Internet bestaat uit zo’n 50.000 individuele netwerken. Het is niet haalbaar om die allemaal direct met elkaar te verbinden. Daarvoor dienen knooppunten, ook wel internet exchanges genoemd. En degene in Amsterdam is een van de grootste ter wereld. Lees hier alles over AMS-IX.

Knooppunten regelen het verkeer tussen de netwerken. Zo wisselen internetproviders gegevens uit met elkaar en met de rest van de wereld. Aangesloten partijen kunnen met alle andere aangesloten partijen afspraken maken over het uitwisselen van verkeer, ook wel ‘peering’ genoemd. Dat is nodig ook: zonder zulke afspraken kun je niets met de aansluiting.

Meestal hebben beide netwerken baat bij de overeenkomst en gaat dit met gesloten beurs. Je kunt je een internetknooppunt als een enorme verkeersrotonde voorstellen met op- en afritten. De op- en afritten zijn de poorten waarmee netwerken zijn aangesloten, met per poort een snelheid van 1, 10 of 100 Gbit/s. Bij een internetknooppunt wordt niets opgeslagen, het is alleen een doorgeefluik.

De Amsterdam Internet Exchange

Een van de bekendste en grootste internetknooppunten is de Amsterdam Internet Exchange (AMS-IX). Het is niet alleen het belangrijkste knooppunt van Nederland, maar ook een van de grootste in de wereld, gemeten naar de hoeveelheid verkeer. Het is stuivertje wisselen met het Duitse DE-CIX.

De AMS-IX kent zijn oorsprong in 1994, toen het academische organisaties met elkaar verbond. In 1997 werd het bedrijf officieel opgericht als non-profitorganisatie met de leden als eigenaar. Dat blijkt, mede gelet op netneutraliteit, een succesformule waarmee het internetknooppunt zelfs een belangrijk exportproduct is geworden. In verschillende landen is een internetknooppunt naar Amsterdams voorbeeld opgezet, bijvoorbeeld op Curaçao, in New York en in Hongkong.

Wereldwijd zijn er meer dan driehonderd internetknooppunten. Vrijwel ieder land kent er een of meer. Soms is een internetknooppunt niet meer dan een paar switches. Maar zelfs dan kan zo’n switch cruciaal zijn, zoals op Curaçao. Internetproviders op de Antillen en in de Caribische regio kunnen daardoor gemakkelijk en voordelig verkeer uitwisselen. Voorheen liep dat verkeer via Miami of New York langs commerciële en daardoor prijzige langeafstandsverbindingen, ook wel ‘transits’ genoemd.

Kosten en snelheid AMS-IX

Wat aantal leden betreft is AMS-IX het grootste knooppunt ter wereld. Al bijna achthonderd leden zijn met hun netwerk aangesloten bij AMS-IX. In 2015 werden zelfs 127 nieuwe leden verwelkomd, een nieuwe mijlpaal. Het aantal poorten waarmee die netwerken zijn aangesloten, nam toe tot een totaal van bijna 1.500. De poorten hebben een snelheid van 1, 10 of 100 Gbit/s. 

Steeds meer klanten kiezen voor de hoogste snelheid: in 2015 verdubbelde het aantal 100Gbit/s-poorten. Voor de aansluiting betalen klanten een vast bedrag. De laagste snelheid kost zo’n vijfhonderd euro per poort per maand, bij een 100Gbit/s-aansluiting is dat ongeveer vijfduizend euro.

Hostingbedrijven en content-providers zijn aangesloten bij AMS-IX

Bij AMS-IX worden geen eindgebruikers aangesloten, die kunnen terecht bij de internetprovider. Wel zijn Nederlandse internetproviders zelf aangesloten op AMS-IX, evenals veel hostingbedrijven en content-providers zoals Microsoft, Apple, Facebook, RTL en TMG (De Telegraaf). De meeste klanten komen uit het buitenland, ongeveer tachtig procent. Dat aandeel is al jaren groeiende.

Een zeer groot deel van het internetverkeer met het buitenland en de gegevensstroom tussen Nederlandse internetproviders onderling wordt afgehandeld via het netwerk van AMS-IX. De topsnelheid van het dataverkeer ligt rond de 4,7 terabit per seconde (Tb/s). Het internetverkeersvolume groeit nog ieder jaar, vorig jaar met zo’n 27 procent.

Om aan de groeiende vraag te voldoen is de infrastructuur van AMS-IX verspreid over verschillende locaties in Amsterdam, Schiphol-Rijk en Haarlem. Regelmatig worden nieuwe locaties toegevoegd. Mede dankzij de geografische verspreiding en een overcapaciteit van zo’n vijftig procent ontstaat een snelle en robuuste infrastructuur.

NL-ix

Met Neutral Internet Exchange (NL-ix) kent Nederland nog een tweede groot internetknooppunt. Sinds 2011 is dit in handen van KPN. Voor veel deelnemende partijen dient NL-ix als voordelig alternatief voor AMS-IX. Een groot aantal internetproviders en hostingbedrijven is om die reden bij NL-ix aangesloten. Daarnaast is NL-ix een goede back-up voor AMS-IX: voor redundantie is het handig om aansluitingen met diverse internetknooppunten te hebben. 

NL-ix is ook internationaal een belangrijke speler. Het hoort zelfs bij de tien grootste knooppunten ter wereld. De piek van het dataverkeer ligt bij NL-ix inmiddels boven de 1,2 Tbit/s en er zijn reeds 564 leden, waarvan de meeste in dit geval overigens uit Nederland komen. Verder heeft Groningen zijn eigen knooppunt (GN-IX) en zijn er talloze andere kleine knooppunten, onder meer in Rotterdam, Enschede en Eindhoven.

