Door een leuke, verzorgde uitnodiging of brochure weet je publiek dat alles tot in de puntjes georganiseerd zal zijn. De talloze sjablonen van Word voor uitnodigingen en brochures kun je helemaal aanpassen aan de gelegenheid en je persoonlijke smaak. We gaan je aan de hand van een aantal sjablonen laten zien hoe je in Word een uitnodiging of brochure kunt maken.

Tip 01: Standaardsjabloon

We beginnen eerst met het maken van een uitnodiging. Een sjabloon daarvoor bestaat uit losse onderdelen die je zelf kunt aanpassen en aanvullen. Je klikt erop en vult je eigen gegevens in. Zo combineer je het gemak van een sjabloon met persoonlijke informatie. Helemaal handig is een ontwerp dat je kunt gebruiken voor een kaart die je per post kunt verzenden, terwijl je tegelijk de digitale versie per mail naar vrienden kunt versturen.

Tip 02: Basisvorm

Start Word op en ga naar Nieuw, waar je via een zoekopdracht in de online sjablonen duikt. In ons voorbeeld willen we een uitnodiging maken voor een housewarming. Probeer verschillende zoektermen, bijvoorbeeld ‘uitnodiging’, maar misschien vind je een gepast ontwerp wel bij ‘verjaardagskaart’. Denk dus out of the box. In de eerste plaats gaat het om het formaat van het document en de indeling ervan, zodat je de basisvorm kunt behouden en de inhoud ervan kunt aanpassen. De meeste sjablonen zijn samengesteld uit groepen en tabellen, en als je die structuur te ingrijpend probeert te veranderen, vergt dat te veel moeite en tijd. Eigenlijk kun je dan net zo makkelijk met een blanco pagina beginnen.

©PXimport

Sjablonen-verzamelaars

©PXimport

Tip 03: Selectie maken

Het sjabloon dat we hier hebben gekozen, is een ontwerp waarmee je twee kaarten uit een A4’tje haalt. Als je op het model klikt, lees je de exacte grootte (12,7 x 17,8 cm). Precies het formaat dat in een standaard envelop past. Als dit het sjabloon is dat je wilt gebruiken, klik je op de blauwe knop Maken. Het ontwerp wordt geopend in Word. Ons gekozen ontwerp blijkt te bestaan uit een bedrukte voor- en achterkant. Omdat we de achterkant niet nodig hebben, kunnen we die tweede pagina gewoon verwijderen.

©PXimport

Tip 04: Afbeelding vervangen

Het belangrijkste element van een uitnodiging is meestal de foto. Om de huidige afbeelding op het sjabloon te vervangen door een nieuwe afbeelding, zonder dat je de grootte hoeft aan te passen, gebruik je de rechtermuisknop. Selecteer de opdracht Afbeelding wijzigen / Uit bestand en navigeer naar de afbeelding die op je harde schijf staat. In de meeste gevallen zul je de afbeelding nog willen verschuiven, zodat het interessante deel van de foto goed in beeld staat. Omdat de afbeelding is geselecteerd, komt het tabblad Afbeeldingsopmaak tevoorschijn en daar vind je aan de rechterkant de knop Bijsnijden. Gebruik het pijltje onder deze knop en kies voor Aanpassen. Hierdoor kun je de afbeelding schalen en verschuiven.

©PXimport

Tip 05: Hoofdtekst aanpassen

Daarna pak je de hoofdtekst aan. In dit sjabloon staat elke letter van de titel in een andere kleur, en dat vinden we niet zo fraai. Je kunt in het tabblad Start makkelijk het lettertype, de letterstijl en de tekstkleur aanpassen. In dit geval bestaat de titel uit twee tekstvakken op een rechthoekige vorm. Ook de kleur van de vorm pas je aan door er met de rechtermuisknop op te klikken, waarna je bij Opvulling een andere kleur selecteert. Nu je toch aan de tekst sleutelt, kun je meteen de gegevens voor de locatie en het tijdstip aanpassen. Blijf sober in de selectie van lettertypen en tekstkleur: less is more.

