ID.nl logo
Streams later bekijken? Download ze of neem ze op
© Reshift Digital
Huis

Streams later bekijken? Download ze of neem ze op

Streamingdiensten zijn vanwege het laagdrempelige karakter uiterst populair. Je klikt op een leuke film of serie, waarna je direct beeld te zien krijgt. Een keerzijde hiervan is dat je altijd toegang tot (snel) internet nodig hebt. Op de camping of in het vliegtuig is dat lang niet altijd beschikbaar. Bovendien heb je in het buitenland vaak te maken met regiorestricties. Kortom, genoeg reden om soms eens wat leuke video's op je laptop of tablet te droppen. Zo kun je streams later bekijken.

Zodra je een film of serie streamt, downloadt je computer, tablet, gameconsole of smart-tv voortdurend een klein stukje vanaf internet. Tijdens de weergave haalt het afspeelapparaat vervolgens de rest binnen en bewaart dit gedeelte in een buffer. Het voordeel van deze technologie is dat je niet eerst het volledige mediabestand hoeft op te slaan voordat je kunt beginnen met kijken. Na afloop van de film of serie wissen streamingdiensten het betreffende mediabestand weer van je systeem. Lees ook: Haal alles uit Netflix met deze 12 superhandige tips.

Voor Netflix, Videoland, NPO Gemist, YouTube en andere aanbieders van streaming-video is dit een prachtige methode. Zij geven de mediabestanden slechts tijdelijk weg, zodat gebruikers ze niet onderling kunnen delen. Consumenten ondervinden weinig hinder van deze aanpak. Breedbandinternet is tenslotte op grote schaal beschikbaar en de wachttijden zijn doorgaans kort. Toch komt iedereen weleens in situaties terecht waarbij er geen (snel) internet voorhanden is. Denk bijvoorbeeld aan de beperkte bandbreedte op een camping, dure wifi-kosten in een hotel of vluchten zonder meereizende wifi-hotspots. Voor de zekerheid bewaar je favoriete mediabestanden daarom ook lokaal.

Wetgeving

Mag je streams downloaden? En hoe zit het met opnemen? Goede vragen waar we kort antwoord op geven. Auteursrechtelijk beschermde mediabestanden op downloadnetwerken als usenet en bittorrent zijn illegaal. Die mag je dus officieel niet downloaden. Het rippen van televisieprogramma’s en YouTube-streams via GemistDownloader is eveneens verboden. Toch is het risico op problemen te verwaarlozen. Tot dusver pakt Stichting Brein namelijk alleen de aanbieders van mediabestanden aan. Een grijs gebied is echter het opnemen van streams via een programma als PlayOn. Netflix-titels zijn bijvoorbeeld auteursrechtelijk beschermd, maar mag je de streams dan wel of niet opnemen? Mits je een betaald account hebt en de mediabestanden niet met anderen deelt, loop je vermoedelijk weinig risico. Met een harddiskrecorder mag je tenslotte ook televisie-uitzendingen opnemen, bijvoorbeeld via de Horizon Mediabox van Ziggo. Opnemen met PlayOn is min of meer vergelijkbaar, aangezien je netjes voor het Netflix-abonnement betaalt.

©PXimport

01 Offline modus

Het zou geweldig zijn als de populairste streamingdiensten een offline modus introduceren. Voordat je het vliegtuig binnenstapt, zet je dan alle afleveringen alvast klaar. Netflix biedt sinds kort in zijn mobiele iOS- en Android-apps een dergelijke functie aan. Helaas is deze functie niet voor alle films en series beschikbaar. Het blijkt in de praktijk lastig om een dergelijke functie over de volle breedte te introduceren, omdat Netflix toestemming van filmmaatschappijen nodig heeft om titels offline aan te bieden. Ook Videoland biedt sinds kort een offline modus aan. De uitrol van deze nieuwe functie vindt gefaseerd plaats, dus je kunt niet alle titels meteen downloaden. Naast sommige videodiensten hebben bijna alle muziekdiensten ook een offline modus ingebouwd. Voorbeelden hiervan zijn Spotify, Deezer, Tidal, Apple Music en Google Play Music.

