21 tijdbesparende tips voor de zakelijke pc-gebruiker
Wat is de beste manier om een doorgewinterde pc-gebruiker te onderscheiden van een stuntelende amateur? De deskundige heeft geen tijd te verliezen. Tijd is immers geld, en er zijn vele manieren om zelfs de meest elementaire computertaken sneller uit te voeren. Wij gaan aan je educatie bijdragen met 21 eenvoudige dingen die je kunt doen om tijdens het gebruik van de pc minder tijd te verkwisten.
Dit is een vrij vertaald artikel van onze zustersite PCWorld.com, geschreven door Alex Castle (@atcastle). De mening van de auteur komt niet per definitie overeen met die van ComputerTotaal.nl.
1. Tem je e-mail met Inbox Zero
E-mail is een belangrijke tool, maar ook een enorme tijdverspiller. Voor elke seconde dat je productief aan het communiceren bent verlies je waarschijnlijk vijf of meer seconden met het doorzoeken van oude e-mails of piekeren over de enorme lading e-mails in je inbox. Als je je mailbox vandaag nog organiseert, zal je voortaan telkens wanneer je inlogt enkele minuten besparen.
Ten eerste, probeer je inbox zo goed mogelijk leeg te maken, en probeer het ook zo te houden. Er zijn verscheidene populaire systemen om je e-mail te organiseren. Inbox Zero is eenvoudig, gemakkelijk te begrijpen en je kunt er meteen mee aan de slag.
2. Maak vergaderingen efficiënter
Vergaderingen zijn een noodzakelijk kwaad, maar als je ze zo efficiënt mogelijk maakt hoeven ze je productiviteit niet te hinderen. Less Meeting is een dienst voor het aanmaken van vergaderingsnotulen die sterk de nadruk op snelheid legt. Less Meeting beschikt over standaardfuncties als het aanmaken van notities en notulen, plus een aantal timers die je kunnen helpen een vergadering te beëindigen voordat mensen in slaap vallen.
3. Leer Microsoft Office sneltoetsen te gebruiken
Om een applicatie goed te kunnen beheersen moeten je vingers de sneltoetsen – de toetsencombinaties om zonder de muis te navigeren – onthouden. Je kent waarschijnlijk de meest elementaire sneltoetsen wel (zoals Ctrl-C om te kopiëren), maar er zijn er veel meer in Windows en iedere desktopapplicatie.
Ga niet een lijst met sneltoetsen zitten bestuderen. Probeer in plaats daarvan het programma KeyRocket uit. Het draait op de achtergrond terwijl je Word, PowerPoint, of Excel gebruikt, en duidt sneltoetsen aan wanneer je ze nodig hebt. Eenvoudige analyses laten ook zien hoeveel tijd je bespaart. De volledige versie kost 30 dollar.
4. Voeg een tweede monitor toe
Als je regelmatig meerdere programma’s tegelijk gebruikt, besteed je veel meer tijd aan het minimaliseren en maximaliseren van softwarevensters dan je denkt. Outlook minimaliseren, een item in Excel controleren en vervolgens terugschakelen naar Outlook, het kost tijd en onderbreekt ook nog eens je concentratie waardoor het moeilijker is om opnieuw je aandacht op je taak te vestigen.
Waar wacht je nog op? Neem een tweede monitor. Als je maximale beeldschermruimte nodig hebt om video’s te bewerken of op de beurs te handelen, zou je misschien zelfs kunnen overwegen om meer dan twee monitoren te nemen. Dit maakt het zoveel makkelijker om je door taken en applicaties heen te werken.
5. Gebruik een programma voor visualisatie van de harde schijf
Als je de neiging hebt om je harde schijf vol te zetten en je alleen ruimte vrijmaakt wanneer het echt nodig is, ben je ook je computer aanzienlijk aan het vertragen – vooral wanneer het de Windows systeemschijf betreft. Maak nu meteen zoveel mogelijk ruimte vrij. Probeer eens een programma uit dat de harde schijf visualiseert, zoals WizTree. Het scant je harde schijf en laat zien waar zich de grootste ruimteverbruikers bevinden.
