Zo houd je alle info van Apple, Google en Microsoft synchroon
Je bent een Apple-gebruiker, maar je nieuwe werkomgeving zweert bij Microsoft of Google, of omgekeerd natuurlijk. Daar zit je dan met twee (of meer) mailprogramma's, agenda's en contactlijsten. Niet zo handig, maar gelukkig zijn er uitwegen om je informatie synchroon en beheer(s)baar te houden.
Apple - Microsoft
Tip 01: iCloud
Bezit je een iOS-apparaat of een Mac, dan ben je vast en zeker bekend met iCloud. Dit is de cloudoplossing van Apple die ervoor zorgt dat je altijd de meest recente versie van je belangrijke informatie hebt, zoals je agenda, berichten en contactpersonen. Ongeacht het toestel waarop je werkt. Gebruik je iOS of OS X maar nog geen iCloud? Dan wordt hier verteld hoe je alsnog aan de slag kunt met iCloud. Apple heeft gelukkig over de grenzen van het eigen bedrijf heen gekeken en iCloud ook voor Windows-gebruikers beschikbaar gesteld. Daar gaan we dan ook van profiteren om allerlei informatie van Apple met Outlook te synchroniseren, en omgekeerd. Lees ook: Al je apparaten synchroniseren met iCloud.
Tip 02: iCloud voor Windows
Heb je iCloud op orde aan de Apple-kant, dan komt iCloud voor Windows aan de beurt. Deze tool download je gratis. De installatie is erg eenvoudig: zorg dat Outlook niet actief is, ga je akkoord met de licentieovereenkomst en bevestig met Installeren. Na afloop herstart je je pc. In het systeemvak van Windows zie je nu een pictogram van iCloud. Klik dit aan en kies Inloggen. Meld je met hetzelfde Apple ID aan als op je iOS-apparaat of Mac. Even later verschijnt een paneel waarop je kunt aanduiden wat je precies wilt synchroniseren. Naast iCloud Drive, Foto's en Bladwijzers zit daar ook de optie Mail, contacten, agenda's en taken Met Outlook bij. Voor dit artikel zijn we vooral in dit laatste geïnteresseerd: zorg dus dat je hier zeker een vinkje plaatst en klik op Toepassen. Je kunt dit trouwens altijd nog wijzigen door het pictogram aan te klikken en te kiezen voor iCloud-instellingen openen.
©PXimport
Tip 02 Geef aan wat je precies wilt synchroniseren met iCloud.
Tip 03: iCloud in Outlook
Er duikt nu een venstertje op waarin je Outlook voor iCloud kunt configureren. Je hebt twee mogelijkheden: je kunt zieken voor Alle agenda's, contacten en taken als je een 'volledige' synchronisatie wilt, of je gaat selectief te werk en kiest voor Bepaalde agenda's, contacten en taken. In dit laatste geval krijg je de gelegenheid aan te geven welke informatie je precies wilt uploaden en samenvoegen met iCloud. Vink de gewenste opties aan en druk op de knop Doorgaan, waarna de eerste synchronisatie meteen plaatsvindt. Na afloop druk je op Gereed en kun je Outlook openen. Je zult merken dat de synchronisatie van deze gegevens verder geheel automatisch gebeurt.
Tip 04: Meer synchroniseren
Een minpunt van de synchronisatie via iCloud is dat de plug-in een extra map met de naam iCloud creëert in Outlook, zowel bij je mail, agenda, contactpersonen als je taken. Alleen gegevens die je in deze mappen plaatst, worden via iCloud gesynchroniseerd. Wil je ook informatie uit andere mappen synchroniseren, dan zit er weinig anders op dan die naar de iCloud-map te verplaatsen of die zelf daarin te creëren of te bewerken. Of je installeert een plug-in als CodeTwo Sync for iCloud. Deze integreert zich in de - in stap 2 geïnstalleerde - iCloud-plug-in. Deze tool kun je dertig dagen gratis uitproberen, daarna betaal je eenmalig 16 euro. Let wel, wij ondervonden dat deze plug-in nog niet vlekkeloos functioneert in Outlook 2016 (ook al beweert de producent op onze vraag dat het probleemloos zou moeten werken).
