Zoho is een Indiaas bedrijf dat onder andere Zoho webmail aanbiedt: gratis en zonder reclame, waarbij je ook nog eens je eigen domeinnaam kunt gebruiken, voor een professioneel uitziend e-mailadres.

Tip 1: Eigen domeinnaam?

Voordat we beginnen, zullen we het eerst hebben over een eigen domeinnaam. Voor een paar euro per jaar heb je al een .nl-domeinnaam. Zo kun je bijvoorbeeld je achternaam gebruiken als domein, iets wat vaak nog wel beschikbaar is. Als mailadres kun je dan kiezen voor voornaam@achternaam.nl. Een andere variatie is je volledige naam als domein en dan als e-mailadres bijvoorbeeld mail@domein.nl of nog een keer je voornaam@domein.nl. Is de .nl-naam al bezet, dan kun je misschien kijken of er nog een domein beschikbaar is met een nieuw generiek hoofddomein, zoals .email, .xyz of iets anders. Hier betaal je misschien iets meer voor, maar per jaar zal dat niet meer zijn dan een of twee tientjes. Er zijn verschillende partijen online waar je jouw domeinnaam kunt vastleggen. Soms zijn er zelfs acties waar je gratis een domein kunt afsluiten voor een jaar, maar let wel op addertjes onder het gras. Lees ook: 20 superhandige Gmail-tips.

Wil je Zoho Mail alleen even proberen? Dat kan ook: je kunt gewoon een Zoho-mailadres aanmaken met @zoho.com en later eventueel overstappen op een adres van je eigen domein. Voordelen van Zoho zijn dat het gratis is, er geen advertenties zijn en dat Zoho je privacy respecteert. Zo heeft zelfs de NSA ernstige moeite om de hevige versleuteling van Zoho te kraken, zo bleek uit Snowden-documenten uit 2015. Het is onduidelijk of dat al gelukt is, al lijkt dat onwaarschijnlijk.

Voordat je daadwerkelijk begint, is het aan te raden alvast je gewenste domeinnaam geregistreerd te hebben en ingelogd te zijn bij de partij waar je je domeinnaam hebt gekocht, zodat je straks snel de DNS-instellingen kunt aanpassen.

©PXimport

De keuze wat betreft hoofddomeinen is reuze.

Tip 2: Aanmelden bij Zoho

Laten we beginnen door ons aan te melden bij Zoho. Hiervoor ga je naar www.zoho.com/mail. Klik vervolgens op de grote rode knop in het midden Get Started Now. Op de nu verschenen pagina klik je helemaal rechts bij Free op de optie Sign Up. Vul je domeinnaam in het bovenste tekstvak in en klik op de knop Add Domain. Het is nu nodig wat gegevens in te vullen, de meeste spreken voor zich. Bij Email Address vul je het e-mailadres in dat je graag wilt hebben. Dit adres wordt ook direct het account waarmee je je aanmeldt bij Zoho. Vul bij Contact Email een huidig e-mailadres in waar Zoho je op kan bereiken. Klik ten slotte op Sign Up. Je account wordt in enkele seconden aangemaakt en je ontvangt een e-mail op het opgegeven contactadres. Klik op Setup [domeinnaam] in Zoho.

©PXimport

Vul de domeinnaam die je hebt aangeschaft in het bovenste tekstvak in en klik op Add Domain.

Tip 3: Domein verifiëren

Zoho moet natuurlijk wel zeker weten dat jij echt de eigenaar bent van het aangemelde domein. Hiervoor moeten de DNS-records van het domein aangepast worden. Dat klinkt misschien lastig, maar het is niet meer dan wat tekst kopiëren en plakken en op Opslaan klikken. Als je net op Setup [domeinnaam] in Zoho hebt geklikt, bevind je je nu op de pagina genaamd Verify Domain. Er zijn drie manieren om je domein te verifiëren: CNAME en TXT vereisen dat je de DNS aanpast, of je kunt een HTML-bestand uploaden als je ook een website host op je domein. Wij maken gebruik van de CNAME-methode, gezien die erg snel is en je straks sowieso nog een keer de DNS-instellingen aan moet passen, dus dan kun je het alvast.

