Van belangrijke bestanden is het altijd goed om een recente back-up te hebben. Een foutje is tenslotte zo gemaakt of er kan een virus optreden. Of misschien heb je de bestanden simpelweg nodig op een ander toestel. Back-ups met de hand uitvoeren is tijdrovend, saai en foutgevoelig. Gelukkig zijn er tools als jaBuT Backup waarmee je meerdere back-upsessies kunt automatiseren.

De tool jaBuT Backup is van Duitse origine en werd in 2011 ontwikkeld. Inmiddels heeft de ijverige maker al voor meer dan honderd releases gezorgd. Wij gingen aan de slag met de recentste versie van juli 2020. Je vindt de Windows-tool op www.jabut.de, zowel in 32 bit als 64 bit. Je downloadt de versie die past bij je systeem. Weet je niet welke dat moet zijn? Open dan de Windows Verkenner, klik met rechts op Deze PC en kies voor Eigenschappen: je vindt de informatie bij Type systeem. JaBuT Backup is beschikbaar in zowel een installeerbare als in een portable versie. De werking is identiek, de portable versie heeft als voordeel dat je die ook op een usb-stick kunt zetten. Overigens is het wel zo dat je vanuit de installeerbare versie op het einde toch nog voor Install as a portable version kunt kiezen. Een beetje verwarrend, maar goed.

Kennismaking

Na de installatie krijg je een venster te zien dat je met zeven tabbladen wegwijs maakt in de werkingsprincipes van jaBuT Backup. Wat we hiervan vooral onthouden is dat de tool op basis van profielen werkt, met diverse back-upopties die je met de hand of geautomatiseerd kunt laten uitvoeren.

De eerste keer krijg je enkele geanimeerde instructies die je met de grafische omgeving van jaBuT Backup kennis laten maken. Je doet er goed aan meteen het menu Edit te openen en Settings te kiezen. Hier vind je onder meer linksonder de knop Help terug waarmee je uitgebreide feedback over het programma krijgt.

Ook goed om weten: in de rubriek Update kun je zelf aangeven of de tool zichzelf up-to-date mag houden en hoe vaak die daarop mag checken. Bij Notifications kun je een mailserver aangeven, zodat je na afloop van een back-upsessie ook via de e-mail op de hoogte wordt gebracht.

©PXimport

Bron- en doelmap

Gezien jaBuT Backup met profielen werkt moet je dus eerst zo’n profiel creëren. Druk hiervoor op de groene plusknop, zodat het venster Create or edit profile verschijnt, inclusief de Help-knop. In het welkomstvenster kies je tussen een Express setup en een Custom setup. In de meeste gevallen volstaat de eerste. Je stelt de bron- en doelmap, de back-upinterval en -type in.

Kies je voor Custom setup dan kun je onder meer inclusie- en exclusieregels vastleggen en aangeven op basis van welke criteria jaBuT Backup bestanden in bron- en doelmap moet vergelijken. We houden het hier voorlopig bij Express setup. Denk je dit profiel later nog te kunnen gebruiken, kies dan Save as a preset en geef een passende naam op. Naderhand kun je dit ophalen via de optie Load data from preset.

Bevestig met Forward. Verwijs naar je bronmap en laat Include subdirectories aangevinkt als je ook submappen wilt meenemen. In de volgende stap duid je een doelmap aan, bij voorkeur op een ander medium. Let wel, kies je bijvoorbeeld e:\backups en gebruik je deze doelmap ook voor andere back-upprofielen, dan belanden alle back-ups standaard in dezelfde map. Je kunt daarom beter kiezen voor zoiets als e:\back-ups\<profiel-x>, zodat elk profiel naar een eigen submap back-upt.

©PXimport

Interval en modus

Vervolgens leg je het back-upinterval vast. Standaard staat dit ingesteld op Manual maar je kunt nog uit vijf andere, geautomatiseerde modi kiezen, waaronder Every few hours en When files change. Bij When files change bijvoorbeeld bepaal je onder meer het minimumaantal vastgestelde wijzigingen voor de back-up mag starten. Rechts kun je dagen selecteren waarop de back-up niet moet worden uitgevoerd.

