Zoho is een Indiaas bedrijf dat onder andere Zoho webmail aanbiedt: gratis en zonder reclame, waarbij je ook nog eens je eigen domeinnaam kunt gebruiken, voor een professioneel uitziend e-mailadres.

Tip 1: Eigen domeinnaam?

Voordat we beginnen, zullen we het eerst hebben over een eigen domeinnaam. Voor een paar euro per jaar heb je al een .nl-domeinnaam. Zo kun je bijvoorbeeld je achternaam gebruiken als domein, iets wat vaak nog wel beschikbaar is. Als mailadres kun je dan kiezen voor voornaam@achternaam.nl. Een andere variatie is je volledige naam als domein en dan als e-mailadres bijvoorbeeld mail@domein.nl of nog een keer je voornaam@domein.nl. Is de .nl-naam al bezet, dan kun je misschien kijken of er nog een domein beschikbaar is met een nieuw generiek hoofddomein, zoals .email, .xyz of iets anders. Hier betaal je misschien iets meer voor, maar per jaar zal dat niet meer zijn dan een of twee tientjes. Er zijn verschillende partijen online waar je jouw domeinnaam kunt vastleggen. Soms zijn er zelfs acties waar je gratis een domein kunt afsluiten voor een jaar, maar let wel op addertjes onder het gras. Lees ook: 20 superhandige Gmail-tips.

Wil je Zoho Mail alleen even proberen? Dat kan ook: je kunt gewoon een Zoho-mailadres aanmaken met @zoho.com en later eventueel overstappen op een adres van je eigen domein. Voordelen van Zoho zijn dat het gratis is, er geen advertenties zijn en dat Zoho je privacy respecteert. Zo heeft zelfs de NSA ernstige moeite om de hevige versleuteling van Zoho te kraken, zo bleek uit Snowden-documenten uit 2015. Het is onduidelijk of dat al gelukt is, al lijkt dat onwaarschijnlijk.

Voordat je daadwerkelijk begint, is het aan te raden alvast je gewenste domeinnaam geregistreerd te hebben en ingelogd te zijn bij de partij waar je je domeinnaam hebt gekocht, zodat je straks snel de DNS-instellingen kunt aanpassen.

©PXimport

De keuze wat betreft hoofddomeinen is reuze.

Tip 2: Aanmelden bij Zoho

Laten we beginnen door ons aan te melden bij Zoho. Hiervoor ga je naar www.zoho.com/mail. Klik vervolgens op de grote rode knop in het midden Get Started Now. Op de nu verschenen pagina klik je helemaal rechts bij Free op de optie Sign Up. Vul je domeinnaam in het bovenste tekstvak in en klik op de knop Add Domain. Het is nu nodig wat gegevens in te vullen, de meeste spreken voor zich. Bij Email Address vul je het e-mailadres in dat je graag wilt hebben. Dit adres wordt ook direct het account waarmee je je aanmeldt bij Zoho. Vul bij Contact Email een huidig e-mailadres in waar Zoho je op kan bereiken. Klik ten slotte op Sign Up. Je account wordt in enkele seconden aangemaakt en je ontvangt een e-mail op het opgegeven contactadres. Klik op Setup [domeinnaam] in Zoho.

©PXimport

Vul de domeinnaam die je hebt aangeschaft in het bovenste tekstvak in en klik op Add Domain.

Tip 3: Domein verifiëren

Zoho moet natuurlijk wel zeker weten dat jij echt de eigenaar bent van het aangemelde domein. Hiervoor moeten de DNS-records van het domein aangepast worden. Dat klinkt misschien lastig, maar het is niet meer dan wat tekst kopiëren en plakken en op Opslaan klikken. Als je net op Setup [domeinnaam] in Zoho hebt geklikt, bevind je je nu op de pagina genaamd Verify Domain. Er zijn drie manieren om je domein te verifiëren: CNAME en TXT vereisen dat je de DNS aanpast, of je kunt een HTML-bestand uploaden als je ook een website host op je domein. Wij maken gebruik van de CNAME-methode, gezien die erg snel is en je straks sowieso nog een keer de DNS-instellingen aan moet passen, dus dan kun je het alvast.

Dit is wat je doet: je logt in bij de partij waar je je domein hebt geregistreerd en zoekt naar de DNS-instellingen. Vaak moet je even naar de instellingen van je domeinnaam en meestal staat in de handleiding van het bedrijf beschreven hoe je je de DNS-instellingen kunt aanpassen. In dit geval moeten we aan de DNS-records een CNAME-record toevoegen. Dat doe je als volgt: kies bij Type voor CNAME. Vul bij Naam (soms ook wel Host, Alias of CNAME genoemd) de waarde in die vermeld wordt op de website van Zoho en vul bij Adres het adres zmverify.zoho.com in. Als je hoster vraagt om een TTL, dan kun je deze op de standaardwaarde laten of de waarde 617 invullen. Ook een prioriteit is niet nodig. Sla het DNS-record op. Klik in Zoho op Verify by CNAME, de groene knop onderaan en klik op Verify Now. Als de verificatie succesvol is, verschijnt er "Congratulations! You have verified your domein [domeinnaam]". Vervolgens staat er een gebruikersnaam met daarachter je daadwerkelijke gebruikersnaam. Klik op Create Account en de eerste mailbox wordt aangemaakt. We zijn overigens nog niet klaar met de DNS-records. Om daadwerkelijk mail te ontvangen, moeten we deze straks dus nog een keer aanpassen.

