Op je vakantieadres wil je natuurlijk wel gewoon gebruikmaken van de internetmogelijkheden van je smartphone of tablet, maar niet overal heb je de beschikking over een wifi-netwerk. Neem daarom een mobiele router (mifi) mee op vakantie, zo heb je in de auto of op de camping gewoon overal internet.

Tip 01: Mobiele router

Als je onderweg bent, is er een aantal mogelijkheden om met je smartphone, tablet of laptop verbinding te maken met internet. De makkelijkste optie is om in te loggen op een gratis wifi-netwerk, maar hier ben je over het algemeen beperkt tot hotels, cafés, restaurants of vliegvelden (en bovendien is het niet echt veilig). Lees ook: 13 wifi-tips voor maximaal bereik op vakantie.

In Nederland kun je met je smartphone en databundel ook via je mobiele provider het internet raadplegen, maar in het buitenland wordt dit al snel een kostbare aangelegenheid. In Europa heb je te maken met roamingkosten, elke gedownloade megabyte wordt dan door je Nederlandse provider apart afgerekend, vaak tegen exorbitant hoge tarieven. Buiten de EU zijn de kosten voor mobiel internet nog veel hoger. De meeste providers bieden wel speciale databundels aan die op vakantiegebruik zijn gericht, maar ook hier zijn de prijzen vaak hoog.

Wil je met je tablet het internet op, dan moet deze wel een simkaart accepteren. In laptops kun je sowieso geen simkaart stoppen en zijn over het algemeen alleen via een wifi- of ethernetverbinding met een router verbinden. De oplossing voor al deze apparaten is om een mobiele route aan te schaffen. Er zijn diverse soorten mobiele routers verkrijgbaar: sommige functioneren alleen op plekken waar je een stopcontact en fysieke ethernetkabel hebt, andere zijn geschikt voor volledig mobiel gebruik. Wij concentreren ons hier op de laatste categorie. In dit type router, ook wel mifi-router genoemd, stop je een simkaart die voor mobiel internet is geconfigureerd. De router maakt via de simkaart een verbinding met internet en stuurt het als een wifi-signaal verder. Op deze manier kun je gelijktijdig meerdere apparaten via een normale wifi-verbinding met je mobiele router verbinden.

©PXimport

Tip 01 Een mobiele router, ook wel mifi-router genoemd.

Tip 02: Snelheid

Eén van de belangrijkste aspecten bij aanschaf van een mobiele router is de snelheid, deze wordt aangegeven als 3G of 4G/LTE. 3G staat voor derde generatie en heeft een downloadsnelheid van zo'n vijf tot tien Mbit/s, ongeveer vergelijkbaar met een langzamere ADSL- of kabelinternetverbinding. 4G (vierde generatie) of LTE is een stuk sneller en gaat theoretisch tot zo'n duizend Mbit/s, maar in de praktijk ligt de snelheid eerder dus de 10 en 20 Mbit/s. De termen 4G en LTE worden vaak door elkaar gebruikt, maar met LTE wordt alleen daadwerkelijke 4G-snelheid bedoeld.

De uiteindelijke snelheid hangt bovendien ook erg af van waar je de router gebruikt en of je stil staat, of in een auto of trein zit. Een 4G/LTE-router is over het algemeen duurder in aanschaf en ook het gebruik van een simkaart die 4G/LTE ondersteunt, is duurder dan een simkaart die alleen op het 3G-netwerk gebruikt kan worden. Verder is het van belang dat het netwerk in het land waar je de mobiele router wilt gebruiken, is ingesteld op 4G. Ga je op vakantie naar bijvoorbeeld Bulgarije, dan heb je niet veel aan een 4G-router of -simkaart, aangezien hier nog geen 4G-netwerk actief is. Je router zal wel werken, maar maakt verbinding via een langzamere 2G- of 3G-verbinding. In de specificaties van de router kun je lezen wat de maximale upload- en downloadsnelheden zijn, een 3G-router zal vaak een maximale downloadsnelheid hebben van 21 Mbit/s, maar er zijn ook 3G-routers die bijvoorbeeld een downloadsnelheid van 43 Mbit/s bieden.

