ID.nl logo
Houd indringers buiten: zo kies je een perfect beveiligingssysteem
© .shock - stock.adobe.com
Zekerheid & gemak

Houd indringers buiten: zo kies je een perfect beveiligingssysteem

Heb je last van een inbraakgolf in de buurt, is er bij jou zelf ingebroken of zijn het de donkere maanden van het jaar? Allemaal redenen om thuis een beveiligingssysteem te installeren. Maar welke precies? Er zijn namelijk nogal wat bewakingsproducten van talloze merken verkrijgbaar. Dit artikel helpt je een eind op weg, zodat je een weloverwogen keuze kunt maken.

In dit artikel laten we zien hoe je het juiste beveiligingssysteem kiest om je woning beter te beveiligen: • Kies voor één bepaald merk • Beveilig ramen en deuren met sensoren • Installeer binnen- en buitencamera’s • Voeg extra functies toe, zoals een sirene, videodeurbel of slimme rookmelder Ben je handig? Lees dan: Werk met wat je hebt: creëer je eigen alarmsysteem met Home Assistant

Tip 01: Kies één merk

Wie op zoek gaat naar een geschikt beveiligingssysteem, komt uiteenlopende producten van verschillende fabrikanten tegen. Uiteraard is het belangrijk dat alle apparaten zonder morren met elkaar kunnen communiceren. Kies om die reden bij voorkeur producten van één merk. Je verlaagt op die manier het risico op compatibiliteitsproblemen. Bovendien bedien je alle apparaten vanuit één app op je smartphone.

Met welk merk je het best in zee kunt gaan, is afhankelijk van welke eisen je aan het beveiligingssysteem stelt. Maak aan de hand van dit artikel een lijstje met punten waaraan jouw beoogde huisbeveiliging dient te voldoen. Vervolgens zoek je bij deze eisen een geschikte fabrikant. Bekijk ook in hoeverre je een beveiligingssysteem kunt verplaatsen en/of uitbreiden. Het is bijvoorbeeld fijn wanneer je de spullen na een eventuele verhuizing kunt meenemen.

Veel merken ontwikkelen meerdere bewakingsproducten die soepel met elkaar communiceren, zoals Netatmo.

Meldkamer?

Diverse gespecialiseerde installateurs bieden beveiligingsproducten met een ‘meldkamerabonnement’ aan, zoals Verisure en Feenstra. Die komen in dit artikel niet aan bod. Dergelijke diensten zijn namelijk stevig aan de prijs en naar onze mening ietwat achterhaald. Iedereen met een smartphone kan tenslotte direct alarmmeldingen van slimme beveiligingsproducten ontvangen en vervolgens zelf een hulpdienst inschakelen.

Dit artikel bespreekt alleen producten waarvan je de installatie en het beheer volledig in eigen hand hebt.

Tip 02: Wel of geen bridge?

Er zijn alarmsystemen met en zonder bridge te koop. Voor beide opties valt wel iets te zeggen. Als je thuis een stabiel draadloos netwerk hebt, kun je ervoor kiezen om beveiligingsproducten rechtstreeks op wifi aan te sluiten. Dat scheelt weer de aanschaf van een extra apparaat. Let wel even op welke frequentieband(en) het beoogde alarmsysteem ondersteunt, zoals 2,4 en/of 5 GHz. Check vervolgens of er overal in huis voldoende dekking is.

De meeste merken leveren een zogeheten bridge, hub of basisstation mee. Dit is een apart kastje dat doorgaans een eigen draadloos signaal uitzendt, bijvoorbeeld via wifi, Zigbee, Z-Wave of een ander communicatieprotocol. Op die manier bereikt de bridge alle bewakingsapparaten in en rondom jouw woning. Je plaatst het basisstation in de buurt van een router of switch. Via een kabel verbind je dit apparaat vervolgens met internet, waarna je de thuissituatie overal ter wereld kunt monitoren.

Mogelijk heeft de bridge ook nog aanvullende functies. Denk aan een sirene of lokale dataopslag. Tot slot hebben de betere basisstations een noodaccu. In dat geval blijft het alarmsysteem bij stroomuitval nog enige tijd werken. Woon je groot, dan heb je als aanvulling op de bridge mogelijk een signaalversterker nodig.

De Eufy HomeBase 3 (S380) is een bridge met 16 GB dataopslag en een geïntegreerde sirene.

