Een geniale ingeving, een boodschappenlijstje, een takenlijst: wat gebruik jij voor snelle (en minder snelle) notities? Ga slim aan de slag met handige programma’s en AI zodat je je gedachten kunt ordenen, aantekeningen kunt maken en deze kunt uitwisselen met anderen. Voor je desktop, maar ook voor tablet en telefoon.

Notities maken, dat doet waarschijnlijk iedereen. Want met lijstjes orden je je gedachten en zo kun je afvinken wat je al hebt gedaan. We bekijken drie verschillende notitieprogramma’s die je het leven makkelijker kunnen maken. We zoomen in op Google Keep, NotebookLM, OneNote en het compactere en eenvoudigere Microsoft Logboek.

Google Keep

Structureren

Met Google Keep kun je je aantekeningen maken en deze gestructureerd opslaan. Je vindt de omgeving op https://keep.google.com. Berichten worden in de vorm van post-it-achtige briefjes getoond en met een internetverbinding heb je overal toegang tot je aantekeningen.

Klik in het vak op Maak een notitie en begin met typen. Gaat het om een belangrijke notitie, dan maak je deze vast door te klikken op de punaise (rechtsboven in het vak). Behalve tekst kun je nog meer items aan de notitie toevoegen. Klik op Bijdrager om iemand te vermelden in de notitie. Een overzicht van Google-contactpersonen verschijnt. Daarnaast kun je een e-mailadres opgeven en de notitie met een extern persoon delen. Via de knop Achtergrondopties bepaal je het uiterlijk van de notitie.

Met Google Keep maak je gestructureerde aantekeningen.

Labels

Labels zijn onmisbaar om je notities geordend te houden. Links in het venster vind je de optie Labels bewerken. Bovenin kun je een nieuw label maken. Standaard kent Google Keep al een aantal labels die je via het pictogram met de pen kunt bewerken. De labels verschijnen links in het menu van het hoofdvenster. Klik op een label om de bijbehorende notities te tonen. Afhankelijk van de hoeveelheid notities kan de standaardweergave van Keep minder overzichtelijk worden. Dit verbeter je via een klik op Lijstweergave: de knop hiervoor vind je rechtsboven in het venster.

Maak gebruik van labels om notities gestructureerd op te slaan.

NotebookLM

Slim notitieblok

Notities bijhouden wordt nog interessanter met wat hulp van buitenaf. Dat is precies wat de makers van NotebookLM beogen: het is een slim notitieblok met een flinke hoeveelheid AI-ondersteuning. Zo kun je je notities met NotebookLM delen. De software kan de informatie vervolgens ordenen of op andere manieren toegankelijk maken, bijvoorbeeld door er een vraag-antwoorddocument van te maken.

Je vindt de nieuwste versie via https://notebooklm.google. Het programma is nog volop in ontwikkeling, maar is inmiddels al goed bruikbaar. Het maakt gebruik van het Gemini-taalmodel en analyseert je notities. Die input kun je op verschillende manieren geven. Zo kun je NotebookLM voeden met Google Docs-bestanden, maar ook met presentaties, pdf-bestanden, websites en tekstbestanden. Je begint met het toevoegen van een bron. Klik in het hoofdscherm op Nieuwe notebook. In het getoonde venster kun je de verschillende bronnen opgeven. Sleep een bestand naar het uploadvenster of gebruik de bladerknop om het aan te wijzen. Heb je geen document, maar een andere bron (zoals Google Drive, een link of een tekst), dan gebruik je de sectie eronder om deze te uploaden.

NotebookLM maakt intensief gebruik van AI.

Samenvatting

NotebookLM geeft direct een samenvatting van de notitie die je hebt gedeeld. Linksboven in het venster vind je de opties om verder aan de slag te gaan met het document. Zo kun je op basis van je notitie een lijst met veelgestelde vragen maken, een tijdlijn, een inhoudsopgave of een overzichtsdocument. In een overzichtsdocument haalt NotebookLM de belangrijkste thema’s of ideeën uit de notities en koppelt hieraan een conclusie. Opgeslagen notities komen terecht in het hoofdvenster van NotebookLM. Klik op het plusteken linksboven om een nieuwe bron toe te voegen. Je kunt in NotebookLM maximaal vijftig bronnen toevoegen.

Behalve de notities toevoegen als bron kun je uiteraard ook nieuwe notities maken. Klik in het hoofdscherm op Notitie toevoegen. Een pop-upvenster verschijnt waarin je de aantekeningen kunt maken. Hier vind je ook beperkte opties om de notitie op te maken en om webkoppelingen aan de tekst toe te voegen. Heb je de omgeving eenmaal ingevuld met je notities, dan kun je hierin eenvoudig informatie opzoeken door in het chatvenster onderin vragen te stellen.

Naast het tekstvak lees je hoeveel bronnen worden gebruikt waarop de antwoorden van NotebookLM zijn gebaseerd. Boven het tekstvak vind je suggesties voor het chatgesprek. De inhoud hiervan is afhankelijk van de onderliggende bron. Heb je je vraag gesteld en ben je tevreden met een antwoord, dan kun je dit bovendien bewaren zodat het altijd toegankelijk is. Klik op de knop Opslaan in notitie. Vergeet ook niet je notitieverzameling een goede naam te geven, linksboven in het venster. Via de knop Delen (rechtsboven) kun je met anderen aan de notitie samenwerken.

