ID.nl logo
Hét alternatief voor Twitter: aan de slag met Mastodon
© rob2516@hotmail.com
Huis

Hét alternatief voor Twitter: aan de slag met Mastodon

Goed nieuws voor wie helemaal klaar is met Twitter: je hoeft niet uit te wijken naar een ander sociaal netwerk beheerd door een rijke techmiljardair, maar kunt er gewoon eentje starten vanaf je zolderkamer. Met je eigen Mastodon kun je berichten uitwisselen met al je vrienden op andere servers. We leggen uit hoe dat zit en hoe je begint.

Met Mastodon kun jij je eigen sociale netwerk opzetten. Dit artikel vertelt je er alles over. In een notendop:

  • Hoe werkt Mastodon?
  • Wat is een instance?
  • Wat heb je aan hard- en software nodig?

Lees ook: Social media verandert razendsnel door AI

Twitter staat al maanden in brand. Sinds techmiljardair Elon Musk het bedrijf heeft gekocht, is het er complete chaos. Van de 7500 werknemers bij het sociale platform zijn er nog 2000 over, waarbij zelfs hele teams zijn gedecimeerd. Journalisten kunnen al maandenlang geen vragen meer stellen aan het bedrijf, omdat de persafdeling is opgeheven. Belangrijke infrastructuur wordt niet langer gemonitord, wat leidt tot storingen. Tegelijkertijd neemt Musk de ene na de andere rare beslissing, zoals het vergrendelen van simpele beveiligingsopties achter een betaald abonnement. Experts vrezen ook voor een vloedgolf aan nepnieuws en verwarring, omdat iedereen voortaan een verificatievinkje kan kopen op de site – een middel dat tot op heden werd gebruikt om onder andere beroemdheden en journalisten te onderscheiden van nepaccounts.

Dit alles heeft er toe geleid dat het vertrouwen in Twitter fors is afgenomen en velen hun accounts hebben verlaten of zelfs verwijderd. De zoektocht naar een goed alternatief is dan ook in volle gang. Nieuwe apps schieten als paddenstoelen uit de grond, maar verreweg het populairst is Mastodon: een dienst die belooft het nét iets anders te doen dan we van sociale netwerken gewend zijn.

©cryptoFX - stock.adobe.com

Mastodon is een alternatief voor Twitter, dat het net even anders doet.

Gemaakt in Duitsland

Mastodon is gemaakt door de in Duitsland gevestigde Rus Eugen Rochko. Hij wilde een sociaal netwerk bouwen dat niet werd beheerd door de grote techbobo’s uit Silicon Valley, maar dat een inherent onderdeel van het internet is. In 2016 bracht hij een eerste testversie uit en inmiddels beheert Rochko Mastodon fulltime als een non-profit-project. In eerdere interviews zei de Rus het allemaal niet voor het geld te doen; advertenties of andere verdienmodellen vind je er dan ook niet. Mastodon gebruiken is helemaal gratis, zonder dat jij als gebruiker zelf het product wordt. Je kunt wel geld doneren, zodat Rochko de ontwikkeling kan voortzetten en de kosten voor zijn eigen Mastodon-servers kan blijven betalen, want die lopen natuurlijk op naarmate de dienst populairder wordt. Op moment van schrijven wordt er door gebruikers samen ruim 30.000 euro per maand gedoneerd.

Het platform telt nog lang niet de gebruikersaantallen van Twitter of Facebook, maar groeit wel gestaag. Ter illustratie: Mastodon had voor de Twitter-overname door Musk minder dan een half miljoen gebruikers, inmiddels zijn dat er iedere maand ruim 1,5 miljoen.

Qua interface lijkt Mastodon precies op zijn grote concurrenten, inclusief een eindeloos lange tijdlijn met berichten van iedereen die je op het platform volgt.

