Het nieuwe werken is hybride werken. Zo noemen we de vrijheid om te werken waar, wanneer en hoe jij wilt. De hardware bepaalt daarbij of je ook echt altijd en overal kunt werken en hoe goed je dan nog samenwerkt met anderen. Alle grote merken zeggen de ideale hardware voor het hybride werken in huis te hebben, maar is dat ook echt zo?

Nog niet zo lang geleden betekende een dag werken een dag op kantoor, net zoals studeren een dag in de schoolbanken was en je op een vrije dag ook nog echt offline kon zijn. Die tijd is voorbij. Het verplicht thuiswerken tijdens corona heeft een doorbraak geforceerd in de manier waarop we werken. En hoewel we inmiddels weer naar kantoor mogen, wil een groot deel van de mensen de voordelen van wat inmiddels hybride werken is gaan heten graag behouden.

Door niet elke dag naar kantoor te gaan, bespaar je reistijd en is werk en privé eenvoudiger te combineren. Bovendien kun je de plek waar je werkt afstemmen op de activiteit en de gewenste output. We weten immers al lang dat kantoortuinen waardeloze werkplekken zijn en geconcentreerd werken thuis veel beter gaat.

©Gorodenkoff Productions OU

Licht en energiezuinig

Wie kiest voor variabele werkplekken heeft weinig aan een traditionele desktop-pc. Voor hybride werken is een draagbare computer een must. Dat kan een laptop zijn, maar steeds vaker betreft het een convertible of tablet-pc. Aangevuld met een toetsenbord en soms een digitale pen beleeft de tablet-pc decennia na de eerste kennismaking dan toch nog zijn doorbraak.

De tablet-pc is licht, eenvoudig mee te nemen én energiezuinig. Niemand wil halverwege de werkdag overvallen worden door een lege accu, en de hele dag een voeding met oplaadsnoer meenemen is al helemaal een no-go. Een laag energieverbruik heeft als bijkomend voordeel dat er minder warmte geproduceerd wordt. Wie regelmatig met een computer op schoot werkt, weet hoe onaangenaam het voelt wanneer deze langdurig je bovenbenen verwarmt. De kans op ‘kachelbenen’ is bij een tablet-pc ook afwezig omdat alle hardware die warmte afgeeft in het beeldscherm-deel zit.

Gevraagd naar hun beste opties voor onze test kregen we van Microsoft twee modellen Surface Pro 9, van Apple de zesde generatie iPad Pro en van Samsung de Galaxy Tab S8 Ultra. We hebben deze apparaten beoordeeld op hun geschiktheid voor hybride werken voor normale (kantoor)werkzaamheden.

Contact behouden

Een deel van de hardware-eisen komt voort uit het niet meer dagelijks met collega’s op kantoor zijn. Het is bekend dat de binding tussen collega’s dan snel vermindert en de kans toeneemt dat de kwaliteit en consistentie van het geleverde werk afneemt. Doordat het moment bij de koffieautomaat verdwijnt, zijn er minder spontane gesprekken waar informeel informatie wordt gedeeld en creatieve oplossingen ontstaan. Deze momenten zijn van niet te onderschatten belang voor het samenwerken van mensen en bepalen in grote mate de cultuur binnen een organisatie.

Gebruik van collaboratiesoftware, zoals Microsoft Teams, Google Meet, Slack, Spike of Zoom, helpen dit probleem te beheersen, maar dan moet de hardware dat natuurlijk wel ondersteunen. Een goede camera is, net als goed geluid, een vereiste, evenals de mogelijkheid om eenvoudig een headset of stel oortjes te kunnen aansluiten. Het laatste biedt behalve privacy ook al snel een betere geluidskwaliteit.

Gebrek aan poorten

Heb je hardware die niet draadloos communiceert, zoals een mechanisch toetsenbord of een oudere headset die een eigen specifieke usb-dongle vereist, dan is het aansluiten al snel een uitdaging. Om kosten te besparen en hun apparaat zo licht en dun mogelijk te houden, is er namelijk vaak nog maar één fysieke aansluitmogelijkheid op een tablet-pc aanwezig. Dit is dan een usb-c-poort, die eveneens gebruikt wordt om het apparaat op te laden of te verbinden met een externe monitor. Om ook nog andere hardware met het apparaat te verbinden, is dus al snel een usb-hub of dockingstation nodig. Daarmee voeg je dan, afhankelijk van het model, een of meer usb-a en usb-c-poorten toe aan de configuratie, maar ook DisplayPort en HDMI-poorten voor de aansluiting van een externe monitor en soms een netwerkaansluiting om in plaats van wifi het fysieke netwerk te kunnen gebruiken.

