Je leest geregeld over interessante nieuwe functies in toekomstige Windows-versies, waarop je helaas meestal nog maanden moet wachten. Wil je direct met al deze nieuwigheden aan de slag, schrijf je dan gratis in voor het Windows Insider-programma.

Microsoft is zo’n tien jaar geleden begonnen met het uitrollen van een Windows Insider-programma. Dit geeft gebruikers de kans om allerlei bèta- en pre-releaseversies van Windows, inclusief proefversies van cumulatieve updates, te downloaden en te installeren. Je hoeft hier niet voor te betalen, althans niet met geld. Wel geef je bij het intekenen op dit programma toestemming aan Microsoft om na te gaan hoe Windows op je pc presteert en wat je zoal binnen Windows doet, zoals welke apps je gebruikt en welke menu’s je opent. Via een speciale app kun je Microsoft ook zelf suggesties doorspelen of feedback geven over eventuele problematische ervaringen. Je kunt tevens reageren op probleemrapporten van medegebruikers.

1 Voor- en nadelen

Microsoft verzamelt dus aanzienlijk wat informatie via het Insider-programma en daarom activeer je het beter niet op systemen met gevoelige (bedrijfs)gegevens. Bovendien kunnen releases en updates, afhankelijk van het gekozen kanaal (zie stap 3), instabiel zijn, dus is ook activatie op een productiemachine af te raden.

Toch biedt het programma voordelen. Als fervente Windows-gebruiker krijg je toegang tot de nieuwste functies. Ontwikkelaars kunnen hun code testen met toekomstige interfaces en SDK-versies, en bedrijven kunnen in een veilige omgeving hun software en infrastructuur testen met aankomende Windows-versies. Er is trouwens een apart Insider-programma voor zakelijke klanten.

Je kunt ook deelnemen aan een community met discussies, artikelen, web- en podcasts. Bezoek de site, meld je aan, stem in met de voorwaarden, en draag bij met je eigen posts. Via deze pagina vind je wekelijke geüpdatete informatie over het Windows Insider-programma.

2 Registratie

Als het Windows Insider-programma je aanspreekt, kun je je direct vanuit Windows aanmelden. We gaan uit van Windows 11 waar de meeste nieuwe functies voor in ontwikkeling zijn, maar het kan ook in Windows 10. Open Instellingen in Windows en selecteer Windows Update. Klik in het rechterdeelvenster op Windows Insider-programma en vervolgens op Aan de slag. In het dialoogvenster klik je op Een account koppelen en log je in met een Microsoft-account, eventueel een dat je speciaal voor het Insider-programma hebt aangemaakt. Na een geslaagde koppeling kies je uit verschillende kanalen: Canary, Dev, Bèta en ReleasePreview. Wat extra tekst en uitleg is hier zeker op zijn plaats.

3 Kanalen

Het Windows Insider-programma kent verschillende kanalen of ‘channels’, elk met unieke kenmerken en stabiliteitsgraden. Deze kanalen zijn vergelijkbaar met wat Microsoft enkele jaren terug nog ‘rings’ noemde.

Er zijn vier kanalen beschikbaar: Canary, Dev, Bèta en Release Preview, gerangschikt van minst naar meest stabiel. Canary, het nieuwste kanaal, biedt zeer vroege builds voor gebruikers die experimenten niet schuwen. De kanaalnaam verwijst naar de praktijk van koolmijnwerkers die vroeger een kanarie meenamen naar de ondergrondse mijnen als een vroeg waarschuwingsteken voor gevaarlijke gassen. In deze context gaat het om Windows-versies die mogelijk nog bugs bevatten en (dus) problemen kunnen veroorzaken.

Het Dev-kanaal is gericht op technisch vaardige gebruikers zoals ontwikkelaars, met minder stabiele updates die ook nog bugs kunnen bevatten. Bèta is stabieler, met minder frequente updates, en is ideaal voor gebruikers die nieuwe functies willen testen met minder risico. Release Preview is het meest stabiel, perfect voor diegenen die de volgende Windows-release willen proberen, nét voor de algemene uitrol inclusief de nieuwste fixes en verbeteringen.

4 Installatie

Kies zorgvuldig je kanaal binnen het Windows Insider-programma. Overstappen naar een ‘sneller’ kanaal, zoals van Bèta naar Dev of van Dev naar Canary, kan meestal zonder problemen, maar terugkeren naar een trager kanaal is vaak alleen mogelijk als de buildnummers van beide kanalen overeenkomen. We komen hier nog op terug, maar onthoud dat een downgrade naar een lager buildnummer of naar de standaard Windows-editie niet zomaar meer mogelijk is en meestal een schone (her)installatie van Windows vereist.