YouTube Go/Red

YouTube introduceerde onlangs in India de mobiele app YouTube Go, waarmee filmpjes bewaard kunnen worden om ze onderweg te bekijken (de verbindingen zijn nogal slecht in India). Verder bestaat er onder de naam YouTube Red ook een betaalde variant van de populaire streamingdienst. Hiermee kunnen gebruikers eveneens video’s naar hun computer of mobiele toestel downloaden. Helaas zijn zowel YouTube Go als Red (nog) niet in Nederland beschikbaar. Later lees je in dit artikel op welke manier je eenvoudig YouTube-filmpjes ript.

Amazon Prime

Amazon Prime is onder meer in de Verenigde Staten een grote concurrent van Netflix. Deze dienst heeft een interessante catalogus met online films en series, waarbij het bedrijf ook eigen producties aanbiedt. Sinds 2015 bevat Amazon Prime een functie om videomateriaal lokaal op te slaan, zodat je ook op plekken zonder internetverbinding kunt kijken. Volgens sterke geruchten introduceert Amazon binnenkort een Nederlandse versie van zijn streamingdienst.

02 GemistDownloader

Wil je televisieprogramma’s lokaal opslaan, dan is de software GemistDownloader je beste vriend. Dit laagdrempelige programma downloadt eenvoudig streams van alle bekende gemist-diensten. Surf hiernaartoe om de freeware te downloaden. Na de installatie bepaal je bij welke gemist-dienst je een uitzending wilt ophalen. Je hebt onder meer keuze tussen NPO, RTL XL, KIJK en YouTube. Belangrijk is dat je de url van de uitzending kopieert. Je regelt dat door het betreffende televisieprogramma bijvoorbeeld in RTL XL te openen en de volledige url in de adresbalk te kopiëren. Nadat je het webadres in GemistDownloader hebt geplakt, kies je voor Verder. Het programma haalt informatie van de uitzending op. Geef aan in welk bestandsformaat je het videobestand wilt opslaan en kies de gewenste kwaliteit. Via Opslaan naar selecteer je een opslagmap op je pc. Bevestig als laatste met Start downloaden. GemistDownloader vermeldt netjes de verwachte downloadtijd.

©PXimport

03 Meerdere uitzendingen

Als je bijvoorbeeld een heel seizoen van een televisieprogramma wilt opslaan, is het omslachtig om de uitzendingen één voor één binnen te halen. Gelukkig plaats je ze met GemistDownloader eenvoudig in een downloadlijst. Zodra je de juiste url van een uitzending hebt ingevoerd, kies je onderaan voor Toevoegen aan queue. Klik daarna op Nieuwe download om een extra uitzending toe te voegen. Als je alle afleveringen hebt klaargezet, klik je rechtsonder op het blauwe pijltje. Bij Na downloaden stel je optioneel in dat de computer na het downloadproces automatisch afsluit. Kies ten slotte voor Start downloaden.

©PXimport

04 Online rippen

Naast het opslaan van televisieprogramma’s gebruik je GemistDownloader ook om YouTube-filmpjes op te slaan. Sommige video’s bewaar je zelfs in ultra hd-kwaliteit (2160p). Heb je geen zin om hiervoor een aparte applicatie te installeren? Er zijn ook talloze websites waarmee je videomateriaal vanaf YouTube ript. Surf maar eens naar deze Nederlandstalige website. Open in een ander venster of tabblad van je browser een leuk filmpje bij YouTube en kopieer de url in de adresbalk. Het webadres plak je vervolgens in het lege invoerveld van Downloadvanyoutube.nl. Klik op Download. Bepaal daarna in welk videoformaat je het filmpje wilt opslaan en gebruik hiervoor de juiste downloadlink. Houd er rekening mee dat deze website een resolutie van maximaal 720p ondersteunt. Wens je een hogere resolutie, dan kun je de Engelstalige website www.keepvid.com overwegen. Daar is in de vorm van pop-ups wel allerlei irritante reclame aanwezig.

©PXimport

Browserextensie

Struin je regelmatig het web af op zoek naar leuke filmpjes? Met bijvoorbeeld de browserextensie Video DownloadHelper sla je ze heel gemakkelijk op. Deze plug-in is momenteel alleen voor Chrome en Firefox beschikbaar. Daarnaast zijn de makers bezig met een lobby om Video DownloadHelper gereed te krijgen voor Edge. Surf naar www.downloadhelper.net om de uitbreiding te installeren. Na de installatie verschijnt er in de knoppenbalk een nieuw pictogram. Dit pictogram bestaat uit drie gekleurde bolletjes, die bij detectie van een online video gaan draaien. Klik erop en kies daarna welk videobestand je wilt opslaan. Video DownloadHelper werkt onder meer voor YouTube, Dailymotion en Facebook.

