Freewaremakers zijn meestal enthousiaste computergebruikers die niet programmeren uit winstbejag, maar hun vaardigheden inzetten om iets te verbeteren. Dankzij de gratis programma’s wordt computeren leuker en handiger! We bespreken de beste freeware van dit moment en nieuwe versies van ‘evergreens’.

Tip 01: Muziek beheren

Geschikt voor: Windows 7, 8(.1), 10

De standaardmuziekspeler van Microsoft, Windows Media Player, doet vaak wat hij moet doen. Maar er zijn betere alternatieven, zoals Musicbee. Deze muziekspeler heeft een modern uiterlijk en is heel overzichtelijk. Je kunt gemakkelijk je muziekcollectie naar Musicbee slepen, waarna het programma de nummers scant en ze meteen indeelt op artiest, album of genre. Het programma downloadt zelf de afbeeldingen van de betreffende artiesten en albums (indien beschikbaar), waardoor het een stuk gemakkelijker is om door de collectie te scrollen. Dat scannen gaat overigens opvallend snel. Voor de smaakmakers is de speler uitgevoerd met een equalizer en allerlei geluidseffecten. Musicbee kun je ook gebruiken om muziek te synchroniseren met je telefoon of tablet (voor de iPhone en iPad moet een extra driver worden geïnstalleerd). Audioformaten die je telefoon niet ondersteunt worden door de speler automatisch geconverteerd naar een formaat dat wel kan worden afgespeeld.

©PXimport

Tip 02: Browsergeheugen

Geschikt voor: Chrome, Firefox, Vivaldi, Opera

Af en toe kom je een programma tegen waarvan je meteen weet: dit gaat mijn leven een stuk gemakkelijker maken. Memex van WorldBrain is er zo eentje. Het overkomt ons allemaal weleens: ben je een tijdje aan het surfen, bedenk je opeens dat je die ene site weer terug wilt vinden. Maar hoe? Je kunt de geschiedenis van je browser doorzoeken, maar daar staan alleen maar titels en links, en dat is niet altijd even behulpzaam. Memex slaat de content van alle sites die je hebt bezocht lokaal op, zodat je ze kunt doorzoeken op tekst. Dus weet je nog waar de site over ging, dan kun je ‘m met Memex weer vinden. Het programma is te installeren als extensie voor Chrome, Firefox en Opera. Nadat je dat hebt gedaan, kun je eerder bezochte sites of bladwijzers importeren, zodat je ook die kunt doorzoeken. Om een pagina te vinden, typ je in de adresbalk van je browser een w, gevolgd door een spatie en de zoekwoorden. Daarna laat Memex meteen alle url’s zien van sites waar die woorden in voorkomen. De eerste link toont een overzicht van de gevonden websites. Vind je zoeken in de adresbalk lastig? Als je op het logo van de extensie klikt, naast de adresbalk, krijg je een keurig zoekvenster.

©PXimport

Tip 03: Ready, set, action!

Geschikt voor: Windows 7, 8(.1), 10; macOS

Wil je een gratis fotobewerker met veel opties? Probeer dan Lightworks eens. Het programma van EditShare biedt vrijwel evenveel mogelijkheden als een professioneel pakket. Het combineren van beelden, bijsnijden van video of het toevoegen van audio is vrij eenvoudig. Tenminste, als je even de tijd hebt genomen om het programma onder de knie te krijgen, want dat kan wel even duren. Professionele videoprogramma’s moeten het meestal niet hebben van de gebruiksvriendelijkheid, en Lightworks is wat dat betreft niet anders. Het is even zoeken naar de opties. Maar als je eenmaal je weg weet te vinden, kun je vrijwel alles met dit pakket doen, bijvoorbeeld ook kleurcorrectie, effecten en titels toevoegen. De gratis versie heeft één belangrijke beperking: 720p is de hoogste resolutie. Wil je je films opslaan in full hd of 4K, dan moet je de pro-versie kopen voor 19,99 euro per maand.

