Wie op vakantie gaat, neemt verschillende apparaten mee. Zo belandt er naast een smartphone al gauw een e-reader, tablet, draadloze hoofdtelefoon en bluetoothspeaker in de reiskoffer. En wil je vanaf je vakantieadres nog een beetje werken, dan heb je uiteraard een laptop met een stabiele internetverbinding nodig. Met de juiste voorbereiding gebruik je vanaf elk vakantieadres onbelemmerd je apparaten.

Tijdens vakanties heb je eindelijk eens tijd voor dingen waar je normaal misschien niet zo snel aan toekomt. Lees bijvoorbeeld eens een goed boek, kijk een inspirerende documentaire of bingewatch een complete serie. Wil je optimaal van je vrije tijd genieten, dan is het slim om alvast wat zaken voor te bereiden. Zodra je op die zonnige vakantiebestemming aankomt, wil je tenslotte dat alles vlekkeloos werkt.

Internet op je vakantieadres

Voor digitaal vakantievermaak is stabiel internet een voorwaarde. Op veel plekken is dat geen probleem, want de meeste campings, hotels en bungalowparken bieden wifi aan. Vaak is deze optie bij de kosten inbegrepen. Is dat niet het geval, dan schaf je bij de receptie een toegangscode aan. Die kun je bijvoorbeeld een dag of week gebruiken. Houd er rekening mee dat zo’n code veelal voor een beperkt aantal apparaten geldig is.

In de praktijk valt de wifidekking van vakantieverblijven geregeld tegen. Een haperende internetverbinding en beperkte netwerksnelheid bieden je minder mogelijkheden. Een leuke film of serie streamen, is dan bijvoorbeeld een hele uitdaging. Met een downloadsnelheid van 1 Mbit/s krijg je nog enigszins een acceptabel beeld. Voor Full-HD- en 4K-video’s heb je respectievelijk 5 en 15 Mbit/s nodig. Je controleert op www.fast.com/nl met elk (mobiel) toestel je huidige snelheid.

Uiteraard weet je vooraf niet hoe het met de internetvoorziening op het vakantieverblijf is gesteld. Misschien geven online reviews van het betreffende hotel of vakantiepark alvast een idee. Een mobiel internetabonnement met een forse databundel is in elk geval geen overbodige luxe. Wanneer wifi onverhoopt niet of onvoldoende werkt, hoef jij je in elk geval niet te vervelen.

Hotspot en dataverbruik

Werkt wifi op de vakantiebestemming niet goed? Maak dan met je smartphone zelf een wifi-hotspot. Via een geschikte simkaart is het toestel verbonden met mobiel internet, waarna de smartphone een wifi-signaal uitzendt. Je kunt andere apparaten eenvoudig met dit lokale netwerk verbinden, zoals een laptop, tablet en draagbare spelcomputer.

Houd bij het opzetten van zo’n hotspot wel het dataverbruik van je mobiele internetabonnement in de gaten. Gelukkig kun je in alle lidstaten van de Europese Unie vanuit je bundel internetten. Landen als Noorwegen, IJsland, Zwitserland, Monaco, Andorra en het Verenigd Koninkrijk behoren weliswaar niet tot de Europese Unie, maar zelfs deze landen vallen bij de meeste providers onder je reguliere databundel. Er kunnen wel uitzonderingen zijn. Zo vallen bij T-Mobile Zwitserland, Andorra en Monaco niet in het EU-tarief, waardoor bundels daar niet geldig zijn. Maar Noorwegen, IJsland en Liechtenstein vallen bij T-Mobile dan wél weer onder het EU-tarief. Controleer bij een twijfelgeval dus goed of je vakantieland echt onder je bundel valt.

Als je naar een ander land buiten de EU-zone vertrekt, valt dat buiten je bundel en betaal je daar een hoger datatarief. Het is dan meestal voordeliger om een buitenlandbundel te activeren. De meeste mobiele telecomproviders bieden deze mogelijkheid.

Je kunt in het buitenland ook de aanschaf van een lokale prepaid-simkaart met toegang tot mobiel internet overwegen. Dat is veelal de goedkoopste optie, omdat je het lokale tarief betaalt. Sommige smartphones ondersteunen twee simkaarten, waardoor je dan ook nog via je normale simkaart bereikbaar bent.

