WhatsApp, Facebook Messenger en iMessage ... het zijn slechts een paar van de digitale kletsdiensten met een grote groep gebruikers. Ze hebben logischerwijs allemaal hun eigen app. Maar zou het niet veel handiger zijn om al het berichtenverkeer centraal te regelen? Beeper bundelt meer dan tien bekende chatdiensten.

Het idee achter Beeper is op zichzelf niet bijzonder. Er bestaan tenslotte al langer universele oplossingen om verschillende chatdiensten te combineren, zoals Franz en Station. Toch is Beeper wel degelijk vernieuwend. Deze app is namelijk voor alle gangbare platformen beschikbaar, waardoor gebruikers gesprekken op al hun apparaten kunnen synchroniseren.

Momenteel zijn er versies voor Windows, macOS, Linux, ChromeOS, iOS en Android. Bovendien werkt het bedrijf aan een webvariant voor gebruik in een browser. Je bepaalt in Beeper zelf welke chatdiensten je wilt toevoegen, zoals Facebook Messenger, Signal, X (Twitter), WhatsApp, Instagram, Telegram en LinkedIn. Met Beeper is het zelfs mogelijk om Apples berichten-app iMessage op een Android-toestel of ander apparaat te gebruiken.

Wachtlijst

Beeper beheert voor zijn alomvattende chatoplossing diverse eigen servers. Om die niet te overbelasten, laat de ontwikkelaar slechts mondjesmaat nieuwe gebruikers toe. Als je je aanmeldt, moet je erop rekenen dat het ongeveer een maand duurt voor je via e-mail een uitnodiging ontvangt om met deze veelbelovende chat-app aan de slag te gaan.

Inschrijven is eenvoudig. Bezoek de Play Store of App Store en installeer Beeper op je mobiele toestel. Vul vervolgens een e-mailadres in en tik op Continue. Je ontvangt een zescijferige code in je inbox. Nadat je deze getallen hebt overgenomen, verschijnt er een Engelstalig bericht met de mededeling dat je op de wachtlijst staat. Je kunt nu niets anders doen dan afwachten. Overigens kondigde het bedrijf in een blogpost aan dat het zo snel mogelijk van dit ‘wachtlijstmodel’ af wil. Op het moment van schrijven is daarvan helaas nog geen sprake.

Desktop-app installeren

Heb je toegang tot Beeper dan kun je de desktop-app installeren. Die heb je nodig om alle chatnetwerken toe te voegen. In de mobiele app is dat vooralsnog niet mogelijk. Ga naar de website en klik op een van de downloadlinks. Dit artikel gaat uit van de Windows-versie. Voer de installatie uit.

Zodra Beeper voor de eerste keer opstart, verschijnt er een kleurrijk aanmeldscherm. Typ het e-mailadres waarmee je je voor de wachtlijst hebt aangemeld en klik op Continue. Je ontvangt in je postvak een zescijferige code. Neem deze cijfers in de desktop-app over. In de volgende stap bedenk je een gebruikersnaam. Die mag alleen bestaan uit kleine letters, cijfers en koppeltekens. Vul verder ook je voor- en achternaam in en klik wederom op Continue.

Belangrijke mededelingen

Na even wachten verschijnt er een informatievenster. Beeper adviseert om bestaande chat-apps op je smartphone te laten staan. Schakel bij voorkeur wel alle meldingen van chatnetwerken uit. Verder is deze universele oplossing naar eigen zeggen minder geschikt voor veeleisende Slack- en Discord-gebruikers, al worden deze toepassingen wel ondersteund. Tot slot kun je geen audio- en videogesprekken voeren. Klik onderaan op I’m in, let’s go.

Herstelcode veilig opslaan

Er volgt een tweede informatievenster waarin Beeper aangeeft hoe de privacy is geregeld. De dienst bewaart een versleutelde back-up van de chatgeschiedenis op zijn eigen servers. Medewerkers kunnen dus geen berichten lezen. Daarnaast is het belangrijk om de zogeheten Recovery Code veilig op te slaan. Met deze persoonlijke herstelcode kun je de chatgeschiedenis op een nieuw (mobiel) apparaat inladen. Overigens heb je die alleen nodig wanneer je geen ander systeem met Beeper (meer) in bezit hebt. Klik op Learn how to save Recovery Code.

Er verschijnt een lange reeks met letters en getallen. Aan jou de taak om deze code veilig op te bergen. Beeper raadt zelf het gebruik van een wachtwoordmanager aan. Als alternatief kun je de herstelcode bijvoorbeeld ook in een tekstdocument opslaan of naar jezelf mailen. Zorg in elk geval dat je de code niet kwijtraakt en dat andere personen er geen toegang toe hebben. Klik op COPY om de code te kopiëren Zodra je de getallen- en cijferreeks op een veilige plek hebt opgeslagen, bevestig je tweemaal met I’ve saved my Recovery Code in a secure place.

