ID.nl logo
Versleutel je e-mail met pgp
© Reshift Digital
Huis

Versleutel je e-mail met pgp

E-mailen is als een postkaart: iedereen die de mail doorgeeft, kan de mail eenvoudig inzien. Met pgp maak je het een stuk veiliger en kun je de e-mail versleutelen in een speciale map, zodat níet iedereen mee kan lezen.

Met pgp versleutel je je e-mailberichten. In deze masterclass laten we je zien wat pgp precies is, hoe het werkt en hoe je het opzet in je favoriete mailclients, zoals Mozilla Thunderbird of Microsoft Office Outlook. Pgp is echter niet beperkt tot lokale mailclients: je kunt het ook in de browser en op je mobiel gebruiken, maar daarvoor heb je wel aparte oplossingen nodig en dat is weer wat extra werk.

Wat is er nodig?

Om met pgp aan de slag te gaan, is het nodig dat je toegewijd bent. Zoals je in deze masterclass zult zien, moet je nogal wat stappen doorlopen. En niet alleen jij, óók degene met wie je versleuteld wilt gaan mailen. Als de ontvanger geen pgp gebruikt, kun je diegene geen versleutelde mail sturen, want de e-mail wordt versleuteld met de publieke sleutel van de ontvanger. Die ontbreekt in dat geval. Verder moet je per platform apart een plug-in of extensie installeren en configureren voor pgp-ondersteuning.

01 Wat is pgp?

Pgp staat voor ‘pretty good privacy’ en biedt privacy en authenticatie voor digitale communicatie. Pgp wordt niet alleen voor e-mail gebruikt: je kunt het op allerlei varianten van digitale communicatie toepassen, zoals chatten of bestanden. Encryptie van pgp werkt met een combinatie van technieken, namelijk zowel asymmetrische als symmetrische encryptie. Asymmetrische encryptie werkt met een publieke sleutel en een privésleutel. Als iemand jou een bericht wil sturen, heeft diegene jouw publieke sleutel nodig. Met die publieke sleutel wordt normaliter de inhoud versleuteld.

Vervolgens kan de inhoud alleen ingezien worden door diegene die de privésleutel heeft die bij de publieke sleutel hoort, dat ben jij dus. Elke publieke sleutel is gekoppeld aan een e-mailadres of gebruikersnaam. Asymmetrische encryptie is niet zo efficiënt voor grote tekst. Daarom gebruikt pgp ook symmetrische encryptie. Symmetrische encryptie is simpelweg een stukje tekst versleutelen met één wachtwoord. Dat wachtwoord heet in pgp de sessiesleutel en die wordt versleuteld met de asymmetrische encryptie. Jouw mailclient ontsleutelt dan eerst de sessiesleutel met je privésleutel, en ontsleutelt daarna de inhoud van de e-mail met de sessiesleutel.

02 Windows

In Windows ga je eenvoudig aan de slag met Gpg4Win. Je downloadt het programma vanaf www.gpg4win.org. Druk op de grote groene knop, klik op $0 als je niets wilt doneren en klik dan op Download. Voer het gedownloade bestand uit en volg de installatiestappen, die spreken voor zich. De standaardcomponenten die mee worden geïnstalleerd zijn prima. We gaan nu als eerste ons sleutelpaar aanmaken, door Kleopatra vanuit het startmenu te openen. Klik op File / New Certificate. De certificaatwizard opent. Klik op Create a personal OpenPGP key pair. Vul dan je naam in en het e-mailadres waarvoor je pgp wilt gaan gebruiken. Klik op Next / Create Key.

Voer dan een passphrase in, dit is simpelweg een wachtwoord waarmee je de privésleutel beveiligt. Hiermee voorkom je dat iemand die toegang heeft tot je pc, jouw privésleutel in kan zien. Zorg voor een sterk en veilig wachtwoord. Vul daarna nog eens je passphrase in om te bevestigen en klik op OK. In het witte vlak kun je willekeurige tekst intypen, waarmee de sleutel nog willekeuriger wordt. Klik op Finish om het venster te sluiten. Om nu je certificaat te verzenden zodat een ander daadwerkelijk versleutelde e-mail naar je kan sturen, exporteer je je certificaat (je publieke sleutel) en voeg je het als bijlage toe aan een e-mail. Je kunt je publieke sleutel exporteren via File / Export Certificates. Plak het asc-bestand dan in een e-mail.

