Je bent een Apple-gebruiker, maar je nieuwe werkomgeving zweert bij Microsoft of Google, of omgekeerd natuurlijk. Daar zit je dan met twee (of meer) mailprogramma's, agenda's en contactlijsten. Niet zo handig, maar gelukkig zijn er uitwegen om je informatie synchroon en beheer(s)baar te houden.

Apple - Microsoft

Tip 01: iCloud

Bezit je een iOS-apparaat of een Mac, dan ben je vast en zeker bekend met iCloud. Dit is de cloudoplossing van Apple die ervoor zorgt dat je altijd de meest recente versie van je belangrijke informatie hebt, zoals je agenda, berichten en contactpersonen. Ongeacht het toestel waarop je werkt. Gebruik je iOS of OS X maar nog geen iCloud? Dan wordt hier verteld hoe je alsnog aan de slag kunt met iCloud. Apple heeft gelukkig over de grenzen van het eigen bedrijf heen gekeken en iCloud ook voor Windows-gebruikers beschikbaar gesteld. Daar gaan we dan ook van profiteren om allerlei informatie van Apple met Outlook te synchroniseren, en omgekeerd. Lees ook: Al je apparaten synchroniseren met iCloud.

Tip 02: iCloud voor Windows

Heb je iCloud op orde aan de Apple-kant, dan komt iCloud voor Windows aan de beurt. Deze tool download je gratis. De installatie is erg eenvoudig: zorg dat Outlook niet actief is, ga je akkoord met de licentieovereenkomst en bevestig met Installeren. Na afloop herstart je je pc. In het systeemvak van Windows zie je nu een pictogram van iCloud. Klik dit aan en kies Inloggen. Meld je met hetzelfde Apple ID aan als op je iOS-apparaat of Mac. Even later verschijnt een paneel waarop je kunt aanduiden wat je precies wilt synchroniseren. Naast iCloud Drive, Foto's en Bladwijzers zit daar ook de optie Mail, contacten, agenda's en takenMet Outlook bij. Voor dit artikel zijn we vooral in dit laatste geïnteresseerd: zorg dus dat je hier zeker een vinkje plaatst en klik op Toepassen. Je kunt dit trouwens altijd nog wijzigen door het pictogram aan te klikken en te kiezen voor iCloud-instellingen openen.

©PXimport

Tip 02 Geef aan wat je precies wilt synchroniseren met iCloud.

Tip 03: iCloud in Outlook

Er duikt nu een venstertje op waarin je Outlook voor iCloud kunt configureren. Je hebt twee mogelijkheden: je kunt zieken voor Alle agenda's, contacten en taken als je een 'volledige' synchronisatie wilt, of je gaat selectief te werk en kiest voor Bepaalde agenda's, contacten en taken. In dit laatste geval krijg je de gelegenheid aan te geven welke informatie je precies wilt uploaden en samenvoegen met iCloud. Vink de gewenste opties aan en druk op de knop Doorgaan, waarna de eerste synchronisatie meteen plaatsvindt. Na afloop druk je op Gereed en kun je Outlook openen. Je zult merken dat de synchronisatie van deze gegevens verder geheel automatisch gebeurt.

Tip 04: Meer synchroniseren

Een minpunt van de synchronisatie via iCloud is dat de plug-in een extra map met de naam iCloud creëert in Outlook, zowel bij je mail, agenda, contactpersonen als je taken. Alleen gegevens die je in deze mappen plaatst, worden via iCloud gesynchroniseerd. Wil je ook informatie uit andere mappen synchroniseren, dan zit er weinig anders op dan die naar de iCloud-map te verplaatsen of die zelf daarin te creëren of te bewerken. Of je installeert een plug-in als CodeTwo Sync for iCloud. Deze integreert zich in de - in stap 2 geïnstalleerde - iCloud-plug-in. Deze tool kun je dertig dagen gratis uitproberen, daarna betaal je eenmalig 16 euro. Let wel, wij ondervonden dat deze plug-in nog niet vlekkeloos functioneert in Outlook 2016 (ook al beweert de producent op onze vraag dat het probleemloos zou moeten werken).

©PXimport

Tip 04 CodeTwo Sync for iCloud gaat een stap verder dan iCloud zelf.

