Waarschijnlijk meld je je bij tientallen sites, diensten en applicaties met een wachtwoord aan. Om dat efficiënter en veiliger te doen, kun je het best gebruikmaken van een wachtwoordbeheerder in combinatie met een extra factor of, waar mogelijk, een nog robuuster alternatief: passkeys.

Tip 01: Chrome

Om te voorkomen dat je met eenvoudige wachtwoorden werkt of hetzelfde wachtwoord voor verschillende diensten gebruikt, is het raadzaam een wachtwoordmanager te gebruiken. Vanaf tip 3 bespreken we KeePassXC, maar de meeste moderne browsers hebben ook een ingebouwde functie voor wachtwoordbeheer. We bespreken kort de wachtwoordmanager in (de desktopversie van) Google Chrome.

Wanneer je een nieuw wachtwoord op een website invoert en je bent aangemeld bij Chrome, suggereert Chrome automatisch een sterk wachtwoord en geeft aan dat je dit niet hoeft te onthouden omdat het wordt opgeslagen.

Klik hiervoor op het menuknopje met de drie stippen en selecteer Google Wachtwoordmanager. Hier kun je het wachtwoord bekijken, je inloggegevens bewerken en notities toevoegen.

Als je bij Chrome bent aangemeld, worden je wachtwoorden standaard opgeslagen in je Google-account en vervolgens gesynchroniseerd, zodat je ze kunt gebruiken in Chrome op al je apparaten en in bepaalde apps op Android-apparaten.

Als je meerdere inloggegevens hebt opgeslagen, klik dan zeker ook links op het menu Checken in de wachtwoordmanager. Google controleert dan de sterkte en uniekheid van je wachtwoorden en gaat tevens in onlinedatabases na of bepaalde inloggegevens mogelijk zijn gehackt. In dit geval dien je het wachtwoord zo snel mogelijk te wijzigen.

Tip 02: Meer instellingen

Via het menu Instellingen kun je de Google Wachtwoordmanager verder beheren. Schakel de bovenste schakelaar uit als je de functie niet langer wilt gebruiken. Als je inloggegevens voor specifieke websites niet wilt laten onthouden, kies dan Nooit in plaats van Opslaan wanneer Chrome hierom vraagt na het invullen van nieuwe inloggegevens. Deze websites verschijnen dan in de lijst onderaan het venster Instellingen, waar je ze altijd weer kunt verwijderen.

Laat de optie Automatisch inloggen ingeschakeld als je wilt dat Chrome zelf jouw inloggegevens invult op basis van de opgeslagen wachtwoorden. Druk op de knop bij Versleuteling op apparaat instellen en volg de verdere instructies als je de wachtwoorden eerst wilt versleutelen voordat ze naar je Google-account worden verzonden. Vanuit dit venster kun je ook wachtwoorden exporteren naar een csv-bestand (met leesbare wachtwoorden) en kun je ook csv-bestanden importeren, afkomstig van bijvoorbeeld andere wachtwoordmanagers.

Tip 03: KeePassXC

Als je liever een wachtwoordmanager gebruikt die niet aan een specifieke browser is gekoppeld, dan heb je genoeg keuzemogelijkheden, zoals Bitwarden, Dashlane, 1Password, LastPass, NordPass en Keeper.

Bijna alle apps bieden ook een gratis versie aan, maar deze is meestal beperkt in functionaliteit. Daarom bespreken we hier de opensource-tool KeePassXC: het is misschien niet de meest gestroomlijnde app, maar hij is wel helemaal gratis. Deze crossplatform-versie van het bekende KeePass is geschikt voor Windows, macOS en Linux. Als je op de KeePassXC-website in het tabblad van de Windows-versie klikt op het keuzemenu See more options, dan vind je ook een portable versie.

Download de desktopversie en installeer deze met enkele muisklikken. De eerste keer kies je voor Nieuwe database aanmaken of klik je op een van de Importeer-knoppen om inloggegevens uit een database van een andere wachtwoordmanager te halen, zoals die van Google Chrome. Bevestig met Doorgaan (2x), vul een sterk hoofdwachtwoord in en voeg indien gewenst een sleutelbestand toe via Aanvullende beveiliging toevoegen.

