Het kost moeite om een Excel-tabel met heel veel data snel te interpreteren. Het wordt heel wat makkelijker als het programma automatisch kleuren genereert op basis van de waarden in de cellen. Met zo’n heatmap verandert een tabel in een overzichtelijke afbeelding waardoor je een goed beeld krijgt van de problemen of prestaties.

Een heatmap of hittekaart geeft op een visuele manier de gegevens weer. De getalwaarden komen overeen met bepaalde kleuren. Daarmee zie je onmiddellijk waar het in het rood gaat en waar het veilig in groen zit. Deze techniek komt vooral van pas als je resultaten in een spreadsheet wilt tonen met veel data.

Voorwaardelijke opmaak

De eenvoudigste manier om een heatmap in Excel te maken, is gebruikmaken van de voorwaardelijke opmaak. Hiermee zie je verschillende kleurtinten op basis van de waarden in de cellen. Om te beginnen selecteer je het celbereik in de heatmap. Daarbij neem je de kolom- en rijkoppen niet op in de selectie. Daarna ga je naar het tabblad Start. Open nu het vervolgkeuzemenu Voorwaardelijke opmaak en kies voor Kleurschalen. Als je de muisaanwijzer over de twaalf opties beweegt, krijg je een voorvertoning.

Selecteer de kleurenschaal die je wilt gebruiken. In ons voorbeeld gebruiken we een tabel van verkeersslachtoffers, afhankelijk van de maximumsnelheid op de plek van het ongeval (bron: Rijkswaterstaat). Omdat een hoog cijfer in dit geval kritiek is, kiezen we voor een kleurschaal waarbij de hoge waarden rood en de laagste waarden groen zijn. In een oogopslag zie je hoe de zaken ervoor staan.

Zelf kleuren bepalen

Wat als je geen kleurverloop wilt en alleen puur rood, geel en groen wilt weergeven? Of als je andere kleuren wilt gebruiken? Je kunt zelf ook een bepaalde kleurenset of slechts twee of drie kleuren gebruiken via een nieuwe opmaakregel. Selecteer opnieuw de gegevens waar het om draait, ga naar het tabblad Start, open het vervolgkeuzemenu Voorwaardelijkeopmaak en kies Nieuwe regel.

Wanneer het dialoogvenster Nieuwe opmaakregel opent, kies je de eerste optie bovenaan: Alle cellen opmaken op basis van de celwaarden. Daarna kun je onderaan in de vervolgkeuzelijst Opmaakstijl de opties 2-kleurenschaal of 3-kleurenschaal selecteren. Verder naar onder kies je bij Type: Minimum / Laagstewaarde een kleurtint. Bij Maximum / Hoogstewaarde selecteer je de kleurtint die hoogste waarden krijgt. Wanneer je klaar bent, klik je op OK om de heatmap met voorwaardelijke opmaak op de set gegevens toe te passen.

Zonder getalwaarden

Het is mogelijk om alleen de kleuren te gebruiken en de getallen uit beeld te halen. Je doet dit wanneer de waarden minder betekenisvol zijn dan de kleuren. Selecteer weer de cellen die getallen bevatten. Klik er dan met de rechtermuisknop op de selectie en kies Celeigenschappen. In het tabblad Getal selecteer je bij Categorie de onderste optie: Aangepast. Vervolgens typ je aan de rechterkant in het veld Type drie keer een puntkomma (dus ;;;). Daarna klik je op OK. Wanneer je nu terugkeert naar de spreadsheet zie je dat de gegevens verdwenen zijn en dat alleen de kleuren van de heatmap overblijven. Houd er rekening mee dat de voorwaardelijke opmaak opnieuw wordt berekend als er een wijziging in het werkblad plaatsvindt. In kleine datasets is dit verwaarloosbaar, maar met grote datasets kan dit leiden tot een trage Excel-werkmap.

Op de kaart

Met geografische gegevens kun je de heatmap een extra dimensie geven. Hiermee verschijnen de waarden op de locaties als kleur gecodeerde indicatoren. Selecteer eerst de gegevens en neem daarin de locatienamen mee. In dit voorbeeld hebben we de landen van Europa opgesomd en in de tweede kolom staat het aantal inwoners x1000. Nadat je de dataset hebt geselecteerd, ga je naar het tabblad Invoegen. Daar selecteer je Kaarten en daaronder kies je de optie Choropletenkaart. Met de choropletenkaart kun je de waarden vergelijken tussen regio’s en landen. Wanneer het kaartdiagram in beeld komt, zie je de waarden weergegeven met kleuren.

