Je kent ze wel, van die handige programma's. Je downloadt ze, leert ermee werken en vervolgens kun je niet meer zonder! We hebben een top 19 voor je samengesteld van programma's die voldoen aan dit kenmerk. Uiteraard heeft iedereen zijn persoonlijke voorkeur, dus haal eruit wat je interessant lijkt!

Internet en netwerk

Tip 01: Beweeg je als geest

Tijdens het internetten doen diensten er alles aan om zo veel mogelijk van je te weten te komen. Je locatie, interesses, websites die je bezoekt en andere persoonlijke zaken worden door onder andere reclamenetwerken vastgelegd en gekoppeld. Door het gebruik van apps én omdat we zelf veel informatie laten rondslingeren, is dit nauwelijks te voorkomen, maar met Ghostery kun je je in ieder geval tijdens het surfen goed wapenen. Het programma werkt in alle bekende browsers, op Internet Explorer na, en doet er alles aan om traceerscripts en andere trucs tegen te houden. Zodra je een website bezoekt, toont Ghostery hoeveel 'digitale snuffelaars' er werden tegengehouden.

©PXimport

Tip 01 Ghostery blokkeert tijdens het internetten zo veel mogelijk diensten en 'agenten' van reclamenetwerken.

Tip 02: Onderdruk reclames

We weten allemaal hoe fijn het is om tv te kijken zonder reclame-onderbrekingen. Op internet krijg je zo veel reclames te zien dat ze soms wel erg afleiden van de inhoud. Ter indicatie: bij een bezoekje aan de website van De Telegraaf kun je zomaar 20 of meer reclameboodschappen te zien krijgen. Adblock Plus is een gratis uitbreiding voor alle bekende browsers om reclames te onderdrukken. Je zult merken dat sociale media, websites en zoekmachineresultaten er heel anders uit gaan zien. Een tellertje toont hoeveel reclames er worden tegengehouden.

Omdat internet drijft op reclame-inkomsten hebben sommige websites een detector voor Adblock en vergelijkbare programma's. Je kunt de website ongezien verlaten of als je de inhoud toch wilt bekijken, kun je besluiten om Adblock Plus tijdelijk uit te schakelen.

©PXimport

Tip 02 Adblock Plus werkt in alle bekende browsers en verbergt reclames tijdens het internetten.

Tip 03: Netwerkmeter

Heb je enig idee welke programma's op je computer verbinding maken met internet? Een virusscanner die zichzelf bijwerkt, Dropbox en misschien Microsoft Office tijdens het installeren. Welk getal je ook roept, de kans is groot dat je er ver naast zit. Er zijn namelijk misschien maar een paar programma's op je computer die niet regelmatig verbinding maken. GlassWire brengt dit keurig in kaart en toont welke programma's er verbinding maken en met welke server. Ook zie je hoeveel dataverkeer er wordt verbruikt. Je kunt totalen bekijken of deze informatie specifiek per programma opvragen. Zo zie je eenvoudig achterhalen wat bijvoorbeeld een avondje series kijken met Netflix of Popcorn Time aan dataverkeer verbruikt.

Als je de standaard firewall van Windows gebruikt, kun je in het tabblad Firewall bepaalde programma's de toegang ontzeggen. Echter, dit is bijna onbegonnen werk aangezien bijna alle software een verbinding vereisen, bijvoorbeeld om recente updates op te halen.

©PXimport

Tip 03 GlassWire brengt je netwerkverkeer in kaart en toont welke programma's dataverkeer verbruiken.

