ID.nl logo
Dit kun je allemaal doen met Google Assistent
© Reshift Digital
Huis

Dit kun je allemaal doen met Google Assistent

Google Assistent, de spraakgestuurde assistent van Google, kun je op ieder Android-apparaat gebruiken, en is ook beschikbaar voor de iPhone en iPad. Sinds de zomer van 2018 spreekt de assistent eindelijk Nederlands en dat praat wel zo makkelijk. In vergelijking met de Engelstalige collega heeft de Nederlandstalige assistent nog wat minder mogelijkheden, maar deze achterstand wordt in rap tempo goedgemaakt. Wij laten je zien wat tot nu toe de leukste mogelijkheden voor stembediening zijn.

Tip 01: Google Assistent

Wat kan Google Assistent allemaal in de Nederlandse taal? En op welke manier moet je iets vragen om spraakverwarring te voorkomen? Google schiet je hierbij te hulp door voorbeeldenopdrachten op een rijtje te zetten, verdeeld over verschillende rubrieken. Het overzicht is niet compleet, maar wel een aardig startpunt en bovendien geeft het genoeg inspiratie om meer uit de assistent te halen. Aan Google Assistent worden regelmatig nieuwe mogelijkheden toegevoegd. Daar hoef je zelf geen enkele update voor te installeren: het werkt bijna volledig via externe servers waar ook de nieuwigheden worden vrijgegeven. Je hebt alleen maar een werkende internetverbinding nodig om de assistent te kunnen gebruiken.

©PXimport

Tip 02: Oké Google, hoor je mij?

Google Assistent is beschikbaar voor vrijwel alle smartphones met Android Marshmallow (6.0) of hoger en als losse app voor iPhone en iPad. Of de assistent op je Android-toestel actief is, zie je in de Google-app: ga via Meer naar het menu Instellingen. Tik onder het kopje Google Assistent op Instellingen. Klik op Telefoon en je ziet of de assistent ingeschakeld is. De assistent staat altijd voor je klaar. Het uitspreken van Ok Google zou genoeg moeten zijn, maar dat werkt momenteel alleen als je telefoon in het Engels ingesteld is. Google probeert dit spoedig op te lossen. Google Assistent kun je ook oproepen door de homeknop even ingedrukt te houden of door op het microfoontje te drukken in de Google-app.

Google Assistent in het Nederlands

Google Assistent bestaat sinds 2016 in het Engels en sinds de zomer van 2018 kan de assistent ook andere talen spreken, waaronder het Nederlands. Niet alleen is dat een stuk handiger dan alles in het Engels te moeten vragen of opdragen, maar het kan zelfs onontbeerlijk zijn als je bijvoorbeeld berichten wilt dicteren. Al ontbreken er nog wel enkele zaken, waaronder veel koppelingen met apparaten (zoals Philips Hue) en routines waarmee je meerdere opdrachten met één commando kunt uitvoeren. De mogelijkheden groeien echter snel en het hulpje duikt op steeds meer plaatsen op. Naast smartphones zijn dat op smartwatches, televisies met Android TV, in auto’s en binnenkort ook op de slimme luidspreker Google Home. Die laatste spreekt nu alleen nog maar Engels, maar zou nog voor de kerst een update naar de Nederlandse taal krijgen.

Tip 03: Goedemorgen

Begin de dag met vertel me over mijn dag of simpelweg goedemorgen en Google vertelt je wat er vandaag staat te gebeuren, zoals het weer, de verkeersdrukte op de route naar je werk, belangrijke afspraken in je agenda en ingestelde herinneringen. Als je daar behoefte aan hebt, kun je het overzicht beëindigen met het laatste nieuws, bijvoorbeeld van de NOS (zie tip 4). Ideaal voor als je wakker wordt: je krijgt alle belangrijke feiten op een presenteerblaadje aangereikt. Wat Google allemaal aan je vertelt, is aan jou. Open daarvoor weer de instellingen van Google Assistent en ga nu onder Services naar Mijn dag.

