In de handel zijn er genoeg kant-en-klare mediaspelers verkrijgbaar van merken als Eminent of Mede8er. Dat zijn prima apparaten, maar ze hebben ook hun beperkingen. Wie liever eigen hardware selecteert en een aanpasbaar menu met handige plug-ins gebruikt, kan beter zélf een mediaspeler bouwen.

Tip 01: Barebone kiezen

Wanneer je een eigen mediaspeler gaat bouwen, kies je eerst een geschikt barebone-systeem. Dat is een basisuitrusting van een pc waaraan je eigen componenten toevoegt. Zo'n barebone bestaat doorgaans uit een behuizing, moederbord, processor, grafische chip, netwerkkaart en diverse aansluitingen. Hieraan voeg je zelf nog een harde schijf, werkgeheugen en zo nodig een draadloze netwerkadapter toe. Lees ook: Zo stream je films en series met Kodi.

Barebones zijn er in allerlei soorten en maten. Aangezien je een mediaspeler gaat bouwen voor aansluiting op de televisie in je woonkamer, is een aantal zaken belangrijk. Kies een barebone in een compacte behuizing, waardoor het apparaat probleemloos in een tv-meubel past. Verder is het fijn als de koeling goed is geregeld, zodat de mediaspeler niet te veel lawaai maakt. De processor moet bovendien snel genoeg zijn om video's te decoderen, al mag dat tegenwoordig geen probleem zijn. Zelfs recente mini-pc's met een relatief trage Celeron-processor kunnen dit klusje aan.

Gunstig, want met een goedkope basisuitrusting van een pc kun je dus al prima uit de voeten. Het beste kies je een barebone in de vorm van een mini-pc. De Intel NUC-reeks is daar een prima voorbeeld van, waarbij het uiterlijk soortgelijke kenmerken vertoont als dat van een kant-en-klare mediaspeler. Andere merken die geschikte barebones ontwikkelen zijn onder meer ASRock en Gigabyte (BRIX). In dit artikel leggen we de bouw en installatie van een mediaspeler uit aan de hand van een recente Intel NUC.

©PXimport

Tip 01 Een Intel NUC is een barebone van een mini-pc van zo'n elf bij elf centimeter.

Tip 02: Opslagstation

Heb je eenmaal een geschikte barebone op het oog, dan voeg je hier naar eigen wens een harde schijf aan toe. Let op voor welke opslagtypes er ondersteuning is. De meeste mini-pc's hebben plek voor een 2,5inch-schijf of SSD. Daarnaast zijn er ook platte barebones die een specifiek opslagtype vereisen, namelijk M.2-SSD of mSATA-SSD. Wens je veel opslagcapaciteit tegen een acceptabele prijs? Ga dan voor een 2,5inch-schijf. Je gebruikt het opslagstation om het besturingssysteem te installeren en mediabestanden te bewaren.

Als je van plan bent om de mediaspeler alleen als streamingapparaat te gebruiken, dan is het ook mogelijk om het besturingssysteem op een usb-stick of SD-kaart te installeren. Handig voor het geval je alle mediabestanden vanaf een NAS afspeelt en de kosten van een harde schijf wilt besparen. Barebones in de vorm van een mini-pc hebben weinig ruimte aan de binnenkant, dus let goed op de maximale dikte van de harde schijf. Veel Intel NUCs bieden bijvoorbeeld plaats aan een 2,5inch-schijf of SSD met een maximale dikte van 9,5 millimeter.

Tip 03: Werkgeheugen

Om de hardware van je mediaspeler compleet te maken, voeg je zelf werkgeheugen toe. Het moederbord van je barebone bepaalt welk type RAM je precies nodig hebt. Veel mini-pc's ondersteunen SO-DIMM-werkgeheugen op een laag voltage van het type DDR3L. Let ook op de vereiste kloksnelheid. Vaak heb je een geheugenmodule nodig met een kloksnelheid van 1333, 1600 of 2133 MHz. Bekijk verder ook voor hoeveel geheugenmodules er plaats is en bepaal de gewenste capaciteit. Voor het bouwen van een mediaspeler op basis van OpenELEC is een capaciteit van 2 GB RAM ruim voldoende.

©PXimport

Tip 03 Werp een blik in de specificaties van je barebone en bepaal welk type geheugen je nodig hebt.