©PXimport

03 Certificaat terugtrekken

Het is belangrijk om een zogenaamd revocation-certificaat klaar te hebben staan. Op het moment dat iemand je identiteit steelt en je privésleutel en publieke sleutel in handen krijgt, kan deze persoon zich voordoen als jou. Hetzelfde geldt als je de passphrase voor je privésleutel niet meer weet, dan is het ook maar het beste om je sleutel terug te trekken. Het is erg moeilijk om een sleutel in OpenPGP te verwijderen. Daarvoor gebruik je een revocation-certificaat. Als je certificaat gestolen is, upload je dan dat revocation-certificaat naar de OpenPGP-server waarna je publieke sleutel niet meer gebruikt kan worden om e-mails te versleutelen. Om daarmee aan de slag te gaan, open je de Opdrachtprompt van Windows. Voer dan het volgende commando uit:

gpg --output revoke.asc --gen-revoke sleutel-id

Vervang dan sleutel-id met de id van je certificaat. Die vind je door rechts te klikken op je certificaat in Kleopatra en dan te kiezen voor Certificate Details. Kopieer dan de waarde bij Key ID. Druk op Y in Opdrachtprompt om je keuze te bevestigen. Geef een reden op, je kunt hier simpelweg voor 0 kiezen, druk op Enter bij extra opmerkingen. Daarna wordt om je passphrase gevraagd omdat er even toegang verkregen moet worden tot je privésleutel. Het revocation-bestand staat nu in de map C:\Users\[gebruikersnaam] genaamd revoke.asc. Bewaar het op een veilige plek, voor als je het ooit nodig hebt.

©PXimport

Het is belangrijk om een zogenaamd revocation-certificaat klaar te hebben staan.

-

04 Certificaat verspreiden

Een van de manieren om je certificaat te verspreiden, is dus door het handmatig per e-mail te versturen naar iedereen. Je kunt dan dus bijvoorbeeld in elke mail je asc-bestand toevoegen of je kunt de tekst direct uit het asc-bestand kopiëren en in je handtekening zetten, want het is simpelweg een tekstbestand. Er is nog een manier om je certificaat te verspreiden: je kunt het uploaden naar een OpenPGP-server.

Op die manier kan iedereen jouw certificaat vinden en zo versleuteld e-mailen. Bovendien hoef je dan niet naar iedereen zelf je publieke sleutel te sturen, omdat die eenvoudig online te vinden is. Iedereen kan een OpenPGP-server opzetten, dat is goed, want je wilt zo veel mogelijk dat je publieke sleutel verspreid wordt. Je moet wel zelf aangeven waar je ‘m uploadt. Selecteer je certificaat en klik op File / Export Certificates to Server. Er verschijnt een melding dat je nog geen OpenPGP-servers hebt geconfigureerd. Klik op Continue om de standaardserver, keys.gnupg.net, te gebruiken. Klik dan nog eens op Continue en upload je certificaat.

©PXimport

Mailproviders

Als je dit nu allemaal te veel moeite vindt, dan kun je ook eens kijken naar een versleutelde mailprovider. Een van die providers is bijvoorbeeld ProtonMail, een mailprovider die pgp ingebouwd heeft. Het Zwitserse bedrijf heeft zowel een gratis als betaalde variant en zelfs ProtonMail zelf kan je e-mail niet inzien. Een alternatief is Hushmail. Daarvoor betaal je vijftig dollar per jaar, dan krijg je 10 GB opslag en toegang tot alle apps, zodat je er ook op je mobiel bij kunt. Ook Hushmail biedt ingebouwde OpenPGP-bescherming. Bij ProtonMail stel je een wachtwoord in voor de e-mail. De ontvanger krijgt dan een e-mail met een link, waar het wachtwoord ingevuld kan worden waarna de e-mail zichtbaar wordt. Bij Hushmail stel je een vraag aan de ontvanger waar jullie beide het antwoord op weten. Daarmee wordt dan je e-mail versleuteld.

05 Ontvangen e-mail ontsleutelen

Stel nu dat iemand jou een versleuteld e-mailbericht stuurt, dan wil je die e-mail kunnen ontsleutelen. Gpg4Win installeert voor Outlook standaard de extensie GpgOL mee, die werkt met Outlook 2003 tot en met versie 2016. Als je een versleutelde e-mail ontvangt, kun je deze eenvoudig lezen door de e-mail in een apart venster te openen. Klik dan in het Lint op GpgOL en klik op Decrypt. Het e-mailbericht wordt door Kleopatra voor je ontsleuteld.

