In Microsoft 365 zit de functie Automatisch opslaan. Dat betekent het programma voortdurend een kopie van je werk opslaat op OneDrive. Toch is het via een omweg mogelijk om te zorgen dat Word en Excel je werk systematisch op de harde schijf opslaan, zonder de tussenkomst van OneDrive.

Tip 01: Automatisch opslaan

De Microsoft 365-applicaties zoals Word, Excel en PowerPoint hebben een grote knop Automatisch opslaan in de linkerbovenhoek. Die knop staat standaard aan. Je kunt deze schakelaar uitzetten, maar dat geeft geen veilig gevoel. Deze functie zorgt namelijk dat het document volgens een ingesteld tijdsinterval automatisch wordt opgeslagen terwijl je werkt. Sommige gebruikers realiseren zich niet dat het bestand door Automatisch opslaan niet lokaal wordt bewaard maar in de cloud, namelijk op OneDrive.

In de onlineversie van Office 365 worden je documenten trouwens altijd automatisch opgeslagen. Aan de andere kant biedt Microsoft ook de optie AutoHerstel aan. Verwar Automatisch opslaan niet met AutoHerstel. Die laatste helpt je uit de nood in het geval van een systeemcrash en bij de eerste kun je de versiegeschiedenis raadplegen.

Eigenlijk duwt Microsoft de gebruiker op die manier OneDrive door de strot. Het bedrijf vindt het blijkbaar vanzelfsprekend dat jouw documenten automatisch in de cloud terechtkomen.

Gebruik je OneDrive liever niet dan is Automatisch opslaan voor jou niet beschikbaar. Of wil je OneDrive toch liever gebruiken zoals Dropbox, om zelfgekozen bestanden in de cloud te parkeren zonder dat Word of Excel dit op eigen initiatief doet, dan kun je de schakelaar Automatisch opslaan natuurlijk gewoon uitzetten. In dat geval mag je niet vergeten je werk voortdurend zelf lokaal te bewaren.

In Microsoft 365 lijkt het niet mogelijk om de auto-bewaarfunctie lokaal in te stellen. Hoewel, het lukt toch als je de invoegtoepassing installeert waarover we het later in het artikel hebben. Deze oplossing werkt in Microsoft Word en Excel. Voor PowerPoint is er (nog) geen uitkomst.

Tip 02: Opties aanpassen

Start Microsoft Word en selecteer Opties in de linkerzijbalk. Als je al in een document aan het werken bent, dan ga je via het menu Bestand naar de Opties. Daar kies je in de linkerkolom het onderdeel Opslaan. In de groep Documenten opslaan zet je eerst het vinkje uit bij Bestanden die standaard in de cloud zijn opgeslagen, automatisch opslaan in Word. Hiermee schakel je automatisch opslaan naar OneDrive uit. Je zult straks ook merken dat hierdoor de grote knop in het Word-document uit staat.

Bekijk ook de tijdsinterval voor AutoHerstel. Standaard staat dit ingesteld dat iedere 10 minuten AutoHerstel-gegevens worden opgeslagen. Je kunt dit interval aanpassen. Daarna zet je een vinkje bij de optie Standaard opslaan naar computer. Hierdoor wordt het AutoHerstel-bestand op de harde schijf weggeschreven. Hiermee ben je klaar voor Word. Doe hetzelfde voor Excel. Ook hier zul je merken dat voortaan bij alle Excel-bestanden de knop Automatisch opslaan gedimd is.

Tip 03: Opslaglocatie

Nu je toch in de opties bent, kun je de standaard-opslaglocatie aanpassen. Dat is de map die Word en Excel in eerste instantie zal voorstellen om je documenten te bewaren. De standaardlocatie is de map Documenten. Met de knop Bladeren kun je een andere standaardlocatie selecteren.

