Uitnodiging of brochure maken in Word

Tip 01: Standaardsjabloon

We beginnen eerst met het maken van een uitnodiging. Een sjabloon daarvoor bestaat uit losse onderdelen die je zelf kunt aanpassen en aanvullen. Je klikt erop en vult je eigen gegevens in. Zo combineer je het gemak van een sjabloon met persoonlijke informatie. Helemaal handig is een ontwerp dat je kunt gebruiken voor een kaart die je per post kunt verzenden, terwijl je tegelijk de digitale versie per mail naar vrienden kunt versturen.

Tip 02: Basisvorm

Start Word op en ga naar Nieuw, waar je via een zoekopdracht in de online sjablonen duikt. In ons voorbeeld willen we een uitnodiging maken voor een housewarming. Probeer verschillende zoektermen, bijvoorbeeld ‘uitnodiging’, maar misschien vind je een gepast ontwerp wel bij ‘verjaardagskaart’. Denk dus out of the box. In de eerste plaats gaat het om het formaat van het document en de indeling ervan, zodat je de basisvorm kunt behouden en de inhoud ervan kunt aanpassen. De meeste sjablonen zijn samengesteld uit groepen en tabellen, en als je die structuur te ingrijpend probeert te veranderen, vergt dat te veel moeite en tijd. Eigenlijk kun je dan net zo makkelijk met een blanco pagina beginnen.

Sjablonen-verzamelaars

Tip 03: Selectie maken

Het sjabloon dat we hier hebben gekozen, is een ontwerp waarmee je twee kaarten uit een A4’tje haalt. Als je op het model klikt, lees je de exacte grootte (12,7 x 17,8 cm). Precies het formaat dat in een standaard envelop past. Als dit het sjabloon is dat je wilt gebruiken, klik je op de blauwe knop Maken. Het ontwerp wordt geopend in Word. Ons gekozen ontwerp blijkt te bestaan uit een bedrukte voor- en achterkant. Omdat we de achterkant niet nodig hebben, kunnen we die tweede pagina gewoon verwijderen.

Tip 04: Afbeelding vervangen

Het belangrijkste element van een uitnodiging is meestal de foto. Om de huidige afbeelding op het sjabloon te vervangen door een nieuwe afbeelding, zonder dat je de grootte hoeft aan te passen, gebruik je de rechtermuisknop. Selecteer de opdracht Afbeelding wijzigen / Uit bestand en navigeer naar de afbeelding die op je harde schijf staat. In de meeste gevallen zul je de afbeelding nog willen verschuiven, zodat het interessante deel van de foto goed in beeld staat. Omdat de afbeelding is geselecteerd, komt het tabblad Afbeeldingsopmaak tevoorschijn en daar vind je aan de rechterkant de knop Bijsnijden. Gebruik het pijltje onder deze knop en kies voor Aanpassen. Hierdoor kun je de afbeelding schalen en verschuiven.

Tip 05: Hoofdtekst aanpassen

Daarna pak je de hoofdtekst aan. In dit sjabloon staat elke letter van de titel in een andere kleur, en dat vinden we niet zo fraai. Je kunt in het tabblad Start makkelijk het lettertype, de letterstijl en de tekstkleur aanpassen. In dit geval bestaat de titel uit twee tekstvakken op een rechthoekige vorm. Ook de kleur van de vorm pas je aan door er met de rechtermuisknop op te klikken, waarna je bij Opvulling een andere kleur selecteert. Nu je toch aan de tekst sleutelt, kun je meteen de gegevens voor de locatie en het tijdstip aanpassen. Blijf sober in de selectie van lettertypen en tekstkleur: less is more.

Tip 06: Kleine elementen

Sjablonen bevatten meestal allerlei elementen, zoals lijntjes, kaders en tabellen die je pas ontdekt wanneer je een element probeert te verplaatsen. In dit sjabloon is dat niet anders. We komen een aantal lijnen tegen wanneer we de gekleurde rijen aan de linkerkant willen verwijderen. Zoom flink in, zodat je deze elementen kunt selecteren en verwijderen. Hiermee creëren we ruimte aan de rechterkant om een kleine plattegrond te plaatsen. Je kunt daarvoor een schermafdruk uit Google Maps gebruiken.

