Je hebt de fysieke wereld die je ziet als je om je heen kijkt. Daarnaast heb je de virtuele (droom)werelden zoals die door computers worden gegenereerd. Maar je kunt de echte wereld ook combineren met allerlei digitale elementen. Daarmee kom je in de wondere wereld van AR.

Wanneer je een virtualreality-bril (VR) opzet, verdwijnt de wereld om je heen. Je wordt ondergedompeld in een volledig virtuele omgeving. Bij augmented reality (AR) zie je de bestaande wereld nog steeds, maar de werkelijkheid wordt verrijkt. Technologie legt via een scherm een digitale laag over de echte omgeving. Daarop zie je extra informatie of objecten. Als deze virtuele objecten ook nog interactief en in realtime reageren op bijvoorbeeld je stem of handgebaren, dan noemen we het mixed reality (MR). De overkoepelende term voor VR, AR en MR is eXtended reality (XR); hierbij worden fysieke en virtuele werelden gecombineerd of uitgebreid.

MR vereist geavanceerde en vooralsnog erg dure apparaten, zoals een Microsoft HoloLens 2, een Magic Leap 2, of de recent uitgebrachte Apple Vision Pro (elk circa 4000 euro). Met AR daarentegen kun je al aardig experimenteren met je smartphone of tablet. Al zijn er ook specifieke AR-brillen beschikbaar met prijzen vanaf zo’n 500 euro. In dit artikel houden we het graag toegankelijk en richten we ons daarom voornamelijk op de AR-toepassingen.

Ontwikkeling

De eerste concepten van AR gaan terug tot de jaren zestig van de vorige eeuw. In 1968 creëerde Ivan Sutherland, beschouwd als de grondlegger van computer graphics, de eerste HMD (head-mounted display) met een primitieve vorm van AR. De term augmented reality zelf werd pas in de jaren negentig bedacht. De AR-technologie kreeg toen meer aandacht in academische en militaire kringen.

Aan het begin van deze eeuw maakten mobiele apparaten, zoals smartphones, AR toegankelijk voor het grote publiek. Er verschenen de eerste AR-games, zoals ARQuake, een AR-versie van het populaire computerspel Quake. Ongeveer een decennium later, in 2016, werd de mobiele AR-game Pokémon GO een wereldhit. De laatste jaren wordt AR steeds meer geïntegreerd in onder meer onderwijs, retail en gezondheidszorg.

Je mag AR in elk geval niet als een technologische gimmick zien. De technologie heeft namelijk echt het potentieel om uiteindelijk de manier waarop we leven, werken en communiceren ingrijpend te veranderen. AR kan bijvoorbeeld bijdragen aan een verhoogde productiviteit. Denk aan realtime informatie, instructies en assistentie die technici via een AR-bril krijgen over de machine waaraan ze werken. Ook zorgt AR voor betere leerervaringen. Zo zijn er interactieve en visuele leermiddelen om complexe concepten begrijpelijker te maken. AR biedt verder betere klantenervaringen. Als je een bepaald product wilt kopen, kun je dat eerst virtueel uitproberen. Ook binnen de entertainment, kunst en design speelt AR een rol, denk aan het brengen van innovatie en creativiteit.

Werking

Voordat we een (beperkte selectie van) handige of leuke AR-toepassingen bekijken, is het goed om iets meer te weten over de basisprincipes en de benodigde hardware en software. Om digitale informatie en objecten in de echte wereld te plaatsen, maakt AR gebruik van verschillende componenten en processen.

AR-apparaten gebruiken camera’s en sensoren om de omgeving te scannen en informatie te verzamelen. Hierdoor kan de juiste positie en oriëntatie van het apparaat worden bepaald. Software-algoritmen verwerken deze data en genereren digitale objecten. De echte wereld en de digitale laag worden vervolgens weergegeven op een geschikt display, zoals een smartphone, tablet of AR-bril.

Nagenoeg alle moderne smartphones en tablets, zoals iPhones met ARKit (vanaf iOS 11)en Android-telefoons met ARCore (vanaf Android 7), zijn hiervoor geschikt. ARKit en ARCore zijn SDK’s (softwareontwikkelingskits) met tools en bibliotheken voor beeldherkenning, bewegingsdetectie en tracering, die worden gebruikt voor het bouwen van AR-applicaties. Een cruciaal onderdeel hierbij is ‘spatial computing’. Deze technologie zorgt ervoor dat digitale objecten op de juiste plek en op gepaste schaal in de bestaande omgeving worden geplaatst. Zo vinden er interacties plaats tussen de gebruiker en de digitale objecten, zoals het verplaatsen van virtuele meubelen in een echte kamer.