Tip 05: Sync for iCloud

De installatie vergt nauwelijks meer dan enkele keren op Next te drukken en tot slot op Finish. Ook de configuratie van de tool is eenvoudig genoeg. Wanneer je Outlook opstart, merk je in de rubriek CodeTwo Sync for iCloud rechts de knop Settings op. Druk op deze knop en kies Add. Via de knop Browse kun je nu de gewenste Outlook-mappen toevoegen, zowel wat agenda's, contactpersonen als taken betreft, dus niet voor e-mailberichten. Verder stel je hier ook de iCloud-map in waarmee je de gekozen Outlook-map wilt synchroniseren en geef je aan hoe de synchronisatie precies moet verlopen: in één richting (van Outlook naar iCloud of omgekeerd) of in beide richtingen. Bevestig met tweemaal OK.

Microsoft - Google

Tip 06: E-mail

Het moet gezegd: de synchronisatie tussen Google (Android) en Microsoft (Windows) loopt minder gestroomlijnd dan via iCloud, maar er zijn gelukkig nog uitwegen. We beginnen met e-mail. Hoe zorg je ervoor dat je Gmail-berichten automatisch ook in Outlook belanden? Allereerst meld je je aan bij Gmail. Klik op het tandwielpictogram en selecteer Instellingen.

Ga naar het tabblad Doorsturen en POP/IMAP. Stip hier de optie IMAP inschakelen aan en bevestig met Wijzigingen opslaan. Over naar Outlook op je pc. Ga naar het menu Bestand en kies Accountinstellingen. Open het tabblad E-mail en kies Nieuw. Stip E-mailaccount aan en druk op Volgende. Vul de gevraagde gegevens in (naam, e-mailadres @gmail.com en wachtwoord) en druk nogmaals op Volgende. Outlook zorgt voor de verdere configuratie, waarna je afrondt met Voltooien / Sluiten. Een nieuwe mailmap met de naam van je Gmail-account duikt op en Outlook haalt automatisch alle Gmail-berichten op. Je kunt nu ook gewoon vanuit Outlook bericht verzenden met je Gmail-adres. Je Gmail-map in Outlook wordt automatisch gesynchroniseerd met je Gmail-account (ook op je mobiele Android-apparaat bijvoorbeeld). Overigens kun je op gelijkaardige manier ook je Gmail-berichten synchroniseren met je Thunderbird-installatie. De nodige instructies hiervoor vind je hier.

©PXimport

Tip 06 Via IMAP ook je Gmailberichten in Outlook.

Tip 07: Agenda

De makkelijkste manier om je Google-agenda met die van Outlook te synchroniseren is via Google Sync, een tool die werkt met het Microsoft Exchange ActiveSync-protocol. Jammer genoeg heeft Google deze tool intussen voorbehouden aan gebruikers van Google Apps for Work. Er zijn gelukkig andere oplossingen, maar de meeste software is niet (blijvend) gratis, zoals Companionlink, of je loopt met de gratis versie tegen beperkingen aan. Dat laatste is bijvoorbeeld het geval voor Calendar Sync (for Outlook and Google Calendar). Deze tool synchroniseert alleen afspraken en gebeurtenissen binnen dertig dagen van de synchronisatiedatum, maar misschien heb je daar voldoende aan. De betaalde Pro-versie (10 dollar, ca. 9,20 euro) heft die beperking wel op. De werking is in elk geval eenvoudig: start de tool op, vul de gegevens van je Google-account in, kies de gewenste Google Calendar en Outlook Calendar en bepaal de synchronisatiemodus (één richting of beide richtingen). Op het tabblad Auto Sync stel je de verversingsfrequentie in.

Overigens is er nog wel een gratis tool (GO Contact Sync Mod) waarmee je (ook) beide agenda's synchroon kunt houden, hoewel die meer is gericht op het synchroniseren van contactpersonen. Zie hiervoor de volgende twee tips. In het kader 'Agenda-abonnement' tonen we hoe je zonder extra tools je Google Agenda netjes up-to-date in Outlook krijgt.