Dit is wat je doet: je logt in bij de partij waar je je domein hebt geregistreerd en zoekt naar de DNS-instellingen. Vaak moet je even naar de instellingen van je domeinnaam en meestal staat in de handleiding van het bedrijf beschreven hoe je je de DNS-instellingen kunt aanpassen. In dit geval moeten we aan de DNS-records een CNAME-record toevoegen. Dat doe je als volgt: kies bij Type voor CNAME. Vul bij Naam (soms ook wel Host, Alias of CNAME genoemd) de waarde in die vermeld wordt op de website van Zoho en vul bij Adres het adres zmverify.zoho.com in. Als je hoster vraagt om een TTL, dan kun je deze op de standaardwaarde laten of de waarde 617 invullen. Ook een prioriteit is niet nodig. Sla het DNS-record op. Klik in Zoho op Verify by CNAME, de groene knop onderaan en klik op Verify Now. Als de verificatie succesvol is, verschijnt er "Congratulations! You have verified your domein [domeinnaam]". Vervolgens staat er een gebruikersnaam met daarachter je daadwerkelijke gebruikersnaam. Klik op Create Account en de eerste mailbox wordt aangemaakt. We zijn overigens nog niet klaar met de DNS-records. Om daadwerkelijk mail te ontvangen, moeten we deze straks dus nog een keer aanpassen.

©PXimport

We verifiëren de domeinnaam door middel van een CNAME-record.

Tip 4: Extra gebruikers

Voordat we dat doen, wil je misschien extra gebruikers toevoegen aan je domeinnaam. Met de gratis variant mag je maximaal 10 gebruikers toevoegen. Zo kan bijvoorbeeld de hele familie van dezelfde domeinnaam gebruikmaken. Of als je zelf een klein bedrijfje hebt, kun je collega's ook toegang geven. Klik hiervoor op Proceed to Add Users. Wil je dit niet, klik dan op Skip en ga door naar tip 5.

Je kunt op twee manieren een gebruiker toevoegen: de eerste is om zelf alle gevraagde gegevens in te vullen en een e-mailadres aan iemand toe te wijzen. Klik op OK als je dat gedaan hebt. Vervolgens moet je zelf de gebruikersnaam en het wachtwoord overdragen aan de gebruiker. Je kunt de gebruiker ook uitnodigen door onderaan bij E-mail-ID een bestaand e-mailadres in te vullen. De gebruiker kan dan zelf zijn gegevens invoeren en een Zoho-account aanmaken, waarbij hij ook zelf het e-mailadres kan kiezen. Klik op OK als je dat hebt gedaan. Links op Add User kun je vervolgens nog meer gebruikers toevoegen. Klik op Back to Setup als je klaar bent met het toevoegen van gebruikers en door wilt gaan met het opzetten van je domeinnaam.

©PXimport

Je kunt of zelf alle gebruikersgegevens invullen of een gebruiker uitnodigen deel te nemen.

Tip 5: MX-records

We slaan het aanmaken van groepen even over, dus klikken op Skip bij de sectie Create Groups, zodat we aankomen bij de sectie Configure Email Delivery. Als je e-mail wilt ontvangen, zullen deze instellingen goed moeten staan. Op deze pagina zie je de MX-records van Zoho weergegeven in een tabel. Het zijn er twee: de ene verwijst naar mx.zoho.com en de andere naar mx2.zoho.com.

Je moet de huidige MX-records van je domeinnaam verwijderen (vaak zijn die er namelijk standaard al) en deze twee toevoegen. Hiervoor ga je opnieuw naar de DNS-instellingen van je domeinnaam zoals in tip 3. Zoek bij Type dit keer naar MX en verwijder eventuele huidige records. Deze hebben op dit moment toch geen doel. Voeg vervolgens nieuwe MX-records toe, dat moet je twee keer doen. Vul de eerste keer bij Prioriteit de waarde 10 in, bij Host de waarde @ en bij Adres vul je mx.zoho.com in. Voeg de record toe en doe het vervolgens opnieuw, maar nu voor Prioriteit de waarde 20, bij Host opnieuw de waarde @ en bij Adres weer mx2.zoho.com. Voeg ook deze record toe. Vul bij TTL als het kan opnieuw 617 in of laat het anders op de standaardwaarde staan.