©PXimport

Tip 02 Niet alle landen bieden 4G-netwerken. Op deze kaart van opensignal.com check je of er een 4G-netwerk op jouw vakantieadres is uitgerold.

Opletten

Vrijwel alle mobiele routers creëren een wifi-netwerk van een 3G- of 4G-signaal via een zelf te plaatsen simkaart. Toch zijn er ook routers waar dit niet direct mogelijk is, hier kun je alleen een los usb-modem of losse usb-dongel met de usb-aansluiting verbinden. Vaak zijn deze routers goedkoper en is niet altijd duidelijk in de omschrijving aangegeven of je meteen een simkaart in de router kunt stoppen.

©PXimport

Deze router van TP-Link biedt niet de mogelijkheid om direct een simkaart te installeren, je moet een usb-modem op de usb-verbinding aansluiten.

Tip 03: Router kiezen

Als je weet of je een 3G- of 4G/LTE-router wilt aanschaffen, is het tijd om een soort router te kiezen. Wil je de router kunnen meenemen in je broekzak, handtas of rugzak, dan is het formaat natuurlijk van belang. Sommige mobiele routers hebben bovendien een stopcontact nodig en zijn dus alleen handig als je in een hotel, café of caravan een internetaansluiting nodig hebt. Vaak geldt dat des te kleiner de router, des te korter de batterijduur is. In de meeste gevallen is het ook zo dat een 4G-router meer stroom verbruikt dan een 3G-router en dus sneller leeg zal zijn.

Het is lastig om routers op dit gebied één-op-één te vergelijken, mede omdat je op informatie van de fabrikant moet vertrouwen. Waar je wel op kunt letten, is het vermogen van de interne batterij. Dit wordt aangegeven in mAh (milliampère-uur), een hoger aantal mAh betekent dat de batterij van de router langer meegaat. Het handigst is een router die je via een usb-kabel snel kunt opladen, sommige routers leveren ook adapter-stekkers voor de auto of voor een normaal stopcontact. Meestal kun je maximaal vijf apparaten tegelijkertijd met een mobiele router verbinden, maar sommige routers bieden een gelijktijdige verbinding van wel tien apparaten. Het is natuurlijk de vraag of je dit nodig hebt tijdens je vakantie.

©PXimport

Tip 03 Een mobiele router kiezen betekent dat je goed naar de exacte specificaties moet kijken.

Tip 04: Specificaties

Naast de algemene tips zijn er ook nog wat specifiekere dingen waar je op kunt letten bij aanschaf van een mobiele router, één daarvan is op welke frequentieband de router werkt. Dit gaat dan om het wifi-signaal dat van de router naar je smartphone, tablet of laptop wordt gestuurd. Er zijn twee banden: 2,4 GHz en 5 GHz. De 5GHz-band is een nieuwere band en biedt een betere wifi-verbinding tussen je smartphone, tablet of laptop en de router. Niet alle oudere apparaten ondersteunen echter de 5GHz-band en daarom is een router die op beide frequentiebanden uitzendt een slimmere keuze. Een andere aanduiding wat je op een doos van een router vindt, is 802.11. Dit is een protocol voor het overdragen van informatie via een wifi-verbinding. 802.11 wordt altijd gevolgd door één of twee letters dat aangeeft welke versie van het protocol wordt gebruikt.

De allereerste standaarden waren 802.11, 802.11a en 802.11b en zijn alweer ruim vijftien jaar oud. Daarna volgden 802.11g en 802.11n en sinds 2013 hebben we te maken met 802.11ac. Elke nieuwere versie heeft een groter bereik en kan data op een snellere manier naar je toestel transporteren. Qua beveiliging is het noodzakelijk dat je je wifi-netwerk kunt beveiligen via WPA2. Sommige oudere routers bieden alleen beveiliging middels WEP, zo'n beveiliging is eenvoudig te kraken en daardoor hebben onbevoegden makkelijk toegang tot je wifi-netwerk. Ga ook na welke frequenties de router ondersteunt, in de Verenigde Staten worden over het algemeen andere frequentiebanden gebruikt voor 3G of 4G dan in Europa. De meeste (web)winkels geven aan of een mobiele router geschikt is voor wereldwijd gebruik. Zo niet, vraag ernaar of zoek het uit via de website van de producent.