Klik op Gereed en bewaar het versleutelde bestand eventueel in de synchronisatiemap van je favoriete cloudopslagservice, zoals Google Drive, Dropbox of OneDrive, zodat je ook onderweg toegang hebt tot je wachtwoordkluis.

Om handmatig nieuwe gegevens toe te voegen in het hoofdvenster, selecteer je Items / Nieuw item – eventueel voorafgegaan door Groepen / Nieuwe groep als je de gegevens wilt categoriseren – en vul je de benodigde informatie in, zoals Naam, Gebruikersnaam, Wachtwoord en URL. Je laat het best het vinkje staan bij Auto-type inschakelen voor dit item in het tabblad Auto-type, zodat de velden automatisch kunnen worden ingevuld op de betreffende webpagina met behulp van de optie Auto-type uitvoeren.

Tip 04: KeePassXC-extensie

Nog handiger is het natuurlijk wanneer de inlogvelden automatisch worden ingevuld zodra je de bijbehorende webpagina opent in je browser. Dit is mogelijk met de browserextensie KeePassXC-browser, beschikbaar in de officiële webwinkels van onder andere Chrome (ook voor Chromium-browsers zoals Edge en Brave) en Firefox.

Om de extensie na de installatie correct te configureren, start je de KeePassXC-desktopapplicatie en open je Extra / Instellingen. Ga naar het gedeelte Browserintegratie en vink Browserintegratie inschakelen aan voor de gewenste browsers. Bevestig met OK. Je vindt de nodige configuratie-instructies ook op de website van KeePassXC.

Ga vervolgens naar je browser en klik op de knop van de KeePassXC-browser. Indien nodig kun je op Opnieuw laden klikken. Klik daarna op Verbinding maken, geef je verbinding met de geopende database een naam en bevestig met Opslaan en toegang verlenen. Je zult merken dat de extensie en de database verbonden zijn wanneer je naar een webpagina gaat en je aanmeldt met gegevens die zich in de database bevinden. Je hoeft hooguit nog even op de KeePassXC-knop te klikken. In de bijbehorende werkbalk kun je de extensie verder aanpassen (groen pictogram) en kun je ook kiezen voor Aangepaste inlogvelden (geel pictogram).

Tip 05: Mobiele KeePassXC

Je wilt natuurlijk ook toegang hebben tot je wachtwoordkluis vanaf je mobiele apparaat. Hoewel de ontwikkelaars zelf geen officiële app hebben uitgebracht, zijn er betrouwbare apps van derde partijen beschikbaar, zoals Strongbox of KeePassium (voor iOS), en KeePassDX of KeePass2Android (voor Android), allemaal verkrijgbaar in de officiële appstores.

We laten zien hoe je met KeePass2Android aan de slag kunt. Start de app op na de installatie. Tik op Open bestand, ga naar het kdbx-bestand van je wachtwoorddatabase in je cloudopslag en geef de benodigde machtigingen. Voer je hoofdwachtwoord in en laat het vinkje bij Snel Openen inschakelen gerust staan, zodat je de database later sneller kunt openen.

Als alles goed gaat, opent de database en krijg je ook de mogelijkheid om biometrische ontgrendeling in te schakelen. Je kunt nu de beschikbare inloggegevens gebruiken en ze bijvoorbeeld bewerken of naar het klembord kopiëren. Via de blauwe plusknop kun je ook nieuwe gegevens toevoegen en eventueel handig gebruikmaken van sjablonen voor bijvoorbeeld e-mail, wlan enzovoort.

Tip 06: Tweestapsverificatie

Je zult al snel merken dat een wachtwoordmanager eigenlijk onmisbaar is om je wachtwoorden goed en veilig te beheren. Maar wachtwoorden blijven hoe dan ook een zwakke schakel bij het aanmelden. Bij apps en diensten die dit ondersteunen, is het daarom aan te raden tweefactorauthenticatie (2FA) in te schakelen, ook wel tweestapsverificatie genoemd. Dit betekent dat je naast het invoeren van een wachtwoord je op nog een andere manier moet authenticeren.