Lees ook: Zo verwijder je je Twitter-account

Verspreid over het internet

Waar je bij de meeste socialmedia-platformen één centrale website bezoekt die wordt beheerd door een techbedrijf met grote investeerders, bestaat Mastodon uit talloze kleine onderdeeltjes, die ook wel instances worden genoemd. Iedereen kan zo’n instance starten en zo een ‘eigen’ Mastodon-site beginnen. Die instances zijn geen individuele eilandjes, maar kunnen met elkaar communiceren. Een gebruiker op de instance https://mastodon.social kan een gebruiker op https://mastodon.nl volgen en privéberichten sturen naar weer iemand anders op https://mstdn.social. Je aanmelden voor zo’n instance is een kwestie van de betreffende website bezoeken en een account aanmaken.

Mocht het allemaal een beetje vaag klinken, vergelijk Mastodon dan eens met e-mail. Je kunt bijvoorbeeld een mailadres openen bij Gmail, waarmee je vervolgens berichten kunt uitwisselen met Yahoo, Outlook of welke maildienst dan ook. Net als bij e-mail hangt tussen iedere Mastodon-server een protocol dat ervoor zorgt dat berichten worden uitgewisseld. Het is mail, maar dan voor je ‘toots’ (zoals berichten op Mastodon worden genoemd) in plaats van digitale brievenpost.

Maakt het dan nog uit op welke instance je gaat zitten? Niet héél veel. Je instance bepaalt bij wie je data in handen is, dus mensen die veel waarde hechten aan hun privacy zullen wellicht willen weten of de server in een land staat met goede privacywetgeving. En een grote, goed beheerde server zal wat minder storingen hebben dan eentje beheerd door een hobbyist. Maar waar je ook zit, je kunt altijd met dezelfde mensen kletsen.

Beheerders kunnen er overigens voor kiezen om een instance te blokkeren, zodat je daar niet meer mee kunt communiceren. Grote servers deden dat eerder bij extreemrechtse instances en communities waarin het alleen over complottheorieën ging. Op die manier kunnen Mastodon-gebruikers gezamenlijk proberen om extremistische onderwerpen buiten de deur te houden, iets waar Twitter en Facebook al langer mee worstelen.

©xiaoliangge - stock.adobe.com

Iedereen kan een eigen instance voor Mastodon maken, waarna al die sites met elkaar verbinden.

Andere instances Wie geen zin heeft om een eigen instance op te zetten, kan ook een account maken op de instance van een ander. Hieronder een drietal suggesties.

  • Mastodon.social - De grootste Mastodon-instance met ruim 173.000 leden. Wordt beheerd door het bedrijf achter de software en is daarom altijd up-to-date.
  • Mastodon.nl - Een Nederlandstalige server met zo’n 11.000 leden.
  • Mstdn.social - Deze server wordt ook door een Nederlander beheerd, maar is internationaler ingestoken. Is met 41.000 bezoekers ook iets groter.

Privacy

Iedereen met een beetje technische kennis kan een eigen Mastodon-instance opzetten. Het kost best even tijd, maar de voordelen zijn groot. In de eerste plaats omdat alle data in je eigen beheer blijven. Je toots met foto’s en video’s komen op je eigen server terecht, in plaats van dat ze, zoals bij Twitter, door een groot conglomeraat worden opgeslagen.

Het betekent tevens dat je gegevens niet zomaar kunnen worden misbruikt. Dat gebeurde afgelopen jaren meermaals bij grote sociale netwerken: databedrijf Cambridge Analytica bemachtigde bijvoorbeeld gebruikersdata van Facebook, waarmee ze psychologische profielen maakten, en zo persoonlijk toegesneden politieke advertenties toonden, om de verkiezingscampagne van Trump en het Brexit-referendum te beïnvloeden.

©Valerio Rosati

Er is een officiële app, maar je kunt ook door anderen gemaakte applicaties gebruiken om Mastodon te bezoeken. Foto: rarrarorro – stock.adobe.com.

