Een geniale ingeving, een boodschappenlijstje, een takenlijst: wat gebruik jij voor snelle (en minder snelle) notities? Ga slim aan de slag met handige programma’s en AI zodat je je gedachten kunt ordenen, aantekeningen kunt maken en deze kunt uitwisselen met anderen. Voor je desktop, maar ook voor tablet en telefoon.

Notities maken, dat doet waarschijnlijk iedereen. Want met lijstjes orden je je gedachten en zo kun je afvinken wat je al hebt gedaan. We bekijken drie verschillende notitieprogramma’s die je het leven makkelijker kunnen maken. We zoomen in op Google Keep, NotebookLM, OneNote en het compactere en eenvoudigere Microsoft Logboek.

Google Keep

Structureren

Met Google Keep kun je je aantekeningen maken en deze gestructureerd opslaan. Je vindt de omgeving op https://keep.google.com. Berichten worden in de vorm van post-it-achtige briefjes getoond en met een internetverbinding heb je overal toegang tot je aantekeningen.

Klik in het vak op Maak een notitie en begin met typen. Gaat het om een belangrijke notitie, dan maak je deze vast door te klikken op de punaise (rechtsboven in het vak). Behalve tekst kun je nog meer items aan de notitie toevoegen. Klik op Bijdrager om iemand te vermelden in de notitie. Een overzicht van Google-contactpersonen verschijnt. Daarnaast kun je een e-mailadres opgeven en de notitie met een extern persoon delen. Via de knop Achtergrondopties bepaal je het uiterlijk van de notitie.

Met Google Keep maak je gestructureerde aantekeningen.

Labels

Labels zijn onmisbaar om je notities geordend te houden. Links in het venster vind je de optie Labels bewerken. Bovenin kun je een nieuw label maken. Standaard kent Google Keep al een aantal labels die je via het pictogram met de pen kunt bewerken. De labels verschijnen links in het menu van het hoofdvenster. Klik op een label om de bijbehorende notities te tonen. Afhankelijk van de hoeveelheid notities kan de standaardweergave van Keep minder overzichtelijk worden. Dit verbeter je via een klik op Lijstweergave: de knop hiervoor vind je rechtsboven in het venster.

Maak gebruik van labels om notities gestructureerd op te slaan.

NotebookLM

Slim notitieblok

Notities bijhouden wordt nog interessanter met wat hulp van buitenaf. Dat is precies wat de makers van NotebookLM beogen: het is een slim notitieblok met een flinke hoeveelheid AI-ondersteuning. Zo kun je je notities met NotebookLM delen. De software kan de informatie vervolgens ordenen of op andere manieren toegankelijk maken, bijvoorbeeld door er een vraag-antwoorddocument van te maken.

Je vindt de nieuwste versie via https://notebooklm.google. Het programma is nog volop in ontwikkeling, maar is inmiddels al goed bruikbaar. Het maakt gebruik van het Gemini-taalmodel en analyseert je notities. Die input kun je op verschillende manieren geven. Zo kun je NotebookLM voeden met Google Docs-bestanden, maar ook met presentaties, pdf-bestanden, websites en tekstbestanden. Je begint met het toevoegen van een bron. Klik in het hoofdscherm op Nieuwe notebook. In het getoonde venster kun je de verschillende bronnen opgeven. Sleep een bestand naar het uploadvenster of gebruik de bladerknop om het aan te wijzen. Heb je geen document, maar een andere bron (zoals Google Drive, een link of een tekst), dan gebruik je de sectie eronder om deze te uploaden.

NotebookLM maakt intensief gebruik van AI.

Samenvatting

NotebookLM geeft direct een samenvatting van de notitie die je hebt gedeeld. Linksboven in het venster vind je de opties om verder aan de slag te gaan met het document. Zo kun je op basis van je notitie een lijst met veelgestelde vragen maken, een tijdlijn, een inhoudsopgave of een overzichtsdocument. In een overzichtsdocument haalt NotebookLM de belangrijkste thema’s of ideeën uit de notities en koppelt hieraan een conclusie. Opgeslagen notities komen terecht in het hoofdvenster van NotebookLM. Klik op het plusteken linksboven om een nieuwe bron toe te voegen. Je kunt in NotebookLM maximaal vijftig bronnen toevoegen.