Tip 07: Afdrukken of e-mailen

Omdat je deze uitnodiging slechts eenzijdig zult afdrukken, kun je twee exemplaren op één vel papier plaatsen. Uiteraard kun je ook een schermafbeelding van de kaart maken om deze als afbeelding in een e-mail bij te sluiten. Maar beter is het om er een pdf van te maken. Hiervoor begin je met een leeg Word-document en in het tabblad Indeling wijzig je het formaat in A5, de helft van een A4. Daarna ga je terug naar het document met de uitnodigingen en selecteer je zorgvuldig alle elementen van één kaart. Vervolgens groepeer je die elementen met Afbeeldingsopmaak / Groeperen / Groeperen. Dat maakt het makkelijker om alles in z’n geheel in het A5-document te plakken. Daarna ga je in het A5-document naar Bestand / Opslaan als om het document op te slaan als pdf-bestand. Door deze bestandsindeling te gebruiken, kan de ontvanger de tekst met adresgegevens niet alleen bekijken, maar ook eenvoudig kopiëren, om bijvoorbeeld in zijn agenda te zetten.

Brochure

Tip 08: Brochure maken

We laten je nu zien hoe je in Word een brochure kunt maken. Daarbij heb je de keuze: je begint weer met een sjabloon of je maakt zelf iets vanuit een leeg document. Dat laatste kan wat lastiger zijn, want Word is geen ontwerpprogramma. Om het onszelf makkelijk te maken, beginnen we dus met een template. En al is het een sjabloon met een bepaald kleurenschema en ontwerp, je kunt dit altijd nog aanpassen aan je behoeften en smaak.

Tip 09: Sjabloon downloaden

Voor het maken van een brochure maken we gebruik van de site Template.net. Deze dienst probeert vooral betaalde sjablonen aan de man te brengen, maar toch kun je ook nog wel een aantal gratis templates vinden. Je herkent de weggevertjes aan het label Free in de linkerbovenhoek. Onder het ontwerp staat steeds een reeks knoppen. Die verklappen met welke programma’s je dit sjabloon kunt openen en bewerken. Het sjabloon in ons voorbeeld kun je bijvoorbeeld bewerken in Photoshop, Illustrator, InDesign, Publisher, Apple Pages en Word. Wanneer je een sjabloon aanklikt, krijg je soortgelijke voorstellen te zien waarvan de gratis exemplaren bovenaan staan.

Tip 10: Bestanden uitpakken

In de download vind je een bestand en twee mappen: een readme-tekst, een map Fonts en een map Word. In de tekst staat het goede nieuws, namelijk dat je het sjabloon en de lettertypes kosteloos mag gebruiken voor persoonlijke en professionele projecten. In de map Word zit het sjabloon in het docx-formaat. Dat is het normale Word-formaat en dus eigenlijk geen sjabloon-indeling. De map Fonts bevat de lettertypes die in dit ontwerp worden gebruikt.

Tip 11: Lettertype installeren

Dat Template.net zelfs de bijbehorende lettertypes meelevert, is een pluspunt ten opzichte van de templates van Microsoft. Bij de eigen Word-templates gaat Microsoft uit van het standaardpakket aan fonts dat bij Office werd meegeleverd. Om de lettertypes uit de map Fonts te installeren, dubbelklik je op de lettertypebestanden, zodat je een voorvertoning te zien krijgt. Linksboven zie je dan de knop Installeren staan. Wanneer het progressiebalkje aangeeft dat de installatieprocedure klaar is, sluit je de voorvertoning en installeer je het volgende lettertype. Om dezelfde lettertypes als in het sjabloon te kunnen gebruiken, moet je vijf fonts installeren.