©PXimport

05 Downloadgemist

Een Nederlandse ontwikkelaar heeft een webapplicatie gebouwd waarmee je direct afleveringen van NPO Gemist en RTL XL kunt opslaan. Handig, want je hoeft dan geen programma te installeren. Open de website www.downloadgemist.nl en plak de url van de uitzending in het lege invoerveld. Je stelt verder de gewenste videokwaliteit in. Je hebt hierbij keuze tussen laag, gemiddeld en hoog. Fijn is dat deze webdienst streams van RTL XL in een resolutie van 720p opslaat. Klik onderaan op Extraopties. Via de optie Download tt888 ondertiteling voorzie je de uitzending eventueel van Nederlandse ondertitels. Overigens werkt dat alleen voor televisieprogramma’s van NPO Gemist. De overige opties laat je ongewijzigd. Bevestig met Download de video. Downloadgemist bewaart vervolgens het videobestand op je computer.

©PXimport

06 PlayOn

Netflix biedt alleen een downloadfunctie aan voor zijn mobiele apps, en alleen voor een select aantal films/series. Wie liever films en series op een groter scherm van bijvoorbeeld een laptop kijkt, kan de beelden eventueel opnemen. Je gebruikt hiervoor het tooltje PlayOn. Naast Netflix ondersteunt dit programma ook andere videodiensten, al zijn die vooral interessant voor de Amerikaanse markt. Bedenk wel dat deze moderne videorecorder geld kost. Je betaalt hiervoor 30 dollar per jaar. Voor 59,99 dollar kun je ook een levenslange licentie afnemen. Je creëert op de website van PlayOn eerst een account, waarna je het exe-bestand opslaat. Voer vervolgens de installatieprocedure uit. Zodra je de software voor de eerste keer opstart, verschijnt er een stappenplan met allerlei informatie. Klik enkele keren op Next en neem de Engelstalige gegevens door. Log daarna in met je e-mailadres en zojuist aangemaakte wachtwoord. Het gratis account stelt je helaas niet in staat om streams op te nemen. Klik linksboven op My Account. Via de oranje knop Upgrade To Plus schaf je de betaalde versie van PlayOn aan. Je voldoet de betaling via een creditcard- of PayPal-account.

©PXimport

07 Netflix-account toevoegen

Voordat je streams van Netflix vastlegt, neem je eerst nog even wat opties van PlayOn door. Klik vanuit het hoofdvenster linksonder op het tandwielpictogram om de programma-opties te openen. Bij het onderdeel PlayOn Media Server klik je op Stop. Op die manier zijn er geen instellingen geblokkeerd. Je kiest bij Recording storage location via de knop Set een logische opslaglocatie voor de gedownloade streams. Neem naar eigen inzicht de overige instellingen van dit tabblad door en bewaar de wijzigingen door te bevestigen met Apply. Via Start schakel je de PlayOn-server weer in. Ga naar het tabblad Channels. Je geeft op deze plek aan via welke diensten je streams wilt vastleggen. Vul bovenaan het e-mailadres en wachtwoord van je Netflix-account in. Met Test controleer je of PlayOn een verbinding tot stand kan brengen. Bij een geslaagde connectie bevestig je met OK.

©PXimport

08 Netflix opnemen

Hoog tijd om je favoriete Netflix-series op te nemen! Klik bovenaan het PlayOn-venster op Channels en vervolgens op Netflix. Als je een account deelt met meerdere personen, klik je op de betreffende gebruikersnaam. Open de goede map, bijvoorbeeld Actie, Cabaret, Series of Spannende films. In het geval van een serie blader je ook nog naar het juiste seizoen. Je klikt daarna op de titel van een film of serie. Er verschijnt een lijstje met mogelijkheden. Kies voor Record om de video realtime op te nemen. Duurt een aflevering bijvoorbeeld vijftig minuten, dan heeft PlayOn evenzoveel tijd nodig om het bestand op te slaan. Via Record All kun je er ook voor kiezen om een heel seizoen op te nemen. In het rechterdeelvenster volg je nauwlettend het downloadproces en zie je de resterende tijd van de opname. Tijdens het opnemen kun je PlayOn gewoon nog gebruiken. Je voegt naar behoefte nog meer films of afleveringen van series aan de wachtrij toe. Het programma bewaart de video’s als mp4-bestanden. Kortom, leun lekker achterover en laat dit handige programma al het werk doen.

