Met deze basiskennis maak je in een handomdraai tabellen in Word
Een Word-document bevat vaak een tabel om bepaalde gegevens overzichtelijker te maken. Dat lukt daar dan beter mee dan met een alineatekst. Is het maken van zo’n strakke tabel voor jou een worsteling? Dat hoeft niet als je de basisregels kent. Daarmee kun je op de juiste manier tabellen samenstellen en vormgeven.
Na het lezen van dit artikel weet je precies hoe je in Word een tabel moet maken en opmaken:
- Handmatig aanmaken, Excel-spreadsheet invoegen of via functie Snelle tabellen
- Omzetten van tekst naar tabel
- Kolommen en rijen invoegen
- Randen
- Tabelstijlen en andere eigenschappen
Ook interessant: TreeSheets: een kruising tussen het beste van Word en Excel
Een tabel bestaat uit rijen (horizontaal) en kolommen (verticaal). Die lijnen met elkaar de gegevens uit die in verschillende cellen staan. Een tabel met vier rijen en vijf kolommen heeft dus twintig cellen. Zo’n cel kan tekst, numerieke informatie en zelfs een afbeelding bevatten. Elke kolom en elke rij kan een eigen koptekst hebben. Er zijn ook tabellen die alleen kolomkoppen of rijkoppen hebben.
Met het raster
Er zijn verschillende manieren om een tabel in Word toe te voegen. De eenvoudigste manier is gebruikmaken van het raster. Ga in het lint naar het tabblad Invoegen en klik op de knop Tabel. Hierdoor opent het dialoogvenster Tabel invoegen, daar zie je een rasterpatroon en enkele menu-opties.
In het raster sleep je de cursor over het aantal kolommen en rijen dat je nodig hebt. Op deze manier kun je een tabel van maximaal tien kolommen en acht rijen maken. Als je de tabel in het document selecteert, komen er in het lint twee nieuwe tabbladen bij: Tabelontwerp en Indeling. Deze twee heb je nodig om de tabel verder aan te passen en vorm te geven. We vertellen je daar straks meer over.
Met het raster maken we een tabel van vijf kolommen en vier rijen.
Met de invoegfunctie
In het dialoogvenster van zojuist vind je onder het raster de opdracht Tabel invoegen. Via deze knop verschijnt een dialoogvenster waar je het gewenste aantal rijen en kolommen invult. In het veld Vaste kolombreedte selecteer je Auto. Hierdoor verbreedt de kolom zich automatisch als je een woord typt dat langer is dan de oorspronkelijke breedte van de kolom. Je kunt de breedte ook vastzetten door een kolombreedte in centimeters in te voeren.
Ga je voor de tweede optie AutoAanpassen aan inhoud, dan begin je met smalle kolommen waarvan de breedte zich aanpast aan de inhoud. Selecteer de optie AutoAanpassen aan venster om de breedte van de tabel af te stemmen op de documentinhoud. Wil je de gekozen optie behouden voor toekomstige tabellen, dan vink je de onderste optie aan: Dimensies voor nieuwe tabellen opslaan.
De standaardinstelling is de Vaste kolombreedte met de optie Auto.
Handmatig tekenen
Het is ook mogelijk om zo’n basistabel handmatig te tekenen. Hiervoor ga je weer naar Tabel invoegen en dan kies je Tabel tekenen. De muisaanwijzer verandert in een potlood. Sleep het potlood naar beneden en over het document om de omtrek van de tabel te tekenen. Maak je geen zorgen over de afmetingen, die kun je later gemakkelijk aanpassen.
Teken daarna een voor een de rijen en de kolommen. Als je meer kolommen of rijen wilt toevoegen, ga je naar het tabblad Indeling. Daar kun je het potlood (de knop Tabel tekenen) of de gum selecteren om de tabel verder aan te passen.
Met de gum kun je tabellijnen verwijderen.