Heb je dit gedaan, controleer nog een keer of alle vereiste waardes overeenkomen en of er echt geen andere MX-records nog in het domein staan. Voordat we doorgaan, is het handig om nu even jezelf een mailtje te sturen naar je nieuwe e-mailadres. Door naar https://mail.zoho.com te gaan, kun je de mail zien verschijnen. Komt de mail niet aan, probeer het dan over een uur nogmaals of controleer nog eens je MX-records. Ondertussen kun je in de Zoho-wizard doorgaan door op Next te klikken.

©PXimport

De Zoho-MX-records staan in het midden in de tabel.

Tip 6: Mail overzetten

We willen graag ook onze huidige mailberichten in Zoho importeren. Dit kan door in je mailclient (bijvoorbeeld Mozilla Thunderbird of Microsoft Outlook), je e-mail van de ene account naar de andere te slepen, nadat je Zoho daaraan hebt toegevoegd met behulp van de instellingen in tip 7. Toch kan die operatie wel enige tijd in beslagnemen, en helemaal met veel e-mail en niet al te snel internet kan het soms vele uren duren. Wij vinden het handiger om het door Zoho te laten doen, omdat we dan zeker weten dat de migratie wordt voltooid en omdat het sneller is.

Om Zoho je mail over te laten zetten, klik je op de knop Proceed to Migrate. Je moet nu enkele gegevens invullen. Bij de Migratienaam vul je simpelweg de naam van je huidige mailprovider in, in ons geval Gmail. Voor de overige gegevens is het handig je mailclient te openen en naar de instellingen te gaan van het account dat je wilt migreren. Zo kom je bijvoorbeeld achter de Servernaam. Voor Gmail laat je het protocol op IMAP staan en kies je bij Servertype voor Gmail. Voor Outlook laat je Servertype op Anderen staan en vul je bij Servernaam de server imap-mail.outlook.com in. De overige instellingen zijn voor zowel Gmail als Outlook goed.

Klik vervolgens op Migratie toevoegen. In de tabel met migraties klik je op de migratienaam, in dit geval dus Gmail, en vervolgens klik je op Accounts toevoegen. Hier moet je nu de inloggegevens van je mailserver invullen. In het geval dat je Gmail of Outlook gebruikt, vul je bij Gebruikersnaam bron en Wachtwoord bron de inloggegevens daarvan in. Anders vul je je gebruikersnaam en wachtwoord van de mailserver in. Bij E-mailadres bestemming vul je het e-mailadres in dat je eerder hebt aangemaakt met je eigen domeinnaam. Klik ten slotte op Toevoegen. Het kan zijn dat je wat moeite hebt bij Gmail. Dit omdat Google de Zoho-migratie ziet als verdachte activiteit. In dat geval krijg je een mailtje op je Google-account waarin je de inlogpoging kunt toestaan en het migreren kunt voortzetten. Mocht dit nog niet werken, dan helpt het ook om even (tijdelijk) je Gmail-wachtwoord te wijzigen en het daarna opnieuw te proberen. Klik rechtsboven op Ga naar migratiestatus en klik daar in de regel op Start. Klik op Back to Setup terwijl de e-mailmigratie plaatsvindt.

©PXimport

Voorbeeldgegevens voor hoe je Gmail-data migreert naar Zoho.

Tip 7: Mailapps instellen

De volgende stap is de Mail Client Configuration van de Zoho-opzetwizard. Deze geeft niet zo veel nuttige informatie, dus we gaan er zelf mee aan de slag. Open een nieuw tabblad en ga naar https://mail.zoho.com. Je hebt standaard drie ongelezen e-mailberichten om je te verwelkomen. Klik rechtsboven op Instellingen en ga op het tabblad Mail naar de optie E-mail doorsturen. Zet onderaan bij IMAP-toegang de Status op Activeren.

Als je de nieuwe versie van Zoho gebruikt, klik je rechtsboven op het tandwiel en kies je voor Settings. Vervolgens ga je onderaan naar Older Settings en dan vind je daar de optie E-mail doorsturen met IMAP, net als in de oude versie. Laten we nu ons account toevoegen aan onze mailclient. Deze instructies zijn speciaal voor de Mail-app in Windows 10, maar werken ook natuurlijk met andere applicaties. Open de Mail-app en klik op Accounts in de rechterbalk. Klik op Nieuwe account toevoegen en kies voor de optie Geavanceerde configuratie / Internet-e-mail. Vul bij Accountnaam bijvoorbeeld Zoho in. Bij Server voor binnenkomende e-mail vul je mail.zoho.com in. Kies bij Accounttype voor IMAP4 en vul bij e-mailadres en gebruikersnaam je Zoho-e-mailadres in en vervolgens in het volgende invoerveld je wachtwoord. De Server voor uitgaande e-mail is eveneens mail.zoho.com. Klik op Aanmelden en klik op Gereed.

