Haal alles uit Dropbox met deze 7 tips
De tijd dat we enorm moesten wennen aan de cloud ligt inmiddels achter ons. We vinden het steeds minder eng om onze bestanden elders dan op onze eigen computer te bewaren. Dropbox is een zeer handige clouddienst voor het opslaan van je bestanden. Maar wist je dat je veel meer kan met Dropbox dan alleen bestanden naar een mapje slepen? Haal alles uit Dropbox met deze 7 tips.
Het nadeel van een gebruiksvriendelijke dienst als Dropbox, is dat het zó onzichtbaar werkt dat je vaak niet verder kijkt dan de basis. En dat is zonde, want juist met Dropbox heb je ontzettend veel handige mogelijkheden voor het opslaan van en het werken met bestanden. Wij zetten er een aantal voor je op een rij.
Tip 01: Documenten digitaliseren
Dropbox is een handige plek om belangrijke documenten in op te slaan. Die documenten heb je niet altijd digitaal. Je kunt ze dan natuurlijk onder de scanner leggen en van daaruit opslaan in Dropbox, maar het kan een heel stuk handiger. Met iedere iOS- en Android-smartphone is het mogelijk om documenten rechtstreeks in te scannen naar Dropbox (daarvoor kon dat alleen met iOS). Om dit te doen, installeer je (uiteraard) de Dropbox-app op je smartphone en log je in bij je account. Vervolgens druk je op het plusteken in de navigatiebalk onderin. De camera wordt geactiveerd. Richt deze op het document, het bonnetje, de factuur etc. die je wilt scannen. Eerst wordt er een foto gemaakt, daarna wordt deze direct omgezet naar een digitaal document. Kies vervolgens of je dit op wilt slaan als pdf- of png-bestand, selecteer een map en sla het document op. Dit maakt de administratie doen direct ongekend veel sneller en efficiënter.
In de Dropbox-app kun je gemakkelijk documenten scannen.
Tip 02: Versiebeheer
Soms sla je bestanden op in Dropbox en kom je er na een tijdje achter dat de oudere versie toch beter was. De offline versie van Word kent helaas geen versiebeheer, dus dan moet je het hele document opnieuw bewerken toch? In theorie wel, maar als het bestand is opgeslagen in Dropbox is dat niet nodig. Dropbox beschikt namelijk over versiebeheer: je kunt oudere versies van je bestanden terughalen. Je moet hiervoor naar de webinterface van Dropbox. De snelste manier om meteen op de goede plek te komen, is door te rechtsklikken op het bestand en te kiezen voor Weergeven op Dropbox.com. Wanneer je nu klikt op de die puntjes aan de rechterkant naast het bestand, dan klapt er een menu uit waarin je kunt klikken op Versiegeschiedenis. Je ziet dan alle versies die er van het document zijn. Klik op de knop Herstellen achter de versie die je zoekt, om die versie het hoofdbestand te maken. Ook kun je op de gewenste versie klikken en daarna klikken op Downloaden rechtsboven. Je hebt dan de oude versie in je bezit, maar de nieuwe versie blijft het actieve bestand.
Met Versiegeschiedenis kun je oudere versies van een document herstellen.
Verwijderde bestanden terughalen
Niet alleen heeft Dropbox versiebeheer, de dienst biedt je ook nog eens de mogelijkheid om bestanden terug te halen die verwijderd zijn. Er is daar zelfs een hele handige snelkoppeling voor toegevoegd in het linkerdeelvenster van de webinterface. Surf naar www.dropbox.com, log in en klik in het linkerdeelvenster op Verwijderde bestanden. Je krijgt nu een overzicht te zien van alle bestanden die recentelijk verwijderd zijn. Klik op het bestand dat je terug wilt hebben en vervolgens op Alle bestanden herstellen.
Alle verwijderde bestanden vind je overzichtelijk terug op dropbox.com.
Tip 03: Bestanden aanvragen
Zelf bestanden toevoegen aan Dropbox is heel eenvoudig: je plaatst ze simpelweg in de Dropbox-map in Windows Verkenner en het wordt automatisch gesynchroniseerd. Maar wist je dat je anderen ook kunt vragen om bestanden naar je te sturen? Om dit te doen navigeer je naar www.dropbox.com in je webbrowser en klik je na het inloggen op Bestandsaanvragen in het linkerdeelvenster. Vervolgens geef je aan wat voor bestanden je precies aan wilt vragen, waarbij er direct een map wordt aangemaakt voor die bestanden. Klik op Volgende. Je krijgt nu een link naar de map die je naar mensen kunt sturen, hetgeen hen in de gelegenheid stelt om de bestanden naar deze map te uploaden. En die bestanden worden dan automatisch gesynchroniseerd met jouw pc, als je Dropbox daar hebt ingesteld. Je kunt ook de e-mailadressen invoeren in het onderste veld om Dropbox de uitnodigingsmail voor je te laten versturen. Het mooie aan deze methode is dat je een heel dossier samen kunt stellen met bestanden die binnenstromen zonder dat je zelf iets hoeft te doen.