Tip 03: Raam-deursensor

Een raam-deursensor bestaat altijd uit twee componenten. Je monteert een deel op een vast punt, zoals een kozijn. Het andere deel bevestig je vervolgens op een raam of deur. Beide objecten zijn via een magnetisch veld met elkaar verbonden. Zodra dat wordt doorbroken, stuurt het geactiveerde alarmsysteem een pushbericht naar je smartphone. Dat gebeurt bijvoorbeeld zodra iemand met een koevoet jouw voor- of achterdeur openbreekt. De betere sensors kunnen bewoners al bij trillingen of schokken waarschuwen. Raam-deurcontacten werken vrijwel altijd op (oplaadbare) batterijen. Check in de specificaties hoelang ze op een enkele batterijlading meegaan. De montage stelt trouwens weinig voor, want de meeste producten hebben plakstrips. Nuttig om te weten is dat sommige fabrikanten weerbestendige raam-deursensors ontwikkelen. Zo kun je een poort of hekwerk beveiligen.

Deze raam-deursensor van TP-Link activeert het alarmsysteem na een inbraak.

Tip 04: Bewegingssensor

Vrijwel alle bekende fabrikanten van alarmsystemen produceren bewegingssensors, waaronder Eufy, Ring, TP-Link en Aqara. Vanwege de lage prijs van pakweg enkele tientjes zijn ze een prijsvriendelijk alternatief voor camera’s. Dat is met name interessant voor het geval je meerdere ruimtes wilt bewaken. Wanneer een indringer jouw hal, woonkamer of tuin betreedt, ontvang je een melding op je smartphone. Bovendien gaat eventueel de sirene van het alarmsysteem af.

De kijkhoek is bij een bewegingssensor een belangrijke factor. Fabrikanten drukken deze waarde uit in een aantal graden, bijvoorbeeld 100, 130 of zelfs 170. Hoe ruimer de kijkhoek, hoe groter gebied de sensor kan bewaken. Let ook op de maximaal opgegeven afstand. Bij bepaalde modellen kun je bovendien de gevoeligheid instellen, waardoor je bijvoorbeeld geen melding van een rondlopend huisdier ontvangt.

Daarnaast is het prettig wanneer je een bewegingssensor nauwkeurig kunt richten, bijvoorbeeld via een muursteun met een beweegbare constructie. Meestal gaan er één of meerdere batterijen in de behuizing. Overigens fabriceren producenten van slimme verlichtingssystemen ook volop bewegingssensors. Let dus goed op dat je een product van een geschikte fabrikant aanschaft.

De Aqara Motion Sensor P1 hang je middels de steun aan een plafond of wand.

Tip 05: Binnencamera

Wie graag op afstand een oogje in het zeil houdt, kan niet om een beveiligingscamera heen. Koop wel een exemplaar dat compatibel is met jouw alarmsysteem. Voor gebruik in huis kun je een binnencamera overwegen. Die zijn ten opzichte van weerbestendige producten veelal goedkoper. Zodra een bewakingscamera beweging of een persoon detecteert, ontvang je een pushbericht. Vervolgens kijk je in de app naar livebeelden. Daarnaast is het ook mogelijk om eerdere opnames terug te kijken.

Een beveiligingscamera kent nogal wat functies waarop je kunt letten. Voor bewakingsdoelenden zijn de resolutie en kijkhoek belangrijke eigenschappen. Zijn deze waarden hoog, dan filmt de camera een ruim gebied in een hoge kwaliteit. Zo zie je ook na digitaal inzoomen precies wat er gebeurt. Duurdere bewakingscamera’s herkennen vaak specifieke objecten, zoals mensen en huisdieren. Je beslist dan in de app van welke zaken je meldingen wilt ontvangen.

Bedenk vooraf goed op welke wijze je een binnencamera wilt aansluiten. Zo zijn er producten met een netsnoer en/of oplaadbare accu verkrijgbaar. Tot slot ontvangen sommige videowaakhonden stroom via een netwerkkabel. Deze techniek draagt de naam Power over Ethernet (PoE). Je thuisnetwerk dient hiervoor geschikt te zijn.

Volg met een binnencamera op afstand precies wat er in huis gebeurt.