Let op je DM’s! Hoewel Mastodon veel privacyvriendelijker is dan de grote socialmediabedrijven, is er één ding waar je goed op moet letten: je privéberichten. Die worden namelijk niet door Mastodon versleuteld, waardoor de beheerder van een instance ze in theorie kan meelezen. Dat lijkt een klein probleem als je zelf een servertje beheert, maar als jij berichten uitwisselt met een gebruiker op een andere instance, dan komen die berichten ook binnen bij die beheerder. Zelfs op je eigen server moet je dus goed nadenken over wie je een bericht stuurt, om te voorkomen dat de gedeelde informatie ineens in foute handen komt.

Voor een vlotte babbel zal dat zelden problemen opleveren, maar voor gesprekken met gevoelige inhoud kun je nog steeds het beste terecht bij chat-apps zoals Signal of WhatsApp. Die versleutelen je gesprekken automatisch.

De juiste hardware

Wie zelf een Mastodon-server wil opzetten, moet daar wel de juiste hardware voor in huis hebben. Wat je nodig hebt, hangt af van je ambities. Als je instance alleen voor jezelf en een of twee vrienden bedoeld is, dan is een oude computer of zelfs een Raspberry Pi (verkrijgbaar bij bijvoorbeeld Bol.com of Conrad) ruim voldoende. Zorg wel dat er veel opslag aanwezig is voor alle foto’s en video’s die je op het sociale netwerk gaat posten. En onthoud: zelfs als alleen jij en je vrienden op de server zitten, kunnen jullie nog gewoon met iedereen op alle Mastodon-servers praten.

Wil je de instance voor iedereen openstellen, dan heb je zwaarder geschut nodig. Je kunt er dan voor kiezen om een Virtual Private Server (VPS) af te nemen bij een hostingbedrijf als TransIP. Dat is een computer in de cloud, waar je op afstand bij kunt inloggen om van alles op te doen. Groot voordeel van een VPS is dat je hem altijd kunt upgraden, zodat je snel meer capaciteit kunt krijgen als dat nodig is.

Grootse plannen met Mastodon?

Dan kun je wel een eigen server gebruiken

Domein, maildienst en Linux

Naast een server of VPS heb je nog een paar dingen nodig, zoals een domeinnaam waarop je instance online bereikt kan worden. Daarnaast is het verstandig een account te maken bij een mailprovider, zoals Mailgun of Postmark, waarmee bevestigingsmailtjes naar je Mastodon-gebruikers worden gestuurd. Je kunt ook proberen zelf een mailserver te hosten, maar dat maakt het project vele malen complexer.

In dit artikel gaan we ervan uit dat je Mastodon op een Linux-machine probeert te installeren, gezien dat bij de meeste servers het geval is. Enige kennis over hoe je zo’n server beheert, is vereist. Zorg ervoor dat je de laatste packages hebt geïnstalleerd en op afstand kunt inloggen met een key in plaats van met een wachtwoord.

Zelf opzetten

Op https://docs.joinmastodon.org vind je een uitgebreide gids met uitleg hoe je zelf een instance kunnen opzetten. Hier wordt stap voor stap uiteengezet hoe je een SQL-server opzet, webhosting regelt en de juiste certificaten vastlegt, waarna je de software van Mastodon zelf installeert.

De mate van aanwezige kennis bepaalt hoe goed je server straks in elkaar steekt. Een goede zoekmachine voor je Mastodon-server vereist bijvoorbeeld dat je ElasticSearch installeert en configureert, een projectje dat al snel een middag in beslag neemt.

Het meeste werk gaat zitten in dit soort externe software, want het configureren van Mastodon zelf is relatief simpel. Je installeert de software, configureert de instellingen naar wens en start de boel op. Maar je kunt ervan uit gaan dat het een paar dagen prutsen is voor je hier aan toe bent.

©Tee11 - stock.adobe.com

Voor het zelf opzetten van een instance is de nodige kennis vereist.