©PXimport
Tip 04 CodeTwo Sync for iCloud gaat een stap verder dan iCloud zelf.
Tip 05: Sync for iCloud
De installatie vergt nauwelijks meer dan enkele keren op Next te drukken en tot slot op Finish. Ook de configuratie van de tool is eenvoudig genoeg. Wanneer je Outlook opstart, merk je in de rubriek CodeTwo Sync for iCloud rechts de knop Settings op. Druk op deze knop en kies Add. Via de knop Browse kun je nu de gewenste Outlook-mappen toevoegen, zowel wat agenda's, contactpersonen als taken betreft, dus niet voor e-mailberichten. Verder stel je hier ook de iCloud-map in waarmee je de gekozen Outlook-map wilt synchroniseren en geef je aan hoe de synchronisatie precies moet verlopen: in één richting (van Outlook naar iCloud of omgekeerd) of in beide richtingen. Bevestig met tweemaal OK.
Microsoft - Google
Tip 06: E-mail
Het moet gezegd: de synchronisatie tussen Google (Android) en Microsoft (Windows) loopt minder gestroomlijnd dan via iCloud, maar er zijn gelukkig nog uitwegen. We beginnen met e-mail. Hoe zorg je ervoor dat je Gmail-berichten automatisch ook in Outlook belanden? Allereerst meld je je aan bij Gmail. Klik op het tandwielpictogram en selecteer Instellingen.
Ga naar het tabblad Doorsturen en POP/IMAP. Stip hier de optie IMAP inschakelen aan en bevestig met Wijzigingen opslaan. Over naar Outlook op je pc. Ga naar het menu Bestand en kies Accountinstellingen. Open het tabblad E-mail en kies Nieuw. Stip E-mailaccount aan en druk op Volgende. Vul de gevraagde gegevens in (naam, e-mailadres @gmail.com en wachtwoord) en druk nogmaals op Volgende. Outlook zorgt voor de verdere configuratie, waarna je afrondt met Voltooien / Sluiten. Een nieuwe mailmap met de naam van je Gmail-account duikt op en Outlook haalt automatisch alle Gmail-berichten op. Je kunt nu ook gewoon vanuit Outlook bericht verzenden met je Gmail-adres. Je Gmail-map in Outlook wordt automatisch gesynchroniseerd met je Gmail-account (ook op je mobiele Android-apparaat bijvoorbeeld). Overigens kun je op gelijkaardige manier ook je Gmail-berichten synchroniseren met je Thunderbird-installatie. De nodige instructies hiervoor vind je hier.
©PXimport
Tip 06 Via IMAP ook je Gmailberichten in Outlook.
Tip 07: Agenda
De makkelijkste manier om je Google-agenda met die van Outlook te synchroniseren is via Google Sync, een tool die werkt met het Microsoft Exchange ActiveSync-protocol. Jammer genoeg heeft Google deze tool intussen voorbehouden aan gebruikers van Google Apps for Work. Er zijn gelukkig andere oplossingen, maar de meeste software is niet (blijvend) gratis, zoals Companionlink, of je loopt met de gratis versie tegen beperkingen aan. Dat laatste is bijvoorbeeld het geval voor Calendar Sync (for Outlook and Google Calendar). Deze tool synchroniseert alleen afspraken en gebeurtenissen binnen dertig dagen van de synchronisatiedatum, maar misschien heb je daar voldoende aan. De betaalde Pro-versie (10 dollar, ca. 9,20 euro) heft die beperking wel op. De werking is in elk geval eenvoudig: start de tool op, vul de gegevens van je Google-account in, kies de gewenste Google Calendar en Outlook Calendar en bepaal de synchronisatiemodus (één richting of beide richtingen). Op het tabblad Auto Sync stel je de verversingsfrequentie in.
Overigens is er nog wel een gratis tool (GO Contact Sync Mod) waarmee je (ook) beide agenda's synchroon kunt houden, hoewel die meer is gericht op het synchroniseren van contactpersonen. Zie hiervoor de volgende twee tips. In het kader 'Agenda-abonnement' tonen we hoe je zonder extra tools je Google Agenda netjes up-to-date in Outlook krijgt.
