Ben je van plan je eigen woning opnieuw in te richten of overweeg je om een pand te kopen en daar een gezellige leefruimte van te maken? Met het gratis Sweet Home 3D kun je je eigen verbeelding al in een heuse 3D-omgeving gieten, virtuele wandelingen incluis.

Tip 01: Installeren

Je downloadt Sweet Home 3D hier. Het programma laat je met behulp van JavaScript en Java 6 weliswaar ook toe rechtstreeks vanuit je browser te werken, maar wij verkiezen toch de wat solider en snellere methode: een installatie op je eigen systeem. Lees ook: Wat print jij straks in 3D?

Gezien Sweet Home 3D onderliggend met Java werkt, maakt het besturingssysteem niet zoveel uit: het draait zowel op Windows, OS X als Linux. Ga naar de downloadpagina op de website. Heb je Java 6 of hoger op je systeem geïnstalleerd, dan kun je kiezen voor de versie Java Web Start. In het andere geval kies je voor de installer voor jouw besturingssysteem, hierbij wordt Java ook gelijk geïnstalleerd. De installatie is eenvoudig. De gratis versie van dit programma beperkt je tot een catalogus van een honderdtal meubels. Ben je meer gecharmeerd van circa 1200 meubelstukken, dan moet je voor de betaalde versie gaan (circa 15 euro).

©PXimport

Tip 01 De installatie heb je met een paar muisklikken voor elkaar.

Tip 02: Verkennen

Wanneer je Sweet Home 3D opstart, zie je vier panelen voor je. Linksboven de catalogus met objecten (zoals meubilair, deuren, ramen en verlichting), rechtsboven de ontwerpruimte, linksonder een overzicht van de reeds toegevoegde objecten en rechts daarvan de 3D-weergave van je 2D-ontwerp. Op dit moment valt daar natuurlijk nog weinig te beleven, maar daar gaan we in dit artikel natuurlijk verandering in brengen. In principe kun je al meteen beginnen met het toevoegen van muren en andere objecten, maar het werkt een stuk makkelijker als je eerst al een blauwdruk of plattegrond op papier of met je favoriete tekenprogramma gecreëerd hebt.

De digitale of gedigitaliseerde (lees: ingescande) plattegrond kun je dan (tijdelijk) als achtergrond voor je ontwerp in Sweet Home 3D gebruiken. Hoe je dat doet, lees je in de volgende tip. Blijkt de interface nog Engelstalig, dan pas je dat snel aan via File / Preferences / Language. Zorg er meteen voor dat hier ook de Eenheid bij voorkeur op Centimeter staat ingesteld. De onderdelen Magnetisme, Linialen en Raster laat je hier best ook geactiveerd. Bevestig met OK.

©PXimport

Tip 02 De vierdeling van Sweet Home 3D: links de objecten, rechts het ontwerp in 2D en 3D.

Tip 03: Plattegrond importeren

Over nu naar het menu Plattegrond, waar je Importeer achtergrondafbeelding selecteert. Druk op Kies afbeelding en verwijs naar je plattegrond (in png-, gif-, jpeg- of bmp-formaat). Druk vervolgens op OK en op Verder. Nu volgt een belangrijke stap. De tool geeft je namelijk de gelegenheid de schaalgrootte van de geïmporteerde afbeelding in te stellen. Dat doe je door de eindpunten van de blauwe lijn te positioneren tussen twee punten in je plattegrond waarvan je de exacte lengte kent. Die lengte vul je dan in bij Lengte van tekenlijn (cm).

In een volgende stap verplaats je het blauwe bolletje naar het punt waar je in Sweet Home 3D het (0,0)-punt van je 2D-ontwerp wenst. Dat kan bijvoorbeeld een hoek tussen twee muren zijn. Maak gebruik van het vergrootglaspictogram om dit snijpunt nauwkeuriger te positioneren. Rond af met Voltooien: je plattegrond komt nu als achtergrond in het ontwerppaneel terecht.

©PXimport

Tip 03 Bepaal de juiste afmeting en het 'beginpunt' van je 2D-ontwerp.