In het volgende venster kies je de back-upmodus. Standaard gaat jaBuT Backup uit van het type Simple copy, waarbij alle (nieuwe of gewijzigde) bestanden in de bronmap die niet in de doelmap staan, worden gekopieerd. Niets meer, niets minder.

Bij Exact copy daarentegen worden bestanden uit de doelmap die niet in de bronmap staan zonder meer verwijderd. Move verplaatst alle bestanden uit de bronmap naar de doelmap. Hierbij worden bestanden in de doelmap niet overschreven. Kies je voor Exact Move dan worden identieke bestanden in de doelmap verwijderd evenals bestanden die niet in de bronmap staan.

Het type Mirror Copy zorgt ervoor dat de doelmap exact dezelfde inhoud krijgt als je bronmap. Bij Synchronize wordt een kopieeroperatie in twee richtingen gestart, zodat alle bestanden van de bronmap naar de doelmap gaan en omgekeerd.

©PXimport

Afronding en uitvoering

In de laatste stap kies je een profielnaam. Laat hier, zeker de eerste paar keren, het vinkje staan Show preview before the operation starts staan. Eventueel breng je je profiel nog een in groep onder: klik op (New profile group) en vul een groepsnaam in. Bevestig met Save. Je profiel wordt aan de lijst toegevoegd.

Wanneer je met rechts op dit profiel klikt, kun je allerlei acties uitvoeren, zoals Activate/deactivate profile waarmee je de uitvoering tijdelijk opschort. Er zijn verder nog belangrijke opties als Rename profile, Delete profile, Duplicate profile en Run profile. Met de laatste start je het profiel. Door het vinkje bij Show preview duikt nu eerst een venster op waarin je in een oogopslag ziet wat er precies met de data gebeurt wanneer je met OK bevestigt. Druk op Cancel als je deze operatie alsnog wilt tegenhouden.

Om het profiel aan te passen kies je   Profiel properties: je belandt nu in het venster Create or edit profile. Profielen importeren en exporteren doe je via het Tools-menu. Vanuit het tabblad All profiles kun je volgens diverse criteria en met zoektermen naar profielen zoeken.

©PXimport

Aangepaste set-up

Je kunt nu uiteraard nog andere back-upprofielen creëren. Laten we eens kijken wat er gebeurt als je voor Custom setup kiest. Je merkt dat er nu drie extra rubrieken beschikbaar komen: Select data,File comparison en Other options. De eerste twee stappen, het bepalen van je bron- en doelmap, zijn je inmiddels al bekend. Bij Source directory kun je er deze keer wel voor kiezen om de mappenstructuur van de bronmap naar de doelmap over te zetten. Stel, de bronmap is c:\data\computertotaal, dan worden in de doelmap de submappen \c\data\computertotaal gecreëerd.

Nadat je bron- en doelmap hebt vastgelegd kun je bij Select data via de optie Process only selected data from the source directory aangeven welke bestanden en mappen je zeker wel of zeker niet mee in de back-up wilt nemen. Dat doe je met behulp van jokertekens, zoals \*.docx of \data?.*. Een ? vertegenwoordigt hierbij één teken, terwijl een * meerdere tekens symboliseert.

©PXimport

Vergelijking en compressie

In de rubriek File comparison kun je bijbehorende criteria vastleggen waaraan bestanden in je bron- en/of doelmap moeten voldoen voor ze in de profieluitvoering worden betrokken. Alleen het back-type Mirror Copy trekt zich hier niets aan. Er zijn zeven vergelijkingsmethodes waarvan je er twee kunt combineren: via and (er moet aan beide worden voldaan) of met or (het volstaat als aan één van beide is voldaan).

Stel, je kiest Compare file size and Compare last access date, dan worden uitsluitend de bestanden verwerkt waarvan niet alleen de grootte in de bron- en doelmap verschilt, maar waarbij het bronbestand ook recenter werd benaderd dan het doelbestand. De Help-functie geef je meer feedback over alle methodes.

