Karaoke is een populaire bezigheid op feestjes. Veel heb je er niet voor nodig: een beeldscherm, een audiobestand waarin de zang ontbreekt, en tekst dat op het juiste moment voorbijkomt. In dit artikel leren we je hoe je van je eigen favoriete nummer een professionele karaokeversie maakt. Zo kun je lekker ongegeneerd zingen.

Karaoke betekent in het Japans ‘leeg orkest’. Daarmee wordt een audiobestand bedoeld waarin de zang ontbreekt. Tegenwoordig is daarmee meezingen ook bij ons populair op feestjes en in kroegen. Naast speciale karaoke-apparaten gebruiken veel mensen de pc als karaokemachine. Die bevat al alle benodigde hardware, zodat je alleen nog een microfoon en afspeelsoftware nodig hebt. We gaan aan de slag!

Verzameling

Karaoke bevat doorgaans speciaal voor dit doel opgenomen materiaal dat sterk lijkt op de originele hit. Het kost je enkele euro’s per nummer. Daarmee loopt het aanleggen van een leuke verzameling al snel in de papieren. Alhoewel er al jaren technische foefjes zijn om zang uit bestaande muziek te filteren, is de kwaliteit daarvan gebrekkig. Maar tegenwoordig schiet kunstmatige intelligentie te hulp. Daarmee kun je de zang vaak vrijwel perfect uit bestaande nummers halen. Daarmee heb je de echte muziek en geen nagespeelde surrogaatklanken.

Geen garantie

Formaten

Naast audio vereist karaoke tekst die synchroon met de muziek op een beeldscherm verschijnt. Dat kan met gewone video, maar wanneer je favoriete nummer te hoog of te laag is voor je stembereik, heb je een probleem. Karaokesoftware biedt als voordeel dat het je in staat stelt om de afgespeelde muziek zonder kwaliteitsverlies hoger of lager te laten klinken. Zo kun je het altijd perfect aanpassen aan jouw stem. In dat geval wordt doorgaans gebruikgemaakt van twee losse bestanden: mp3 voor audio en cdg voor tekst.

Alhoewel heel veel muziek in dit formaat te koop is, is de kans toch groot dat je net iets wilt zingen waarvan geen karaokeversie bestaat. Daarom gaan we ook onze eigen ‘orkestband’ met tekst maken.

Bron: favoriete nummer

Heb je je favoriete nummer al beschikbaar op de harde schijf als een mp3-, wav-, ogg- of flac-bestand? Sla dan deze stap over. Heb je dat nog niet, dan heb je een cd nodig met daarop de gewenste opname. Daarvan moet je vervolgens het favoriete nummer rippen dat we gaan bewerken.

Voor het rippen van muziek van cd’s bestaat al vele jaren gespecialiseerde software. Ben je gewend om met dergelijke software te werken, dan is dit het moment om het schijfje in de speler te stoppen en dat programma erop los te laten. Heb je geen speciale rip-software, dan hoef je niets te installeren, want Windows Media Player kan het ook.

Om te rippen stop je de cd in de speler en kies je in de verkenner voor Afspelen. Mocht je een andere mediaspeler gebruiken die het schijfje opent, dan kun je ook de bijbehorende map openen, rechtsklikken op de gewenste audiotrack en kiezen voor Openen met om vervolgens Media Player te selecteren.

Klik nu op het pictogram rechtsboven Schakelen naar Bibliotheek. Verwijder alle vinkjes door op het bovenste vinkje te klikken en zet daarna een vinkje bij het nummer dat je wilt rippen. Klik op het driehoekje naast Ripinstellingen en kies Meer opties. Zet het schuifje bij Audiokwaliteit op Beste kwaliteit en klik op OK. Klik tot slot op CD Rippen.

Het gemaakte mp3’tje vind je na enige tijd in de map Muziek. Als Windows Media Player zelf een artiest en titel heeft gevonden, dan vind je die hier terug en anders heten de mappen Artiest Onbekend en Album Onbekend. Je kunt het mp3’tje daar zelf de juiste naam geven.

©PXimport

Splitsen

Nu we de audiobron in mp3-formaat hebben, wordt het tijd om zang en achtergrond te splitsen. Voor dat doel ontwikkelde muziekdienst Deezer in 2019 Spleeter, een opensource-programma dat deze klus door middel van kunstmatige intelligentie kan klaren.

Omdat het gebruik hiervan wat moeite kost, ontwikkelden enkele liefhebbers SpleeterGUI dat het proces vergemakkelijkt. We downloaden dat programma hier. De installatie ervan biedt geen bijzonderheden.

Na installatie vind je SpleeterGUI in het Startmenu. Na het openen hoef je slechts een pad op te geven waar de gesplitste bestanden moeten worden opgeslagen. Daarna kun je het zojuist gemaakte audiobestand naar het venster van SpleeterGUI slepen en vind je het eindproduct, afhankelijk van de snelheid van je pc, binnen enkele minuten in de opgegeven map.

Het programma kan ook meerdere bestanden achter elkaar verwerken via de knop Or select music file(s). Daarnaast kun je bij Parts to separate eventueel muziek nog verder uitsplitsen om ook zaken als bas en drums te isoleren. Dat is interessant wanneer je muzikant bent en wilt meespelen.