Wifi-hotspot inschakelen

Op vakantiebestemmingen met een slecht werkende wifiverbinding is de hotspotfunctie van je smartphone een uitkomst. Op een iPhone schakel je die als volgt eenvoudig in: navigeer hiervoor naar Instellingen / Persoonlijke hotspot en zet achter Anderen mogen verbinden het schuifje aan. Kies verder een eigen wachtwoord.

Mobiele Android-apparaten hebben een soortgelijke functie. De exacte instructies hangen af van het gebruikte merk toestel. Op een recent Samsung-apparaat ga je bijvoorbeeld naar Instellingen / Verbindingen / Mobiele hotspot en tethering / Mobiele hotspot / Configureren. Verzin eventueel een nieuw wachtwoord. Verder kun je ook nog een andere netwerknaam instellen.

Op andere apparaten open je daarna de wifi-instellingen om ze met de wifi-hotspot te verbinden.

Geschikt streamingabonnement

Als je in het buitenland wilt streamen, heb je een geschikt streamingabonnement nodig. Je hebt hierbij volop keuze. Sinds medio 2018 gelden er in lidstaten van de Europese Unie geen regiorestricties meer voor betaalde webdiensten. Het maakt bijvoorbeeld niet uit of je Netflix vanuit Nederland, Spanje of Oostenrijk gebruikt, want je hebt in deze landen toegang tot dezelfde catalogus als in je thuisland. Verder zijn de online televisiediensten NLZiet, Ziggo GO en KPN iTV eveneens in de hele Europese Unie toegankelijk. Met een geschikt abonnement kijk je dus over de grens naar je favoriete Nederlandse tv-programma’s. Dat was een aantal jaren geleden wel anders!

Overigens schuilt er nog wel een addertje onder het gras. Het afschaffen van regiobeperkingen tussen Europese lidstaten geldt alleen voor betaalde streamingdiensten. Om die reden kun je tv-programma’s van NPO Start en KIJK uitsluitend met een Nederlandse internetaansluiting streamen. Deze diensten zijn namelijk gratis. Vrijwel alle bekende televisieproviders hebben een eigen gemistdienst die je wél in de EU-zone kunt gebruiken. Neem de inlogcodes hiervan dan ook mee op vakantie.

Google Chromecast

Nog altijd hebben heel wat hotelkamers en vakantiehuisjes een televisie zonder smartfunctie. Lastig, want je speelt dan niet zomaar een videostream van pakweg Disney+ of Videoland op zo’n tv af. Je kunt als alternatief een meegenomen laptop, tablet of smartphone met het scherm verbinden. Je hebt hiervoor de juiste snoertjes nodig, zoals een (micro-)HDMI- of usb-c-kabel. Daarnaast vereist deze methode mogelijk ook nog een HDMI-verloopstekker.

Op vakantieadressen met een ‘domme televisie’ is een Google Chromecast een betere optie. Hiermee kun je zo’n beetje elke videostream op de televisie afspelen. Heb je deze mediaspeler eerder thuis gebruikt? Reset hem dan eerst. Sluit het apparaat aan op (net)voeding en een vrije HDMI-poort van de televisie. Druk daarna enige tijd op de aan-uitknop totdat het ledlampje wit brandt.

Je hoeft het apparaat nu alleen nog maar met wifi te verbinden. Volg hiervoor de instructies in de Google Home-app op je smartphone. Tik daarna op het castpictogram in een video-app en kies de naam van jouw Chromecast. Je herkent dit pictogram aan een rechthoek met drie verbindingsstreepjes. De gekozen tv-programma, serie of film verschijnt direct op het tv- scherm.

Nederlands ip-adres

In de 27 lidstaten van de Europese Unie speel je zonder problemen streams van een betaalde online videodienst af. Daarbuiten is dat anders. Zodra je bijvoorbeeld naar Curaçao, het Verenigd Koninkrijk of Bali reist, heb je te maken met regiorestricties. Wanneer je in zo’n land pakweg NLZiet, Ziggo GO of Videoland opent, verschijnt er een waarschuwing op het scherm. Internationale diensten als Netflix, Disney+ en Amazon Prime Video zijn wel actief buiten Europa. Houd er hierbij rekening mee dat je op andere continenten meestal geen toegang tot het Nederlandse aanbod hebt.