©PXimport

Tip 04: Eenvoudig appen

Geschikt voor: Windows 8(.1), 10; macOS

WhatsApp is ideaal als je even wilt chatten met een vriend of vriendin. Het wordt alleen lastig als je veel berichtjes naar verschillende mensen wilt sturen. Dan is tikken op het kleine toetsenbord van je smartphone soms best vermoeiend. WhatsApp introduceerde daarom drie jaar geleden de webversie van het chatprogramma, waarmee je via je browser – net als op je telefoon – berichtjes kunt sturen naar al je contacten. Maar wat niet iedereen weet, is dat er ook een desktopversie van de populaire chatapp is. Die werkt vrijwel hetzelfde als de webversie: installeer het programma, open WhatsApp op je telefoon, tik op de drie puntjes rechtsbovenin en kies voor WhatsApp Web. Vervolgens scan je de QR-code die op je monitor wordt weergegeven, en je kunt aan de slag. Wat is dan het voordeel van de desktopversie ten opzichte van de webversie? De dekstopversie van het programma kan automatisch worden geopend als je de computer aanzet en kan beter overweg met sneltoetsen.

©PXimport

Tip 05: Wachtwoordhulp

Geschikt voor: Windows 7, 8(.1), 10; macOS

We weten allemaal dat we voor elke website en ieder programma een ander wachtwoord moeten gebruiken als we ons registreren. Mochten hackers je wachtwoord onverhoopt in handen krijgen, dan kunnen ze die maar op één plek gebruiken. Er zijn echter maar weinig mensen die ook daadwerkelijk steeds unieke wachtwoorden verzinnen. Meestal omdat dat te veel gedoe geeft. Een wachtwoordmanager, zoals RoboForm, is dan ideaal. Dit gratis programma slaat al je wachtwoorden op, bedenkt nieuwe voor je als het nodig is en vult ze automatisch voor je in als je ergens wilt inloggen. RoboForm gebruikt daarvoor aes-256bit-encryptie en zorgt ervoor dat elk nieuw wachtwoord minimaal acht tekens lang is. Dankzij de integratie in je browser is het aanmaken van nieuwe logingegevens gemakkelijk te doen: zodra je iets moet invullen schiet RoboForm je te hulp. Daarnaast kun je dankzij de gelijknamige app ook op je mobiel bij alle wachtwoorden die je op je pc hebt aangemaakt. Nieuw in versie 8 is Security Center, dit onderdeel vertelt je hoe sterk je wachtwoorden zijn en of je niet ergens per ongeluk dubbele gebruikt.

©PXimport

Tip 06: Sneller internetten

Geschikt voor: Windows 7, 8(.1), 10; macOS

Moet je Chrome gedag zeggen, nu de nieuwste versie van de browser Firefox is uitgebracht? Firefox Quantum is volgens ontwikkelaar Mozilla beter, sneller en vreet minder computergeheugen. Is het Mozilla echt gelukt om het gebruiksvriendelijke Chrome van de troon te stoten? Quantum lijkt in elk geval op een aantal vlakken beter te presteren. De browser is zeker snel en vertraagt minder als je een heleboel tabbladen open hebt. Maar Firefox wint vooral op andere vlakken. Zo is het nu heel gemakkelijk om een webpagina te delen met de Firefox-browser op je smartphone, en andersom. Met een druk op de knop kun je dezelfde site verder lezen op je mobiel. Net zo gemakkelijk sla je de webpagina op in Pocket, voor als je hem later (nog eens) wilt lezen. En je maakt ook snel een screenshot van (een deel van) een site, zonder dat je de browser hoeft te verlaten. Ook kun je gemakkelijk de lezersweergave inschakelen, die automatisch een site van alle drukke advertenties, knoppen en links stript, zodat je alleen de tekst overhoudt. Zo kun je je een stuk eenvoudiger concentreren. Daarnaast kan Firefox automatisch ‘trackers’ in advertenties blokkeren, waardoor adverteerders je online gtsedrag niet kunnen volgen.