©PXimport

Mapinhoud

In de opgegeven map vind je een nieuwe map met de naam van de verwerkte track, in ons geval ‘Wat een fijne dag’ van Raymond van het Groenewoud, waarmee we aan de slag willen. In die map vind je twee wav-bestanden genaamd Accompaniment en Vocals. De eerste spelen we helemaal af om te horen of het resultaat bevalt.

Zoals we in het kader ‘Geen garantie’ al zeiden kan het resultaat een enkele keer tegenvallen. Je zult soms merken dat de muziek net een fractie doffer klinkt wanneer de is verwijderd. Dat zou je nog kunnen oppoetsen met een gratis audiobewerker, zoals OcenAudio of Audacity, maar dat is een workshop op zich. Wij zijn tevreden met dit materiaal.

©PXimport

Tekst

Nu hebben we uiteraard de songtekst nodig. Gelukkig zwerven er honderdduizenden op internet, dus als je favoriete karaokenummer niet al te obscuur is, dan is het vast te vinden. Wij googelen ‘Wat een fijne dag Groenewoud tekst’ en hij verschijnt direct in zijn geheel als eerste zoekresultaat.

We kopiëren de tekst, openen kladblok, plakken daarin de tekst en slaan het bestand op onder de titel van het nummer in de map waar onze muziek zich bevindt. Is de tekst echt niet te vinden, dan zou je eventueel de albumhoes of het cd-boekje kunnen scannen als de tekst daarin staat. Dat moet je dan nog verwerken met een OCR-programma, wat vaak alleen foutloos lukt als de tekst in een duidelijk lettertype is gezet. Zelf de tekst overtypen is daarom doorgaans sneller.

©PXimport

Converteren

We hebben de muziek na het splitsen met SpleeterGUI nu in wav-formaat, maar we hebben een mp3 nodig. Als je een converteerprogramma hebt, kun je dat gebruiken. Wij geven de voorkeur aan File Converter dat via het contextmenu van verkenner allerlei soorten bestanden kan converteren.

De installatie is simpel. Eenmaal geïnstalleerd navigeer je naar de map met het wav-bestand, daar rechtsklik je op en kiest File Converter, To mp3. De klus wordt snel geklaard en het mp3’tje verschijnt in dezelfde map.

‘Karaokiseren’

Het opgeslagen tekstbestand moeten we nu in een voor karaoke bruikbare vorm gieten. Daarvoor gebruiken we het programma Karaoke Lyrics Editor dat te vinden is op www.tiny.cc/karaokelyrics. Pak het zip-bestand uit in een map naar keuze en start in die map het programma Karlyriceditor.exe.

Klik op New Project / Next / Next / Browse. Open het mp3-bestand met de originele muziek (dus mét zang!) en vul indien nodig de overige gegevens in.

Klik weer op Next en op Finish. Geef het project een titel en klik op Opslaan. Open het txt-bestand met de songtekst en kopieer dat naar het venster van de Karaoke Lyrics Editor. Zet tot slot de cursor aan het begin van de eerste zin.

©PXimport

Tijdcodes

Via tijdcodes weet de karaokesoftware straks wanneer tekst in beeld moet verschijnen. Met Karaoke Lyrics Editor breng je die heel makkelijk aan. Start de muziek en houd je vinger paraat boven de F5-toets. Als het een favoriet nummer van je is, zing je in gedachten waarschijnlijk al mee. Tik op F5 vlak voor de eerste zin gezongen wordt en meteen weer als deze klaar is. Herhaal dit proces tot het eind van het nummer.

Als de gedownloade songtekst niet helemaal accuraat blijkt, kun je achteraf onder meer nog wijzigingen aanbrengen, tijdcodes wissen en regels splitsen. Zorg ook dat er tussen elk te zingen regel een witregel zit. Sla het project op.

Wisseltruc

Met een klik op Validate Lyrics kun je testen of er problemen zijn, bijvoorbeeld in de vorm van te veel tekst per scherm. Als dat zo is dan moet je regels splitsen (F11).

Als alles ok is, klik je op Test Lyrics. Verschijnt de karaoke naar wens in beeld? Dan is het tijd voor de grote wisseltruc.

Sluit Karaoke Lyrics Editor en hernoem het originele mp3-bestand door bijvoorbeeld ‘origineel’ voor de naam te zetten. Kopieer nu het bestand zonder zang naar diezelfde map en let erop dat de titel hetzelfde is als die van het origineel. Open nu Karaoke Lyrics Editor weer en als je test, zul je merken dat je nu echte karaoke hebt.

©PXimport

Exporteren

Tot slot moeten we ons werk nog exporteren in de gewenste vorm. Via Project / Export lyric file kun je een UltraStar-bestand maken om met het gelijknamige programma zangwedstrijden te houden. Pure karaoke maak je bij Project / Export CD+G file. Hier kun je zaken als tekstgrootte en -kleur instellen.

Als je tevreden bent schrijf je met OK het cdg-bestand weg. Samen met de bijbehorende mp3 kun je daarvan een cd maken voor bepaalde apparaten, maar op de pc kun je ze ook openen met Karafun Player, een van de beste gratis karaokeprogramma’s.

Heb je geen behoefte om met een karaokespeler de toonhoogte of het tempo te kunnen wijzigen? Dan kun je je bestand ook wegschrijven als video (Project / Export video).

Het maken van karaoke lijkt misschien een complex proces, maar je zult merken dat het allemaal heel snel gaat wanneer je er een beetje bedreven in raakt. Niets staat je dan nog in de weg om een mooie collectie aan te leggen. Veel zangplezier!

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).