Agenda-abonnement

Een alternatieve manier om een Google agenda up-to-date in Outlook te zien verschijnen, is via een abonnement op die agenda. Meld je alvast aan bij je Google Agenda. Klik in het linkerpaneel op Mijn agenda's en klik vervolgens op het pijltje naast de gewenste agenda. In het uitklapmenu selecteer je Agenda-instellingen, waarna je op het knopje ICAL drukt bij Privé-adres. Klik het getoonde adres met de rechtermuisknop aan en kies Linkadres kopiëren (of Koppelingkopiëren). Over naar de agendamodule van Outlook, waar je het menu Bestand opent en Accountinstellingen selecteert. Ga naar het tabblad Internetagenda's, klik op Nieuw en plak het gekopieerde adres met Ctrl+V in het veld. Google zal nu regelmatig de agenda in Outlook up-to-date brengen. Let wel, mocht Outlook (2016) je ingevoerde Google-ID niet aanvaarden, dan zit er blijkbaar weinig anders op dan tweefactor-authenticatie in te schakelen voor je Google-account.

©PXimport

Agenda van Google naar Outlook? Dat kan via een simpel 'abonnement'.

Tip 08: Contactpersonen

In Gmail of Outlook zelf zijn er geen voorzieningen om contactpersonen tussen beide diensten uit te wisselen. Je zult dus bij een externe tool moeten aankloppen. Daar bestaan diverse betaalde producten voor, waaronder Akrutosync (zeven dagen gratis, daarna 34,95 dollar (ca. 32 euro)) en Sync2 (veertien dagen gratis proef, daarna 39,95 dollar (ca. 36,50 euro)). Beide producten kunnen zowel je contacten als je agenda's en taken synchroniseren. Er bestaat ook een gratis tool: GO Contact Sync Mod. De installatie is rechttoe, rechtaan. Bij de eerste start van het programma vul je bij User je Gmail-adres in en geef je via de knop Toestaan te kennen dat je de tool aan je Gmail-account wilt koppelen. Deze toestemming kun je nog altijd weer intrekken via Revoke Authentication. Plaats een vinkje bij Sync Contacts aangezien je contactpersonen wilt synchroniseren en geef je aan welke Outlook-map met contactpersonen je precies wilt synchroniseren. Je kunt nu eventueel de synchronisatie al starten met de knop Sync.

©PXimport

Tip 08 Na je autorisatie nog even de gewenste map aanduiden.

Tip 09: Automatisch syncen

Je kunt ook eerst de manier waarop de synchronisatie gebeurt aanpassen. Plaats je een vinkje bij Sync Deletion, dan haalt de tool contacten weg uit Outlook wanneer je die ook in Google verwijdert en omgekeerd. In dat geval raden we je wel ook aan een vinkje bij PromptDeletion te plaatsen: dan wordt telkens eerst even om toestemming gevraagd. Handig is nog dat je het programma automatisch mee met Windows kunt laten opstarten (Run program atstartup) en dat je de synchronisatie kunt automatiseren: plaats een vinkje bij AutoSync en vul Sync Interval (in minuten) in. Zoals we al vermeldden in tip 7 kan GO Contact Sync Mod ook agenda's synchroniseren. In dit geval zet je een vinkje bij SyncAppointments en geef je aan welke twee agenda's (in Outlook en Google) je precies op elkaar wilt afgestemd zien. Bij conflicterende items duikt automatisch een venster op waarin gevraagd wordt wat je wilt behouden: de gegevens van Outlook, Google of beide.

©PXimport

Tip 09 GO Contact Sync Mod kan ook twee agenda's synchroon houden.

Google - Apple

Tip 10: Extra apps

Om berichten van Gmail direct te ontvangen op je iOS-apparaat hoef je weinig meer te doen dan de Gmail-app te downloaden en te installeren. Vervolgens voeg je een of meerdere Google-accounts toe, waarna alle mail netjes binnenrolt en wordt gesynchroniseerd. Je moet wel even de schuifknop op Aan zetten naast het gewenste account. Je kunt maximaal tussen vijf accounts schakelen.

Ook voor het ophalen van agenda-afspraken naar je iOS-apparaat kun je met een officiële Google-app (Google Agenda) werken, die is beschikbaar in de App Store. Ook hier log je in met je Google-account, waarna al je afspraken met het toestel worden gesynchroniseerd.