Behalve de notities toevoegen als bron kun je uiteraard ook nieuwe notities maken. Klik in het hoofdscherm op Notitie toevoegen. Een pop-upvenster verschijnt waarin je de aantekeningen kunt maken. Hier vind je ook beperkte opties om de notitie op te maken en om webkoppelingen aan de tekst toe te voegen. Heb je de omgeving eenmaal ingevuld met je notities, dan kun je hierin eenvoudig informatie opzoeken door in het chatvenster onderin vragen te stellen.

Naast het tekstvak lees je hoeveel bronnen worden gebruikt waarop de antwoorden van NotebookLM zijn gebaseerd. Boven het tekstvak vind je suggesties voor het chatgesprek. De inhoud hiervan is afhankelijk van de onderliggende bron. Heb je je vraag gesteld en ben je tevreden met een antwoord, dan kun je dit bovendien bewaren zodat het altijd toegankelijk is. Klik op de knop Opslaan in notitie. Vergeet ook niet je notitieverzameling een goede naam te geven, linksboven in het venster. Via de knop Delen (rechtsboven) kun je met anderen aan de notitie samenwerken.

NotebookLM geeft verschillende suggesties voor je notities.

OneNote

Notebooks

Ook OneNote is een goede app waarmee je je gedachten vastlegt en ordent. Maak je gebruik van Microsoft 365, dan is OneNote meegeleverd en waarschijnlijk al beschikbaar op je computer. Heb je het niet, dan kun je het alsnog gratis downloaden via www.onenote.com of via de Microsoft Store in het startmenu.

OneNote gaat al heel wat jaren mee. De app is in de afgelopen jaren flink verbeterd en krijgt nog regelmatig nieuwe opties erbij. Om het overzicht te bewaren, zorg je met OneNote vanaf het begin voor een duidelijke indeling. De app werkt op basis van notebooks. Een notebook is een verzameling van meerdere tabbladen. Je kunt bijvoorbeeld een notebook maken voor je hobby’s, werk en gezin. Om een nieuw notebook te maken, klik je linksboven op de pijl naast het eerste notitieblok. Kies voor Notitieblok toevoegen. Geef het blok een naam – bijvoorbeeld Reizen – en klik op Notitieblok maken.

Vervolgens kun je het notitieblok met behulp van tabbladen opdelen in verschillende secties. Klik op het plusteken en geef de sectie een naam. Elke tab (of sectie) kan meerdere pagina’s bevatten. Een overzicht van de pagina’s vind je uiterst rechts in het venster. Klik met de rechtermuisknop op een leeg gedeelte van dit vak en kies Nieuwe pagina om een pagina toe te voegen (of gebruik de toetscombinatie Ctrl+N).

OneNote is in de afgelopen jaren flink uitgebreid.

Notities opmaken

Kenmerkend aan OneNote is de relatief grote vrijheid die je hebt bij het maken van notities. Bovenin het venster vind je het lint (herkenbaar uit andere Office-onderdelen), waarmee je onder andere lettertype en -grootte aanpast, maar ook items in je notities kunt toevoegen. Klik op de tab Invoegen om onder meer afbeeldingen, Office-documenten en bestandsbijlagen toe te voegen. Via het tabblad Tekenen kun je aantekeningen met een stylus maken. Maak je voornamelijk gebruik van digitale inkt om je notities te maken, dan is de elders besproken app Microsoft Logboek interessanter.

Op het tabblad Invoegen vind je de optie Transcriberen. Hiermee kun je je gesproken woorden omzetten naar getypte notities of je notities dicteren en omzetten naar getypte notities. Kies voor Audio uploaden om een bestaand geluidsbestand te uploaden of kies Opname starten om een dicteersessie te starten. OneNote ondersteunt verschillende talen, waaronder Nederlands en Engels. Je kunt per maand driehonderd minuten aan audio uploaden en verwerken.

OneNote biedt ook ondersteuning voor een stylus.