©PXimport

We verifiëren de domeinnaam door middel van een CNAME-record.

Tip 4: Extra gebruikers

Voordat we dat doen, wil je misschien extra gebruikers toevoegen aan je domeinnaam. Met de gratis variant mag je maximaal 10 gebruikers toevoegen. Zo kan bijvoorbeeld de hele familie van dezelfde domeinnaam gebruikmaken. Of als je zelf een klein bedrijfje hebt, kun je collega's ook toegang geven. Klik hiervoor op Proceed to Add Users. Wil je dit niet, klik dan op Skip en ga door naar tip 5.

Je kunt op twee manieren een gebruiker toevoegen: de eerste is om zelf alle gevraagde gegevens in te vullen en een e-mailadres aan iemand toe te wijzen. Klik op OK als je dat gedaan hebt. Vervolgens moet je zelf de gebruikersnaam en het wachtwoord overdragen aan de gebruiker. Je kunt de gebruiker ook uitnodigen door onderaan bij E-mail-ID een bestaand e-mailadres in te vullen. De gebruiker kan dan zelf zijn gegevens invoeren en een Zoho-account aanmaken, waarbij hij ook zelf het e-mailadres kan kiezen. Klik op OK als je dat hebt gedaan. Links op Add User kun je vervolgens nog meer gebruikers toevoegen. Klik op Back to Setup als je klaar bent met het toevoegen van gebruikers en door wilt gaan met het opzetten van je domeinnaam.

©PXimport

Je kunt of zelf alle gebruikersgegevens invullen of een gebruiker uitnodigen deel te nemen.

Tip 5: MX-records

We slaan het aanmaken van groepen even over, dus klikken op Skip bij de sectie Create Groups, zodat we aankomen bij de sectie Configure Email Delivery. Als je e-mail wilt ontvangen, zullen deze instellingen goed moeten staan. Op deze pagina zie je de MX-records van Zoho weergegeven in een tabel. Het zijn er twee: de ene verwijst naar mx.zoho.com en de andere naar mx2.zoho.com.

Je moet de huidige MX-records van je domeinnaam verwijderen (vaak zijn die er namelijk standaard al) en deze twee toevoegen. Hiervoor ga je opnieuw naar de DNS-instellingen van je domeinnaam zoals in tip 3. Zoek bij Type dit keer naar MX en verwijder eventuele huidige records. Deze hebben op dit moment toch geen doel. Voeg vervolgens nieuwe MX-records toe, dat moet je twee keer doen. Vul de eerste keer bij Prioriteit de waarde 10 in, bij Host de waarde @ en bij Adres vul je mx.zoho.com in. Voeg de record toe en doe het vervolgens opnieuw, maar nu voor Prioriteit de waarde 20, bij Host opnieuw de waarde @ en bij Adres weer mx2.zoho.com. Voeg ook deze record toe. Vul bij TTL als het kan opnieuw 617 in of laat het anders op de standaardwaarde staan.

Heb je dit gedaan, controleer nog een keer of alle vereiste waardes overeenkomen en of er echt geen andere MX-records nog in het domein staan. Voordat we doorgaan, is het handig om nu even jezelf een mailtje te sturen naar je nieuwe e-mailadres. Door naar https://mail.zoho.com te gaan, kun je de mail zien verschijnen. Komt de mail niet aan, probeer het dan over een uur nogmaals of controleer nog eens je MX-records. Ondertussen kun je in de Zoho-wizard doorgaan door op Next te klikken.

©PXimport

De Zoho-MX-records staan in het midden in de tabel.

Tip 6: Mail overzetten

We willen graag ook onze huidige mailberichten in Zoho importeren. Dit kan door in je mailclient (bijvoorbeeld Mozilla Thunderbird of Microsoft Outlook), je e-mail van de ene account naar de andere te slepen, nadat je Zoho daaraan hebt toegevoegd met behulp van de instellingen in tip 7. Toch kan die operatie wel enige tijd in beslagnemen, en helemaal met veel e-mail en niet al te snel internet kan het soms vele uren duren. Wij vinden het handiger om het door Zoho te laten doen, omdat we dan zeker weten dat de migratie wordt voltooid en omdat het sneller is.