Windows optimaliseren

Tip 04: Schoonmaakactie

Bijna iedereen is inmiddels bekend met het schoonmaakprogramma CCleaner, dus meer dan dit programma noemen doen we niet. Clean Master is minder bekend en een uitstekende aanvulling op CCleaner. Clean Master is vooral goed in het opsporen van overbodige bestanden van programma's. Uiteraard zijn alle standaard schoonmaakroutines ook aanwezig om tijdelijke/overbodige bestanden van onder andere je browser te verwijderen. Volgens de makers maak je met Clean Master gemiddeld 2 GB aan schijfruimte vrij. Dit komt aardig in de buurt van onze bevindingen. De eerste keer als je Clean Master gebruikt, zal je schoonmaakactie zelfs nog veel meer ruimte opleveren.

Hoewel Clean Master veilig te gebruiken is, geldt ook voor dit schoonmaakprogramma een waarschuwing. Bekijk altijd kritisch welke onderdelen je laat verwijderen en opschonen.

©PXimport

Tip 04 Clean Master kan een grondige schoonmaakactie uitvoeren en vindt overbodige bestanden van meer dan 500 programma's.

Tip 06: De-installeren 2.0

Als je programma's verwijdert via de standaard de-installatieprocedure van Windows, blijven er vaak resten achter op je computer. Soms is dit slordigheid van de programmeur, maar soms wordt er ook vanuit gegaan dat je een programma ooit opnieuw wilt installeren. In dat geval worden er bijvoorbeeld ongevraagd instellingen bewaard. Revo Uninstaller Free biedt uitkomst en helpt bij het grondig verwijderen van programma's. Revo Uninstaller Free activeert eerst de standaard de-installatieprocedure. Vervolgens wordt er gecontroleerd op achtergebleven resten en kun je ook die laten verwijderen.

Het verwijderen van programma's met Revo Uninstaller Free duurt iets langer, maar het loont de moeite omdat 'achterblijvers' niet onopgemerkt blijven en het programma's grondiger verwijdert van je computer.

De betaalde versie van Revo Uninstaller biedt meer mogelijkheden en schoonmaakopties, maar voor de meeste mensen voldoet de gratis versie. Dit programma is in ieder geval al een echte verademing ten opzichte van de standaard de-installatieprocedures.

©PXimport

Tip 06 Revo Uninstaller Free zoekt na de standaard de-installatieprocedure naar achtergebleven resten.¬

Media

Tip 07: Ondertiteling

Als je filmbestanden wilt afspelen, is de kans groot dat je de juiste Nederlandstalige ondertiteling niet hebt. Je kunt hiervoor het internet afspeuren naar het juiste ondertitelingbestand, maar hierbij loop je het risico op schimmige websites te belanden of onveilige downloads binnen te halen. Dankzij Sublight kun je dit voorkomen. Je geeft met Sublight een zoekopdracht op je computer en haalt het resultaat met één muisklik binnen. Je kunt het filmbestand ook slepen naar het Sublight-venster. De ondertiteling wordt met de correcte bestandsnaam bewaard. Hierdoor weet je afspeelsoftware (bijvoorbeeld VLC media player) de juiste ondertiteling automatisch te vinden. Bij Settings / Explorer integration kun je aangeven dat je Sublight voor bepaalde videobestanden vanuit de Windows Verkenner wilt gebruiken. Met deze truc kun je de rechtermuisknop gebruiken op een videobestand en kiezen voor Sublight om de ondertiteling te vinden.

©PXimport

Tip 07 Sublight zoekt, vindt en downloadt de juiste ondertiteling vanuit één programma.

Tip 08: Video omzetten

Er zijn veel oplossingen om videobestanden om te zetten naar een ander formaat, maar geen enkele oplossing werkt zo eenvoudig en soepel als die van Freemake Video Converter. Freemake Video Converter kan alle gangbare formaten aan en regelt het omzetten naar een andere indeling binnen een paar muisklikken. Je hoeft geen verstand te hebben van videobestanden of formaten. Sleep je videobestand naar het Freemake Video Converter-venster en geef aan naar welk formaat je wilt exporteren. Je kunt zelfs het apparaat kiezen, bijvoorbeeld Naar Apple / iPad 3.