Plaknotities

Wil je een snelle notitie maken, dan kun je gebruikmaken van plaknotities. Klik op de knop Plaknotities rechtsboven in het hoofdvenster van OneNote. In plaats daarvan kun je ook de toetscombinatie Windows+Alt+S gebruiken. Nieuwe plaknotities worden toegevoegd aan het compacte venster en zijn hierdoor snel toegankelijk. Klik op de knop rechtsboven in een notitie om de notitie te verplaatsen naar een eigen venster, dat je vervolgens een eigen plek op het bureaublad kent.

Microsoft Logboek

Eenvoudiger programma

Relatief minder bekend dan de andere besproken programma’s, is Microsoft Logboek (in de Engelse variant: Microsoft Journal). Deze app is interessant als je op zoek bent naar een eenvoudiger notitieprogramma en gebruikmaakt van een stylus om handgeschreven notities te maken. Je vindt de nieuwste versie van Logboek in de Microsoft Store.

Links in het venster vind je een overzicht van de gemaakte pagina’s. Is de balk niet zichtbaar, klik dan op het pijltje om de sectie uit te klappen. Kies voor Een pagina toevoegen om een nieuwe pagina te maken. Klik op Kaarten om je logboeken in een compacte weergave te tonen. Onderin vind je een werkbalk waar je uit verschillende pennen en potloden kunt kiezen. Ook is er een liniaal aanwezig. Om te voorkomen dat de computer uitschakelt als je al even niets hebt geschreven, kun je via Microsoft Logboek afdwingen dat de computer altijd blijft ingeschakeld. Klik op de knop Instellingen (herkenbaar aan het tandwiel, rechtsboven in het venster) en ga naar Beeldscherm en weergave. Zet de schuif op Aan bij Apparaat actief houden.

Rechtsboven in elke pagina vind je de knop Paginamenu, herkenbaar aan de drie verticale puntjes. Deze geeft je toegang tot aanvullende opties. Zo kun je de huidige pagina klonen (kies Pagina kopiëren). Ook kun je de specifieke pagina exporteren. Je hebt hierbij de keuze tussen een export naar OneNote of een export naar een pdf-bestand. Interessant is de optie Paginastijl wijzigen. Kies vervolgens een stijl en de regelafstand die op de pagina moet worden gehanteerd. Via het venster Paginamenu heb je verder nog de mogelijkheid om een nieuwe pagina in te voegen, de inhoud van de huidige pagina te wissen en de volledige pagina te verwijderen.

Eenvoudig en compact: Microsoft Logboek.

Met OneNote kun je op een gestroomlijnde manier snel notities maken en afbeeldingen, audio en ideeën vastleggen. De handige app is onderdeel van de Microsoft Office-suite. Wist je dat het mogelijk is om met uitbreidingen het functioneren van OneNote te verbeteren? Met de volgende add-ins word je notitie-ervaring daarmee nog beter.

OneMore: meer functies

OneMore is een degelijke opensource-add-in die een verzameling kwaliteitsfuncties aan OneNote toevoegt. Nadat je de gratis add-in (https://onemoreaddin.com/) hebt geïnstalleerd, wordt er een nieuwe groep functies in het tabblad Start toegevoegd. Die groep heet op een Nederlands systeem: Meer.

Vanaf hier kun je afbeeldingen roteren en bijsnijden, bijschriften toevoegen, afbeeldingen stileren zonder dat je een externe editor nodig hebt. Werk je met tabellen in OneNote, dan bevat het menu Tafel mogelijkheden om formules in de cellen toe te passen die doen denken aan Excel. Je beschikt over een opdracht Zoeken en vervangen. Er is een Navigator die onder meer je recent bezochte pagina's bijhoudt, en een optie biedt om herinneringen toe te voegen en te bewerken. Er is nog veel meer mogelijk. OneMore is een gratis add-in die je nooit meer wilt missen.

Onetastic: welkom in Macroland

Liefhebbers van macro's zullen smullen van Onetastic (https://getonetastic.com). Je mag gratis twintig macro's downloaden die je vijfhonderd keer mag gebruiken. Wil je onbeperkt macro's binnenhalen en gebruiken, dan kost dit 15 dollar per jaar. Zo'n macro is een miniprogramma waarmee je veel tijd bespaart, omdat het herhalende taken met een paar muisklikken uitvoert. Op die manier laat je een macro naar tekst op meerdere pagina's zoeken en vervangen, een inhoudsopgave samenstellen voor je notitieboek, of maandelijks een kalender samenstellen met een takenlijst.