Hier zit een klein verschil tussen Word en Excel. In Word beschik je hier over de knop Bladeren om een standaardmap te selecteren. In Excel ontbreekt die knop en moet je de locatie handmatig typen in dit vak. Bijvoorbeeld: C:\Users\gebruikersnaam\Documents\Excel-bestanden.

Tip 04: Invoegtoepassingen

Op dit moment kun je OneDrive uiteraard nog steeds aanspreken als online opslagplaats voor allerlei bestanden, maar de automatische back-up naar deze dienst werkt niet langer in Word en Excel. Om de autobewaarfunctie lokaal in te stellen, moet je beroep doen op een invoegtoepassing van Graham Mayor. Op zijn website vind je twee invoegtoepassingen — hier noemen ze dat add-ins. Eén voor Word, de andere is voor Excel. Download beide zip-bestanden. Het eerste heet SaveReminder.zip en het tweede SaveReminder-Excel.zip. Ieder zip-bestand bevat twee bestanden: een zelfuitpakkend exe-bestand en het invoegtoepassingsbestand (.dotm voor Word, .xlam voor Excel).

Tip 05: Handmatig plaatsen

Deze invoegtoepassingen moet je nog in de juiste mappen plaatsen. Dat kan op twee manieren. We beginnen met de handmatige manier. De invoegtoepassing voor Word, dat is dus SaveReminder Ver 2.7.dotm, die moet terechtkomen in de map C:\Users\gebruikersnaam\AppData\Roaming\Microsoft\Word\OPSTARTEN. Dat gaat het makkelijkste als je het dotm-bestand in de map Downloads kopieert om die daarna in de map OPSTARTEN te plakken.

De standaardlocatie van de invoegtoepassingsmap voor Excel is: C:\Users\gebruikersnaam\AppData\Roaming\Microsoft\Addins. Je kopieert dus SaveReminder Ver 1.2.xlam en je plakt die in de map Addins. Het voordeel van de handmatige manier is dat je straks deze bestanden gemakkelijker terugvindt om straks de eigenschappen aan te passen. En mocht je niet tevreden zijn over de invoegtoepassingen, dan kun je ze ook gemakkelijk verwijderen uit deze mappen.

Tip 06: Via exe-bestanden

De tweede manier om deze invoegtoepassingen in de juiste mappen te plaatsen, verloopt via de exe-bestanden die in beide zipjes zitten. Zorg dat Word en Excel gesloten zijn en ga terug naar de inhoud van de zip-bestanden die je hebt uitgepakt. Begin met de invoegtoepassing voor Word en dubbelklik op het bestand SaveReminder.exe. Er volgt waarschijnlijk een waarschuwing van Microsoft Defender Smartscreen, maar die mag je negeren. Daarna opent een venstertje met een boodschap van de auteur, daar klik je op de knop Accept. Dan krijg je de boodschap dat de add-in automatisch in de juiste map zal worden geplaatst. Klik op Extract en klaar.

Daarna doe je hetzelfde voor SaveReminder – Excel.exe, zodat het xlam-bestand ook in de juiste map terechtkomt.

Tip 07: Blokkering opheffen

Je moet nu nog iets in de eigenschappen van het dotm- en het xlam-bestand aanpassen. Wanneer je Word of Excel nu zou proberen openen, dan krijg je een beveiligingswaarschuwing dat het programma een macro probeert te openen die afkomstig is van een andere computer. Dit wordt om veiligheidsredenen geweigerd. Ga dus naar de map OPSTARTEN en klik met de rechtermuisknop op het bestand SaveReminder Ver2.dotm om de Eigenschappen te openen. Rechts onderaan zie je de optie Blokkering opheffen. Plaats hier een vinkje en klik op de knop Toepassen. Sluit de Eigenschappen. Doe hetzelfde voor SaveReminder Ver 1.2.xlam.