Tip 06: Buitencamera

Voor buitengebruik heb je logischerwijs een beveiligingscamera met een weerbestendige behuizing nodig. Er zijn robuuste videowaakhonden met een aluminium constructie verkrijgbaar. Die gaan niet zomaar stuk, bijvoorbeeld wanneer er eens een bal tegenaan komt. Op een afgelegen plek kun je ook een buitencamera met een stevige kunststof behuizing overwegen. Bij de meeste merken selecteer je in de app zo nodig een detectiegebied. Je voorkomt daarmee dat je pakweg notificaties van een naastgelegen voetpad of naburige tuin ontvangt.

Sommige producten hebben een geïntegreerde schijnwerper en sirene. Als de camera beweging detecteert, springen die vanzelf aan. Wie weet jaag je daarmee eventuele insluipers weg. Uiteraard ontvang je van dergelijke gebeurtenissen ook een melding op je smartphone. Als de camera tweewegaudio ondersteunt, praat je op afstand met bezoekers. Handig voor als er visite komt, terwijl je niet thuis bent. Een stabiel signaal is voor een goede werking wel een vereiste. Het doorsluizen van videobeelden vereist namelijk een behoorlijke bandbreedte. Zorg bij het kiezen van een ophanglocatie daarom voor een korte afstand met een bridge, signaalversterker of router.

Dit eenvoudige alarmsysteem van Nedis omvat een basisstation en twee buitencamera’s.

Tip 07: Opnames opslaan

Van plan om een alarmsysteem met één of meerdere beveiligingscamera’s te kopen? Uiteraard wil je hiervan de bewakingsbeelden opslaan. Zo kun je de video’s op een later moment terugkijken. Verdiep je vooraf goed in de mogelijkheden, want de beschikbare opties zijn sterk afhankelijk van het gekozen merk. Zo bieden de meeste fabrikanten tegen betaling cloudopslag aan. Je kunt dan clips van gebeurtenissen terugzien, bijvoorbeeld van de afgelopen 30, 60 of 180 dagen. Een voordeel van cloudopslag is dat de beelden in een beveiligd datacenter worden opgeslagen. Die raak je dus niet zomaar kwijt.

Wanneer je niet voor cloudopslag wilt betalen, ondersteunen de meeste alarmsystemen als alternatief ook lokale opslag. Beslis vooraf of je alleen videoclips van gebeurtenissen wilt vastleggen of liever continu opneemt. Laatstgenoemde optie vereist namelijk een heleboel opslagruimte.

Voor lokale opslag zijn er diverse mogelijkheden. Veel beveiligingscamera’s hebben bijvoorbeeld een microSD-kaartslot. Prik hierin een eigen geheugenkaart en bewaar vervolgens de opnames. Controleer in de specificaties wel even de maximaal ondersteunde opslagcapaciteit van het kaartslot. Daarnaast hebben sommige bridges van alarmsystemen plek voor een microSD-kaart of interne harde schijf. Tot slot kunnen bepaalde beveiligingscamera’s videobeelden naar een geschikte NAS doorsturen.

Beveiligingscamera’s van Ring zijn weliswaar populair, maar ze ondersteunen helaas geen lokale opslag.

Tip 08: Sirene

Bij een eventuele inbraak kun je dieven afschrikken. Zodra er een raam-deurcontact, bewegingssensor of bewakingscamera alarm slaat, klinkt er een oorverdovend kabaal. Je attendeert inbrekers zo op de aanwezigheid van een alarmsysteem, waarna ze hopelijk de benen nemen. Bepaalde beveiligingscamera’s en bridges hebben een ingebouwde sirene. Die is over het algemeen niet zo luid. Wil je insluipers écht afschrikken, dan kun je beter een losse sirene aanschaffen. Houd er rekening mee dat niet elk merk zo’n product in zijn gamma heeft. Je kunt hiervoor onder andere terecht bij Eufy, Ring en Netatmo.

Er zijn sirenes voor binnen én buiten verkrijgbaar. Met een loeiend alarmgeluid in de tuin kun je dieven vroegtijdig verjagen. Verlaag zo het risico op braakschade aan de woning. Bij een losse sirene kun je het volumeniveau soms instellen. De meeste producten maken tot ongeveer 105 of zelfs 110 decibel lawaai. Naast een alarmgeluid laten bepaalde sirenes ook andere deuntjes horen. Zo speel je op de Netatmo Slimme Binnensirene bijvoorbeeld het geluid van blaffende honden of huilende kinderen af. Het lijkt hierdoor net alsof er iemand thuis is. Verder laten sommige modellen lichtflitsen zien.

Deze lichtgevende buitensirene van Ring monteer je op een zichtbare plek aan de gevel.