©PXimport

Zorg ervoor dat de IMAP-toegang geactiveerd is.

Tip 8: E-mail op je mobiel

Terug in de opzetwizard hebben we nog één stap te gaan, namelijk Mobile Access. Klik op Next om bij Mobile Access uit te komen en klik daarna op Proceed to Mobile Accounts. Klik op de betreffende mailaccount die je op je smartphone wilt gebruiken. Je ziet dat Push op disabled staat. Klik op die rode melding, waarna Push enabled verschijnt. Je kunt nu op je mobiel je e-mail instellen. Dat doe je voor iOS als volgt. Ga naar Instellingen / Mail, Contacten en Agenda. Kies voor Nieuwe account en druk op Exchange. Vul de gevraagde gegevens even in en tik op Volgende. Het controleren kan even duren. Er verschijnen meer invoervelden. Vul bij Server de waarde msync.zoho.com in en bij gebruikersnaam opnieuw je e-mailadres. Tik op Volgende en tik daarna op Bewaar. Als je nu de Mail-app opent, kun je je mails lezen.

Voor Android volg je de volgende stappen: open de app Instellingen, tik op Accounts en op Account toevoegen. Tik op Exchange en vul de gevraagde gegevens in. Vul bij Server eveneens msync.zoho.com in en voeg het account toe. De standaardinstellingen zijn verder goed. Eventueel kun je ook de Zoho-app gebruiken die je in de App Store en Play Store vindt.

©PXimport

De correcte instellingen voor mail op iOS.

Wie bang is om belangrijke e-mails kwijt te raken, slaat gewoon een kopie van de berichten op. Er bestaan hiervoor diverse mogelijkheden. Back-up je volledige digitale postvak óf bewaar alleen geselecteerde e-mails. Verstandig, want een technische storing kan natuurlijk altijd een keer gebeuren. Bovendien is een back-up handig wanneer je een e-mailaccount wilt opzeggen, zoals providermail.

Gmail-bericht

Gmail bewaart de volledige inhoud van het postvak op een online server. Handig, want via internet heb je overal ter wereld toegang tot de berichten. Maar wat als de webverbinding plotsklaps wegvalt, bijvoorbeeld na een storing of cyberaanval? Bij dergelijke doemscenario's is het postvak van de webmaildienst normaal gesproken niet bereikbaar. Neem daarom voorzorgsmaatregelen!

Waarschijnlijk ontvang je regelmatig belangrijke gegevens via e-mail. Denk aan een factuur, verzekeringspolis of concertkaarten. Je bewaart dan een kopie van het bericht op de computer. Ga naar https://mail.google.com en log zo nodig in met je Google-account. Open de betreffende e-mail. Klik rechtsboven op het pictogram met de drie puntjes en kies Bericht downloaden. Je bewaart de e-mail inclusief alle bijlagen als eml-bestand op de pc. Verschillende e-mailprogramma's ondersteunen dit formaat, zoals Thunderbird en Outlook.

Je kunt een Gmail-bericht ook als pdf-bestand opslaan. Bedenk wel dat je daarmee geen bijlage(n) bewaart, maar die kun je wel apart opslaan. Open in Gmail een bericht en klik rechtsboven op de drie puntjes. Via Afdrukken verschijnt er een nieuw venster. Klik bij Bestemming of Printer op het uitrolmenu en kies Opslaan als pdf / Opslaan. Je bladert nu naar de opslagmap, waarna je bevestigt met Opslaan.

Gmail-postvak

Naast losse berichten back-up je net zo makkelijk het volledige Gmail-postvak. Gebruik hiervoor de dienst Google Takeout. Surf naar https://takeout.google.com en log indien nodig in met jouw Google-account. Je klikt eerst op Selectie van alle items ongedaan maken. Scrol naar beneden totdat je het onderdeel E-mail tegenkomt. Zet daarachter een vinkje.