©PXimport

06 E-mail versleutelen

Om zelf een versleutelde e-mail te versturen, is het nodig dat je van iemand anders de publieke sleutel in handen krijgt. Heb je die in handen, dan importeer je die in Kleopatra met de knop Import certificate. Je ziet het certificaat terug op het tabblad Other Certificates. Om nu een e-mail te versleutelen, stel je een nieuw bericht op en voer je de ontvanger in van wie je het certificaat hebt. Ga dan in het Lint naar GpgOL en klik op Encrypt. Kies voor OpenPGP en vink eventueel de optie Show all recipients aan. Kies dan het certificaat van de ontvanger uit de lijst en klik op OK. De tekst wordt vervangen door de versleutelde tekst. Verstuur je bericht zoals normaal. Degene aan de andere kant kan dan op dezelfde manier als eerst het bericht ontsleutelen.

©PXimport

Ondertekenen of versleutelen

Tot nu toe hebben we alleen laten zien hoe je e-mail versleutelt. PGP heeft nog een optie: namelijk e-mail ondertekenen. Dat staat los van versleutelen. Als je een e-mail ondertekent, voeg je een hash toe aan de e-mail. Die hash is gemaakt op basis van de inhoud van de e-mail. Als een derde partij onderweg de e-mail wijzigt, dan kan de ontvanger dat daarmee detecteren door de hashes te vergelijken. Er is een probleem: niets houdt een derde partij tegen om onderweg de hash te vervangen. Daarom versleutel je de hash met je eigen privésleutel. De ontvanger kan de hash dan alleen ontsleutelen met jouw publieke sleutel, waarmee gegarandeerd wordt dat de mail van jou is. Als iemand dit dan aanpast, kan de hash niet meer ontsleuteld worden met jouw publieke sleutel, tenzij diegene je privésleutel in handen heeft. Om een e-mail te ondertekenen, klik je in GpgOL op Sign.

07 Thunderbird

Om in Thunderbird aan de slag te gaan met pgp, is het nodig om een extra extensie te installeren, namelijk Enigmail. Open daarvoor Thunderbird, druk op de Alt-toets om de menubalk weer te geven en ga dan naar Extra / Add-ons. Bij Alle add-ons doorzoeken typ je Enigmail. Klik op Installeren bij de juiste add-on en herstart Thunderbird achteraf om de installatie te voltooien. Na het opnieuw starten wordt de configuratiewizard van Enigmail gestart. Klik op Verdergaan.

We kiezen voor een standaardconfiguratie, dus klik weer op Verdergaan. Enigmail kiest vanzelf al de juiste gpg-installatie en heeft je sleutels uit Gpg4Win al gevonden. Klik dus op je privésleutel uit de lijst en klik weer op Verdergaan / Gereed. Als je nu een nieuwe e-mail opstelt, zie je de Enigmail-werkbalk erbij. Klik op het slotje om een e-mail te versleutelen. Je kunt ook eenvoudig zo je publieke sleutel versturen door te kiezen voor Mijn publieke sleutelbijvoegen. Verstuur dan je bericht zoals normaal.

©PXimport

08 Mailvelope opzetten

Wat je tot nu toe hebt gezien, is nogal wat werk. Certificaten beheren, terugtrekken, importeren, exporteren en uitwisselen. Het kan eenvoudiger, maar dat geldt alleen als je vooral webmail in Google Chrome of Mozilla Firefox gebruikt. Dan kun je namelijk gebruikmaken van Mailvelope. Download en installeer de add-on voor je favoriete browser. Wij installeren het in Chrome. Om Mailvelope te configureren, klik je op het icoon en dan op Opties. We hebben al een sleutel met Gpg4Win, die moeten we eerst exporteren. In Kleopatra klik je op je certificaat en dan op File / Export Secret Keys. Vink de optie ASCII armor aan, kies waar je het bestand op wilt slaan en geef het een naam. Klik op OK. Terug in Mailvelope klik je op Sleutel importeren en blader je naar het zojuist geëxporteerde asc-bestand. Importeer daarna ook je publieke sleutel door in Kleopatra te kiezen voor Export Certificates zoals eerder uitgelegd, en importeer ook deze sleutel op dezelfde manier in Mailvelope.