Excel-spreadsheet invoegen
Heb je gegevens verzameld in een Excel-rekenblad en moeten deze in het Word-document komen? Je kunt de gegevens gewoon kopiëren en plakken. Open het Excel-werkblad, selecteer de spreadsheet die je nodig hebt, en kopieer de selectie. Ga daarna naar het Word-document en selecteer in het vervolgkeuzemenu Plakken speciaal in het tabblad Start.
Kies de optie Opmaak van bron behouden. Vaak is de tabel te breed voor de inhoud van het Word-document. Dat los je op door de tabel te selecteren, zodat de handvatten rond de tabel verschijnen. Je klikt hier met de rechtermuisknop op en kiest AutoAanpassen aan inhoud. Hierdoor stemmen de afmetingen van de tabel zich af op de lay-out van het document.
We hebben de tabel aangepast aan de inhoud van het document.
Excel-spreadsheet in Word
Veel gebruikers weten niet dat ze in Word rechtstreeks een Excel-spreadsheet kunnen maken. In het dialoogvenster Tabel invoegen kies je de opdracht Excel werkblad. De minispreadsheet in Excel wordt dan geopend op de plaats waar je muisaanwijzer staat. Zelfs het menu en de opdrachten van Excel zijn beschikbaar om de tabel te bewerken.
Excel opent zich letterlijk in Word.
Snelle tabellen
Wil je een kant-en-klare tabel waarin je niet al te veel hoeft aan te passen? Dan heeft Word enkele sjablonen voor je klaarstaan in het menu Snelle tabellen. Deze ingebouwde tabellen besparen je veel tijd. Om bij de snelle tabellen te komen gebruik je opnieuw het dialoogvenster Tabel invoegen, kies voor Snelle tabellen. Scrol vervolgens door het aanbod sjablonen en selecteer de tabel die bij je project past. Uiteraard kun je nog details aan het ontwerp wijzigen.
Het is ook mogelijk om een zelfgemaakte tabel op te slaan in de galerij Snelle tabellen. Dat maakt het makkelijk om deze nog een keer te gebruiken. Kies de optie Selectie opslaan in galerie Snelle tabellen. Geef daarna je eigen snelle tabel een naam in het venster Bouwsteen maken.
Word heeft enkele sjablonen voor tabellen voor je klaarstaan.
Van tekst naar tabel
Het omzetten van tekst naar een tabel was vroeger een rommelige bedoening, maar deze functie is behoorlijk verbeterd. Microsoft Word kan de tekst nu ook naar tabellen omzetten op basis van komma’s, alinea’s, tabs en andere scheidingstekens.
Stel dat je een lijst met gegevens hebt die worden gescheiden door tabs. De rijen worden gescheiden door op Enter te drukken en een nieuwe paragraaf te beginnen. Selecteer de lijst en ga naar Invoegen / Tabellen. Kies de optie Tekst naar Tabel converteren. Op basis van de selectie stelt Word voor de conversie het aantal kolommen en rijen voor. Bovendien duidt het programma in het dialoogvenster de gebruikte lijstscheidingstekens aan. Controleer dit en klik op OK.
Trouwens, gebruik in je tabellen het liefst een schreefloos lettertype. Dat is een lettertype zonder dwarsstreepje aan de uiteinden van de letters en cijfers. Zo’n schreefloos lettertype komt in een tabel professioneler over.
Als scheidingstekens hebben we tabs geselecteerd.
Tabel handmatig aanpassen
Een tabel is niet het meest sexy element in een document. Gelukkig kun je de vormgeving aanpassen in de tabbladen Tabelontwerp en Indeling. Hier staan de hulpmiddelen om de achtergrondkleur te wijzigen en de lijndikte, -stijl en -kleur aan te passen. Bovendien kun je een van de aangeboden tabelstijlen toepassen.