De rubrieken Interval en Mode bevatten nauwelijks extra’s, maar het is wel een goed moment om de twee resterende back-uptypes toe te lichten: Compress en Exact Compress. Hiermee creëer je in de doelmap een gecomprimeerd archiefbestand van alle data uit de bronmap. Het tweede type verwijdert hierbij ook alle data uit de doelmap als die niet in de bronmap staan. Klik je bij een van beide types op Show advanced archive options, dan kun je uit twee archiefformaten kiezen: ZIP en 7z (de laatste is compacter maar werkt trager). De archieven uit beide types kun je encrypteren en met een wachtwoord afschermen, maar bij ZIP moet je op het tabblad ZIP options dan wel eerst een Encryption method aanduiden, zoals AES-256.

©PXimport

Extra opties

Over naar Other options, waar je oudere versies kunt laten bewaren van bestanden die door een profieluitvoering uit de doelmap werden verwijderd. Wanneer je hier op de knop Show advanced profile options drukt komen nog extra opties beschikbaar op vier tabbladen.

Zo bijvoorbeeld kun je op het tabblad Execute programs toepassingen selecteren die bij aanvang of na afloop van de profieluitvoering automatisch moeten opstarten. Bij Removable media laat je profielen uitvoeren zodra je een usb-stick inplugt.

Er zijn trouwens nog meer mogelijkheden. Zo laat jaBuT Backup zich via allerlei parameters nauwgezet aansturen vanaf de opdrachtregel en kun je een Silent Mode activeren waarmee je zowat alle visuele feedback van jaBuT Backup uitschakelt.

Een functie of tool om geback-upte data terug te zetten is er niet, maar dat valt goed te regelen met je reguliere bestandsverkenner, desnoods met wat hulp van een (de)archiveringstool als het gratis 7-Zip. Een excuus van dat je geen recente back-ups hebt, gaat met jaBuT Backup niet meer op.

©PXimport

Lange documenten in Word voorzie je natuurlijk van paginanummers. Maar wat als je project begint met een voorblad en een inhoudsopgave? Dan wil je de paginanummering misschien pas later laten starten, bijvoorbeeld bij het eerste hoofdstuk. Gelukkig kun je zelf bepalen vanaf welke pagina de nummering begint en hoe die wordt weergegeven.

Stap 1: Sectie-einde

Stel dat je de paginanummering pas op pagina vier wilt laten beginnen. Plaats dan de cursor aan het einde van de tekst op de derde pagina. Ga naar het tabblad Indeling, klik op Eindemarkeringen en kies onder Sectie-einden de optie Volgende pagina. Zo voeg je een sectie-einde toe tussen pagina drie en vier.

Stap 2: Ontkoppel de sectie

Klik in de kop- of voettekst van pagina vier. Je ziet nu het label Koptekst (Sectie 2) of Voettekst (Sectie 2) verschijnen. Zodra je dit doet, opent automatisch het tabblad Koptekst en voettekst. Klik op Aan vorige koppelen in de groep Navigatie om de kop- en voettekst van deze sectie los te koppelen van de vorige. Zo voorkom je dat de paginanummers ook op de eerste drie pagina’s verschijnen.

Stap 3: Nummering plaatsen

Plaats de cursor opnieuw in de kop- of voettekst van pagina vier waar je de nummering wilt starten. Ga naar Paginanummer, kies waar je het nummer wilt tonen (bovenaan of onderaan) en kies een stijl. Je ziet nu waarschijnlijk dat pagina vier het cijfer 4 krijgt. Dat wil je aanpassen. Klik opnieuw op Paginanummer en kies Opmaak paginanummers. Selecteer hier Beginnen bij en vul het gewenste startnummer in – in dit voorbeeld: 1. Klik op OK. Nu begint de nummering pas op pagina vier, met het cijfer 1.

De eerste drie pagina’s hebben nu geen nummering. Als je die drie pagina’s door middel van Romeinse cijfers wilt nummeren, dan ga je terug naar de allereerste pagina en weer klik je op Paginanummer. Je beslist of de nummering boven- of onderaan de pagina moet komen. In het pop-up venster Opmaakpaginanummers selecteer je bovenaan de Romeinse stijl en in het vak Beginnen bij selecteer je 1.

Vroeg of laat moet je bepaalde informatie digitaal delen. Denk aan contracten, medische gegevens of vertrouwelijke rapporten. Dat is vaak ook precies het moment waarop het mis kan gaan. Eén foutieve klik en je bestand belandt in verkeerde handen. Gelukkig zijn er slimme en relatief eenvoudige manieren om het risico te beperken, zonder paranoïde toestanden.