Om zelf een versleutelde e-mail te versturen, is het nodig dat je van iemand anders de publieke sleutel in handen krijgt.

-

09 Mailvelope verzenden

Om nu een versleuteld bericht te versturen met Mailvelope, ga je naar je webmailprovider en stel je een bericht op. Er verschijnt dan meteen een pictogram in de tekst in de inhoud van de e-mail. Klik daarop en voeg hier je ontvanger toe en typ hier de daadwerkelijke inhoud van het e-mailbericht. Klik op Versleutelen om je e-mail te versleutelen. De versleutelde tekst verschijnt en je kunt de e-mail zoals normaal verzenden. Je kunt in Mailvelope verder je publieke sleutel uploaden, zodat deze makkelijker voor anderen vindbaar is. Klik daarvoor op het Mailvelope-icoon en kies voor Opties. Ga naar Sleutels weergeven en klik op Publieke sleutel uploaden.

©PXimport

10 Android en iOS

Voor iOS is een van de beste opties iPGMail. Deze app geeft je de mogelijkheid om versleutelde e-mail te lezen en te openen. De standaard mail-app van iOS zal pgp-bijlages automatisch openen met iPGMail, zodat je niet de ciphertext hoeft te kopiëren en plakken. Je kunt je sleutelpaar importeren via AirDrop of met iTunes. Exporteer je bestaande sleutels zoals we eerder ook deden voor Mailvelope. Die sleutel kun je dan importeren met AirDrop of met iTunes. Daarvoor ga je naar je apparaat in iTunes en dan naar Apps en onderaan Bestandsdeling. Je kunt iPGMail verder koppelen aan Dropbox voor toegang tot bestanden die je dan ook versleuteld kunt versturen.

Voor Android kun je kijken naar bijvoorbeeld OpenKeychain, een OpenPGP-app die integreert goed met K-9 Mail. Zorg er dus voor dat je beide apps gebruikt. Zet als eerste OpenKeychain op. Zorg dat je sleutel op je Android-apparaat staat en kies dan in OpenKeychain voor Sleutel importeren uit bestand en kies het bestand. Zet dan K-9 Mail op door je e-mailaccountinstellingen te configureren zoals normaal. Ga achteraf naar het menu / Instellingen / Account instellingen. Klik op Cryptografie / OpenPGP app en kies voor OpenKeychain. Stel dan een mail op en tik op het rode slot. OpenKeychain opent en tik op Toegang toestaan om K-9 Mail toegang te geven.

©PXimport

Beperkingen van pgp

Een nadeel van pgp is dat het geen ‘forward secrecy’ heeft. Dat houdt in dat als iemand jouw pgp-privésleutel in handen krijgt, deze aanvaller alle eerdere én toekomstige communicatie van jou in kan zien. Een ander nadeel is dat pgp heel erg zichtbaar is. Als een internetprovider deep-packet inspection toepast, kan deze heel erg eenvoudig mails met pgp herkennen. Je maakt jezelf dan dus zichtbaar voor de autoriteiten. Bovendien doet pgp niets aan de metadata: pgp kan niet de ontvangers en verzenders versleutelen, dus het is duidelijk met wie je precies communiceert. Pgp kán overigens de onderwerp-regel versleutelen, maar die functie wordt bijna niet gebruikt. Als laatste is het nadeel dat geen een platform native pgp ondersteunt, behalve misschien sommige Linux-desktopomgevingen. Je moet dus steeds weer andere apps hiervoor gebruiken.

In het vizier

Is pgp onveilig? In maart gingen er wat nieuwsberichten rond die dit suggereerden, maar we kunnen je geruststellen. Wat was er dan gebeurd? De Nederlandse politie liet naar eigen zeggen ‘de onderwereld sidderen’ door een grote hoeveelheid pgp-sleutels in beslag te nemen die werden gebruikt op BlackBerry’s. Het ging om een inval bij een bedrijf dat aangepaste BlackBerry’s verkocht waarmee kopers automatisch via pgp mailden. Hoewel de dienst zich niet specifiek richtte op criminelen, bleek het overgrote merendeel van het klantenbestand daar wel uit te bestaan. Opvallend was dat de sleutels om de berichten te kunnen lezen niet lokaal werden gegenereerd, maar op de server waar de berichten overheen liepen. Een erg slechte manier van beveiligen, waar de politie handig gebruik van heeft gemaakt. Wat de nieuwsberichten suggereerden – dat pgp was gekraakt – was dus niet het geval. De politie wist alleen specifieke sleutels te bemachtigen die op een onzorgvuldige manier waren gecreëerd. Gelukkig is pgp tot op de dag van vandaag niet te kraken, integendeel: uit het politieonderzoek kwam juist naar voren dat de politie moeite had met het kraken van de standaard.