In het tabblad Indeling vind je de tools om cellen, rijen en kolommen toe te voegen, te verwijderen, cellen samen te voegen of te splitsen. De grootte van de volledige tabel aanpassen is gewoon een kwestie van selecteren en slepen. Selecteer de tabel en klik op het vierkantje dat in de rechterbenedenhoek verschijnt. Daarna sleep je de tabel naar het gewenste formaat.
Een bepaalde rand van een kolom of rij verplaatsen is net zo eenvoudig. Plaats de muisaanwijzer op de lijn die je wilt slepen tot de cursor in een dubbelzijdige pijl verandert. Klik en sleep de lijn om de kolom of rij breder of smaller te maken. Wanneer je klaar bent, laat je de muisknop los.
De tweede manier om kolombreedte of rijhoogte aan te passen is via de liniaal die je tevoorschijn haalt via Beeld / Weergeven. In de liniaal zie je bovenaan kleine rasters staan. Die kun je naar links of rechts slepen. Bij rijen werkt dat hetzelfde.
Zodra de cursor verandert in een dubbelzijdige pijl kun je lijn verslepen.
Samenvoegen en splitsen Soms komt het voor dat je meerdere cellen moet samenvoegen tot één cel. Hiervoor selecteer je de cellen die je wilt samenbrengen. Vervolgens kies je in het tabblad Indeling voor de knop Cellen samenvoegen. De inhoud van deze cellen wordt in één cel samengebracht.
Omgekeerd kun je van één cel ook meerdere cellen maken. Plaats de muisaanwijzer in de cel die je wilt splitsen. Kies in hetzelfde tabblad voor de knop Cellen splitsen. Een dialoogvenster vraagt dan in hoeveel kolommen en rijen je de cel wilt verdelen.
Deze cel splitsen we in drie kolommen en twee rijen.
Kolommen en rijen invoegen
Bevat je tabel te veel of te weinig rijen en kolommen? Dat los je eenvoudig op. Plaats de muisaanwijzer boven de kolommen of aan de linkerkant van de rijen, totdat er een plusteken in een cirkeltje verschijnt. Klik op dit Plusteken om een nieuwe kolom of rij toe te voegen.
Wil je in één keer meerdere rijen en kolommen invoegen? Selecteer dan eerst een reeks bestaande rijen of kolommen. Als je bijvoorbeeld drie kolommen wilt toevoegen, dan selecteer je drie bestaande kolommen. Daarna klik je met de rechtermuisknop en ga je in het contextmenu naar Invoegen. Vervolgens kies je een van de opties, bijvoorbeeld Kolommen links invoegen, Kolommen rechts invoegen of Rijen boven invoegen.
Om rijen en kolommen te verwijderen, selecteer je deze. Daarna kies je via de rechtermuisknop voor de opdracht Kolommen verwijderen of Rijen verwijderen.
Via het plusteken in het cirkeltje voeg je snel kolommen toe.
Miniwerkbalk Aan een bestaande tabel kun je heel snel rijen en kolommen toevoegen met behulp van de miniwerkbalk. Om dit werkbalkje te zien, klik je met rechts in een cel naast de plaats waar een extra rij of kolom moet komen. In de miniwerkbalk zie je de knop Invoegen. Klik hierop om bij de opdrachten te komen om een rij of kolom toe te voegen.
Gebruik de miniwerkbalk om snel kolommen en rijen toe te voegen.
Overzicht in je dagelijks leven nodig?
Dit planbord is multfunctioneelRanden
Door tabelranden en achtergrondkleuren toe te voegen zorg je dat de tabel er professioneel uitziet en maak je de inhoud makkelijker leesbaar. Beide mogelijkheden staan in het tabblad Tabelontwerp. Klik op Randen. In een vervolgkeuzemenu kies je het type rand. Selecteer de cellen waar je de randen wilt plaatsen en bekijk met de muisaanwijzer de mogelijkheden in het vervolgkeuzemenu. Hierdoor krijg je een voorbeeld hoe elke optie de tabel aanpast. Heb je de juiste randstijl gevonden? Klik er dan op om deze op de tabel toe te passen.
