Grote kans dat je een mobiel abonnement hebt. Of dat nu met een smartphone erbij is, een sim-only of misschien wel prepaid. Loopt je abonnement bijna af, dan is het raadzaam om eens kritisch te kijken of het abonnement nog bij je gebruik past. Misschien kun je wel besparen? We leggen uit hoe je het beste mobiele abonnement kiest en raden ook drie typen sim-only-abonnementen aan.

Tip 01: Met smartphone

Er zijn dus drie opties voor een mobiel abonnement: prepaid, sim-only en een abonnement met toestel. Die laatste is populair, omdat je een gloednieuwe smartphone in termijnen afbetaalt, samen met de prijs van het abonnement. De maandfactuur is dus hoger dan bij een sim-only, maar je hoeft je toestel niet in één keer te betalen. De totale toestelprijs is doorgaans ook wat lager dan de adviesprijs, doordat smartphonemerken prijsafspraken maken met providers. Als klant profiteer je hiervan.

Het grootste minpunt van een abonnement met smartphone is dat je een registratie bij Stichting Bureau Krediet Registratie (BKR) krijgt als je meer dan 250 euro moet betalen voor de smartphone. De kosten voor het abonnement worden hierbij niet meegerekend. Een BKR-registratie houdt in dat je in de toekomst minder kunt lenen voor bijvoorbeeld je hypotheek. Je vermijdt een BKR-registratie door de toestelkosten boven de 250 euro vooraf en in één keer te betalen, en de rest in de termijnen van je abonnement.

©PXimport

Tip 02: Sim-only

Als je je niet druk wilt maken om een eventuele BKR-registratie, kun je kijken naar een sim-only-abonnement. Hierbij kies je zelf je toestel uit, los van een abonnement. En dat is een ander pluspunt. Je kunt zelf bepalen wanneer je een nieuwe smartphone nodig hebt. Dat kan ook gewoon tijdens de looptijd van je sim-only-abonnement zijn, omdat je een goede aanbieding van een telefoon tegenkomt. Een ander voordeel van sim-only is dat je bij een aantal aanbieders kunt kiezen voor een maandelijks opzegbaar sim-only-abonnement. Die flexibiliteit ontbreekt bij een abonnement met toestel. In tip 10 gaan we wat dieper in op de looptijd van je abonnement. Het voornaamste nadeel van een sim-only is dat je geen korting krijgt op de aanschafprijs van je smartphone.

Tip 03: Prepaid

Je derde optie is prepaid, dat vooral vroeger populair was, maar nu door nog maar weinig mensen gebruikt wordt. Het wordt vooral gebruikt door ouderen en ouders die hun kind van een eerste smartphone met prepaidtegoed voorzien om zoon- of dochterlief te leren dat bellen, sms’en en internetten geld kost.

Prepaid heeft als voordeel dat je alleen betaalt voor wat je gebruikt en dat op echt op is, zonder risico op extra kosten. Gebruik je je smartphone een maand veel minder, dan heb je dus ook weinig kosten. Prepaid heeft echter ook de nodige minpunten. Zo betaal je een hoger tarief voor het internetten (per MB), bellen (per minuut) en per sms dan met een regulier of sim-only-abonnement. Een goedkoop sim-only-abonnement is daarom al snel voordeliger dan prepaid. Een ander nadeel is dat het kaarttegoed op een bepaalde datum verloopt, ook al heb je er maanden geleden netjes voor betaald. Tot slot dien je bij prepaid ook telkens zelf je tegoed aan te vullen. Zonder tegoed kun je niet bellen, sms’en en internetten, en ben je in principe dus onbereikbaar voor bekenden.

©PXimport

Tip 04: Een grote provider …

Als je weet wat voor type abonnement je wilt, is de volgende stap het kiezen van de provider. Blijf je bij je huidige provider of stap je over? In de komende tips laten we zien waar je op kunt letten bij het kiezen van een provider.

De eerste keuze is of je klant wordt/blijft bij een grote of kleinere provider. De drie grote namen zijn KPN, T-Mobile (gefuseerd met Tele2) en Vodafone (gefuseerd met Ziggo). De drie grote providers bieden de hoogste internetsnelheden aan. Ze hebben hun eigen netwerken en geven hun (duurdere) mobiele abonnementen de maximale internetsnelheid. De providers bieden ook unlimited-abonnementen aan, met onbeperkt internet, bellen en sms’en. Veel kleinere providers missen zo’n soort abonnement. Een andere overweging om bij een van de grote providers te gaan of blijven, is dat zij 5G-internet aanbieden. Kleinere (dochter)bedrijven doen dat nog niet. Het is niet duidelijk wanneer hier verandering in komt. In tip 7 kun je meer lezen over 5G.