©PXimport

Tip 04: Het laatste nieuws

Met één opdracht hoor je het gesproken nieuws van verschillende Nederlandse nieuwsbronnen. Zeg naar het nieuws luisteren en je ziet op je scherm de geselecteerde nieuwsbronnen, waarbij de eerste bron meteen wordt afgespeeld. Je kunt handmatig een andere bron selecteren of al in je opdracht een andere bron benoemen (zoals luister naar het laatste nieuws van NOS). Eventueel kun je vooraf instellen uit welke bronnen je nieuws wilt horen en in welke volgorde, via de instellingen voor Mijn dag. Wel zo makkelijk is dat de NOS samenwerkt met de assistent, waardoor het voldoende is om praat met NOS te zeggen.

Tip 05: Tijden en wekkers

©PXimport

Je zou natuurlijk via de klok op kunnen zoeken hoe laat het in andere landen is, maar veel sneller is het door aan de assistent bijvoorbeeld te vragen: hoe laat is het in Auckland? Heb je geen zin om zelf uit te rekenen hoe groot het tijdsverschil is, vraag dan naar tijdverschil Amsterdam en Auckland. Ook wekkers stel je makkelijk in. Zeg maak me over 20 minuten wakker voor een powernap. Of: maak me om 8 uur ‘s ochtends wakker om een wekker voor de volgende morgen te zetten. Of: maak me iedere ochtend om 8 uur wakker voor een dagelijks alarm. Ook handig wanneer je je afvraagt of je nog even snel naar een bepaalde winkel kunt: hoe laat gaat de GAMMA dicht? of openingstijden supermarkt.

Tip 06: Handige timers

Om even snel een timer in te stellen, zeg je bijvoorbeeld tel 5 minuten af. Ook handig tijdens het koken. Desgewenst voeg je een label toe, bijvoorbeeld met timer van 25 minuten voor aardappels. Je kunt uiteraard meerdere timers toevoegen met zo’n label en op elk moment met timers bekijken vragen hoe het ervoor staat. Met stop timeraardappels pauzeer je de bewuste timer, of gebruik verwijder timer aardappels om deze helemaal weg te halen. Om de bijbehorende app te openen, zeg je open timers.

Tip 07: Datums en afspraken

Als het gaat om lastige vragen over datums, bijvoorbeeld: wanneer was 500 dagen geleden? of wanneer is koningsdag? is Google Assistent niet te kloppen. Binnen no-time krijg je het antwoord voorgeschoteld. Ook het toevoegen van dingen die je niet wilt vergeten, gaat in een handomdraai: herinnering vrijdag 8 uur vuilnisbak buiten zetten, of: maak afspraak voor vrijdag 2 uur kapper. Het is nog toekomstmuziek, maar op termijn kan, met Google Duplex, de assistent vrijwel autonoom voor jou telefonisch een afspraak bij de kapper maken door zelf het nummer te kiezen en een geanimeerd gesprek te beginnen.

©PXimport

Tip 08: Berichten versturen

Contacten bellen, sms’jes versturen, maar ook WhatsApp-berichten versturen vormt geen enkel probleem. Zeg bijvoorbeeld stuur een WhatsApp-bericht naar Hester. Je kunt hierna het bericht inspreken. De tekstherkenning blijkt erg krachtig en de foutjes die er zijn, worden vaak automatisch gecorrigeerd. Het lijkt alsof je maar één zin kunt inspreken, maar door gewoon punt, uitroepteken of vraagteken uit te spreken kun je een nieuwe zin beginnen. Zelfs puntje puntje puntje wordt correct weergegeven. Zodra je een korte pauze laat vallen, zal de assistent vragen of je het bericht wilt versturen of wijzigen, al bevat dit proces wel nog wat bugs.