Leuk detail is dat je ook kunt omzetten naar mp3's en dat Freemake Video Converter filmpjes van YouTube kan inlezen. Het volgende is niets voor audiofielen (en niet altijd legaal), maar toch een handige functie die we graag onder je aandacht brengen. Het plakken van de YouTube-link in Freemake Video Converter is voldoende om het filmpje klaar te zetten voor conversie naar een eigen videobestand of mp3. Freemake Video Converter maakt gebruik van OpenCandy, een reclamenetwerk dat door sommige mensen als ongewenst wordt beschouwd.

Freemake Video Converter, website

©PXimport

Tip 08 Freemake Video Converter zet filmbestanden om naar elk gewenst formaat en kan ook filmpjes downloaden van YouTube.

Beveiliging

Tip 09: Encryptie

Als je bestanden onleesbaar wilt maken voor derden, kun je gebruikmaken van encryptie. AxCrypt maakt het eenvoudig om dit toe te passen op een of meerdere bestanden. Het programma integreert in de Windows Verkenner. Klik met de rechtermuisnop op een bestand, kies voor AxCrypt / Versleutelen en geef een goed wachtwoord op. Het bestand wordt beveiligd. Gebruik de rechtermuisknop opnieuw en kies AxCrypt / Ontsleutelen om de beveiliging ongedaan te maken. Na het opgeven van het juiste wachtwoord is het bestand weer toegankelijk. Je kunt AxCrypt ook toepassen op een map of selectie bestanden.

Gebruik AxCrypt uitsluitend op eigen bestanden en nooit op systeembestanden of Windows-mappen.

©PXimport

Tip 09 AxCrypt maakt bestanden onleesbaar met sterke encryptie.

Tip 10: Nee, bedankt!

Unchecky is al een paar keer aan bod gekomen in de freeware-rubriek, maar mag in de lijst met topprogramma's niet ontbreken. Steeds meer programmamakers bundelen extra's in de installatieprocedure. Let je even niet op? Dan installeer je misschien per ongeluk ongewenste programma's op je computer. Deze kun je meestal uitschakelen door een vinkje te verwijderen, maar als je niet opgelet hebt, is het kwaad meestal al geschiedt. Unchecky is een handig programmaatje met een aangeboren allergie voor sluwe vinkjes. Zodra je iets probeert te installeren met overbodige ballast, verwijdert Unchecky de vinkjes alvast voor je. Uiteraard moet je altijd blijven opletten, maar dankzij Unchecky loop je minder risico om in de valkuil te vallen.

Tip 11: Malware te slim af

Een verdacht programma dat aan de aandacht van je virusscanner is ontsnapt, zet jouw computer mogelijk open voor criminelen, stuurt gegevens door of toont allerlei reclames. Malware Bytes Anti-Malware is een van de beste remedies hiertegen.

Niet alleen tijdens het actief downloaden, maar ook tijdens het surfen worden er pogingen gedaan om via de browser binnen te komen. We merken regelmatig dat Malware Bytes Anti-Malware allerlei ellende voorkomt. De gratis versie biedt geen realtime bescherming, maar kan je computer wel goed doorzoeken en problemen verhelpen. De betaalde versie kost 22,50 euro per jaar en is een aanrader als je regelmatig software uitprobeert. Je kunt Malware Bytes Anti-Malware naast je bestaande beveiligingsprogramma installeren.

©PXimport

Tip 11 Malware Bytes Anti-Malware ziet potentiële dreigingen en voorkomt dat criminelen je computer kunnen binnendringen.