Een externe partij

Je kunt ook kiezen voor de makkelijke route. Websites zoals Masto.host, Hostdon, Spacebear en Cloudplane bieden speciale hostingabonnementen, waarbij ze jou een kant-en-klare Mastodon-server leveren. Je hoeft alleen maar een domein te koppelen en de juiste abonnementsvorm te kiezen.

Je moet dan wel bereid zijn iets meer te betalen. De goedkoopste abonnementen vind je bij Cloudplane en Masto.host, die je al voor zes euro per maand een instance leveren. Bouw je de server zelf op een goedkope VPS, dan ben je met vergelijkbare hardware ongeveer de helft kwijt. Een verschil van drie euro is niet veel, maar houd rekening met stijgende prijzen naarmate je server drukker bezocht wordt. Dan moet je immers upgraden naar een krachtigere server met een duurder abonnement en kan het verschil oplopen naar tientallen euro per maand. Als je zelf een sterke machine hebt staan die al bijvoorbeeld je website host, is dat een nog veel voordeligere plek voor je instance.

Omdat deze hostingpartijen zelf de server voor je configureren, heb je ook minder de touwtjes in handen. Zij bepalen wanneer updates worden geïnstalleerd en hebben in theorie toegang tot de data van je gebruikers. Daarnaast kan de server misschien wel in een land staan waar je de privacyregels niet van kent of vertrouwt. Vind je dat belangrijk? Onderzoek dan goed waar je Mastodon-server precies komt te staan, voordat je een abonnement afsluit.

Wie niet bereid of in staat is om zelf een volledige server op te bouwen, kan ook een externe partij betalen om dat te doen.

Een goede app is het halve werk Omdat Mastodon een open platform is, kunnen ontwikkelaars heel makkelijk zelf apps maken om het sociale netwerk mee te bezoeken. We zetten de beste opties op een rij.

  • Mastodon (gratis, iOS en Android) – Tja, de officiële app van het bedrijf achter Mastodon is gewoon prima. Omdat hij door hetzelfde team wordt gemaakt, vind je hierin vaak ook als eerste nieuwe functies.
  • Ivory (18 euro per jaar, iOS) - Verreweg de duurste Mastodon-app. Ivory is ontwikkeld door Tapbots, het bedrijf dat jarenlang de Twitter-app Tweetbot beheerde. Dat was verreweg de beste manier om Twitter op je iPhone of Mac te gebruiken, en qua interface is Ivory grotendeels gelijk gebleven.
  • Ice Cubers (gratis, iOS) - Deze iOS-app voor Mastodon krijgt constant updates met nieuwe functies, wat het een van de meest complete opties maakt.
  • Tusky (gratis, Android) - Verreweg de populairste Android-app voor Mastodon. De app is helemaal gratis en reclameloos, al kun je geld doneren om de ontwikkeling te ondersteunen.
  • Elk (gratis, web) - Deze web-app, te vinden op www.elk.zone, giet Mastodon in een mooier, minimalistisch ontwerp dat een beetje lijkt op de website van Twitter.

De makers van populaire Twitter-app Tweetbot hebben ook een versie gemaakt speciaal voor op Mastodon.

▼ Volgende artikel
Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde
© px.palette
Huis

Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Wat gaan we doen?

We geven diverse tips en tools om administratieve en andere papieren documenten efficiënt en ordelijk te digitaliseren. Dat gaat van scannen en OCR’en tot organiseren, automatiseren, back-uppen en meer.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Er bestaan ook heel wat printers met een ingebouwde scanner.

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

NAPS2 is prima opensource-scansoftware, met geïntegreerde meertalige OCR-module.

Pdf-printer

De focus van dit artikel ligt op papieren brondocumenten, maar we willen zeker ook (de gratis versie van) PDFCreator vermelden (www.pdfforge.org/pdfcreator). Je kunt deze namelijk als virtuele printer installeren om zo allerlei documenttypen om te zetten naar PDF(/A).