Tip 09: (Openbaar) vervoer

©PXimport

De assistent kan je ook helpen aan routebeschrijvingen met de auto of openbaar vervoer, zoals route naar Maastricht of trein van Rotterdam naar Amsterdam. Je kunt ook informatie over vertrekkende vluchten krijgen, zoals is vlucht AF 1641 op tijd? Een aardige integratie is er met Flitsmelder, zodat je bijvoorbeeld kunt vragen: Vraag Flitsmelder of er flitsers zijn op de A9. Niet alleen informatie over vluchten of bestemmingen kun je bij Google opvragen, ook de prijzen daarvan. Zo krijg je een mooi overzicht van mogelijke vluchten, inclusief kosten en vliegtijd als je vraagt naar vluchten naar Londen van 12 december tot 15 december

Tip 10: Een handig rekenhulpje

Met Google Assistent heb je eigenlijk ook geen aparte rekenmachine meer nodig, de meeste berekeningen kunnen gewoon voor je worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld hoeveel is 13 procent van 50? of wat is de wortel van 18? Ook kun je snel valuta omrekenen, vraag maar eens naar: hoeveel euro is 2 dollar?, of eenheden, zoals in hoeveel liter is 2 deciliter? of hoeveel kilometer is 6 mijl?

Tip 11: Snel vertalen

Google Assistent is een uitstekende vertaalhulp. Vraag bijvoorbeeld hoe kom ik bij het strand in het Spaans en de zin wordt direct voor je vertaald. En niet alleen dat, de vertaling wordt ook uitgesproken. De assistent kan je ook helpen met lastige begrippen, zoals wat betekent consciëntieus? Een groot voordeel is dat je het niet precies goed hoeft uit te spreken, de assistent is op dat punt erg vergevingsgezind.

©PXimport

Tip 12: Google Translate

Heb je behoefte aan meer dan eenregelige vertaalopdrachten, dan kun je Google Translate proberen, want dit werkt ook met je stem. Start het op vanuit Google Assistent door te zeggen vertaal. In Google Translate kun je tekst handmatig invoeren, een foto van een tekst maken met de camera of door het in te spreken. Dat inspreken kan zelfs in de vorm van een gesprek waarbij continu naar de microfoon wordt geluisterd. Praten jullie bijvoorbeeld Engels en Nederlands, dan wordt de tekst automatisch als Engels of Nederlands herkend en vertaald en uitgesproken naar de andere taal. Zo is het dus een echte tolk.

Tip 13: Welk nummer is dit?

Vergeet apps als Shazam of SoundHound. Ook Google Assistent kan muzieknummers herkennen die in de ruimte worden afgespeeld. Vraag gewoon welk nummer is dit? en na enkele seconden luisteren volgt het antwoord. Zelfs de minder bekende nummers worden doorgaans feilloos herkend. Je krijgt, naast de artiest en het album waarop je het nummer kunt vinden, ook meteen links naar YouTube en Google Play Music en bij sommige nummers verschijnt zelfs nog een verwijzing naar de songtekst.

©PXimport

Tip 14: Video’s

Niet alleen weet Google Assistent veel over muziek, ook filmkennis is haar niet vreemd. Vraag bijvoorbeeld hoeveel seizoenen heeft The 100? of hoe lang duurt Deadpool 2? Maar het houdt niet op bij het vragen naar informatie, je kunt de assistent ook heel gemakkelijk een bepaalde muziekstijl, specifiek nummer of film(pje) laten afspelen. Wil je een film afspelen zonder daar al te veel moeite voor te doen, zeg dan eens: speel the100 op Netflix. Koppel je Netflix-account dan wel eerst via de instellingen aan Google Assistent (in het onderdeel Video’s en foto’s). Als je in dat menu ook het vinkje bij Google Photos aanzet, kun je foto’s op tv bekijken. Wat nog meer superhandig is, is het gebruik van een Chromecast om allerlei content op de tv af te spelen. Wil je Netflix op de tv bekijken? De constructie hiervoor is soms even zoeken, maar succesvol is bijvoorbeeld: speel the 100 op Netflix via mijn tv.

Tip 15: Licht uit, spot aan!