Een van de mogelijkheden is TOTP, wat staat voor Time-based One-Time Password (ook weleens ‘soft token’ genoemd). In tip 10 tot 12 bekijken we nog enkele andere methodes. Maar we tonen je nu eerst hoe TOTP werkt bij het inloggen bij Dropbox met KeePassXC.

©thodonal - stock.adobe.com

Tip 07: TOTP met KeePassXC

Ga naar Dropbox en meld je aan. Klik rechtsboven op je profielicoon en selecteer Instellingen. Schakel op het tabblad Beveiliging de optie Tweestapsverificatie in. Klik vervolgens op Aan de slag en voer je wachtwoord opnieuw in. Je kunt nu kiezen tussen Via sms-berichten (waarbij telkens een extra beveiligingscode naar je mobiele telefoon wordt gestuurd) of Via een mobiele app. Wij gaan voor deze laatste optie.

Kies Voer de geheime code handmatig in en kopieer deze naar het Windows-klembord. Klik met de rechtermuisknop op de toegevoegde Dropbox-inloggegevens in KeePassXC. Selecteer TOTP / TOTP instellen en plak de code in het veld Geheime sleutel. Bevestig met OK.

Terug bij de Dropbox-website klik je op Volgende. Dropbox vraagt nu om een code en KeePassXC levert deze voor je: klik opnieuw met de rechtermuisknop op je Dropbox-ID in KeePassXC en selecteer TOTP / TOTP weergeven. Voer deze code snel in bij Dropbox. In een volgend venster toont Dropbox een aantal zogenaamde TAN-codes (Transactie Autorisatie Nummer). Print deze en bewaar ze als back-up voor het geval TOTP-authenticatie om welke reden dan ook niet beschikbaar is.

Tip 08: Mobiel gebruik TOTP

Dropbox is slechts een van de vele diensten en web-apps die TOTP als tweestapsverificatie aanbieden. Denk aan Instagram, Facebook, Google Drive, OneDrive en vele andere. Via deze pagina vind je een uitgebreide lijst met links naar instructies. Net als Dropbox tonen de meeste diensten een QR-code wanneer je tweestapsverificatie inschakelt. Dit is vooral handig als je een mobiele authenticatie-app hebt geïnstalleerd, zoals Authy, Google Authenticator of Microsoft Authenticator, die beschikbaar zijn via de officiële appstores.

We laten kort zien hoe je met Microsoft Authenticator aan de slag kunt op een Android-apparaat, in combinatie met je Microsoft-account. Ga naar het tabblad Beveiliging, voer je wachtwoord in en open de sectie Geavanceerde beveiligingsopties. Scrol naar Extra beveiliging en kies Inschakelen bij Verificatie in twee stappen. Druk op Volgende, kies Een app bij Mijn identiteit verifiëren met en klik opnieuw op Volgende (2x), waarna een QR-code verschijnt.

Tip 09: Authenticator-app

Vervolgens open je de geïnstalleerde Microsoft Authenticator-app, die je hebt gekoppeld aan het e-mailadres van je Microsoft-account. Tik op de plus-knop en kies het accounttype, zoals Persoonlijk account. Selecteer Een QR-code scannen en scan de code. Je hoeft nu alleen nog maar op het toegevoegde account te tikken om de TOTP-code te zien. Handig om te weten: deze authenticator-app heeft ook een wachtwoordmanager, inclusief synchronisatie via je Microsoft-account.

De app ondersteunt tevens cloudback-up, wat het eenvoudig maakt om accounts op een nieuw of ander apparaat te installeren. Op Android bijvoorbeeld klik je op het knopje met de drie stippen, selecteer je Instellingen en schakel je Cloudback-up in. Bij een nieuwe installatie hoef je nu alleen maar Herstellen vanuit een back-up te kiezen.