Tip 09: Bedieningspaneel

Tegenwoordig bedien je elk beveiligingssysteem met een smartphone. Heb je die even niet bij de hand? In dat geval is het prettig wanneer er een bedieningspaneel aan de wand hangt. Zet daarmee het alarmsysteem aan of uit. Een bedieningspaneel is ook nuttig voor jonge gezinsleden, want zij hoeven dan geen app op hun mobiele toestel te installeren. Daarnaast kan een welwillende buurvrouw of -man tijdens vakanties de planten water geven, terwijl er geen sprake is van een vals alarm. Ring en Eufy leveren bij vrijwel elk startpakket een bedieningspaneel mee.

Zet het alarmsysteem met een pincode aan of uit.

Tip 10: Overige apparaten

Naast de besproken apparaten kun je wellicht nog meer beveiligingsproducten aan het alarmsysteem koppelen. De mogelijkheden hiervoor zijn afhankelijk van het gekozen merk. Een videodeurbel is bijvoorbeeld een goede toevoeging. Wanneer er iemand aanbelt, verschijnt er een pushbericht op je smartphone. Zie vervolgens wie er voor de deur staat. Het apparaat heeft een speaker en microfoon, waardoor je op afstand met een bezoeker kunt praten. Een videodeurbel functioneert trouwens ook als volwaardige beveiligingscamera. Bekijk in de app welke gebeurtenissen er voor jouw woning plaatsvinden.

Enkele fabrikanten hebben een slimme rookmelder in hun gamma. Bij rookontwikkeling gaat de gekoppelde sirene van het alarmsysteem af en ontvangen bewoners een melding op hun smartphone. Tot slot kun je mogelijk nog slimme lampen aan het beveiligingssysteem koppelen. Sluipt er ’s nachts bijvoorbeeld iemand in jouw huis, dan springt er felle verlichting aan.

Met een videodeurbel beveilig je de voorkant van jouw woning. 

Kooptips

Wil je jouw woning goed beveiligen? We zetten drie interessante producten uit verschillende prijsklassen op een rij.

Eufy 5 in 1 Home Alarm Kit

Deze breed verkrijgbare starterset bestaat uit twee raam-deurcontacten, een bewegingssensor, een cijferpaneel en een bridge. Laatstgenoemd apparaat ‘knoopt’ alle apparaten aan elkaar via een versleutelde verbinding. Zodra één van de sensors beweging of een inbraak detecteert, ontvang je een pushbericht op je smartphone. Daarnaast jaagt de ingebouwde sirene hopelijk ongenode gasten weg. Je breidt dit alarmsysteem optioneel uit met los verkrijgbare Eufy-camera’s en een videodeurbel. De bridge bevat 16 GB lokale opslag, waardoor je video-opnames lokaal kunt bewaren. Een voordeel, want je hoeft dus niet per se een cloudabonnement af te nemen. Via het bijgesloten cijferpaneel zet je het alarmsysteem aan of uit. Je kunt hiervoor ook de app gebruiken.

Ring Alarmset 5-delig (2e generatie)

In de productdoos zitten een bewegingssensor, contactsensor, bedieningspaneel, basisstation en signaalversterker. De Nederlandstalige Ring-app is erg gebruiksvriendelijk. Je installeert alle apparaten stap voor stap, waarna je het alarmsysteem op je smartphone kunt beheren. Een pluspunt is de aanwezige noodaccu. Bij stroomuitval blijft het beveiligingssysteem nog 24 uur actief. Verder heeft het basisstation ook nog een sirene van 104 decibel. Je breidt deze starterset naar hartenlust uit met extra accessoires. Ring is namelijk een grote speler in de markt van alarmsystemen. Bedenk wel dat camera’s van dit merk geen lokale opslag ondersteunen. Voor het terugkijken van beelden heb je een abonnement nodig. Daarnaast hebben betaalde leden toegang tot extra alarmfuncties, zoals het op afstand in- en uitschakelen van het alarmsysteem.