Grafiekontwerp

Afhankelijk van de gegevens die je weergeeft, kun je onder meer het kaartgebied, de kleurschaal en de legende aanpassen. Als je de kaartgrafiek selecteert, komt er in het lint een nieuw tabblad bij: Grafiekontwerp. Open dit om een andere lay-out te kiezen. Klik op de plusknop naast de kaart om te bepalen welke grafiekelementen je wilt zien: Grafiektitel, Gegevenslabels en Legenda.

In dit voorbeeld zijn de gegevenslabels het aantal inwoners per land. Als je de gegevenslabels in beeld hebt gebracht, kun je op zo’n label klikken en het lettertype, de lettergrootte en letterkleur in het tabblad Start aanpassen. Als je de opmaak van één label wijzigt, nemen de andere labels deze opmaak vanzelf over. Klik je op de penseelknop naast de kaart, dan kun je de stijl van de kaart en de kleurenschaal van de heatmap aanpassen.

Driekleurenschaal

Soms is het duidelijker om een driekleurenschaal te gebruiken op de kaart. Klik daarvoor op de kaart zodat in de rechterbalk de optie Gegevensreeks opmaken verschijnt. Deze zijbalk bestaat uit drie tabbladen. Je hebt het derde tabblad nodig, dat heet Opties voor reeks. Houd de Kaartprojectie rustig op Automatisch. Ook het Kaartgebied dat je in beeld wilt brengen, zet je op Automatisch. Tenzij je de gegevens op een volledige wereldkaart wilt bekijken, dan kies je de optie Wereld in het uitklapmenu.

De derde optie zijn de Labels. Hier tonen we zowel de landen als het aantal inwoners. Klap daarna de functie Reekskleur open. Hier kun je kiezen tussen Sequentieel (2 kleuren) of Uiteenlopend (3 kleuren).Bij Minimum, Middelpunt en Maximum kun je telkens een andere kleur bepalen die Excel als maatstaf neemt om alle tussenliggende tinten te produceren.

Geografische 3D-heatmap

Excel heeft ook een optie om in 3D een geografische hittekaart te maken met geavanceerde opties. Het resultaat is een 3D-wereldbol die je kunt roteren en waarop je kunt inzoomen. Begin met de gegevens te selecteren van de kaart, inclusief de locatienamen en de kolom- en rijkoppen. Daarna ga je naar het tabblad Invoegen en in de groep Rondleiding klik je op de knop 3D-kaart en vervolgens op 3D-kaart opencelen. Als je op deze manier ooit een 3D-kaart hebt gemaakt, dan kun je die nu selecteren. Wil je een nieuwe presentatie maken, dan klik je onderaan dit menu op de plusknop en kies je Nieuwe tour.

Thema’s en kaartlabels

Hierdoor kom je in een nieuwe werkomgeving waarin je de aarde ziet met de landsgrenzen. Met de pijltjes onderaan kun je de globe roteren en met het plus- en minteken zoom je in en uit. Je kunt de aardbol ook gewoon vastgrijpen met de muisaanwijzer en op die manier roteren en voor de zoomfunctie gebruik je net zo gemakkelijk het muiswieltje.

Als je op Kaartlabels klikt, verschijnen de namen van de landen. Op dit moment zie je ook blauwe punten op de wereldbol. Dat zijn de locaties van de cellen die data bevatten. We hebben in dit voorbeeld trouwens dezelfde gegevens gebruikt als daarnet: het aantal inwoners van de Europese landen.

Heatmap toepassen

Het lagenvenster is automatisch geopend aan de rechterkant. Als dat niet het geval is dan kun je hier in het tabblad Start (dat is een ander tabblad Start dan normaal in Excel) de knop Deelvenster Laag klikken. In dit deelvenster zie je onder Gegevens vijf pictogrammen. Hiermee bepaal je hoe je de gegevens wilt zien: als gestapelde kolommen, gegroepeerde kolommen, bubbels, heatmap of in gekleurde regio’s.

