Ben je op een stedentrip plotseling je gezelschap kwijt? Wil je aangeven waar op het drukke festivalterrein je tentje staat? Of wil je een vriend laten weten op welk terras jij zit te genieten van het zonnetje? Geen probleem! Met enkele klikken deel je zo je locatie.

Natuurlijk is het delen van je locatie niet alleen handig om met mensen af te spreken. Je kunt het ook gebruiken om je veiliger te voelen, doordat iemand op de hoogte is van waar je bent. Er zijn twee manieren om dat te doen: via Google Maps en via WhatsApp.

Google Maps

Locatie delen

In Google Maps kun je sinds januari 2024 je locatie rechtstreeks delen vanuit de app. Dat kan zowel in iOS als in Android. Om je locatie via Google Maps te kunnen delen, moet het Gmail-adres van je vriend aan je contacten zijn toegevoegd. Daarna controleer je of je zelf bent aangemeld met je Google-account. Open hiervoor Google Maps en tik in de rechterbovenhoek op je profielfoto. Je komt nu in een scherm waar de functie Locatie delen staat. Hierbij staat de mededeling dat je locatie wordt geüpdatet als de app niet in gebruik is. Houd hier rekening mee. Tik nu op Locatie delen.

Vanuit je profiel kun je naar de functie waarmee je je locatie deelt.

Lees ook: 5 handige (en misschien onbekende) functies van Google Maps

Voortgang delen

In de volgende stap selecteer je de persoon met wie je je locatie wilt delen. Je kunt door de contacten scrollen en diegene kiezen. Of je tikt op Meeropties om extra functies te zien. Daar komen we dadelijk op terug. Je kunt hier ook bepalen hoelang je de locatie wilt delen. Gaat het om een uur? Met de plus- en minknoppen pas je de tijd aan. Je kunt ook gaan voor de optie Totdat je dit uitschakelt.

De ander ziet jouw locatie op de kaart en hoever je bent verwijderd. Ook de adresgegevens van je locatie verschijnen op het scherm. Je contactpersoon gebruikt de knop Route om de kortste weg naar jou te vinden. Onderaan het scherm staat een blauwe knop om ook zijn locatie te delen met jou.

Nadat je via Route onderweg bent naar elkaar, kun je de optie Voortgang van reis delen activeren. Daarmee kan je contactpersoon zien op welk moment jullie samenkomen.

Je contact leest je naam en hoever je verwijderd bent.

Wederzijds delen

Als de ander niet spontaan zijn locatie met jou deelt, dan kun je een verzoekje sturen omdat alsnog te doen. Daarvoor moet je uiteraard eerst jouw locatie met de ander hebben gedeeld. Daarna tik je onderaan op zijn naam en daarna op Verzoek sturen.

De persoon ontvangt een melding waarin wordt gevraagd om ook zijn locatie te delen. Dit moet diegene bevestigen in de Google Maps-app. Je e-mailadres wordt hierbij getoond, zodat die persoon kan zie wie je bent. Wanneer dit is gebeurd, kun je op zijn profielfoto in Google Maps tikken om zijn locatie te zien. Om te stoppen met delen, tik je eenvoudig op Stoppen onder de naam van die persoon in Google Maps.

Je kunt de ander een verzoekje sturen om ook zijn of haar locatie te delen.

Wil je onzichtbaar worden? Locatiegeschiedenis Google Maps verwijderen doe je zo

Geen Google-account

Heeft diegene met wie je je locatie wilt delen, geen Google-account? Zorg er dan voor dat je wel zelf bent aangemeld. Tik daarna op je profielfoto in de rechterbovenhoek. Kies weer voor Locatie delen. Onder de naam van je contact tik je op Meer opties en vervolgens tik je op Kopiëren om de link aan je klembord toe te voegen. Je kunt nu de link via e-mail of een berichten-app versturen. Ook hier is de duur ingesteld op één uur. Om het delen te stoppen, tik je op Stoppen in Google Maps onder Delen via link.

Naar iemand die geen Google-account heeft, kun je de link van je locatie sturen.

WhatsApp

Toegangslocatie verlenen

WhatsApp is niet alleen een berichten-app. Een van de mogelijkheden is locatiedeling. Op een iPhone of Android-smartphone moet je zorgen dat de WhatsApp-locatietoegang is geactiveerd. Als dat niet is gebeurd, vraagt het systeem erom tijdens het delen van je locatie. Op Android ga je naar Instellingen / Apps / WhatsApp / Machtigingen om de locatietoegang toe te staan. Op een iPhone ga je naar Instellingen / WhatsApp / Locatie en selecteer je Altijd.

Als je bezorgd bent om je privacy of als je de batterij wilt sparen, dan kun je de locatievoorzieningen op je telefoon tijdelijk uitschakelen voor specifieke apps zoals WhatsApp. Het delen van je locatie via WhatsApp is overigens veilig, want deze app gebruikt end-to-end-encryptie om je berichten en locatiegegevens te beschermen. Natuurlijk doe je er verstandig aan om je locatie alleen te delen met contacten die je vertrouwt.

WhatsApp maakt gebruik van de standaardkaartapp van je apparaat om locaties weer te geven. Het is mogelijk om deze te wijzigen in de instellingen van je telefoon als je liever een andere kaartservice gebruikt. De webversie van WhatsApp Web heeft een aantal geweldige functies, maar er is geen optie om je locatie te delen vanaf een computer.