Agenda-abonnement
Een alternatieve manier om een Google agenda up-to-date in Outlook te zien verschijnen, is via een abonnement op die agenda. Meld je alvast aan bij je Google Agenda. Klik in het linkerpaneel op Mijn agenda's en klik vervolgens op het pijltje naast de gewenste agenda. In het uitklapmenu selecteer je Agenda-instellingen, waarna je op het knopje ICAL drukt bij Privé-adres. Klik het getoonde adres met de rechtermuisknop aan en kies Linkadres kopiëren (of Koppeling kopiëren). Over naar de agendamodule van Outlook, waar je het menu Bestand opent en Accountinstellingen selecteert. Ga naar het tabblad Internetagenda's, klik op Nieuw en plak het gekopieerde adres met Ctrl+V in het veld. Google zal nu regelmatig de agenda in Outlook up-to-date brengen. Let wel, mocht Outlook (2016) je ingevoerde Google-ID niet aanvaarden, dan zit er blijkbaar weinig anders op dan tweefactor-authenticatie in te schakelen voor je Google-account.
©PXimport
Agenda van Google naar Outlook? Dat kan via een simpel 'abonnement'.
Tip 08: Contactpersonen
In Gmail of Outlook zelf zijn er geen voorzieningen om contactpersonen tussen beide diensten uit te wisselen. Je zult dus bij een externe tool moeten aankloppen. Daar bestaan diverse betaalde producten voor, waaronder Akrutosync (zeven dagen gratis, daarna 34,95 dollar (ca. 32 euro)) en Sync2 (veertien dagen gratis proef, daarna 39,95 dollar (ca. 36,50 euro)). Beide producten kunnen zowel je contacten als je agenda's en taken synchroniseren. Er bestaat ook een gratis tool: GO Contact Sync Mod. De installatie is rechttoe, rechtaan. Bij de eerste start van het programma vul je bij User je Gmail-adres in en geef je via de knop Toestaan te kennen dat je de tool aan je Gmail-account wilt koppelen. Deze toestemming kun je nog altijd weer intrekken via Revoke Authentication. Plaats een vinkje bij Sync Contacts aangezien je contactpersonen wilt synchroniseren en geef je aan welke Outlook-map met contactpersonen je precies wilt synchroniseren. Je kunt nu eventueel de synchronisatie al starten met de knop Sync.
©PXimport
Tip 08 Na je autorisatie nog even de gewenste map aanduiden.
Tip 09: Automatisch syncen
Je kunt ook eerst de manier waarop de synchronisatie gebeurt aanpassen. Plaats je een vinkje bij Sync Deletion, dan haalt de tool contacten weg uit Outlook wanneer je die ook in Google verwijdert en omgekeerd. In dat geval raden we je wel ook aan een vinkje bij Prompt Deletion te plaatsen: dan wordt telkens eerst even om toestemming gevraagd. Handig is nog dat je het programma automatisch mee met Windows kunt laten opstarten (Run program at startup) en dat je de synchronisatie kunt automatiseren: plaats een vinkje bij Auto Sync en vul Sync Interval (in minuten) in. Zoals we al vermeldden in tip 7 kan GO Contact Sync Mod ook agenda's synchroniseren. In dit geval zet je een vinkje bij Sync Appointments en geef je aan welke twee agenda's (in Outlook en Google) je precies op elkaar wilt afgestemd zien. Bij conflicterende items duikt automatisch een venster op waarin gevraagd wordt wat je wilt behouden: de gegevens van Outlook, Google of beide.
©PXimport
Tip 09 GO Contact Sync Mod kan ook twee agenda's synchroon houden.
Google - Apple
Tip 10: Extra apps
Om berichten van Gmail direct te ontvangen op je iOS-apparaat hoef je weinig meer te doen dan de Gmail-app te downloaden en te installeren. Vervolgens voeg je een of meerdere Google-accounts toe, waarna alle mail netjes binnenrolt en wordt gesynchroniseerd. Je moet wel even de schuifknop op Aan zetten naast het gewenste account. Je kunt maximaal tussen vijf accounts schakelen.
Ook voor het ophalen van agenda-afspraken naar je iOS-apparaat kun je met een officiële Google-app (Google Agenda) werken, die is beschikbaar in de App Store. Ook hier log je in met je Google-account, waarna al je afspraken met het toestel worden gesynchroniseerd.
