Haal alles uit Dropbox met deze 7 tips

Haal alles uit Dropbox met deze 7 tips

Geplaatst: 2 september 2017 - 04:20

Aangepast: 24 november 2022 - 12:41

Martin Gijzemijter Gijzemijter

De tijd dat we enorm moesten wennen aan de cloud ligt inmiddels achter ons. We vinden het steeds minder eng om onze bestanden elders dan op onze eigen computer te bewaren. Dropbox is een zeer handige clouddienst voor het opslaan van je bestanden. Maar wist je dat je veel meer kan met Dropbox dan alleen bestanden naar een mapje slepen? Haal alles uit Dropbox met deze 7 tips.

Het nadeel van een gebruiksvriendelijke dienst als Dropbox, is dat het zó onzichtbaar werkt dat je vaak niet verder kijkt dan de basis. En dat is zonde, want juist met Dropbox heb je ontzettend veel handige mogelijkheden voor het opslaan van en het werken met bestanden. Wij zetten er een aantal voor je op een rij.

Tip 01: Documenten digitaliseren

Dropbox is een handige plek om belangrijke documenten in op te slaan. Die documenten heb je niet altijd digitaal. Je kunt ze dan natuurlijk onder de scanner leggen en van daaruit opslaan in Dropbox, maar het kan een heel stuk handiger. Met iedere iOS- en Android-smartphone is het mogelijk om documenten rechtstreeks in te scannen naar Dropbox (daarvoor kon dat alleen met iOS). Om dit te doen, installeer je (uiteraard) de Dropbox-app op je smartphone en log je in bij je account. Vervolgens druk je op het plusteken in de navigatiebalk onderin. De camera wordt geactiveerd. Richt deze op het document, het bonnetje, de factuur etc. die je wilt scannen. Eerst wordt er een foto gemaakt, daarna wordt deze direct omgezet naar een digitaal document. Kies vervolgens of je dit op wilt slaan als pdf- of png-bestand, selecteer een map en sla het document op. Dit maakt de administratie doen direct ongekend veel sneller en efficiënter.

Haal alles uit Dropbox met deze 7 tips-22522475

In de Dropbox-app kun je gemakkelijk documenten scannen.

Tip 02: Versiebeheer

Soms sla je bestanden op in Dropbox en kom je er na een tijdje achter dat de oudere versie toch beter was. De offline versie van Word kent helaas geen versiebeheer, dus dan moet je het hele document opnieuw bewerken toch? In theorie wel, maar als het bestand is opgeslagen in Dropbox is dat niet nodig. Dropbox beschikt namelijk over versiebeheer: je kunt oudere versies van je bestanden terughalen. Je moet hiervoor naar de webinterface van Dropbox. De snelste manier om meteen op de goede plek te komen, is door te rechtsklikken op het bestand en te kiezen voor Weergeven op Dropbox.com. Wanneer je nu klikt op de die puntjes aan de rechterkant naast het bestand, dan klapt er een menu uit waarin je kunt klikken op Versiegeschiedenis. Je ziet dan alle versies die er van het document zijn. Klik op de knop Herstellen achter de versie die je zoekt, om die versie het hoofdbestand te maken. Ook kun je op de gewenste versie klikken en daarna klikken op Downloaden rechtsboven. Je hebt dan de oude versie in je bezit, maar de nieuwe versie blijft het actieve bestand.

Haal alles uit Dropbox met deze 7 tips-22522479

Met Versiegeschiedenis kun je oudere versies van een document herstellen.

Verwijderde bestanden terughalen

Haal alles uit Dropbox met deze 7 tips-22522482

Alle verwijderde bestanden vind je overzichtelijk terug op dropbox.com.

Tip 03: Bestanden aanvragen

Zelf bestanden toevoegen aan Dropbox is heel eenvoudig: je plaatst ze simpelweg in de Dropbox-map in Windows Verkenner en het wordt automatisch gesynchroniseerd. Maar wist je dat je anderen ook kunt vragen om bestanden naar je te sturen? Om dit te doen navigeer je naar www.dropbox.com in je webbrowser en klik je na het inloggen op Bestandsaanvragen in het linkerdeelvenster. Vervolgens geef je aan wat voor bestanden je precies aan wilt vragen, waarbij er direct een map wordt aangemaakt voor die bestanden. Klik op Volgende. Je krijgt nu een link naar de map die je naar mensen kunt sturen, hetgeen hen in de gelegenheid stelt om de bestanden naar deze map te uploaden. En die bestanden worden dan automatisch gesynchroniseerd met jouw pc, als je Dropbox daar hebt ingesteld. Je kunt ook de e-mailadressen invoeren in het onderste veld om Dropbox de uitnodigingsmail voor je te laten versturen. Het mooie aan deze methode is dat je een heel dossier samen kunt stellen met bestanden die binnenstromen zonder dat je zelf iets hoeft te doen.