Lees ook: 20 tips om je online privacy te waarborgen

Om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie terechtkomt bij onbevoegden, gebruik je bij voorkeur een combinatie van beveiligingsmaatregelen. Versleutel je bestanden vóór verzending, gebruik wachtwoorden of toegangsrechten en kies voor veilige overdrachtsdiensten in plaats van standaardmail. Beperk daarnaast de toegang tot enkel de juiste personen of groepen. Zo houd je je data echt privé, ook na verzending. 

Metadata verwijderen

Welke versie van Windows je ook gebruikt: als je gevoelige bestanden deelt, is het verstandig om eerst de metadata te wissen. Wanneer je een bestand aanmaakt, slaat het systeem automatisch extra gegevens op, zoals de naam van de auteur, de datum van de laatste wijziging, de computernaam en meer. Deze metadata kunnen onbedoeld gevoelige informatie prijsgeven.

Gelukkig kun je deze metadata in Windows Verkenner eenvoudig verwijderen. Navigeer naar het bestand dat je wilt delen. Klik er met de rechtermuisknop op en kies Eigenschappen. Of gebruik de toetscombinatie Alt+Enter. Ga naar het tabblad Details. Klik onderaan op Eigenschappen en persoonlijke gegevens verwijderen. Hier kun je ook de optie Maak een kopie waarbij alle mogelijke eigenschappen zijn verwijderd selecteren. Bevestig met OK. Hierdoor ontvang je een kopie van het bestand zonder de metadata.

➡️7-Zip

Installeren

Ben je van plan om een bestand via internet te versturen? Dan is versleuteling een slimme zet. Door een bestand te versleutelen, voorkom je dat onbevoegden toegang krijgen tot de inhoud, zelfs als ze dat per ongeluk in handen krijgen. Hoewel Windows 11 zelf versleutelingsopties biedt, zijn die alleen bedoeld voor lokale opslag en dus niet geschikt voor bestanden die je wilt delen. Gebruik daarom een externe tool zoals 7-Zip, een gratis, opensource-programma dat uitstekend werkt voor veilige compressie én encryptie.

7-Zip installeer je via de Opdrachtprompt: Open het Startmenu en zoek naar Opdrachtprompt. Klik met de rechtermuisknop op het resultaat en kies Als administrator uitvoeren. Typ de volgende opdracht en druk op Enter: winget install --id 7zip.7zip.

De tool wordt automatisch gedownload en geïnstalleerd. Zodra 7-Zip klaarstaat, kun je je bestand inpakken in een met een wachtwoord beveiligd archief (7z of zip) met sterke AES-256-encryptie. Op die manier kun je het bestand veilig versturen, bijvoorbeeld via e-mail of een cloudservice, mits je het wachtwoord apart en veilig deelt.

Versleutelen

Om 7-Zip te starten, zoek je via Startmenu naar 7-Zip File Manager. Open de app en navigeer naar het bestand dat je wilt beveiligen. Selecteer dat en klik op de groene knop Toevoegen. Onderaan, in het gedeelte Versleuteling, vul je een wachtwoord in om het bestand te beveiligen. Typ het wachtwoord twee keer ter bevestiging.

Je kunt ervoor kiezen om het wachtwoord zichtbaar te maken, zodat je zeker weet dat je geen typfouten maakt. Daarnaast kun je ook de bestandsnaam versleutelen. Dat zorgt ervoor dat zelfs de naam van het bestand niet meer herkenbaar is, wat de inhoud extra goed afschermt voor nieuwsgierige ogen. Het resultaat is een versleuteld archiefbestand - een soort digitale container - dat alleen geopend kan worden met het ingestelde wachtwoord.

Standaard blijft het originele, niet-versleutelde bestand behouden. Wil je dat automatisch laten verwijderen? Vink dan in het venster Toevoegen aan archief de optie Bestanden na inpakken verwijderen aan. Zo blijft enkel de beveiligde versie over.

Versleutelen en splitsen

Wil je nog een extra beveiligingslaag toevoegen? Dan kun je het bestand niet alleen versleutelen met 7-Zip, maar ook opsplitsen in meerdere delen. Vervolgens kun je elk deel apart versturen, eventueel zelfs op verschillende momenten of via verschillende kanalen.

