Workshop: mappen en bestanden synchroniseren
U kunt bestanden op meerdere plekken tot uw beschikking hebben door ze te synchroniseren. Dan zijn de bestanden niet alleen te lezen, maar ook aan te passen waar en wanneer u maar wilt. Op uw eigen pc of een ander systeem, in uw netwerk of (ver) daarbuiten. Dankzij synchronisatie hebt u altijd de beschikking over de nieuwste versie van uw gegevens. Synchronisatie is wel iets om heel secuur in te stellen. We helpen u met deze workshop graag op weg.
1. Bestanden en mappen synchroniseren
Met het gratis programma FreeFileSync kunt u mappen en zelfs complete schijven synchroon houden. U downloadt het via FreeFileSync. Daar aangekomen klikt u op de knop Download it! en vervolgens achter Looking for the latest version? op Download FreeFileSync vX.X Setup. U krijgt dan de meest recente versie die er is. In ons geval is dat v5.0. Omdat u dit programma waarschijnlijk vaker nodig zult hebben, is het verstandig het niet rechtstreeks uit te voeren, maar eerst op uw pc op te slaan.
©PXimport
2. FreeFileSync installeren
Ga naar de map met het installatiebestand en voer het uit. Nadat u akkoord bent gegaan met de licentieovereenkomst krijgt u twee mogelijkheden te zien. Standaard is Lokaal (aanbevolen) geselecteerd. Het programma wordt hiermee op uw pc geïnstalleerd en kan onder andere vanaf het bureaublad gestart worden. Met Portable kan het programma samen met uw bestanden op een mobiel opslagapparaat opgeslagen worden, bijvoorbeeld omdat u veel op 'vreemde systemen' werkt en wijzigingen pas bij thuiskomt met uw eigen pc synchroniseert. Wij kiezen voor Lokaal.
©PXimport
3. In alle soorten en maten
Zodra de installatie is afgerond, start u FreeFileSync op met een dubbelklik op het pictogram op het bureaublad. Alleen de eerste keer wordt gevraagd of wekelijks op updates gecontroleerd mag worden. Sta dit bij voorkeur toe. Wat u nu als eerste moet doen, is instellen hoe de synchronisatie moet gaan plaatsvinden. Er bestaan namelijk meerdere methoden, en het is essentieel dat u die manier kiest die exact doet wat u voor ogen hebt. Klik hiertoe op het groene tandwiel Synchronisatie instellingen aan de rechterzijde van het programmavenster.
©PXimport
4. Heen en weer synchroniseren
Kies Automatisch als wijzigingen over en weer gekopieerd moeten worden. Stel dat u een map op uw pc synchroniseert met een map op een usb-stick. In welke van de twee mappen u ook iets aanpast, na synchronisatie staan op beide plekken alleen de nieuwste versies van uw bestanden. Deze optie is meestal de beste keuze als u vrij wilt zijn om een bestand op een willekeurige computer aan te passen. Pas wel op, want ook verwijderingen worden gesynchroniseerd. Wat u aan één kant weggooit, verdwijnt ook aan de andere kant.
©PXimport
5. Spiegelbeeld
Gebruikt u één systeem als hoofdcomputer en staan daar altijd de recentste versies van uw bestanden? Dan kan de optie Spiegelen ook volstaan. Wijzigingen worden dan alleen van de pc naar het andere opslagmedium gekopieerd, eenzijdig dus. Aanpassingen (per ongeluk of door anderen) op bijvoorbeeld een externe schijf, worden niet terug naar de pc gebracht. Kies dus alleen voor deze optie als u uw bestanden echt alleen op die ene pc aanpast. De gesynchroniseerde map is vooral bedoeld om te raadplegen en als reservekopie (back-up).