©PXimport

PlayOn als mediaserver

Wanneer je PlayOn hebt aangeschaft, is het zonde om dit veelzijdige programma alleen maar voor opnamedoeleinden te gebruiken. Er is namelijk nog veel meer mogelijk. Zo gebruik je de software onder meer als dlna-mediaserver. Opgenomen series en films speel je via het netwerk af op andere apparaten, zoals een smart-tv, gameconsole of computer. Via apps voor Android en iOS stream je de videobestanden eventueel rechtstreeks naar je smartphone of tablet. Vanuit de mobiele app is er overigens ook een opneemfunctie beschikbaar. Zodra je op Record tikt, stuurt PlayOn Mobile een downloadopdracht naar de desktopclient op je pc.

09 Tijdstip opname

Bij een standaard Netflix-abonnement mag je twee streams gelijktijdig afspelen. Wanneer je dus met PlayOn opneemt, kun je op een ander apparaat dus probleemloos een film kijken. Als een ander gezinslid ook nog wil ‘netflixen’ is dat vanwege PlayOn dus niet mogelijk. In dat geval is het slim om de tijden van de opnames te reguleren. Een tijdschema is bijvoorbeeld ook nuttig wanneer je de bandbreedte van je internetverbinding overdag liever gebruikt voor andere zaken. Klik rechtsboven het hoofdvenster op het maantje. Zet een vinkje voor Use Off-Peak recording times to set custom record times en geef aan tussen welke tijden je wilt opnemen. Via advanced settings stel je als alternatief per dag de gewenste tijdstippen in. Sluit het venster met Save.

©PXimport

10 Usenet

Voor het lokaal opslaan van films, series en televisieprogramma’s doe je natuurlijk net zo gemakkelijk een beroep op een downloadnetwerk. Auteursrechtorganisaties bestrijden echter actief het gebruik van downloadnetwerken. Zo pakt Stichting Brein regelmatig uploaders van illegale bestanden aan. Individuen die weleens wat downloaden, blijven vooralsnog buiten schot. Het gebruik blijft echter op eigen risico. Op usenet vind je talloze mediabestanden. Een groot voordeel van dit platform is dat je mediabestanden op hoge snelheid kunt downloaden. Netflix Originals haal je daardoor veel vlotter binnen dan wanneer je de mediabestanden realtime opneemt via het eerder besproken programma PlayOn. Voor usenet heb je toegang tot een nieuwsserver nodig. Betaalde diensten als Eweka en Giganews kunnen je daarbij helpen. De gegevens van de nieuwsserver voeg je bijvoorbeeld aan downloadprogramma Spotnet toe, waarna je (illegaal) toegang hebt tot een enorme mediacollectie.

©PXimport

11 Bittorrent

Wat voor usenet geldt, geldt ook voor bittorrent. Het is illegaal en auteursrechtorganisaties doen er alles aan om dit downloadnetwerk in de kiem te smoren. Toch zijn er wereldwijd miljoenen mensen die de verleiding niet kunnen weerstaan en regelmatig videobestanden downloaden. Bittorrent puilt dan ook uit met illegale kopieën van bekende films en series. Ook originele Netflix-producties zijn illegaal beschikbaar. Via een torrentsite bekijk je het aanbod. The Pirate Bay is veruit de bekendste en meest omstreden torrentsite. Door een magnet-link in een bittorrent-client te laden, sla je een film of serie lokaal op. Een bekend programma waarmee dat kan, is qBittorrent.

©PXimport

▼ Volgende artikel
Shoppen zonder zorgen tijdens het feestdagenseizoen
© Zivica Kerkez | KerkezPhotography.com
Zekerheid & gemak

Shoppen zonder zorgen tijdens het feestdagenseizoen

Black Friday, Sinterklaas en kerst: juist nu zoeken we online massaal naar cadeaus en goede deals. Criminelen liften daarop mee. Door de snelle ontwikkeling van AI lijken nepwebwinkels, bezorgingsmails en misleidende aanbiedingen overtuigender dan ooit. Dit kun je doen om veilig te blijven.