Selecteer het meest geschikte kanaal en bevestig met Ga verder. Je kunt nu de integrale, Engelstalige Insider-overeenkomst doornemen. Let op, zodra je hier op de knop Doorgaan drukt, heb je weinig andere opties meer dan je systeem te herstarten, waarna het deel uitmaakt van het Insider-programma. Kort hierna ontvang je de nieuwste builds en updates via de ingebouwde updatefunctie; een proces dat ‘flighting’ wordt genoemd.

Druk níét op Doorgaan wanneer je toch liever een parallelle installatie (dual boot) wilt uitvoeren, de Insider-versie op een ander apparaat wilt installeren of wanneer je zo’n build eerst wilt uitproberen in een virtuele machine, want dat kan dus ook.

5 Iso-schijfkopiebestand

Als je het risicovol vindt om een Insider-build met bijbehorende updates direct op je normale Windows-pc te zetten, kun je beter eerst een iso-schijfkopiebestand van de gewenste build downloaden. Jammer genoeg kan dit niet via Windows Instellingen. Gebruik je browser om naar de Windows Insider-pagina te gaan, klik op Register en vervolgens op Sign innow. Voer je Microsoft-accountgegevens in of maak snel (nog) een nieuw account met Maak nu een account. Na een succesvolle registratie, accepteer je de voorwaarden door het vakje aan te vinken en bevestig je met Register now en Flight now.

Je komt terecht op de pagina waar je het iso-bestand kunt downloaden. Klik hier op het tabblad Preview Windows op de link Windows Insider Preview ISO. Scrol op de volgende pagina naar Select edition om de gewenste Insider-build te kiezen, zoals Windows 10 Insider Preview (Release PreviewChannel) of Windows 11 Insider Preview (Canary Channel). Klik op Confirm, kies de taal die je wenst, bijvoorbeeld Dutch, en start de download van het iso-bestand. Deze downloadlink blijft 24 uur geldig.

6 Live boot

In stap 7 en 8 beschrijven we het opzetten van een virtuele machine met het iso-bestand, maar je kunt ook een live installatiemedium creëren. Dat doen we nu eerst en gaat als volgt: stop in je pc een usb-stick van minimaal 8 GB, die geen belangrijke gegevens bevat. Open het startmenu van Windows, typ herstel en open Een herstelstation maken. Kies Ja, haal het vinkje weg bij Maak een back-up van de systeembestanden naar hetherstelstation en klik op Volgende. Kies het juiste usb-station, klik op Volgende, daarna op Maken en uiteindelijk op Voltooien.

Rechtsklik vervolgens op het gedownloade iso-bestand en selecteer Koppelen om de inhoud beschikbaar te maken in Verkenner. Selecteer alle bestanden (met de muis of Ctrl+A), klik er met rechts op en kies Kopiëren. Ga naar je usb-stick, klik met rechts ergens in de hoofdmap en selecteer Plakken om de bestanden over te zetten. Wordt er gevraagd om bestaande gegevens in de doelmap te vervangen, bevestig dat dan. Met deze usb-stick kun je nu een systeem opstarten, eventueel via het bootmenu, om de Windows-installatie van de gekozen Insider-build uit te voeren. Voor verdere details hebben we hier helaas niet de ruimte.

7 Set-up virtuele machine

Ook voor een virtuele installatie van de Insider-build kun je het iso-bestand goed gebruiken. Daarvoor heb je een virtuele machine-manager nodig. VMware Workstation Player, gratis voor persoonlijk gebruik, is hiervoor een goede keuze. Installeer het programma met enkele klikken en start het op, bij voorkeur als administrator. In het startvenster kies je voor Create a New Virtual Machine. Kies Installer disc image file (iso) en zoek via Browse je iso-bestand op. Na de bevestiging met Openen klik je op Next. Kies Microsoft Windows als besturingssysteem, duid de juiste versie aan, zoals Windows 11 x64, en druk op Next. Geef je virtuele machine een naam, kies een geschikte opslagplaats en klik op Next. Als de app om encryptie-informatie vraagt, selecteer dan All the files […] en voer een wachtwoord in (2x). Laat gerust het vinkje bij Remember the password on this machine in Credential Manager staan en ga verder met Next. Wijs voldoende virtuele schijfruimte toe, zoals 100 GB, en kies voor Store virtual disk as a single file. Rond af met Next en Finish.