NotebookLM geeft verschillende suggesties voor je notities.

OneNote

Notebooks

Ook OneNote is een goede app waarmee je je gedachten vastlegt en ordent. Maak je gebruik van Microsoft 365, dan is OneNote meegeleverd en waarschijnlijk al beschikbaar op je computer. Heb je het niet, dan kun je het alsnog gratis downloaden via www.onenote.com of via de Microsoft Store in het startmenu.

OneNote gaat al heel wat jaren mee. De app is in de afgelopen jaren flink verbeterd en krijgt nog regelmatig nieuwe opties erbij. Om het overzicht te bewaren, zorg je met OneNote vanaf het begin voor een duidelijke indeling. De app werkt op basis van notebooks. Een notebook is een verzameling van meerdere tabbladen. Je kunt bijvoorbeeld een notebook maken voor je hobby’s, werk en gezin. Om een nieuw notebook te maken, klik je linksboven op de pijl naast het eerste notitieblok. Kies voor Notitieblok toevoegen. Geef het blok een naam – bijvoorbeeld Reizen – en klik op Notitieblok maken.

Vervolgens kun je het notitieblok met behulp van tabbladen opdelen in verschillende secties. Klik op het plusteken en geef de sectie een naam. Elke tab (of sectie) kan meerdere pagina’s bevatten. Een overzicht van de pagina’s vind je uiterst rechts in het venster. Klik met de rechtermuisknop op een leeg gedeelte van dit vak en kies Nieuwe pagina om een pagina toe te voegen (of gebruik de toetscombinatie Ctrl+N).

OneNote is in de afgelopen jaren flink uitgebreid.

Notities opmaken

Kenmerkend aan OneNote is de relatief grote vrijheid die je hebt bij het maken van notities. Bovenin het venster vind je het lint (herkenbaar uit andere Office-onderdelen), waarmee je onder andere lettertype en -grootte aanpast, maar ook items in je notities kunt toevoegen. Klik op de tab Invoegen om onder meer afbeeldingen, Office-documenten en bestandsbijlagen toe te voegen. Via het tabblad Tekenen kun je aantekeningen met een stylus maken. Maak je voornamelijk gebruik van digitale inkt om je notities te maken, dan is de elders besproken app Microsoft Logboek interessanter.

Op het tabblad Invoegen vind je de optie Transcriberen. Hiermee kun je je gesproken woorden omzetten naar getypte notities of je notities dicteren en omzetten naar getypte notities. Kies voor Audio uploaden om een bestaand geluidsbestand te uploaden of kies Opname starten om een dicteersessie te starten. OneNote ondersteunt verschillende talen, waaronder Nederlands en Engels. Je kunt per maand driehonderd minuten aan audio uploaden en verwerken.

OneNote biedt ook ondersteuning voor een stylus.

Plaknotities

Wil je een snelle notitie maken, dan kun je gebruikmaken van plaknotities. Klik op de knop Plaknotities rechtsboven in het hoofdvenster van OneNote. In plaats daarvan kun je ook de toetscombinatie Windows+Alt+S gebruiken. Nieuwe plaknotities worden toegevoegd aan het compacte venster en zijn hierdoor snel toegankelijk. Klik op de knop rechtsboven in een notitie om de notitie te verplaatsen naar een eigen venster, dat je vervolgens een eigen plek op het bureaublad kent.

Microsoft Logboek

Eenvoudiger programma

Relatief minder bekend dan de andere besproken programma’s, is Microsoft Logboek (in de Engelse variant: Microsoft Journal). Deze app is interessant als je op zoek bent naar een eenvoudiger notitieprogramma en gebruikmaakt van een stylus om handgeschreven notities te maken. Je vindt de nieuwste versie van Logboek in de Microsoft Store.

Links in het venster vind je een overzicht van de gemaakte pagina’s. Is de balk niet zichtbaar, klik dan op het pijltje om de sectie uit te klappen. Kies voor Een pagina toevoegen om een nieuwe pagina te maken. Klik op Kaarten om je logboeken in een compacte weergave te tonen. Onderin vind je een werkbalk waar je uit verschillende pennen en potloden kunt kiezen. Ook is er een liniaal aanwezig. Om te voorkomen dat de computer uitschakelt als je al even niets hebt geschreven, kun je via Microsoft Logboek afdwingen dat de computer altijd blijft ingeschakeld. Klik op de knop Instellingen (herkenbaar aan het tandwiel, rechtsboven in het venster) en ga naar Beeldscherm en weergave. Zet de schuif op Aan bij Apparaat actief houden.

Rechtsboven in elke pagina vind je de knop Paginamenu, herkenbaar aan de drie verticale puntjes. Deze geeft je toegang tot aanvullende opties. Zo kun je de huidige pagina klonen (kies Pagina kopiëren). Ook kun je de specifieke pagina exporteren. Je hebt hierbij de keuze tussen een export naar OneNote of een export naar een pdf-bestand. Interessant is de optie Paginastijl wijzigen. Kies vervolgens een stijl en de regelafstand die op de pagina moet worden gehanteerd. Via het venster Paginamenu heb je verder nog de mogelijkheid om een nieuwe pagina in te voegen, de inhoud van de huidige pagina te wissen en de volledige pagina te verwijderen.

Eenvoudig en compact: Microsoft Logboek.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).