Selecteer Heatmap. Bij Locatie klik je op +Veldtoevoegen en in ons voorbeeld is dat het veld Land. De veldnaam is gewoon de kolomkop van de Excel-tabel waarmee we vertrokken. Bij Waarde klik je opnieuw op +Veld toevoegen. In ons voorbeeld selecteren we het veld Inwoners (x1000). Daardoor verschijnt de heatmap op de wereldbol. In de optiebalk bovenaan selecteer je Legenda. Hiermee krijg je in een balkje te zien hoe de kleuren bepaalde waarden weergeven.

Hittevlekken

Vind je die gekleurde bubbels van de heatmap wat te klein? Ga dan in het rechterdeelvenster een beetje naar beneden en open de Laagopties. Met de schuifregelaar Invloedradius vergroot je de bubbels traploos en laat je ze zelfs in elkaar overlopen. Met de regelaar Kleurenschaal zorg je dat je duidelijker de kleurwaarden ziet. Ben je tevreden? Plaats dan een vinkje bij Huidige schaal vergrendelen.

Ook nu zijn de kleuren die Excel gebruikt om de heatmap samen te stellen aanpasbaar. In het deelvenster staat de optie Kleuren op Standaard. Wanneer je die instelling wijzigt in Aangepast kun je een kleur selecteren voor Laag en een andere kleur voor Hoog. Op die manier verkrijg je verloop van twee kleuren. Met de knop Kleur toevoegen kies je een derde kleur en zo kun je meerdere tinten aan de kleurenschaal toevoegen. In het vak Legenda lees je voor welke waarden die kleuren staan. Ben je klaar, dan gebruik je bovenaan de knop Scherm vastleggen om een afbeelding te maken van de heatmap.

Dynamische heatmap

Een dynamische heatmap is een heatmap die een kleurencode toepast op data die het uit een ander Excel-blad ophaalt. Dit is vooral nuttig als de dataset op werkblad 1 veel gegevens bevat, terwijl je op werkblad 2 een dashboard wilt tonen waar je met een schuifbalkje door de volledige dataset kunt scrollen in een beperkte weergave.

In dit voorbeeld beginnen we op blad 1 met de twaalf maanden van het jaar die de resultaten van zeven jaar weergeven. Kopieer de maanden van kolom A en open een nieuw werkblad. Op blad 2 plak je de gekopieerde gegevens in de eerste kolom.

Vervolgens heb je het tabblad Ontwikkelaars nodig. Als dat tabblad bij jou niet in Excel te zien is, moet je dat nog toestaan in Bestand / Opties / Lint aanpassen. In het tabblad Ontwikkelaar klik je op het item Schuifbalk en daarna selecteer je de plaats waar je de schuifbalk wilt zien. Hier is die balk drie kolommen breed en komt hij onder de cellen waar de straks de gegevens zullen opgehaald worden.

Besturingselement opmaken

Klik met rechts op de schuifbalk en open de opdracht Besturingselement opmaken. Wijzig Minimumwaarde in 1, Maximumwaarde in 5, Stapsgewijzewijziging in 1 en Paginawijziging in 3. Bij Koppeling met cel klik je op het pictogram in het invulvak om een cel te selecteren. Ga dan naar Blad 1 en selecteer een lege cel naast de dataset. In ons voorbeeld is dat cel Blad1!$J$1. De dollartekens geven aan dat dit een absolute waarde is. Druk op Enter.

Dynamisch dashboard

We zijn er bijna … Terug naar blad 2. In cel B1 moet je de formule typen of plakken die er in ons geval uitziet als:

Hierdoor haalt deze cel de informatie uit blad 1 op. Druk op Enter. Je ziet dat hierdoor de gegevens van deze cel inderdaad verschijnen. Klik op cel B1 en sleep deze formule ook naar de onderstaande rijen en de volgende drie kolommen. Vanaf nu kun je via de pijltjes van de schuifbalk doorheen de volledige dataset bladeren.

Tot slot selecteer je de inhoud van deze cellen in de drie kolommen en pas je in blad 2 de voorwaardelijke opmaak toe, zoals we in het begin van het artikel hebben uitgelegd. Hierdoor verschijnen de kleurschalen in het scrollvenster, terwijl die in de oorspronkelijke dataset op blad 1 niet zichtbaar zijn.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).