Dat je toe bent aan een nieuwe smartphone of tablet, wil natuurlijk niet zeggen dat je dan ook meteen maar de hoofprijs moet betalen. Er kleven echter wel nadelen aan het kopen van een tweedehands apparaat. Wat zijn de valkuilen en hoe zorg je dat je er niet met open ogen intrapt?

Tip 01: Tweedehands of niet?

Voordat je besluit wélke tweedehands smartphone of tablet je gaat kopen, is het eerst goed om te bepalen óf een tweedehands toestel wel geschikt voor je is. Bedenk wat je precies met je smartphone (of tablet) wilt gaan doen. Wil je gebruikmaken van contactloos betalen wanneer dat hier in Nederland geïntroduceerd wordt? Dan is een oudere smartphone zonder NFC misschien niet zo handig. Lees ook: Tweedehands pc kopen? Hier moet je op letten.

Sommige randapparatuur vereist bluetooth 4.0, en dan is het niet handig om een tablet te kopen met een oudere bluetooth-versie. Als je door dit soort grappen binnen een jaar wederom een nieuwe smartphone of tablet moet kopen, dan is je voordeel natuurlijk nihil. Denk dus goed na over wat je met je smartphone of tablet wilt doen, en maak op basis daarvan een lijst waaraan het apparaat moet voldoen. Dan laat je je ook minder snel verleiden door een aantrekkelijke prijs.

©PXimport

Denk goed na over welke functies je in je apparaat wilt hebben. Oudere smartphones hebben bijvoorbeeld geen NFC.

Oplichterij

In dit artikel geven we je, naast wat praktische tips, ook tips om te voorkomen dat je wordt opgelicht. Helemaal waterdicht is het natuurlijk nooit te maken, maar wat wél belangrijk is, is dat je te allen tijde je gezond verstand moet gebruiken. Dus als je weet dat een bepaald toestel nieuw 600 euro kost, is een tweedehands model voor 50 euro waarschijnlijk oplichterij. Controleer de reputatie van de koper via Marktplaats of eBay (hoelang de persoon in kwestie lid is van de site, is een goede indicator) en als het gaat om een winkel, zoek dan even naar de naam van de winkel in combinatie met oplichterij. Kleine trucjes die je een hoop ellende kunnen besparen.

Tip 02: Refurbished?

Als je geen ouder toestel wilt, maar ook liever niet de hoofdprijs wilt betalen, dan is er nog een andere optie: refurbished. Wanneer je een refurbished toestel koopt, dan krijg je een toestel dat zo goed als nieuw is. Het kan om een toestel gaan dat door een klant is teruggestuurd, of eentje die een klant niet eens heeft bereikt omdat er een defect is gebleken in de fabriek. Refurbished is per definitie niet hetzelfde als tweedehands.

Het toestel wordt nagekeken door de fabriek en als er om wat voor reden dan ook gebruikssporen zijn, wordt het betreffende onderdeel vervangen. In zekere zin zijn refurbished smartphones en tablets zelfs beter dan apparaten die je nieuw in de winkel koopt. Die apparaten komen immers met miljoenen van de lopende band en worden slechts steekproefsgewijs getest. Een refurbished toestel is uitvoerig getest op de juiste werking en dit betekent dus dat je gegarandeerd een toestel in perfecte staat ontvangt. Er zijn refurbished modellen van vrijwel alle fabrikanten, het enige dat je hoeft te doen is googelen op het type smartphone van je keuze in combinatie met het woord refurbished. Onthoud echter wel de tips in het kader 'Oplichterij'.

Tip 03: Echte foto's

Je wilt uiteraard een tablet of smartphone kopen in uitstekende staat. De definitie van uitstekende staat verschilt echter per persoon en dat kan conflicten opleveren. Vaak vinden mensen het makkelijk om foto's van de site van de fabrikant te plukken wanneer ze een toestel op Marktplaats of eBay zetten. Dat is vaak luiheid en geen poging om iets te verbloemen, maar het is absoluut aan te raden om échte foto's van de tablet of smartphone te vragen, vanuit alle hoeken. Dit voorkomt dat je straks met een smartphone of tablet zit vol met krassen, deukjes enzovoort. Als de verkoper weigert dit soort foto's te nemen, dan weet je eigenlijk al genoeg.

©PXimport

Vraag om echte foto's van het toestel, foto's van de site van de fabrikant zeggen niets.

Tip 04: Schoon?

We hebben het bij 'schoon' natuurlijk niet over de vraag of er chocoladevlekken op de iPad of Samsung Galaxy S6 zitten die je wilt kopen. Waar we het wel over hebben, is dat het belangrijk is om te controleren of alle gebruikssporen zijn gewist van het toestel. Wanneer bijvoorbeeld een iPhone nog gekoppeld is aan het Apple ID van de vorige gebruiker (hetgeen overigens een indicatie kan zijn dat het gaat om een gestolen toestel) dan kun je dat niet zomaar resetten - en dat wil je dan waarschijnlijk ook helemaal niet. Controleer dan ook of het écht gaat om een volledig opgeschoond toestel en als dat niet het geval is, vraag aan de verkoper of hij ter plekke het toestel wil terugbrengen naar fabrieksstaat.