Partnerbijdrage - in samenwerking met Bitdefender

Hoe criminelen inspelen op het feestdagenseizoen

In deze weken draait veel om gemak en tempo. Dat geeft cybercriminelen speelruimte. Ze bouwen webshops die nauwelijks te onderscheiden zijn van echte winkelketens en sturen meldingen over betalingen of zendingen die eruitzien alsof ze direct van een pakketdienst komen. Dankzij AI zijn die berichten foutloos, strak vormgegeven en arriveren ze precies op het moment waarop jij druk bent met bestellen.

Dit kun je zelf doen

Veilig shoppen heb je voor een groot deel zelf in de hand. Met een paar simpele checks kom je al een heel eind.

❗Kijk naar het webadres en let op namen die nét anders gespeld zijn of vreemde toevoegingen bevatten. Goed om te weten: een slotje en https betekenen alleen dat de verbinding versleuteld is, niet dat de winkel betrouwbaar is.
❗Staan er keurmerken op de site, bijvoorbeeld van Thuiswinkel Waarborg of Webshop Keurmerk? Klik daar dan op. Als ze echt zijn, word je doorgeleid naar de site van het keurmerk en zie je het certificaat dat aan de webwinkel is afgegeven.
❗Heb je je bestelling geplaatst en is het tijd om te betalen? Doe dat dan bij voorkeur via iDEAL of een creditcard met kopersbescherming, zodat je bij problemen sterker staat. Ontvang je een link in een mail of sms die verwijst naar een betaalpagina of inlogscherm? Ga dan zelf naar de website via je browser of de officiële app. Zo voorkom je dat je ongemerkt op een nagemaakte site terechtkomt.

Pakketfraude neemt rond december sterk toe

In december stijgt het aantal pakketstatusmeldingen en dat weten criminelen. Ze sturen berichten over gemiste bezorgingen, adresproblemen of extra kosten. Deze meldingen lijken vaak afkomstig van PostNL, DHL of DPD, maar sturen je in werkelijkheid naar een pagina waar je gegevens worden buitgemaakt. Wat deze vorm van fraude sterk maakt, is het moment waarop ze binnenkomen: precies als je zelf meerdere pakketten verwacht. Gebruik daarom altijd de officiële app van de pakketdienst om te zien of er echt iets speelt. Een bezorgdienst vraagt nooit via sms om betalingen of persoonlijke gegevens.

©ID.nl

Het kan altijd veiliger

Met de hierboven beschreven checks kun je al veel problemen voorkomen, maar dan nog kan het fout gaan. Bitdefender helpt door juist op de momenten waarop je zelf iets over het hoofd kunt zien mee te kijken.

Twijfels? Meteen scannen met Scamio

Wanneer je twijfelt over een link, QR-code of bericht kan Scamio uitkomst bieden, een gratis tool van Bitdefender. Je plakt een link of tekst in de chat of uploadt een screenshot van een mail of bericht. Scamio analyseert de inhoud en geeft een beoordeling in drie kleuren: rood (onveilig), oranje (verdacht) of groen (geen risico gevonden).

Je hebt alleen een Bitdefender-account nodig. Daarna kun je Scamio gebruiken via de web-app, WhatsApp, Facebook Messenger of Discord. Op de achtergrond vergelijkt de tool links met bekende scam-databases, analyseert hij de opbouw van websites en ontleedt hij QR-codes voordat jij ze hoeft te scannen. Dankzij zelflerende algoritmes blijft Scamio actueel, ook wanneer criminelen nieuwe trucs inzetten.

Zo beschermt Bitdefender je tijdens het shoppen

Naast Scamio biedt Bitdefender Premium Security een breed pakket aan bescherming. Het beveiligt Windows-, macOS-, Android- en iOS-apparaten tegen virussen, malware, ransomware en cryptomining. De e-mailbeveiliging herkent misleidende berichten en houdt verdachte bijlagen tegen. Functies voor het opsporen van oplichting signaleren gedrag dat past bij fraude, zoals nagemaakte betaalpagina's of nepaanbiedingen.

