Sinds de eerste uitgave van Windows 11 in 2021, is deze Windows-telg flink veranderd en uitgebreid via jaarlijkse en tussentijdse updates. Zo is het Taakbeheer verbeterd, zet je het Startmenu nog meer naar je hand en kun je de vensters beter beheren.

De updates van Windows 11 worden automatisch gedownload en geïnstalleerd. Vaak gebeurt dit in fasen, waardoor niet alle computers tegelijkertijd de nieuwste versie ontvangen. Zorg er daarom eerst voor dat je zeker over de nieuwste Windows 11-uitgave beschikt. Open het Windows-instellingenvenster (Windows-toets+I) en kies Windows Update / Naar updates zoeken. Installeer alle beschikbare updates.

Krijg je de updates niet aangeboden of wil je met een schone lei beginnen, installeer de nieuwste versie dan handmatig. Surf via www.kwikr.nl/win11down en klik op Download nu bij Windows 11-installatieassistent. Is de nieuwste uitgave van Windows 11 geïnstalleerd? Dan gaan we aan de slag!

Startmenu

Het Startmenu van Windows 11 behoort tot de onderdelen die het vaakst onder handen zijn genomen sinds de initiële uitgave. Dat was nodig ook: in de eerste versies van Windows 11 is de functionaliteit van het menu nog tamelijk beperkt. Gelukkig kunnen we er nu wél goed mee aan de slag.

Allereerst kun je voortaan mappen maken in het Startmenu: sleep een app naar een andere app en laat deze hierboven los. Er wordt een nieuwe map gemaakt, waarvan je de naam vervolgens zelf kunt instellen. Tik op Naam bewerken en geef een geschikte naam op.

Ook kun je nu uit drie lay-outs voor het kenmerkende menu kiezen. Open het Windows-instellingenvenster en kies Persoonlijke instellingen / Startmenu. Bovenin vind je de drie opties: Meer vastgemaakte items, Standaard of Meer aanbevelingen. Bij Meer vastgemaakte items geeft het Startmenu meer ruimte aan de apps die je vaak gebruikt. De optie Standaard biedt een balans tussen apps en recent geopende documenten. De optie Meer aanbevelingen geeft meer ruimte voor documenten waarmee je onlangs hebt gewerkt.

Taakbeheer

Taakbeheer is in de loop van de jaren eveneens flink op de schop genomen. Dit onderdeel toont je onder meer welke programma’s actief zijn en welke processen (op de achtergrond) in Windows draaien. Druk op Ctrl+Shift+Esc om Taakbeheer te openen.

Nieuw is de indeling: links in het venster vind je de verschillende secties, onderverdeeld op individuele tabs. Klik op de tab Processen. Bij sommige processen zie je een groen blaadje. Dit proces is in de efficiëntiemodus geschakeld; die modus zorgt er onder andere voor dat Windows zuinig omgaat met de energie. Dit gebeurt onder meer bij Edge en Slack – programma’s die vaak de hele dag zijn geopend, maar niet continu worden gebruikt.

Je hebt zelf controle over deze nieuwe modus. Klik met de rechtermuisknop op een item. Via de optie Efficiëntiemodus kun je de modus in- en uitschakelen. Bij andere programma’s zie je het pictogram van een pauzeerknop. Dit betekent dat het proces tijdelijk is bevroren, zodat het item geen kostbare systeembronnen in beslag neemt.

Ook handig: voortaan kun je Taakbeheer eveneens openen door rechts te klikken op de Windows-taakbalk en te kiezen voor Taakbeheer.

Knippen

Heb je het Knipprogramma al een tijdje niet bekeken? Doe dat dan maar eens, want vanaf eind 2022 hebben de makers het uitgebreid met de mogelijkheid om video’s van het scherm op te nemen.

Open het Startmenu en typ knipprogramma. Of nog sneller: gebruik de toetscombinatie Windows-toets+Shift+S. Boven in het hoofdvenster vind je de knop met een camera. Klik hierop om de filmmodus te activeren. Klik hierna op Nieuw. Er verschijnt nu een venster, waarin je het opnamegebied kunt selecteren. Klik vervolgens op Start om de opname te beginnen. Boven in het scherm vind je de opnameknoppen, waarmee je onder meer de opname kunt pauzeren en beëindigen.