Als dat zonder problemen gaat, dan weet je zeker dat je met een schone lei kunt beginnen. Ook als het toestel in fabrieksstaat lijkt, is het verstandig om even in de instellingen te controleren of er niet stiekem tóch een account aan is gekoppeld. Veel mensen vinden het gênant om dit soort dingen te controleren op het moment van de aankoop (uiteraard bij een 'live' verkoop) maar je baalt enorm als je het niet doet en je daarna met de problemen opgezadeld zit.

Niet online

We kunnen ons voorstellen dat je het makkelijk vindt om een toestel online te kopen. Maar het bedrag dat je neerlegt is vaak niet gering en je slaat jezelf voor je kop wanneer je een miskoop doet omdat iemand je voor de gek heeft gehouden. We raden je dan ook aan om een tweedehands smartphone of tablet altijd in eigen persoon op te halen, omdat dit de kans op een miskoop verkleint. Dat geldt natuurlijk niet wanneer je het toestel koopt via een site met een goede reputatie, daar mag je op vertrouwen. Zo'n bedrijf heeft immers een reputatie te beschermen.

Tip 05: Gestolen?

Er is geen waterdichte manier om te controleren of een tablet of iPhone gestolen is, maar er zijn wel steeds meer hulpmiddelen die je kunnen helpen daarachter te komen. Ook hierbij geldt: voel je niet bezwaard om de koper om een serienummer te vragen. Als er niets aan de hand is met het toestel, dan is er ook geen reden om dat serienummer niet te verschaffen. Natuurlijk zijn er altijd mensen op bijvoorbeeld Marktplaats die zélf achterdochtig worden van zo'n vraag en daarom niet mee willen werken, in wel geval je de verkoop dan maar moet laten schieten. Een serienummer kun je eenvoudig controleren op www.stopheling.nl. De site is een initiatief van het ministerie van Veiligheid en Justitie en de Board Opsporing van de politie. Naast de site is er ook een gelijknamige app voor zowel Android als iOS waarmee je de streepjescode eenvoudig kunt scannen. Kleine moeite en scheelt je écht een hele hoop ellende. Overigens, als je de smartphone of tablet bij iemand thuis gaat ophalen, zegt de reactie van de verkoper ook al een hoop wanneer je op het serienummer gaat zoeken.

©PXimport

Aan de hand van het serienummer kun je eenvoudig controleren of een product gestolen is.

Tip 06: Simlock?

Je hebt een smartphone gekocht via Marktplaats, alles lijkt te werken, maar op de een of andere manier wordt je simkaartje maar niet herkend. Vervelend, want dit betekent dat het toestel een simlock heeft. Oftewel: hij werkt alleen met een simkaartje van een bepaalde provider. Dit is op zich geen ramp, want er zijn ontelbare manieren om een simlock te verwijderen (de snelste en goedkoopste is contact opnemen met de provider waarop het toestel gelockt is).

Echter, soms brengt dit extra kosten met zich mee, en dat maakt je toestel een stuk minder goedkoop dan je voor ogen had. Wanneer je het toestel op afstand koopt, is het natuurlijk lastig te controleren of er een simlock op zit. Je kunt weinig anders doen dan de verkoper hier concreet naar vragen, maar of de waarheid wordt gesproken, dat blijft natuurlijk de vraag. Vandaar ook het kader 'Niet online', met de tip om een smartphone 'live' te kopen waar mogelijk. Bij een gerenommeerde winkel hoef je je natuurlijk geen zorgen te maken. De eenvoudigste manier om te controleren of een smartphone simlockvrij is, is door je simkaart erin te plaatsen en een telefoontje te plegen. Slaagt het gesprek, dan is jouw sim in ieder geval compatibel met de smartphone.

©PXimport

Plaats je simkaart om te zien of hij werkt met de telefoon.

Tip 07: Prijsniveau

Het voelt natuurlijk heel goed om een smartphone en/of tablet in handen te hebben waarvoor je niet de hoofdprijs hebt betaald. In de eerste tip hebben we het al even gehad over de toekomstbestendigheid. Waar je ook rekening mee moet houden is het prijsniveau. Hoeveel is tweedehands je waard? Wist je bijvoorbeeld dat na een jaar de capaciteit van de accu van een smartphone/tablet al aanzienlijk is afgenomen? En wist je dat iOS 8, het besturingssysteem van Apple, niet geïnstalleerd kan worden op een iPhone 4? Dan wordt een goedkoop toestel naar verhouding natuurlijk al snel een stuk duurder. Dit is absoluut geen poging om je af te raden een tweedehands toestel te kopen, maar houd goed in de gaten of de hoogte van de prijs past bij wat je nog met het toestel wilt en kunt doen.