Tip 11: Standaard-apps
Installeer je liever geen extra app dan kan het ook anders, zowel voor je berichten, als je agenda als je contactpersonen. Ga naar Instellingen / Mail, Contacten, Agenda. Selecteer Nieuwe Account / Google. Vul de gevraagde gegevens in, waaronder je e-mailadres en wachtwoord. Bevestig met Volgende en zet de gewenste schuifknoppen aan. Je kunt je account nog verder configureren. Ga opnieuw naar Mail, Contacten, Agenda, kies Gmail en selecteer het zojuist toegevoegde account. Open de rubriek Geavanceerd: je kunt onder ander instellen waar concepten, verwijderde en gearchiveerde berichten moeten worden bewaard.
Zijn er meerdere accounts toegevoegd op je apparaat en wil je het Google-account als standaardaccount instellen, open dan nogmaals Instellingen / Mail, Contacten, Agenda, scrol naar beneden en selecteer Standaardaccount / Gmail. Het is ook nog mogelijk je 'push-instellingen' aan te passen, dit doet je via Mail, Contacten, Agenda / Nieuwe gegevens. Wil je dat de gegevens automatisch worden opgehaald van Gmail, laat de schuifknop bij Push dan ingeschakeld. Heb je dat liever niet, bijvoorbeeld om de batterij wat te ontzien, zet Push dan op uit en stel zelf de gewenste frequentie in. Lukt de verbinding met je Gmail-account niet vanuit je iOS-apparaat: lees er even het kader 'Gmail nukkig?' op na.
Ook nuttig om weten: heb je nog contactpersonen op andere Apple-apparaten opgeslagen, dan zet je die met behulp van vCard-bestanden over naar je Google-account, waarna ook die worden gesynchroniseerd (zie het kader 'Export/import contacten').
Gmail nukkig?
Treden er connectiefouten op wanneer je via je computer of iOS-apparaat wilt verbinden met Gmail, kijk dan de IMAP-instellingen in Gmail na. Die bereik je via het tandwielpictogram, waar je Instellingen kiest en het tabblad Doorsturen en POP/IMAP aanklikt. Zorg dat je hier de optie IMAP inschakelen hebt aangestipt. Heb je tweefactor-authenticatie bij Google ingeschakeld en vraagt Google je op je computer of iOS-apparaat voortdurend om een ander wachtwoord, surf dan hiernaartoe en klik in de rubriek Inloggen bij Google op App-wachtwoorden. Kies de gewenste app en het apparaat (zoals E-mail op mijn iPad) en bevestig met Genereren. Je krijgt nu een nieuw wachtwoord evenals de bijhorende instructies om op het betreffende toestel het oude te vervangen. Google zal je op dat apparaat niet langer om een nieuw wachtwoord vragen.
©PXimport
Voorkom dat je telkens een toevallig gegenereerd wachtwoord moet invullen.
Export/import contacten
Contactpersonen op een Apple-apparaat (en overigens ook vanuit diverse andere e-mailproviders, zoals Outlook(.com) en Yahoo!) kun je ook handmatig exporteren en importeren in Gmail. Vanuit Adresboek op je Mac kan dat via Bestand/ Exporteren / vCard exporteren, waarna je je aanmeldt bij Gmail en de verdere instructies volgt. Op een iOS-apparaat kan het met behulp van iCloud (zie ook tip 1). Ga naar Instellingen en kies iCloud. Meld je desgevraagd aan met je iCloud-account en zorg dat de schuifknop bij Contacten is ingeschakeld. Surf vervolgens naar www.icloud.com op je computer en kies Contacten. Selecteer een of meer contacten, klik linksonder op het tandwielpictogram en kies Exporteer vCard. De geselecteerde contacten worden nu in een vcf-bestand opgeslagen.
Schakel nu over naar Google Contactpersonen, waar je Meer aanklikt en Importeren selecteert. Kies CSV- of vCard-bestand. Wellicht word je nu tijdelijk omgeleid naar de oudere versie van Google Contactpersonen. Hier klik je dan op Meer / Bestand kiezen en verwijs je naar het gewenste contacts.vcf-bestand, waarna je bevestigt met Importeren.
©PXimport
Google Contactpersonen ondersteunt import via csv en vCard.
