Gemak dient de mens. En technologie doet dat ook. Daarom wordt er ook zoveel aandacht besteed aan het gebruiksgemak van nieuwe tech. En wat is er nou makkelijker dan hardop te zeggen wat je wilt? De opkomst van spraakbediening in apparatuur is onstuitbaar. Maak kennis met deze tien toepassingen.

Op heel veel websites worden tegenwoordig chatsessies aangeboden als je niet snel genoeg kunt vinden waar je naar op zoek bent. Heel handig, je hoeft alleen maar even te vragen waar je moet zijn voor product X of dienst Y en je wordt vriendelijk verwezen door de behulpzame medewerker aan de andere kant van de chat. Laat die behulpzame medewerker nou steeds vaker een chatbot zijn die heeft geleerd om op de duizenden vragen die dagelijks op hem afgevuurd worden het juiste antwoord te formuleren. Deze vorm van interactie is het instapmodel van kunstmatige intelligentie en voldoet meestal prima voor deze taak.

De virtuele assistenten die onze telefoons en huizen bevolken, zijn al iets geavanceerder. Zij kunnen specifieke acties koppelen aan bepaalde commando’s of zelfs actie ondernemen als er niks gevraagd wordt. Dat een Tesla de verwarming aanzet als jij zegt dat je het koud hebt, is het product van natural language processing. De assistenten zijn steeds beter getraind in het begrijpen van taal en kunnen daar op een basaal niveau op reageren.

Heb je weleens een gesprek proberen te voeren met Siri? Het duurt niet lang voordat je tegen de grens van haar begrip aanloopt. Toch is dat waar de ontwikkeling van pratende technologie naartoe gaat. We willen een intelligent gesprek kunnen voeren met een AI-apparaat dat niet te onderscheiden is van een menselijke conversatie. Dan dient technologie niet alleen als persoonlijke dienaar, maar ook als metgezel. Dat zou een van de oplossingen tegen eenzaamheid kunnen zijn bij een sterk vergrijsde bevolking. Maar zover zijn we nog niet.

Wij gebruiken onze technologie vooral nog voor praktische zaken, zoals het licht aandoen als we thuiskomen, het dicteren en zenden van berichten of het opzoeken en afspelen van een playlist. En dat is prima, maar over een paar jaar, als we diepgaande gesprekken hebben met onze digitale metgezellen, zal dat lijken als kinderspel.

Nuki Smart Lock 3.0 Pro

©PXimport

Onze voordeur ontkomt niet aan de ‘verslimming’ van ons huis. De slimme deurbel is razend populair in Nederland, mede door een reclamecampagne van een zekere ringvormige bel met geïntegreerde camera. Een slimme brievenbus is tegenwoordig ook een optie. Dat is een afgesloten box die opengaat met een speciale code die of speciaal pasje dat pakketbezorgers bij zich hebben. En ook het deurslot gaat mee in de vaart der volkeren, met dit slimme slot van Nuki. Aan de buitenkant zie je er niets van en kun je zelfs je normale sleutel nog gewoon gebruiken. Het slimme gedeelte van het slot wordt aan de binnenkant gemonteerd. Hierbij kun je de cilinder die je al hebt gewoon houden, want de Nuki monteer je over het slot heen en draait automatisch de sleutel om. Nuki0 verkoopt optioneel ook een veilig cilinderslot. De Nuki Smart Lock 3.0 Pro bevat een oplaadbare accu van 12 Wh die het zes maanden uithoudt voordat je de accu moet opladen. De accu zorgt naast het opendraaien van het slot ook voor een verbinding met het wifi-netwerk. Je kunt door middel van Google Assistent of Alexa via de app de voordeur van het slot commando’s geven.

Solos Argon Smart Glasses

©PXimport

Slimme brillen komen grofweg in twee smaken. De echt slimme brillen hebben een geïntegreerd display waar informatie op kan worden getoond. De bijna slimme brillen tentoonspreiden hun slimheid vooral via audio. Er zijn al tal van die echt slimme brillen op de markt, maar die worden vooral ingezet in een professionele omgeving, vanwege de specifieke toepassingen en het nogal lompe uiterlijk. De bijna slimme brillen met een draadloze verbinding naar je smartphone en slim weggewerkte audio zijn inmiddels zo doorontwikkeld dat ze in modieuze monturen passen die geen enkele brildrager zal misstaan. Maar waarom zou je een gewone (domme) bril vervangen door een bijna slimme? Nou, je kunt dan bijvoorbeeld handsfree bellen dankzij de onzichtbaar weggewerkte microfoon. De speakers in de pootjes laten alleen de brildrager horen wat er wordt gezegd. Of je zet de spraakassistent aan en laat je leiden door Google Maps. Of de AI-coach praat gedurende de dag tegen je en vertelt je wanneer je water moet drinken en dat je rechtop moet gaan zitten (dankzij de ingebouwde gyroscoop). De bediening is simpel: je hoeft alleen maar te tikken op de pootjes. Vanwege het modulaire design kun je bovendien eenvoudig je dagelijkse bril wisselen voor een zonnebril.