De bibliotheek met inmiddels 687 macro's heet Macroland. Je kunt de collectie raadplegen op populariteit, of op recente toevoegingen, maar het handigste lijkt ons de ordening per categorie.

OneCalendar: agenda met notities

OneCalendar (https://getonetastic.com/onecal) is een speelse tool die jouw OneNote-pagina's weergeeft op basis van het moment dat je ze hebt toegevoegd of gewijzigd. Op die manier kun je gemakkelijk aantekeningen terugvinden. Wanneer je met de muisaanwijzer over zo'n kalenderitem gaat, krijg je een preview van de pagina. Door op een titel in de kalender te klikken, open je de pagina rechtstreeks in OneNote. Je kunt de aantekeningen per dag, week of maand bekijken.

Merk je dat de items die je zojuist hebt ingevoerd nog niet in OneCalendar te zien zijn? Druk dan je op F5 om de weergave te vernieuwen. Of je nu een fanatieke planner bent of gewoon je afspraken in je notities wilt bijhouden, deze add-in verbindt je notities naadloos met je agenda.

Office Lens: content scannen

Profiteer van de uitstekende samenwerking tussen Office Lens met OneNote. Microsoft Office Lens is gratis beschikbaar voor de iPhone, Android en Windows Phone. Tijdens een vergadering kun je bijvoorbeeld foto's maken met de app en die doorsturen naar OneNote. Op die manier haal je de gegevens binnen van whiteboards, kattenbelletjes of handgeschreven documenten. Open de mobiele app en kies onderaan of je een document, een whiteboard, een visitekaartje of een foto wilt scannen. Dankzij de zoekfunctie van OneNote kun je zelfs tekstfragmenten in de foto's herkennen.

OneNote Web Clipper: internetclips

OneNote Web Clipper is een gratis musthave voor de internetbrowser om de inhoud van webpagina's rechtstreeks in OneNote-notitieblokken op te slaan. Dit is een prima manier om internetinformatie te organiseren. Het is mogelijk om notities en markeringen aan te brengen op de clips. Zo heb je toegang tot de clips, zelfs als je niet verbonden bent met het internet.

Om Web Clipper te installeren, ga je eerst naar www.onenote.com/clipper. Daar klik je op de knop OneNote Web Clipper installeren. Daarna volg je de instructies afhankelijk van de browser die je het liefst gebruikt, want dit hulpmiddel werkt met een browserextensie. De eerste keer dat je deze tool gaat gebruiken, moet je je aanmelden met je Microsoft-account zodat Web Clipper de verbinding kan maken met je OneNote-app. Vervolgens kies je of je een clip wilt maken van de volledige webpagina, een bepaalde regio, een artikel of de bladwijzer. Tot slot geef je aan in welk OneNote-notitieblok en op welke pagina de clip moet worden opgeslagen.

OneNote Tagging Kit: beter tagbeheer

De ingebouwde tags zijn handig voor het markeren van alinea's. Standaard plaats je de muisaanwijzer op de tekstregel die je wilt taggen en dan kies je een pictogram uit de collectie Tags. Met OneNote Tagging Kit (https://wethat.github.io/OnenoteTaggingKit/) heb je zelfs de mogelijkheid om hele pagina's te taggen. Daarna kun je efficiënter zoeken op basis van deze tags.

Deze invoegtoepassing doet zijn werk op de achtergrond en de tags zijn compatibel met de standaard OneNote-alineatags. Je moet het nieuwe venster niet in het tabblad Tag zoeken, maar wel in het tabblad Start. Daar vind je in de groep Page Tags de knoppen: Tag Pages, Update Page, Find Pages en Settings. Krijg je tijdens het zoeken te veel resultaten? Dan kun je de zoekopdracht verfijnen door extra paginatags toe te voegen.