Hoofdvenster openen

Voordat je in het hoofdvenster belandt, wil Beeper eerst een aantal zaken van je weten. Plak de herstelcode in het lege invoerveld om verder te gaan. Zodra je op Continue klikt, geef je aan wat voor smartphone je gebruikt. Kies tussen iPhoneen Android. Vervolgens verschijnt er een optie om via Google gegevens van contactpersonen te synchroniseren. Via I don’t want to set up contacts kun je deze stap ook overslaan. Verder vraagt de ontwikkelaar naar de reden waarom je de universele chat-app wilt gebruiken. De optie I want all my chats in one place ligt hierbij voor de hand.

Chatdiensten kiezen

Het toevoegen van chatnetwerken is vanzelfsprekend een essentieel onderdeel van de configuratie. Klik eerst op de chatdienst die je het vaakst gebruikt (in ons geval is dat WhatsApp) en klik op Continue. Je selecteert vervolgens alle andere netwerken waarbij je een actief account bezit en bevestigt nogmaals met Continue.

Het hoofdvenster van Beeper duikt op. Aan de linkerkant bevinden zich chatdiensten die je in de vorige stappen hebt gekozen. Overigens staat er in het overzicht nog Twitter, maar zoals bekend wijzigde eigenaar Elon Musk de naam onlangs naar X.

WhatsApp toevoegen

De bedoeling is dat je chatnetwerken een voor een in Beeper aanmeldt. We beginnen met WhatsApp. Selecteer deze dienst zo nodig in de linkerkolom en klik op Continue. Beeper toont een grote QR-code. Ga nu naar WhatsApp op je smartphone en navigeer naar Instellingen.

Via Gekoppelde apparaten / Koppel een apparaat / OK kun je de QR-code op het computerscherm ‘scannen’. Je gebruikt hiervoor de smartphonecamera. Klik daarna op Go To Inbox en Finish. Alle WhatsApp-gesprekken komen nu met enige vertraging vanzelf tevoorschijn. Je kunt nu tekstberichten, foto’s, video’s en overige bestanden naar contactpersonen verzenden.

Facebook Messenger toevoegen

Een andere veelgebruikte chat-app is Facebook Messenger. Wie weet wil je die ook aan Beeper toevoegen. Klik onderaan de linkerkolom op het plusteken en kies Facebook. Via Continue verschijnen er instructies over hoe je de chatdienst kunt integreren. Een voorwaarde is dat de functie tweestapsverificatie in Facebook is ingeschakeld. Klik in Beeper zo nodig op de link Security and Login Settings en log in op je Facebookprofiel. Je kunt nu tweestapsverificatie instellen, bijvoorbeeld via een verificatie-app of sms-bericht.

Keer terug naar Beeper en bevestig met Continue. Typ nu het e-mailadres en wachtwoord van Facebook in, waarna je een zescijferige code op je smartphone ontvangt. Neem de getallen in de desktop-app van Beeper over en klik wederom op Continue.

Je kunt zoals gezegd nog meer chatnetwerken toevoegen. De exacte instructies verschillen per dienst. Meestal volstaat het om aanmeldgegevens in te vullen (bij LinkedIn, Twitter/X, Google Chat) of een QR-code te scannen (bij Signal, Telegram).

iMessage in Android

Mensen met Apple-apparaten kunnen via iMessage onderling communiceren. Heb je bijvoorbeeld alleen een iPad, dan ontvang je uitsluitend op dit apparaat berichten afkomstig van dit chatnetwerk. Onhandig, want wellicht wil je hiervoor ook een Android-smartphone gebruiken. Beeper bedacht hiervoor een slimme oplossing. Zodra je vanuit de universele chat-app op Android een iMessage-bericht verstuurt, komt dat in versleutelde vorm eerst op een Mac-server binnen Beepers datacentrum terecht. Dit systeem stuurt de tekst daarna door naar jouw vriend(in), familielid, collega of kennis.

Wil je het weleens uitproberen? Log dan binnen de desktop-app van Beeper in met je Apple-account en geef op jouw Apple-apparaat toestemming. Je neemt hierbij de verificatiecode over. Verder dien je ook nog een specifieke instelling op het Apple-toestel te wijzigen. Zorg ervoor dat de Berichten-app appjes naar het Mac-systeem van Beeper doorstuurt.

Beeper op een mobiel

Heb je alle chatnetwerken aan de desktop-app toegevoegd? Dan kun je de toepassing nu op al jouw (mobiele) apparaten gebruiken. Op een smartphone of tablet voer je eerst het juiste e-mailadres in. Neem daarna de verificatiecode uit de ontvangen e-mail over en bevestig de aanmelding in de desktop-app van Beeper. Je filmt vervolgens met de camera van de smartphone of tablet de QR-code op het computerscherm.

Vanuit het hoofdvenster van de Beeper-app kun je er lustig op los chatten. Alle gesprekken van gekoppelde chatnetwerken staan namelijk in chronologische volgorde onder elkaar. Nuttig is de zoekfunctie, want hiermee doorzoek je eenvoudig meerdere chatdiensten.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).