TCL Breeva A5

Er zijn zo veel dingen in huis die een gezond leven kunnen dwarsbomen. Dan heb ik het even niet over de rijkelijk gevulde koelkast of la waar alle chips in ligt. Nee, ik heb het over de onzichtbare deeltjes die door de lucht zweven en in je longen terechtkomen. Allerlei virussen, allergenen en vervuilde lucht waren rond in je woning, en jij denkt dat daar niets aan te doen is? Gelukkig wel! Er zijn flink wat luchtzuiveraars op de markt die 99,97% van de schadelijke stofjes uit de lucht halen en vervangen door frisse lucht. Deze Breeva A5 van TCL is hierop geen uitzondering. Het apparaat zuigt onder meer pollen en huisstofmijt uit de lucht door een HEPA H13-filtersysteem. Vieze luchtjes van huisdieren of een rokende oom worden gezuiverd door een actief carbonfilter. En virussen sterven door de blootstelling aan uv C-straling binnenin. Dit zwarte monster (met een mooi minimalistisch Nordic design volgens de makers) blaast de schone lucht aan de bovenkant eruit en kan een flinke ruimte met gemak aan. Koppel de Breeva aan je wifi-netwerk zodat je opdrachten kunt geven als: ‘Check de lucht op kwaliteit’, of: ‘Ga over op nachtmodus’, waarna de Breeva heel zachtjes zijn zuiverende werk blijft doen.

Tesla Model S Plaid

©PXimport

Eigenlijk maakt het niet uit over welk model Tesla we het hebben, want alle modellen reageren op gesproken opdrachten. Zelfs in het Nederlands. Het begint al op de parkeerplaats, als je niet meer weet waar je precies je auto geparkeerd had. Dan pak je je smartphone uit je zak en activeer je Google Assistent of Siri en vraag je of je Tesla even kan toeteren en de koplampen laat knipperen. Aha! Daar staat ie! Vanaf dat moment is de koppeling met je telefoon niet meer nodig en kun je rechtstreeks tegen je auto praten. De meeste functies die je met het grote touchscreen op het dashboard kunt bedienen, zijn ook als spraakcommando beschikbaar met een simpele druk op de desbetreffende knop op het stuur. En aangezien het systeem leert van al die Tesla-bezitters die tegen hun auto ouwehoeren, zijn er meerdere manieren om iets duidelijk te maken. Zo kun je het commando geven: ‘Schakel de verwarming in.’ Maar je kunt ook wat nonchalanter zijn en zeggen: ‘Ik heb het koud!’ In beide gevallen wordt het warmer in je auto. Navigeren doe je door gewoon het adres op te lepelen en berichtjes die je telefoon moet versturen, kun je simpelweg dicteren. En de achterbak openen? Gewoon vragen naar de Flux Capacitor.

Meeting Owl Pro

©PXimport

Dit is geen technologie die terugpraat, maar wel een prachtige oplossing om tegen te praten. De Meeting Owl Pro is de ideale partner voor videovergaderingen, door de unieke samenwerking van slimme camera’s en slimme microfoons en luidsprekers. Zet de Meeting Owl Pro midden op de tafel en je ziet meteen waarom hij een uil genoemd wordt. De 360 graden camera bovenop zoomt automatisch in op degene die aan het woord is en een van de acht ingebouwde microfoons die het dichtstbij is, pikt het geluid op. Beeld en geluid worden vervolgens loepzuiver verstuurd naar de deelnemers op afstand. De Meeting Owl werkt met alle gangbare online vergadersoftware, zoals Microsoft Teams, Zoom en Google Meet. De thuis-vergaderaars krijgen op hun laptop het 360graden-beeld als een panorama gepresenteerd, zodat zij in één oogopslag kunnen zien wie er aanwezig zijn. Het beeld eronder is gereserveerd voor degene(n) die aan het woord is. Met een prijskaartje van bijna 1100 euro is wel het bedoeld voor de professionele gebruiker die dat blikkerige laptopmicrofoontje en de korrelige webcams beu is. Deze uil brengt het plezier terug in het vergaderen. Nou ja, in het technische gedeelte ervan.