Bureaublad opfleuren

Met stickers geef je het bureaublad een vrolijke tint. Je kunt stickers beschouwen als compacte afbeeldingen die je een eigen plek op het bureaublad geeft. In de onderwijseditie van Windows 11 zijn ze standaard ingeschakeld, maar ook in andere versies van Windows 11 zijn ze beschikbaar. Je moet hiervoor wel het Windows-register aanpassen.

Open het Startmenu en typ register. Klik op Register-editor en navigeer naar de sleutel HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\PolicyManager\current\device. Klik erop met rechts en kies Nieuw / DWORD-waarde (32-bit). Noem deze Stickers. Klik op de zojuist gemaakte waarde en kies Nieuw / DWORD-waarde. Noem deze EnableStickers. Dubbelklik erop en typ 1 in het vak Waardegegevens. Sluit de editor en start Windows opnieuw op. Klik nu met de rechtermuisknop op het bureaublad en kies Stickers toevoegen of bewerken. Of open het venster via het instellingenvenster en kies Persoonlijke instellingen / Achtergrond en kijk bij Stickers kiezen voor je achtergrond.

Kladblok

Kladblok wordt sinds jaar en dag met Windows geleverd. Toch kan de app nog een tijdje mee, vooral als je gebruikmaakt van de tabbladen. In recente Windows 11-versies hoef je niet meerdere losse Kladblok-vensters te openen.

Boven in het venster van Kladblok vind je de tabbladen. Klik op het plusteken (+) om een nieuwe tab te openen (of gebruik de toetscombinatie Ctrl+N). Klik op het kruisje om een tabblad te sluiten (of de toetscombinatie Ctrl+W).

Via een rechtermuisklik op een tabblad heb je toegang tot aanvullende opties. Kies Andere tabbladen sluiten om alle tabs te sluiten, behalve de geopende. Kies Tabbladen rechts sluiten om alle tabs rechts van de geopende tab te sluiten. Rechts in het venster vind je de knop Instellingen, herkenbaar aan een tandwiel. Via dit venster bereik je de optie Bestanden openen. Kies hier óf geopende bestanden standaard openen in een tab (Openen in een nieuw tabblad) óf in een nieuw venster (Openen in een nieuw venster).

Snelle bluetooth-instellingen

Als je vaak bluetooth-apparaten koppelt (en mogelijk loskoppelt), kun je dit in nieuwere versies van Windows 11 voor elkaar krijgen in minder klikken. Zorg ervoor dat de betreffende apparaten detecteerbaar zijn, bijvoorbeeld een nieuwe muis of headset. Klik hierna op het pictogram van de luidspreker (rechtsonder in de Windows-taakbalk). Klik op de knop > naast Bluetooth. Nu opent een nieuw venster met alle gedetecteerde bluetooth-apparaten. Hier kun je nieuwe apparaten toevoegen en bestaande apparaten beheren.

Energie

We worden ons steeds bewuster van ons energieverbruik. Windows doet daaraan mee. Zo heb je nu toegang tot een onderdeel dat je helpt bij het optimaliseren van het energieverbruik van de computer. Open het instellingenvenster en kies Systeem / Aan/uit en accu / Aanbevelingen voor energie. Nu verschijnt een overzicht van stappen, bijvoorbeeld het automatisch overschakelen naar de slaapstand of het uitschakelen van het scherm bij inactiviteit. Ingeschakelde opties worden groen getoond, terwijl openstaande optimalisaties geel worden gemarkeerd. Klik op Toepassen bij een actie om deze te activeren. Ben je het eens met alle optimalisaties, dan klik je op Alles toepassen om in één keer klaar te zijn.

Je hoeft geen genoegen te nemen met de standaardinstellingen van Windows. Klik op een optie om de details te bekijken. Klik je bijvoorbeeld op de energie-instellingen voor usb, dan kun je in het achterliggende scherm de details zien (bijvoorbeeld in- en uitschakelen van usb-batterijbesparing).