Het aanbod van dergelijke usb-hubs is groot net als de onderlinge prijsverschillen, die van enkele tientjes tot honderden euro’s lopen. In marketinguitingen speelt vooral het aantal poorten dat het apparaat toevoegt een rol, maar voor aanschaf is het belangrijker in gebruiksscenario’s te denken. Heb je wel of geen thunderbolt nodig voor snelle opslag? Wil je tijdens het gebruik de tablet kunnen opladen of is dat niet nodig? Deze functies staan grotendeels los van het aantal poorten.

Altijd online

Behalve communicatie met randapparatuur is ook die met het netwerk en internet essentieel. Wifi 5 of 6 is standaard op de geteste apparatuur en doorgaans snel genoeg voor alle gangbare toepassingen en met voldoende bereik.

Dit verandert wanneer je onderweg bent. Dan is gebruik van een 4G/5G-datanetwerk het meest veilig en betrouwbaar. Niet elk apparaat ondersteunt dat of alleen in een duurdere versie. Apple en Samsung vragen een meerprijs voor een sim-slot, terwijl bij Microsoft alleen de ARM-versie van de Surface Pro dit biedt.

Software

Behalve de hardware speelt ook de software een belangrijke rol. De besturingssystemen van Apple en Samsung zijn ontwikkeld voor mobiele apparaten en zouden daarmee in het voordeel moeten zijn. Het gebruik bij hybride werken is echter anders dan bij een traditionele smartphone of tablet.

Zo zijn iOS en Android in beginsel niet gemaakt om meerdere taken naast elkaar te kunnen uitvoeren, iets wat op een werkplek standaard gebeurt. Deze mogelijkheid is pas heel recent toegevoegd, maar minder uitgebreid dan in Windows of macOS. Hetzelfde geldt voor het aansluiten van een externe monitor. Zowel op kantoor als thuis werk je gewoon prettiger met een groter beeld, maar voor mobiele besturingssystemen als iOS en Android was dat aanvankelijk geen vereiste en is dat pas zeer recent toegevoegd.

Apple iPad Pro (6th gen)

De nieuwste iPad Pro is er in een 11- en 12,9inch-uitvoering, maar alleen de variant met het grootste scherm heeft het mini-led XDR-beeldscherm met helderder wit en zwarter zwart.

Het 12,9inch-model is groot, maar niet te groot voor mobiel gebruik en biedt voldoende ruimte om goed op te werken. De interne opslag gaat van 128 GB tot 2 TB, maar de prijs die Apple voor de extra opslag vraagt, is weinig realistisch. Wifi 6E is standaard aanwezig op beide modellen, 4G/5G is optioneel, maar wederom niet goedkoop en zorgt voor een flinke meerprijs bovenop de toch al niet goedkope iPad Pro’s.

Dat geldt tevens voor de Apple Pencil waarmee je direct op het beeldscherm kunt tekenen en schrijven. De Apple Pencil heeft een harde tip en dat levert een minder fijne schrijf- en tekenervaring op dan bij een pen met een zachte punt. Een specifieke screenprotector kan de schrijfervaring verbeteren. De Apple Pencil is magnetisch en laadt op wanneer deze tegen de zijkant van de iPad Pro is geplakt. Een handig opbergvak ontbreekt helaas.

Drama

Opvallend genoeg zag Apple bij de tablets pas laat in dat er ook een zakelijke toepassing voor is. Apple begon dan ook pas recent met het geschikt maken van iOS voor bijvoorbeeld multitasking en de mogelijkheid een externe monitor te gebruiken. Officieel is iPadOS hier nu voor geschikt en in de basis is dit correct. Vensters schikken, apps groeperen en resizen of naar het andere beeldscherm verplaatsen, is via Stage Manager allemaal mogelijk. Erg intuïtief werkt het echter niet. Vooral het wisselen tussen schermen en het zelf organiseren van vensters is een drama.

Om de iPad Pro als laptop te gebruiken zijn er de Magic Keyboard en de Smart Keyboard Folio. De eerste bestaat uit een toetsenbord met trackpad en een inklapbare standaard waar de iPad Pro in landschapsmodus magnetisch in klikt. De Magic Keyboard is erg robuust, maar ook zwaar en absurd duur. De lichtere en goedkopere Smart Keyboard Folio zal ondanks het ontbreken van een trackpad al snel de voorkeur krijgen.

Ontwerpfout

Een echte ontwerpfout is de plaatsing van de camera aan de smalle kant op de voorzijde. Bij gebruik als beeldscherm in landschapsmodus in combinatie met een toetsenbord zit de camera dus aan de zijkant en zit je er dus nooit recht voor. De iPad Pro beschikt over één usb-c-poort met thunderbolt. Wil je meer apparatuur aansluiten, dan is een usb-hub een vereiste.

Pluspunten

Minpunten

Microsoft Surface Pro

De Surface Pro tablet-pc is een van de succesvolste producten van Microsoft. De Surface Pro is er met een Intel of een Microsoft SQ3-processor. Anders dan de M2-chip van Apple is deze SQ3 niet echt door Microsoft ontwikkeld, het is gewoon een Qualcomm Snapdragon met een andere naam erop.