Het voornaamste aandachtspunt van een abonnement van een van de grote providers is de prijs. Die is vaak hoger in vergelijking met een kleinere partij.

Tip 05: … of een kleinere?

Kleinere providers zijn er genoeg. Zij gebruiken de mobiele netwerken van de drie grote spelers en opereren zelfstandig (Youfone, Lebara en meer) of als dochtermerk. Zo vallen Simpel, Ben en Tele2 onder de T-Mobile-vlag, horen Simyo en Ortel Mobile bij KPN en is Vodafone eigenaar van hollandsnieuwe. Het belangrijkste voordeel van een kleinere provider is de prijs. De aanbieders hanteren doorgaans lagere prijzen dan de drie grote providers. Dezelfde hoeveelheid MB’s, belminuten en sms’jes voor een lager maandbedrag: dat is mooi meegenomen. Er is geen eenduidige verklaring voor, maar de scherpere prijzen zijn bij een deel van de providers te verklaren door de lagere marketinguitgaven. Doorgaans hanteren ze ook iets lagere 4G-internetsnelheden. Je mobiele internetverbinding kan dus wat langzamer zijn, al merk je hier bij een bekende kleinere provider doorgaans weinig van. Exotische partijen beknibbelen vaker op de internetsnelheid, wat ze een minder goede keuze maakt als je graag onderweg films in Full-HD-resolutie kijkt, af en toe videobelt of grote bestanden wilt up- of downloaden. Ook kun je bij de kleinere providers dus nog geen gebruikmaken van 5G-internet.

Tip 06: Internet en bellen

Bedenk dus welke provider het best bij jouw wensen past. Maar kijk ook goed naar het abonnement zelf. Wat vind je belangrijk? Een grote databundel (uitgedrukt in GB’s), onbeperkt kunnen bellen of sms je nog regelmatig? Kijk daarom eens kritisch naar je huidige mobiele telefoongebruik. Bij veel providers kun je via de website of app je verbruik van de afgelopen maanden bekijken. Als je minder dan 1 GB internet per maand verbruikt, heb je echt geen bundel van 5 GB nodig. Internet is het duurste onderdeel van een abonnement, dus hier kun je dan op besparen. Veel mobiele abonnementen, ook sim-only’s, komen standaard met veel belminuten en sms’jes. Dit kun je aanpassen, maar verwacht geen grote prijsverschillen.

Tip 07: Wel of geen 5G

Bij het afsluiten van een mobiel abonnement via een grote provider kun je er niet omheen: 5G. 5G is sinds de zomer van 2020 beschikbaar in Nederland als opvolger van 4G, dat overigens nog vele jaren actief blijft. 5G is nu nog even snel als 4G, al laten providers je graag anders geloven. Pas in het najaar van 2022 wordt 5G merkbaar sneller dan 4G, omdat de benodigde 3,5GHz-frequentie pas dan vrijkomt voor commercieel gebruik. Met een 5G-smartphone kun je vanaf dat moment sneller mobiel internetten, wat vooral van pas gaat komen bij het up- en downloaden van grote bestanden (films bijvoorbeeld) en bij het videobellen of gamen in een hoge resolutie als je geen wifi-verbinding tot je beschikking hebt. Houd er wel rekening mee dat zo’n betere internetverbinding dan ook flink meer MB’s verbruikt. Een grote databundel is dan een must, net als een smartphone die 5G ondersteunt. Het aanbod van 5G-smartphones neemt snel toe, maar echt nuttig worden ze dus pas over anderhalf jaar. Koop of heb je nu al een 5G-toestel, dan ben je in ieder geval wel alvast voorbereid op de toekomst.

©PXimport

Tip 08: Internetsnelheid

Op termijn gaat 5G dus een hogere mobiele internetsnelheid mogelijk maken dan het huidige 4G-netwerk biedt. Dat is mooi, maar nogal een ver-van-mijn-bed-show. Belangrijker is op welke snelheid je nú kunt internetten. En die verschilt niet alleen per provider, ook per abonnement.

Bij de drie grote providers krijg je vaak toegang tot de maximale snelheid (op het 5G-netwerk). Kleinere partijen opereren via één van die drie netwerken, maar bieden vaak een lagere up- en downloadsnelheid. Alle providers zijn verplicht om op de productpagina de maximale én gemiddelde internetsnelheid te vermelden. Hecht vooral waarde aan die tweede, want die geeft een goed beeld wat je in de praktijk kunt verwachten. Een downloadsnelheid van 25 Mb/s is prima om onderweg te kunnen whatsappen, terwijl 50 Mb/s of meer fijn is als je meer veeleisende activiteiten uitvoert. Vanaf 80 Mb/s kun je eigenlijk alles, inclusief videobellen in hoge kwaliteit. Kies voor een mobiel abonnement een gemiddelde uploadsnelheid van minimaal 20 Mb/s.