©PXimport

Tip 04 Deze router werkt alleen in Europa.

Tip 05: Databundel

Als je weet welke router je gaat aanschaffen of heb je hem al gekocht, dan is het tijd om te kijken naar een simkaart. De router heeft namelijk een simkaart nodig om verbinding te kunnen maken met een mobiel datanetwerk van een provider. Hiervoor heb je wel een speciale simkaart nodig, je hebt namelijk alleen maar een mobiel internetpakket nodig, een belbundel is niet nodig. Bij de meeste providers moet je op zoek naar de pagina voor simkaarten voor tablets of een pagina genaamd sim-only.

Een simkaart voor een mobiele router is in principe hetzelfde als een simkaart die je voor een tablet zou gebruiken, mits je tablet een simkaart ondersteunt. Vervolgens moet je kiezen of je een prepaid-simkaart neemt of liever voor een abonnement kiest. Abonnementen zijn voor een langere periode goedkoper in gebruik, maar als je alleen in je zomervakantie gebruik wilt maken van de simkaart, dan is prepaid wellicht interessanter. Let er ook op dat de abonnementsprijzen vaak alleen gelden voor binnenlands gebruik. In het buitenland maakt de simkaart verbinding met een buitenlands netwerk en worden roamingkosten aan je doorberekend. De grootte van je databundel hangt af van je verbruik. Als je 's avonds Netflix wilt kijken op de camping, dan heb je een grotere databundel nodig dan wanneer je alleen af en toe Google Maps wilt checken.

©PXimport

Tip 05 Bij Vodafone vind je speciale simkaarten met databundels, als je klikt op Internet voor tablet & laptop.

Tip 06: Installatie

Zodra je een simkaart en een router hebt gekocht, moet de router geconfigureerd worden. Hoe dit precies werkt, kun je nalezen in de documentatie van de router. In sommige gevallen gaat dit het makkelijkst door de router via een usb-kabel met je computer te verbinden en je browser te openen. Een speciale configuratiepagina wordt dan geopend waar je de pincode van de simkaart moet ingeven en je het wifi-netwerk kunt configureren. Dit proces is vergelijkbaar met het instellen van je normale router thuis. Stel een naam voor je wifi-netwerk in en kies een sterk wachtwoord. Na de configuratie zendt de mobiele router een wifi-signaal uit. Op je smartphone, tablet of laptop selecteer je je zojuist gecreëerde wifi-netwerk en log je in met het wachtwoord.

Let er bij de aanschaf van een simkaart overigens wel op dat je de juiste simkaart bij je provider bestelt, er zijn namelijk verschillende simkaart-groottes. Als je in je router alleen een nano-simkaart kunt steken, dan moet je bij je provider aangeven dat je een nano-sim nodig hebt.

Buitenland

Als je de mobiele router in het buitenland wilt gebruiken, heb je een buitenlandse simkaart nodig om roamingkosten te voorkomen. Of je gemakkelijk aan een prepaid simkaart voor internetgebruik kunt komen, hangt af van het land waar je naar toe gaat. Reis je door meerdere landen, dan moet je ook weer aan roamingkosten denken. Gebruik je een mobiele router in Spanje met een Franse prepaid simkaart, dan zal je tegoed erg snel opgaan omdat je weer met roamingkosten te maken hebt. Let er in elk geval op dat je een echt prepaidkaart aanschaft, je wilt niet dat je aan een lang abonnement vastzit in een ander land. Dit is een goede website met informatie over de verschillende providers in elk land. Je vindt hier eveneens informatie over de beschikbaarheid van 4G en LTE en algemene tips over het aanschaffen van een simkaart.

©PXimport

Op de wiki-pagina van prepaid-data-sim-card vind je veel informatie over netwerken, providers en simkaarten in het buitenland.

