Je hebt vast veel Word-documenten aangemaakt in je leven. Dat is niet zo ingewikkeld, maar wanneer je een boek, scriptie of rapport wilt maken, dan komt er meer bij kijken. Denk aan onderdelen als een cover, een voorwoord, een inhoudsopgave, paginering en voet- en eindnoten. Wil je een eigen boek maken in Word? We behandelen hier de belangrijkste facetten.

We gebruiken voor dit artikel MS Word 365, maar alle technieken zijn bruikbaar in MS Word 2019 en 2016. Heel wat tips kun je ook in oudere Word-versies toepassen. We gaan zoveel mogelijk te werk in de volgorde van je boek: van coverpagina, voorwoord en inhoudsopgave tot tekstopdeling, paginering, eindnoten en index.

Je hoeft dit natuurlijk niet in deze volgorde uit te voeren. We kunnen ons voorstellen dat bijvoorbeeld de cover, het voorwoord en de inhoud achteraf nog de nodige aandacht krijgen. Maar het is wel goed om alles goed door te nemen voordat je met je magnum opus begint.

Cover toevoegen

We gaan ervan uit dat je ook de coverpagina op een thuisprinter afdrukt. Je kunt je cover natuurlijk creëren met een grafisch ontwerpprogramma als MS Publisher of het gratis Inkscape. Je kunt zelfs een fotobewerkingstool gebruiken, maar wij houden het hier bij MS Word.

Een snelle en tegelijk fraaie manier om een coverpagina toe te voegen gaat via het menu Invoegen, waar je links op Pagina’s klikt en Voorblad selecteert. Je kunt hier uit zestien ontwerpen kiezen. Vervolgens vervang je de voorbeeldtekst maar door je eigen tekst. De pagina-elementen kun je gerust verplaatsen en schalen.

©PXimport

Werken met een hoofddocument

Belangrijk om over na te denken is of je je boek in één Word-document opslaat of dat je voor elk hoofdstuk een apart document aanmaakt. Een enkel document is makkelijker te beheren, maar wordt na verloop van tijd wel logger om mee te werken. In principe kun je het boekwerk in vrij willekeurige delen opsplitsen, natuurlijk wel op basis van hetzelfde stijlsjabloon. Later kun je de diverse documenten samenbrengen met het oog op de zonet vermelde onderdelen.

We willen je ook wijzen op het concept hoofddocument zoals Word dat begrijpt. Creëer een nieuw document en noem dat bijvoorbeeld hoofddocument.docx. Vervolgens open je het menu Beeld en klik je op Overzicht. Vul nu onder elkaar de verschillende (sub)titels van je boekwerk in. Maak hierbij gebruik van de aangeboden niveaus (Niveau 1 tot 9), links op het lint. Kies voor Document weergeven zodra je hiermee klaar bent. Druk op Ctrl+A om alles te selecteren, klik op Maken, waarna je het document nogmaals bewaart.

©PXimport

Je zult zien dat elk hoofdstuk in een eigen kader wordt opgenomen en in een afzonderlijk bestand terechtkomt. Klik nu op Overzichtsweergave sluiten, positioneer de tekstcursor bovenaan je document, open het menu Verwijzingen, klik op Inhoudsopgave en kies een automatische inhoudsopgave.

Sluit het opgeslagen document af en roep het weer op. Je kunt nu van hieruit naar de subdocumenten doorklikken (via Ctrl+muisklik) en die van inhoud voorzien.

©PXimport

Daarna open je de overzichtsweergave van je hoofddocument en klik je op Subdocumenten uitvouwen. Sluit de overzichtsweergave, selecteer je inhoudsopgave en kies Tabel bijwerken. Lijkt dit concept je iets, dan kun je op basis hiervan je boekwerk verder samenstellen.

Inhoudsopgave maken in Word

We blijven nog even bij de inhoudsopgave. Handmatig een inhoudsopgave maken, is niet handig. Die moet je dan bij elke wijziging zelf aanpassen. De inhoudsopgave is in Word gelukkig te automatiseren. Maar dat lukt alleen goed als je in de verschillende (sub)hoofdstukken een consistente opmaakstijl hebt aangehouden.

In het menu Start, bij de rubriek Stijlen kun je hiervoor Kop 1, Kop 2,et ceteraselecteren. Zodra je Kop 2 hebt toegepast komt ook Kop 3 tevoorschijn en daarna de rest.

Je kunt weliswaar ook andere stijlen voor je documenthiërarchie gebruiken, maar dan moet je zelf wel aangeven welke stijl Word als niveau 1, 2, 3… moet beschouwen. Plaats je tekstcursor hiervoor in het tekstdeel, open het tabblad Verwijzingen, kies Tekst toevoegen en duid het gewenste niveau aan.

©PXimport

Om je inhoudsopgave te plaatsen gebruik je het liefst een lege pagina. Ga opnieuw naar Verwijzingen en klik op Inhoudsopgave, waar je een gepaste lay-out aanduidt. De inhoudsopgave verschijnt nagenoeg meteen. Klik op Inhoudsopgave, Aangepaste inhoudsopgave als je nog een of ander wilt aanpassen.

Om gewijzigde tekst in je inhoudsopgave aan te passen, kies je bij Verwijzingen de optie Bijwerken, In zijn geheel bijwerken.

Pagina's zonder paginanummer

Vaak is het zo dat bij een voorwoord geen paginering wordt opgenomen of toch minstens een afwijkende paginering. Hoe krijg je nu de gewenste paginanummers op specifieke pagina’s?