Scam Copilot kijkt realtime mee terwijl je shopt en waarschuwt wanneer een website, aanbieding of link niet klopt. Voor privacy biedt Premium Security een Password Manager, onbeperkt VPN-verkeer en een advertentieblokker met anti-tracker. Voor je identiteit monitort Bitdefender datalekken en laat het direct weten wanneer jouw gegevens opduiken.

©Bitdefender

Fijne – veilige! – feestdagen

Met een paar kleine handelingen kun je er zelf al voor zorgen dat je zo veilig mogelijk online shopt. Bitdefender voegt daar een slimme laag aan toe die zich aanpast aan de nieuwste trucs van criminelen. Zo blijf je zorgeloos shoppen, van de eerste Black Friday-deal totdat het laatste cadeau onder de boom ligt!

▼ Volgende artikel
Minder klikken, meer doen: zo automatiseer je je e-mail
© Jakub Krechowicz
Huis

Minder klikken, meer doen: zo automatiseer je je e-mail

Voor veel mensen is hun e-mailprogramma nog altijd het belangrijkste digitale hulpmiddel, maar lang niet iedereen haalt alles eruit. En dat kost tijd. Veel handmatig terugkerende taken kun je automatiseren. Of het nu gaat om het sorteren van berichten, het opstellen van standaardantwoorden of het plannen van verzendtijden: over al deze opties beschikt jouw mailprogramma al.

Dit artikel in het kort

Een goed ingerichte mailbox werkt bijna vanzelf. In dit artikel lees je hoe je e-mail slimmer inzet door filters, regels en sjablonen te gebruiken. Zo kun je berichten automatisch laten sorteren, mails op een later moment laten verzenden en herinneringen instellen voor antwoorden die nog uitblijven. Ook leer je hoe dynamische handtekeningen en slimme verzendvertragingen helpen om foutloze, professionele mails te sturen.

Misschien vind je dit ook interessant: 10 e-mailhacks: van overvolle inbox naar opgeruimd staat netjes

Een overvolle inbox leidt niet alleen tot stress, maar kost ook veel tijd bij het zoeken naar belangrijke berichten. Door slimme filters in te stellen, komt daar verandering in. Filters zorgen ervoor dat binnenkomende e-mails automatisch worden gesorteerd, gelabeld of doorgestuurd op basis van door jou bepaalde criteria.

In Gmail vind je deze functie via het tandwielpictogram rechtsboven. Klik op het radertje voor instellingen en daarna op Alle instellingen bekijken. Ga vervolgens naar het tabblad Filters en geblokkeerde adressen. Kies voor Nieuw filter maken.

In Outlook vind je vergelijkbare mogelijkheden via het menu met het radertje en het tabblad E-mail. Klik op Regels en dan op Nieuwe regel toevoegen. In Apple Mail ga je naar Mail in de menubalk, kies je voor Instellingen en klik je op het tabblad Regels.

Met regels kun je automatisch bepaalde taken laten uitvoeren.

Opgeruimd staat netjes

Het instellen van een effectieve filter begint met het bepalen van je specifieke behoeften. Wil je bijvoorbeeld alle berichten van je team in een aparte map verzamelen? Stel dan een filter in dat zoekt naar e-mailadressen met het domein van je bedrijf en deze automatisch verplaatst naar een speciale teammap.

Voor frequente nieuwsbrieven kun je een filter maken dat alle e-mails met 'nieuwsbrief' in de onderwerpregel naar een toegewezen map verplaatst. Een praktische toepassing is het automatisch labelen van e-mails waarin bepaalde projectcodes voorkomen. Als je bijvoorbeeld werkt aan 'Project Phoenix', kun je een filter instellen dat alle e-mails met deze term in het onderwerp of de inhoud voorziet van een specifiek label of verplaatst naar de projectmap. Experimenteer met verschillende filtercriteria om te ontdekken welke combinatie het beste werkt voor jouw specifieke workflow.

Perfecte regelstrategie

Het opzetten van e-mailregels vereist een strategische aanpak. Begin met het analyseren van je communicatiepatronen: welke soorten e-mails ontvang je regelmatig en hoe handel je deze normaal gesproken af? Identificeer terugkerende patronen en maak vervolgens regels die deze afhandelingsprocessen automatiseren. Een goede strategie is om te beginnen met slechts enkele basisregels en deze geleidelijk uit te breiden. Te veel regels tegelijk inzetten kan leiden tot onverwachte resultaten en verwarring.