©PXimport
6. Bestanden stapelen
Ook de synchronisatiemethode Bijwerken is bedoeld om nieuwe en gewijzigde bestanden alleen in de richting van een tweede opslagmedium te kopiëren. Verschil ten opzichte van Spiegelen is dat bestanden die u op de pc hebt verwijderd, ditmaal op de tweede locatie blijven staan. Hebt u een bestand van uw pc verwijderd, dan staat deze - mits eerder gesynchroniseerd - nog gewoon op de tweede locatie. Let weer goed op dat de bestanden slechts één kant op gesynchroniseerd worden. Aanpassingen op het externe medium worden dus niet naar de pc gekopieerd.
©PXimport
7. Synchronisatie op maat
Bent u niet tevreden over het gedrag van de zojuist besproken synchronisatiemethoden? Wellicht hebt u de pictogrammen aan de rechterzijde van het venster Synchronisatie instellingen opgemerkt. Die staan voor de verschillende toestanden waarin een bestand zich kan bevinden, zoals nieuw, gewijzigd of verwijderd. Laat de muis op een grijs pictogram zweven om de betekenis ervan te zien en klik daarna op het pictogram rechts om het gewenste gedrag in te stellen. Het venster activeert nu automatisch een vierde synchronisatiemethode genaamd Aangepast.
©PXimport
8. Conflictmeldingen
Er zijn dus drie kant-en-klare synchronisatievarianten en daarnaast nog eentje die u helemaal naar uw smaak kunt inrichten. Verder kunt u de foutafhandeling het beste op Show pop-up laten staan. Komt het programma er even niet uit, dan krijgt u een melding te zien. Bij Verwijder-afhandeling geeft u aan wat er met weggegooide bestanden moet gebeuren. Standaard is dat Gebruik de prullenbak. Kies Versieën (sic) als u meerdere versies wilt bewaren. Heel handig om als back-up te gebruiken. Klik op OK om terug te keren naar het hoofdscherm.
©PXimport
9. Mappen synchroniseren
Sleep een map die u wilt synchroniseren vanuit bijvoorbeeld Windows Verkenner naar de linkerhelft van het FreeFileSync programmavenster. Of u klikt op Verkennen (op die linkerhelft) en bladert erheen. Daarna voegt u eventueel extra mappen aan de synchronisatielijst toe met een klik op het groene bolletje met plusteken. Klik op het rode bolletje met minteken om een map weer uit de lijst te halen. Nu moet u alleen nog per toegevoegde map aan de rechterkant een map aanwijzen op het tweede opslagmedium. Maak die waar nodig aan via Verkennen.
©PXimport
10. Testen
Om vooraf te zien wat er tijdens het synchroniseren met uw bestanden zal gebeuren, klikt u op de knop Vergelijk. Er wordt dan nog niet gesynchroniseerd, maar u ziet wel per bestand welke actie het programma van plan is te ondernemen. Helemaal onderin ziet u de statistieken. In de middenkolom ziet u per bestand in welke richting gesynchroniseerd zal worden. Haalt u een vinkje weg, dan doet dat bestand dit keer niet mee. Bent u het niet eens met de actie, dan kunt u ook voor een andere actie kiezen. U hebt zelf dus best veel controle.
©PXimport
11. Identieke bestanden
Klik op Synchroniseer en daarna op Start om de synchronisatie echt uit te voeren. Tijdens het proces ziet u de voortgang en na afloop verschijnt een samenvatting. Het vergelijken van bestanden gebeurt standaard door te kijken naar de bestandsgrootte en de aanmaak- of wijzigingsdatum. Theoretisch zouden bestanden dan inhoudelijk kunnen verschillen. Wilt u absoluut zeker weten dat bestanden identiek zijn, klik dan op het blauwe tandwiel en kies voor Bestandsinhoud. Bestanden worden dan karakter voor karakter met elkaar vergeleken. Dit kost wel wat meer tijd.