Je bepaalt zelf welke mappen je bewaart. Via Alle Mail-gegevens inbegrepen komt de mappenstructuur van jouw Gmail-postvak tevoorschijn. Standaard staan alle berichten geselecteerd. Wil je dat niet? Wis dan het vinkje voor Inclusief alle berichten in E-mail. Je kunt nu zelf de beoogde mappen aanwijzen. Maak een keuze en bevestig met OK. Je klikt daarna onderaan het scherm op Volgende stap.

Je kunt een kopie van het postvak op verschillende manieren opslaan. Standaard is de optie Downloadlink sturen via e-mail geselecteerd. Dat is prima, want verder ondersteunt Google Takeout alleen cloudopslag. Beslis onder Frequentie of je het Gmail-postvak eenmaal of iedere twee maanden wilt exporteren. Laatstgenoemde optie geldt voor een periode van een jaar. Kies verder bij Bestandsgrootte de omvang, met een maximum van vijftig gigabyte. Klik als laatste op Export maken. Google Takeout giet een zogeheten mbox-bestand in een ziparchief. Diverse e-mailprogramma's ondersteunen dit bestandsformaat.

Outlook.com

Net als Gmail heeft Outlook.com verschillende mogelijkheden om losse e-mails op te slaan. Ga naar https://outlook.live.com en log zo nodig in met je accountgegevens. Open daarna een e-mail die je wilt bewaren. Klik rechtsboven het bericht op het pictogram met de drie puntjes en kies Downloaden. Je hebt twee mogelijkheden, namelijk Downloaden als EML of Downloaden als MSG. Verschillende e-mailprogramma's kunnen met het open eml-formaat overweg, terwijl de msg-indeling voornamelijk is toegespitst op Outlook. Maak een keuze en bewaar het bestand op de computer.

Als alternatief giet je een e-mail eenvoudig in een pdf'je, maar je bewaart dan geen bijlage(n). Die sla je desgewenst apart op. Klik wederom bovenaan op de drie puntjes en kies Afdrukken. Selecteer bij Bestemming of Printer de optie Opslaan als pdf en bevestig met Opslaan. Nadat je de opslaglocatie hebt gekozen, klik je nog een keer op Opslaan. Helaas heeft Outlook.com geen functie om het hele postvak te back-uppen.

Providermail

Bij veel internetproviders kun je ook één of meerdere e-mailadressen aanmaken. Onder andere Ziggo en KPN bieden deze dienst. Misschien wil je jouw providermail wel back-uppen. Dat is nuttig wanneer je bijvoorbeeld naar een andere internetprovider overstapt. In dat geval wordt je oude e-mailaccount namelijk opgeheven.

De exacte back-upopties verschillen per internetprovider. Bekijk in de webmailomgeving van de betreffende aanbieder welke mogelijkheden er zijn. Zo selecteer je binnen de webmaildienst van Ziggo bijvoorbeeld eerst alle belangrijke e-mails. Klik vervolgens bovenaan op het pictogram met de drie horizontale streepjes en kies Opslaan als bestand. Je bewaart daarmee een ziparchief op de computer. Zodra je dat uitpakt, vind je alle e-mails terug als eml-bestanden. KPN Webmail bevat een vergelijkbare functie.

Zie je binnen de webmaildienst van je provider geen optie om e-mails te downloaden? Kies bij het bewuste bericht dan voor Afdrukken en bewaar het bericht als pdf-bestand.

IMAP-protocol

Nagenoeg alle e-maildiensten ondersteunen het IMAP-protocol. Gunstig, want bij gebruik van de juiste instellingen sla je daarmee de e-mails automatisch lokaal op. Een e-mailclient (programma of app) plukt met behulp van het IMAP-protocol de berichten van de server. De e-mails staan dan dus op twee plekken, namelijk op de online server en in het e-mailprogramma van de computer. Dankzij IMAP is het zelfs mogelijk om de berichten van een e-mailaccount met meerdere apparaten te synchroniseren. Denk aan een pc, laptop, tablet en smartphone.

Feitelijk creëer je met dit slimme protocol dus een lokale back-up. Wel is het een voorwaarde dat de e-mailclient volledige kopieën van e-mails inclusief bijlagen ophaalt. In veel programma's kun je dat instellen, zoals Thunderbird en Outlook.

Gebruik je providermail? Probeer dan eerst de juiste servergegevens te achterhalen en ga daarna verder met de volgende tip. Je hebt de naam van de inkomende IMAP- en uitgaande SMTP-server nodig. Noteer ook de bijbehorende poortnummers.