8 Installatie virtuele machine

De nieuwe virtuele machine wordt nu toegevoegd. Selecteer deze en open eerst Editvirtual machine settings. Controleer of de machine minstens 4 GB Memory en 2Processors heeft, en of een Network Adapter (NAT) en Trusted Platform Module aanwezig zijn. Op het tabblad Options kun je bij Access Control het wachtwoord wijzigen en bij Power vind je de optie Enter full screen mode after powering on. Als alles correct is ingesteld, bevestig dan met OK en klik op Play virtual machine. Wanneer Press any key to verschijnt, druk je op de Ctrl-toets en vervolgens in het venster op een willekeurige toets om Windows-setup te starten. Configureer de taal, tijd, valuta en toetsenbord, kies voor Windows <n> installeren en accepteer de voorwaarden. Voer een productcode in of kies eventueel Ik heb geen productcode, selecteer de gewenste Windows-versie, ga akkoord met de licentieovereenkomst, kies de niet-toegewezen ruimte en bevestig met Installeren. Na enkele keren herstarten kun je de gevirtualiseerde Insider-build op de gebruikelijke wijze configureren.

Let op: selecteer bij de vraag Stuur diagnostische gegevens naar Microsoft de optie Inclusief optioneel om volledig met de build aan de slag te kunnen. En misschien wil je tijdens de configuratie ook nog wel Instellen als nieuwe pc selecteren.

9 Builds en updates

Je kunt controleren of je de juiste build hebt door een melding op je bureaublad en misschien ook wel aan bepaalde functies. Je kunt dit altijd verifiëren door op Windows-toets+R te drukken en winver in te voeren. Je ziet dan bijvoorbeeld Versie 24H2 (Build 26090.112), Windows 11 Pro. Hierbij is 26090 de major build en 112 de minor build, oftewel revisie.

Open ook de Instellingen van Windows, ga naar Windows Update / Windows Insider-programma en controleer je huidige kanaal bij Uw Insider-instellingen kiezen. Je kunt hier eveneens je account aanpassen, bij Windows Insider-account, via de knop Bewerken.

Nieuwe major en minor builds ontvang je normaal gesproken via Windows Update, maar je kunt ze op elk moment ook handmatig binnenhalen met de knop Naar updates zoeken.

Een gedetailleerd, chronologisch overzicht van de verschillende builds uit diverse kanalen vind je op deze pagina.

10 Feedback-hub

Microsoft verzamelt automatisch informatie over het gebruik van het Windows Insider-programma, maar je hebt ook de mogelijkheid om actief feedback te geven. Zo kun je problemen melden of suggesties doen door feedback in de Windows-zoekbalk te typen en de app Feedback-hub te openen.

In het opstartvenster vind je links over het Insider-programma en krijg je informatie over je status als insider, inclusief een sectie Prestaties. Je kunt problemen melden of functies voorstellen via specifieke knoppen, waarna je in stappen je feedback formuleert, inclusief taalkeuze, samenvatting, detailbeschrijving en de relevante categorie. Je ziet ook eerdere, vergelijkbare feedback van anderen. Nuttig, want hiermee kan je vraag al beantwoord worden. Is dat niet het geval, dan kun je verdergaan met nog meer details en kun je eventueel schermopnames en relevante bestanden toevoegen. Tijdens dit proces stuurt de app aanvullende diagnostische gegevens naar Microsoft. De knop Aankondigingen geeft je een chronologisch overzicht van de nieuwste builds.

11 Omschakeling

Als je op een bepaald moment naar een snellere, hogere build wilt overschakelen, ga dan naar Instellingen in Windows, kies Windows Update en vervolgens Windows Insider-programma. Hier klik je op Uw Insider-instellingen kiezen en selecteer je een sneller kanaal. Na enige tijd ontvang je automatisch de updates voor dit nieuwe kanaal.

Je zult merken dat de lagere, tragere kanalen normaliter niet beschikbaar zijn. Dit komt omdat overschakelen naar een trager kanaal of lagere build niet direct mogelijk is. Om terug te keren naar een lagere build of naar de normale Windows-versie (die eigenlijk per definitie van een lagere build is) is meestal een nieuwe installatie van Windows nodig. Op deze pagina vind je hierover meer informatie. Na deze installatie kun je eventueel via het Windows Insider-programma een kanaal met een lagere build kiezen.

12 Stopzetting

Je kunt je in principe op elk moment uitschrijven uit het Windows Insider-programma door Geen Preview-builds meer ontvangen te selecteren. Als je deelnam aan het Bèta- of Release Preview-kanaal, zet dan de bovenste schakelknop op Aan. Dit zorgt ervoor dat bij de volgende grote, definitieve Windows-release de insider-updates automatisch stoppen, maar dit kan weken of zelfs maanden duren. Als je was ingeschreven voor het Dev- of Canary-kanaal, zit er helaas meestal weinig anders op dan via een schone installatie van Windows terug te keren naar de reguliere Windows-versie.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).