De ARM-versie van de Surface is passief gekoeld en beschikt anders dan de Intel-versie niet over thunderbolt. Wel zijn beide voorzien van twee usb-c-poorten. Op de ARM-Surface Pro draait de ARM-versie van Windows, maar deze is identiek aan de ‘gewone’ Windows. Verschil merk je pas wanneer je x86-64-software gebruikt. Dan wordt een emulator gebruikt en dit gaat echt ten koste van de prestaties. Gelukkig is er een redelijk aanbod echte ARM-software, zoals Microsoft Office en Teams, en bijvoorbeeld Firefox.

Slimmigheidjes

Doordat de SQ3-processor over een neural engine beschikt, kan de ARM-versie van de Surface Pro on-the-fly slimme dingen doen met het beeld van de camera, zoals het aanpassen van het frame, het vervagen van de achtergrond of het beeld zo aanpassen dat het lijkt alsof je altijd in de camera kijkt. De Intel-versie kan dit niet, maar bijvoorbeeld Teams voor een deel weer wel. Het verschil in functionaliteit is uiteindelijk dus niet zo groot.

Ook heeft de camera aan de voorzijde op de Intel-tablet een hogere resolutie dan bij de ARM-tablet, maar beide camera’s voldoen prima voor gewoon videobellen. Wifi 6E is standaard, 4G/5G is er alleen op de ARM-versie.

Uitklapbare standaard

Handig is de uitklapbare standaard aan de achterkant van de Surface Pro; er is dus geen toetsenbord nodig om deze rechtop te zetten. Microsoft biedt deze wel, de Type Cover klikt magnetisch aan de voorzijde vast en beschermt dichtgeklapt het beeldscherm. Goedkoop is het niet, maar wel goedkoper dan bij de andere merken.

De Type Cover is er met en zonder opbergvak voor de Slim Pen 2. Deze stylus is klein en ovaal, ligt matig in de hand maar functioneert goed.

Intel-versie

Pluspunten

Minpunten

Microsoft Surface Pro 9 (ARM)

Pluspunten

Minpunten

Samsung Galaxy Tab S8 Ultra

Dat Samsung mooie dingen maakt, weten we en de Galaxy Tab S8 Ultra is daar een ultiem voorbeeld van. Het is een bijzonder fraaie tablet-pc met een waanzinnig 14,6inch-amoledscherm met even fantastische kleuren als de iPad.

Als enige biedt Samsung naast gezichtsherkenning ook een vingerafdrukscanner om te identificeren én levert het standaard een stylus mee. Deze S Pen is erg licht maar fijn rond van vorm en schrijft prima dankzij de zachte tip. Wat hardware betreft laat de Galaxy Tab S8 Ultra dus weinig te wensen over.

Verwarring

Dat geldt helaas niet voor de software. Anders dan Apple en Microsoft heeft Samsung geen eigen besturingssysteem, maar gebruikt het Android van Google. En daar waar Google nalatig is of onvoldoende gas geeft, probeert Samsung dat met zijn eigen OneUI te repareren. Dat levert op zijn best een matige ervaring op. Android- en Samsung-apps en opties zorgen samen voor onnodige verwarring. Het uitroepteken bij het account dat na enkele dagen verschijnt, betekent bijvoorbeeld niet dat het account onveilig is, alleen dat er nog geen Samsung-account is gekoppeld.

Externe monitor

Met DeX laat Samsung wél zien dat ze goede software kunnen maken. DeX laat een Samsung smartphone of tablet werken als een desktop-pc en is vooral nuttig om een externe monitor aan te sluiten. Anders dan de Stage Manager bij Apple werkt dit zeer overzichtelijk en logisch.

De Tab S8 Ultra tablet kan eigenlijk niet zonder de Tab S8 Ultra Book Cover Keyboard. In dezelfde kleur en met hetzelfde design, levert het een geheel op dat niet van een dunne laptop te onderscheiden is. Doordat de Tab S8 Ultra over een geïntegreerde standaard beschikt, is deze laptop-combinatie overal en in de juiste positie neer te zetten. Met de bookcover komt er aan de achterzijde van de Tab S8 Ultra een welkom opbergvak voor de S Pen bij.

Pluspunten

Minpunten

Conclusie

Hardware voor het hybride werken moet mobiel en licht zijn en voorzien van een goed beeldscherm. Daarnaast moet je een dag kunnen werken zonder op te laden en over voldoende mogelijkheden tot communicatie beschikken.

Eigenlijk voldoet alle geteste hardware aan de gestelde eisen, waarbij Apple en zeker Samsung het mooiste product leveren. Dat zij het uiteindelijk toch afleggen tegen de Intel-versie van de Surface Pro zit ‘m in het gebruiksgemak. Niet het mooiste, maar wel het beste apparaat.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).