Start na installatie de app, open het tabblad Printer, vink PDFCreator aan en kies via de moersleutel het bestaande profiel PDF/A (archiefbestand). Bevestig met Opslaan en sluit de app. Open nu een document in een willekeurige toepassing, open het afdrukvenster en selecteer PDFCreator als printer. Een dialoogvenster opent waarin je het document meteen kunt opslaan als PDF/A-bestand (standaardversie 2b, maar dit is aanpasbaar via het uitklapmenu).

Je kunt zo’n virtuele printer ook inzetten om documenten automatisch als PDF/A op te slaan in een zelf te bepalen map. Maak hiervoor in PDFCreator op het tabblad Profielen een nieuw profiel aan (bijvoorbeeld PDF/A in map Facturen), kies bijvoorbeeld PDF/A-2b als formaat en geef tevens een specifieke opslaglocatie op. Koppel dit profiel op het tabblad Printer aan een nieuwe virtuele printer (bijvoorbeeld PDF/A-facturen). Zo maak je meerdere profielen en printers aan, waarbij elk PDF/A-bestand automatisch in een andere map terechtkomt.

Je kunt ook meerdere virtuele printers aanmaken, telkens met een aangepast profiel.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Met (het gratis) Adobe Scan kun je ook meerdere pagina’s laten OCR’en en in één pdf bewaren.

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

TagSpaces is een krachtige taggingtool, maar met een zekere leercurve.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Met het juiste filter kun je ook vanuit de Verkenner naar tags binnen pdf-documenten zoeken.

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Sneller zoeken binnen een logische mappenstructuur (en met labels).

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Organiseer je bestanden automatisch op basis van eigen, gecombineerde zoekfilters.

DMS

Met de tips rond doorzoekbaar maken, taggen en ordenen uit dit artikel, en met tools als TagSpaces en File Juggler, raak je al ver. Wil je je administratie nog professioneler organiseren, dan kom je uit bij een volwaardig Document Management System, kortweg DMS. Flexibele opensource-tools zijn bijvoorbeeld Papermerge en Paperless NGX. Beide installeer je het makkelijkst op Windows via Docker (Docker Desktop for Windows, met WSL2).

Na installatie bereik je het browserdashboard van de tool standaard via http://<ip-adres>:8000. Beide tools bieden OCR aan om gescande documenten doorzoekbaar te maken. Je documenten kunnen ook automatisch worden verwerkt op basis van eigen filters, en er zijn krachtige zoekopties ingebouwd. Beide tools kun je meteen uitproberen via een online demo (log in met demo / demo).

Een krachtig DMS als Paperless-ngx maakt het bijhouden van je administratie veel efficiënter.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Agent Ransack laat gecombineerde en krachtige filters toe en zoekt ook in metadata.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Duplicati is een betrouwbare, gebruiksvriendelijke en flexibele back-uptool.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).

Ook in NAPS2 kun je pdf-documenten met een wachtwoord beveiligen.

▼ Volgende artikel
Review Baristina Plus Stainless Steel – Foolproof design, smakelijke koffie
© Versuni
Huis

Review Baristina Plus Stainless Steel – Foolproof design, smakelijke koffie

Philips introduceert de Baristina Plus Stainless Steel, een semi-automatische koffiemachine met een roestvrijstalen design en iced coffee-functie. Dit derde apparaat in de Baristina-lijn combineert een robuuste uitstraling met veel gebruiksgemak. Kan er echt niks verkeerd gaan? ID.nl testte het uit.

Uitstekend
Conclusie

Deze machine blinkt uit in gebruiksgemak en het robuuste design zal zeker een grote groep koffiedrinkers aanspreken. Het reservoir bevat genoeg water om de dag door te komen, en er kan eigenlijk niets misgaan tijdens het gebruik. De prijs is stevig vergeleken met de eerder uitgebrachte Baristina Bean Swap, die geen optie heeft voor ice koffie maar wel weer de keuze biedt uit twee soorten koffiebonen. Ben je erg prijsbewust en wil je wel de genoemde functies voor espresso, lungo en ice koffie, maar geef je niks om verse bonen, dan is de L'OR Barista Absolu zeker een optie: die werkt met cups maar is in functionaliteit identiek. Kies je voor je eigen bonen, stijl en gebruiksgemak, dat is de Baristina Plus Stainless Steel een goede keuze.