Tip 10: Token

In plaats van een software-app kun je ook een hardware-apparaat gebruiken voor je 2FA-aanmeldingen, zoals een beveiligingssleutel, oftewel token. Dit is een klein apparaatje, beschikbaar als een usb-a- of usb-c-stick, maar ook via bluetooth, NFC en lightning. Bekende fabrikanten zijn onder andere Feitian, Solokeys, Kensington en Yubico. De prijzen variëren naargelang de specificaties, meestal tussen de 20 en 60 euro. Let erop dat je een token aanschaft die compatibel is met U2F (Universal Second Factor), een methode voor tweefactorauthenticatie zoals gespecificeerd door de FIDO Alliance en die het CTAP1-verbindingsprotocol ondersteunt. Veel tokens kunnen ook overweg met TOTP en andere OTP-varianten.

Tokens die tevens FIDO2 ondersteunen, maken gebruik van het nieuwere CTAP2-protocol, waarmee je ook kunt inloggen zonder wachtwoord (zie ook tip 12).

 Tip 11: U2F

We demonstreren hoe je aan de slag kunt gaan met een U2F-token, in ons geval een YubiKey 5 NFC, om je aan te melden bij Google. Ga naar https://myaccount.google.com en kies Beveiliging / Verificatie in twee stappen. Zorg ervoor dat dit is ingeschakeld. Je zult merken dat er verschillende methodes voor tweestapsverificatie beschikbaar zijn, zoals Google-prompts (standaard), Spraakbericht of sms, Back-upcodes (TAN), Authenticator-app en Beveiligingssleutel.

Steek je YubiKey-token in je computer, selecteer Beveiligingssleutel en kies Beveiligingssleutel toevoegen. Je browser zou een melding moeten geven om je beveiligingssleutel in te stellen. Bevestig dit met OK (2x), voer je pincode van de beveiligingssleutel in – wij hebben deze klaargezet met behulp van YubiKey Manager. Raak nu even je sleutel aan en even later is je token gereed om je aan te melden bij Google.

Probeer het zelf maar: meld je aan bij Google met je wachtwoord, klik eventueel op Annuleren en vervolgens op Probeer het op een andere manier, zodat je de gewenste 2FA-methode kunt selecteren – want je kunt (in Google) meerdere methodes activeren.

Tip 12: FIDO2

Met FIDO2 zijn de eerste stappen gezet naar een volledig wachtwoordloze aanmelding. Dit is bijvoorbeeld ook mogelijk vanaf Windows 10 (versie 1903) met behulp van Windows Hello. Windows maakt gebruik van de ingebouwde TPM-beveiligingschip (Trusted Platform Module) om FIDO2-authenticatie mogelijk te maken. Hiermee kun je je bijvoorbeeld aanmelden bij je Microsoft-accounts via Windows Hello, zoals met een pincode, gezichtsherkenning, vingerafdrukherkenning of een beveiligingssleutel.

We hebben hier niet voldoende ruimte om het volledige proces uit te leggen, maar je kunt stapsgewijze instructies vinden voor zowel Windows 10 als 11 op deze supportpagina van Microsoft.

Hier kun je klikken op Wat is een beveiligingssleutel, vervolgens klik je op het pijlknopje en kies je je Windows-versie. De procedure bestaat uit twee onderdelen. Eerst moet je Windows Hello toevoegen als aanmeldingsoptie voor Windows via Instellingen / Accounts / Aanmeldingsopties. Vervolgens voeg je vanuit je browser (bij voorkeur Edge) je Windows-pc via Windows Hello toe als aanmeldingsmethode voor je Microsoft-account. Daarna voeg je zowel een beveiligingssleutel als aanmeldingsmethode toe aan Windows als aan je Microsoft-account.

Tip 13: Toegangssleutels

Recent is er veel vooruitgang geboekt op het gebied van wachtwoordloze manieren om je ergens aan te melden, dankzij het concept van zogeheten passkeys, oftewel toegangssleutels; een authenticatiemethode ontwikkeld door de FIDO Alliance, waarbij asymmetrische encryptie wordt toegepast.