Entertainment

Terwijl fabrikanten van AR-headsets, zoals Apple, Google en Microsoft, nog steeds zoeken naar een AR killer-app, is AR al lang doorgedrongen op sociale media. Denk aan de erg populaire AR-filters van Snapchat (Lenses) en de Story-filters van Instagram. In 2023 bracht ByteDance voor TikTok de populaire beautyfilter Bold Glamour uit, evenals de verjongingsfilter Teenage. Helaas blijken ze vooral bij jongeren vaak ongewenste psychosociale gevolgen te hebben. Het zal je bovendien weinig verbazen dat zulke AR-filters inmiddels ook zijn verrijkt met AI, voor nog indrukwekkender realtime manipulaties.

Een AR-app van een geheel andere orde werd in 2016 uitgebracht: het erg populaire Pokémon GO (verkrijgbaar in de officiële appstores). Dit is een mobiel spel waarbij spelers buiten rondlopen om Pokémons te vangen en te trainen. Dit zijn fictieve wezens met unieke vaardigheden die via AR in de echte omgeving verschijnen.

Een eenvoudige, maar leuke gimmick is nog dat je verschillende diersoorten, zoals een Tyrannosaurus en allerlei honden en katten, in 3D kunt zien en horen. Voer op je smartphone de naam van het dier in de zoekmachine van Google in en scrol tot bij Bekijkeen […] in 3D. Tik dan op Tonen in je ruimte.

Er zijn ook heuse AR-games, beschikbaar in de appstores van Apple en Google. Dit varieert van het gooien van proppen naar een virtuele papiermand (Paper Bin AR) en biljarten of basketballen in je eigen omgeving (Kings of Pool AR en AR Basketball Game) tot het vangen van monsters (Ghostbusters Afterlife scARe). Via deze website vind je (meestal werkende) links naar een tientallen AR-games.

Educatief

Van de dino’s van Google naar Dinosaur 4D+ (Android, iOS) is het een kleine stap naar een meer educatieve app. Scan een kaart van een specifieke dinosauriër uit een kaartenset en de dino komt interactief tot leven op je scherm. Ook JigSpace (iOS) gebruikt 3D-modellen voor educatieve doeleinden, maar dan van verschillende objecten en mechanismen. Scan een QR-code in en bekijk het bijbehorende object via View in AR in 3D in je eigen ruimte. Probeer het eens.

Een meer ambitieus project, dat aanvankelijk Google Expeditions heette, is nu geïntegreerd in de app Google Arts & Culture (Android en iOS). Het project, dat nu ook gebruikmaakt van AI, biedt onderwerpen als Beeldende kunst, Ambachten, Natuur, Geschiedenis en Wetenschap. Selecteer in het menu bovenaan de optie Camera. Daarna zie je verschillende mogelijkheden, zoals Art Selfie 2 waarmee je een remix van je selfie in een zelf te kiezen artistieke stijl krijgt. Met Art Filter leg je artistieke filters bovenop je selfie, Met Art Projector selecteer je een kunstwerk en plaats je het op een voet in je eigen fysieke ruimte.

Talen Leren in AR (iOS) bewijst dat AR ook voor een ander doel inzetbaar is: het sneller leren van een nieuwe taal. Je ziet geanimeerde objecten inclusief naamsvermelding en vertaling in je omgeving, terwijl een virtuele assistent de woorden uitspreekt.

Navigatie

AR is ook erg handig bij navigeren, iets wat Google goed heeft begrepen met de Live View-functie in Google Maps. Open de app, voer je bestemming in, tik op de knop Route en kies de optie voor wandelen. Tik vervolgens op Live View onderaan het scherm en richt je camera op herkenbare oriëntatiepunten. Na een korte kalibratie toont de app pijlen en route-instructies op het camerabeeld voor betere navigatie. Vergelijkbare technieken vind je in sommige duurdere auto’s, waarbij navigatie-instructies en informatie, zoals verkeersborden en snelheid, op je voorruit worden geprojecteerd (Head-Up Display).

Zoek je het liever hogerop, dan zijn Sky Map (Android) en SkyView (Android, iOS) interessante apps. Beide apps gebruiken sensoren van je smartphone, zoals de gyroscoop, accelerometer en magnetometer om je positie en oriëntatie te bepalen. Sky Map toont nu de sterren en planeten op basis van je kijkrichting. SkyView legt bovendien informatie over de hemellichamen op de beelden van je omgeving.

