Zoek je een mogelijkheid om interessante artikelen die je op internet tegenkomt te bewaren en te organiseren, waarbij ook de originele content wordt opgeslagen, voor het geval de pagina verdwijnt? Dat kan met het toegankelijke Linkwarden. Er is een betaalde clouddienst, maar je kunt het pakket ook eenvoudig en volledig gratis op een eigen server installeren en gebruiken.

Je kunt favorieten natuurlijk in je browser bewaren en beheren, en vaak ook synchroniseren op basis van een account, zodat je ook op een ander systeem dezelfde favorieten hebt. Dit heeft in de praktijk wel wat beperkingen. Zo ben je gebonden aan die ene browser, zoals Chrome of Firefox. Ook zijn de mogelijkheden voor het organiseren van je favorieten beperkt en kun je je verzameling niet echt delen met anderen.

Linkwarden neemt veel van deze beperkingen weg. Je kunt hierin niet alleen je favoriete links bewaren, maar ze ook organiseren via collecties en tags. Bovendien wordt automatisch een kopie van elke pagina gemaakt als schermafbeelding en pdf-bestand, zodat de content ook nog toegankelijk blijft als deze online niet meer beschikbaar is. Dit helpt bij Link Rot (zie kader ‘Link Rot: veel (oude) webpagina’s verwijderen’). Het toevoegen van favorieten kan handmatig, maar ook via een browserextensie. Linkwarden maakt het bovendien mogelijk om samen te werken met andere gebruikers door de mogelijkheid een collectie te delen. Per gebruiker kun je instellen welke rechten zij hebben. Je kunt de software volledig zelf hosten. De systeemeisen zijn bescheiden. Wil je dat liever niet, dan is er ook een clouddienst beschikbaar (3 dollar per maand per gebruiker). Functioneel zijn er overigens geen verschillen tussen de zelf gehoste versie en de clouddienst. Wel geeft die laatste recht op support en hoef je natuurlijk geen tijd te spenderen aan installatie en onderhoud. Al blijkt dit alles relatief eenvoudig, zoals je in dit artikel zult zien.

1 Benodigdheden

Linkwarden is nog relatief nieuw: de eerste versie zag in juli 2023 het licht. Sindsdien verschenen er regelmatig updates. Voor dit artikel maken we gebruik van versie 2.4. Vooral het design is daarin verder verbeterd. De meest gangbare manier om Linkwarden te installeren is via Docker en Docker Compose (dat standaard deel uitmaakt van Docker). Wij gebruiken we een server met Ubuntu 22.04. Voor de installatie van Docker binnen dit besturingssysteem kun je onder meer een tutorial-pagina van DigitalOcean raadplegen. Naast Docker is ook Git nodig, dat je eenvoudig toevoegt met apt install git. In dit artikel bespreken we een standaardinstallatie. Voor aanvullende informatie verwijzen we je graag naar de GitHub-pagina, de officiële documentatie en de website. Voor details over de laatste versies raden we je aan om ook de blog in de gaten te houden.

Of bouw je eigen energiezuinige server: Efficiënt en kostenbesparend: zo bouw je je eigen energiezuinige server

2 Installatie

Om te beginnen ‘klonen’ we met Git het Linkwarden-project in een schone map op de server:

Bestudeer eventueel het bestand docker-compose.yml met details over de gebruikte containers en instellingen. De belangrijkste opties worden in de vorm van omgevingsvariabelen uit een .env-bestand gehaald. Maak daarom eerst dit bestand met nano .env en zet daarin de onderstaande regels. Op de plek van wachtwoord vul je een uniek wachtwoord in.

Start de container met docker compose up. Op sommige systemen is dat docker-compose up (met een streepje ertussen). Als alles goed is gegaan, kun je de container sluiten met Ctrl+C en vervolgens op de achtergrond starten met docker compose up -d. Kom je ergens niet uit, raadpleeg dan de documentatie. Onder het kopje Self Hosting vind je details voor het zelf hosten van Linkwarden.

3 Account maken

Na de installatie van Linkwarden kun je inloggen op het ip-adres van het bewuste systeem met poortnummer 3000. In ons voorbeeld is dat http://10.0.10.24:3000. De eerste keer zul je een account moeten maken via de optie Sign Up. Ook andere gebruikers kunnen zich registreren. Wil je op een later moment de registratie uitzetten, dan kun je de onderstaande regel aan het eerder genoemde .env-bestand toevoegen:

Na het maken van wijzigingen is het nodig om Linkwarden te stoppen met docker compose down. Daarna kun je de toepassing weer starten met docker compose up -d.

4 Link toevoegen

Na het inloggen kom je op je dashboard waar je je favorieten kunt beheren. We voegen om te beginnen meteen een eerste link toe via de optie Add New Link. Je kunt hierbij een bestaande collectie kiezen of een nieuwe collectie maken. Een collectie kun je zien als een folder of verzameling. Een link kan maar in één collectie worden opgenomen, maar je kunt er wel meerdere tags aan toevoegen. Als voorbeeld maken we de collectie Recepten en voegen we enkele beschrijvende trefwoorden, ofwel tags toe, in dit voorbeeld Ontbijt en Havermout. Optioneel kun je ook een naam invullen en een eigen omschrijving.