Houd bij het ontwikkelen van je regelstrategie de volgende principes in gedachten: specifieke regels hebben voorrang op algemene regels, dus plaats de meest specifieke regels bovenaan je regellijst. Test nieuwe regels grondig voordat je ze permanent inschakelt, vooral regels die berichten verwijderen of doorsturen.

Evalueer regelmatig de effectiviteit van je regels om verouderde exemplaren te verwijderen. Als je met een team werkt, overweeg dan om regelsjablonen te delen zodat iedereen kan profiteren van dezelfde verbeteringen. Uiteindelijk moet je de regelstrategie verbeteren naarmate je werkprocessen veranderen. Een statische set regels verliest op termijn aan effectiviteit.

Handtekeningen

Handtekeningen doen meer dan alleen contactgegevens weergeven; ze kunnen dynamische informatie bevatten die automatisch wordt aangepast op basis van de ontvanger of het tijdstip. In Outlook ga je naar Bestand / Opties / E-mail / Handtekeningen om geavanceerde handtekeningen te maken. Gmail-gebruikers vinden deze functie onder Instellingen / Algemeen / Handtekening. Apple Mail biedt handtekeningopties via Mail / Instellingen / Handtekeningen.

Een fijne functie is het gebruik van voorwaardelijke handtekeningen. In Outlook kun je bijvoorbeeld verschillende handtekeningen maken en deze koppelen aan specifieke e-mailaccounts of zelfs aan bepaalde ontvangers. Zo kun je een formele handtekening gebruiken voor externe communicatie en een informelere voor interne berichten. De variabelen in Outlook (zoals %Company% of %Phone%) worden automatisch gevuld met informatie uit je profiel, wat zorgt voor consistentie en tijdsbesparing bij het onderhouden van je contactinformatie.

Overweeg om html-elementen toe te voegen aan je handtekening voor een professionelere uitstraling. Voeg bijvoorbeeld een gepersonaliseerde afspraaklink toe die rechtstreeks naar je agenda verwijst, zodat ontvangers met één klik een vergadering kunnen plannen. Of integreer een dynamische banner die je nieuwste producten of diensten promoot. Ook kun je informatieve links naar veelgestelde vragen of kennisartikelen opnemen, wat het aantal routinevragen in je inbox kan verminderen. Zorg er wel voor dat je handtekening niet te groot of afleidend wordt – houd het professioneel en functioneel.

Ook onlinemaildiensten als Gmail bieden de mogelijkheid om (meerdere) handtekeningen toe te voegen.

Uitgestelde verzending

Het timen van e-mails kan heel belangrijk zijn voor de effectiviteit ervan. De functie voor uitgestelde verzending stelt je in staat om e-mails voor te bereiden wanneer het jou uitkomt, maar ze te laten bezorgen op een ander moment. In Gmail activeer je deze functie tijdens het opstellen van een bericht door op het kleine driehoekje naast de knop Verzenden te klikken en Verzenden plannen te selecteren. Vervolgens kun je een specifieke datum en tijd kiezen of een van de voorgestelde tijdstippen selecteren.

Outlook-gebruikers kunnen een vergelijkbare functie vinden in het Opties-tabblad tijdens het opstellen van een e-mail. Klik op Verzenden plannen en specificeer wanneer het bericht moet worden verzonden. In Apple Mail klik je ook op het pijltje naast de verzendknop, en vervolgens op Stuur later. Het inplannen van mails is meer dan alleen een technische truc; het is een strategisch communicatiemiddel.

Mails inplannen is een goed idee als je vaak in het weekend of vanuit het buitenland mailt.

E-mailsjablonen

Het herhaaldelijk typen van vergelijkbare e-mails is een verborgen productiviteitsdief. E-mailsjablonen bieden een elegante oplossing voor dit probleem. In Gmail kun je sjablonen instellen door eerst Geavanceerde instellingen te activeren. Ga naar Instellingen / Geavanceerd en schakel Templates in. Tijdens het opstellen van een e-mail kun je nu via de drie puntjes rechtsonder kiezen voor Templates / Concept opslaan als sjabloon. Bij toekomstig gebruik selecteer je simpelweg het gewenste sjabloon via hetzelfde menu.