6. Schakel het wachtwoordscherm van Windows 8 uit
Wachtwoorden zijn belangrijk, maar niet altijd noodzakelijk. Als je pc bijvoorbeeld in een afgesloten thuiskantoor staat en niet vol staat met zeer waardevolle data (of data die al op een andere manier met een wachtwoord beveiligd is), dan verspil je met het Windows 8 vergrendelscherm elke keer dat je opstart kostbare seconden. Om dit scherm uit te schakelen, moet je gebruikmaken van het eerbiedwaardige Command Prompt, één commando invoeren en vervolgens een instelling veranderen in een dialoogvenster. Het is eenvoudig. Hier vind je meer informatie over het verwijderen van het Windows wachtwoord.
7. Maak een apart gebruikersaccount op je pc aan
Als je je persoonlijke en professionele data op dezelfde pc hebt staan, is het tijd om er een lijn tussen te trekken. Maak op je thuiscomputer een aparte gebruikersaccount aan voor je werk, zodat je minder wordt afgeleid en bestanden en applicaties die je voor je werk gebruikt gemakkelijker kunt vinden wanneer je ze nodig hebt.
Om in Windows 8 een nieuwe gebruikersaccount aan te maken ga je naar het Settings scherm en klik je op het tabblad Users (het tweede van boven). Onderaan vind je de optie om een nieuwe gebruiker toe te voegen. Windows raadt aan dat je voor deze nieuwe identiteit een Microsoft-account gebruikt, maar je kunt dat weigeren en in plaats daarvan een lokale gebruiker aanmaken.
Lees op de volgende pagina tip 8 t/m 14 voor nog meer efficiëntie...
8. Versnel je opstarttijd
Als je maanden of jaren lang dezelfde computer hebt gebruikt, is de kans groot dat hij traag is geworden en het langer duurt om de pc op te starten. De boosdoeners zijn opstartprogramma’s – software die zichzelf zo belangrijk acht dat deze telkens wanneer je de PC opstart automatisch gaat draaien. Vaak zijn dit nutteloze updaters en hulpprogramma’s voor hardware die je niet eens gebruikt.
Download een gratis programma als Autoruns om te zien welke programma’s zich in je Startup map gewurmd hebben, en de software die je niet nodig hebt te verwijderen. Als het opstarten nog steeds erg traag verloopt, probeer dan eens Startup Delayer om je opstartprogramma’s uit te spreiden zodat ze niet allemaal tegelijk proberen te draaien.
9. Verminder rommelige tabbladen in Chrome
Door met tabbladen te browsen kun je gemakkelijk veel verschillende websites tegelijk bekijken. Het is echter verleidelijk om tientallen tabbladen tegelijk open te hebben staan. Dit vreet RAM en vertraagt je computer. Maar het vertraagt jou zelf ook omdat je je door een hele lading tabbladen heen moet werken om de gewenste pagina te vinden.
OneTab, een add-on voor de Google Chrome-browser, kan hulp bieden. Wanneer tabbladen uit de hand dreigen te lopen klik je op het kleine OneTab icoon. Poef! Alle openstaande tabbladen worden afgesloten en automatisch in een lijst opgeslagen. Later kun je door de lijst heen bladeren en een bepaalde tab die je nodig hebt (of alle tabs tegelijk) opnieuw openen.
10. Gebruik een OCR-app voor visitekaartjes
Het is moeilijk te geloven dat zoveel zakelijke introducties nog steeds gebruikmaken van een klein rechthoekig papieren kaartje. Als je van plan bent om later met iemand contact op te nemen, zal dat visitekaartje uiteindelijk in digitale vorm in het adresboek van Outlook of je smartphone komen te staan.
Als je handmatig visitekaartjes in je adresboek zet, ben je tijd aan het verspillen. Neem in plaats daarvan een stap in de richting van papierloos werken door gebruik te maken van een app met optische tekenherkenning. Met Evernote Hello (beschikbaar voor iOS en Android) kun je met je smartphone een foto van een visitekaartje maken. Vervolgens wordt de tekst gescand en gedigitaliseerd, en de informatie wordt automatisch aan je contactenlijst toegevoegd.
11. Zorg ervoor dat je malware-vrij bent
Zelfs wanneer je computer niet de klassieke symptomen van infecties vertoont – zoals software crashes of bizar browsergedrag – kan het zijn dat malware je systeembronnen aantast en je computer vertraagt. Het is de moeite waard om het even te checken.