Tip 04: Muren plaatsen

Een logisch begin voor je 2D-ontwerp is het plaatsen van muren, waarbij we ons voorlopig even niets aantrekken van eventuele ramen of deuren. Zorg dus dat je voldoende hebt ingezoomd op je plan en dat je al minstens de volledige eerste muur in beeld krijgt. Druk vervolgens op Maak muren in de knoppenbalk en klik met de linkermuisknop nauwkeurig op het beginpunt van de beoogde muur. Op deze manier kun je alle muren afwerken, waarbij je telkens het eerstvolgende hoekpunt aanklikt. Wil je een schuine muur plaatsen, houd dan de Alt-toets ingedrukt zodat je niet langer beperkt bent tot stappen van 15°. Wil je (tijdelijk) ophouden met het tekenen van muren, druk dan op Esc.

©PXimport

Tip 04 Trek je bij het uittekenen van muren (voorlopig) niets aan van ramen of deuren!

Tip 05: Muren bewerken

Je muren zijn geplaatst en de 3D-weergave geeft al een goede eerste indruk. Je kunt echter nog allerlei eigenschappen van een muur aanpassen. Of van een selectie muren: houd de Shift-toets ingedrukt terwijl je met behulp van het pijlknopje Selecteer objecten in plattegrond de gewenste muren aanklikt. Klik je muur(selectie) met de rechtermuisknop aan en kies Bewerk muren. Vanuit dit dialoogvenster kun je beide zijden van de muren inkleuren of van de gewenste structuur voorzien, zoals Marmer of Kleine rode stenen.

Het is ook mogelijk de ruimtes van muurplinten te voorzien en via de knop Bewerk plint ook die een aangepast uiterlijk en de gewenste afmetingen mee te geven. Een hellende muur kan ook: het volstaat de Hoogte aan het begin anders in te stellen dan de Hoogte aan het eind. En ook een gebogen muur is mogelijk, afhankelijk van wat je invult bij Mate van de boog (°). Mocht je een fout hebben gemaakt, geen probleem: Sweet Home 3D bevat voor zowat alle handelingen pijlknopjes met Ongedaan maken en Opnieuw doen.

Tip 06: Openingen

Tenzij je van plan bent een versterkt bastion te bouwen, geef je je ontwerp de nodige ramen en deuren. Dat gaat heel gemakkelijk in Sweet Home 3D. Open de rubriek Deuren en ramen in de catalogus en versleep een geschikt object (zoals Deur, Garagedeur of Schuifraam) naar de gewenste locatie in een van je muren. Het vergt enige behendigheid, maar je zult snel ondervinden dat (de draairichting van) het object zich afstemt op de exacte locatie waar je de muisknop loslaat.

Blijkt het object wat nukkig, dan kun je alles nog haarfijn aanpassen door middel van de blauwe indicaties in de hoeken van het geselecteerde voorwerp. Er zijn indicaties voor de grootte, de hoogte, de rotatiegraad en de elevatie (de hoogte vanaf de vloer). Of je dubbelklikt op het object en je past alles aan vanuit het eigenschappenvenster.

©PXimport

Tip 06 Het exact positioneren van ramen en deuren vergt enige behendigheid.

Tip 07: Kamers vullen

De contouren van je woning zien er al goed uit, maar je bent er natuurlijk nog niet. Laten we nu eerst een van de leukste onderdelen van je woningdesign uitvoeren: het opvullen met aangepast meubilair, verlichting enzovoort. Ook daarvoor spreek je de catalogus aan, met rubrieken als Badkamer, Keuken, Slaapkamer, Woonkamer en Verlichting. Het principe is hetzelfde als bij ramen en deuren: object verplaatsen naar je ontwerpruimte en via het eigenschappenvenster tot in de kleinste details aanpassen.

Vind je niet meteen je gading in de (beperkte) catalogus van het gratis Sweet Home 3D, dan kun je nog aankloppen bij een online bibliotheek.

Download een bruikbaar object, open het menu Meubilair en kies Importeer meubilair. Druk op de knop Kies model en verwijs naar het gedownloade zip-bestandje. Klik op Verder (2x), pas eventueel al bepaalde eigenschappen aan (plaats bijvoorbeeld een vinkje bij Voeg toe aan catalogus en duid de gewenste Categorie aan) en klik nogmaals op Verder. Rond af met Voltooien: het object is nu beschikbaar. Het is ook mogelijk een hele objectenbibliotheek te downloaden: dit zip-bestand moet je dan wel eerst even uitpakken (naar een sh3f-bestand), waarna je in het menu Meubilair de optie Importeer meubilairverzameling kiest en naar het sh3f-bestand verwijst.

Wil je een object uitlijnen tegenover een ander object, dan maak je gebruik van het menu Meubilair. Selecteer de betreffende objecten en kies een van de beschikbare uitlijnopties. Vanuit dit menu is he overigens ook mogelijk verschillende geselecteerde objecten te groeperen.