5 Dashboard

Na het toevoegen van een eerste link zal de navigatie snel duidelijker worden. Linksboven zie je een knop om naar je dashboard te gaan en knoppen om door alle links, gepinde links of collecties te bladeren. In het paneel links zie je de gemaakte collecties en tags. Die kun je uiteraard als ingang gebruiken. Ook zie je hier hoeveel links, collecties en tags er zijn gemaakt en zie je zowel de laatst toegevoegde als de gepinde links. Rechtsboven zie je een knop om te wisselen tussen de lichte en donkere modus. Via het plusteken kun je een link of collectie toevoegen. Verder kun je je profiel bekijken, waar je nog enkele voorkeuren kunt instellen en ook favorieten kunt importeren en exporteren (zie kader ‘Favorieten importeren en exporteren’). De bovenbalk bevat verder nog een zoekoptie, waarmee ook de volledige tekst van webpagina’s wordt doorzocht, zodat je nog meer kans hebt om te vinden wat je zoekt.

Lees ook: Met FoxyTab schep je orde in de tabbladenchaos

6 Vastgelegd in archief

Als je bij een bepaalde link het menu opent (via de drie puntjes) zie je nog wat extra opties. Zo kun je de link bewerken, verwijderen of met Pin to Dashboard op je dashboard vastzetten. Je kunt hier ook de gearchiveerde webpagina opvragen, via de optie Preserved Formats. Standaard wordt sinds versie 2.4 elke webpagina gearchiveerd, zonder dat je hier iets voor hoeft te doen. Er wordt zowel een schermafbeelding gemaakt als een pdf-bestand. Je kunt deze bestanden naar keuze openen in je browser of downloaden. In zo’n archief is de bewuste pagina volledig opgenomen. Daardoor heb je dus altijd een kopie van de complete inhoud. Ten slotte kun je via de optie Readable ook het kale artikel als tekst lezen. Merk op dat je een verwijzing ziet naar de laatste snapshot op het eerder genoemde Archive.org.

7 Toevoegen via extensie

In de praktijk zal het vaak handiger zijn om links toe te voegen tijdens het browsen. Hiervoor kun je de extensie gebruiken. De extensie is beschikbaar voor op Chromium gebaseerde browsers zoals Chrome, Brave en Edge en daarnaast ook voor Firefox. Na het toevoegen van de extensie moet je deze eerst configureren. Hierbij voer je het adres van je Linkwarden-installatie in, samen met je e-mailadres en wachtwoord. Als je een interessante link tegenkomt, klik je op het icoontje. Daarna kun je een collectie kiezen en enkele tags toevoegen.

8 Samenwerken

Linkwarden biedt de mogelijkheid om samen te werken met andere gebruikers. Je kunt ervoor kiezen om een bepaalde collectie publiekelijk te maken. Ook kun je deze delen met enkele specifieke gebruikers die dan meer rechten hebben. Om deze opties in te stellen, open je de collectie en ga je naar het menu (de drie puntjes). Daarna kun je deze publiekelijk maken met een vinkje. Iedereen met de link (in ons voorbeeld http://10.0.10.24:3000/public/collections/1) kan dan de links in de collectie bekijken. In hetzelfde venster kun je ook de namen invullen van de gebruikers die je extra rechten wil geven. Daarna kun je per gebruiker aangeven of de bewuste persoon de collectie alleen mag bekijken (Viewer), mag bijdragen door nieuwe links toe te voegen (Contributor) of volledig beheer over de collectie krijgt (Admin). Met dit laatste komen ook opties als het bewerken en verwijderen van links beschikbaar. Hierdoor kun je dus naast je persoonlijke favorieten ook een collectie met bijvoorbeeld een partner delen.

Ook interessant: Veilige bladwijzers: bescherm je favoriete links met Secure Bookmarks

9 Overige opties

Er zijn voor de liefhebbers nog wat geavanceerdere opties. Zo kun je single sign-on (sso) gebruiken voor autorisatie, om het inloggen te vereenvoudigen. Dit komt er in feite op neer dat je een extern systeem (zoals Facebook, Google of GitHub) gebruikt om gebruikers binnen te laten. Om hier gebruik van te maken, zet je de gewenste details in het bestand met omgevingsvariabelen erbij. Verder is voor Linkwarden een api beschikbaar. Daarmee kun je vanuit andere software je favorieten raadplegen. Zo kun je bijvoorbeeld alle favorieten binnen een bepaalde collectie of met een bepaalde tag opvragen. Details over single sign-on en de api vind je in de Linkwarden-documentatie.

10 Verbeterpunten

Linkwarden is een handige tool, maar er zijn wel wat verbeterpunten. Zo kan het soms even duren voordat de gearchiveerde versies zijn gemaakt. Ze worden in feite aan een wachtrij toegevoegd en na elkaar verwerkt. We hebben ook gemerkt dat een gearchiveerde versie een enkele keer wordt geplaagd door een opdringerige cookiemelding die de tekst in de weg zit en soms zelfs het archiveren van de webpagina volledig tegenhoudt, waardoor alleen de cookiemelding wordt gearchiveerd. Dit wordt in een toekomstige versie mogelijk opgelost. Ook blijkt dat je een link meer dan één keer kunt toevoegen, wat naar ons idee niet ideaal is. Het alternatieve Raindrop.io (zie kader ‘Raindrop.io’) werkt in dat opzicht wat praktischer. Stel dat je een webpagina met je browser bezoekt die al in je archief staat, dan zie je aan het icoontje van de Raindroip.io-extensie direct dat deze link al bestaat. Via het icoontje kun je dan de bestaande details bekijken of aanpassen. Om te weten te komen wat de plannen voor toekomstige uitbreidingen van Linkwarden zijn, kun je de roadmap bekijken. Een verwijzing hiernaar vind je op de GitHub-pagina van het project.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).