Als je een goede antivirussuite hebt die up-to-date is, heb je al een degelijke eerste verdedigingslinie. Maar sommige malware kan door de mazen van het net glippen. Stel een reminder in om een maandelijkse actieve malware scan uit te voeren, zoals aangeboden in de gratis versie van Malwarebytes. Het programma zal er alles aan doen om gevonden malware te neutraliseren.
12. Doorzoek Windows met precisie
Eén van de beste manieren om bij het gebruik van Windows tijd te besparen, is niet langer door allerlei mappen en bestanden heen te dwalen. Gebruik in plaats daarvan zo vaak mogelijk de zoekfunctie. De Windows-zoekfunctie was vroeger een puinhoop, maar tegenwoordig is het in negen van de tien gevallen sneller om met de sneltoets voor de zoekfunctie (Windows-F, of in Windows 8 alleen de Windows toets) te zoeken dan in te typen waarnaar je op zoek bent.
Overweeg om wat informatie te vergaren over de geavanceerde zoekoperatoren in Windows. Met deze geavanceerde commando’s kun je bijvoorbeeld zoeken naar bestanden van een bepaald type, bestanden die na een bepaalde datum zijn aangemaakt, of bestanden met een bepaalde grootte.
13. Sla veelgebruikte documenten op als sjablonen
Als je vaak vergelijkbare documenten aanmaakt, zoals onkostennota’s of facturen, is het verleidelijk om een eerder bestand van dat type te openen, de relevante onderdelen aan te passen en het onder een andere naam op te slaan. Maar er is een betere manier, waarmee je ook niet per ongeluk Henk aanspreekt met Bert.
Sla het basisdocument simpelweg op als sjabloon. Hierdoor kun je snel de gewenste onderdelen hergebruiken, terwijl het origineel beschermd is en blunders voorkomen worden.
14. Maak gebruik van online opslag
In het tijdperk van cloud computing hoeft het werk niet te stoppen omdat een bestand dat je nodig hebt op een pc staat waar je niet bij kunt. Telkens wanneer je van computer wisselt en jezelf een document doormailt, ben je tijd aan het verspillen.
Gebruik online opslag- en synchronisatiediensten om alles wat je nodig hebt bij de hand te houden. Dropbox, Microsoft SkyDrive en Google Drive bewaren allemaal je documenten in de cloud, toegankelijk vanaf iedere pc of elk apparaat met een web-browser. Evernote en Microsoft OneNote draaien op vrijwel ieder platform en zijn ideaal om informatie die je onderweg verzameld hebt bij te houden.
Lees op de laatste pagina tip 15 t/m 21 voor tijdbesparing achter de pc...
15. Vul browserformulieren sneller in
Het invullen van formulieren in de browser is een gedoe, maar je kunt het wat sneller laten verlopen. Maak ten eerste gebruik van de relevante sneltoetsen. Met de Tab-toets verspringt de cursor naar het volgende veld in het formulier. Als je de Shift-toets ingedrukt houdt en op Tab drukt, ga je terug naar het vorige veld – handig wanneer je ziet dat je een fout hebt gemaakt.
Zorg er vervolgens voor dat je instellingen voor automatisch invullen correct zijn. In Chrome kun je deze vinden in Advanced Settings door in de rubriek Passwords and Forms op Manage Autofill Settings te klikken.
In Internet Explorer kun je deze instellingen niet direct aanpassen, maar je kunt ze leegmaken door te klikken op Internet Settings > Content > Autocomplete settings, waarmee je kunt kiezen welke gegevens worden opgeslagen.
16. Optimaliseer je taakbalk
Gebruikers van Windows 7 en Windows 8 zouden ten volle moeten profiteren van de taakbalkfunctie. Het is altijd sneller om een programma dat aan de taakbalk is vastgepind te openen dan ernaar te zoeken op je bureaublad of het in het startmenu te selecteren. Kijk eens goed naar wat er staat: Idealiter zou je de taakbalk moeten vullen met programma’s, websites of documenten die je minstens om de paar dagen gebruikt. Als er iets op de taakbalk staat dat je niet vaak gebruikt, haal het dan meteen weg. Je kunt ook je taakbalkinstellingen verfijnen door er met de rechtermuisknop op te klikken en Properties te selecteren.