Thunderbird

Thunderbird is een gebruiksvriendelijke e-mailclient. Er zijn versies voor Windows, macOS, Linux en Android beschikbaar. Surf naar www.thunderbird.net/nl/ om dit gratis programma te downloaden. Voer de installatie met de standaardinstellingen uit en start de e-mailclient op.

Je vult nu de gegevens van jouw e-mailaccount in. Typ je volledige naam, het e-mailadres en het wachtwoord. Klik nu op Doorgaan. Met een beetje mazzel kent Thunderbird de servergegevens van het e-mailaccount al, zoals bij Gmail en Outlook.com. Ook van veel internetproviders verschijnen vanzelf correcte gegevens. Is dat niet het geval? Typ dan handmatig de naam van de juiste IMAP- en SMTP-server. Check hierbij ook even of de poortnummers goed staan ingevuld. Bevestig daarna met Gereed/Voltooien. Bepaal tot slot of je Thunderbird als standaard mailprogramma wilt instellen. Je ziet aan de linkerkant de mappen van het e-mailaccount.

Thunderbird-opties

Controleer in Thunderbird of de e-mailclient volledige kopieën van de e-mailserver downloadt. Klik in de linkerkolom met de rechtermuisknop op het e-mailadres en kies Instellingen/Synchronisatie & opslag. Check onder Schijfruimte of de opties Alle berichten lokaal synchroniseren, ongeacht de leeftijd en Geen berichten verwijderen zijn gemarkeerd.

Je maakt van een los e-mailbericht optioneel een extra kopie. Dubbelklik op een onderwerppregel om een e-mail te openen. Navigeer vervolgens naar Meer / Opslaan als. Zodra je de opslagmap hebt geopend, klik je op Opslaan. Met de standaardinstellingen bewaart de e-mailclient een eml-bestand. Heb je liever een pdf? Ga dan naar Meer / Afdrukken en selecteer onder Uitvoerapparaat de optie Opslaan als PDF. Blader via Opslaan naar de gewenste map en bevestig nogmaals met Opslaan.

Exporteren

Thunderbird bevat een optie om het volledige gebruikersprofiel naar een map te exporteren. Die kun je bijvoorbeeld op een externe opslagdrager of andere computer opslaan. In dit gebruikersprofiel staan alle toegevoegde e-mailaccounts, berichten, adresboeken en instellingen.

Klik rechtsboven op het pictogram met de drie horizontale streepjes en kies Extra / Exporteren. Er opent een nieuw tabblad. Bewaar via Exporteren een zip-bestand in de gewenste map en bevestig dit met Opslaan / Voltooien.

Is het gebruikersprofiel groter dan twee gigabyte? Dan kun je de boel niet exporteren. Kies dan Profielmap openen en kopieer de inhoud handmatig naar een zelfgemaakte map.

Bij onverhoopte problemen zet je de back-up in Thunderbird weer terug. Klik hiervoor op het pictogram met de drie streepjes en ga naar Extra / Importeren. Markeer Importeren uit een andere Thunderbird-installatie en klik op Doorgaan. Afhankelijk van de gemaakte back-up selecteer je nu een profielmap of zip-bestand. Maak een keuze en vink in de volgende stap alle onderdelen aan die je wilt herstellen. Klik als laatste op Doorgaan / Import starten.

ImportExportTools

Er zijn voor Thunderbird een heleboel zogenoemde add-ons beschikbaar. Dat zijn extensies die extra functies aan de e-mailclient toevoegen. Voor back-updoeleinden is ImportExportTools NG een aanrader. Navigeer rechtsboven naar het pictogram met de drie horizontale streepjes en klik op Add-ons en thema's. Zodra je met de zoekfunctie ImportExportTools NG hebt opgespoord, bevestig je met Toevoegen aan Thunderbird / Toevoegen / OK.

Klik in de linkerkolom met de rechtermuisknop op een map en verken bij ImportExportTools NG de mogelijkheden. Als je de volledige e-mailmap wilt opslaan, kies je Map exporteren (mbox) / Als mbox-bestand / OK. In het contextmenu van deze extensie vind je ook de optie Exporteer alle berichten in map. Kies vervolgens tussen de bestandsformaten eml, pdf, html, txt en csv. Bij elke keuze wijs je op de computer of externe datadrager de beoogde opslaglocatie aan.