©PXimport

Denk goed na over de prijs-kwaliteitverhouding. Zéker na een jaar of twee drie zal de batterij snel aan vervanging toe zijn.

Tip 08: Aankoopmoment

Het moment waarop je de tweedehands smartphone/tablet koopt is minstens zo belangrijk als de partij bij wie je dat doet. Elektronica verliest vrij snel z'n waarde, maar op z'n allersnelst wanneer er een opvolger voor de deur staat. Ter illustratie, je kunt je voorstellen dat een Samsung Galaxy S6 met een nieuwprijs van 499 euro niet heel veel minder zal kosten op een site als Marktplaats of eBay (375 euro gemiddeld op het moment van schrijven). Echter, zodra de S7 wordt aangekondigd, zakt de prijs van tweedehands modellen direct in, simpelweg omdat het niet meer het nieuwste model is en er een overvloed is aan dat type smartphones, omdat veel mensen van hun huidige toestel af willen om het nieuwe model te kunnen kopen. Het loont dus zéér de moeite om in de gaten te houden of er een nieuwe release gepland staat voor het toestel dat je voor ogen hebt. Het voordeel hierbij is dat fabrikanten vaak dezelfde tijdperiode in een jaar uitkiezen, dus als het toestel vorig jaar in februari uitkwam, dan weet je dat je jouw tweedehandsje beter niet in januari kunt kopen, maar een maandje moet wachten. Dat scheelt je zo honderd euro.

©PXimport

Houd releasedata goed in de gaten. Kopen op het juiste moment kan je heel veel geld schelen.

Tip 09: Defecten

We hebben het al eerder even aangestipt: we vinden het vaak een beetje gênant om een toestel aan een uitgebreid onderzoek te onderwerpen tijdens het kopen. Toch is het sterk af te raden om dit niet te doen. Sterker nog, in Nederland heb je als consument een onderzoekplicht, hetgeen inhoudt dat het jouw verantwoordelijkheid is als koper om te onderzoeken of het product dat je aankoopt defecten vertoont.

Ook daarom is het lastig om achteraf je geld terug te krijgen als de smartphone of tablet niet in orde is: je had dat moeten onderzoeken voordat je de aankoop deed. Daarmee komen we wederom bij de conclusie dat een smartphone of tablet kopen op afstand erg tricky kan zijn, omdat je die controle op afstand helemaal niet kunt uitvoeren. Overigens wil dat niet zeggen dat een smartphone of tablet online kopen 'gevaarlijker' is. Het is simpelweg zo dat áls het misgaat, je geen poot hebt om op te staan. Dus controleer het toestel uitvoerig, zoek naar krassen, deuken enzovoort. Dat zegt namelijk vaak ook heel veel over hoe er met het toestel is omgesprongen.

©PXimport

Onderwerp de smartphone/tablet aan een visuele inspectie. Schade zegt je veel over hoe het toestel gebruikt is.

Tip 10: Softwarecontrole

Een deuk in een smartphone of een kras op het display van een tablet is natuurlijk zo gespot. Maar hoe zit het met de zaken die minder aan de oppervlakte liggen? Hoe weet je of alle interne zaken nog wel naar behoren werken? Het vereist wel wat meer energie, maar ook dat kun je controleren. Zo kun je bijvoorbeeld GeekBench 3 installeren en een benchmark uitvoeren om te zien hoe goed het toestel presteert. Zorg dat je van tevoren de standaardscore van een verse smartphone of tablet van hetzelfde merk hebt, zodat je iets hebt om mee te vergelijken. Ook zijn er voor diverse platformen apps te downloaden die een diagnostische test uitvoeren van het apparaat, zodat belangrijke problemen direct worden onthuld. Voor Android heet deze app Doms diagnostic tools, voor iOS is er de app System Check. En wederom: misschien vind je het ongemakkelijk om dit van de verkoper te vragen, maar als het toestel in goede staat is, heeft hij/zij niets te vrezen.

Toch een miskoop?

In dit artikel vind je tips waarmee je een miskoop kunt voorkomen. Maar wat als dat onverhoopt toch gebeurt? Omdat het toestel een verborgen defect heeft, om een andere reden niet voldoet aan je wensen of je simpelweg bent opgelicht. Als je eenmaal bent opgelicht, is er niet zo heel erg veel dat je kunt doen. Toch is het aan te raden om actie te ondernemen. Bijvoorbeeld om ervoor te zorgen dat de betreffende koper van Marktplaats/eBay wordt geweerd of dat de site waar je het toestel gekocht hebt wordt opgedoekt. Aangifte doen bij de politie (alleen bij oplichting uiteraard) is dan ook aan te raden, al is de kans dat je zelf je geld terugziet miniem. De enige uitzondering is wanneer je betaalt via een betaaldienst als PayPal, omdat je dan koperbescherming krijgt.

©PXimport

Bij PayPal krijg je Aankoopbescherming, wat inhoudt dat je onder bepaalde voorwaarden je geld kunt terugkrijgen.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).