Met behulp van een zogeheten VPN-dienst omzeil je dergelijke regiobeperkingen. Het internetverkeer bereikt dan via een speciale server jouw apparaat. Als deze server in Nederland is gestationeerd, kun je diensten als NLZiet, Videoland, KIJK en NPO Start overal ter wereld bezoeken. Je gebruikt dan namelijk een Nederlands ip-adres. Hiervoor heb je alleen een stabiele internetverbinding en geschikte VPN-dienst nodig. Bekende namen zijn onder meer NordVPN en Proton VPN.

Helaas werpen bepaalde internationale streamingdiensten geregeld VPN-blokkades op. Zo heeft Netflix op dit gebied een lastige reputatie. Mogelijk verschijnt er een waarschuwing in beeld. Gelukkig is het ook voor deze grote speler ondoenlijk om alle VPN-verbindingen te weren.

VPN-dienst gebruiken

De betere VPN-aanbieders ondersteunen meerdere platformen. Zo gebruik je het Zwitserse Proton VPN bijvoorbeeld op apparaten met Windows, macOS, ChromeOS, Linux, Android (TV), iOS en iPadOS. Met een gratis account heb je toegang tot VPN-servers in drie landen, namelijk de Verenigde Staten, Japan én Nederland. Dat komt mooi uit, want vanuit het buitenland ga je dus met een Nederlands ip-adres het web op. Wel geldt er voor gratis gebruikers een snelheidslimiet. Voor videostreams in de hoogste kwaliteit kun je eventueel een betaald abonnement overwegen. Dat kost bij Proton VPN 4,99 euro per maand.

Zodra je een account bij een geschikte VPN-dienst hebt aangemaakt, kun je verschillende programma’s en apps downloaden. Nuttig om te weten is dat je op een Chromecast of smart-tv met Google TV of Android TV veelal rechtstreeks een VPN-dienst instelt. Download hiervoor de juiste app in de Play Store.

Staat de juiste VPN-tool op je apparaat? Geef dan je inloggegevens op, waarna je verbinding maakt met een Nederlandse server. Dat werkt simpel. Zo klik je in het Windows-programma van Proton VPN bijvoorbeeld achter Nederland op Verbinden. Linksboven verschijnt er nu een ander ip-adres. Probeer nu bijvoorbeeld een tv-programma van KIJK of NPO Start terug te kijken.

Media lokaal opslaan

Waarom moeilijk doen als het makkelijk kan? Je kunt films, series en muziek natuurlijk ook vooraf lokaal op je toestel opslaan. Wees op die manier niet afhankelijk van matige wifi of een dure mobiele internetverbinding. Veruit de meeste streamingdiensten ondersteunen een downloadfunctie, zoals Videoland, Netflix en Amazon prime Video.

Kijk ter voorbereiding van je vakantie welke video’s je wilt zien en tik/klik op de downloadknop. In video-apps op smartphones en tablets is dat een koud kunstje. Zorg wel dat er voldoende opslagruimte beschikbaar is. Bij veel Android-apparaten breid je met een microSD-kaart de capaciteit gemakkelijk uit. Neem je de laptop mee? Check dan in de Microsoft Store of er geschikte apps beschikbaar zijn. Onder andere Netflix en Amazon Prime Video hebben een downloadoptie voor Windows.

Elektra

Voor het gebruik van apparatuur heb je uiteraard stroom nodig. Bij gedateerde vakantieverblijven is het aantal stopcontacten soms beperkt. Neem naast een goede reisstekker voor de zekerheid ook een stekkerdoos met meerdere stroomaansluitingen mee. Zo kun je in elk geval tegelijkertijd smartphones, tablets, hoofdtelefoons, laptops en smartwatches opladen. Er bestaan als alternatief ook handige oplaadsystemen voor mobiele apparatuur.

De elektriciteitsvoorzieningen zijn lang niet in alle vakantielanden even goed geregeld. Wie weet valt de stroom om de haverklap uit. Met een ruime powerbank heb je altijd en overal noodstroom achter de hand. Sommige uitgebreide modellen hebben zelfs een mobiel stopcontact. Verder vervullen bepaalde bluetooth-speakers ook de rol van powerbank.

Er zijn allerlei powerbanks verkrijgbaar. Kies er in elk geval één met voldoende accucapaciteit. Ga je met het vliegtuig? Controleer in dat geval vooraf de vliegregels. Op KLM-vluchten is bijvoorbeeld een powerbank met een maximale capaciteit van 27.000 mAh (100 Wh) toegestaan. Veel reisplezier!

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).