17. Houd bij hoe je je tijd gebruikt
Met alle mogelijkheden voor multitasking, maken computers het je veel te gemakkelijk om een verrassende hoeveelheid tijd aan niet-productieve taken en websites te spenderen. Gelukkig kan dezelfde bekwaamheid in multitasking je helpen om wat tijd terug te winnen.
RescueTime is een applicatie die op de achtergrond draait terwijl je aan het werk bent, en bijhoudt welke applicaties en websites je gebruikt en hoe lang je ze gebruikt. De gratis versie heeft alle functionaliteit om je een goed beeld te geven van waaraan je je tijd verspilt. De betaalde versie biedt gedetailleerde informatie over welke documenten je het langst gebruikt, evenals offline tijdregistratie.
18. Blokkeer afleidende websites tijdens het werk
Natuurlijk is een deel van je tijdverspilling te wijten aan ouderwets uitstelgedrag. We brengen allemaal meer tijd door op YouTube, Reddit en Wikipedia dan we willen toegeven. Gelukkig hoef je als je dit wilt verminderen het niet alleen te doen.
Cold Turkey kan helpen om ongewenst surfgedrag te beperken. Probeer je na de lunch even op Facebook te kijken? Dat zal je niet lukken. In tegenstelling tot andere websiteblokkers is het geen browserextensie en draait het programma niet op de achtergrond, dus het is heel moeilijk te omzeilen.
19. Installeer veel programma’s tegelijk
Niets verpest het plezier van het uitpakken van een nieuwe pc meer dan de uren die je kwijt bent aan het downloaden van nieuwe software. Ninite, een eenvoudig gratis programma, kan het zware werk voor je doen. Het downloadt en configureert een enorm groot deel van de meest gebruikte apps.
Ga naar de Ninite website en vink de vakjes aan naast de programma’s die je wilt installeren. Klik vervolgens op de knop Get Installer om een aangepast Ninite installatieprogramma te downloaden dat speciaal voor jou geconfigureerd is. Wanneer je Ninite draait zal het op de achtergrond alle programma’s in je lijst downloaden en installeren, zonder enige inbreng van jou. Toolbars en andere ongewenste rommel worden niet geïnstalleerd.
20. Maak op afstand verbinding met je pc
Hoewel je ervoor moet zorgen dat je bestanden vanaf elke computer toegankelijk zijn, kun je iets over het hoofd hebben gezien. Als dat gebeurt, heb je dan zin om helemaal naar huis te rijden om een bestand van je persoonlijke pc af te halen? In plaats daarvan kun je deze reis vanuit vrijwel elke browser virtueel maken, dankzij LogMeIn.
Met deze gebruiksvriendelijke app voor toegang op afstand kun je van waar dan ook inloggen op je computer. Maak gewoon een account aan en installeer de LogMeIn-client op elke pc die je wilt kunnen benaderen. Zolang je die pc aan laat staan, kun je overal de LogMeIn-website bezoeken en rechtstreeks een venster naar je bureaublad openen.
21. Beheers je kabels
Sommige mensen behandelen de kabels en kabelbinders die achter kun bureau liggen alsof ze deel uitmaken van één of andere zen-tuin, waarbij elk stukje geharkt en gesnoeid moet worden. Kabelmanagement hoeft echt niet zo’n lijdensweg te zijn. Volg deze drie eenvoudige stappen wanneer je een nieuw apparaat aan je PC koppelt, en je zult gelukkig zijn.
Zorg allereerst dat je alle kabels labelt. Schilderstape en een pen zijn prima, of gebruik een labelmaker. Bevestig een label aan beide uiteinden, zodat de kabels gemakkelijk te identificeren zijn aan zowel de kant van het apparaat als het stopcontact. Nu we het toch over stopcontacten hebben, label ook je opladers en adapters.
Tenslotte, voorkom chaos met kabels door middel van eenvoudige routing. Je hebt niets bijzonders nodig: Je kunt je kabels gewoon door een koker van een opgebruikte keukenrol laten lopen.