Geef WhatsApp toegang tot je locatie.

Locatie verzenden

Start WhatsApp en ga naar de chat waarin je je locatie wilt delen. Op de iPhone tik je op het plusteken in het tekstvak. Daarna selecteer je Locatie in het menu. Heb je een Android-telefoon? Dan moet je het pictogram van de paperclip onderaan het tekstvak gebruiken, dat is de bijlageknop. Selecteer Locatie in het menu.

Nu zie je de opties om een nabijgelegen of huidige locatie te versturen. Tik op Verzend uw huidige locatie. Hiermee verschijnt het locatievenster in de chat. Je kunt ook op het gestippelde vierkantpictogram in linkerbovenhoek van de kaart tikken als je de locatie met het exacte adres wilt verzenden. Daarmee wordt een pin op de huidige kaart geplaatst. Tik onderaan op de knop Deze locatie verzenden om uw locatie samen met uw adres te verzenden.

Wanneer je een locatie deelt, kun je een korte beschrijving toevoegen als extra context. Als je bijvoorbeeld de locatie van een restaurant deelt, dan kun je de naam van het restaurant of andere relevante informatie vermelden. Het is trouwens mogelijk om je locatie met meerdere contacten tegelijk te delen. Wanneer je de ontvangers selecteert, kies je voor meerdere chats voordat je de locatie verzendt.

Selecteer in de pictogrammen onderaan de optie Locatie.

Andere locatie delen

Als je de plaats waar je bent liever privé houdt, dan is het in WhatsApp ook mogelijk om een andere locatie te delen. De routebeschrijving werkt exact hetzelfde op iOS als op Android. Open weer de gewenste chat in WhatsApp. Selecteer het paperclippictogram, gevolgd door Locatie op Android, of het plusteken gevolgd door Locatie op de iPhone.

Daarna tik je op het vergrootglas of de zoekbalk bovenaan het locatiescherm. Typ de naam van de locatie die je wilt verzenden en tik vervolgens op de locatienaam in de opties onderaan. In Android kun je ook handmatig een pin op de locatie neerzetten door op het gestippelde vierkantpictogram te tikken om de kaart in volledig scherm te openen. Versleep de kaart om de pin te positioneren. Wanneer de pin op de juiste positie staat, tik je op Deze locatie verzenden.

De locatie van een pin in de buurt kun je ook via WhatsApp delen.

Deel live-locatie

Hierboven hadden we het over hoe je een statische locatie deelt met anderen. Als je weggaat van die locatie, wordt je nieuwe positie niet weergegeven in de chat. Je kunt ook beslissen om je locatie realtime te laten volgen.

Om een live-locatie te delen op een Android of iPhone, open je weer een WhatsApp-chat. Op Android gebruik je het paperclippictogram en dan kies je Locatie. Op de iPhone tik je op het plusteken en kies je Locatie. Tik daarna op Live locatie delen of Deel live locatie en selecteer de duur van het delen. Standaard is 1 uur ingesteld, maar je kunt ook kiezen voor 15 minuten of 8 uur. Tik daarna op Verzenden. Je kunt overigens het delen van je live-locatie elk moment stoppen. Daarvoor ga je terug naar de chat en tik je op Stop met delen.

Hoelang wil je de live-locatie delen?

Vanuit WhatsApp-status

Het is mogelijk om je locatie te delen in je WhatsApp-status. Hiervoor moet je de locatiesticker gebruiken en daarna WhatsApp openen op je Android of iPhone. Ga naar het tabblad Updates en tik op pictogram van de Camera. Maak een nieuwe foto of selecteer een bestaande foto om in je WhatsApp-status te plaatsen. Selecteer nu het pictogram Sticker bovenaan en selecteer onder Inhoud stickers het pictogram Locatie. Kies Selecteer je huidige locatie om je huidige positie toe te voegen aan de WhatsApp-status.

Het is ook mogelijk om via het zoekpictogram bovenaan een andere locatie te vinden om deze aan je status toe te voegen. Zodra de sticker verschijnt, tik je erop om de kleur aan te passen. Klik op de knop Verzenden om de status met je locatie te publiceren. Vanuit je WhatsApp-status is het niet mogelijk om je live-locatie te delen. Dat kan alleen vanuit de chat.

In je status deel je via de stickers eenvoudig je locatie.

Delen via Google Maps

Vind je de werkomgeving van Google Maps prettiger? Dan kun je in elke WhatsApp-chat de locatie toch delen vanuit Maps. Open hiervoor de Google Maps-app. Je ziet bij je huidige locatie een blauwe stip staan. Houd deze stip (of een andere locatie) ingedrukt. Er verschijnt een aantal opties, zoals Route, Starten, Opslaan en Label toevoegen. Veeg de opties naar links, zodat je op Delen kunt tikken. In het deelscherm kies je WhatsApp en vervolgens tik je op de chat in WhatsApp waarnaar je de locatie wilt verzenden.

Als je op de blauwe stip kort tikt in plaats van die lang in te drukken, dan kun je de knop Locatie delen gebruiken om de live-locatie te delen. Stel de tijd in hoelang je de locatie wilt delen. Kies WhatsApp uit de lijst met apps en selecteer het contact waarnaar je de realtime-locatie wilt verzenden.

Vanuit WhatsApp kun je ook locaties via Google Maps delen.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).