Nuttig is ook de optie Zoek en exporteer berichten. Back-up daarmee op basis van één of meerdere trefwoorden specifieke e-mails. Geef bijvoorbeeld aan dat dit trefwoord in het onderwerp of de berichttekst moet voorkomen. Je kunt ook alle e-mails van een contactpersoon selecteren. Heb je de juiste criteria opgesteld? Klik dan op Zoek. Selecteer achter Indeling het uitvoerformaat, bijvoorbeeld EML of mbox. Kies daarna Exporteren.

Outlook Classic

Microsoft slingerde de afgelopen jaren verschillende varianten van Outlook de wereld in. Lastig, want de exacte instructies voor de beschikbare back-upopties hangen deels af van de gebruikte versie. Veel mensen gebruiken nog een 'oude' Outlook-editie. Ook Microsoft 365-abonnees hebben toegang tot deze versie van de bekende e-mailclient. Dit programma heet ook wel Outlook Classic.

Heb je via het IMAP-protocol een e-mailaccount aan het mailprogramma toegevoegd? Bepaal dan dat Outlook de volledige berichteninhoud lokaal bewaart. Klik achtereenvolgens op Bestand / Accountinstellingen / Accountnaam en synchronisatie-instellingen. Beweeg de schuifregelaar achter Email offline houden gedurende naar Alles. Sluit het venster met Volgende / Gereed.

Wil je een extra back-up van een mail maken? Selecteer het bericht en ga naar Bestand / Opslaan als. Kies in het uitrolmenu achter Opslaan als het gewenste bestandsformaat. De msg-indeling ligt voor de hand. Bevestig met Opslaan.

Tot slot bevat de klassieke versie van Outlook ook een functie om een volledig e-mailaccount te back-uppen. Navigeer naar Bestand / Openen / Importeren/Exporteren en selecteer in de wizard de optie Naar een bestand exporteren. Kies in de volgende stap Outlook-gegevensbestand (.pst) en klik tweemaal op Volgende. Je selecteert via Bladeren de opslagmap, waarna je bevestigt met Voltooien.

Outlook (new)

Sinds begin 2025 is Windows Mail niet meer binnen Windows beschikbaar. Gebruikers kunnen nu de Outlook-app gebruiken. Dit programma droeg eerder de naam Outlook (new). Vergeleken met zijn klassieke tegenhanger zijn er andere back-upmogelijkheden.

Beslis allereerst hoelang je e-mails van een e-mailaccount lokaal wilt opslaan. Klik rechtsboven op het tandwiel en ga naar Algemeen / Offline. Je zet zo nodig het schuifje aan voor Offline e-mail, agenda en personen inschakelen. Kies onder Dagen e-mail om op te slaan voor 7, 30, 90 of 180 dagen. Kies Opslaan en sluit het instellingenvenster.

Jammer genoeg kun je berichten niet langer bewaren, waardoor deze optie niet geldt als een volwaardige back-up. Maak daarom handmatig kopieën van de belangrijkste e-mails. Klik met de rechtermuisknop op een bericht en kies Opslaan als / Opslaan als EML of Opslaan als MSG. Blader naar de opslaglocatie en sluit het venster met Opslaan.

Ten slotte heeft de vernieuwde Outlook-versie ook een exporteerfunctie, al is die erg beperkt. Het werkt namelijk alleen voor Outlook.com-postvakken. Toch proberen? Navigeer naar Instellingen / Algemeen / Privacy en gegevens en klik op Postvak exporteren. Deze back-uptaak duurt maximaal vier(!) dagen. Je ontvangt na afloop een e-mail met een downloadlink.

Lees ook: Nieuwe pc? Zo neem je al je instellingen mee

Bij ID.nl zijn we dol op kwaliteitsproducten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Een paar keer per week speuren we binnen een bepaald thema naar zulke deals. Met de feestdagen in aantocht gaan we weer gezellig met z'n allen eten. En omdat gourmetten daarbij erg populair is, zijn we op zoek gegaan naar vijf betaalbare modellen geschikt voor tot 10 personen.

Met een gourmetstel maak je avonden extra gezellig en informeel. Iedereen eet in zijn eigen tempo omdat je zelf bepaalt hoeveel je in je pannetje of op je grill legt. En zo is er ook meer tijd om lekker te kletsen. Wij vonden vijf mooie gourmetstellen geschikt tot wel 10 personen.