Beosound Emerge

©PXimport

Muziekliefhebbers met een goed ontwikkeld gevoel voor stijl zweren al jaren bij de minimalistische lijnen van de producten van Bang & Olufson. Vaak ver verwijderd van de gangbare vormen en materialen, weet dit Zweedse audiomerk steeds te verrassen. Ook nu weer, met deze slimme, draadloze speaker die qua vorm geen gelijke kent. Plat als een boek staat de Beosound Emerge fier rechtop. Verkrijgbaar in zwart, wat de speaker een beetje laat lijken op een game console, of in een hout/goud-combinatie die heel luxueus overkomt. Het geluid komt uit een opvallend kleine serie speakers. Een 4inch-woofer voor de lage tonen, een 1,45inch-midrange driver en een 0,6inch-tweeter bovenin voor de hoge tonen. Het is dan wel een klein pakketje voor het prijskaartje van 749 euro (en het dubbele voor een stereopaar), maar desalniettemin zeker opvallend. Door de integratie met Google Assistent kun je het systeem prima bedienen met gesproken opdrachten. Zoek artiesten en albums, laat de muziek afspelen, skip een nummer of stop de muziek. Daarnaast kun je de speaker ook laten vertellen hoe het weer eruitziet of welke afspraken er in je agenda staan. En als je even niet wilt dat Google meeluistert, dan kun je de voice control met een fysieke knop uitzetten.

Furbo Hondencamera

©PXimport

Als hondenbezitters ’s ochtends de deur achter zich dichttrekken om naar hun werk te gaan, blijft hun harige vriendje meestal alleen achter. Dan begint voor het huisdier het lange wachten totdat het baasje weer thuiskomt en aandacht (en lekkers) geeft. Wat ze in die tussentijd in huis uitspoken, is vaak een groot mysterie. Maar niet als je de Furbo Hondencamera in de woonkamer hebt staan. Het is een witte cilinder (ongeveer even hoog als een pak melk, maar dubbel zo breed) met een bamboe bovenkant. Erin zit een Full-HD-camera, een microfoon en luidspreker én een handige feature. De Furbo staat in verbinding met je wifi-netwerk en daarmee ook met de app op de telefoon van het baasje. Mocht de hond gedurende de dag blaffen of janken dan wordt er een berichtje verstuurd met de vraag of je even wilt kijken wat er aan de hand is. De Furbo schakelt dan in en je krijgt live beeld en geluid. Nu kun je tegen je blaffende viervoeter praten om ’m gerust te stellen. Als je dan vindt dat je metgezel wel een beloning heeft verdiend, lanceer je met een simpele druk op de knop in de app een hondensnoepje uit de Furbo!

LG OLED65G1RLA

©PXimport

Er zijn veel meer televisies die je met je stem kunt bedienen dan deze 65inch-oled-tv van LG, maar we pikken deze eruit omdat ie zo mooi is. Er is al veel gezegd over het voordeel van oledschermen. In het kort: doordat elke individuele pixel verlicht wordt, is zwart op het scherm ook echt zwart, want de niet-oplichtende pixels staan gewoon uit. De nieuwe generatie oled-tv’s van LG heet EVO en is – je raadt het al – de volgende evolutie in dit soort schermen. De verlichting in de pixels die aanstaan is veel feller, waardoor er een nog scherper contrast ontstaat en de kleuren echt van het scherm spatten, terwijl het zwart gewoon pikzwart blijft. En dan is het ook nog eens een slimme televisie die op allerlei mogelijke manieren te bedienen is. Koppel hem aan je Android-smartphone of iPhone en tik op hetgeen je wilt bekijken. Of druk de speciale voice command-toets op je afstandsbediening in en zeg dat de tv van zender moet wisselen of het geluid harder of zachter moet. Kijk je liever naar Netflix of YouTube, dan hoef je dat alleen maar hardop uit te spreken, en je wens wordt vervuld.

Apple Watch Series 7

©PXimport

De Apple Watch is het slimste horloge van de klas. Natuurlijk zijn er ook Android-horloges die aardig mee kunnen komen, maar op het gebied van integratie en veelzijdigheid moeten ze het uiteindelijk toch afleggen tegen Apple. Door het slim uitgebouwde (en nogal strak ommuurde) ecosysteem van Apple is er een naadloze synergie tussen alle producten en diensten. Een connectie proberen te maken met een Android-telefoon hoef je niet te proberen met je Apple Watch. Wat wel kan, is vrijwel alle functies van het horloge met je stem besturen. Om de vriendelijke stem van Siri te horen, hoef je alleen maar je pols richting je mond brengen en de magische woorden ‘Hey Siri!’ uit te spreken. Door allerlei slimme meetapparatuur aan de achterkant van het horloge wordt je gezondheid nauwlettend in de gaten gehouden en kun je dus alles vragen over je hartslag, stresslevel of hoeveelheid slaap. Maar ook het citeren van WhatsApp-berichtjes en skippen naar het volgende nummer in Spotify gaat heel soepel. Er is eigenlijk maar één plek waar Siri niet goed werkt, en dat is onder water. Het horloge kan het wel aan, alleen jij komt daar zo moeilijk uit je woorden.