Plus- en minpunten
  • Stijlvolle uitstraling
  • Gebruiksgemak
  • Meerdere opties voor volume/type koffie
  • Geen handleiding meegeleverd
  • Gevoelig voor vingerafdrukken
  • Prijzig

Ontwerp & specificaties

De Baristina Plus Stainless Steel is een matte, zilverkleurige koffiemachine waarmee je espresso, lungo en cold brew kunt maken van je eigen gewenste soort koffiebonen. In het apparaat zit een grinder die de bonen maalt, de gemalen koffie komt in het portafilter terecht en daarmee zet de Baristina een kop koffie in de gewenste sterkte. De machine is met zijn 5,8 kilo makkelijk te verplaatsen en niet overdreven groot: 35 centimeter hoog, 38 centimeter diep en 15 centimeter breed. De buitenzijde is uitgevoerd in RVS. Smaakvol, maar wel gevoelig voor vingerafdrukken (zoals alle apparaten van roestvrij staal).

©Versuni

Plaats in de Baristina-lijn & techniek

Deze machine is de derde variant in de Baristina-lijn. De eerste, de Baristina, bood in vergelijking met dit apparaat geen ice koffie en was eenvoudiger uitgevoerd. De tweede, de Baristina met Bean swap, bood de gebruikers de keuze om bij elke bak koffie te kiezen tussen twee soorten bonen, of een mix van beide. Dit derde, nieuwe apparaat is een premium-machine die naast een luxe uitstraling de kwaliteit van versgemalen koffie combineert met gebruiksgemak. Als extraatje vergeleken met het instapmodel is er dus de ice coffee-optie. Voor het koffiezetten zet de machine 16 bar pompdruk in voor optimale extractie.

Uitpakken & installatie

De machine zit deugdelijk verpakt in een grote doos met kartonnen bescherming. Er zit geen handleiding bij, alleen een sticker met iconen die aangeven wat er ongeveer moet gebeuren. We vinden dat echt een minpunt; wie nieuw is 'in de koffie' heeft toch wat meer informatie nodig over wat de machine precies kan.

Monteren is een groot woord voor wat je zelf nog moet doen om je eerste kop koffie te zetten. Je pakt het portafilter uit, spoelt het goed om en vult het waterreservoir van 1,2 liter. Dat kan door het reservoir los te halen uit de machine en onder de kraan te vullen. Handiger is het om het klepje bovenaan even open te doen en dan met een kan of maatbeker het water aan te vullen. Bovenin zit een reservoir voor koffiebonen. Ook dit open je met een klepje en vul je tot de rand. Dat is alles!

Bediening & functies

Dit apparaat is duidelijk ontwikkeld voor de koffieliefhebber die houdt van gemak en kwaliteit. De kwaliteit heb je natuurlijk deels zelf in de hand door het type koffiebonen dat je gebruikt. Het gemak uit zich in de bediening van de machine. Aan de bovenzijde zitten verschillende knoppen: een voor espresso, een voor lungo, een voor koffie waar je een ijskoffiedrank mee wilt maken, en een knop voor extra sterke koffie, voor als de standaardinstelling niet voldoende voor je is. Voor de ice coffee wordt de koffie eerst warm gebouwen waarna het doorstroomproces traag verloopt zodat de koffie langzaam afkoelt tijdens het zetten.

De instelling van de molen is niet aanpasbaar, het volume van de koffie in het kopje wel. Hier uit zich het gemis aan een handleiding, deze functie ontdekten we pas toen we op het YouTube-kanaal van Philips wat filmpjes bekeken over de bediening en functies. HIER vind je de betreffende video.