Fotobewerken

Tip 12: Foto's bewerken

Fotor biedt alles wat je nodig hebt, vooral wanneer je niet te veel tijd wilt besteden aan het bewerken van je foto's. Fotor heeft veel handige verbeteringen en effecten die je in één klik kunt toepassen. Wie nog het retro-tijdperk is blijven hangen, kan allerlei filters toepassen, maar ook in de normale bewerkingen is Fotor krachtig. Fotor is er voor Windows en alle mobiele platforms. De functies en filters van Fotor werken voor sommige bewerkingen zelfs sneller dan de bekende professionele software. Naast het verbeteren en bewerken van individuele afbeeldingen is er een krachtige batch-functie aanwezig om meerdere foto's snel te verwerken. Ook kun je meerdere afbeeldingen met Fotor eenvoudig omtoveren tot een prachtige fotocollage.

©PXimport

Tip 12 Met Fotor kun je je foto's snel bewerken.

Tip 13: Miniatuurweergaven

In de Windows Verkenner zie je bij veel bestanden een miniatuurweergave. Het handige hieraan is dat je snel aan de hand van de afbeelding een foto terug kunt vinden. Bij sommige bestandsformaten wordt de miniatuurweergave echter niet getoond. Dankzij SageThumbs krijg je dit wel voor elkaar. Het programma ondersteunt meer dan 150 (!) grafische formaten. Zo wordt er zelfs van Photoshop-bestanden (psd) een miniatuurweergave getoond. Daarnaast kan SageThumbs je afbeeldingen ook omzetten naar een ander formaat, bijvoorbeeld van png naar jpg. Klik met de rechtermuisknop in de Windows Verkenner op een of meerdere afbeeldingen en kies SageThumbs / Convert to jpg (of een andere indeling).

©PXimport

Tip 13 SageThumbs verzorgt de miniatuurweergaves van fotobestanden in de Windows Verkenner.

Tip 14: Batchverwerking

Als je regelmatig foto's verkleint of om wilt zetten naar een ander formaat, is VarieDrop een handig programma. VarieDrop heeft vier zones. Per zone kun je fotobewerkingen instellen, bijvoorbeeld opslaan als jpg met een kwaliteit van 90% en een maximale resolutie van 1200x900. Je kunt ook een doelmap instellen per zone, bijvoorbeeld een tijdelijke map op je bureaublad. Sleep foto's via de Windows Verkenner naar een van je VarieDrop-zones en het programma voert de voorgedefinieerde bewerkingen uit. VarieDrop is zeer geschikt als je bijvoorbeeld foto's wilt verkleinen voor mailgebruik of marktplaatsadvertenties. Ook als je regelmatig een website bijwerkt met nieuwe foto's is VarieDrop handig. Door de foto's al op je computer te verkleinen, gaat het uploaden naar de website veel sneller.

©PXimport

Tip 14 VarieDrop heeft vier zones waar je foto's op kunt 'laten vallen', waarna de afbeeldingen automatisch worden verwerkt.

Windows en systeemtools

Tip 15: F4 op steroïden

Als een programma vastloopt en niet meer reageert, kun je met Windows Taakbekeer (Ctrl+Shift+Esc) het programma geforceerd afsluiten. Dankzij het programma SuperF4 kun je vastgelopen programma's sneller afsluiten. SuperF4 biedt een variatie op een bestaande toetscombinatie. Met Alt+F4 geef je een programma opdracht om zichzelf netjes af te sluiten. Dit is vergelijkbaar met het bekende kruisje. SuperF4 maakt de toetscombinatie Ctrl+Alt+F4 mogelijk. Hiermee wordt het programma dat je op dat moment voor je neus hebt in één klap uitgeschakeld. SuperF4 is ook handig om programma's als Skype en Spotify volledig uit te schakelen. Dit zijn twee bekende programma's die de regel 'op het kruisje klikken, sluit het programma af' aan hun laars lappen. Wees wel voorzichtig met de toetscombinatie bij programma's als Photoshop of Word. Geopende documenten worden namelijk niet bewaard.

©PXimport

Tip 15 SuperF4 sluit programma's geforceerd af met Ctrl+Alt+F4.