Via spraak je (Philips Hue-)lampen bedienen? De Nederlandse Google Assistent is daar nog niet aan toe, maar hopelijk niet lang meer. Een achterdeurtje is er wel, in de vorm van IFTTT (If This Than That), waarmee je veel zaken kunt automatiseren. Koppel eerst de twee accounts met elkaar: ga hiernaartoe en maak zo nodig een account aan bij IFTTT. Log in en kies Connect. Log daarna in met je Hue-account en geef toestemming voor toegang door IFTTT. Heb je nog geen Hue-account, dan maak die je die waarbij je ook meteen het account aan je bridge koppelt. Je kunt nu aan de slag met IFTTT-recepten (zie tip 16)!

©PXimport

Tip 16: Lampen bedienen

Heb je een account bij IFTTT aangemaakt (zie tip 15), dan kun je je Hue-lampen bedienen via zogenaamde applets. Open de IFTTT-app op je smartphone en zoek naar toggle hue. Kies de applet genaamd Toggle Hue with Google Assistent en zet hem aan. Nu vraagt IFTTT om toegang tot je Google-account zodat het je Google-spraakopdrachten kan beheren. Geef die toestemming. Configureer de applet en vul onder andere in welke commando’s je wilt gebruiken, bijvoorbeeld switch bedroomlights. Geef ook aan welke reactie Google Assistent daarop moet geven (zoals switching bedroom lights). Het originele commando toggle vinden wij onhandig, omdat het vaak als double of google wordt herkend. Onderaan selecteer je ten slotte de Hue-lamp die je wilt bedienen. Er zijn nog veel meer leuke applets die je kunt inzetten, zoals het uitschakelen van alle lampen met één commando (als je naar bed gaat) of het schakelen naar een bepaalde scène.

Tip 17: Home automation

Wie de smaak te pakken heeft en het liefst alles in huis wil automatiseren, kan softwarepakketten als Domoticz, OpenHAB en Home Assistant gebruiken. Linksom of rechtsom werken ze allemaal samen met Google Assistent, zodat je bijvoorbeeld de temperatuur kunt regelen of lampen kunt dimmen met spraakopdrachten. Bij Domoticz kun je het relatief eenvoudig houden door zogenaamde webhooks (externe url’s) aan IFTTT toe te voegen, al is dat vrij beperkt. Voor meer flexibiliteit kun je Controlicz overwegen, een handige dienst die als een soort gateway werkt tussen je apparaten in Domoticz en Google Assistent (of Google Home of Alexa).

©PXimport

Tip 18: Google Lens

Een andere handige feature van Google is Google Lens. Vanuit Google Assistent kun je naadloos overschakelen naar Lens. Het camera-icoontje hiervan vind je onderaan, naast het microfoontje voor het geven van een nieuwe opdracht. Google Lens kan, geholpen door kunstmatige intelligentie, onder andere teksten en objecten via de camera herkennen. Richt je camera op een schilderij en je leest direct de naam van het schilderij en de kunstenaar. Richt het op een dier – of een foto ervan – en je ziet welke soort het is. Overigens werkt dit ook voor verkeersborden of restaurants.

▼ Volgende artikel
Shoppen zonder zorgen tijdens het feestdagenseizoen
© Zivica Kerkez | KerkezPhotography.com
Zekerheid & gemak

Shoppen zonder zorgen tijdens het feestdagenseizoen

Black Friday, Sinterklaas en kerst: juist nu zoeken we online massaal naar cadeaus en goede deals. Criminelen liften daarop mee. Door de snelle ontwikkeling van AI lijken nepwebwinkels, bezorgingsmails en misleidende aanbiedingen overtuigender dan ooit. Dit kun je doen om veilig te blijven.

Partnerbijdrage - in samenwerking met Bitdefender

Hoe criminelen inspelen op het feestdagenseizoen

In deze weken draait veel om gemak en tempo. Dat geeft cybercriminelen speelruimte. Ze bouwen webshops die nauwelijks te onderscheiden zijn van echte winkelketens en sturen meldingen over betalingen of zendingen die eruitzien alsof ze direct van een pakketdienst komen. Dankzij AI zijn die berichten foutloos, strak vormgegeven en arriveren ze precies op het moment waarop jij druk bent met bestellen.

Dit kun je zelf doen

Veilig shoppen heb je voor een groot deel zelf in de hand. Met een paar simpele checks kom je al een heel eind.