Open opnieuw 7-Zip en voeg het bestand toe dat je op deze manier wilt beveiligen. Stel een encryptiewachtwoord in en bevestig dat. In het veld Opsplitsen in volumes, bytes kies je de gewenste bestandsgrootte per deel. Dit is vooral handig voor grote bestanden. Stel dat het originele bestand 40 MB groot is. Als je 10 MB opgeeft, maakt 7-Zip er automatisch vier gelabelde delen van.

Voor maximale veiligheid kun je elk deel via een andere dienst of e-mailaccount verzenden. De ontvanger selecteert alle delen in 7-Zip (houd hiervoor de Ctrl-toets ingedrukt tijdens het aanklikken) en kiest daarna Uitpakken. Zodra het juiste wachtwoord wordt ingevoerd, worden de delen automatisch samengevoegd en ontsleuteld.

➡️OneDrive

Machtigingen

Met OneDrive stel je eenvoudig machtigingenin waarmee je bepaalt wie er toegang krijgt tot het bestand dat je eerder met 7-Zip hebt versleuteld. Het delen kun je op elk moment weer stopzetten. Open OneDrive via verkenner en navigeer naar de map waarin de versleutelde container staat. Klik met de rechtermuisknop op het bestand en kies voor Delen.

In het pop-upvenster voer je het e-mailadres in van de persoon met wie je het bestand wilt delen. Je kunt ook meerdere e-mailadressen of een mailgroep invoeren. Klik vervolgens op het potloodicoon om aan te geven of de ontvanger het bestand mag Bewerken of Alleen mag bekijken. Ben je klaar? Klik dan op Verzenden. De ontvanger krijgt een e-mail met een link om het bestand te downloaden.

➡️Outlook

E-mailversleuteling

Heb je een Microsoft 365-abonnement? Dan kun je gebruikmaken van de ingebouwde versleutelfunctie in Outlook om je e-mails en bijlagen extra te beveiligen.

Open de Outlook-app en klik op Nieuwe e-mail om een nieuw bericht op te stellen.Ga eventueel naar het tabblad Invoegen en kies Bestand bijvoegen.Selecteer via Op deze computer zoeken het gewenste bestand en klik op Openen.

Daarnaga je naar het tabblad Opties bovenaan het Lint.Klik op de knop Versleutelen. Je kunt hier ook kiezen uit verschillende beveiligingsniveaus.Maak je bericht af zoals gewoonlijk en klik op Verzenden.De e-mail wordt nu automatisch versleuteld verstuurd. De inhoud is onderweg beschermd en kan alleen worden geopend door de bedoelde ontvanger.

Beveiligingsopties

Onder de knop Versleuteling zie je drie opties als je een Microsoft 365 Family- of Personal-abonnement gebruikt. De eerste optie is Niet doorsturen. Hierdoor blijft je bericht versleuteld binnen Microsoft 365 en kan de ontvanger het niet kopiëren of naar anderen doorsturen. Kies je Versleutelen, dan kunnen ontvangers met een Outlook.com- of Microsoft 365-account de bijlagen downloaden vanuit Outlook.com of de mobiele Outlook-app.

Wie een andere e-mailclient gebruikt, zoals Gmail, Thunderbird of Apple Mail, ontvangt een bericht dat er een Microsoft Office 365-versleutelde e-mail op hem wacht. Als de ontvanger op de link Bericht lezen klikt, dan schakelt hij naar het Microsoft 365 Portal voor berichtversleuteling en daar moet hij zich aanmelden met een eenmalige wachtwoordcode. Die code ontvangt hij in zijn e-mailclient en daarmee kan hij dan het bericht op de portal openen.

De derde optie is Geen machtiging ingesteld en daarmee verwijder je eerdere machtigingen. De versleutelfunctie in Outlook is ideaal voor wie snel en zonder technische omwegen gevoelige informatie wil delen binnen een professionele context. Je hoeft geen extra tools te installeren.