Scan&Paste (in Office 365): mobiele scanner

Scan&Paste (www.scanandpaste.com) is de combinatie van een mobiele app en een add-on waarmee je moeiteloos afbeeldingen, QR-codes en OCR-tekst toevoegt aan Microsoft Word, PowerPoint en OneNote. Wanneer je de app hebt gedownload, scan je het document of de afbeelding met je telefoon. Zorg dat de invoegtoepassing is geïnstalleerd in de Office 365-toepassing. Voor Word en PowerPoint kan dat in de lokale desktop-versie.

Voor OneNote moet je uitwijken naar de online variant. Dan kun je via Invoegen / Office-toepassingen de add-in installeren. Daarna koppel je de invoegtoepassing in OneNote met de mobiele app en kun je de gescande foto's uit de cloudopslag halen. Op die manier gebruik je Scan&Paste als draagbare scanner. Je hoeft geen account aan te maken om de afbeeldingen te downloaden. Dat betekent dat je anoniem blijft bij Scan&Paste, terwijl de gescande afbeeldingen wel veilig en alleen beschikbaar zijn voor jou. De gescande afbeeldingen worden zeven dagen bewaard, daarna worden ze automatisch verwijderd.

Emoji Keyboard: stickers in alle maten

De liefhebbers van emoji en stickers hebben in OneNote niet te klagen. Er zijn drie manieren om die toe te voegen. In het tabblad Invoegen zit bijvoorbeeld rechts de knop Stickers waarmee je plaatjes aan je notities toevoegt, als je tenminste houdt van katten, aapjes of kleine monstertjes. Het aanbod is niet groot.

Het emojipalet tover je tevoorschijn door de Windows-toets en de punttoets samen in te drukken. Hier krijg je een veel ruimer aanbod dat verdeeld is in categorieën. Gelukkig is er een zoekvak om heel snel bijvoorbeeld de 'strandparasol' of de 'regenworm' te vinden.

De derde bron is Emoji Keyboard (www.kwikr.nl/emkey). Dit is een gratis add-on met meer dan dertienhonderd emoji's voor Word, PowerPoint en OneNote. Bij de eerste twee toepassingen kun je Emoji Keyboard in de desktopversie inladen; bij OneNote werkt deze add-on in de online versie. De emoji's kunnen ingevoegd worden als tekst, of als plaatje van verschillende afmetingen, gaande van ultraklein 16px tot XXL (1024 px). Van ieder poppetje kun je de huidskleur in zes tinten instellen.

CloudHQ: brede cloudintegratie

Met deze invoegtoepassing integreer je OneNote met verschillende cloudopslagdiensten zoals Google Drive, Dropbox en Evernote. CloudHQ (www.cloudhq.net/onenote) zorgt voor de realtime synchronisatie van notities en bestanden op meerdere platformen, zodat je overal toegang hebt tot je documenten. Deze dienst maakt ook automatisch een back-up en synchroniseert tussen OneNote en andere cloudopslagdiensten. Er is een gratis versie met beperkte cloudintegratie. Professionals die onbeperkte back-ups en synchronisatie willen gebruiken, betalen 149 dollar per gebruiker.

Wanneer de ene collega werkt met OneNote en de andere met Evernote of Salesforce, dan kunnen ze dankzij deze tussenstap toch samenwerken. En als iemand in de samenwerking opzettelijk of per ongeluk zijn notitieboek verwijdert, hoeven de anderen met wie dit gedeeld is via CloudHQ het werk niet opnieuw doen.

Je hoort het steeds vaker: iemand klikt op een link en belandt op een nepwebsite van de bank, waar intussen persoonlijke gegevens worden ingevuld. Of er komt ineens een WhatsApp-bericht van een ‘bekende’ met het verzoek om snel geld over te maken voor een ticket of een nieuwe telefoon. Natuurlijk trap jij daar niet zomaar in. Maar hoe herken je dit soort berichten nu het makkelijkst?

Partnerartikel - in samenwerking met Bitdefender

Online oplichting is een van de grootste zorgenkindjes van banken en de politie. Er wordt jaarlijks voor miljoenen gefraudeerd met valse links en nepberichten die via sms, e-mail of WhatsApp worden verstuurd. En met de komst van AI wordt het voor criminelen steeds makkelijk om zulke berichten zo echt mogelijk te laten lijken.