Netatmo Slimme Video Alarmsysteem

Als je de boel binnenshuis grondig wilt beveiligen, is dit kant-en-klare alarmsysteem van Netatmo een goede keuze. In het pakket bevinden zich drie raam-deursensors, een luide sirene van 110 decibel en een binnencamera. Dankzij een respectabele videoresolutie van 1920 × 1080 pixels heb je in de Netatmo Home + Security-app toegang tot scherpe opnames. Wegens een kijkhoek van 130 graden kun je bovendien een groot gebied bewaken. Gunstig is de ondersteuning voor gezichtsherkenning van gezinsleden, want dat voorkomt een vals alarm. Er is alvast een microSD-kaart met een capaciteit van 8 GB ingebakken, zodat je beelden lokaal kunt opslaan. Een voordeel is dat alle apparaten rechtstreeks met jouw wifi-netwerk communiceren. Een bridge is dus niet nodig. Je breidt het beveiligingssysteem optioneel uit met een buitencamera en rookmelder.

▼ Volgende artikel
Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond
© M.studio - stock.adobe.com
Huis

Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

▼ Volgende artikel
Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde
© px.palette
Huis

Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Wat gaan we doen?

We geven diverse tips en tools om administratieve en andere papieren documenten efficiënt en ordelijk te digitaliseren. Dat gaat van scannen en OCR’en tot organiseren, automatiseren, back-uppen en meer.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Er bestaan ook heel wat printers met een ingebouwde scanner.

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

NAPS2 is prima opensource-scansoftware, met geïntegreerde meertalige OCR-module.

Pdf-printer

De focus van dit artikel ligt op papieren brondocumenten, maar we willen zeker ook (de gratis versie van) PDFCreator vermelden (www.pdfforge.org/pdfcreator). Je kunt deze namelijk als virtuele printer installeren om zo allerlei documenttypen om te zetten naar PDF(/A).

Start na installatie de app, open het tabblad Printer, vink PDFCreator aan en kies via de moersleutel het bestaande profiel PDF/A (archiefbestand). Bevestig met Opslaan en sluit de app. Open nu een document in een willekeurige toepassing, open het afdrukvenster en selecteer PDFCreator als printer. Een dialoogvenster opent waarin je het document meteen kunt opslaan als PDF/A-bestand (standaardversie 2b, maar dit is aanpasbaar via het uitklapmenu).

Je kunt zo’n virtuele printer ook inzetten om documenten automatisch als PDF/A op te slaan in een zelf te bepalen map. Maak hiervoor in PDFCreator op het tabblad Profielen een nieuw profiel aan (bijvoorbeeld PDF/A in map Facturen), kies bijvoorbeeld PDF/A-2b als formaat en geef tevens een specifieke opslaglocatie op. Koppel dit profiel op het tabblad Printer aan een nieuwe virtuele printer (bijvoorbeeld PDF/A-facturen). Zo maak je meerdere profielen en printers aan, waarbij elk PDF/A-bestand automatisch in een andere map terechtkomt.

Je kunt ook meerdere virtuele printers aanmaken, telkens met een aangepast profiel.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Met (het gratis) Adobe Scan kun je ook meerdere pagina’s laten OCR’en en in één pdf bewaren.

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

TagSpaces is een krachtige taggingtool, maar met een zekere leercurve.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Met het juiste filter kun je ook vanuit de Verkenner naar tags binnen pdf-documenten zoeken.

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Sneller zoeken binnen een logische mappenstructuur (en met labels).

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Organiseer je bestanden automatisch op basis van eigen, gecombineerde zoekfilters.

DMS

Met de tips rond doorzoekbaar maken, taggen en ordenen uit dit artikel, en met tools als TagSpaces en File Juggler, raak je al ver. Wil je je administratie nog professioneler organiseren, dan kom je uit bij een volwaardig Document Management System, kortweg DMS. Flexibele opensource-tools zijn bijvoorbeeld Papermerge en Paperless NGX. Beide installeer je het makkelijkst op Windows via Docker (Docker Desktop for Windows, met WSL2).

Na installatie bereik je het browserdashboard van de tool standaard via http://<ip-adres>:8000. Beide tools bieden OCR aan om gescande documenten doorzoekbaar te maken. Je documenten kunnen ook automatisch worden verwerkt op basis van eigen filters, en er zijn krachtige zoekopties ingebouwd. Beide tools kun je meteen uitproberen via een online demo (log in met demo / demo).

Een krachtig DMS als Paperless-ngx maakt het bijhouden van je administratie veel efficiënter.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Agent Ransack laat gecombineerde en krachtige filters toe en zoekt ook in metadata.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Duplicati is een betrouwbare, gebruiksvriendelijke en flexibele back-uptool.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).

Ook in NAPS2 kun je pdf-documenten met een wachtwoord beveiligen.