Bepaal de dikte en het type van de rand.
Achtergrondkleur
In het tabblad Tabelontwerp is ook de knop Arcering erg nuttig om de tabel meer stijl te geven. Alhoewel de naam van deze functie ongelukkig is gekozen. Beter zou de naam ‘Achtergrondkleur’ zijn. Selecteer de cellen die een kleurtje moet krijgen. Gebruik het vervolgkeuzemenu Arcering om een kleur te selecteren die de cellen beter uit de verf laat komen.
Wanneer je een tabel invoegt, krijg je automatisch zwarte celranden te zien. Je kunt die celranden verwijderen, omdat je ze bijvoorbeeld niet in de afdruk wilt hebben. Maar als je aan de tabel werkt, zijn ze wel makkelijk om de afzonderlijke celvakken te herkennen. Daarvoor gebruik je de knop Rasterlijnen weergeven in het tabblad Indeling.
Met de knop Arcering geef je de cellen een achtergrondkleur.
Tabelstijlen
Microsoft Word heeft een mooi aanbod aan kant-en-klare tabelstijlen die de tabel professioneler maken zonder dat je er moeite voor hoeft te doen. Selecteer de tabel en ga naar het tabblad Tabelontwerp. Daar zie je het vak Tabelstijl. Gebruik de pijlen omhoog en omlaag of de pijl Meer om door de galerij te bladeren. Als je de muisaanwijzer op een specifieke stijl houdt, zie je de voorvertoning in het document. Klik op de geselecteerde stijl om deze op de tabel toe te passen.
Linksboven in het tabblad Tabelontwerp kun je de Opties voor tabelstijlen inschakelen. Als in de bovenste rij van jouw tabel kolomkoppen staan, dan zet je een vinkje bij Veldnamenrij. Wil je dat er om de andere rij een kleur wordt toegepast om je niet te vergissen van rij? Plaats dan een vinkje bij Gestreepte rijen.
Hier passen we gestreepte rijen toe en markeren we de bovenste rij en de eerste kolom.
Uitlijning Hoe de inhoud in een cel wordt verdeeld, noemen we de uitlijning. In het tabblad Indeling zie je negen uitlijningsmogelijkheden. Bij uitlijning is de celmarge meestal ook belangrijk. De celmarge is de witruimte tussen de celrand en de inhoud van de cel. Bij Uitlijning vind je verder de knop Celmarges, waar je deze waarden kunt invoeren.
Dit zijn de negen mogelijkheden om de inhoud van cellen uit te lijnen.
Tabeleigenschappen
Wanneer je een specifieke rijhoogte en kolombreedte wilt instellen, gebruik je de Tabeleigenschappen. Selecteer de tabel, klik er met de rechtermuisknop op en kies in het contextmenu de opdracht Tabeleigenschappen. In dit dialoogvenster gebruik je het tabblad Tabel, Rij, Kolom, Cel en Alternatieve tekst om de grootte, de tekstomloop, de uitlijning en meer aan te passen.
In de meeste gevallen maakt de tabel deel uit van een tekst. Je kunt de tekst rondom de tabel laten lopen, zodat er meer tekst op een pagina past. Ook dit regel je in de Tabeleigenschappen. Klik bij Tekstterugloop op Rondom. Het kan natuurlijk niet de bedoeling zijn dat de tekst tegen de tabel plakt. Om meer ruimte tussen de tabel en de tekst te creëren gebruik je daarom de knop Plaatsing. In het volgende dialoogvenster bepaal je de positie van de tabel (links, rechts, centrum, binnen of buiten) en de afstanden aan de vier kanten tot de omliggende tekst.
Zorg dat de omringende tekst niet tegen de tabel plakt.