Boodschappenlijstje

Het staat je natuurlijk vrij om eigen hardware voor de zelfbouw-mediaspeler te kiezen. Wij geven je alvast een voorzetje en kiezen voor ons testexemplaar de volgende hardware:

- Intel NUC5CPYH barebone (ca. € 139,-)

- Hitachi Travelstar 5K1000 2,5inch-schijf 1TB (ca. € 55,-)

- Crucial CT51264BF160BJ 4 GB RAM SO-DIMM DDR3L (ca. € 20,-)

- Veripart HDMI-kabel 2 meter (ca. € 10,-)

- Hauppauge MCE-afstandsbediening (ca. € 52,-)

Aangezien mediaspelerfabrikanten geen losse schijf meeleveren bij hun product, is een zelfbouw-mediaspeler nauwelijks duurder dan een kant-en-klaar exemplaar.

Tip 04: RAM inbouwen

Bij een Intel NUC voeg je eerst de geheugenmodule toe, voordat je het schijfstation inbouwt. Leg de barebone ondersteboven op een vlakke ondergrond en draai de vier schroefjes los. Let op dat je de schroefjes niet volledig uit de bodemplaat kunt verwijderen. Til de bodem voorzichtig omhoog en leg dit onderdeel naast het deksel neer. Zoals je merkt, is het moederbord met daarin de processor en alle aansluitingen in het deksel van de Intel NUC gemonteerd. Spoor het insteekslot van de geheugenmodule op. Manoeuvreer de insteekkaart onder een schuine hoek in het slot en druk het component voorzichtig omlaag. Je hoort hierbij een duidelijk klikgeluid als teken dat de geheugenmodule tussen de twee pootjes is geklemd.

©PXimport

Tip 04 Duw de geheugenmodule in het slot en druk dit component zorgvuldig in de houder.

Tip 05: Schijfmontage

Voor de schijfmontage gebruik je de ijzeren houder die in de bodem is verwerkt. Werp een blik in deze houder en bekijk op welke positie de connectoren zijn bevestigd. Zorg ervoor dat de connectoren van de harde schijf of SSD overeenkomen en duw het opslagstation met beleid in de houder. Bij een dikte van 9,5 millimeter is het nodig om de schijf met enigszins wat kracht in de houder te duwen. In het geval van een Intel NUC past het dan namelijk net. Bij de barebone horen als het goed is twee of vier schroefjes waarmee je de schijf vastmaakt. Wellicht is het hiervoor nodig om de bodem iets op te tillen, zodat je goed bij ieder schroefgat kunt komen. Na afloop van de schijfmontage leg je de bodem op juiste wijze op het deksel. Als het goed is, kan dat slechts op één manier. Draai de vier schroeven stevig vast om de bodem aan het deksel van de Intel NUC te bevestigen. De mediaspeler is nu klaar voor gebruik.

©PXimport

Tip 05 Je schuift de harde schijf in de meegeleverde houder van de barebone.

Draadloze netwerkadapter

De meeste barebones van mini-pc's hebben tegenwoordig standaard een draadloze netwerkadapter ingebouwd. Is dat bij jou niet het geval en bevat het moederbord hiervoor wel een geschikte aansluiting? Een wifi-kaartje sluit je simpel aan op een mini-PCI-E-slot. Maak hierbij het borgschroefje los en steek de insteekkaart van de draadloze netwerkadapter onder een schuine hoek in het slot. Je drukt het wifi-kaartje vervolgens wat aan, waarna je het borgschroefje weer vastmaakt. Daarna sluit je twee antennekabeltjes aan, waarbij je overtollig plakband zo nodig verwijdert. Overigens is een draadloze netwerkadapter niet nodig als je besluit om de mediaspeler bekabeld via ethernet op het thuisnetwerk aan te sluiten.

©PXimport

Bij de meeste Intel NUCs is een draadloze adapter al voorgemonteerd.