Tip 08: Save Reminder Word

Klaar om deze auto-bewaarfunctie voor het eerst in Word te proberen? Open Word en dan krijg je een beveiligingswaarschuwing dat de macro’s zijn uitgeschakeld. Klik op de knop Inhoud inschakelen. Rechtsboven in het lint zie je het tabblad Invoegtoepassingen. Klik daarop en dan vind je de nieuwe knop Save Reminder Options. Dubbelklik op de knop om de instellingen van Save Reminder te zien. De eerste optie dient om deze invoegtoepassing uit te schakelen. Daaronder lees je hoe vaak Save Reminder zijn werk moet doen: na 1, 5, 10, 20, 25 of 30 minuten. Je kunt de vervolgkeuzeknop gebruiken en een interval selecteren, of je kunt een getal tussen 1 en 99 typen om te bepalen hoe vaak de invoegtoepassing moet worden uitgevoerd. Vervolgens bepaal je wat er moet opgeslagen worden: alle open documenten of alleen het actieve document.

Als je niet iedere keer de melding wilt ontvangen om het bestand op te slaan, dan zet je een vinkje bij Save automatically, without prompting. En ten slotte is het mogelijk om een kopie van het document in het pdf-formaat op te slaan. Wanneer je deze instellingen sluit, zal de Save Reminder automatisch zijn werk doen.

Tip 09: Save Reminder Excel

In Excel moet je een extra stap uitvoeren. Open Microsoft Excel en selecteer Opties in de linkerzijbalk. Daarna kun je in de linkerzijbalk de invoegtoepassingen selecteren in het venster van Opties voor Excel. Onderaan in het centrale venster zie je de optie Beheren. Daar kies je Excel-invoegtoepassingen en klik je op Start. Hierdoor opent een klein venster waarin alle beschikbare invoegtoepassingen staan. Als Savereminder Ver 1.2 niet in het lijstje voorkomt, dan moet je deze nog handmatig toevoegen. Klik op de knop Bladeren en navigeer naar C:\Users\gebruikersnaam\AppData\Roaming\Microsoft\Addins om die invoegtoepassing te selecteren. Hierdoor komt deze add-in wel in de lijst beschikbare invoegtoepassingen. Plaats een vinkje bij Savereminder, zodat die actief wordt. Vanaf dan kun je ook via het tabblad Invoegtoepassingen naar de knop van Save Reminder Options.

Met Circle to Search kun je informatie opvragen over wat je op het scherm van je smartphone ziet, zonder dat je van app hoeft te wisselen of iets hoeft te kopiëren. Dat kan met Circle to Search, een functie die standaard ingebouwd is in de nieuwste Android-versies van onder andere Google Pixel- en Samsung Galaxy-toestellen. Je kunt er meer mee dan je misschien denkt!

Lees ook: 4 handige AI-functies voor je smartphone

Even snel iets opzoeken terwijl je een video kijkt, een bericht leest of door je favoriete app scrolt: tot voor kort betekende dat toch meestal dat je moest wisselen van app, tekst moest kopiëren of een apart tabblad moest openen. Met Circle to Search hoeft dat niet meer. Google heeft deze functie zo ontworpen dat je op elk moment, in elke app, meteen kunt zoeken naar wat er op je scherm staat. Google zoekt vervolgens direct naar relevante informatie, zonder dat je iets hoeft in te typen. Het werkt in vrijwel alle apps, dus of je nu op Instagram zit, een game speelt of iets leest op een website: je kunt het op elk moment starten.

Wat zie ik?

Circle to Search werkt op allerlei soorten content. Zie je een gaaf shirt op een Instagramfoto en wil je weten waar je het kunt kopen? Omcirkel het, en je krijgt gelijk links naar vergelijkbare kledingstukken in webshops. Vaak krijg je niet alleen identieke producten te zien, maar ook alternatieven in verschillende prijsklassen.

Ook meubels, accessoires of zelfs planten kun je zo herkennen. Als je tijdens het scrollen iets tegenkomt dat je aanspreekt, hoef je alleen maar te cirkelen om meteen te zien waar je het kunt vinden – of wat erop lijkt. Handig als je inspiratie opdoet via video's of foto's en daar direct iets mee wilt doen.

