Als het voor jou niet is weggelegd om een nieuwe auto te kopen, is private lease mogelijk een aantrekkelijk alternatief. Je hoeft de aankoopsom dan niet in één keer te betalen, maar voor een vast bedrag per maand rijd je toch een nieuwe auto. Op die manier wordt de overstap naar een elektrische gezinsauto een stuk interessanter. Maar welke moet het worden? Om je te helpen in je keuze, zetten wij tien elektrische auto’s met een fatsoenlijke actieradius én een voordelig private-leasetarief op een rijtje!

Waarom goedkope elektrische auto’s niet per se de slimste keuze zijn

De vraag welke elektrische auto’s het voordeligst zijn in de private lease, laat zich eigenlijk heel gemakkelijk beantwoorden. Dat zijn namelijk de goedkoopste EV’s op de markt. Voor de Dacia Spring Electric beginnen de prijzen bij 21.750 euro, in de private lease start het maandtarief bij 374 euro – voor een spiksplinternieuwe auto! En dan hebben we de 2.950 euro aanschafsubsidie op elektrische auto’s nog niet eens meegerekend.

Als je overweegt over te stappen op een elektrische auto, is een lage prijs echter beslist niet zaligmakend. Het is immers niet gezegd dat zo’n goedkope EV past bij jouw gebruikspatroon. Als je vooral korte afstanden rond je woonplaats rijdt en hooguit een enkele keer op de snelweg komt, dan zou zo’n kleine Dacia Spring Electric aan al je eisen kunnen voldoen. Maar als je vrijwel dagelijks met je elektrische auto op pad gaat én er regelmatig opuit trekt met twee of drie opgroeiende kinderen, dan is een ruime auto met een grotere actieradius natuurlijk een veel slimmere keuze. Al kost zo’n auto natuurlijk wel veel meer dan een Dacia Spring…

Private lease: wat houdt dat precies in?

Als je kiest voor private lease, hoef je het aanschafbedrag niet in één keer op tafel te leggen. Je betaalt dan maandelijks een vast bedrag voor het gebruik. De auto in kwestie zal ook niet jouw eigendom worden. In het maandtarief zijn alle vaste lasten bovendien al verrekend: je hoeft dus niets extra te betalen voor verzekering, belasting of onderhoud. Je betaalt echter ook maandelijks de afschrijvingskosten. Bij een auto die in jouw bezit is heb je daar ook mee te maken, maar daar zul je pas iets van voelen wanneer je je trouwe vierwieler na jaren dienst gaat inruilen.

Elektrische auto’s zijn overigens sowieso vrijgesteld voor de wegenbelasting. Op die manier wil de regering de overstap naar een elektrische auto (zonder CO₂-uitstoot) stimuleren. In principe geldt de vrijstelling voor de wegenbelasting nog tot 1 januari 2025. Hoe de fiscale regelgeving voor EV’s er over twee jaar uit zal zien, is op dit moment nog met geen zinnig woord te zeggen.

Het maandelijkse leasetarief dat je gaat betalen is ook afhankelijk van enkele variabele factoren. Denk bijvoorbeeld aan de looptijd van het leasecontract. Een voorbeeld: als het basistarief is gebaseerd op een termijn van 60 maanden, maar je kiest voor een leaseperiode van 48 of 36 maanden, dan wordt er een meerprijs boven op het maandbedrag gerekend. Hetzelfde geldt als je wilt afwijken van het standaard eigen risico op de verzekering of van het jaarkilometrage: rijd je bijvoorbeeld 15.000 km in plaats van 10.000 km, dan betaal je daar extra voor. Eventuele praktijkverschillen (wanneer je meer of minder kilometers rijdt dan het overeengekomen jaarkilometrage) zullen later worden verrekend. 

En hoe zit het met de kosten voor het opladen van de accu’s?

Een kostenpost die bij private lease níét in het maandtarief is opgenomen, is de energie die je verbruikt. Wat dat betreft verschilt een EV eigenlijk niet van een leaseauto op benzine, diesel of LPG. Ook in die gevallen zijn de brandstofkosten voor eigen rekening. Gelet op het bedrag dat je maandelijks aan je energieleverancier voor stroom betaalt, is het raadzaam om van tevoren goed uit te rekenen welke manier van opladen voor jou het voordeligst is. Je moet er in elk geval niet op rekenen dat bij de elektrische auto standaard een laadpas van de leasemaatschappij zit. Ook zo’n pas zul je dus zelf moeten regelen. 