©PXimport

Tip 07: Crashdetective

Geschikt voor: Windows 7, 8(.1), 10

Staat je pc plotseling stil en geeft hij geen sjoege meer? Of start je computer opeens opnieuw op? Ontzettend irritant – helemaal als je erachter zit te werken. Vaak is een corrupte driver de oorzaak. Maar welke? WhoCrashed helpt je om de schuldige te vinden. Het programma analyseert de ‘crash dumps’ (een kopie van het geheugen van de computer op het moment van de crash) en vertelt je vervolgens welke driver moet worden verwijderd of opnieuw geïnstalleerd. Gebruikmaken van WhoCrashed is heel simpel: nadat het programma is geïnstalleerd, klik je op Analyze. Vervolgens krijg je onder de knop Report een gedetailleerd overzicht van wat er mis is gegaan.

©PXimport

Tip 08: Joystickvertaler

Geschikt voor: Windows 7, 8(.1), 10

Sommige pc-games spelen een stuk beter met een controller. Bijvoorbeeld racegames spelen veel fijner met een goeie Xbox-controller of PlayStation DualShock in je handen, dan met de toetsen van je toetsenboard. Niet iedere controller wordt echter ondersteund. De oplossing daarvoor is World of Joysticks, een programma dat de bewegingen van de D-pad, sticks of knoppen van je joysticks omzet in toetsaanslagen. Erg eenvoudig is de software niet. Nadat je het programma hebt geïnstalleerd, krijg je een wirwar aan instellingen voorgeschoteld. Sluit je joystick aan op je pc, en wiebel met alle pookjes en druk op alle knoppen om onder Joystick Axes te zien hoe de bewegingen worden geregistreerd. Door onder AxesMapping aan te geven welke sticks voor de horizontale en verticale bewegingen zorgen, kun je de muis met je joystick bewegen. Kies onder Output voor Axis X, en kies de corresponderende stick onder Input. Welke dat is, verschilt per model. Klik vervolgens op de + om de selectie vast te leggen. Doe hetzelfde voor Axis Y. Onder Buttons Mapping kun je de knoppen op de joystick toewijzen aan toetsaanslagen. In games worden de toetsen W, S, A en D gebruikt voor de besturing. Klik op Output en druk dan op de W op je toetsenbord. Selecteer vervolgens Input en druk op de D-pad naar boven. Klik daarna op de + om de selectie vast te leggen. Doe hetzelfde voor de andere toetsen, tot je alle knoppen hebt ingesteld. Wil je zien of het werkt? Kies dan onder Mode voor Playing. Beweeg met de sticks om te zien of je de muis goed kunt verplaatsen. Klik ten slotte op de floppy om je configuratie op te slaan. Als je alle toetsen hebt gekoppeld, kan het gamen beginnen. Voor meer uitleg, bekijk het filmpje

.

©PXimport

Tip 09: Accu-check

Geschikt voor: macOS

MacBooks kampen met hetzelfde euvel als iedere laptop: de accu wordt naar verloop van tijd steeds minder sterk. Daarom is het altijd fijn om in de gaten te houden hoeveel tijd je nog hebt. macOS geeft wel in percentages aan hoe vol je accu nog is, maar niet wanneer je batterij nou echt leeg zal zijn. Battery Health 2 brengt daar verandering in. Het programma vertelt je precies hoeveel uur je accu het nog volhoudt, maar ook hoe oud de batterij is, hoe vaak hij is opgeladen en hoe gezond hij is. Zo heeft de accu van de geteste MacBook Pro in twee jaar tijd zeven procent van z’n capaciteit verloren. Nog niet iets om zenuwachtig van te worden, maar het geeft wel aan dat de laptop een maximale leeftijd heeft. De accu van nieuwe MacBooks is namelijk niet meer te vervangen. De betaalde versie van Battery Health 2 geeft ook notificaties als je batterij een bepaald niveau heeft bereikt (10,99 euro).