Vertaalhulp

Een andere slimme toepassing is het vertalen van tekst, rechtstreeks vanuit beeld. Stel je leest een buitenlandse recensie, komt een menukaart tegen in een foto, of ziet een handgeschreven briefje in een andere taal. Door simpelweg het relevante tekstdeel te selecteren, krijg je direct een Nederlandse vertaling te zien, zonder dat je eerst een aparte vertaalapp hoeft te openen. Dat maakt het veel laagdrempeliger om bijvoorbeeld Franse recepten te begrijpen, Spaanse socialemediaposts te volgen of Duitse nieuwsartikelen te lezen.

©Google

Studiehulp

Circle to Search komt ook goed van pas bij het leren of studeren. Zit je met een lastige formule of grafiek die je niet begrijpt? Je kunt het direct selecteren en uitleg opvragen, vaak inclusief stapsgewijze berekening of achtergrondinformatie. Vooral handig voor scholieren en studenten die digitale lesmaterialen gebruiken: je kunt blijven werken in je les-app, terwijl je tegelijk extra uitleg opvraagt.

Wat hoor ik?

Ook muziekherkenning is inmiddels in Circle to Search geïntegreerd. Je hebt dus geen aparte apps meer nodig om een nummer te identificeren dat je toevallig hoort in een video, in een winkel of op straat. Door het muzieksymbool onderin aan te tikken terwijl het nummer speelt, herkent Circle to Search het liedje – zelfs als je het neuriet of zingt.

Tips voor gamers

Voor wie graag games speelt op zijn telefoon, biedt Circle to Search sinds kort ook specifieke ondersteuning. Krijg je een puzzel niet opgelost, heb je geen idee wat je met een object of voorwerp in de game moet doen of weet je even niet hoe je een level moet uitspelen? Door het betreffende deel van je scherm te selecteren, krijg je hulp in de vorm van tips, korte uitleg of video's die exact op het juiste moment in de gameplay beginnen. Je hoeft het spel dus niet te verlaten om informatie te zoeken.

©Google

De diepte in

Een opvallende toevoeging van de laatste maanden is AI Mode. Wanneer je iets opzoekt met Circle to Search en er verschijnt een zogenoemde AI Overview, kun je naar beneden scrollen en kiezen voor 'dive deeper with AI Mode'. Je krijgt dan de mogelijkheid om door te vragen binnen hetzelfde onderwerp. Stel: je hebt een afbeelding van een historisch schilderij geselecteerd, en AI Overview geeft een korte samenvatting. In AI Mode kun je dan vragen stellen over de stijl, de kunstenaar of de historische context, en krijg je in gewone taal uitgebreide antwoorden.

De cirkel is rond

Je ziet dat je in het dagelijks gebruik dus verrassend veel met Circle to Search kunt. Daarbij is het fijn dat deze AI-hulp bovendien slim reageert op de context. Selecteer je tekst, dan krijg je andere opties dan bij een object of een geluid. Daardoor voelt het gebruik logisch en hoef je niet telkens na te denken over welke knop je moet gebruiken. Ook handig is dat je de gevonden informatie meteen kunt opslaan of delen. Heb je iets interessants gevonden? Dan kun je het met één tik bewaren in bijvoorbeeld Google Keep, mailen naar jezelf of invoegen in een agendanotitie.

Smartphones met Circle to Search

Je laptop maakt lange dagen. Of je nu thuiswerkt, films kijkt of schoolopdrachten maakt, hij staat vaak uren aan. Wil je dat hij zo lang mogelijk goed blijft werken? Dan zijn er een aantal dingen die je beter niet kunt doen – omdat ze op termijn voor problemen kunnen zorgen. Van slechte ventilatie tot verkeerd opladen: zorg dat je deze fouten voortaan vermijdt.