❗Kijk naar het webadres en let op namen die nét anders gespeld zijn of vreemde toevoegingen bevatten. Goed om te weten: een slotje en https betekenen alleen dat de verbinding versleuteld is, niet dat de winkel betrouwbaar is.
❗Staan er keurmerken op de site, bijvoorbeeld van Thuiswinkel Waarborg of Webshop Keurmerk? Klik daar dan op. Als ze echt zijn, word je doorgeleid naar de site van het keurmerk en zie je het certificaat dat aan de webwinkel is afgegeven.
❗Heb je je bestelling geplaatst en is het tijd om te betalen? Doe dat dan bij voorkeur via iDEAL of een creditcard met kopersbescherming, zodat je bij problemen sterker staat. Ontvang je een link in een mail of sms die verwijst naar een betaalpagina of inlogscherm? Ga dan zelf naar de website via je browser of de officiële app. Zo voorkom je dat je ongemerkt op een nagemaakte site terechtkomt.

Pakketfraude neemt rond december sterk toe

In december stijgt het aantal pakketstatusmeldingen en dat weten criminelen. Ze sturen berichten over gemiste bezorgingen, adresproblemen of extra kosten. Deze meldingen lijken vaak afkomstig van PostNL, DHL of DPD, maar sturen je in werkelijkheid naar een pagina waar je gegevens worden buitgemaakt. Wat deze vorm van fraude sterk maakt, is het moment waarop ze binnenkomen: precies als je zelf meerdere pakketten verwacht. Gebruik daarom altijd de officiële app van de pakketdienst om te zien of er echt iets speelt. Een bezorgdienst vraagt nooit via sms om betalingen of persoonlijke gegevens.

©ID.nl

Het kan altijd veiliger

Met de hierboven beschreven checks kun je al veel problemen voorkomen, maar dan nog kan het fout gaan. Bitdefender helpt door juist op de momenten waarop je zelf iets over het hoofd kunt zien mee te kijken.

Twijfels? Meteen scannen met Scamio

Wanneer je twijfelt over een link, QR-code of bericht kan Scamio uitkomst bieden, een gratis tool van Bitdefender. Je plakt een link of tekst in de chat of uploadt een screenshot van een mail of bericht. Scamio analyseert de inhoud en geeft een beoordeling in drie kleuren: rood (onveilig), oranje (verdacht) of groen (geen risico gevonden).

Je hebt alleen een Bitdefender-account nodig. Daarna kun je Scamio gebruiken via de web-app, WhatsApp, Facebook Messenger of Discord. Op de achtergrond vergelijkt de tool links met bekende scam-databases, analyseert hij de opbouw van websites en ontleedt hij QR-codes voordat jij ze hoeft te scannen. Dankzij zelflerende algoritmes blijft Scamio actueel, ook wanneer criminelen nieuwe trucs inzetten.

Zo beschermt Bitdefender je tijdens het shoppen

Naast Scamio biedt Bitdefender Premium Security een breed pakket aan bescherming. Het beveiligt Windows-, macOS-, Android- en iOS-apparaten tegen virussen, malware, ransomware en cryptomining. De e-mailbeveiliging herkent misleidende berichten en houdt verdachte bijlagen tegen. Functies voor het opsporen van oplichting signaleren gedrag dat past bij fraude, zoals nagemaakte betaalpagina's of nepaanbiedingen.

Scam Copilot kijkt realtime mee terwijl je shopt en waarschuwt wanneer een website, aanbieding of link niet klopt. Voor privacy biedt Premium Security een Password Manager, onbeperkt VPN-verkeer en een advertentieblokker met anti-tracker. Voor je identiteit monitort Bitdefender datalekken en laat het direct weten wanneer jouw gegevens opduiken.

©Bitdefender

Fijne – veilige! – feestdagen

Met een paar kleine handelingen kun je er zelf al voor zorgen dat je zo veilig mogelijk online shopt. Bitdefender voegt daar een slimme laag aan toe die zich aanpast aan de nieuwste trucs van criminelen. Zo blijf je zorgeloos shoppen, van de eerste Black Friday-deal totdat het laatste cadeau onder de boom ligt!