Tip 16: Inloggen met usb

Vraag je je ook weleens af: Kan dat aanmelden bij Windows niet eenvoudiger? Met Rohos Logon Key kun je een usb-stick prepareren zodat deze dienst kan doen als toegangssleutel voor je computer. De omvang van de usb-stick is niet van belang, omdat er nauwelijks opslagruimte wordt gebruikt. Uiteraard is het handig als je de usb-stick aan je sleutelbos kunt bevestigen, zo heb je je digitale sleutel altijd bij je.

Plaats de usb-stick en start Rohos Logon Key. Met Setup USB Key stel je alles in. Herstart je computer en plaats de stick om je aan te melden. Als je de stick in je computer achterlaat en opstart, wordt je automatisch aangemeld. De digitale usb-sleutel kan ook de vergrendeling van je systeem (Windows-toets+L) opheffen.

De gratis versie van Rohos Logon Key heet Rohos Logon Key Free en hebben de makers verstopt achter een testlink op hun website.

©PXimport

Tip 16 Dankzij Rohos Logon Key Free kun je je aanmelden bij Windows met een usb-stick.

Tip 17: Partities bewerken

Windows heeft een programma aan boord, Schijfbeheer, om je harde schijf (achteraf) in te delen. Druk op Windows-toets+R en geef de opdracht diskmgmt.msc, gevolgd door Enter. Als je functies mist of graag op weg wordt geholpen om bijvoorbeeld schijfruimte te vergroten, biedt Easeus Partition Master Free meer mogelijkheden. De aanpassingen worden niet direct uitgevoerd, maar klaargezet. Zo heb je de kans om je wijzigingen goed te controleren of er zelfs van af te zien. Alles in orde? Bevestig je aanpassingen met Apply. Vaak is een herstart vereist voordat je acties worden uitgevoerd.

Het bewerken van de indeling van een harde schijf mag alleen door experts worden verricht, omdat fouten mogelijk afgestraft worden met dataverlies.

©PXimport

Tip 17 Easeus Partition Master Free helpt bij het (achteraf) indelen van je harde schijf.

Tip 18: Handige tabbladen

Hoewel er veel handige vervangers bestaan voor de standaard Windows Verkenner, is de overstap naar een alternatief voor veel mensen een brug te ver. Dankzij Clover hoef je geen afstand te nemen van de Verkenner en kun je toch genieten van handige extra's. De voornaamste toegevoegde waarde van Clover zijn de tabbladen. Je kunt eenvoudig meerdere locaties op je computer openen in één Windows Verkenner-venster. Dit werkt hetzelfde als in je browser. Met de toetscombinatie Ctrl+T open je een nieuw tabblad. Je kunt ook boven in beeld op het plusteken klikken. Gebruik de toetscombinatie Ctrl+Shift+B voor een extra werkbalk met favoriete locaties. Deze locaties bewerk je door er mappen naartoe te slepen (of gebruik de toetscombinatie Ctrl+D).

©PXimport

Tip 18 Clover geeft de Windows Verkenner handige tabbladen.

Tip 19: Omvang op schijf

Het maakt niet uit hoe groot je harde schijf is, fanatieke computeraars hebben vroeg of laat te weinig ruimte. Dit geldt in het bijzonder voor snelle SSD's. Deze zijn snel, maar de capaciteit is beperkt. Je moet dus goed opletten wat je bewaart. Door de wildgroei aan mappen is het soms lastig om te achterhalen waar je grote bestanden staan. TreeSize weet deze informatie snel boven water te halen. Klik met de rechtermuisknop op een map of schijfletter en kies TreeSize Free. Het programma indexeert de mappen en toont deze gesorteerd op omvang. Je kunt doorklikken en dieper graven. Open de map in de Windows Verkenner door in TreeSize de rechtermuisknop te gebruiken op een map.

©PXimport

Tip 19 TreeSize Free laat zien welk mappen veel schijfruimte in beslag nemen.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).