©Versuni

Workflow: van boon tot kop

Je duwt het portafilter in de gleuf links tot deze vastklikt. Dan kies je de gewenste drank, en beweegt (swipet) het portafilter helemaal naar rechts, waar de grinder zit. Het filter zit dan vast en de machine maalt de koffiebonen. Dat maakt uiteraard geluid, vergelijkbaar met andere koffiezetapparaten. Het filter spring terug naar de beginpositie, en de machine zet de gewenste hoeveelheid koffie. Stopt de keuzeknop met knipperen, dan is je 'bakkie' klaar. Het portafilter kun je dan loshalen, ondersteboven boven de vuilnisbak houden en met een druk op de knop de koffiedrab eruit werpen. Dat is alles.

Hier zie je in een Duitstalige video precies hoe dit werkt:

Watch on YouTube

Praktijktest

Koffiemachines moeten natuurlijk getest worden en het liefst door veel verschillende mensen. Ons testexemplaar beleefde de vuurdoop tijdens een drukke verjaardagsvisite, waarbij alle koffiedrinkende bezoekers een kopje Baristina kregen. De vraag was of de machine snel genoeg zou zijn om mensen niet nodeloos lang te laten wachten, en of het geluid van het malen de gesprekken niet zou overstemmen. Voor beide aspecten slaagde de machine met vlag en wimpel. Iedereen was erg te spreken over de smaak van de koffie. Het waterreservoir van 1,2 liter is natuurlijk na enige tijd leeg, dus moet tijdens zulke bijeenkomsten tussentijds wel worden bijgevuld.

Koffiebonen bewaar je niet in de zak uit de supermarkt

Houd ze lang vers in een speciaal bewaarblik

Aandachtspunt

Wel dook er een klein aandachtspunt op. Na enige tijd kwam er nogal waterige koffie met een raar kleurtje uit de machine en klonk het malen ook een beetje gek. De koffiebonen bleken op te zijn. Daar komt verder geen signaal of melding van, maar is iets om in de gaten te houden. Het deksel van het koffiebonen-reservoir is semi-transparant, dus normaliter zou je dat wellicht snel zien. Echter, de machine wordt niet geleverd met een handleiding, maar... met een paarse sticker precies op die plek! Als je die er niet afhaalt, zie je dus niet hoe het gesteld is met de voorraad koffiebonen.

Onderhoud & schoonmaak

De machine heeft verder weinig nodig aan energie van de gebruiker. Het lekbakje is afneembaar en kun je periodiek schoonmaken. Als je zorgt voor voldoende water en bonen en het portafilter elke keer leegmaakt na het zetten van een kopje koffie, kun je een tijd vooruit. Overigens: als je vergeet de drab weg te gooien en aan een nieuwe bak koffie wilt beginnen, kun je het portafilter niet naar de grinder bewegen, dan zit 'ie vast. Je kunt dus nooit verse koffie gemaald krijgen over de drab van een eerdere sessie.

©Versuni

Eindoordeel & alternatieven

Deze machine blinkt uit in gebruiksgemak en het robuuste design zal zeker een grote groep koffiedrinkers aanspreken. Het reservoir bevat genoeg water om de dag door te komen, en er kan eigenlijk niets misgaan tijdens het gebruik. De prijs is stevig vergeleken met de eerder uitgebrachte Baristina Bean Swap, die geen optie heeft voor ice koffie, maar wel weer de keuze biedt uit twee soorten koffiebonen. Ben je erg prijsbewust en wil je wel de genoemde functies voor espresso, lungo en ice koffie, maar geef je niks om verse bonen, dan is de L'OR Barista Absolu zeker een optie. Die werkt met cups maar is in functionaliteit identiek. Kies je voor je eigen bonen, stijl en gebruiksgemak, dat is de Baristina Plus Stainless Steel een goede keuze.

☕ Bekijk alle koffieapparaten van Philips op Kieskeurig.nl