Tip 11: Standaard-apps

Installeer je liever geen extra app dan kan het ook anders, zowel voor je berichten, als je agenda als je contactpersonen. Ga naar Instellingen / Mail, Contacten, Agenda. Selecteer Nieuwe Account / Google. Vul de gevraagde gegevens in, waaronder je e-mailadres en wachtwoord. Bevestig met Volgende en zet de gewenste schuifknoppen aan. Je kunt je account nog verder configureren. Ga opnieuw naar Mail, Contacten,Agenda, kies Gmail en selecteer het zojuist toegevoegde account. Open de rubriek Geavanceerd: je kunt onder ander instellen waar concepten, verwijderde en gearchiveerde berichten moeten worden bewaard.

Zijn er meerdere accounts toegevoegd op je apparaat en wil je het Google-account als standaardaccount instellen, open dan nogmaals Instellingen / Mail, Contacten,Agenda, scrol naar beneden en selecteer Standaardaccount / Gmail. Het is ook nog mogelijk je 'push-instellingen' aan te passen, dit doet je via Mail, Contacten, Agenda / Nieuwe gegevens. Wil je dat de gegevens automatisch worden opgehaald van Gmail, laat de schuifknop bij Push dan ingeschakeld. Heb je dat liever niet, bijvoorbeeld om de batterij wat te ontzien, zet Push dan op uit en stel zelf de gewenste frequentie in. Lukt de verbinding met je Gmail-account niet vanuit je iOS-apparaat: lees er even het kader 'Gmail nukkig?' op na.

Ook nuttig om weten: heb je nog contactpersonen op andere Apple-apparaten opgeslagen, dan zet je die met behulp van vCard-bestanden over naar je Google-account, waarna ook die worden gesynchroniseerd (zie het kader 'Export/import contacten').

Gmail nukkig?

Treden er connectiefouten op wanneer je via je computer of iOS-apparaat wilt verbinden met Gmail, kijk dan de IMAP-instellingen in Gmail na. Die bereik je via het tandwielpictogram, waar je Instellingen kiest en het tabblad Doorsturen en POP/IMAP aanklikt. Zorg dat je hier de optie IMAP inschakelen hebt aangestipt. Heb je tweefactor-authenticatie bij Google ingeschakeld en vraagt Google je op je computer of iOS-apparaat voortdurend om een ander wachtwoord, surf dan hiernaartoe en klik in de rubriek Inloggen bij Google op App-wachtwoorden. Kies de gewenste app en het apparaat (zoals E-mail op mijn iPad) en bevestig met Genereren. Je krijgt nu een nieuw wachtwoord evenals de bijhorende instructies om op het betreffende toestel het oude te vervangen. Google zal je op dat apparaat niet langer om een nieuw wachtwoord vragen.

©PXimport

Voorkom dat je telkens een toevallig gegenereerd wachtwoord moet invullen.

Export/import contacten

Contactpersonen op een Apple-apparaat (en overigens ook vanuit diverse andere e-mailproviders, zoals Outlook(.com) en Yahoo!) kun je ook handmatig exporteren en importeren in Gmail. Vanuit Adresboek op je Mac kan dat via Bestand/ Exporteren / vCardexporteren, waarna je je aanmeldt bij Gmail en de verdere instructies volgt. Op een iOS-apparaat kan het met behulp van iCloud (zie ook tip 1). Ga naar Instellingen en kies iCloud. Meld je desgevraagd aan met je iCloud-account en zorg dat de schuifknop bij Contacten is ingeschakeld. Surf vervolgens naar www.icloud.com op je computer en kies Contacten. Selecteer een of meer contacten, klik linksonder op het tandwielpictogram en kies Exporteer vCard. De geselecteerde contacten worden nu in een vcf-bestand opgeslagen.

Schakel nu over naar Google Contactpersonen, waar je Meer aanklikt en Importeren selecteert. Kies CSV- of vCard-bestand. Wellicht word je nu tijdelijk omgeleid naar de oudere versie van Google Contactpersonen. Hier klik je dan op Meer / Bestand kiezen en verwijs je naar het gewenste contacts.vcf-bestand, waarna je bevestigt met Importeren.

©PXimport

Google Contactpersonen ondersteunt import via csv en vCard.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).