▼ Volgende artikel
Minder klikken, meer doen: zo automatiseer je je e-mail
© Jakub Krechowicz
Huis

Minder klikken, meer doen: zo automatiseer je je e-mail

Voor veel mensen is hun e-mailprogramma nog altijd het belangrijkste digitale hulpmiddel, maar lang niet iedereen haalt alles eruit. En dat kost tijd. Veel handmatig terugkerende taken kun je automatiseren. Of het nu gaat om het sorteren van berichten, het opstellen van standaardantwoorden of het plannen van verzendtijden: over al deze opties beschikt jouw mailprogramma al.

Dit artikel in het kort

Een goed ingerichte mailbox werkt bijna vanzelf. In dit artikel lees je hoe je e-mail slimmer inzet door filters, regels en sjablonen te gebruiken. Zo kun je berichten automatisch laten sorteren, mails op een later moment laten verzenden en herinneringen instellen voor antwoorden die nog uitblijven. Ook leer je hoe dynamische handtekeningen en slimme verzendvertragingen helpen om foutloze, professionele mails te sturen.

Misschien vind je dit ook interessant: 10 e-mailhacks: van overvolle inbox naar opgeruimd staat netjes

Een overvolle inbox leidt niet alleen tot stress, maar kost ook veel tijd bij het zoeken naar belangrijke berichten. Door slimme filters in te stellen, komt daar verandering in. Filters zorgen ervoor dat binnenkomende e-mails automatisch worden gesorteerd, gelabeld of doorgestuurd op basis van door jou bepaalde criteria.

In Gmail vind je deze functie via het tandwielpictogram rechtsboven. Klik op het radertje voor instellingen en daarna op Alle instellingen bekijken. Ga vervolgens naar het tabblad Filters en geblokkeerde adressen. Kies voor Nieuw filter maken.

In Outlook vind je vergelijkbare mogelijkheden via het menu met het radertje en het tabblad E-mail. Klik op Regels en dan op Nieuwe regel toevoegen. In Apple Mail ga je naar Mail in de menubalk, kies je voor Instellingen en klik je op het tabblad Regels.

Met regels kun je automatisch bepaalde taken laten uitvoeren.

Opgeruimd staat netjes

Het instellen van een effectieve filter begint met het bepalen van je specifieke behoeften. Wil je bijvoorbeeld alle berichten van je team in een aparte map verzamelen? Stel dan een filter in dat zoekt naar e-mailadressen met het domein van je bedrijf en deze automatisch verplaatst naar een speciale teammap.

Voor frequente nieuwsbrieven kun je een filter maken dat alle e-mails met 'nieuwsbrief' in de onderwerpregel naar een toegewezen map verplaatst. Een praktische toepassing is het automatisch labelen van e-mails waarin bepaalde projectcodes voorkomen. Als je bijvoorbeeld werkt aan 'Project Phoenix', kun je een filter instellen dat alle e-mails met deze term in het onderwerp of de inhoud voorziet van een specifiek label of verplaatst naar de projectmap. Experimenteer met verschillende filtercriteria om te ontdekken welke combinatie het beste werkt voor jouw specifieke workflow.

Perfecte regelstrategie

Het opzetten van e-mailregels vereist een strategische aanpak. Begin met het analyseren van je communicatiepatronen: welke soorten e-mails ontvang je regelmatig en hoe handel je deze normaal gesproken af? Identificeer terugkerende patronen en maak vervolgens regels die deze afhandelingsprocessen automatiseren. Een goede strategie is om te beginnen met slechts enkele basisregels en deze geleidelijk uit te breiden. Te veel regels tegelijk inzetten kan leiden tot onverwachte resultaten en verwarring.

Houd bij het ontwikkelen van je regelstrategie de volgende principes in gedachten: specifieke regels hebben voorrang op algemene regels, dus plaats de meest specifieke regels bovenaan je regellijst. Test nieuwe regels grondig voordat je ze permanent inschakelt, vooral regels die berichten verwijderen of doorsturen.