Tip 12: Formaat bepalen

Daarna open je het Word-bestand. Het eerste wat je moet doen is het formaat controleren in het tabblad Indeling / Formaat. De meeste sjablonen die uit de VS komen, staan namelijk in het Amerikaanse papierformaat Letter (216 × 279 mm). Selecteer je hier A4, dan wordt het ontwerp ingesteld op het papier dat waarschijnlijk bij jou in de printer zit: 210 × 297 mm. Nu moet je de inhoud van het ontwerp nog wel even verslepen, want anders krijg je lege zones. Het gaat dus om een A4-blaadje, dubbelzijdig afgedrukt, dat je in het midden dubbelvouwt.

Tip 13: Groeperen opheffen

Vaak zijn de elementen in zo’n sjabloon gegroepeerd. Handig om het te kopiëren of verslepen, maar niet als je het wilt bewerken. Klik er daarom met de rechtermuisknop op en kies voor Groeperen / Groep opheffen. Vervolgens kun je de afbeelding op de cover verwijderen en via Invoegen / Afbeeldingen / Dit apparaat je eigen afbeelding selecteren die je voor deze programmabrochure wilt gebruiken. Gebeurt het nu dat de tekst en andere elementen alle kanten uitspringen als je deze nieuwe afbeelding probeert te positioneren, verhelp dat dan door met de rechtermuisknop op de afbeelding te klikken en dan bij Tekstterugloop de optie Achter tekst te selecteren. Vervang op die manier alle afbeeldingen van het sjabloon door eigen afbeeldingen.

Tip 14: Tekstvakken aanpassen

Als je de groepen in dit sjabloon hebt opgeheven, zul je ontdekken dat het ontwerp uit veel verschillende tekstvakken bestaat in plaats van één groot vak waarin de tekstregels verschillende lettergroottes hebben gekregen. Dat heeft een goede reden: door met verschillende tekstvakken te werken kun je onderkoppen en andere tekst veel gemakkelijker positioneren. Anders gaat Word volledig z’n eigen gang op basis van de ingestelde regel- en alinea-afstanden. Je kunt uiteraard ook de lettertypes wijzigen, al raden we dat hier af. Het ontwerp is namelijk samengesteld op basis van een harmonieuze set lettertypes en meestal wordt de lay-out alleen maar slechter door hiermee te experimenteren. Pas nu de inhoud in de verschillende tekstvakken aan.

Tip 15: Grafische elementen

In de programmabrochure staan verschillende grafische elementen. De oorspronkelijke kleuren van het sjabloon zijn gekozen op basis van de gebruikte afbeeldingen, maar die hebben we inmiddels gewijzigd. Daarom gaan we een ander kleurenschema kiezen, iets dat beter bij het huidige thema past. In het tabblad Ontwerpen vind je onder de knop Kleuren een reeks kleurenschema’s. Daarna selecteer je een of meerdere vormen en dan kun je in het tabblad Vormindeling bij Vormopvulling een nieuwe kleur voor deze grafische vormen kiezen. In de kleurenkiezer staat bovenaan het kleurenschema dat je zojuist hebt gekozen. Eventueel kun je dan de grootte en positie van de grafische elementen nog wijzigen. Zorg er ten slotte voor dat de tekstvakken weer boven op de vormen staan.

Tip 16: Afdrukken of opslaan

Is het ontwerp klaar, dan kun je een proefdruk maken. Stel de printer in op Dubbelzijdig afdrukken en het liefst zonder witrand. Heb je veel exemplaren van je brochure nodig, dan kun je een beroep doen op een printshop. Maar zo’n printshop zal je ontwerp weigeren als je het in Word-formaat aanbiedt. Het risico is te groot dat het ontwerp op jouw computer afwijkt van hun afdrukinstellingen. Daarom moet je het aanleveren als pdf-bestand. Om je brochure op te slaan als pdf, ga je via Bestand naar Opslaan als. Geef het bestand een naam, kies bij Indeling het pdf-formaat en klik op de knop Opslaan.