Outlook-gebruikers kunnen sjablonen maken door een nieuwe mail te openen, naar Invoegen / Apps / Mijn sjablonen te gaan en op + Sjabloon te klikken. In Apple Mail kun je werken met tekstfragmenten via de ingebouwde tekstvervanging van macOS. Ga naar Systeeminstellingen / Toetsenbord / Tekst en voeg daar je veelgebruikte tekstfragmenten toe met bijbehorende snelkoppelingen.

Sjablonen zijn handig om snel gelijksoortige e-mails op te bouwen zonder dat je alles handmatig hoeft in te voeren.

Verzendvertragingen

Het overkomt iedereen wel eens dat je na het versturen van een mail ontdekt dat er een fout in zat. Gelukkig bieden moderne e-mailprogramma's beschermingsmechanismen.

In Outlook kun je verzonden berichten terugroepen via Verzonden items. Open het bericht en klik op Acties / Dit bericht terugroepen. Deze functie werkt alleen binnen Exchange-netwerken én de ontvanger het bericht nog niet heeft geopend.

In Gmail ontbreekt een echte terugroepfunctie, maar je kunt wel een verzendvertraging instellen via Instellingen / Algemeen / Verzenden ongedaan maken. Dit geeft je een tijdvenster (maximaal 30 seconden) om verzending te annuleren.

Een betere benadering is het instellen van verzendregels die potentiële blunders voorkomen, bijvoorbeeld een regel die vraagt om bevestiging voordat je e-mails met het woord 'bijlage' verstuurt zonder daadwerkelijk een bijlage toe te voegen. Of een vertragingsregel die alle e-mails aan belangrijke klanten eerst twee minuten in de outbox houdt, zodat je tijd hebt om eventuele fouten te ontdekken.

Voor de meest gevoelige communicatie kun je zelfs een 'slaapregel' instellen: schrijf 's avonds belangrijke e-mails, maar laat ze automatisch in je concepten staan tot de volgende ochtend, wanneer je ze met frisse blik kunt nalezen voordat ze daadwerkelijk worden verzonden.

Herinneringen

Een van de meest onderschatte functies in e-mailprogramma's is de mogelijkheid om automatische herinneringen in te stellen voor berichten waarop je een antwoord verwacht. In Outlook kun je een bericht markeren voor opvolging door op de Opvolgen-vlag te klikken in een geopend bericht. Door met de rechtermuisknop op deze vlag te klikken, kun je een specifieke herinneringsdatum instellen en zelfs aangeven dat je een herinnering wilt ontvangen als je geen antwoord hebt gekregen.

Gmail-gebruikers kunnen de Snooze-functie inzetten om berichten tijdelijk te verbergen en op een later tijdstip weer te laten verschijnen. Klik met de rechtermuisknop op een bericht en selecteer Snoozen. Vervolgens kun je kiezen wanneer het bericht weer in je inbox moet verschijnen.

Voor Apple Mail-gebruikers biedt de ingebouwde Herinnering-functie vergelijkbare mogelijkheden. Selecteer een bericht, klik rechts en kies Herinnering. Vervolgens kun je aangeven wanneer je aan dit bericht herinnerd wilt worden.

Snoozen, of opvolgen, is een goede manier om jezelf te herinneren aan een eerder verzonden mail.

Productiever

De functies die we in dit artikel hebben besproken, vormen slechts het topje van de ijsberg als het gaat om de verborgen mogelijkheden van je e-mailprogramma. Door filters en regels in te stellen, creëer je een inbox die automatisch sorteert en prioriteiten stelt. Slimme handtekeningen zorgen voor consistente, professionele communicatie, terwijl uitgestelde verzending garandeert dat je berichten op het optimale moment aankomen.

Met sjablonen elimineer je het repetitieve typewerk en dankzij geautomatiseerde follow-ups blijft geen enkele belangrijke e-mail onbeantwoord. Deze functies werken samen om je dagelijkse e-mailroutine drastisch te versnellen en je communicatie te professionaliseren. Door nu tijd te investeren in het ontdekken en instellen van deze verborgen e-mailkrachten, win je in de toekomst uren aan productieve tijd terug. Die tijd kun je besteden aan echt waardevol werk in plaats van aan het beheren van je inbox.

📨 Je papieren post beter organiseren?

(ja, het bestaat nog!)