Evalueer regelmatig de effectiviteit van je regels om verouderde exemplaren te verwijderen. Als je met een team werkt, overweeg dan om regelsjablonen te delen zodat iedereen kan profiteren van dezelfde verbeteringen. Uiteindelijk moet je de regelstrategie verbeteren naarmate je werkprocessen veranderen. Een statische set regels verliest op termijn aan effectiviteit.

Handtekeningen

Handtekeningen doen meer dan alleen contactgegevens weergeven; ze kunnen dynamische informatie bevatten die automatisch wordt aangepast op basis van de ontvanger of het tijdstip. In Outlook ga je naar Bestand / Opties / E-mail / Handtekeningen om geavanceerde handtekeningen te maken. Gmail-gebruikers vinden deze functie onder Instellingen / Algemeen / Handtekening. Apple Mail biedt handtekeningopties via Mail / Instellingen / Handtekeningen.

Een fijne functie is het gebruik van voorwaardelijke handtekeningen. In Outlook kun je bijvoorbeeld verschillende handtekeningen maken en deze koppelen aan specifieke e-mailaccounts of zelfs aan bepaalde ontvangers. Zo kun je een formele handtekening gebruiken voor externe communicatie en een informelere voor interne berichten. De variabelen in Outlook (zoals %Company% of %Phone%) worden automatisch gevuld met informatie uit je profiel, wat zorgt voor consistentie en tijdsbesparing bij het onderhouden van je contactinformatie.

Overweeg om html-elementen toe te voegen aan je handtekening voor een professionelere uitstraling. Voeg bijvoorbeeld een gepersonaliseerde afspraaklink toe die rechtstreeks naar je agenda verwijst, zodat ontvangers met één klik een vergadering kunnen plannen. Of integreer een dynamische banner die je nieuwste producten of diensten promoot. Ook kun je informatieve links naar veelgestelde vragen of kennisartikelen opnemen, wat het aantal routinevragen in je inbox kan verminderen. Zorg er wel voor dat je handtekening niet te groot of afleidend wordt – houd het professioneel en functioneel.

Ook onlinemaildiensten als Gmail bieden de mogelijkheid om (meerdere) handtekeningen toe te voegen.

Uitgestelde verzending

Het timen van e-mails kan heel belangrijk zijn voor de effectiviteit ervan. De functie voor uitgestelde verzending stelt je in staat om e-mails voor te bereiden wanneer het jou uitkomt, maar ze te laten bezorgen op een ander moment. In Gmail activeer je deze functie tijdens het opstellen van een bericht door op het kleine driehoekje naast de knop Verzenden te klikken en Verzenden plannen te selecteren. Vervolgens kun je een specifieke datum en tijd kiezen of een van de voorgestelde tijdstippen selecteren.

Outlook-gebruikers kunnen een vergelijkbare functie vinden in het Opties-tabblad tijdens het opstellen van een e-mail. Klik op Verzenden plannen en specificeer wanneer het bericht moet worden verzonden. In Apple Mail klik je ook op het pijltje naast de verzendknop, en vervolgens op Stuur later. Het inplannen van mails is meer dan alleen een technische truc; het is een strategisch communicatiemiddel.

Mails inplannen is een goed idee als je vaak in het weekend of vanuit het buitenland mailt.

E-mailsjablonen

Het herhaaldelijk typen van vergelijkbare e-mails is een verborgen productiviteitsdief. E-mailsjablonen bieden een elegante oplossing voor dit probleem. In Gmail kun je sjablonen instellen door eerst Geavanceerde instellingen te activeren. Ga naar Instellingen / Geavanceerd en schakel Templates in. Tijdens het opstellen van een e-mail kun je nu via de drie puntjes rechtsonder kiezen voor Templates / Concept opslaan als sjabloon. Bij toekomstig gebruik selecteer je simpelweg het gewenste sjabloon via hetzelfde menu.

Outlook-gebruikers kunnen sjablonen maken door een nieuwe mail te openen, naar Invoegen / Apps / Mijn sjablonen te gaan en op + Sjabloon te klikken. In Apple Mail kun je werken met tekstfragmenten via de ingebouwde tekstvervanging van macOS. Ga naar Systeeminstellingen / Toetsenbord / Tekst en voeg daar je veelgebruikte tekstfragmenten toe met bijbehorende snelkoppelingen.