©PXimport
12. Synchroniseren over het netwerk
In plaats van een map kunt u ook een schijf aanwijzen. In dat geval worden alle mappen en bestanden die erop staan, gesynchroniseerd. Hiermee voorkomt u dat u per ongeluk vergeet iets mee te nemen. Houd er rekening mee dat u minimaal evenveel schijfruimte op de bestemming nodig hebt. Verder kunt u ook naar een ander apparaat op uw thuisnetwerk synchroniseren. U wijst dan tijdens het verkennen een computer, schijf en map aan onder het kopje Netwerk. Of u maakt een netwerklocatie aan, zodat er een extra schijfletter op uw computer verschijnt.
©PXimport
Synchronisatieconflicten
Vooral wanneer u bestanden in twee richtingen synchroniseert, omdat u ze op beide opslagmedia wilt kunnen aanpassen, is het extreem belangrijk dat u goed kijkt naar de verschillende synchronisatiemogelijkheden van FreeFileSync. Dit om te voorkomen dat u per abuis uw kostbare gegevens overschrijft of verwijdert. Als het programma er niet uitkomt, kan het zijn dat er een conflict aan gemeld wordt. In dat geval kunt u zelf beslissen wat er moet gebeuren.
©PXimport
13. Syncen naar online
Bestanden synchroniseren met een online opslaglocatie kan ook. Bijvoorbeeld met Dropbox of HiDrive Free. Met deze diensten kunt u een map of netwerklocatie op uw pc gebruiken als doorgeefluik. Synchroniseert u met FreeFileSync naar deze plek, dan worden de betreffende mappen en bestanden na het synchroniseren door FreeFileSync automatisch opgepakt en online bewaard. Ook nu geldt dat u wel voldoende online opslagruimte moet hebben. Standaard krijgt u twee GB (Dropbox) of vijf GB (HiDrive) online opslagruimte. Voor meer moet u een abonnement afsluiten.
©PXimport
14. Afwijkende mappen
Instellingen die u met het groene tandwiel Synchronisatie instellingen maakt, gelden voor alle mappen die u aan de synchronisatielijst toevoegt. Het is heel aannemelijk dat u niet elke map op dezelfde manier wilt synchroniseren. Misschien moeten sommige mappen maar één kant op gesynchroniseerd worden, andere mappen juist tweezijdig, of u wilt dat in een heel belangrijke map ook oudere versies van bestanden bewaard blijven. Dat kan allemaal via het grijze tandwieltje op een regel in de synchronisatielijst. Het kleurt groen als teken van de afwijkende mapsynchronisatie.
©PXimport
15. Automatisch synchroniseren
Synchroniseren kunt u handmatig doen zodra u dat nodig acht, bijvoorbeeld aan het einde van elke dag. Maar het kan ook automatisch, kies hiertoe in de menubalk Geavanceerd / Creëer taaklijst. Pas eventueel de lijst met te synchroniseren mappen aan, ga dan naar tabblad Batch settings en kies Run minimized als u niet steeds gestoord wilt worden en klik op Opslaan. Vul een bestandsnaam in en sla het bestand op in een map naar keuze. We gaan het synchroniseren nu automatisch via de taakplanner van Windows laten lopen.
©PXimport
16. Windows Taakplanner
Open de taakplanner via Start / Alle programma's / Bureau-accessoires / Systeemwerkset / Taakplanner. Kies rechts Basistaak maken en doorloop de wizard. Kies Een programma starten en vul C:\Program Files\FreeFileSync\FreeFileSync.exe in. Bij Parameters toevoegen (optioneel) vult u het pad van het zojuist bewaarde batch-bestand in, bijvoorbeeld C:\Mijn map\Synchroniseren.ffs_batch. Het synchronisatieritme past u eventueel apart aan, door in de Bibliotheek voor Taakplanner met rechts op uw taak te klikken, en vervolgens Eigenschappen en Triggers.
©PXimport
17. Van één naar meer
Zoals u hebt gezien kunt u met FreeFileSync heel eenvoudig mappen of schijven synchroniseren met een tweede opslagapparaat. Dat mag zich zowel intern als extern bevinden. Belangrijk is dat het externe apparaat moet zijn aangesloten of de netwerklocatie bereikbaar moet zijn op het moment dat u synchroniseert. Ook als u het volledig automatisch doet via de Windows Taakplanner. Synchroniseren kan ook prima naar meerdere opslagmedia tegelijk, zoals een externe schijf, netwerklocatie en naar Dropbox. Maak het alleen niet te complex, dat werkt fouten in de hand.