Clipchamp

Voor wie nog met weemoed terugdenkt aan de eenvoud van Windows Movie Maker in vorige Windows-versies, is Clipchamp mogelijk een alternatief voor het maken en monteren van video’s.

Open het Startmenu en typ clipchamp. Met dit programma maak je relatief eenvoudig korte video’s, inclusief montage en muziek. Je kunt verschillende media importeren (zoals videomateriaal en foto’s) en via de tijdlijn extra elementen toevoegen, zoals tekst en graphics. Bovendien ondersteunt Clipchamp verschillende overgangen en kun je eenvoudige ‘speciale effecten’ op het beeld toepassen. Aan de rechterzijde van het venster vind je aanvullende opties, bijvoorbeeld voor het toepassen van filters.

Vensterbeheer

Windows 11 besteedt al sinds het begin veel aandacht aan het beheren van vensters. Zo kun je een vensterbalk aanklikken en het venster naar een van de zijkanten van het scherm verplaatsen. Je kunt nu ook het venster omhoog verplaatsen en wachten tot het menu met vaste vensterindelingen verschijnt. Sleep het venster vervolgens naar een van de vlakken van de gekozen lay-out en laat het hierboven los. Windows plaatst het venster vervolgens automatisch op de juiste positie.

Gebruik je Windows-toets+Tab om snel te schakelen tussen vensters? Die optie ondersteunt nu ook gegroepeerde vensters, zodat je in één keer naar een venstergroep kunt schakelen. Je herkent een set vensters in dat overzicht aan het opschrift Groep.

Verkenner

Ook de vertrouwde Verkenner is in de loop van de tijd flink onder handen genomen. Zo kun je nu gebruikmaken van tabbladen, zodat je niet langer losse vensters hoeft te openen. Open Verkenner (Windows-toets+E). Bovenin vind je de tabbladen. Klik op het plusteken (+) om een nieuwe tab te openen. Verder heb je via de rechtermuisknop dezelfde opties tot je beschikking als bij de tabbladen in Kladblok (zie de paragraaf ‘Kladblok’ voor de details).

Linksboven vind je de sectie Thuis. Klik hierop voor een overzicht van items uit de sectie Snelle toegang. Ook worden hier favoriete bestanden getoond en vind je er een overzicht van recente bestanden. Wil je in één keer belangrijke informatie over je bestanden zien? Druk dan op Ctrl+Shift+P, hiermee opent een deelvenster binnen Verkenner. Selecteer een bestand voor aanvullende informatie.

Verkenner kent ook ondersteuning voor sneltoetsen voor populaire opties. Klik je met de rechtermuisknop op een bestand of map, dan vind je in het menu van de rechtermuisknop bij verschillende opties een sneltoets. Druk bijvoorbeeld op Alt+Enter om snel de eigenschappen van een bestand of map te zien. Ook kun je met de toetscombinatie Ctrl+Shift+C het pad naar een bestand of map kopiëren naar het klembord.

Hoeveel ruimte?

Grote kans dat je gebruikmaakt van de online opslagdienst OneDrive, in combinatie met Windows 11. Uiteraard is er de gratis variant, maar gebruikers van onder meer Microsoft 365 krijgen 1 TB ter beschikking.

Ben je benieuwd hoeveel ruimte je nog beschikbaar hebt? Kies dan in het Windows-instellingenvenster voor Accounts. Boven in het venster lees je bij Microsoft storage hoeveel totale ruimte je hebt en hoeveel hiervan al is gebruikt. In een grafiek lees je de verdeling af.

Spotlight

Om het vergrendelscherm (waarin je je aanmeldt voordat je Windows gebruikt) wat op te fleuren, kun je gebruikmaken van Windows Spotlight. Deze dienst ververst regelmatig de achtergrond in het vergrendelscherm.

Die functie gaat al een tijdje mee, maar nu is het ook mogelijk om het bureaublad regelmatig van een nieuw likje verf te voorzien. In het Windows-instellingenvenster kies je Persoonlijke instellingen / Achtergrond. Bij Achtergrond aan uw persoonlijke voorkeur aanpassen kies je in het menu voor Windows-spotlight.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).