Tip 06: OpenELEC downloaden

Voordat je de mediaspeler gaat aansluiten, is het eerst belangrijk om het besturingssysteem naar een usb-stick te downloaden. Je gebruikt deze opslagdrager vervolgens om de installatie op jouw mediaspeler in orde te maken. OpenELEC is volledig gratis en zeer geschikt als besturingssysteem voor je mediaspeler. Met deze Linux-distributie heb je uitsluitend toegang tot het populaire mediaprogramma Kodi om al je films, series en muziek te organiseren. Bijkomend voordeel is dat Kodi praktisch ieder mediabestand afspeelt en ondersteuning biedt aan duizenden add-ons. Surf hiernaartoe en kies bij het onderdeel Generic Builds voor de juiste downloadlink. Let hierbij goed op of je een 64bit- of 32bit-versie binnenhaalt. Je klikt bij de goede versie op Disk image, waarna je het gz-bestand op de pc bewaart.

©PXimport

Tip 06 OpenELEC biedt rechtstreeks toegang tot Kodi en is daardoor een zeer geschikt besturingssysteem voor jouw zelfbouw-mediaspeler.

Tip 07: Installatiestick

Met het gedownloade gz-bestand ga je nu een installatiestick maken. Hiervoor is het noodzakelijk dat je het archiefbestand eerst uitpakt. Je gebruikt hiervoor bijvoorbeeld het programma 7-Zip of een ander uitpakprogramma. Klik met de rechtermuisknop op het gz-bestand en kies voor 7-Zip / Bestanden uitpakken / OK. Het archief bevat een img-image die je aan de installatiestick gaat toevoegen. Je regelt dat met het hulpprogramma Win32 Disk Imager. Prik een lege usb-stick in de pc en start het programma op. Via het pictogram met de blauwe map selecteer je de img-image op de pc. Controleer onder Device of de juiste schijfletter van de usb-stick is geselecteerd. Via Write / Yes creëer je een installatiestick met OpenELEC. Verwijder na afloop de usb-stick veilig van je pc.

©PXimport

Tip 07 Het tooltje Win32 Disk Imager helpt je om een installatiestick met OpenELEC te fabriceren.

Tip 08: Aansluiten

Alle hardware van de mediaspeler is in orde en je beschikt inmiddels over een installatiestick van OpenELEC. Hoog tijd om de speler aan te sluiten! Je gebruikt hiervoor het beste de HDMI-uitgang van je zelfbouw-mediaspeler. Indien je receiver over een HDMI-ingang beschikt, sluit je de HDMI-kabel hierop aan. Je hifi-installatie verwerkt dan het geluid over meerdere audiokanalen en stuurt het beeld door naar de televisie. Heeft je receiver geen geschikte ingang? In dat geval kun je een digitale of analoge audiokabel gebruiken om het geluid via je receiver af te spelen. De meeste Intel NUCs hebben hiervoor bijvoorbeeld een optische uitgang (Toslink) aan boord. De HDMI-kabel sluit je vervolgens rechtstreeks aan op de televisie voor de overdracht van beeld. Prik als laatste een ethernetkabel in de mediaspeler om het apparaat te verbinden met het thuisnetwerk.

©PXimport

Tip 08 Gebruik de HDMI-uitgang om beeld en geluid in de beste kwaliteit aan je receiver en/of televisie door te geven.

Tip 09: Bootmenu wijzigen

Prik de installatiestick met OpenELEC in de usb-poort van je mediaspeler. Voor de installatie van het besturingssysteem is het noodzakelijk dat je een (draadloos) toetsenbord en draadloze muis op de mediaspeler aansluit. Prik de usb-ontvanger in een vrije usb-poort. Druk op de aan/uit-schakelaar om de zelfbouw-mediaspeler aan te zetten. Via een specifieke sneltoets kom je in het instellingenmenu (UEFI) van de barebone terecht.

Bij een Intel NUC druk je hiervoor op F2. In het beginscherm bekijk je onder meer of de mediaspeler de geheugenmodule(s) en de harde schijf herkent. Klik op Advanced om alle instellingen weer te geven. Via Boot stel je in dat je de mediaspeler vanaf de usb-stick wilt opstarten. Onder UEFI Boot Priority wijzig je de volgorde door het juiste station naar bovenkant te slepen. Klik op Main en controleer of de systeemtijd klopt. Je drukt als laatste op F10 en bevestigt met Yes om de wijzigingen te bewaren. Het systeem start nu opnieuw op. Verschijnt er onverhoopt een foutmelding in beeld? Druk tijdens het opstartproces op F10 en wijzig zo nodig nogmaals het bootmenu.