➡️Gmail

Vertrouwelijke modus

De extra beveiliging in Gmail heet Vertrouwelijke modus. Hiermee versleutel je je berichten, zodat alleen de bedoelde ontvanger ze kan lezen, zelfs als iemand anders toegang krijgt tot diens mailbox. Klik op Opstellen om een nieuw bericht te maken. Vul het e-mailadres van de ontvanger in, kies een onderwerp en typ je bericht. Voor je op Verzenden klikt, activeer je de extra beveiliging. Onderaan het berichtvenster zie je een aantal grijze knoppen. Helemaal rechts staat een pictogram van een slot met een wijzerplaat. Klik daarop om de Vertrouwelijke modus in te schakelen.

Gebruik je de mobiele app? Tik dan op de drie puntjes rechtsboven en kies daar het slotje. Ontvangers kunnen deze mail vervolgens niet doorsturen, kopiëren, afdrukken of downloaden. Er verschijnt ook een pop-upvenster waarin je de vervaltijd van het bericht instelt. Je kunt kiezen uit: 1 dag, 1 week, 1 maand, 3 maanden of 5 jaar. Na afloop van de gekozen periode verdwijnt het bericht automatisch uit de postbus.

Sms-beveiliging

In hetzelfde pop-upvenster kun je een extra beveiligingslaag toevoegen via de optie Toegangscode vereisen. Vink hier de optie Sms-toegangscode aan. De ontvanger kan het bericht dan pas lezen nadat hij of zij een code invoert die via sms op de mobiele telefoon wordt bezorgd. Hiermee voeg je een tweede beveiligingsfactor toe, wat het voor een indringer vrijwel onmogelijk maakt om toegang te krijgen. Die moet immers niet alleen de mailbox, maar ook de sms-berichten van de ontvanger onderscheppen. Dat is een bijzonder lastige combinatie.

Klik op Opslaan en vervolgens op Verzenden. Op dit moment kun je eventueel nog de vervaltijd van het bericht aanpassen. Dan verschijnt er nu een tweede pop-upvenster waarin je het telefoonnummer van de ontvanger moet invoeren. Klik opnieuw op Verzenden. De ontvanger krijgt vervolgens een e-mail met daarin een knop om het vertrouwelijke bericht in de browser te openen. Is sms-verificatie ingeschakeld? Dan ziet de ontvanger ter bevestiging de laatste twee cijfers van zijn of haar gsm-nummer. Na een klik op Send passcode wordt de toegangscode per sms verstuurd.

Lees ook: 20 (écht) onmisbare tips voor Gmail

Documenten ondertekenen op je iPhone? Zo maak je een handtekening aan

➡️Proton Mail

Zwitserse veiligheid

De grote mailproviders maken er geen geheim van dat ze het e-mailverkeer scannen. Volgens eigen zeggen doen ze dat om hun dienstverlening te verbeteren. Daarbij richten ze zich vooral op de metadata van berichten: wie met wie communiceert, wanneer en hoe vaak. Ben je op je privacy gesteld, dan geeft dit idee een onbehaaglijk gevoel, zeker wanneer het om vertrouwelijke informatie gaat.

In dat geval kun je overstappen naar een ultraveilige aanbieder zoals Proton Mail (https://proton.me), een dienst die privacy centraal stelt. De servers staan in Zwitserland, waardoor de dienst onderworpen is aan een van de strengste privacywetgevingen ter wereld. Proton Mail werkt standaard met end-to-end-encryptie. Bij gewone e-mails is de verbinding tussen jou en de server meestal wel versleuteld met TLS (Transport Layer Security), maar de e-mail zelf wordt op de server in leesbare vorm opgeslagen.

End-to-end-encryptie (E2EE) bij e-mail betekent dat alleen de afzender en de beoogde ontvanger de inhoud van het bericht kunnen lezen. Zelfs de e-maildienst zelf kan niet zien wat er in de e-mail staat, omdat de versleuteling pas wordt verwijderd op het toestel van de ontvanger.

De gratis versie, Proton Free, biedt dezelfde sterke beveiliging als de betaalde formules, maar met enkele beperkingen. Je beschikt over één e-mailadres en 1 GB e-mailopslag. Daar staat tegenover dat je volledig reclamevrij werkt, niet gevolgd wordt en je berichten niet worden geanalyseerd of gelogd. Wie meer nodig heeft, kan upgraden naar een betaald abonnement, zoals Mail Plus (3,99 euro per maand bij jaarlijkse betaling).