Tip 04: Selectieve synchronisatie
Standaard wordt de hele inhoud van je Dropbox-account gesynchroniseerd met je pc. Dat is niet altijd handig, immers, soms neem je juist Dropbox om ruimte vrij te maken op je harde schijf. In dat geval is het goed om te weten dat Dropbox je in staat stelt om zelf te bepalen wat je synchroniseert en wat niet. Je past deze instellingen aan door in de app te rechtsklikken op het pictogram van Dropbox in het systeemvak, te klikken op het pictogram met het tandwiel en vervolgens op Voorkeuren. Klik vervolgens op het tabblad Account en daarna op de knop Selectieve synchronisatie. Je kunt nu de mappen uitvinken die je niet meer wilt synchroniseren. Die mappen blijven uiteraard gewoon aanwezig op Dropbox, maar worden niet meer gedownload naar je pc.
Werken vanuit Dropbox
We gebruiken Dropbox vaak om bestanden naar te kopiëren, maar in sommige gevallen is het veel efficiënter om Dropbox ook daadwerkelijk te gebruiken als werklocatie. Daarbij denken we niet alleen aan het rechtstreeks opslaan van bestanden in Dropbox, maar ook aan het instellen van programma’s om dat te doen. Stel Word bijvoorbeeld zo in dat AutoHerstel-bestanden in Dropbox worden opgeslagen, zodat je daar altijd en overal bij kunt. En stel, afhankelijk van de omvang van je Dropbox-account, je back-upsoftware zo in dat het bestand wordt opgeslagen in je Dropbox-map, zodat je je reservekopie ook kunt benaderen op andere systemen. Op die manier ben je veel flexibeler en veel minder afhankelijk van je werkplek.
Tip 05: Camera-upload
Ook op je smartphone kan Dropbox een veel handigere functie vervullen dan alleen het openen van bestanden die je in de cloud hebt opgeslagen. De dienst werkt namelijk ook uitstekend als reservekopie voor de foto’s op je smartphone. Die hoef je daarvoor écht niet elke keer naar Dropbox te uploaden, dat kan gewoon volledig automatisch. Om dit in te schakelen, open je de app op je smartphone en druk je linksboven op het pictogram met het tandwiel. Vervolgens druk je op de optie Camera-uploads en geef je aan of je alleen foto’s wilt uploaden of ook video’s. Bepaal tot slot of je ook wilt dat foto’s gesynchroniseerd mogen worden met je mobiele verbinding (dus niet alleen via wifi) en of dat op de achtergrond mag gebeuren (dus zonder dat de app actief is). Met deze instelling heb je je foto’s automatisch in de cloud (en eventueel ook op je pc) zonder dat je daarvoor iets hoeft te doen.
Tip 06: Online samenwerken
Je hebt inmiddels gezien dat je anderen om hulp kunt vragen bij het verkrijgen van bestanden, maar dat kan op meer dan één manier. Sinds enige tijd heeft Dropbox namelijk een nieuwe functie, genaamd Paper. Dit is in principe het antwoord van Dropbox op diensten als Google Docs en Office Online. Je kunt hier alleen of samen met iemand anders, rechtstreeks in Dropbox een document aanmaken en opslaan in je account. Je hebt hier – behalve je internetbrowser – dus geen software voor nodig. Surf naar www.dropbox.com en klik op Paper in het linkerdeelvenster. Het document wordt nu gemaakt en je kunt rechtsboven klikken op Delen om anderen uit te nodigen samen te werken in het document. Het voordeel van deze manier van samenwerken is dat er altijd maar één versie van je document is en dat er geen conflicterende wijzigingen worden overschreven door meerdere personen die een bepaald document synchroniseren.
Samen aan een document werken doe je met Dropbox Paper.
Tip 07: Automatisch torrents downloaden
Tot slot nog een tip voor wie graag downloadt. Je kunt Dropbox heel eenvoudig gebruiken als een afstandsbediening voor het initiëren van je torrent-downloads. Het enige dat je daarvoor hoeft te doen is een map aanmaken binnen Dropbox waarin je de torrentbestanden plaatst die nodig zijn om de uiteindelijke bestanden te downloaden. Vervolgens stel je je Torrent Client zo in dat deze de torrent-map op Dropbox voortdurend scant en begint met downloaden zodra er een torrent-bestand gevonden wordt. Op die manier kun je waar je ook bent een torrent bestand in de juiste map binnen Dropbox plaatsen, waarna de Torrent-client op je computer automatisch begint met downloaden. Zo kun je dus je computer bedienen zonder een remote verbinding in te moeten stellen.