Je zou in principe kunnen starten van een sjabloon dat al in de gewenste nummering voorziet. In dat geval open je Bestand, Nieuw en zoek je naar pagina nummering bij Online sjablonen zoeken. Uiteraard kun je ook zelf de gewenste nummering aangeven.

Normaal gesproken voeg je paginanummers toe vanuit een kop- of voettekst. We gaan er even vanuit dat je onderaan de oneven en even pagina’s een andere lay-out wilt (zodat het paginanummer ook bij een dubbelzijdige afdruk aan de buitenste rand verschijnt) en dat je enkele beginpagina’s, zoals die van je voorwoord, buiten deze paginanummering wilt houden.

We beginnen met het laatste. Positioneer de cursor onderaan de laatste pagina van je voorwoord, open het menu Indeling en kies Invoegen, Eindemarkeringen, Volgende pagina (bij Sectie-einden). We raden je aan in het menu Start op de knop ¶ (Alles weergeven) te klikken zodat je de (verborgen) markering ziet verschijnen.

©PXimport

Vervolgens klik je in het voettekstgebied van de pagina die meteen na je voorwoord komt. In het lint verschijnen nu de opties voor Koptekst en voettekst. Hier plaats je een vinkje bij Even en oneven pagina’s verschillend en klik je op Aan vorige koppelen zodat de indicatie Zelfde als vorige net boven je voettekst verdwijnt. Vervolgens klik je links op Paginanummer, Huidige positie en kies je een geschikte nummerweergave.

Druk nu enkele keren op Tab tot het nummer correct is gepositioneerd. Klik opnieuw op Paginanummer, kies Opmaak paginanummers en vul 1 in bij Beginnen bij.

©PXimport

Dubbelklik in je document om de voettekst te sluiten en herhaal de procedure voor de voettekst op een even pagina, waarbij je deze keer de voettekst wel aan de vorige gekoppeld laat en de nummering nu uiterst links positioneert.

Eventueel geef je afzonderlijke paginanummers aan je voorwoord. Je kunt kiezen voor een ander type: bij Opmaak paginanummers, Nummering kun je bijvoorbeeld Romeinse cijfers selecteren. Overigens kun je in je kop- of voettekst ook andere elementen opnemen, zoals een titel, je naam en de datum.

Voetnoten en eindnoten toevoegen

In een (wetenschappelijke) non-fictietekst wil je wellicht ook voet- of eindnoten toevoegen. Dat gaat vrij makkelijk in Word. Klik op de plaats waar je een voet- of eindnoot wilt koppelen. Open het menu Verwijzingen en kies Voetnoot invoegen of Eindnoot invoegen.

Standaard verschijnt een lijntje onderaan de pagina (bij voetnoot) of achteraan je document (bij eindnoot), met daaronder een cijfer waarachter je de voet- of eindnoot kunt intikken. Dubbelklik op dit cijfer om meteen naar de koppeling in je document terug te keren.

Uiteraard hoef je niet tevreden te zijn met de standaardlay-out van deze voet- of eindnoten. Ga opnieuw naar het menu Verwijzingen en klik het pijltje rechtsonder de rubriek Voetnoten aan. Er verschijnt een dialoogvenster waar je Voetnoot of Eindnoot aanvinkt en alle instellingen naar wens aanpast, zoals het type en of de telling al dan niet bij elke pagina of sectie opnieuw moet beginnen. Bij Wijzigingen toepassen op leg je vast of de aanpassingen zich alleen op de huidige sectie of in het gehele document moeten doorzetten.

©PXimport

Index aanmaken

Een index tot slot is een lijst met termen die in je boekwerk aan bod zijn gekomen, inclusief de paginanummers waar deze te vinden zijn. Je zult begrijpen dat het opzetten van zo’n index de nodige voorbereiding vergt. In een eerste fase markeer je alle vermeldingen in je tekst, bij voorkeur in volgorde van het begin tot het einde. Markeer het woord of tekstdeel zoals je dat ook in de index wilt zien verschijnen.

Open het menu Verwijzingen en klik in de rubriek Index op Item markeren. Bij Hoofdgegeven verschijnt standaard de tekst die je had gemarkeerd, maar dat kun je hier nog aanpassen. Stel dat je het woord Eindemarkeringen hebt gemarkeerd, maar in de index wil je de lezer gewoon doorverwijzen naar de term Secties, dan vink je Kruisverwijzing aan. Hier vul je vervolgens Zie Secties in, zodat in de index zal verschijnen: Eindemarkeringen -> Zie Secties.

©PXimport

Meteen nadat je met Markeren hebt bevestigd, toont Word alle markeringen. Die zien eruit als {XE “<naam-verwijzing>“ }Via de knop Alles weergeven op het tabblad Start maak je die snel weer (on)zichtbaar. Heb je alle vermeldingen gemarkeerd, dan is het tijd voor de eigenlijke index, bijvoorbeeld op een nieuwe pagina op het einde van je boekwerk.

Open alweer Verwijzingen en klik in de rubriek Index op Index invoegen. In het dialoogvenster kun je allerlei opmaakelementen instellen, zoals het aantal kolommen voor je trefwoorden, de uitlijning van de paginanummers en het eventuele opvulteken en de indeling (de stijl, bijvoorbeeld Modern of Decoratief. Bevestig met OK.

Via de knop ¶ (Alles weergeven) in het Start-menu kun je nog wijzigingen aanbrengen. Houd er rekening mee dat je de index na je eventuele aanpassingen nog moet hernieuwen: ga naar Verwijzingen en klik op Index bijwerken in de rubriek Index. Nu is je boek compleet!

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).