als je spellingscontrole in je conversaties wil, moet je nog wel Dutch aanvinken. Pidgin ondersteunt allerlei chatnetwerken. Je kunt bijvoorbeeld je Microsoft-account (vroeger je account bij Windows Live Messenger) in Pidgin gebruiken, je Google Talk-account of zelfs nog ICQ.

Na de installatie voeg je het account toe waarmee je veilig wil chatten. Let op: om OTR te gebruiken, moet je gesprekspartner een account op hetzelfde netwerk hebben. Je kunt dus niet via je Microsoft-account chatten met een vriend die Google Talk gebruikt. Zodra je account is aangemaakt, zie je je contactpersonen die online zijn. Probeer eens of chatten werkt.

Als dit lukt, kunnen we encryptie inschakelen. Daarvoor download je eerst de plug-in pidgin-otr van de website van OTR. Na installatie open je in het menu Extra van Pidgin Plug-ins en vink je het vakje bij Off-the-Record Messaging aan. Klik dan onderaan op Plug-in instellen. Kies nu in de lijst het account waarmee je veilig wil chatten. De standaard OTR-instellingen laat je maar beter staan, want die zijn prima. Zo worden privégesprekken die je via OTR voert niet gelogd, anders kan de inhoud immers nog altijd gelekt worden.

Wat je wel één keer per chataccount moet doen, is op Genereer klikken. Daarmee creëer je een privésleutel waarmee je conversaties versleuteld worden. Wanneer dat gebeurd is, staat in het venster de 'vingerafdruk' van je sleutel in plaats van Geen sleutel gevonden.

©PXimport

Voeg een chataccount toe in Pidgin.

©PXimport

Configureer de OTR-plug-in van Pidgin om je gesprekken veilig te houden.

Veilig chatten op Android en iOS

Zodra je veilig chatten op je computer gewend bent, wil je uiteraard ook hetzelfde op je smartphone. Gelukkig bestaan er wel enkele apps met ondersteuning voor OTR. De bekendste is ChatSecure, die zowel voor Android (vroeger onder de naam Gibberbot) als voor iOS bestaat. ChatSecure is opensource en compatibel met alle desktop-clients die OTR ondersteunen, maar heeft wel enkel de chatprotocols XMPP en AIM ingebouwd.

Google Talk (en diens opvolger Google Hangouts) zijn echter gebaseerd op XMPP, dus zolang jij en je gesprekspartner een Google-account hebben, kun je met ChatSecure op een veilige manier chatten. De eerste keer dat je de app opstart, kiest je je Google-account. Daarna verschijnen je contactpersonen in je vriendenlijst. Je kunt beginnen met chatten, maar zult een melding zien dat de identiteit van je gesprekspartner niet geverifieerd is. Druk daarvoor op de menuknop en dan op Verify. Ga na of de getoonde vingerafdruk juist is en bevestig.

©PXimport

Ook op Android en iOS kun je veilig chatten, dankzij de opensource-app ChatSecure.

Gesprek starten

Dubbelklik nu op je contactpersoon in de vriendenlijst om een gesprek te beginnen. Als zowel jij als je contactpersoon de OTR-plug-in geïnstalleerd hebben en een sleutel aangemaakt hebben, zie je onderaan rechts een knop Niet privé. Dat is het teken dat je conversatie op dit moment niet versleuteld wordt. Klik daarom op het knopje en kies Start privé gesprek. Wanneer je nu een boodschap typt, krijgt je gesprekspartner die te zien. Op de achtergrond wisselen de OTR-plug-ins van jou en van je gesprekspartner sleutels uit en versleutelen ze de rest van de conversatie, waardoor die niet af te luisteren is door pottenkijkers.

De status onderaan is nu echter veranderd van Niet privé naar Onbekend. Dat betekent dat je nog niet zeker weet of je contactpersoon wel is wie hij beweert te zijn. Pidgin geeft dan ook de melding dat je je contactpersoon maar beter kunt authentiseren. Klik daarvoor rechtsonder in het gespreksvenster op Onbekend en kies dan Authentiseer vriend. Dat authentiseren kan op drie manieren. Als je Vraag en antwoord kiest, dan vul je een vraag in die enkel je contactpersoon kan beantwoorden en geeft het antwoord in, waarna Pidgin die vraag stelt en je contactpersoon enkel toelaat als het antwoord overeenkomt.

Kies je voor de optie Gedeeld geheim, dan moet je beiden dezelfde wachtwoordzin ingeven. Een derde optie is om de vingerafdruk van de privésleutel van je contactpersoon te verifiëren. Klik tot slot op Authentiseer. Als je contactpersoon de overeenkomende gegevens ingeeft, is de authenticatie succesvol en verandert de status van het gesprek naar Privé.