Tip 04: Selectieve synchronisatie

Standaard wordt de hele inhoud van je Dropbox-account gesynchroniseerd met je pc. Dat is niet altijd handig, immers, soms neem je juist Dropbox om ruimte vrij te maken op je harde schijf. In dat geval is het goed om te weten dat Dropbox je in staat stelt om zelf te bepalen wat je synchroniseert en wat niet. Je past deze instellingen aan door in de app te rechtsklikken op het pictogram van Dropbox in het systeemvak, te klikken op het pictogram met het tandwiel en vervolgens op Voorkeuren. Klik vervolgens op het tabblad Account en daarna op de knop Selectieve synchronisatie. Je kunt nu de mappen uitvinken die je niet meer wilt synchroniseren. Die mappen blijven uiteraard gewoon aanwezig op Dropbox, maar worden niet meer gedownload naar je pc.

Werken vanuit Dropbox

Tip 05: Camera-upload

Ook op je smartphone kan Dropbox een veel handigere functie vervullen dan alleen het openen van bestanden die je in de cloud hebt opgeslagen. De dienst werkt namelijk ook uitstekend als reservekopie voor de foto’s op je smartphone. Die hoef je daarvoor écht niet elke keer naar Dropbox te uploaden, dat kan gewoon volledig automatisch. Om dit in te schakelen, open je de app op je smartphone en druk je linksboven op het pictogram met het tandwiel. Vervolgens druk je op de optie Camera-uploads en geef je aan of je alleen foto’s wilt uploaden of ook video’s. Bepaal tot slot of je ook wilt dat foto’s gesynchroniseerd mogen worden met je mobiele verbinding (dus niet alleen via wifi) en of dat op de achtergrond mag gebeuren (dus zonder dat de app actief is). Met deze instelling heb je je foto’s automatisch in de cloud (en eventueel ook op je pc) zonder dat je daarvoor iets hoeft te doen.

Tip 06: Online samenwerken

Je hebt inmiddels gezien dat je anderen om hulp kunt vragen bij het verkrijgen van bestanden, maar dat kan op meer dan één manier. Sinds enige tijd heeft Dropbox namelijk een nieuwe functie, genaamd Paper. Dit is in principe het antwoord van Dropbox op diensten als Google Docs en Office Online. Je kunt hier alleen of samen met iemand anders, rechtstreeks in Dropbox een document aanmaken en opslaan in je account. Je hebt hier – behalve je internetbrowser – dus geen software voor nodig. Surf naar www.dropbox.com en klik op Paper in het linkerdeelvenster. Het document wordt nu gemaakt en je kunt rechtsboven klikken op Delen om anderen uit te nodigen samen te werken in het document. Het voordeel van deze manier van samenwerken is dat er altijd maar één versie van je document is en dat er geen conflicterende wijzigingen worden overschreven door meerdere personen die een bepaald document synchroniseren.

Haal alles uit Dropbox met deze 7 tips-22522484

Samen aan een document werken doe je met Dropbox Paper.

Tip 07: Automatisch torrents downloaden

Tot slot nog een tip voor wie graag downloadt. Je kunt Dropbox heel eenvoudig gebruiken als een afstandsbediening voor het initiëren van je torrent-downloads. Het enige dat je daarvoor hoeft te doen is een map aanmaken binnen Dropbox waarin je de torrentbestanden plaatst die nodig zijn om de uiteindelijke bestanden te downloaden. Vervolgens stel je je Torrent Client zo in dat deze de torrent-map op Dropbox voortdurend scant en begint met downloaden zodra er een torrent-bestand gevonden wordt. Op die manier kun je waar je ook bent een torrent bestand in de juiste map binnen Dropbox plaatsen, waarna de Torrent-client op je computer automatisch begint met downloaden. Zo kun je dus je computer bedienen zonder een remote verbinding in te moeten stellen.

Deel dit artikel
Voeg toe aan favorieten
ID.nl logo

ID.nl, onderdeel van Reshift BV, is in 2022 gestart en uitgegroeid tot de meest toonaangevende en complete consumentensite van Nederland. Het doel van ID.nl is om de consument te helpen met alle technologie die hoort bij het dagelijks leven: van smart-health-meters tot e-bikes, van warmtepompen tot zonnepanelen - en alles daar tussenin!

Duidelijk, betrouwbaar en onafhankelijk: ID.nl maakt moeilijke dingen makkelijk.

Contact

ID.nl

Nijverheidsweg 18

2031 CP Haarlem

info@id.nl

Telefoon: 023-5430000