©PXimport

Tip 07 Het krijgt vorm: meubeltjes plaatsen (desnoods geïmporteerd vanuit een online collectie).

Tip 08: Ruimtes creëren

Je beseft het misschien niet, maar tot nog toe heb je alleen muren getekend en meubels geplaatst. Een vloer (of plafond) is er nog niet. Daarvoor moet je Sweet Home 3D eerst duidelijk maken wat de grenzen van één kamer zijn. Voor je dat doet, halen we eerst de achtergrondafbeelding weg. Open het menu en kies Verbergachtergrondafbeelding.

Vervolgens druk je in de knoppenbalk op Maak ruimtes. De snelste manier om een 'ruimte' te creëren, is door ergens op een lege plaats in zo'n kamer te dubbelklikken. Meerdere kamers tot één ruimte verenigen kan ook: je hoeft dan maar in de gewenste kamers te dubbelklikken. Het is ook mogelijk 'handmatig' een ruimte af te bakenen: dat doe je door achtereenvolgens elk hoekpunt van de kamer aan te klikken. Heb je alle nodige ruimtes gemaakt, dan kun je beginnen met het leggen van de vloeren. Klik de gewenste kamer(selectie) aan en kies Bewerk ruimtes. Je herkent intussen het typische eigenschappenvenster wel. Laat je verbeelding hier maar even de vrije loop!

©PXimport

Tip 08 Net echt, met een gepast vloertje erin!

Tip 09: Ontwerp documenteren

Wil je op basis van het ontwerp in Sweet Home 3D de renovatie uitvoeren, dan doe je er goed aan het ontwerp zo goed mogelijk uit te werken. Zorg bijvoorbeeld dat je alle objecten duidelijk benoemt. Dat doe je door het object in het objectenoverzicht (linksonder) aan te klikken en in het eigenschappenvenster achter Naam: een goed beschrijvende naam in te vullen. Plaats een vinkje bij Toon naam in plattegrond als je de naam ook in het ontwerp zelf wilt zien. Het kan ook handig zijn allerlei afmetingen in je ontwerp op te nemen. Wil je bijvoorbeeld de juiste afmeting tussen twee muren zien, druk dan op het knopje Tekenafmetingen, klik op de eerste muur en vervolgens op de tweede en klik ten slotte op de plaats waar je de afmeting wilt zien verschijnen. Klik op de selectietool om het plaatsen van afmetingen stop te zetten.

Tip 10: Werk bewonderen

Het is fijn dat Sweet Home 3D je tijdens het ontwerpen direct een 3D-weergave van je ontwerp in wording toont. Maar er zijn nog wel meer mogelijkheden. Klik met de rechtermuisknop in de 3D-weergave en kies Sla gezichtspunt op. Je kunt nu de huidige weergave (perspectief, zoomfactor, richting etc.) een naam geven en bewaren zodat je naderhand via Ga naargezichtspunt snel weer diezelfde weergave kunt oproepen.

En wat dacht je van de optie Virtueel bezoek? Die zet een figuurtje in je 2D-ontwerp dat je kunt verplaatsen en waarvan je met de blauwe ronde pijlen de richtings- en hoofdhoek kunt wijzigen. Het resultaat is meteen te zien in de 3D-weergave. Zo maak je als het ware een virtuele wandeling door je huis. Overigens is het vanuit het contextmenu van deze weergave ook mogelijk een foto of zelfs een video (mov) te maken. Exporteren naar een obj-bestand (bijvoorbeeld voor verdere bewerking in een 3D-tool als Blender) kan ook en via Bestand / Printals PDF giet je alles in een mooi pdf-document. Het échte werk kan nu beginnen, en jij kunt alvast genieten van je 3D-voorbeelden.

©PXimport

Tip 10 De kroon op het digitale werk: een (virtuele) wandeling door je woning.

Stapeldoos

Sweet Home 3D kan ook prima overweg met meerdere verdiepingen. In principe volstaat het om het menu Plattegrond te openen en daar Voeg verdieping toe te selecteren. Net boven je 2D-ontwerp komt er nu een extra tabblad bij, met de naam Verdieping #, waarbij # een nummer is. Je kunt de naam overigens aanpassen door te dubbelklikken op dit tabblad. Zorg dat dit tabblad is geopend om wijzigingen binnen deze verdieping te kunnen doorvoeren. Op dezelfde manier kun je nu nog andere verdiepingen bouwen.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).