©PXimport

Je gesprek wordt wel versleuteld, maar je weet nog altijd niet zeker wie je contactpersoon is.

©PXimport

Authentiseer je contactpersoon, zodat je zeker weet dat je met de juiste persoon chat.

Chatprogramma's met ingebouwde OTR

Bij Pidgin moet je OTR nog als plug-in installeren, maar sommige chatprogramma's beschikken standaard al over ondersteuning voor OTR. Gebruik je bijvoorbeeld Adium onder OS X, dan is OTR daar eenvoudig in te schakelen door eerst een privésleutel te genereren en dan op het icoontje van de sleutel te klikken. En ook Jitsi, waarop we in Computer!Totaal 2 ingaan, ondersteunt OTR om veilig te chatten.

Blijf echter weg van programma's met een zelfontwikkeld encryptiesysteem. Goede encryptie is immers extreem moeilijk te creëren. Zo biedt Trillian bijvoorbeeld met SecureIM niet eens authenticatie, maar enkel encryptie, en dan nog een heel zwakke soort die gemakkelijk te kraken is. Bovendien kun je dan ook niet rekenen op de off-the-record eigenschappen van OTR. De Nederlander Thijs Alkemade, de hoofdontwikkelaar van Adium, ontdekte dat de encryptie van WhatsApp elementaire fouten bevat. Je mag er dus van uitgaan dat je WhatsApp-berichten niet privé zijn.

Opletten als je veilig wil chatten

Chatten met OTR is niet zo moeilijk. Je hoeft immers maar één keer een privésleutel voor je account aan te maken en het authentiseren hoef je maar één keer bij elke contactpersoon te doen. Daarna zijn de vingerafdrukken van de sleutels van geauthentiseerde vrienden in de instellingen van de OTR plug-in te zien in het tabblad Bekende vingerafdrukken. Het enige waarin een gesprek met OTR daarna verschilt van een niet-beveiligd gesprek is de status. Als een gesprek als niet-privé aangeduid staat, gaat het om een gewoon onversleuteld chatgesprek. En als je contactpersoon geen OTR-plug-in heeft, is er geen status te zien.

Je kunt zo dus perfect met één chatprogramma zowel met personen chatten die hun privacy belangrijk vinden en gebruikmaken van OTR, als met anderen (waarschijnlijk de meerderheid) die daar niet om malen. De OTR-plug-in van Pidgin schiet pas in actie als hij merkt dat je contactpersoon ook OTR gebruikt. Bovendien hoef je niet van account te veranderen, want je kunt gewoon je bestaande account van Microsoft of Google Talk blijven gebruiken in Pidgin. Dat maakt de combinatie van Pidgin en OTR dus de ideale gebruiksvriendelijke manier om veilig te chatten zonder je contactpersonen met extra last op te zadelen.

Een nadeel van OTR is wel dat het geen groepchats ondersteunt. Als je dus met meer dan twee personen tegelijk op een veilige manier wil chatten, zal je een andere manier moeten vinden. Die zal dan waarschijnlijk niet de off-the-record eigenschappen van OTR hebben.

Andere plug-ins

Niet alleen Pidgin beschikt over een OTR-plug-in. Ook voor Miranda IM, net zoals Pidgin een opensource-programma dat diverse chatprotocols ondersteunt, bestaat er een plug-in: MirOTR. Hetzelfde geldt voor Psi, Gajim, X-Chat en nog enkele andere programma's. De ontwikkelaars van OTR richten zich echter vooral op Pidgin.

De plug-ins voor andere clients zijn door anderen gemaakt en dus niet gegarandeerd van dezelfde kwaliteit. Maar als je al een van die andere clients gebruikt, kun je de OTR-plug-in altijd eens proberen. Als je liever geen Pidgin gebruikt of als OTR je te moeilijk klinkt, is de verleiding misschien groot om een plug-in voor een ander soort encryptie uit te proberen.

Geen van de andere plug-ins heeft echter de off-the-record-eigenschappen die OTR biedt, zodat je er niet helemaal dezelfde veiligheid mee verkrijgt. Zo zorgt de plug-in Pidgin-Encryption enkel voor encryptie en authenticatie in Pidgin.

©PXimport

OTR wordt niet alleen in Pidgin ondersteund, maar ook in heel wat andere software.

©PXimport

De plug-in Pidgin-Encryption biedt niet dezelfde veiligheid als OTR.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).