Lees ook: Zo zorg je dat je laptop zo lang mogelijk blijft werken op één acculading

1. Laptop veel op bed of schoot gebruiken

Een laptop heeft lucht nodig. Via kleine openingen aan de zijkant of onderkant voert hij warmte af, en die luchtstroom raakt geblokkeerd als je het apparaat op een zacht oppervlak gebruikt. Op bed, een dekentje of je schoot raakt hij die warmte moeilijk kwijt, waardoor onderdelen onnodig heet worden. Op de korte termijn merk je dat aan een luidruchtige ventilator, op de lange termijn aan snellere slijtage. Gebruik je je laptop vaak op schoot? Leg er dan iets hards onder, zoals een plankje of laptopstandaard. Zo voorkom je oververhitting. Bovendien werkt het vaak ook prettiger.

2. Altijd aan de oplader laten hangen

Veel mensen laten hun laptop de hele dag aan de stroom hangen. Dat lijkt handig – je zit nooit zonder stroom – maar voor de accu is het minder ideaal, vooral bij oudere laptops. Die kunnen sneller slijten als ze continu volgeladen blijven. Moderne laptops hebben gelukkig vaak slimme batterijmanagementsystemen die overladen voorkomen, maar zelfs dan is het beter om de batterij niet constant op 100% te houden. Je verlengt de levensduur door de accu regelmatig te gebruiken: haal de stekker er af en toe uit, laat de lading zakken tot zo’n 30 à 40 procent en laad dan weer op. Veel modellen bieden ook een instelling om het laden automatisch te beperken tot bijvoorbeeld 80%. Werk je veel op netstroom? Dan is het zeker de moeite waard om die functie in te schakelen. Zo houd je de accu langer gezond, zonder dat je er iets van merkt in het dagelijks gebruik.

3. Updates telkens uitstellen

Je krijgt een melding, maar klikt op 'nu niet'. En een dag later nog een keer. En nog een keer. Omdat je net lekker bezig bent en geen zin hebt om de laptop opnieuw op te starten, of omdat je denkt dat updates er alleen voor nieuwe functies zijn. Maar juist in die updates zitten vaak beveiligingsverbeteringen en foutoplossingen. Door lang te wachten blijf je kwetsbaar voor lekken of bugs die allang zijn verholpen. Laat updates daarom uitvoeren op een moment dat je je laptop niet nodig hebt – bijvoorbeeld tijdens de lunch of 's avonds. En stel automatische updates in als dat mogelijk is.

©Daniel CHETRONI - stock.adobe.com

4. Geen ruimte voor ventilatie laten

Wie foto's bewerkt, veel tabbladen open heeft of werkt met grote bestanden, vraagt meer van zijn laptop. De processor warmt op en de ventilator springt aan. Als je laptop dan in een afgesloten kastje, tegen een muur aan of tussen stapels papier staat, kan hij die warmte moeilijk kwijt. De temperatuur loopt verder op, wat invloed heeft op de prestaties en de levensduur. Zorg bij intensief gebruik voor voldoende ruimte rondom het apparaat. Zorg dat je hem op een plek neerzet waar niet allerlei spullen liggen en overweeg een laptopstandaard of -koeler als je merkt dat de temperatuur snel oploopt. 

5. Ventilatieopeningen niet schoonhouden

Een beetje in het verlengde van de fout hierboven: kan je laptop zijn warmte sowieso kwijt, ook als er genoeg ruimte omheen is? In de loop van de tijd verzamelt zich stof in je laptop, vooral rond de ventilator en de luchtkanalen. Zeker als je laptop in een stoffige kamer staat of je veel huisdieren hebt, kan dat snel gaan. Dat stof belemmert de luchtstroom, waardoor warmte blijft hangen en onderdelen sneller slijten. Je merkt het aan een ventilator die vaker aanslaat, of of doordat je laptop langzamer reageert dan je gewend bent. Gebruik af en toe een busje perslucht om de ventilatieopeningen voorzichtig schoon te blazen. 