Homey Pro

©PXimport

Je kunt het niet over spraakgestuurde tech hebben zonder domotica te noemen. De kunst om alle slimme apparaten in huis op één plek bij elkaar brengen, is met de Homey Pro redelijk gemakkelijk voor elkaar te krijgen. Verschillende draadloze technieken, zoals Z-Wave, Zigbee, 433 Mhz en infrarood zitten ingebouwd in de witte bol, zodat vrijwel alle slimme apparatuur van bijna alle merken erop kunnen worden aangesloten. Alles wordt hiermee samengebracht op één plek en de gebruiker kan alle apparaten hiervandaan bedienen. Het wordt pas echt leuk als je Flows maakt. Met een eenvoudige als-dan-structuur koppel je specifieke handelingen aan elkaar. Dat kan zoiets simpels zijn als het aan- of uitdoen van alle lichten als je op de knop drukt, maar je kunt ook een compleet sfeerplan maken met het laten afspelen van zachte muziek en het dimmen van de lichten als je daarom vraagt. Of je laat het geluid van je slimme deurbel afspelen op de Sonos-speakers als er iemand aanbelt. De integratie met de verschillende spraakassistenten zorgt ervoor dat je alle Flows ook met je stem kunt besturen. En dat alles dankzij een klein wit bolletje met een gekleurde ledstrip (die ook uit kan). Hiermee wordt je smart home pas echt slim.

Veiligheid

Vorig jaar werd het wereldwijde gebruik van spraakassistenten nog geschat op 4,2 miljard apparaten. In 2024 is dat aantal waarschijnlijk verdubbeld. Dan praten we met zijn allen gezellig tegen 8,4 miljard van deze steeds slimmere digitale vriendjes. Het merendeel van deze apparaten werkt met Google Assistent (Hey Google!), gevolgd door Amazon (Hey Alexa!) en op gepaste afstand Apple (Hey Siri!) en Microsoft (Hey Cortana!). Deze diensten zijn gemaakt om ons leven makkelijker te maken, maar hoe meer je zo’n assistent toegang geeft tot je digitale leven, hoe groter ook de mogelijke veiligheidsrisico’s zijn. Zo kun je heel gemakkelijk een mail of een tekstbericht dicteren en laten versturen, maar dat betekent wel dat de assistent toegang heeft tot je wachtwoorden en andere gevoelige informatie, zoals creditcardgegevens. Zeker als je ook je online inkopen en het afrekenen overlaat aan de assistent, zoals Amazon dat graag ziet.

Ook staan de slimme apparaten altijd mee te luisteren, zodat ze meteen in actie kunnen komen als jij ze aanspreekt. Dat heeft in het verleden weleens geleid tot problemen met opgenomen gesprekken die werden uitgeplozen door bedrijven van buitenaf. Hoewel veel van de vraagstukken rond veiligheid wel echt serieus worden genomen door de platformhouders, kan jij als consument beter zelf je voorzorgsmaatregelen nemen. Gebruik alleen apparaten van vertrouwde merken, link er geen betalingsmiddelen aan en zet de assistent uit als je hem niet gebruikt.

Conclusie

Voor een goed gesprek zijn de virtuele assistenten niet te porren. Als je ze echter gebruikt waarvoor ze zijn ontwikkeld, namelijk het overnemen van taken waarvoor je normaal gesproken een fysieke handeling zou moeten uitvoeren, dan zijn die digitale assistenten best handig. Maar hun inzet en nut is afhankelijk van je verwachtingen en jouw eigen gebruik van de slimme functies op je apparaten. Ben jij bijvoorbeeld iemand die al zijn slimme apparaten aan elkaar heeft geknoopt, dan heeft het toevoegen van gesproken bediening echt een meerwaarde. Maar ook als je in de auto zit en toch even dat mailtje moet sturen of een specifiek liedje wilt luisteren, zonder je handen van het stuur te moeten halen, heeft stembediening zeker zin. Wil je aan een slim leven beginnen, kies dan wel voor één specifieke assistent. Dat maakt de hele integratie zo veel makkelijker. En als je Siri, Google, Alexa of Cortana niet nodig hebt, zet ze dan gewoon uit. Dan hoef je je ook geen zorgen te maken dat er gesprekken worden opgenomen zonder dat jij dat wilt.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).