©PXimport
18. Synchroniseren naar ftp
Sommige mensen hebben een ongemerkt online opslagruimte waar ze vrijwel niets mee doen, bijvoorbeeld bij de internetprovider of webhoster. Afhankelijk van de samenstelling van uw pakket kan het om behoorlijk wat ruimte gaan. Nu is het lastig om dit voor synchroniseren te gebruiken, want er is een ftp-client, gebruikersnaam en wachtwoord nodig om erbij te kunnen, terwijl FreeFileSync gewoon een lokale schijfletter wil zien. Dat probleem verhelpt u met NetDrive. Dit programma is gratis voor thuisgebruik en presenteert ftp-ruimte als een schijf.
©PXimport
Back-up en synchronisatie
Synchronisatie is van oorsprong bedoeld om uw eigen bestanden op twee (of meer) plekken (mappen, schijven of locaties) gelijk te trekken én gelijk te houden. Omdat het toch al om een kopie gaat, wordt het vaak ook gebruikt om back-ups te maken. Zorg er dan wel voor dat u (via Windows) ook een back-up van de systeemsoftware maakt. Stopt Windows ermee, dan kan dit via een noodprocedure alsnog gerepareerd worden. Weet ook dat het minder veilig is dan een échte back-up, zeker bij synchronisatie in twee richtingen.
©PXimport
Gescheiden opslag
Het is verstandig om alle eigen bestanden op een aparte partitie of schijf op te slaan. Dus gescheiden van de systeembestanden van Windows. U ziet dan in een oogopslag wat van u is en dus ook wat u moet synchroniseren of back-uppen. Extra voordeel is dat bij het opnieuw installeren van Windows of bij een systeemherstelactie, het risico minimaal is dat (per ongeluk) uw eigen gegevens beschadigen of kwijtraken.
19. Configuraties
Het is goed denkbaar dat u niet altijd dezelfde mappen wilt synchroniseren, of dat u dit soms naar een ander opslagmedium of een andere locatie wilt doen. Dat kan door met configuraties te werken. Het setje mappen dat u in FreeFileSync hebt ingetikt, bewaart u als configuratie door linksonder op het floppy met de rode pijl te klikken en een bestandsnaam in te tikken. Daarna kan een eerder aangemaakte configuratie weer ingeladen worden via het pictogram met de groene pijl. Ernaast zijn de drie laatst gebruikte configuraties rechtstreeks te selecteren.
©PXimport
20. Systeemback-up maken
Een systeemback-up maken kan onder Windows 7 via Start / Configuratiescherm / Systeem en beveiliging / Back-up maken en terugzetten. Klik op Back-up instellen en wijs een schijf aan waar de reservekopie terecht moet komen. Het is verstandig hier geen interne maar een externe schijf of netwerkschijf (NAS) voor te gebruiken. U kunt het volledig aan Windows overlaten wat er bewaard moet worden, maar beter is het om dit zelf aan te geven via Zelf bepalen. U kunt een pure systeemkopie maken, of ook uw eigen bestanden in de back-up laten meenemen.
©PXimport
21. Systeemherstelschijf
Controleer in het overzicht altijd goed of echt het juiste bewaard gaat worden en klik pas daarna op Instellingen opslaan en back-up uitvoeren. Om deze back-up ook terug te kunnen zetten als Windows plotseling niet of niet meer goed opstart, is het verstandig om nu meteen ook (eenmalig) een systeemherstelschijf aan te maken. Ook dat doet u via het scherm Backup maken en terugzetten en wel met de optie Een systeemherstelschijf maken. U hebt een lege beschrijfbare dvd nodig. Hier kunt u in noodgevallen van opstarten om Windows te herstellen.
©PXimport