©PXimport

Tip 06: Kleine elementen

Sjablonen bevatten meestal allerlei elementen, zoals lijntjes, kaders en tabellen die je pas ontdekt wanneer je een element probeert te verplaatsen. In dit sjabloon is dat niet anders. We komen een aantal lijnen tegen wanneer we de gekleurde rijen aan de linkerkant willen verwijderen. Zoom flink in, zodat je deze elementen kunt selecteren en verwijderen. Hiermee creëren we ruimte aan de rechterkant om een kleine plattegrond te plaatsen. Je kunt daarvoor een schermafdruk uit Google Maps gebruiken.

©PXimport

Tip 07: Afdrukken of e-mailen

Omdat je deze uitnodiging slechts eenzijdig zult afdrukken, kun je twee exemplaren op één vel papier plaatsen. Uiteraard kun je ook een schermafbeelding van de kaart maken om deze als afbeelding in een e-mail bij te sluiten. Maar beter is het om er een pdf van te maken. Hiervoor begin je met een leeg Word-document en in het tabblad Indeling wijzig je het formaat in A5, de helft van een A4. Daarna ga je terug naar het document met de uitnodigingen en selecteer je zorgvuldig alle elementen van één kaart. Vervolgens groepeer je die elementen met Afbeeldingsopmaak / Groeperen / Groeperen. Dat maakt het makkelijker om alles in z’n geheel in het A5-document te plakken. Daarna ga je in het A5-document naar Bestand / Opslaanals om het document op te slaan als pdf-bestand. Door deze bestandsindeling te gebruiken, kan de ontvanger de tekst met adresgegevens niet alleen bekijken, maar ook eenvoudig kopiëren, om bijvoorbeeld in zijn agenda te zetten.

©PXimport

Brochure

Tip 08: Brochure maken

We laten je nu zien hoe je in Word een brochure kunt maken. Daarbij heb je de keuze: je begint weer met een sjabloon of je maakt zelf iets vanuit een leeg document. Dat laatste kan wat lastiger zijn, want Word is geen ontwerpprogramma. Om het onszelf makkelijk te maken, beginnen we dus met een template. En al is het een sjabloon met een bepaald kleurenschema en ontwerp, je kunt dit altijd nog aanpassen aan je behoeften en smaak.

©PXimport

Tip 09: Sjabloon downloaden

Voor het maken van een brochure maken we gebruik van de site Template.net. Deze dienst probeert vooral betaalde sjablonen aan de man te brengen, maar toch kun je ook nog wel een aantal gratis templates vinden. Je herkent de weggevertjes aan het label Free in de linkerbovenhoek. Onder het ontwerp staat steeds een reeks knoppen. Die verklappen met welke programma’s je dit sjabloon kunt openen en bewerken. Het sjabloon in ons voorbeeld kun je bijvoorbeeld bewerken in Photoshop, Illustrator, InDesign, Publisher, Apple Pages en Word. Wanneer je een sjabloon aanklikt, krijg je soortgelijke voorstellen te zien waarvan de gratis exemplaren bovenaan staan.

Tip 10: Bestanden uitpakken

In de download vind je een bestand en twee mappen: een readme-tekst, een map Fonts en een map Word. In de tekst staat het goede nieuws, namelijk dat je het sjabloon en de lettertypes kosteloos mag gebruiken voor persoonlijke en professionele projecten. In de map Word zit het sjabloon in het docx-formaat. Dat is het normale Word-formaat en dus eigenlijk geen sjabloon-indeling. De map Fonts bevat de lettertypes die in dit ontwerp worden gebruikt.

©PXimport

Tip 11: Lettertype installeren

Dat Template.net zelfs de bijbehorende lettertypes meelevert, is een pluspunt ten opzichte van de templates van Microsoft. Bij de eigen Word-templates gaat Microsoft uit van het standaardpakket aan fonts dat bij Office werd meegeleverd. Om de lettertypes uit de map Fonts te installeren, dubbelklik je op de lettertypebestanden, zodat je een voorvertoning te zien krijgt. Linksboven zie je dan de knop Installeren staan. Wanneer het progressiebalkje aangeeft dat de installatieprocedure klaar is, sluit je de voorvertoning en installeer je het volgende lettertype. Om dezelfde lettertypes als in het sjabloon te kunnen gebruiken, moet je vijf fonts installeren.