©Studiomiracle

6. Klikken op verdachte links of bestanden

We weten allemaal dat je niet zomaar ergens op moet klikken. Maar het kan toch gebeuren dat je nieuwsgierig wordt naar die 'gratis update' of dat je denkt dat die mail echt van je bank afkomstig is (want cybercriminelen worden steeds slimmer in het nabootsen van bekende websites en bedrijven). Voordat je het weet heb je dan iets gedownload wat helemaal niet deugt. Malware kan van alles doen: meekijken wat je typt, je bestanden versleutelen, of persoonlijke gegevens stelen.

Een garantie dat je het helemaal kunt voorkomen kan niemand je geven. Wat je in ieder geval wél kunt doen is software altijd alleen via de officiële website downloaden, alleen bijlagen openen van afzenders die je vertrouwt en niet op meldingen klikken die je onder druk zetten. Een goede virusscanner helpt uiteraard ook, maar alert blijven is minstens zo belangrijk.

7. Geen back-ups maken van je bestanden

Je denkt er pas aan als het te laat is: een laptop die niet meer opstart, een harde schijf die crasht of een diefstal. Als je geen back-up hebt en er gebeurt iets met je laptop, dan ben je alles kwijt: je foto's, werk en documenten. Zorg daarom dat je regelmatig een back-up maakt. Dat kan automatisch via een clouddienst, of handmatig met een externe harde schijf. Het instellen kost je hooguit een kwartier. Doen, want de opluchting die je voelt wanneer je een back-up kunt gebruiken op het moment dat je die nodig hebt, is onbetaalbaar! 

8. Ruw omgaan met je laptop

We zijn allemaal wel eens haastig met onze laptop. Snel een usb-stick erin duwen, het scherm met één hand vanaf de zijkant openklappen, wrikken om de oplaadkabel in de poort te steken: het lijkt onschuldig, maar kan schade veroorzaken. Poorten zijn gevoelig, net als de scharnieren van je scherm. Open je laptop altijd met twee handen vanuit het midden en ga voorzichtig om met alle poorten en uitgangen. Doe je dat niet, dan kunnen ze los komen te zitten, waardoor ze uiteindelijk minder goed of helemaal niet meer hun werk kunnen doen.

©Dan74 - stock.adobe.com

9. Alles opslaan op het bureaublad

Voor het gemak bewaren veel mensen bestanden standaard op het bureaublad. Foto's, documenten, downloads – zo heb je ze meteen bij de hand. Omdat elk bureaubladpictogram apart geladen moet worden, kan dat bij oudere laptops voor merkbare vertraging zorgen tijdens het opstarten. Bij moderne laptops speelt dat probleem niet. Maar of je laptop nu oud of nieuw is: door alles maar op het bureaublad te bewaren, raak je wel het overzicht kwijt. Dus dan geldt dat 'alles bij de hand' niet meer. Integendeel: het risico dat je per ongeluk iets belangrijks weggooit, wordt groter naarmate je bureaublad voller raakt. Maak daarom mappen aan, gebruik de standaard 'Documenten'-map en archiveer wat je niet meer nodig hebt.

10. Geen wachtwoord of vergrendeling instellen

Veel mensen gebruiken hun laptop thuis of op werk, en denken daardoor geen wachtwoord nodig te hebben. Maar bij diefstal of verlies ligt je hele digitale leven open. Je mail, documenten, foto's, inloggegevens en opgeslagen wachtwoorden zijn vaak met één klik bereikbaar. Een sterk wachtwoord of pincode op je account, automatische vergrendeling na inactiviteit en versleuteling van je harde schijf maken je laptop veel veiliger. Het kost je nauwelijks extra tijd bij het opstarten, maar voorkomt grote problemen als je laptop ooit in verkeerde handen valt.