In het kort wordt er een cryptografische privésleutel gegenereerd die nooit het apparaat verlaat dat je wilt gebruiken als passkey, bijvoorbeeld je smartphone. Wanneer je je wilt aanmelden bij een webdienst, stuurt deze een ‘uitdaging’ (challenge) naar je apparaat. Vervolgens wordt de uitdaging ondertekend met je privésleutel en teruggestuurd naar de dienst. Op basis hiervan kan de dienst verifiëren dat jij – of beter gezegd, jouw apparaat – de uitdaging heeft ondertekend, zodat de authenticatie kan worden goedgekeurd. In tegenstelling tot FIDO2, zoals eerder beschreven, wordt de sleutel niet opgeslagen in een TPM-chip, waardoor je de sleutel, bijvoorbeeld via de cloud, kunt synchroniseren en op meerdere apparaten kunt gebruiken. Hierdoor is het niet langer nodig een nieuw apparaat eerst aan je account te koppelen.

Wat ons betreft hebben toegangssleutels een grote toekomst en het feit dat (zelfs) wachtwoordmanagers zich hard inspannen om deze technologie te ondersteunen, is veelzeggend.

Tip 14: Google met Hello

Verschillende diensten en apparaten ondersteunen al toegangssleutels, zoals Windows 10, macOS Ventura, Android 9 en iOS 16, of hogere versies, zolang je een browser als Chrome, Edge, Brave of Edge gebruikt. Firefox gaat het wel ondersteunen, maar op het moment van schrijven was het nog niet zo ver. Zorg ervoor dat de schermvergrendeling op je apparaat is ingeschakeld. In Windows kun je dit doen met Windows Hello (zie ook tip 12). Je kunt trouwens ook een FIDO2-beveiligingssleutel gebruiken als toegangssleutel. Zowel Google als Microsoft hebben het concept met passkeys volledig omarmd. Instructies voor Google vind je hier en voor iOS vind je ze op deze website.

We leggen kort uit hoe je dit voor je Google-account instelt. Ga naar https://myaccount.google.com en selecteer Beveiliging, waar je de knop Toegangssleutels bij Inloggen bij Google moet vinden. Klik erop en vervolgens op +Toegangssleutel maken. Laten we ervan uitgaan dat je het apparaat waar je momenteel gebruik van maakt als toegangssleutel wilt gebruiken, zoals een Windows-pc. In dat geval klik je op Doorgaan en gebruik je de aanmeldingsoptie van Windows Hello, zoals een pincode. Bevestig met Klaar en de toegangssleutel wordt toegevoegd.

Tip 15: Andere passkeys

Je kunt ook meerdere passkeys maken. Klik hiervoor nogmaals op +Toegangssleutel maken en kies deze keer Een ander apparaat gebruiken. Wil je je smartphone hiervoor gebruiken, scan hiermee dan de getoonde QR-code en volg de link. Bevestig met (Deze computer onthouden en) Toestaan, Doorgaan en Schermvergrendeling gebruiken. Zorg wel dat bluetooth is ingeschakeld. Ook deze passkey wordt nu aan je Google-account toegevoegd.

Klik een derde keer op +Toegangssleutel maken / Een ander apparaat gebruiken (2x) en kies Windows Hello of externe beveiligingssleutel om een FIDO2-apparaat hiervoor in te stellen. Klik op OK (2x), plaats het apparaat in je pc, tik de bijbehorende pincode in en raak het apparaat even aan. Ook de derde toegangssleutel is nu toegevoegd.

Test het gerust en open opnieuw de aanmeldingspagina van Google. Als het goed is, verschijnt nu de melding Gebruik je toegangssleutel om te bevestigen dat jij het bent. Klik op Doorgaan, kies de gewenste toegangssleutel (bijvoorbeeld je smartphone) en als het goed is ben je even later bij Google ingelogd.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).