Om Zoho je mail over te laten zetten, klik je op de knop Proceed to Migrate. Je moet nu enkele gegevens invullen. Bij de Migratienaam vul je simpelweg de naam van je huidige mailprovider in, in ons geval Gmail. Voor de overige gegevens is het handig je mailclient te openen en naar de instellingen te gaan van het account dat je wilt migreren. Zo kom je bijvoorbeeld achter de Servernaam. Voor Gmail laat je het protocol op IMAP staan en kies je bij Servertype voor Gmail. Voor Outlook laat je Servertype op Anderen staan en vul je bij Servernaam de server imap-mail.outlook.com in. De overige instellingen zijn voor zowel Gmail als Outlook goed.

Klik vervolgens op Migratie toevoegen. In de tabel met migraties klik je op de migratienaam, in dit geval dus Gmail, en vervolgens klik je op Accounts toevoegen. Hier moet je nu de inloggegevens van je mailserver invullen. In het geval dat je Gmail of Outlook gebruikt, vul je bij Gebruikersnaam bron en Wachtwoord bron de inloggegevens daarvan in. Anders vul je je gebruikersnaam en wachtwoord van de mailserver in. Bij E-mailadres bestemming vul je het e-mailadres in dat je eerder hebt aangemaakt met je eigen domeinnaam. Klik ten slotte op Toevoegen. Het kan zijn dat je wat moeite hebt bij Gmail. Dit omdat Google de Zoho-migratie ziet als verdachte activiteit. In dat geval krijg je een mailtje op je Google-account waarin je de inlogpoging kunt toestaan en het migreren kunt voortzetten. Mocht dit nog niet werken, dan helpt het ook om even (tijdelijk) je Gmail-wachtwoord te wijzigen en het daarna opnieuw te proberen. Klik rechtsboven op Ga naar migratiestatus en klik daar in de regel op Start. Klik op Back to Setup terwijl de e-mailmigratie plaatsvindt.

©PXimport

Voorbeeldgegevens voor hoe je Gmail-data migreert naar Zoho.

Tip 7: Mailapps instellen

De volgende stap is de Mail Client Configuration van de Zoho-opzetwizard. Deze geeft niet zo veel nuttige informatie, dus we gaan er zelf mee aan de slag. Open een nieuw tabblad en ga naar https://mail.zoho.com. Je hebt standaard drie ongelezen e-mailberichten om je te verwelkomen. Klik rechtsboven op Instellingen en ga op het tabblad Mail naar de optie E-mail doorsturen. Zet onderaan bij IMAP-toegang de Status op Activeren.

Als je de nieuwe versie van Zoho gebruikt, klik je rechtsboven op het tandwiel en kies je voor Settings. Vervolgens ga je onderaan naar Older Settings en dan vind je daar de optie E-mail doorsturen met IMAP, net als in de oude versie. Laten we nu ons account toevoegen aan onze mailclient. Deze instructies zijn speciaal voor de Mail-app in Windows 10, maar werken ook natuurlijk met andere applicaties. Open de Mail-app en klik op Accounts in de rechterbalk. Klik op Nieuwe account toevoegen en kies voor de optie Geavanceerde configuratie / Internet-e-mail. Vul bij Accountnaam bijvoorbeeld Zoho in. Bij Server voor binnenkomende e-mail vul je mail.zoho.com in. Kies bij Accounttype voor IMAP4 en vul bij e-mailadres en gebruikersnaam je Zoho-e-mailadres in en vervolgens in het volgende invoerveld je wachtwoord. De Server voor uitgaande e-mail is eveneens mail.zoho.com. Klik op Aanmelden en klik op Gereed.

©PXimport

Zorg ervoor dat de IMAP-toegang geactiveerd is.

Tip 8: E-mail op je mobiel

Terug in de opzetwizard hebben we nog één stap te gaan, namelijk Mobile Access. Klik op Next om bij Mobile Access uit te komen en klik daarna op Proceed to Mobile Accounts. Klik op de betreffende mailaccount die je op je smartphone wilt gebruiken. Je ziet dat Push op disabled staat. Klik op die rode melding, waarna Push enabled verschijnt. Je kunt nu op je mobiel je e-mail instellen. Dat doe je voor iOS als volgt. Ga naar Instellingen / Mail, Contacten en Agenda. Kies voor Nieuwe account en druk op Exchange. Vul de gevraagde gegevens even in en tik op Volgende. Het controleren kan even duren. Er verschijnen meer invoervelden. Vul bij Server de waarde msync.zoho.com in en bij gebruikersnaam opnieuw je e-mailadres. Tik op Volgende en tik daarna op Bewaar. Als je nu de Mail-app opent, kun je je mails lezen.

Voor Android volg je de volgende stappen: open de app Instellingen, tik op Accounts en op Account toevoegen. Tik op Exchange en vul de gevraagde gegevens in. Vul bij Server eveneens msync.zoho.com in en voeg het account toe. De standaardinstellingen zijn verder goed. Eventueel kun je ook de Zoho-app gebruiken die je in de App Store en Play Store vindt.

©PXimport

De correcte instellingen voor mail op iOS.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).