Goed lezen

Het herkennen van spamberichten of nepverzoeken om geld over te maken is niet altijd eenvoudig. Belangrijkste vuistregel: gaat het om geld, zeker om grote bedragen, controleer het bericht dan extra goed. Bij e-mail is dat meestal goed te doen. Twijfel je of een bericht een phishingmail is, beweeg dan met de muis over een link zonder erop te klikken. Onderaan in je browser verschijnt de url waar de link naartoe leidt.

Soms zijn die adressen zo onduidelijk dat je er weinig uit kunt opmaken. Klik in dat geval met de rechtermuisknop op de link en kies Koppeling kopiëren. Plak het adres vervolgens in Kladblok, zodat je het kunt bekijken zonder de site daadwerkelijk te openen. Dat is de veiligste manier om te controleren waar de link naartoe verwijst. Vaak zie je dan vreemde of onbekende domeinnamen, een duidelijke aanwijzing dat de mail niet van je bank afkomstig is.

Twijfel? Bellen!

Krijg je een vreemd WhatsApp- of sms-bericht waarin het lijkt alsof een bekende je vraagt om geld over te maken, bijvoorbeeld omdat hij een ticket is kwijtgeraakt of omdat haar telefoon gestolen zou zijn? Dat kán natuurlijk echt zijn, maar vaak is het helaas nep. Zelfs als details in het bericht kloppen, zoals het land waar die persoon verblijft. Slimme oplichters halen dit soort informatie namelijk gewoon van sociale media. Nog een reden dus om niet zomaar online te delen dat je op vakantie gaat en waarheen.

Twijfel je aan de echtheid van het bericht? Bel de persoon zelf om het te controleren. Heb je daar ook geen goed gevoel bij en is diegene met anderen op reis, bijvoorbeeld met partner of kinderen, neem dan contact op met hen om te checken of het verhaal klopt. Dan heb je de waarheid meestal snel boven tafel.

Extra beveiliging

Wil je zelf niet constant controleren of een e-mailtje of berichtje echt is, maar kun je daar wat extra hulp bij gebruiken? Kies dan voor een goed beveiligingspakket. Vrijwel alle beveiligingssuites vissen dergelijke mailtjes er zo voor je uit en markeren deze als zijnde spam, of verplaatsen deze dan automatisch naar een aparte folder in je mailbox.

Bitdefender Premium Security is een allround beveiligingspakket die je mailboxen in de gaten houdt en automatisch controleert op spamberichten en scam-mails. Mailtjes die veilig zijn worden indien gewenst aangeduid met een groen 'Bitdefender Safe'-labeltje. Prettig daarbij is dat je die aanduiding ook op andere apparaten ziet waar je je mail leest, omdat Bitdefender op serverniveau controleert en niet alleen je lokale mailbox. Alles wordt dus online al voor je in de gaten gehouden.

Dat geldt natuurlijk ook voor alle software die je downloadt, ook dat wordt gecontroleerd op de aanwezigheid van malware. En wie het zekere voor het onzekere neemt, maakt in Bitdefender ook nog eens gebruik van de extra AI-hulp Scam Copilot. Dankzij de ingebouwde chatfunctie kun je bijvoorbeeld een vraag stellen over scamming, maar ook een screenshot sturen van een sms- of WhatsApp-bericht. Scam Copilot scant het bericht en kan aangeven of het om een scambericht gaat.

Blijf alert

Een compleet beveiligingspakket is tegenwoordig toch echt wel een must. Zulke software neemt je aardig wat werk uit handen wat betreft de controle op fishing- en scammingmailtjes en de continu beveiliging van je apparaten als het op virussen en malware aankomt. De ontwikkelingen gaan echter snel en AI wordt meer en meer gebruikt om mensen te misleiden. Dat betekent dat je zelf ook constant alert moet blijven en je jezelf eigenlijk moet trainen om valse berichten te herkennen. Met een extra hulp als Scam Copilot van Bitdefender kun je dergelijke berichten al veel sneller onderscheppen, maar vereist het nog wel een extra stap aan jouw zijde, zoals het opsturen van een verdachte screenshot van een nep-WhatsApp-bericht. Blijf dus altijd opletten, hoe echt een bericht ook lijkt.