Sjablonen zijn handig om snel gelijksoortige e-mails op te bouwen zonder dat je alles handmatig hoeft in te voeren.

Verzendvertragingen

Het overkomt iedereen wel eens dat je na het versturen van een mail ontdekt dat er een fout in zat. Gelukkig bieden moderne e-mailprogramma's beschermingsmechanismen.

In Outlook kun je verzonden berichten terugroepen via Verzonden items. Open het bericht en klik op Acties / Dit bericht terugroepen. Deze functie werkt alleen binnen Exchange-netwerken én de ontvanger het bericht nog niet heeft geopend.

In Gmail ontbreekt een echte terugroepfunctie, maar je kunt wel een verzendvertraging instellen via Instellingen / Algemeen / Verzenden ongedaan maken. Dit geeft je een tijdvenster (maximaal 30 seconden) om verzending te annuleren.

Een betere benadering is het instellen van verzendregels die potentiële blunders voorkomen, bijvoorbeeld een regel die vraagt om bevestiging voordat je e-mails met het woord 'bijlage' verstuurt zonder daadwerkelijk een bijlage toe te voegen. Of een vertragingsregel die alle e-mails aan belangrijke klanten eerst twee minuten in de outbox houdt, zodat je tijd hebt om eventuele fouten te ontdekken.

Voor de meest gevoelige communicatie kun je zelfs een 'slaapregel' instellen: schrijf 's avonds belangrijke e-mails, maar laat ze automatisch in je concepten staan tot de volgende ochtend, wanneer je ze met frisse blik kunt nalezen voordat ze daadwerkelijk worden verzonden.

Herinneringen

Een van de meest onderschatte functies in e-mailprogramma's is de mogelijkheid om automatische herinneringen in te stellen voor berichten waarop je een antwoord verwacht. In Outlook kun je een bericht markeren voor opvolging door op de Opvolgen-vlag te klikken in een geopend bericht. Door met de rechtermuisknop op deze vlag te klikken, kun je een specifieke herinneringsdatum instellen en zelfs aangeven dat je een herinnering wilt ontvangen als je geen antwoord hebt gekregen.

Gmail-gebruikers kunnen de Snooze-functie inzetten om berichten tijdelijk te verbergen en op een later tijdstip weer te laten verschijnen. Klik met de rechtermuisknop op een bericht en selecteer Snoozen. Vervolgens kun je kiezen wanneer het bericht weer in je inbox moet verschijnen.

Voor Apple Mail-gebruikers biedt de ingebouwde Herinnering-functie vergelijkbare mogelijkheden. Selecteer een bericht, klik rechts en kies Herinnering. Vervolgens kun je aangeven wanneer je aan dit bericht herinnerd wilt worden.

Snoozen, of opvolgen, is een goede manier om jezelf te herinneren aan een eerder verzonden mail.

Productiever

De functies die we in dit artikel hebben besproken, vormen slechts het topje van de ijsberg als het gaat om de verborgen mogelijkheden van je e-mailprogramma. Door filters en regels in te stellen, creëer je een inbox die automatisch sorteert en prioriteiten stelt. Slimme handtekeningen zorgen voor consistente, professionele communicatie, terwijl uitgestelde verzending garandeert dat je berichten op het optimale moment aankomen.

Met sjablonen elimineer je het repetitieve typewerk en dankzij geautomatiseerde follow-ups blijft geen enkele belangrijke e-mail onbeantwoord. Deze functies werken samen om je dagelijkse e-mailroutine drastisch te versnellen en je communicatie te professionaliseren. Door nu tijd te investeren in het ontdekken en instellen van deze verborgen e-mailkrachten, win je in de toekomst uren aan productieve tijd terug. Die tijd kun je besteden aan echt waardevol werk in plaats van aan het beheren van je inbox.

📨 Je papieren post beter organiseren?

(ja, het bestaat nog!)