Tip 09: E-sim en duosim

Een ander aandachtspunt is het soort sim-kaart. E-sim is een digitale simkaart, ingebouwd in de smartphone. Je hebt dus geen fysiek simkaartje meer nodig. Op een e-sim kun je meerdere abonnementen afsluiten, ook in het buitenland. Erg handig dus, maar nog niet alle providers bieden e-sim aan. KPN, Vodafone, Simyo en T-Mobile doen dit wel. Houd er vooral rekening mee dat op dit moment slechts een handvol smartphones geschikt is voor e-sim. Het gaat om de dure toestellen Samsung Galaxy Z Flip, Samsung Galaxy Z Fold2, iPhone SE (2020), Apple iPhone XR, en de iPhone 11- en iPhone 12-serie.

Dan is er ook nog duosim: twee simkaarten voor twee smartphones of tablets, zodat je niet steeds hoeft te wisselen. De simkaarten kunnen – om misbruik te voorkomen – niet tegelijkertijd actief zijn. KPN, Vodafone en T-Mobile bieden duosim aan en rekenen eenmalig zo’n dertig euro voor de extra simkaart. Tele2 laat alleen zakelijke klanten duosim gebruiken. Als je duosim belangrijk vindt, kom je dus automatisch bij een van de drie grote providers uit.

©PXimport

Tip 10: Looptijd

Een ander aandachtspunt van je mobiele abonnement is de looptijd. Voor prepaid geldt dit niet; dit loopt zolang je het nummer actief houdt. Maar bij het afsluiten van een sim-only-abonnement of abonnement met toestel moet je wel besluiten voor welke looptijd je kiest.

Omdat het maandbedrag van een toestel (grotendeels) verdeeld wordt over de looptijd van je abonnement, is een tweejarig abonnement het populairst. Bij een eenjarig abonnement betaal je de smartphone sneller af, maar ligt je maandbedrag dus ook hoger. Afhankelijk van de waarde van de telefoon kan dit even slikken zijn, en kan een tweejarige looptijd logischer zijn.

Met een sim-only-abonnement betaal je geen toestel af, waardoor het abonnement voordeliger en flexibeler is. Veel sim-only-abonnementen zijn voor één of twee jaar af te sluiten en een deel is zelfs maandelijks opzegbaar. Onder meer hollandsnieuwe, Lebara, Ben, Tele2 en KPN bieden een maandelijks opzegbaar sim-only-abonnement aan. Houd er wel rekening mee dat zij hier een toeslag voor rekenen, doorgaans één of twee euro per maand. Als je met een maandabonnement een jaar klant blijft, betaal je dus een of twee tientjes meer dan voor een jaarabonnement.

Tip 11: Combivoordeel

In de felle strijd om jouw maandelijkse euro’s zetten bijna alle providers in op een combinatievoordeel. Dat doen ze door klanten met een ‘thuispakket’ (internet, eventueel aangevuld met televisie en vast bellen) korting te geven als ze een mobiel abonnement bij hetzelfde bedrijf of een dochterbedrijf nemen. Meestal gaat het om factuurkorting, maar ook om meer tv-zenders of een grotere mobiele internetbundel. De drie grote providers geven je ook combivoordeel als je gezinsleden een mobiel abonnement bij die provider afnemen. Je kunt dan bijvoorbeeld meer MB’s verdelen over je gezin of krijgt allemaal een paar euro per maand factuurkorting.

Om maar wat voorbeelden te geven: bij hollandsnieuwe krijg je voordeel als je thuisinternet via Ziggo afneemt. Je krijgt dan een extra Ziggo-tv-pakket en meer MB’s, belminuten en sms’jes bij je mobiele abonnement. T-Mobile lokt klanten met onder meer een scherper geprijsd Unlimited-abonnement en KPN geeft je meer MB’s en laat je die naar eigen wens verdelen. Ook krijg je een gratis zenderpakket en factuurkorting. Bij alle vormen van combivoordeel geldt dat het actief is zolang je beide (duurdere) abonnementen afneemt. Zo maken de providers het minder aantrekkelijk om over te stappen of een goedkoper sim-only-abonnement te kiezen.

©PXimport

Kooptips sim-only

Soort: Jongeren

Soort: Ouderen

Soort: Onbeperkt

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).