©PXimport

Tip 09 Wijzig de opstartvolgorde om de mediaspeler vanaf de installatiestick op te starten.

Tip 10: Installeren

Als het goed is, verschijnt er een blauw installatiemenu van OpenELEC in beeld. Helaas gebeurt het nog weleens dat het beeld tijdens de installatie hapert. Probeer hier tijdens de installatieprocedure niet op te letten. Zodra je OpenELEC eenmaal in gebruik neemt, heb je daar namelijk geen last meer van. Selecteer de optie Quick Install of OpenELEC en druk op Enter.

Geef aan op welk schijfstation je het besturingssysteem wilt installeren. De ingebouwde harde schijf of SSD ligt voor de hand. Wanneer je geen opslagstation hebt ingebouwd, kun je ook een usb-opslagdrager of SD-kaart selecteren. Kies voor OK en bevestig tweemaal met Yes om de installatie te starten. Het installatieproces neemt slechts luttele seconden in beslag. Zodra het eerste scherm van de wizard weer verschijnt, kies je voor Reboot. Open wederom het instellingenmenu van jouw mediaspeler zoals in stap 9 is beschreven en bekijk of de interne schijf met het besturingssysteem als eerste opstartschijf staat vermeld. Verwijder de installatiestick en druk op F10 om OpenELEC voor de eerste keer op te starten.

©PXimport

Tip 10 Controleer of jouw mediaspeler het besturingssysteem vanaf de interne schijf opstart.

Tip 11: Configuratiemenu

Je komt de eerste keer in een Engelstalig configuratiemenu terecht. Klik op Next en bedenk onder welke naam je de mediaspeler wilt gebruiken. Deze keuze is met name belangrijk voor de herkenbaarheid binnen je eigen thuisnetwerk. In het volgende venster geeft OpenELEC aan of het lukt om verbinding met het netwerk te maken. Controleer de instellingen en klik op Next. Er verschijnt een netwerkinstelling voor gevorderde gebruikers. Je kunt OpenELEC namelijk ook op afstand bedienen en eenvoudig bestanden uitwisselen met dit besturingssysteem. Voor de meeste gebruikers is Samba de interessantste optie, al kun je desgewenst ook SSH markeren. Via Next kom je in het hoofdmenu van Kodi terecht. Uiteraard wens je het liefst een Nederlandstalige gebruikersomgeving. Ga naar SYSTEM / Settings / Appearance / International en kies achter Language voor Dutch.

©PXimport

Tip 11 Zodra je Kodi voor de eerste keer opstart, verschijnt er eerst een configuratiewizard.

Add-ons

Kodi is uitbreidbaar met talloze handige extensies. Blader hiervoor naar Video's / Add-ons / Meer verkrijgen en neem de lijst door. Zie je een interessante uitbreiding? Klik op de titel en bevestig met Installeren.

©PXimport

Je voegt onder meer de populaire gemist-dienst RTL XL aan Kodi toe.

Tip 12: Bestanden opslaan

Uiteraard wil je de ingebouwde schijf graag vullen met mediabestanden. Het handigste is door alle data via het netwerk over te hevelen. Open op een Windows-pc Windows Verkenner en controleer of de mediaspeler als netwerkbron wordt herkend. Is dat het geval, dan sleep je de gewenste mediabestanden naar de juiste map. De mediaspeler bevat standaard al een logische mappenstructuur om video's, afbeeldingen, opnames, tv-shows en muziek op te slaan.

Houd er wel rekening mee dat je aan Kodi de juiste bestandslocaties met mediabestanden dient door te geven. Ga in het hoofdmenu naar Video's / Bestanden / Toevoegen video's. Je geeft nu aan waar de mediabestanden staan opgeslagen. Voor de interne schijf van je mediaspeler navigeer je naar Rootbestandsysteem / storage. In plaats daarvan staat het je ook vrij om een netwerkmap van een pc of NAS met mediabestanden te selecteren. Maak een keuze en klik op OK. Bedenk in de volgende stap een naam en geef aan om wat voor type mediabestanden het gaat. Na afloop vind je alle titels terug in het hoofdmenu van Kodi en speel je probleemloos films, series en muziek af.

©PXimport

Tip 12 Onlangs toegevoegde films zijn zichtbaar in het hoofdmenu van Kodi.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).