Tip 10: Wifi verbeteren

Geschikt voor: Windows 7, 8(.1), 10; macOS

Je kunt de snelste internetverbinding in huis halen, maar als je wifi-dekking niet goed is, heb je er weinig aan. De kwaliteit van je draadloze verbinding hangt namelijk niet alleen af van het abonnement dat je hebt, maar ook van de positie van je router, het aantal wifi-signalen in de buurt en bijvoorbeeld de objecten tussen je apparaat en de router. Simpelweg je router installeren is dus niet voldoende om een goede connectie te garanderen. Xirrus, een bekende fabrikant van wifi-producten, heeft een tool gemaakt om je verder te helpen. Wi-Fi Inspector scant alle netwerken in de buurt en vertelt je gedetailleerd waar de signalen vandaan komen, welke beveiliging ze gebruiken en op welke frequentie ze zitten. Dat laatste is van belang voor de snelheid. Als alle routers in de buurt op dezelfde frequentie zitten, kunnen ze elkaar gaan storen. Zorg dus dat je router een andere frequentie gebruikt dan die van de buren. Onder het tabblad Tests vind je enkele links naar sites om de snelheid en kwaliteit van de verbinding te testen. Heb je genoeg informatie verzameld, dan biedt Xirrus ook nog het gratis programma Wi-Fi Designer aan, waarmee je de optimale positie van de router in je woning kunt bepalen.

©PXimport

Tip 11: Snel installeren

Geschikt voor: Windows 7, 8(.1), 10

Als je net een nieuwe pc hebt gekocht of Windows opnieuw hebt geïnstalleerd, wacht je nog een vervelende taak: het installeren van alle benodigde programma’s. Een browser, mediaspeler, virusscanner, pdf-lezer enzovoort. Ninite neemt je dat werk uit handen en installeert automatisch al je essentiële programma’s. Het enige dat je hoeft te doen is naar www.ninite.com gaan en daar een vinkje zetten bij alle programma’s die je wilt installeren. Als je je selectie hebt gemaakt, klik je op Get Your Ninite om het installatieprogramma te downloaden. Vervolgens kun je na het opstarten van Ninite rustig achterover hangen, terwijl het tooltje z’n werk doet. Je hoeft geen opties te selecteren of andere keuzes te maken, Ninite installeert alle programma’s op de standaardlocatie en zorgt ervoor dat irritante werkbalken of ongewenste indringers (zie kader ‘Niet te snel klikken’) worden geweigerd. Dat bespaart je dus enorm veel tijd en frustratie.

©PXimport

Tip 12: Mega-cloud

Geschikt voor: Chrome, Firefox

MEGA is misschien wel de meest omstreden clouddienst die er bestaat. De opslagdienst – waar je grote bestanden kunt uploaden en delen met anderen – werd opgericht onder de naam Megaupload door de beruchte miljonair Kim Dotcom. Die site werd in 2012 echter platgelegd door de FBI vanwege het schenden van auteursrechten. Dotcom werd gearresteerd en vele rechtszaken volgden. Maar de beruchte ondernemer gaf niet op. Dotcom besloot het anders aan te pakken en lanceerde in 2013 MEGA, dat in tegenstelling tot Megaupload de bestanden eerst versleutelt voordat ze worden geüpload. Ook werden de servers verplaatst naar Nieuw-Zeeland om de Amerikanen buiten de deur te houden. De dienst werd al snel uitermate populair, maar kampte vooral in het begin met veel problemen. Inmiddels is Dotcom niet meer verbonden aan MEGA en is de dienst een goede concurrent geworden van bijvoorbeeld Dropbox en Box. Mega is vooral aantrekkelijk omdat het 50 GB aan gratis opslagruimte biedt. Daarnaast werkt het gemakkelijk. Maar is het ook betrouwbaar? Voor het delen van bestanden werkt de dienst heel goed. Maar misschien is het vanwege het verleden van het bedrijf beter om er geen illegale of persoonlijke bestanden op te zetten.

©PXimport

Gevaarlijk?

Niet te snel klikken

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).