Dit zijn de 10 goedkoopste elektrische auto’s in de private lease met een actieradius van minimaal 350 kilometer!

Voor onze top 10 zijn we uitgegaan van de leasetarieven die de verschillende automerken op hun eigen websites communiceren. We kijken naar de basisuitvoeringen van hun elektrische modellen en rekenen met een leasetermijn van 60 maanden in combinatie met een maximum van 10.000 kilometer op jaarbasis. We laten daarnaast ook de verhouding tussen de actieradius (WLTP) en het leasetarief meewegen. Een scherpe kilometerprijs belonen we graag!  

10. Tesla Model 3 Standard Range (609 euro p/m)

Als je ’m koopt, betaal je nét geen 45.000 euro. Bestel je een trekhaak, mooiere wielen of een andere kleur dan zwart of wit, dan til je deze Tesla boven deze magische grens uit en kom je niet meer in aanmerking voor 2.950 euro SEPP-subsidie. De Model 3 Standard Range is veruit de duurste auto in deze top 10: in de private lease betaal je 609 euro per maand. Maar dan heb je wél een auto die 491 kilometer op een volle accu rijdt en profiteert van regelmatige ‘over the air’-updates. Met de hartelijke groeten van Elon Musk!

• Motorvermogen: ca. 283 pk • Actieradius (WLTP): 491 km • Snelladen: max. 170 kW • SEPP: ja 

©@GREG

9. DS 3 E-Tense (599 euro p/m)

Sinds kort beschikt de DS 3 E-Tense over een accupakket met een capaciteit van 54 kWh. Daar haalt de compacte Franse crossover een actieradius uit van nét 400 kilometer. DS zegt dat de auto de allure van Parijs ademt. Naar vastgoedmaatstaven klopt dat inderdaad: je betaalt de hoofdprijs voor maar heel weinig ruimte. Ook al staat het veercomfort van de DS 3 op hoog niveau en is de afwerking erg fraai, een tarief van 599 euro per maand is simpelweg een heleboel geld voor zo’n krappe auto.

• Motorvermogen: 156 pk • Actieradius (WLTP): 402 km • Snelladen: max. 100 kW • SEPP: ja

8. Peugeot e-208 GT (559 euro p/m)

Een van de populairste elektrische auto’s van 2022 profiteert van dezelfde technologische upgrade die de DS 3 E-Tense heeft ondergaan. Dat brengt de Peugeot e-208 een grotere accucapaciteit (54 kWh), meer motorvermogen (156 pk) en een grotere actieradius (400 km). Genoeg om de auto nét wat bruikbaarder en nét wat speelser te maken. Als meest compleet uitgevoerde en duurste model uit de reeks profiteert voorlopig alleen de GT-versie van de upgrade. Alle andere versies houden hun kleinere accu (50 kWh), minder krachtige elektromotor (136 pk) en kleinere actieradius (362 km).

• Motorvermogen: 156 pk • Actieradius (WLTP): 400 km • Snelladen: max. 100 kW • SEPP: ja

©Opel Automobile GmbH

7. Opel Corsa-e (495 euro p/m)

De Opel Corsa-e deelt zijn techniek met de Peugeot e-208. Dat wil zeggen: met de elektrische 208-versies die nog níet de upgrade van de aandrijflijn hebben gehad. De Corsa-e moet het zodoende stellen met een accupakket van 50 kWh en een vermogen van 136 pk. Als je niet te vaak lange ritten moet maken, is dat meer dan adequaat. Maar met een WLTP-actieradius van 362 kilometer klimt de Corsa-e met hangen en wurgen over onze ondergrens van 350 km. Voordeel van de Corsa-e is wel dat het tarief voor de private lease onder de 500 euro blijft.

• Motorvermogen: 136 pk • Actieradius (WLTP): 362 km • Snelladen: max. 100 kW • SEPP: ja

6. Citroën ë-C4 (489 euro p/m)

Als product uit het assortiment van het grote Stellantis-concern maakt ook de Citroën ë-C4 gebruik van dezelfde, nog niet opgewaardeerde elektromotor (136 pk) en accutechnologie (50 kWh) als de Peugeot e-208 en Opel Corsa-e. Voor het messcherpe leasetarief dat je maandelijks voor deze heerlijk comfortabel geveerde EV betaalt, mag je daar eigenlijk niet over zeuren. Door de actieradius van 357 kilometer zul je bij het laadstation regelmatig dezelfde mensen met een elektrische Opel Corsa of Peugeot 208 tegenkomen. Gezellig toch?