Retail

Met een app als JigSpace kom je dicht bij de commerciële toepassingen van AR. Hiermee kun je namelijk producten interactief in je eigen omgeving bekijken. Dat kan handig zijn bij aankoopbeslissingen. Veel bedrijven gebruiken vergelijkbare AR-technieken, vaak gecombineerd met AI, om hun producten dichter bij de klant te brengen.

Er zijn bijvoorbeeld verschillende apps waarmee je virtuele tattoos op je lichaam kunt zetten voordat je naar de tatoeëerder gaat. Bij Inkhunter (iOS; Android via apk-sideloading) teken je een fysieke markering op je huid, waarna deze als markering wordt gebruikt om de tattoo te plaatsen en realtime te volgen, ook bij beweging.

In de huiselijke sfeer is er de populaire app IKEA (Android, iOS), waarmee je meubels en decoratieve items van IKEA virtueel en op ware grootte in je ruimte plaatst. Selecteer een product, kies Bekijk in 3D en vervolgens Tonen in je ruimte. Ook andere meubelfabrikanten bieden vergelijkbare functies.

Als je interieur een schilderbeurt nodig heeft, kun je eerst virtueel met verschillende kleuren experimenteren. Dit kan bijvoorbeeld met Flexa Visualizer (Android, iOS). Kies de gewenste kleur uit een palet en tik de muur aan die je die kleur wilt geven.

Er is zelfs een heuse AR-tool, Dyson CleanTrace, voor stofzuigers. Hiermee zie je via je smartphone de plekken waar je al hebt gestofzuigd, zodat je perfect kan zien wat je eventueel hebt gemist.

AR kan niet alleen voor je interieur handig zijn, maar kan ook nuttig zijn bij kleding en accessoires. Via https://www.ray-ban.com/uk/c/face-shape-guide kun je bijvoorbeeld diverse brilmodellen uitproberen met je webcamera. Voor kleding blijkt dit wat lastiger, maar in combinatie met AI biedt dit zeker ook mogelijkheden. Zalando is momenteel bijvoorbeeld bezig met het uitwerken van een virtuele paskamer.

Andere toepassingen

Er zijn nog andere AR-toepassingen die iets moeilijker te categoriseren zijn. Zo maken de apps van zowel Google Translate als Microsoft Translator gebruik van AR. Wanneer je je camera richt op anderstalige tekst, zoals een verkeersbord of menukaart, verschijnt de vertaalde tekst virtueel in beeld.

Deze tekstherkenningsfunctie vind je ook in Google Lens, maar deze app kun je ook voor andere visuele zoekopdrachten gebruiken. Maak een foto van een object, zoals een plant, dier, bekend gebouw of toestel. Tik op Zoeken en als het goed is, geeft de app informatie over het object, zoals naam, beschrijving en links.

Iets minder spectaculair, maar soms erg nuttig, zijn tools zoals de app Meten (iOS) of Meetlint (Android). Die geven na een korte kalibratie de lengte of omtrek van een object weer. Wil je de afstand meten van de kamers in je appartement, dan kun je magicplan (Android, iOS) gebruiken. Deze app zet de gemeten afstanden om in een grondplan. De betaalde versie biedt meer mogelijkheden en is vooral bedoeld voor professionals die met woningen bezig zijn.

Toekomst

AR wordt dus al in diverse sectoren toegepast, maar er blijven enkele uitdagingen. Voor optimale resultaten vereisen AR-toepassingen een hoge mate van nauwkeurigheid bij het plaatsen van digitale objecten in de echte omgeving. Dit vraagt niet alleen om minimale vertraging (latency), maar ook om optimale beeldherkenningsalgoritmes die onder verschillende hoeken, achtergronden en lichtomstandigheden kunnen functioneren. Er zijn ook zorgen over privacy en gegevensbescherming, omdat AR-applicaties vaak grote hoeveelheden data over de omgeving en gebruikers verzamelen.

Ondanks deze uitdagingen ziet de toekomst van AR er veelbelovend uit, met innovatieve toepassingen in bijvoorbeeld de gezondheidszorg (onder meer bij revalidatie en chirurgische begeleiding) en bij onderwijs en training (via interactieve simulaties). De hardware verbetert ongetwijfeld nog verder, met geavanceerdere sensoren en compactere en efficiëntere componenten. De uitrol van 5G-netwerken gaat voor lagere latency en hogere bandbreedte zorgen. En met EU-regelgevingen, zoals DSA (Digital Services Act) en DGA (Data Governance Act), wordt hopelijk ook onze privacy goed beschermd.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).