©PXimport

Tip 12: Formaat bepalen

Daarna open je het Word-bestand. Het eerste wat je moet doen is het formaat controleren in het tabblad Indeling / Formaat. De meeste sjablonen die uit de VS komen, staan namelijk in het Amerikaanse papierformaat Letter (216 × 279 mm). Selecteer je hier A4, dan wordt het ontwerp ingesteld op het papier dat waarschijnlijk bij jou in de printer zit: 210 × 297 mm. Nu moet je de inhoud van het ontwerp nog wel even verslepen, want anders krijg je lege zones. Het gaat dus om een A4-blaadje, dubbelzijdig afgedrukt, dat je in het midden dubbelvouwt.

©PXimport

Tip 13: Groeperen opheffen

Vaak zijn de elementen in zo’n sjabloon gegroepeerd. Handig om het te kopiëren of verslepen, maar niet als je het wilt bewerken. Klik er daarom met de rechtermuisknop op en kies voor Groeperen / Groep opheffen. Vervolgens kun je de afbeelding op de cover verwijderen en via Invoegen / Afbeeldingen / Dit apparaat je eigen afbeelding selecteren die je voor deze programmabrochure wilt gebruiken. Gebeurt het nu dat de tekst en andere elementen alle kanten uitspringen als je deze nieuwe afbeelding probeert te positioneren, verhelp dat dan door met de rechtermuisknop op de afbeelding te klikken en dan bij Tekstterugloop de optie Achter tekst te selecteren. Vervang op die manier alle afbeeldingen van het sjabloon door eigen afbeeldingen.

©PXimport

Tip 14: Tekstvakken aanpassen

Als je de groepen in dit sjabloon hebt opgeheven, zul je ontdekken dat het ontwerp uit veel verschillende tekstvakken bestaat in plaats van één groot vak waarin de tekstregels verschillende lettergroottes hebben gekregen. Dat heeft een goede reden: door met verschillende tekstvakken te werken kun je onderkoppen en andere tekst veel gemakkelijker positioneren. Anders gaat Word volledig z’n eigen gang op basis van de ingestelde regel- en alinea-afstanden. Je kunt uiteraard ook de lettertypes wijzigen, al raden we dat hier af. Het ontwerp is namelijk samengesteld op basis van een harmonieuze set lettertypes en meestal wordt de lay-out alleen maar slechter door hiermee te experimenteren. Pas nu de inhoud in de verschillende tekstvakken aan.

©PXimport

Tip 15: Grafische elementen

In de programmabrochure staan verschillende grafische elementen. De oorspronkelijke kleuren van het sjabloon zijn gekozen op basis van de gebruikte afbeeldingen, maar die hebben we inmiddels gewijzigd. Daarom gaan we een ander kleurenschema kiezen, iets dat beter bij het huidige thema past. In het tabblad Ontwerpen vind je onder de knop Kleuren een reeks kleurenschema’s. Daarna selecteer je een of meerdere vormen en dan kun je in het tabblad Vormindeling bij Vormopvulling een nieuwe kleur voor deze grafische vormen kiezen. In de kleurenkiezer staat bovenaan het kleurenschema dat je zojuist hebt gekozen. Eventueel kun je dan de grootte en positie van de grafische elementen nog wijzigen. Zorg er ten slotte voor dat de tekstvakken weer boven op de vormen staan.

Tip 16: Afdrukken of opslaan

Is het ontwerp klaar, dan kun je een proefdruk maken. Stel de printer in op Dubbelzijdig afdrukken en het liefst zonder witrand. Heb je veel exemplaren van je brochure nodig, dan kun je een beroep doen op een printshop. Maar zo’n printshop zal je ontwerp weigeren als je het in Word-formaat aanbiedt. Het risico is te groot dat het ontwerp op jouw computer afwijkt van hun afdrukinstellingen. Daarom moet je het aanleveren als pdf-bestand. Om je brochure op te slaan als pdf, ga je via Bestand naar Opslaan als. Geef het bestand een naam, kies bij Indeling het pdf-formaat en klik op de knop Opslaan.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).