Tristar RA‑2746 Gourmetstel – 8 personen

De Tristar RA‑2746 is een gourmetstel waarmee je samen met het hele gezin of vriendengroep kunt bakken en grillen. Het apparaat heeft een vermogen van ongeveer 1400 watt en is voorzien van één grote bak‑ en grillplaat, zodat je tegelijk vlees, vis en groenten kunt bereiden. Dankzij de PFAS‑vrije antiaanbaklaag koeken ingrediënten niet vast en maak je het oppervlak na het eten eenvoudig schoon.. Bij de set worden acht kleine pannetjes meegeleverd, zodat iedereen zijn eigen gerecht kan samenstellen. De antislipvoetjes houden het toestel stevig op tafel en het snoer is lang genoeg voor gebruik aan een eettafel. Verder is het gourmetstel geschikt voor maximaal acht personen.

Tefal Inox & Design RE4588 - 10 personen

Bij de Tefal Inox & Design RE4588 richt alles zich op een combinatie van raclette en gourmet. Je beschikt over een groot vermogen van 1350 watt en een verstelbare thermostaat, zodat je de temperatuur precies kunt regelen voor vlees, groenten of raclettekaas. De tien bijgeleverde pannetjes en de grillplaat hebben een antiaanbaklaag waardoor je weinig olie hoeft te gebruiken en het schoonmaken minder tijd kost. Tefal heeft het snoer met ongeveer twee meter vrij lang gemaakt, waardoor je meer vrijheid hebt om het toestel op tafel te plaatsen. Een ingebouwd indicatielampje toont wanneer het apparaat de ingestelde temperatuur heeft bereik. Het apparaat wordt geleverd met hittebestendige handgrepen voor veilig gebruik en is geschikt voor maximaal tien personen.

Princess Raclette Gourmetstel XL - 10 personen

Met de Princess Raclette XL haal je een gourmet‑ en raclette‑stel voor tien personen in huis. De set gebruikt een vermogen van ongeveer 1500 watt en heeft een extra grote bakplaat voor vlees en groenten. De plaat is uitneembaar en heeft een PFAS‑vrije antiaanbaklaag, waardoor je niet veel olie nodig hebt en het toestel gemakkelijk schoonmaakt. Bij het apparaat worden tien pannetjes geleverd; zo kan iedereen tegelijkertijd minipannetjes gebruiken. De temperatuur regel je via een draaiknop, terwijl een controlelampje aangeeft dat het toestel opwarmt. Koelblijvende handgrepen en antislipvoetjes dragen bij aan veilig gebruik.

Princess Dinner4All Circle - 4 personen

De Princess Dinner4All Circle is een ronde gourmetset bedoeld voor kleinere groepen. Het apparaat is voorzien van een ronde bakplaat met een diameter van ongeveer 30 centimeter en gebruikt een vermogen van 1000 watt. Via een draaiknop stel je de temperatuur in tot circa 250 °C, waardoor je van langzaam garen tot snel grillen verschillende bereidingswijzen kunt kiezen. De set wordt geleverd met meerdere individueel te gebruiken kooktegels, zodat iedereen op zijn eigen tegel kan bakken zonder smaken te mengen. Dankzij de antiaanbaklaag zijn de platen eenvoudig schoon te maken, terwijl antislipvoetjes het toestel stabiel houden. Het snoer is ongeveer twee meter lang, waardoor je het gemakkelijk midden op tafel zet.

Princess Dinner4All Pure - 4 personen

Deze Dinner4All Pure‑gourmetset van Princess is opgebouwd uit meerdere kleine bakplaten, zodat elke gebruiker zijn eigen kookgedeelte heeft. Het systeem bestaat uit vier bamboe plates met antiaanbaklaag en afzonderlijke bakplaatjes, die samen op één centrale powerbox van 1000 watt worden aangesloten. Doordat iedere plaat een eigen stekker heeft, kun je de opstelling uitbreiden of verkleinen; handig als je met twee, drie of vier personen wilt eten. Het apparaat heeft een controlelampje en een eenvoudige bediening; je steekt de stekker in het stopcontact en kiest een temperatuur met de draaiknop. Dankzij de non‑stick afwerking maak je de platen na afloop gemakkelijk schoon.