Tip 07: Kant en klaar

Wil je minder stress bij de aanschaf van een mobiele router en een simkaart, weet dan dat er ook kant-en-klare oplossingen zijn te vinden. Gespecialiseerde websites zoals www.wereldwijdwifi.nl, www.tabletpro.nl, www.mijnmifi.nl en www.droam.nl bieden opties om een router inclusief geconfigureerde simkaart te huren voor een bepaalde tijd. Het grote voordeel van zo'n dienst is dat ze vaak werken met speciale simkaarten voor meerdere landen. Bij Wereldwijd Wi-Fi bestel je bijvoorbeeld een bundel voor de gehele EU. Je betaalt een vaste huurprijs en het maakt niet uit of je de router in Spanje, Tsjechië of Engeland gebruikt. In sommige gevallen worden er geen extra kosten in rekening gebracht als je je databundel overschrijdt, wel wordt de snelheid drastisch verminderd. Afhankelijk van de dienst kun je extra megabytes bestellen tijdens je reis. De bekende providers bieden vaak ook alles-in-één oplossingen aan, maar vaak is dit alleen voor gebruik in Nederland.

©PXimport

Tip 07 Bij Wereldwijd Wi-Fi kun je een router met databundel voor de gehele EU huren.

Tip 08: In het buitenland

Soms is het een goed idee om in het land van bestemming een mobiele router plus simkaart te huren, dit is in de meeste gevallen goedkoper dan een Nederlands huurapparaat meenemen. Vooral technologisch vooruitstrevende landen zoals de Verenigde Staten, Zuid-Korea en Japan hebben hier scherpe aanbiedingen. Een nadeel is natuurlijk dat je alles alleen online kunt bestellen en je wel moet weten of de dienst betrouwbaar is. In de meeste gevallen betaal je vooraf en kun je aangeven waar en wanneer je aankomt op je bestemming. De mobiele router wordt dan bijvoorbeeld naar je aankomstvliegveld gestuurd en als je weer vertrekt, kun je de router afgeven of via de post weer terugzenden. Controleer hoe groot je databundel is en wat er gebeurt als je hier overheen gaat, zodat je achteraf niet met veel kosten zit.

©PXimport

Tip 08 In Japan huur je een mobiele router met simkaart voor zo'n zeventig euro.

Accessoires

Een aantal accessoires kan handig zijn als je je mobiele router in je vakantie wilt gebruiken. Denk er in ieder geval aan om een usb-kabel en usb-lader mee te nemen, zodat je je router gemakkelijk kunt opladen. Als je met de auto reist, is het handig om een speciale autolader aan te schaffen. Je kunt officiële accessoires van de fabrikant van je router kopen, maar een universele autolader met usb-aansluiting functioneert net zo goed. Neem eventueel ook een adapterstekker mee naar landen met andere voltages en stekkers. Bevind je je veel buiten het bereik van stopcontacten: er bestaan ook externe zonnecel-opladers waarop je de mobiele router via een usb-verbinding aansluit.

©PXimport

Een autoadapter met usb-aansluiting is een handige aankoop als je een mobiele router wilt gebruiken onderweg.

Kooptips

Weet je nog niet precies welke mifi-router voor jou geschikt is? Aan de hand van drie kooptips helpen we je een eindje op weg.

TP-Link M5350

Prijs: € 59,99

Deze router van TP-Link is één van de goedkoopste mobiele routers op de markt en is een geschikt instapmodel voor iedereen die af en toe op vakantie mobiel wil internetten. De router ondersteunt alleen 3G-simkaarten, en ondersteunt wifi-standaarden 802.11b, g en n. De maximale downloadsnelheid is 21,6 Mbit/s en in het apparaatje past een micro-simkaart.

©PXimport

Huawei E5372

Prijs: € 119,-

Mobiele routers van Huawei zijn erg populair. Logisch, wat deze routers zijn compact, hebben een goed bereik en werken stabiel. Deze router is een geschikte allrounder als je via het snelle 4G-netwerk wilt internetten. Dankzij de standaard usb-aansluiting laad je het apparaat makkelijk op en doordat het vele frequenties ondersteunt, kun je het apparaat wereldwijd gebruiken.

©PXimport

ALCATEL OT-Y855V

Prijs: € 169,-

Met deze router heb je gegarandeerd supersnel internet onderweg. De OT-Y855V ondersteunt 4G-simkaarten en levert een maximale downloadsnelheid van 150 Mbit/s. Uiteraard werkt de router op zowel de 2,4GHz-band als de 5GHz-band en kun je de router opladen via de usb-aansluiting. Tien apparaten kunnen tegelijkertijd op het wifi-netwerk aangesloten worden en bediening gaat via een simpele app.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).