▼ Volgende artikel
Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond
© M.studio - stock.adobe.com
Huis

Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

▼ Volgende artikel
Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde
© px.palette
Huis

Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Wat gaan we doen?

We geven diverse tips en tools om administratieve en andere papieren documenten efficiënt en ordelijk te digitaliseren. Dat gaat van scannen en OCR’en tot organiseren, automatiseren, back-uppen en meer.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Er bestaan ook heel wat printers met een ingebouwde scanner.

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

NAPS2 is prima opensource-scansoftware, met geïntegreerde meertalige OCR-module.

Pdf-printer

De focus van dit artikel ligt op papieren brondocumenten, maar we willen zeker ook (de gratis versie van) PDFCreator vermelden (www.pdfforge.org/pdfcreator). Je kunt deze namelijk als virtuele printer installeren om zo allerlei documenttypen om te zetten naar PDF(/A).

Start na installatie de app, open het tabblad Printer, vink PDFCreator aan en kies via de moersleutel het bestaande profiel PDF/A (archiefbestand). Bevestig met Opslaan en sluit de app. Open nu een document in een willekeurige toepassing, open het afdrukvenster en selecteer PDFCreator als printer. Een dialoogvenster opent waarin je het document meteen kunt opslaan als PDF/A-bestand (standaardversie 2b, maar dit is aanpasbaar via het uitklapmenu).

Je kunt zo’n virtuele printer ook inzetten om documenten automatisch als PDF/A op te slaan in een zelf te bepalen map. Maak hiervoor in PDFCreator op het tabblad Profielen een nieuw profiel aan (bijvoorbeeld PDF/A in map Facturen), kies bijvoorbeeld PDF/A-2b als formaat en geef tevens een specifieke opslaglocatie op. Koppel dit profiel op het tabblad Printer aan een nieuwe virtuele printer (bijvoorbeeld PDF/A-facturen). Zo maak je meerdere profielen en printers aan, waarbij elk PDF/A-bestand automatisch in een andere map terechtkomt.

Je kunt ook meerdere virtuele printers aanmaken, telkens met een aangepast profiel.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Met (het gratis) Adobe Scan kun je ook meerdere pagina’s laten OCR’en en in één pdf bewaren.

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

TagSpaces is een krachtige taggingtool, maar met een zekere leercurve.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Met het juiste filter kun je ook vanuit de Verkenner naar tags binnen pdf-documenten zoeken.

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Sneller zoeken binnen een logische mappenstructuur (en met labels).

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Organiseer je bestanden automatisch op basis van eigen, gecombineerde zoekfilters.

DMS

Met de tips rond doorzoekbaar maken, taggen en ordenen uit dit artikel, en met tools als TagSpaces en File Juggler, raak je al ver. Wil je je administratie nog professioneler organiseren, dan kom je uit bij een volwaardig Document Management System, kortweg DMS. Flexibele opensource-tools zijn bijvoorbeeld Papermerge en Paperless NGX. Beide installeer je het makkelijkst op Windows via Docker (Docker Desktop for Windows, met WSL2).

Na installatie bereik je het browserdashboard van de tool standaard via http://<ip-adres>:8000. Beide tools bieden OCR aan om gescande documenten doorzoekbaar te maken. Je documenten kunnen ook automatisch worden verwerkt op basis van eigen filters, en er zijn krachtige zoekopties ingebouwd. Beide tools kun je meteen uitproberen via een online demo (log in met demo / demo).

Een krachtig DMS als Paperless-ngx maakt het bijhouden van je administratie veel efficiënter.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Agent Ransack laat gecombineerde en krachtige filters toe en zoekt ook in metadata.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Duplicati is een betrouwbare, gebruiksvriendelijke en flexibele back-uptool.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).

Ook in NAPS2 kun je pdf-documenten met een wachtwoord beveiligen.