• Motorvermogen: 136 pk • Actieradius (WLTP): 357 km • Snelladen: max. 100 kW • SEPP: ja

5. BYD Atto 3 (549 euro p/m)

Verschillende Chinese automerken maakten hier in korte tijd hun opwachting, waardoor het EV-aanbod flink is gegroeid. Kijken we naar BYD, dan hebben we te maken met een heuse EV-pionier. Het concern ontwikkelt al bijna 30 jaar z’n eigen accutechnologie. De BYD Atto 3 is een ruime SUV met een speels interieurdesign. De LFP-accu is goed voor een keurige actieradius van 420 kilometer. Minder onder de indruk zijn we van het maximum laadvermogen aan de snellader: 88 kW. Hoe dat in de praktijk uitpakt? Binnenkort lees je op ID.nl een uitgebreide review van de BYD Atto 3.

• Motorvermogen: 204 pk • Actieradius (WLTP): 420 km • Snelladen: max. 88 kW • SEPP: ja

4. Cupra Born Essential (548 euro p/m)

Als je wilt profiteren van de SEPP-subsidie, zit je bij de Cupra Born standaard vast aan de basisversie genaamd Essential. Die heeft een batterij van 58 kWh, waarmee je 427 kilometer vooruit kunt. Reken niet op heel veel luxe aan boord: navigeren moet via je smartphone en nuttige veiligheidssystemen als adaptieve cruisecontrol, een spoorassistent en dodehoekwaarschuwing ontbreken. Als je daarmee kunt leven, word je wel vrolijk aan de snellaadpaal: de Cupra Born laat zijn accu volstromen met een piekvermogen van 120 kW. Vergelijk dat maar eens met de BYD Atto 3 hierboven...

• Motorvermogen: 204 pk • Actieradius (WLTP): 427 km • Snelladen: max. 120 kW • SEPP: ja

3. Kia Niro EV (579 euro p/m)

De marge is minimaal, maar op de standaard Kia Niro EV zit nog nét SEPP-subsidie. Je moet de ruimtelijke gezins-EV dan ook niet willen bestellen met metallic lak, want dan gaat de prijs over de 45.000 euro. De Niro EV heeft een accu met een capaciteit van 64,8 kWh, en daarmee kun je 460 kilometer vooruit. Wat de Kia Niro EV des te aantrekkelijker maakt, is zijn maximumtrekgewicht van 750 kilo, zodat je zonder problemen met een vouwwagen kunt gaan kamperen deze zomer. En als je dan toch op de camping staat: dankzij de vehicle-to-device-functie kun je al je elektrische apparaten op de auto aansluiten.

• Motorvermogen: 204 pk • Actieradius (WLTP): 460 km • Snelladen: max. 100 kW • SEPP: ja

2. MG 4 Comfort (529 euro p/m)

De in China gebouwde MG 4 Electric is een ijzersterke aanbieding. Daar kunnen we heel kort over zijn. Zelfs als je kiest voor de versie met het grootste accupakket (64 kWh) en de meest complete Luxury-uitrusting (inclusief warmtepomp, 360-gradencamera, navigatie en diverse semi-autonome rijhulpsystemen) blijft de prijs van de auto nog steeds onder de SEPP-grens. Hulde en bloemen! Snelladen doet de MG 4 Electric met 135 kW en op een volle accu rijd je zomaar van Utrecht naar Hamburg.

• Motorvermogen: 204 pk • Actieradius (WLTP): 450 km • Snelladen: max. 135 kW • SEPP: ja

1. Jeep Avenger (459 euro p/m)

Nadat de Jeep Avenger eerder al de titel ‘Auto van het Jaar’ wist te bemachtigen, staat hij in onze top 10 eveneens op nummer 1. Als Stellantis-product maakt hij gebruik van dezelfde (geüpgradede) technologie als de DS 3 E-Tense en Peugeot e-208 GT. Oftewel: de 54 kWh-accu en 156 pk sterke elektromotor. Weliswaar haalt de kleine Jeep net geen 400 kilometer op een volle accu, maar moet je eens kijken naar dat leasetarief: vanaf € 459 per maand staat er een heuse Amerikaan (met Frans-Duits-Italiaanse genen) voor je deur! En dankzij de lage basisprijs van 37.000 euro kun je vóór het overschrijden van de SEPP-grens helemaal losgaan op de optieprijslijst.

• Motorvermogen: 156 pk • Actieradius (WLTP): 392 km • Snelladen: max. 100 kW • SEPP: ja

Wil je een laadpaal thuis laten plaatsen? Check hier het aanbod bij Coolblue.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).