Storingen

Hoe kwetsbaar is internet? En hoe belangrijk is de AMS-IX voor het internetverkeer in Nederland? De infrastructuur van AMS-IX is verdeeld over verschillende datacenters. Daar worden uiteraard de gangbare maatregelen getroffen om stroomstoringen tegen te gaan. Een Uninterruptable Power Supply (UPS) moet kleine onderbrekingen opvangen. Daarnaast zijn er veelal diverse generatoren die stroom leveren tot het elektriciteitsnet weer operationeel is. Zo blijven de servers in de lucht, al zijn problemen in de stroomvoorziening nooit helemaal uit te sluiten. 

De gevolgen van een storing blijven doorgaans beperkt

Problemen waren er bijvoorbeeld bij een grote stroomstoring in Amsterdam in 2006. Toen haperde een generator in een van de datacenters. Naast een stroomstoring kan ook het testen of vervangen van noodstroomvoorzieningen soms problemen opleveren. Een van de laatste grote storingen, in mei 2015, was overigens het gevolg van een menselijke fout. Veel diensten en websites waren tijdelijk niet of nauwelijks bereikbaar.

Gelukkig blijven de gevolgen van een storing doorgaans beperkt, door de manier waarop internet is ontworpen. Het is begonnen als computernetwerk waarmee universiteiten in de Verenigde Staten konden samenwerken aan militaire projecten. De doelstelling was dat het netwerk overeind blijft als er ergens een onderdeel uitvalt. De data worden daarom verstuurd via kleine pakketjes die hun eigen weg zoeken.

Als er iets uitvalt, kan dat wel wat vertraging geven. Het feit dat netwerken met elkaar zijn verbonden, betekent namelijk niet dat ze elkaar ook automatisch weten te vinden. Er is een ‘routebeschrijving’ nodig om van het ene bij het andere netwerk te komen. Daarvoor gebruiken de routers een zogenaamde routingtabel. Bij storingen moet die tabel worden aangepast, zodat nieuwe routes worden gebruikt, maar het kan even duren voordat die informatie overal is aangepast. 

Meestal vindt het internetverkeer na een paar minuten wel weer zijn weg via andere knooppunten in Nederland of het buitenland, bijvoorbeeld Londen. Het capaciteitsverlies is een groter probleem: zeker kleine knooppunten kunnen de extra last lang niet altijd aan, waardoor vertraging ontstaat.

Datacenters in Nederland

Ook het aantal datacenters en de capaciteit daarvan neemt zienderogen toe. De Nederlandse datacentermarkt is zelfs de snelst groeiende in Europa. De meeste datacenters zijn te vinden in de regio Amsterdam, maar ook Rotterdam, Eindhoven en Groningen ontwikkelen zich in rap tempo. Veel datacenters verhuren ruimte aan derden. Grote bedrijven als Google, Microsoft, Apple en Facebook bouwen ze volledig voor eigen gebruik. Dat zijn vaak enorme datacenters. Ze worden soms ook datahotel genoemd, gezien de enorme hoeveelheid data die er wordt opgeslagen.

©PXimport

Zo bouwt Google een datacentrum van vijftien hectare (ongeveer 22 voetbalvelden) in de Eemshaven in Groningen, op een terrein van 44 hectare. Microsoft opende eind 2015 het grootste datacenter van Europa in het Noord-Hollandse Middenmeer. Het heeft een oppervlakte van 37 hectare. Inmiddels wordt een tweede datacenter gebouwd en zijn er bouwplannen voor een derde.

CDN - Content Delivery Network

Aanbieders willen tot slot graag zo dicht mogelijk bij de gebruikers zitten, om de beste kwaliteit en de hoogste snelheid te kunnen bieden. Daarom maken veel aanbieders van content gebruik van een zogenoemd Content Delivery Network (CDN). De aanbieders worden ook wel Content Delivery Providers genoemd. Ze hebben wereldwijd duizenden servers in datacenters, dicht bij de belangrijke knooppunten. Het internationale dataverkeer wordt daarmee flink ontlast.

Haal je ‘statische’ bestanden op zoals foto’s, video’s of bestanden, dan komen die meestal rechtstreeks uit een datacenter in bijvoorbeeld Amsterdam. Denk aan de foto’s die op Facebook staan, video’s die je op YouTube bekijkt of de muziek en apps die je voor je iPhone ophaalt.

Ook op het gebied van hosting kan dit voor een flinke snelheidsverbetering zorgen. Een CDN houdt rekening met de locatie van de gebruiker en zorgt ervoor dat bestanden vanaf een locatie dicht bij die gebruiker worden opgehaald.

Marktleider Akamai heeft inmiddels meer dan 216.000 servers in ruim honderdtwintig landen. Het bedient grote klanten als Google, Facebook en Microsoft. Bij AMS-IX is het zelfs een van de grootste afnemers. Het heeft momenteel verbindingen naar drie verschillende datacenters in de regio Amsterdam met per verbinding een snelheid van 300 Gbit/s. Andere bekende spelers zijn Level 3 Communications, Amazon en Limelight Networks. 

Net als bij datacenters zelf zie je ook hier dat de grote contentaanbieders - in het bijzonder Google, Apple en Microsoft - een eigen CDN hebben en daar flink in investeren. Zo kunnen ze de samenwerking met bijvoorbeeld Akamai langzaam afbouwen en ondertussen steeds meer verkeer overhevelen naar het eigen netwerk. Netflix heeft een enigszins vergelijkbare oplossing bedacht om toegang tot video’s te optimaliseren: het levert aan internetproviders wereldwijd gratis servers met daarop een groot deel van het aanbod van de videostreamingdienst.

Tekst: Gertjan Groen

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).